En 2009, Apple lançait son iPhone 3G avec pour slogan « Il y a une application pour ça ». Que vous souhaitiez connaître les conditions météo, savoir combien de calories contient votre déjeuner ou retrouver l'enroit où vous avez garé votre voiture, il y a une application pour ça, c'est ce que dit la pub.

Aucun slogan ne décrit aussi bien le paysage du Marketing actuel. Vous voulez envoyer un e-mail ? Lancer une campagne publicitaire ? Chatter avec vos collègues ? Il y a un outil pour ça.

Ça a l'air bien en théorie : un outil Marketing pour répondre à tous vos besoins ! Dans la pratique, c'est un peu différent.

La plateforme de Community Management Buffer a récemment publié un article intitulé « La boîte à outils du responsable Marketing : 60 outils Marketing que nous utilisons chez Buffer. » Oui, 60. De quoi faire tourner la tête !

Cadres et non cadres s'accordent à dire que travailler des systèmes multiples est la cause du manque d'efficacité de leurs équipes ; c'est ce que révèle l'enquête sur l'Excellence opérationnelle de 2018 de Wrike.

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Les informations importantes sont isolées ou transmises en silos lorsque ces outils ne sont pas intégrés. Les détails se perdent et le travail est fait en double. Les employés perdent un temps précieux en passant d'un outil à l'autre en faisant du copier/coller.

Pour mieux organiser les projets et les tâches, de nombreuses équipes Marketing envisagent de mettre en place un système de gestion du travail. Mais votre plateforme de gestion du travail ne devrait pas être considéré comme un outil de plus pour votre équipe.

Les meilleures plateformes de gestion du travail sont celles qui centralisent aisément les informations et simplifient le flux de travail de votre équipe au sein des différents systèmes existants. Voici 5 outils que tous les spécialistes du Marketing devraient synchroniser avec leur plateforme de gestion du travail, pour limiter les silos, minimiser les coûts de transfert et faciliter les flux de travail.

1. Gmail

Malgré la prolifération des réseaux sociaux et des applications de chat, l'e-mail est toujours une pièce maîtresse de la communication. Avec 1 milliard d'utilisateurs actifs dans le monde et 53 % du marché américain des e-mails, Gmail continue de convaincre des millions d'utilisateurs actifs chaque année.

Mais chercher les bonnes informations dans des fils de discussion, regrouper les commentaires de nombreuses parties prenantes et répondre à des demandes ad hoc envoyées par e-mail est un processus désordonné et chronophage.

Les fonctionnalités des plateformes de gestion du travail telles que les formulaires de demande dynamiques, les @mentions ou commentaires en temps réel, et la fonctionnalité révision / approbations offrent aux Marketers une manière plus efficace de traiter les projets et les demandes. Mais étant donné que la moitié de la population mondiale utilise encore les e-mails, votre boîte de réception reste un outil aussi important que nécessaire.

Au lieu de demander aux utilisateurs de travailler dans deux onglets à la fois, les principales plateformes de gestion du travail envoient des notifications d'e-mails en cas de modifications de tâches importantes ou de mises à jour. Certaines offrent même un complément Gmail afin que les utilisateurs puissent gérer des tâches au sein du système de gestion du travail sans avoir à quitter leur boîte de réception.

En plus de visualiser et de modifier les tâches associées aux notifications d'e-mails dans Gmail, vous pouvez également créer des tâches à partir de nouveaux fils d'e-mail, de pièces jointes, entre autres !

2. Suite Adobe Creative

La suite Adobe Creative est probablement la solution la plus importante de l'arsenal d'un Marketeur créatif. De Photoshop à Premiere Pro, les membres de votre équipe vivent dans ces logiciels, et à chaque fois qu'ils doivent s'en éloigner pour répondre à un e-mail, télécharger un fichier ou mettre à jour un tableur, cela les sort de leur zone de créativité.

Selon un sondage d'iStock, réalisé auprès de 400 créatifs aux Etats-Unis et au Royaume-Uni, environ 25 % des créatifs d'aujourd'hui consacrent moins de deux heures par jour à leur travail créatif. Ne laissez pas cela arriver à votre équipe !

Trouvez un outil de gestion du travail qui s'intègre à la suite Adobe Creative Cloud® Suite. Cela permet aux collaborateurs de visualiser les briefs créatifs, de laisser des commentaires, de télécharger des documents, et bien plus encore, directement depuis Photoshop, Premiere Pro, InDesign, et Illustrator. Laisser les créatifs libres d'utiliser leurs outils préférés favorise leur concentration pour réaliser le travail plus rapidement.

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Témoignage : les secondes perdues à passer d'un onglet à un autre, à exporter des fichiers et à accomplir d'autres tâches administratives finissent par peser lorsque vous gérer jusqu'à 400 demandes par mois. L'équipe créative d'OSF HealthCare se débattait désespérément pour maintenir la tête hors de l'eau avant de trouver l'extension de Wrike pour Adobe Creative Cloud®.

« C'est génial », s'enthousiasme Heidi Wessler, Responsable Conception Graphique chez OSF. « Depuis InDesign, il me suffit d'aller dans l'extension Wrike, voir les modifications nécessaires puis charger une nouvelle révision, jusqu'à ce que l'on arrive à la version finale », ajoute Heidi Wessler. « Je n'ai plus à ajuster mes paramètres PDF, exporter vers le bureau, rédiger un e-mail, joindre l'élément et l'envoyer. Je clique simplement sur le bouton Wrike directement depuis InDesign et le tour est joué. »

3. Dropbox (et autres outils de stockage de fichiers)

Combien de fois avez-vous recherché la version finale d'un fichier pour finalement tomber sur 5 documents différents ? Peu de tâches Marketing engendrent autant de frustration que la gestion de fichiers.

Utiliser un outil de stockage de fichiers tel que Dropbox est un pas dans la bonne direction. Mais organiser les documents et s'assurer que votre équipe trouve la version la plus récente relève du parcours du combattant. Distribuer les documents aux parties prenantes constitue un obstacle supplémentaire : vous devez d'abord trouver le bon fichier « final », puis écrire un long e-mail décrivant son cas d'utilisation.

La possibilité de récupérer des fichiers directement depuis Dropbox pour les utiliser dans votre système de gestion du travail évite aux Marketers de sérieux casses tête. Il n'est tout d'abord plus nécessaire de chercher le fichier correct dans Dropbox. Une fois que le document est joint à une tâche, tous les collaborateurs peuvent le trouver aisément.

On minimise ensuite les problèmes de contrôle de versions. Les fichiers les plus récents sont toujours affichés au premier plan. Enfin, les documents sont toujours présentés dans leur contexte, ce qui permet aux Marketers de visualiser les commentaires précédents sur une tâche et de suivre l'évolution d'un fichier.

4. Slack

Il y a moins de 30 ans, les travailleurs devaient prendre l'escalier pour poser une « question rapide » à un collègue. Aujourd'hui, on envoie un « ping ».

Slack est l'une des appli de chat des plus populaires de l'industrie des technologies, et les utilisateurs passent en moyenne 10 heures chaque jour de la semaine connectés à cette application. Réduire le temps et les efforts consacrés à partager des idées et à obtenir des réponses est très précieux.

Mais les problèmes surviennent lorsque les détails et les demandes des projets se perdent dans de longs fils de messages brefs, non connectés. Au lieu de vous replonger dans les conversations ou de vous casser la tête à retrouver des idées et des demandes, choisissez une plateforme qui utilise la fonctionnalité Dialogues de Slack.

Les Dialogues permettent aux utilisateurs de remplir un bref formulaire pour créer des tâches dans leur système de gestion du travail directement depuis Slack. Certaines solutions de gestion du travail envoient également des notifications de projet en temps-réel directement vers Slack, où les utilisateurs peuvent prévisualiser les tâches dans des fenêtres de chat.

Notifications de projet en temps-réel directement vers Slack

Témoignage : en à peine deux ans, la petite équipe Marketing de Unbounce composée de 8 personnes, a triplé de taille. Pour l'aider à gérer son volume de travail croissant et à améliorer la communication au sein de son équipe grandissante, Unbounce a mis en place Wrike.

« Nous sommes fans de l'intégration Slack ! » confie Chelsea Scholz, Responsable Marketing pour la promotion de la marque chez Unbounce. «  Mon équipe est assez grande et parfois je suis en réunion toute la journée, donc je ne suis pas connectée à Wrike autant que je le souhaiterais. C'est tellement pratique pour moi d'ouvrir rapidement mes messages non lus de Slack et de me dire : ‹ Ok, Tania a terminé cela ; Rebecca travaille sur la planche de tendance ; un brief va m'être adressé dans cinq jour › ».

5. Marketo

Une seule campagne Marketing comporte beaucoup d’éléments mobiles : des e-books et e-mails aux publicités et pages de destination. Il en faut un peu plus pour obtenir le feu vert du lancement que de réunir quelques cuisiniers dans la cuisine.

Transférer des e-mails de test aux parties prenantes et envoyer des links de pages de destination est rasoir. Passer des e-mails à votre plateforme d'automatisation Marketing, et vice-versa, pour récupérer les révisions est encore pire.

Et si vous pouviez récupérer rapidement et partager facilement les e-mails, les formulaires ou les pages de destination avec de nombreuses parties prenantes en même temps ? C'est possible avec la plateforme de gestion du travail adaptée !

Une simple extension de Chrome permet aux Marketers de prendre une capture d'écran de n'importe quelle page Marketo et de créer rapidement une tâche en demandant qu'elle soit révisée et approuvée. Tous les commentaires et les modifications sont ensuite effectués et centralisés directement dans l'outil de gestion de projet.

Lorsque vous retournez dans l'e-mail ou la page de destination dans Marketo, l'extension vous rappelle qu'il y a une tâche associée à cette page. Un simple clic vous envoie directement à la tâche dans la plateforme de gestion du travail afin que vous puissiez effectuer toute modification nécessaire.

Il y a une intégration pour ça

La prolifération des outils Marketing aujourd'hui est une arme à double tranchant. Si l'utilisation de systèmes dédiés les plus modernes donne aux Marketers un avantage compétitif concurrentiel, « plus » n'est pas toujours synonyme de « mieux ».

Le fait que les informations se perdent et que les employés consacrent plus de temps à passer d'un onglet à l'autre qu'à accomplir leurs tâches, peut nuire à la qualité du travail et à la productivité de l'équipe. Ne laissez pas votre équipe Marketing devenir esclave de la technologie !

Choisissez une plateforme de gestion du travail qui permette d'en finir avec les silos Marketing et qui fonctionne bien avec les outils utilisés par votre équipe. Faites de la centralisation d'informations et de la simplification des flux de travail une priorité. Observez comment votre équipe accomplit mieux en moins de temps !

L'intégration avec Gmail, Slack, Adobe Creative Suite, et d'autres outils de référence est une des raisons pour lesquelles les Marketers choisissent Wrike. Ne nous croyez pas sur parole ! Téléchargez notre nouvel ebook et découvrez pourquoi les équipes Marketing de sociétés telles qu'Airbnb, Umpqua Bank et Stitch Fix adorent Wrike.

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