Cuatro beneficios de la transformación digital en la gestión de proyectos

¿Recuerdas aquellos maravillosos años cuando ir al videoclub era un planazo? Nada superaba la sensación de entrar por aquellas puertas para explorar con ansia el tablón de estrenos antes de examinar pasillo a pasillo las películas clásicas, de cine de autor e independientes... Bueno, nada excepto acceder, a la carta, a prácticamente todas las películas que se hayan hecho sin tener que abandonar la comodidad del sofá.

Por supuesto, el fracaso colosal del videoclub es solo un ejemplo de «Darwinismo digital» y un claro recordatorio de las consecuencias que puede sufrir una empresa que rechaza la transformación digital.

Definición de transformación digital

En esencia, la transformación digital es «la integración de la tecnología digital en todas las áreas de una empresa mediante la modificación de sus formas de gestión y de creación de valor para los clientes». Aunque puede parecer sencillo, el concepto de «transformación» es complejo. Una transformación digital a gran escala puede causar alteraciones importantes en las prácticas y las operaciones comerciales de larga data y, a menudo, también requiere cambios culturales dentro de una empresa.

Si bien muchas empresas no han adoptado una estrategia de transformación digital y han pagado el precio final por ello, como ocurrió con los videoclubs, hay numerosos ejemplos exitosos de transformación digital que vale la pena estudiar. Aquí van algunos de ellos:

  • En 2012, Best Buy parecía estar en las últimas. Sin embargo, un proceso de transformación digital de siete años le devolvió la vida al gigante minorista y logró aumentar sus acciones en un imponente 198 %.
  • En diciembre de 2017, Home Depot invirtió más de 11 000 millones USD en un plan de transformación digital de tres años. Desde entonces, sus acciones se han disparado un 59 % y sus ingresos han aumentado en casi 17 000 millones USD.
  • Microsoft comenzó su transformación digital en 2014 con la incorporación de un nuevo director general. En esos cinco años, sus acciones han aumentado un impresionante 258 %. Y a principios de este año, la compañía se convirtió en la tercera en obtener una capitalización de mercado de 1 billón USD.

Sin duda, las empresas que desean seguir siendo competitivas en la era digital están apostando con fuerza por la automatización de procesos y la tecnología de flujo de trabajo y, de paso, están transformando el papel del gestor de proyectos.

Transformación digital en la gestión de proyectos

Mientras que una estrategia de transformación digital comienza en el nivel directivo, la ejecución es el momento de la verdad en el que los gestores de proyectos entran en acción. En calidad de órganos ejecutivos de toda empresa, los gestores de proyectos son los responsables de implantar la visión de los directivos y desplegar las nuevas capacidades digitales de la compañía.

Desde la perspectiva de un gestor de proyectos, la transformación digital no es algo de lo que asustarse. Sí, exige tiempo, esfuerzo, y genera algunas alteraciones. Pero también capacita al gestor de proyectos para que gestione mejor a los miembros del equipo, entregue proyectos de manera más eficiente y, en última instancia, atienda mejor a los clientes de la empresa.

Entonces, ¿cuáles son los beneficios de la transformación digital en la gestión de proyectos? ¡Entremos en materia!

Cuatro beneficios de la transformación digital en la gestión de proyectos

1. Comunicación más eficiente y estratégica entre equipos y empresas

Una de las mayores áreas en las que la tecnología digital moderna está redefiniendo la gestión de proyectos es la comunicación entre equipos.

Herramientas tradicionales como el correo electrónico resultan engorrosas a la hora de trabajar de manera colaborativa, ya que no están diseñadas para el diálogo en tiempo real. La información importante se oculta fácilmente en cadenas de correo electrónico interminables, y la constante sobrecarga de correo socava la productividad.

En cambio, el software de gestión de trabajo colaborativo permite a los miembros del equipo y a los compañeros de trabajo de todos los departamentos participar, conectarse e interactuar en tiempo real, lo que reduce significativamente el caos del correo electrónico y ahorra mucho tiempo en el proceso. Pero estas tecnologías no solo aumentan la eficiencia de la comunicación dentro del trabajo; también mejoran su efectividad.

Cuando los miembros del equipo se liberan de filtrar cientos de correos electrónicos al día solo para mantenerse al tanto del estado de un proyecto, pueden pasar más tiempo hablando de la estrategia del proyecto, que es precisamente donde debe centrarse, en su mayor parte, la conversación del equipo.

2. Más colaboración dentro de los equipos y colaboradores más responsables

Además de facilitar una comunicación más eficiente y centrada en la estrategia, otro de los beneficios de la transformación digital en la gestión de proyectos es que posibilita que los equipos realmente colaboren. Con la plataforma adecuada, los directivos, los gestores de proyectos y los miembros del equipo pueden añadir comentarios, asignar tareas, organizar paneles, probar y aprobar recursos, y gestionar casi todo lo relativo al proyecto, y todo en una práctica solución.

Este nivel avanzado de colaboración inevitablemente suscita una conciencia mayor de responsabilidad compartida entre los compañeros de equipo y contribuye a fomentar un entorno cooperativo y sinérgico. Y ahí es donde se produce la magia. Se ha demostrado que los trabajadores que sienten que forman parte de un proyecto de colaboración participan más, se sienten menos cansados y presentan mayores tasas de éxito que aquellos que están aislados de sus compañeros. De hecho, el mismo estudio halló que los colaboradores fueron más persistentes en las tareas en un 64 % más.

3. Mayor enfoque en los resultados que en el proceso

A medida que la transformación digital automatiza los flujos de trabajo y coordina las tareas tradicionales de gestión de proyectos, como la programación, los gestores de proyectos disponen de más tiempo para centrarse en la optimización de la estrategia y la entrega del proyecto. De hecho, el Project Management Institute (PMI) prevé que, a medida que la transformación digital continúe afectando a las empresas en todas las industrias y el mercado vertical, los gestores de proyectos serán vistos más como líderes estratégicos en sus organizaciones:

Al disponer de más herramientas digitales y procesos automatizados, los gestores de proyectos persiguen formas óptimas de alinear cada proyecto con las estrategias y los objetivos de su negocio, lo que se traduce en resultados más satisfactorios.

4. Más estadísticas para procesos de gestión de proyectos, y resultados y ROI mejorados

Por último, otro de los beneficios de la transformación digital en la gestión de proyectos es que brinda la tecnología analítica necesaria para tomar decisiones basadas en datos, descifrar tendencias y patrones establecidos y, en última instancia, mejorar los resultados del proyecto y los índices de éxito. Este acceso al «deep data» también ayuda a los directivos y los gestores a tomar decisiones mejor informadas de manera más rápida y fácil que nunca.

Los informes estadísticos fiables ayudan a los gestores a trabajar en favor de la buena marcha del proyecto y la utilización apropiada del presupuesto, a través de análisis en tiempo real de los costes y el empleo de mano de obra. Los conjuntos de datos en profundidad también se pueden desglosar fácilmente para las partes interesadas y los directivos que, de este modo, se benefician de información precisa sobre el impacto comercial y el ROI en cada proyecto, y pueden planificar iniciativas futuras y tomar decisiones estratégicas cruciales.

¿Está tu negocio preparado para una transformación digital?

Ante el ritmo exponencial al que avanza la tecnología, las empresas deben adaptarse al panorama digital o arriesgarse a quedarse estancadas. El cambio no siempre es fácil, pero cuando lo que está en juego es el éxito de tus proyectos, los miembros de tu equipo y tu empresa, una pequeña interrupción autoimpuesta merece la pena a largo plazo.

Recuerda:

  • Se ha demostrado que las empresas que han puesto en marcha una estrategia de transformación digital aumentan el rendimiento y los ingresos.
  • Desde el punto de vista de la gestión de proyectos, la transformación digital ayuda a agilizar la comunicación, mejorar la colaboración y desplazar el enfoque desde el proceso y el estado del proyecto hasta la estrategia y los resultados.
  • La transformación digital permite a los miembros del equipo pasar más tiempo trabajando en sus puestos creativos, lo que se traduce en empleados más felices, más realizados y más productivos.

Para obtener más información sobre cómo adoptar la transformación digital para hacer que las organizaciones sean más ágiles y adaptables, descarga nuestro libro electrónico gratuito «Adoptando el movimiento ágil: estrategias para mantener el ritmo en la era posdigital».

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