Plan de ejecución de proyecto: guía con ejemplos y plantilla

¿Qué es un plan de ejecución de proyecto?

Un plan de ejecución de proyecto es un documento formal que inicia oficialmente un proyecto. Explica el propósito, los objetivos y el alcance del proyecto, detalla las tareas clave e identifica quién es responsable y de qué tareas. La carta da al gestor de proyectos luz verde para comenzar el trabajo y coordina al equipo desde el primer día.

Básicamente, un plan de ejecución de proyecto funciona como la hoja de ruta. Comunica exactamente en qué consiste el proyecto, quiénes están involucrados y cómo se llevará a cabo. Es la guía de referencia para todas las decisiones del proyecto: ayuda a mantener el proyecto en curso y alineado con sus objetivos originales.

He visto de primera mano cómo un acta de proyecto previene las desviaciones de los objetivos y los sobrecostos al proporcionar un punto de referencia escrito durante todo el proyecto. También informa a las partes interesadas, lo que asegura que el proyecto esté alineado con las expectativas y estándares.

En este artículo, examinaremos más de cerca la definición de plan de ejecución de proyecto y lo que conlleva. Hablaré sobre los beneficios que aporta, así como consejos su redacción. Y también compartiré un ejemplo de plan de ejecución de proyecto, con todos los componentes esenciales.

Con Wrike, puedes crear y personalizar fácilmente planes de ejecución de proyectos para satisfacer las necesidades específicas de tu proyecto, simplificar el proceso de planificación y aumentar la productividad para mejorar la rentabilidad. Experimenta los beneficios por ti mismo hoy.

¿Qué es un plan de ejecución de proyecto?

En la gestión de proyectos, un plan de ejecución de proyecto es la base de un proyecto exitoso: ofrece claridad y dirección al equipo y asegura que todo el mundo esté en sintonía.

Al iniciar un nuevo proyecto, es esencial tener un plan claro para asegurar que todo vaya según lo previsto. Aquí es donde entra en juego un plan de ejecución de proyecto.

Según el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI), «el plan de ejecución de proyecto se utiliza como una referencia para asegurar que el alcance del proyecto no cambie»

Es un documento de referencia principal para la cronología del proyecto y te ayuda a afrontar los problemas que surjan de manera proactiva. En cierto sentido, para un gestor de proyectos es lo que un plano para un arquitecto. Te ofrece una descripción general del proyecto en su totalidad.

Plan de ejecución de proyecto y plan de gestión de proyecto: ¿cuál es la diferencia?

Son fáciles de confundir, pero si bien el plan de ejecución de proyecto y el plan de gestión de proyectos comparten similitudes, cumplen propósitos diferentes.

Según mi experiencia, el plan de ejecución de proyecto es una descripción general estratégica de alto nivel que busca exponer los términos del proyecto, junto con otros detalles clave como la información relevante de las partes interesadas. Es en lo que me apoyo para proporcionar los parámetros dentro de los cuales mi equipo debe operar para que el proyecto sea un éxito.

Un plan de ejecución de proyecto generalmente se crea en la etapa de iniciación del proyecto. Cuando presento un proyecto, el plan de ejecución de proyecto ayuda a las partes interesadas a comprender la razón de ser del proyecto y su valor potencial.

El plan de proyecto es más un esquema detallado que explica cómo se ejecutará el proyecto a nivel táctico. Se desarrolla después de que el plan de ejecución de proyecto haya sido aprobado. En el plan de proyecto, debería haber un mayor énfasis en acciones, procesos y flujos de trabajo específicos que te ayudaran a completar tu trabajo de manera eficiente y con calidad.

¿Cuál es la finalidad de un plan de ejecución de proyecto?

La razón principal por la que elaboro un plan de ejecución de proyecto es establecer la dirección, el marco y las pautas para el siguiente proyecto. Desde mi experiencia, es un documento que todo el mundo puede consultar para obtener pautas, lo que puede ayudar a evitar errores costosos y retrocesos. 

Suelo comparar un plan de ejecución de proyecto con un plan de ensayo.

Antes de escribir un ensayo, esto es lo que por lo general harías:

• Investigar para encontrar datos que respalden tus afirmaciones
• Crear una estructura básica para tu argumento
• Identificar y abordar las objeciones del lector para que puedas responder a las preguntas que podría plantearse

En un documento de acta de proyecto, los datos incorporan todos los detalles relevantes necesarios para completar el proyecto. Usando esos datos, sigues un proceso similar al de un ensayo, donde identificas objeciones potenciales, que luego se convierten en desafíos que deben superarse. Estas objeciones podrían provenir de miembros del equipo, patrocinadores, clientes u otras partes interesadas del proyecto.

Por ejemplo, las objeciones pueden incluir restricciones presupuestarias, prioridades en conflicto, limitaciones de recursos o problemas técnicos. Al identificar estas objeciones potenciales desde el principio y reconocerlas en el plan de ejecución del proyecto, el equipo puede planificar proactivamente cómo superar los desafíos durante la ejecución del proyecto.

Sin los beneficios que te aporta un plan de ejecución de proyecto, vas a tener que tropezar en los distintos pasos del proyecto y no tener más remedio que buscar soluciones para los problemas que surjan sobre la marcha.

Otro objetivo de un acta de proyecto es vender el proyecto a las partes interesadas demostrando su valor relacionado con las necesidades empresariales. Esto ayuda a las partes interesadas a entender la propuesta de valor y la rentabilidad potencial del proyecto. También sirve como herramienta de comunicación, lo que garantiza la transparencia y alineación entre las partes interesadas con respecto a las expectativas y compromisos del proyecto. En esencia, es como hacer una presentación para conseguir que las partes interesadas se sientan realmente involucradas y entusiasmadas con el proyecto.

Descripción general del plan de ejecución de proyecto

El plan de ejecución de proyecto, por lo general, documenta las siguientes partes del proyecto:

• Objetivos y limitaciones del proyecto 
• Partes interesadas clave
• Riesgos identificados
• Beneficios del proyecto
• Descripción general del presupuesto
• Métricas de éxito

Objetivos y limitaciones del proyecto

Primero, describe cuáles son tus principales objetivos para el proyecto. Estos objetivos deben ser SMART: específicos, medibles, alcanzables, realistas y sujetos a plazos. 

He comprobado que tener objetivos SMART ayuda a guiar al equipo del proyecto. También sirve como herramienta persuasiva a la hora de presentar el proyecto a las partes interesadas, puesto que ayuda a comprender el propósito del proyecto y a confiar en su viabilidad.

Luego, identifica las posibles limitaciones u obstáculos que podrían impedirte alcanzarlos.

Al tener en cuenta las limitaciones, piensa en tu presupuesto disponible, la capacidad de los miembros del equipo y la gestión general de los recursos, así como los requisitos de las partes interesadas.

Cronología

Establece las fechas estimadas de inicio y finalización del proyecto, junto con cualquier hito que debas alcanzar en el camino. Puedes trasladar esta información a un modelo de cronología dinámica en tu software de gestión de proyectos para realizar un seguimiento del progreso del proyecto en tiempo real.

Partes interesadas clave

Identifica y enumera todos los integrantes que tengan interés en el proyecto. Detalla cuál es su rol en relación con el proyecto, qué podrías necesitar de ellos y cómo puedes ponerte en contacto.

Riesgos identificados

Crea un plan de gestión de riesgos para mitigar o evitar riesgos que representan una amenaza para la finalización de tu proyecto. Primero, identifica cuáles podrían ser y, luego, decide cuál sería la mejor acción para cada uno.

Beneficios del proyecto

Piensa en las repercusiones positivas del proyecto y descríbelas:

• Partes interesadas
• Clientes
• Usuarios finales

Sé lo más específico posible, ya que es importante mantener los beneficios en mente mientras trabajas en el proyecto para priorizar de manera efectiva.

Descripción general del presupuesto

Según el Instituto de Gestión de Proyectos, gestionar un proyecto generalmente cuesta del 7 % al 11 % de su presupuesto total. Redacta una descripción financiera de alto nivel donde desglosas tu presupuesto para el proyecto, teniendo en cuenta los fondos disponibles y cualquier coste anticipado. Esto puede ayudarte a evitar excederte del presupuesto y también proporcionar a las partes interesadas un resumen del presupuesto del proyecto.

Métricas de éxito

Define los criterios de éxito o métricas del proyecto, que pueden incluir aspectos como indicadores clave de rendimiento (KPI) u otros objetivos específicos para los resultados del proyecto. Las métricas de éxito no siempre se incluyen en un plan de ejecución de proyecto, pero pueden ayudar a garantizar claridad y sintonía entre los miembros del equipo y las partes interesadas con respecto a los objetivos y expectativas del proyecto desde el inicio.

Cómo redactar un plan de ejecución de proyecto

Hay cuatro pasos claros para crear tu propio documento de plan de ejecución de proyecto.

En este breve vídeo puedes aprender cómo redactar un plan de ejecución de proyecto, o bien sigue los cuatro pasos que se describen a continuación.

Ir a la transcripción del vídeo

Paso 1: Comprender las principales metas y objetivos del proyecto

Identifica y define claramente la visión y el alcance del proyecto. Este paso es esencial para crear un plan de ejecución de proyecto, ya que establece los objetivos del proyecto y define cualquier limitación o restricción dentro de su alcance.

Empezar un proyecto sin un plan rara vez termina bien. (¡Estuve ahí!) Un plan de ejecución de proyecto claro proporciona estructura, te ayuda a lograr el compromiso de las partes interesadas y te da una herramienta para gestionar los recursos con eficacia.

Paso 2: Define la organización del proyecto

Enumera todos los roles esenciales para el proyecto, incluidos clientes, partes interesadas y el equipo del proyecto del día a día. El plan de ejecución del proyecto debería describir claramente las responsabilidades de cada miembro del equipo, ya que esto ayuda a asegurar que todas las personas involucradas en el proyecto estén al tanto de sus respectivos roles y puedan trabajar juntas de manera efectiva.

Paso 3: Crea un plan de implementación

Casi 48 billones de dólares se invierten en proyectos cada año, pero, según el Standish Group, el 65 % fracasan. Por eso necesitas un plan de implementación.

Define los hitos principales, las dependencias y la cronología para todo el equipo y los interesados. Resulta esencial tener en cuenta las dependencias, ya que ponen de relieve tareas o actividades que deben completarse antes de que otras puedan comenzar, lo que influye en el calendario general del proyecto. 

El plan de implementación es un componente esencial del plan de ejecución del proyecto, ya que proporciona una hoja de ruta sobre cómo se ejecutará el proyecto, lo que incluye resultados clave. Esto permite al equipo del proyecto mantenerse según el plan previsto y asegurar que se cumpla el programa del proyecto.

Coma AG, una agencia de marketing digital líder en Alemania, lo sabe bien. Martin Kirmaier, Director de Tecnología, lo expresó a la perfección:

«Si en lugar de simplemente recibir tareas, los empleados toman la iniciativa de seleccionar del conjunto las tareas siempre que su carga de trabajo se lo permita, la implementación del proyecto será más rápida y flexible».

La agencia introdujo flujos de trabajo ágiles y utilizó Wrike para dar vida a los planes de ejecución de proyectos.

Paso 4: Lista de posibles áreas problemáticas

No se trata de ser pesimista sino más bien de ser realista. Al identificar posibles áreas problemáticas de antemano, el equipo puede desarrollar planes de contingencia para mitigar los riesgos y abordar los desafíos a medida que surjan, lo que finalmente ayuda a mantener el proyecto por el buen camino.

He visto de primera mano cómo la creación de un plan de ejecución del proyecto previene el caos. Mantiene a todo el mundo en sintonía, evita la desviación de los objetivos y te da una hoja de ruta para llegar a donde te propones.

Este equipo de producción de medios es un ejemplo. Gestiona hasta 2400 proyectos al año, desde eventos en vivo hasta contenido digital. Le resultaba muy difícil adaptarse a la carga de trabajo creciente. Wrike fue la respuesta puesto que ayudó a iniciar proyectos dentro de las 24 horas posteriores a una solicitud.

Uno de los ingenieros lo resumió mejor:

«Hace un año, necesitábamos desesperadamente una herramienta de gestión de proyectos para ayudarnos a escalar nuestro equipo en crecimiento. Ahora, Wrike es nuestra única referencia para reforzar la colaboración y la comunicación».

¿Qué hago una vez que finalizo mi plan de ejecución del proyecto?

Una vez que hayas finalizado tu plan de ejecución del proyecto, deberías tener un proceso de gestión de proyectos claro para asegurar que tu ejecución vaya conforme al plan.

Paso 1: Autoriza el proyecto

Una vez completado el plan de ejecución del proyecto, hay que presentarlo a las partes interesadas para su aprobación. Este paso da al equipo luz verde para comenzar el trabajo en un proyecto aprobado. La aprobación de las partes interesadas es un aspecto crítico del proceso de gestión de cambios porque asegura que todo el mundo esté informado para respaldar el proyecto. 

Paso 2: Establecer los objetivos

El establecimiento de los objetivos del proyecto debe definir claramente qué se espera lograr. Esto ayuda a establecer la base que permite asegurarse de que el proyecto va por el buen camino y que el equipo del proyecto y las partes interesadas tengan una comprensión clara de las metas y objetivos. Cualquier cambio en los objetivos repercutirá en la estructura de desglose del trabajo puesto que puede requerir ajustes de tareas, resultados y componentes del proyecto.

3 consejos clave para redactar un plan de ejecución del proyecto

A medida que avances en los pasos anteriores, también puedes beneficiarte de estos consejos.

1. Confía en los conocimientos de tu equipo

Es difícil resolver toda la información complicada del proyecto por ti mismo. En lugar de ello, reúne a los miembros de tu equipo de proyecto para recabar opiniones sobre objetivos, hitos y posibles áreas problemáticas. Reunir sus ideas te ayudará a crear una documentación del proyecto mucho más precisa gracias a sus diversos puntos de vista.

2. Mantenlo breve y sencillo

Resulta tentador perderse en la cantidad de información disponible. Pero ten en cuenta que tu plan de ejecución del proyecto es una descripción general de alto nivel y no un desglose que cubra cada detalle. Cada sección de tu plan debería requerir solo una o dos oraciones. Además, los gráficos y las listas con viñetas te ayudarán a presentar la información de manera organizada y sencilla. 

3. Crear una plantilla

Después de darte cuenta de lo útil que resulta un plan de ejecución del proyecto, querrás uno para todos los proyectos de tu equipo. No pierdas tiempo empezando desde cero. En lugar de ello, crea una plantilla sencilla que puedas copiar, editar y usar con todos tus planes de proyecto. No solo eliminará mucho esfuerzo manual, sino que también asegurará que no pases por alto ninguno de los elementos clave que necesitas.

Tu plantilla de ejecución del proyecto

Como alternativa para crear la tuya, hemos preparado una plantilla de plan de ejecución de proyecto gratuita que puedes usar ahora. En esta plantilla, puedes encontrar todos los elementos clave de un plan de ejecución del proyecto y modificar los componentes según tu alcance y necesidades.

Puedes descargar nuestra plantilla de plan de ejecución de proyecto gratuita a continuación, disponible en una variedad de formatos:

• Plantilla de plan de ejecución de proyecto de Wrike en formato PDF
• Plantilla de plan de ejecución de proyecto de Wrike en formato Microsoft Word
• Plantilla de plan de ejecución de proyecto de Wrike en formato Google Docs (haz una copia)
  

Y para ayudarte aún más, hemos preparado algunos ejemplos de planes de ejecución de proyectos, que puedes encontrar a continuación:

Ejemplos de planes de ejecución de proyectos

Con el primer ejemplo, imagina que tú y tu equipo estáis organizando un webinar para generar nuevos clientes potenciales. Así es como sería un plan de ejecución de proyecto sencillo.

Plan de ejecución de proyecto de la empresa XYZ

Nombre del proyecto: Webinar sobre «Construyendo una cultura empresarial positiva »

Descripción del proyecto: un webinar de una hora con ideas de tres expertos en compromiso de los empleados 

Caso empresarial: Respalda nuestros objetivos empresariales generales de:

1. Incrementar las ventas en un 28 % este trimestre
2. Establecer a la compañía XYZ como líder de pensamiento en el ámbito de compromiso de los empleados

Entregas del proyecto:

1. Página de aterrizaje para inscripciones al webinar
2. Webinar de una hora
3. Grabación del webinar para generación continua de contactos

Beneficios del proyecto:

1. Reputación mejorada
2. Generación de contactos
3. Recurso que podemos seguir promoviendo

Riesgos del proyecto: 

1. Dificultades técnicas
2. Este es nuestro primer webinar y el equipo carece de esta experiencia

Presupuesto del proyecto: no superar los 3000 USD

Hitos del proyecto: 

• Página de aterrizaje lanzada: 15 de octubre de 2024
• Diapositivas completadas: 26 de octubre de 2024
• Webinar en vivo: 4 de noviembre de 2024

Miembros del equipo del proyecto:

• Gestor de proyectos: Thai V.
• Diseñadora: Greta K.
• Participante del webinar/Experto: Jason B.
• Participante del webinar/Experto: Safiya M.
• Participante del webinar/Experto: Rachel C.
• Anfitrión del webinar: Tom S.
• Coordinador de redes sociales: Ander B.
• Coordinadora de marketing por correo electrónico: Nancy R.
  

Para visualizar tu plan de ejecución del proyecto con todos los objetivos y riesgos, también puedes hacer uso de un diagrama de Gantt.

Para el segundo ejemplo del plan de ejecución del proyecto, imagina que tu compañía está lanzando una app móvil para la gestión del tiempo. ¿Cómo sería el plan de ejecución del proyecto?

Plan de ejecución del proyecto de la compañía ABC

Nombre del proyecto: lanzamiento de una app móvil innovadora para la gestión del tiempo

Descripción del proyecto: desarrollo y lanzamiento de una app móvil que permite a los usuarios gestionar su tiempo de manera efectiva utilizando funciones con tecnología de IA

Caso empresarial: respalda los siguientes objetivos generales de la empresa:

1. Ampliar la cartera de productos en el mercado de las herramientas de productividad
2. Establecer la presencia de la empresa como innovadora en soluciones de gestión del tiempo con IA

Entregas del proyecto:

1. App móvil completamente desarrollada para iOS y Android
2. Anuncios de la app en tiendas y contenido promocional
3. Guías para usuarios y vídeos con tutoriales
4. Plan de soporte al cliente posterior al lanzamiento

Beneficios del proyecto:

1. Aumento de la cuota de mercado en el sector
2. Reputación mejorada de la marca como innovadora tecnológica
3. Crecimiento de ingresos por venta de apps y suscripciones

Riesgos del proyecto:

1. Posibles retrasos en el lanzamiento debido a complejidades técnicas
2. Competencia de apps existentes en el mercado

Presupuesto del proyecto: 50 000 USD

Hitos del proyecto:

• Prototipo de la app completado: 1 de mayo de 2025
• Pruebas beta iniciadas: 15 de junio de 2025
• Anuncios de la app y contenido promocional preparados: 20 de julio de 2025
• Lanzamiento oficial de la app: 1 de agosto de 2025

Miembros del equipo del proyecto:

• Gestor de proyectos: Raj P.
• Desarrolladora principal: Kim L.
• Diseñadora UI/UX: Fiona S.
• Tester de control de calidad: Martin H.
• Coordinador de marketing: Aaron M.
• Redactora técnica: Lisa T.
• Especialista en atención al cliente: Diane W.

Redacta un plan de ejecución de proyecto con Wrike

Disponer de plantillas predefinidas ahorra mucho tiempo cuando comienzas un nuevo proyecto, especialmente con los documentos estándar que son esenciales para cada proyecto. Crear una plantilla de un plan de ejecución de proyecto elimina la necesidad de comenzar desde cero cada vez que un patrocinador o parte interesada presenta una nueva idea de proyecto.

Wrike ofrece una selección diversa de plantillas para diferentes tareas, como resúmenes creativos y planificación de sprints. Además, Wrike permite a los usuarios diseñar sus propias plantillas para procesos y requisitos repetidos, como los planes de ejecución de proyectos. Al usar las plantillas personalizables de Wrike, los gestores de proyectos pueden redactar rápidamente planes de ejecución de proyectos integrales que se alinean con los objetivos y necesidades de la empresa.

Con Wrike, la planificación y ejecución de los proyectos son más simples, lo que mejora la eficiencia y la productividad. Inscríbete para hacer una prueba gratuita y empieza hoy mismo.

Transcripción del vídeo: 

«Oye, ¿en qué estás trabajando?» «Solo colocando mesas y sillas para el lanzamiento de la próxima semana» «¿Estaba esto en el plan de ejecución del proyecto? Pensé que sería solo de pie». «Bueno, he oído que las confirmaciones de asistencia no están llegando como pensábamos, así que pensé en organizar el espacio un poco mejor». «Tal vez, pero también debemos considerar el presupuesto». Por eso siempre necesitas un plan de ejecución de proyecto en la gestión de proyectos. Es un documento breve que ayuda a mostrar las prioridades y el presupuesto del proyecto de forma clara para todo el equipo. Verás, un plan de ejecución de proyecto describe tu proyecto en su totalidad. Tu plan de ejecución de proyecto incluirá las razones del proyecto, los objetivos y las restricciones, cómo se llevará a cabo y quiénes son las partes interesadas. También indicarás los beneficios del proyecto, cualquier riesgo identificado y una descripción general del presupuesto. Cuando cuentas con un plan de ejecución de proyecto, todo el equipo puede consultarlo. Por ejemplo, cuando estás a punto de hacer un cambio en cómo se llevará a cabo el proyecto antes de obtener la aprobación de cualquiera de los interesados. No es difícil reunir un plan de ejecución de proyecto. Convocas una pequeña reunión, te aseguras de que el café esté caliente y te pones manos a la obra. Hay cuatro pasos simples para crear tu plan de ejecución de proyecto. Primero, identifica la visión del proyecto y define el alcance. Luego, enumera todos los roles esenciales para la organización del proyecto, como los clientes, las partes interesadas y tu equipo de proyecto. Luego, redacta tu plan de proyecto con hitos, dependencias y una cronología. Y la parte final y más importante: enumera los riesgos potenciales y las áreas problemáticas, como la posibilidad de baja asistencia, que podría requerir que tengas que pedir mesas y sillas. Con un plan de ejecución de proyecto sólido, todo tu equipo tendrá acceso a la misma información y podrás evitar errores costosos y retrasos.