Gestion du run et des projets digitaux : comment l’équipe Intégration Camaïeu collabore dans Wrike
Camaïeu — Entreprise de prêt-à-porter préférée des français, France.
Leur histoire
Camaïeu, entreprise de prêt-à-porter préférée des français, a choisi la solution Wrike pour soutenir son besoin d’agilité en interne
Camaïeu, entreprise de prêt-à-porter préférée des français, fut créée en 1984 et ne cesse de se réinventer depuis, pour répondre toujours plus aux envies des femmes. La marque implantée dans 20 pays totalise aujourd’hui près de 900 boutiques et compte 5 200 collaborateurs dans le monde.
Yann Desmitt, Lead Front Developer, fait partie de l’équipe Digitale Camaïeu. Celui-ci utilise Wrike au sein de son équipe Intégration en collaboration avec 30 personnes : en charge de 15 pays européens dans lesquels la marque est implantée, ses membres gèrent la déclinaison et la maintenance des sites web, les projets e-boutique, la mise en place des ABtests et l’intégration des campagnes e-mails. L’équipe créative Camaïeu ainsi que les partenaires externes disposent également d’accès pour collaborer dans Wrike. “Notre objectif en interne : que les magasins et les équipes web collaborent main dans la main” déclare Yann Desmitt.
Auparavant, l’équipe Digital de Camaïeu utilisait un outil pour lister les tâches à traiter, les demandes étant soumises via ce même outil. Seulement, cette solution ne permettait pas de prioriser les demandes et de visualiser les urgences. La création d’une arborescence de dossiers thématiques était également impossible. Des processus manuels intervenaient également en complément : tableurs excel, prise de notes manuelle, etc. La gestion du run de l’équipe Digital Camaïeu nécessitait à l’époque un outil agile capable d’organiser et de faciliter le traitement des demandes entrantes (newsletters, promotion, gestion des Home Pages, etc).
En parallèle, la Direction Générale de l’entreprise avait décidé de mettre en place une gestion des projets roadmap digitaux selon les nouvelles méthodes de travail agiles, nécessitant la révision des processus métier existant et l’adoption de solutions digitales.
Yann Desmitt ayant collaboré dans Wrike lors d’une précédente expérience proposa de tester la solution : elle fut choisie parmi d’autres pour sa précision, ses nombreuses fonctionnalités et sa facilité d’utilisation !
Après une courte période de seulement 2 mois, toutes les équipes avaient migré dans la solution et l’avaient adoptée.
Leur victoire
Visibilité, réactivité et autonomie
Une fois la solution Wrike sélectionnée, la mise en place de l’outil et l’adoption se sont faits par étape : l’outil primaire de listing de tâches était toujours utilisé et le travail de chaque équipe fut basculé dans Wrike au fur et à mesure. L’équipe CRM, notamment en charge des newsletters, fut une des premières équipes à migrer en test. Yann Desmitt, Lead Front Developer en charge de la migration, a par la suite mis en place des formations pour chaque nouveau pôle migrant dans la solution Wrike. Des formations d’environ une heure étaient alors organisées pour chaque groupe, favorisant l’échange et les questions diverses. Cette formation comprenait une présentation de l’outil et le process dédié au groupe en formation. Yann Desmitt était le référent de l’utilisation de Wrike. La création de tâches ou de nouvelles demandes et l’assignation à un collaborateur donné sont des processus qui existaient déjà et furent conservés / améliorés dans Wrike. Ceux-ci ont cependant été perfectionnés : l’équipe Digital de Camaïeu fonctionne désormais grâce à des Releases. Un dossier est ainsi créé chaque semaine et chaque équipe remplit ses tâches, par semaine concernée. Ceci permettant désormais d’avoir un suivi régulier. “Au bout de seulement 2 mois, toutes les équipes avaient basculées dans Wrike” affirme Yann Desmitt. L’équipe Création de Camaïeu a ensuite rapidement adoptée la solution, puis celle du Marketing opérationnel et enfin celle des RH !
La fonctionnalité de Wrike “Tableau de bord” est particulièrement appréciée des équipes intégrations et créatives de l’entreprise, car celle-ci facilite le suivi des tâches en cours pour différentes équipes. “Je dispose personnellement de 3 tableaux de bord : le premier me permet de suivre les tâches en cours de l’équipe Intégration, le second me permet de suivre celles de l’équipe Créative et enfin le 3ème concerne les tâches m’étant assignées directement. Les tâches par tableau étant organisées par date et priorités, impossible de manquer une seule deadline !” déclare Yann Desmitt.
Migration totale du travail dans Wrike en 2 mois
Les flux de travail et les statuts personnalisés permettent également aux équipes Camaïeu d’organiser le traitement des demandes entrantes et de suivre l’avancement des projets. Les statuts par défaut étaient préalablement utilisés (Actif, En cours, Complété, Retardé, Annulé, Dupliqué), mais les équipes Camaïeu ont rapidement créé leurs propres statuts pour aller plus loin : le statut “En attente de brief” permet aux équipes CRM de récolter l’ensemble des informations nécessaires pour l’envoi d’une newsletter. Le statut “Ok Réu créa” permet d’avertir les créatifs que les demandes création de la semaine ont été approuvées en réunion hebdomadaire par le management et peuvent être prises en charge. Ou encore le statut “Go Inté”, créé à la demande des créatifs et des équipes CRM. Celui-ci permet de passer à l’étape intégration une fois la création d’un support validée. Les collaborateurs en charge à l’étape suivante étant automatiquement assignés dans la tâche.
La fonction gestion du temps permet à Yann en tant que manager, de gérer la charge de travail de son équipe au jour le jour. “ Je peux visualiser chaque semaine où nous nous situons dans les demandes entrantes versus notre capacité. Cet autre suivi des tâches me permet aussi d’éditer un rapport mensuel et trimestriel, afin de l’envoyer in fine à ma direction.”
Enfin, l’arborescence de dossiers personnalisable dans Wrike a permis aux équipes Camaïeu d’organiser leurs projets par dossier et release, et ce pour chaque équipe dédiée. Le fonctionnement interne n’a donc pas été chamboulé en adoptant la solution mais simplement amélioré et réorganisé. Wrike est aujourd’hui l’espace de travail principal des collaborateurs.
Le résultat ? Les équipes Camaïeu ayant gagné en réactivité et disposant d’une meilleure vision des tâches à faire, celles-ci sont plus rapides et plus autonomes sur les différents sujets. L’objectif à plus long terme ? Adopter l’intégration de Wrike avec Outlook : afin d’ajouter des commentaires aux tâches Wrike, directement par e-mail.
Leurs super pouvoirs
Tableau de bord
100% personnalisable, cette fonctionnalité de Wrike permet d’épingler dans votre espace de travail les projets spécifiques que vous souhaitez monitorer.
Flux de travail et statuts personnalisés
Véritables chemins critiques, ils permettent de définir les étapes incompressibles de vos projets types et d’assigner les collaborateurs référents par étape.
Gestion du temps
Fonctionnalité indispensable aux managers, celle-ci permet de visualiser rapidement la charge de travail des membres de votre équipe comparé à la capacité.
Faites les choses plus rapidement avec le logiciel de gestion de projet Wrike !
