¡Ay...! El atemporal arte de las ferias. Cuando el "Quién es quién" de tu industria se reúne para promocionarse y se concentra tras una idea o tema general con la esperanza de impulsar su marca y producto hacia un público más amplio.

Parece fácil, ¿verdad?

Para los vendedores en eventos, las ferias pueden resultar toda una pesadilla logística. Tanto tiempo y esfuerzo concentrados en el día del evento que resulta fácil que los vendedores ignoren lo importante que puede ser el marketing previo a la feria. Construir expectación y emoción entorno al evento antes de que se celebre es, a menudo, la forma más efectiva de atraer tráfico al estand durante la feria.

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Aproximadamente el 70 % de los asistentes a ferias crean una lista de las marcas y los estands que quieren visitar antes de poner un pie en la propia feria. Sin embargo, una media de solo el 10-15 % de los expositores invierten sus esfuerzos en el marketing previo a la feria, según la empresa de marketing de eventos y ferias Exhibit Systems. Además, un estudio realizado por el Center for Exhibition Industry Research descubrió que había un 50 % de incremento en la conversión de los visitantes de estands a clientes potenciales cuando se ponía en marcha una promoción previa a la feria.

Dicho esto, vamos a sumergirnos en las nueve formas más eficaces de promocionar tu presencia en la feria y atraer tráfico al estand, probadas y testadas por los propios profesionales de eventos:

1. Utiliza diferentes medios para promocionar tu evento

Los correos electrónicos son fáciles y eficaces (hasta que caen directos en la carpeta de spam). Afortunadamente, existen miles de formas creativas de promocionarte y de atraer tráfico al estand, como diseñar una búsqueda del tesoro o hacer un vídeo de invitación. Cambiar entre los medios hará que tu marca se recuerde más.

Consejo profesional: “Crea un tráiler a modo de invitación que sea provocador e inteligente, y que puedas publicarlo en YouTube y redes sociales. Hazlo brillante: cuanto mejor sea el contenido, más visualizaciones tendrás. También creará expectativas para tu evento. Además, como parte de tu invitación, podrías enviar una muestra del producto para lograr que tus clientes te visiten para conseguir el producto completo. Involucrar inmediatamente a tus asistentes con contenido verificado que reciben antes del evento y se llevan a casa crea una buena emoción y un gran recuerdo si está bien ejecutado”, AJ Williams, influyente de eventos.

Si no estás seguro de por dónde empezar, las redes sociales son una buena opción para ayudarte a atraer tráfico al estand. Puede ser rápido, fácil y, lo mejor de todo, ¡gratis! Crear campañas de pago dirigidas a un público usando el hashtag del evento es una manera eficaz de hacerles saber a los asistentes que estarás allí.

Consejo profesional: “Las redes sociales como Facebook y LinkedIn ofrecen una forma enfocada y asequible de llegar a los asistentes potenciales. De cualquier modo, mejor hacer un curso intensivo de redacción de anuncios de Facebook antes de lanzar tu anuncio. Las imágenes resultan clave en los anuncios de Facebook y una llamada a la acción concisa funciona mejor para el desarrollo del anuncio”, Michelle Bergstein, experta en marketing de eventos en BeatCreative.

2. Utiliza una plantilla

¿Te imaginas tener que recordar cada detalle de cada evento? Si con el simple hecho de pensarlo ya te da un escalofrío, considera la opción de utilizar una plantilla para organizar tus eventos. Las plantillas proporcionan un flujo de trabajo y una estructura reproducible para la planificación de tus eventos, de forma que no tengas que reinventar el proceso cada vez.  

Consejo profesional: "Lo mejor es tener un plan de evento como plantilla que puedas modificar para cada feria. Es un buen comienzo partir del esqueleto de un plan al que puedas añadir o eliminar elementos clave según el tamaño del evento y productos", Maria Fonseca, eventos estratégicos en Okta, Inc.

Reproduce el éxito de tu evento creando tu plantilla de eventos en Wrike.

3. Comprueba tu mensaje

Muy a menudo los equipos de marketing asumen que saben cómo atraer tráfico al estand. Y la mayoría de las veces están equivocados. No supongas que sabes qué es lo mejor para tu público. Comprueba tu mensaje primero en un segmento pequeño antes del evento para saber exactamente lo que funciona y lo que no en esta feria. Si no estás seguro de cómo hacer una prueba, aquí tienes algunos consejos sobre pruebas A/B para tu público.

Consejo profesional: “Prueba siempre tu mensaje. ¿Tu público responde mejor a los mensajes sobre obsequios o sobre pruebas de producto? ¿Prefieren asistir a sesiones o a mesas redondas? No lo sabes hasta que no lo pruebas", Karen Miller-Perez, directora senior de marketing de eventos en Wrike.

4. Delega, delega, delega

Puede que seas un superfantástico vendedor en los eventos, pero eso no significa que tengas que hacerlo todo tú mismo. Forma un equipo de campeones que puedan ayudarte con la logística y la planificación, mientras tú te centras en gestionar y tomar las decisiones clave. Tener a estas personas como responsables asignándoles fechas de entrega y productos finales te permitirá centrarte más en los asuntos de alta prioridad y menos en hacer el seguimiento al trabajo.

Consejo profesional: “Delega tareas y responsabilidades. Creo que por naturaleza los gestores de eventos tienen algo de personalidad controladora. Les encanta meter la mano en todos los aspectos del evento. Es emocionante, ¡pero no puedes hacerlo todo! Una gran parte del trabajo es ser capaz de delegar tareas en tu equipo que ayuden a conseguir el éxito del evento. Podría ser encontrar a los vendedores adecuados que se encarguen del estand y de las demostraciones de producto, o pedir a tus colegas del equipo de marketing que controlen a los inscritos y que distribuyan la camiseta y la bolsa del evento. Realmente es un esfuerzo de equipo”, antiguo vendedor en eventos en Xactly.

5. Prepara obsequios que tengan sentido

Está claro que a todos nos encantan las cosas gratis, pero asegúrate de que también ofrezcan un valor. Conseguir unas gafas de sol de marca gratis podría ayudarte a atraer tráfico al estand, ¿pero se quedarán para una propuesta de venta? Probablemente no. Piensa bien los obsequios que darás y asegúrate de anunciar tus ofertas con anticipación para que tus visitantes no solo se paren, sino que también se queden por ahí.

Consejo profesional: “Una de nuestras ideas favoritas para captar la atención es montar una zona de cafetería dentro del estand con un camarero para poder servir a tus clientes un café con leche o un capuccino. Esto te dará la oportunidad de entablar conversación con los asistentes del evento mientras esperan su bebida. Al fin y al cabo, ¿a quién no le gusta el café? Otra idea genial es contratar a un caricaturista. ¿Quién no querría tener un retrato hecho por un profesional? Parecido a lo del café, aquí también tienes la oportunidad perfecta de hablar con las personas mientras hacen cola para conseguir su caricatura. Pregúntales sobre sus negocios. Tendrás toda su atención, pues no querrán perder su sitio en la cola por evitar charlar contigo”, Dean Ara, director y cofundador de Total Product Marketing.

6. Forma a los asistentes de tu estand

Existe una fina línea entre ser asertivo y ser ofensivo: asegúrate de que los asistentes a tu estand puedan diferenciarlo. Organiza sesiones de formación antes del evento para conservar los mensajes breves y consistentes. Aunque tus mejores vendedores son excelentes al teléfono, podrían parecer demasiado agresivos cuando se acercan en persona a los clientes potenciales. Trabaja con ellos (o incluso haz algún que otro juego de dramatización) para encontrar un buen equilibrio antes de que pisen la feria.

Mientras lo haces, intenta que hagan su propia pequeña promoción previa a la feria. Pídeles que la trasladen a las redes sociales y que le pidan a sus seguidores que se paren para charlar un momento.

Consejo profesional: “Hay dos tipos de trabajadores de estand que me sacan de quicio. El primero es ese excesivamente agresivo que casi te ataca en el pasillo y te arrastra hasta su estand. El segundo, igualmente malo, es aquel que no entablará conversación contigo a menos que se lo ruegues y se lo pidas más que por favor. En lugar de esto, desarrolla formas más amables y que den que pensar para atraer y charlar con los asistentes cuando pasen por tu estand”, Joe Staples, director de marketing, Motivosity.

7. Haz que tu marca sea única y concisa para atraer tráfico a tu estand

“Entonces, ¿qué haces?” Aunque esto pueda valer para iniciar una conversación de ascensor, no es el tipo de pregunta que querrías que te preguntaran en tu estand. Tu estand debe comunicar claramente quién eres y qué estás vendiendo. Define el mensaje cuanto antes en el proceso de planificación y asegúrate de que es visible y factible para todo el equipo de eventos. Incluye ese mensaje específico desde el primer momento de la campaña de marketing para que la marca se mantenga consistente durante todo el ciclo de vida del evento.

Consejo profesional: “¿La señalización y la marca en tu mostrador explican lo que haces en unos 2-3 segundos? Nadie quiere preguntar lo que hace tu empresa, de modo que deben poder implicarse de inmediato con tus soluciones o elegir avanzar según lo que indique tu letrero. Haz un letrero simple, limpio y conciso”, Matthew Sessions, organizador de ferias de la Digital Summit.

8. Aprovéchate del marketing de personas influyentes

Como reza el dicho: no es lo que sabes, sino a quién conoces. Hazte amigo de esos superprescriptores y puede que te ayuden a difundir tus noticias por la red. Las personas con muchos seguidores en redes sociales se conocen como influencers y, si eres capaz de llegar hasta ellos para que promocionen tu presencia, tu marca llegará a todo un público nuevo de clientes potenciales. Utiliza su red para impulsar tu presencia pidiéndoles que promocionen tu estand en redes sociales. A menudo, requiere cierto tiempo alimentar una relación, aunque algunos influencers están abiertos a pedir algo a cambio o a unos honorarios. Independientemente de si decides gastar tu tiempo y/o tu dinero, elige un influencer con una red de seguidores del perfil de tu público objetivo.

Consejo profesional: “Identifica a los influencers clave de las redes sociales en el campo de una conferencia específica y pídeles que promocionen adicionalmente el evento a través de sus cuentas personales. Al elegir “embajadores” (o influencers) en Twitter para promocionar un congreso europeo de medicina, el Grupo Kenes aumentó las impresiones del evento en Twitter en casi 7 millones año tras año. Lo único que tuvimos que darles [a los influencers] a cambio era acceso a la sala VIP”, Ori Lahav, vicepresidente asociado del Grupo Kenes.

9. Ten siempre un plan B, C y D

Nunca son suficientes los planes de apoyo en la preparación de una feria cuando buscas atraer tráfico a tu estand. Ten todas las contingencias preparadas mucho antes de la feria en caso de que algo (o muchas cosas) vaya mal.

Consejo profesional: “Planifica para lo mejor y prepárate para lo peor. En el mundo de los eventos, siempre resulta inteligente tener un plan B, un plan C y un plan D. Prepárate para el peor de los escenarios posibles para que puedas adaptarte rápidamente in situ si fuera necesario”, Trish King, directora de eventos en Wrike.

*Consejo profesional extra: "Estate preparado para lo inesperado. No tengas solo un Plan B, ten un Plan B-Z. Ser capaz de anticipar lo que PUEDE pasar y ser capaz de pensar rápido te será útil”, -antiguo vendedor en eventos de Xactly.

No lances tu producto solamente, despierta su interés

Todas las personas que asisten a una feria están buscando vendedores. Entonces, ¿qué te hace tan especial? Atraer tráfico al estand con contenido de calidad y con un mensaje único antes y durante el evento es la clave. Atrás quedaron los días en los que el vendedor vendía sus mercancías en un escenario.

Hoy en día, se trata de aportar soluciones a tu público. “Si tu contenido e investigación son buenos de verdad, la gente acudirá en manada hacia ti. Si vendes tus cosas sobre el escenario, se alejarán de ti”, dice Ken Krogue, presidente y fundador de InsideSales.com. “Si ayudas a dar respuestas a cuestiones difíciles, entonces irán hacia ti para que les ayudes en sus negocios. Pero la gente odia sentarse en un campo de ventas disfrazado de seminario... no lo hagas. Confía en tu contenido y valor”.   

 

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