Beendhi, entreprise alimentaire, choisit Wrike pour accompagner la croissance de son business et de son organisation

Beena Paradin

CEO

Beendhi — marque de produits alimentaires spécialiste des produits végétariens bio, France.

Leur histoire

En pleine croissance, Beendhi, marque de produits alimentaires fait appel à Wrike pour accompagner le développement de l’organisation.

Beendhi est une marque de produits alimentaires spécialiste des produits végétariens bio, ayant la particularité d'être à la fois gourmands, sains et pratiques. L’objectif ? Répondre aux attentes des consommateurs qui veulent manger mieux, avec moins de viande et de poisson, mais qui n'ont pas toujours le temps de préparer ce type de repas. La mission de Beendhi est de leur apporter des solutions culinaires prêtes à l'emploi. Beendhi est encore une jeune société : elle n'existe que depuis 4 ans et demi. Aujourd’hui, ses produits sont commercialisés essentiellement en France et en Belgique, en magasins bios. En 4 ans, plus de 1 700 magasins sont devenus partenaires de la marque et proposent ses produits. L’entreprise compte 18 employés. Les problématiques principales auxquelles a été confrontée Beendhi sont celles d’une entreprise en pleine croissance. Au début de l’aventure, l’équipe globale était constituée de 5 personnes. Les recrutements se développant de plus en plus, Beena Paradin, la CEO et fondatrice de la marque Beendhi, a pu mettre en lumière un certain nombre de dysfonctionnements au sein de l’équipe : le temps de développement des projets était long ; les lancements de produits qui prenaient auparavant 3 mois se sont étendus de 6 à 9 mois ; le temps passé en réunion devenait également trop long car celles-ci n’étaient pas structurées (pas d’objectifs, pas de vision des décisions à prendre).

« En tant qu’ancienne consultante, je me suis dis qu’il fallait agir pour retrouver notre efficacité et gérer nos projets de façon plus fluide. Cela a été le point de départ de notre recherche d’un outil de gestion de projet ! » confie Beena Paradin. D’autres outils avaient été envisagés, mais Wrike s’est avéré mieux répondre aux attentes de l’entreprise Beendhi. Wrike permet une gestion de projet à travers différentes vues, ce qui a en effet su séduire l’entreprise : chaque vue correspond à différentes personnalités. « Dans mon équipe, certains collaborateurs ont déjà organisé leurs tâches via des modes listes. D’autres employés vont préférer la logique Gantt. Cela représente un véritable avantage de la solution Wrike par rapport à d'autres outils de gestions de projet qui demandaient de s’adapter à leur mode de pensée » affirme Beena Paradin. De plus, les échanges sur les projets se font grâce au système de notifications dans Wrike, aidant ainsi à réduire la multiplicité des e-mails. « Je recevais toujours beaucoup d’e-mails, mais une fois traités il était difficile de s’assurer que la personne en charge s’occupe des étapes suivantes. Le suivi s’avérait toujours difficile, c'est aussi pour cela que j'ai choisi Wrike. » explique Beena Paradin.

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Wrike nous a permis de répondre aux obstacles types rencontrés par une organisation en pleine croissance : augmentation du nombre d’employés, augmentation des lancements produits, etc.

Beena Paradin

CEO

L’entreprise Beendhi a fait le choix de ne pas être une organisation structurée par silos et par niveaux hiérarchiques. Il s’agit d’une organisation libérée dans laquelle on travaille par squads. Sur un projet de lancement de produits Marketing, les experts de la Production sont ainsi intégrés à la squad : l’objectif est de visualiser immédiatement quelles sont toutes les problématiques de production qui vont se poser. D’autres processus manuels étaient utilisés en interne comme des tableurs Excels, mais qui étaient très compliqués à maintenir à jour : par manque de temps et parfois de rigueur, les marges d’erreurs sont toujours plus importantes. Wrike offre contrairement à cela une réelle flexibilité et instantanéité des changements, qui se répercutent automatiquement sur l’ensemble de la chaîne du projet. Les principales considérations qui ont poussé Beendhi à utiliser Wrike sont d’obtenir plus de visibilité, de disposer d’un outil de gestion de projet souple et d’implanter un outil imposant un certain niveau de rigueur, tout en prenant en compte les différents modèles intellectuels de chaque collaborateur.

En 2017, 4 nouveaux produits seulement avaient été ajoutés à notre catalogue, en 2018 se sont entre 10 et 15 produits qui seront ajoutés.

Beena Paradin

CEO

Leur victoire

Grâce à Wrike, l’entreprise a réduit de 50% le temps de développement des produits jusqu’au lancement.

Une fois la solution Wrike sélectionnée, l’entreprise Beendhi a procédé au déploiement en interne, auprès des équipes et collaborateurs. Yannick Migotto, le co-fondateur de Beendhi a piloté la formalisation en premier lieu de l’ensemble des modèles de base que l’organisation souhaitait utiliser dans Wrike. Une étape jugée indispensable par Beena Paradin. Les modèles créés portent sur différents sujets : par exemple l’organisation d’une réunion avec son compte-rendu, une prise de décision, les documents de préparation associés etc. L’objectif ? Donner libre accès à des modèles de projets formalisés et précis aux collaborateurs pour gagner du temps et focaliser son effort sur les tâches plus créatives. Ceci a favorisé l’adoption plus rapide de Wrike. « L’adoption s’est faite également grâce au système de notification » affirme Beena Paradin. « Les collaborateurs recevaient tellement de demandes par e-mails avant Wrike qu’ils se sentaient débordés avant même d’avoir ouvert ces demandes et voir ce qu’elles contenaient vraiment. Le système de notification est bien plus satisfaisant car il requiert beaucoup plus de précisions et de contexte qu’un simple e-mail. » Le système de notification permet à chaque collaborateur d’arriver le matin, de consulter les tâches où son intervention est requise et de vérifier que celui-ci est à jour et ne bloque personne. Les employés de l’entreprise Beendhi déclarent même qu’il est bien plus fun de répondre à une notification qu’à un e-mail formel ! Après avoir mis en place sa stratégie de déploiement, l’organisation a mis 1 mois pour adopter la solution à 100%.

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Plus de 1 700 magasins commercialisent les produits de l'entreprise Beendhi

L’entreprise Beendhi collabore désormais également avec des prestataires externes dans Wrike, notamment en Marketing, sur la partie création de packagings : grâce aux accès limités à certains dossiers ayant été débloqués, cette phase de la production se fait à 100% dans Wrike. Ce qui représente un gain de temps non négligeable et permet de fluidifier considérablement les échanges : la fonction révision-approbation de Wrike permet aux équipes Marketing de Beendhi de collaborer en direct et de transmettre leur retour plus rapidement concernant les créations graphiques. Ce qui a changé depuis l’utilisation de Wrike par les équipes ? Moins d’e-mails, moins de temps en réunion, une meilleure visibilité et des projets menés à terme plus rapidement. L’entreprise a réduit de 50% le temps de développement des produits jusqu’au lancement et ce à équipe égale. En 2017, 4 nouveaux produits seulement avaient été ajoutés au catalogue, en 2018 se sont entre 10 et 15 produits qui seront ajoutés. Les réunions ont également été réduites, entre 4h et 6h sont économisées par semaine pour la fondatrice de l’entreprise, Beena Paradin. Plus aucun document de présentation n’est utilisé pour les réunions, la plateforme Wrike est le support principal. L'organisation développe toujours plus ses pratiques collaboratives digitales grâce à Wrike : prochaine étape, la mise en place de flux de travail ! Les flux de travail correspondent au chemin critique de projet type, chaque phase de la tâche correspondant à un statut et une personne/équipe en charge.

Leurs super pouvoirs

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Système de notification

Les @mentions permettent de notifier un collaborateur dans une tâche où son intervention est requise ou pour partager des informations en temps réel. Un système efficace utilisé par les équipes de Beendhi pour réduire les demandes faites par e‑mails !

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Dates et échéances

Les champs de temps présents dans chaque tâche permettent de planifier les actions dans la durée, et de les visualiser ensuite via le diagramme de Gantt. Une fonctionnalité utile pour visualiser l’avancement des projets !

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Fonction Révision / Approbation

Les équipes Marketing de Beendhi utilisent cette fonction notamment pour corriger et approuver les créations de packaging pour les produits de la marque. Les e-mails de suivi avec les prestataires externes n’ont plus lieu d’être !

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