"Reunirse es un comienzo, permanecer juntos es el progreso y trabajar juntos es el éxito". — Henry Ford
Ha muerto la antigua forma de trabajar, con reuniones que no se reprograman, empleados que hacen horas extra y aportaciones que solo proceden de determinadas personas. Las empresas se están dando cuenta rápidamente de que las reuniones pueden ser una pérdida de tiempo, que los dispositivos móviles mejoran la productividad y que dos o más cabezas piensan más que una.
Bienvenido al mundo de la gestión del trabajo colaborativo.
Este estilo de gestión del trabajo pone de manifiesto la importancia de la colaboración y la comunicación. Por lo general, las herramientas de colaboración se utilizan para crear una ubicación central de fácil acceso para la comunicación.
Estas son las seis principales ventajas de una buena gestión del trabajo colaborativo:
1. La colaboración es posible, independientemente de la ubicación
No, no siempre tienes que encontrarte en un radio de 3 metros de distancia para poder trabajar juntos. Los trabajadores remotos también pueden colaborar. Las herramientas de gestión del trabajo colaborativo son estupendas para dar cabida a los empleados remotos, lo que los incluye en proyectos de equipo y les permite realizar el seguimiento de su productividad con el transcurso del tiempo.
2. Las herramientas de gestión del trabajo colaborativo proporcionan una ubicación central para la comunicación
Rebuscar en el correo electrónico los últimos archivos o intentar realizar el seguimiento de aquella conversación que mantuviste acerca de un proyecto concreto puede ser una tarea frustrante y lenta. Contar con una herramienta que te permita mantener los archivos, los comentarios, los requisitos del proyecto, los objetivos y las fechas de entrega más recientes en un solo lugar elimina la necesidad de realizar búsquedas y permite a tu equipo centrarse en tareas más importantes.
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3. Una mayor visibilidad y transparencia hace que las partes interesadas estén informadas
Tener un sistema en el que todas las actualizaciones de los proyectos estén a la vista ayuda a las partes interesadas a ver los últimos estados del proyecto en todo momento. Esto ayuda a definir las expectativas y da a las partes interesadas la oportunidad de pasar a la acción si fuera necesario. Además, aumenta el sentido de la responsabilidad entre los miembros del equipo y les permite volver a ver si hubo errores y dónde se produjeron estos, así como impedir que vuelvan a suceder.
4. Ahorra tiempo eliminando las reuniones y la gestión de hojas de cálculo
Como todo está documentado en una herramienta, las actualizaciones del estado y las reuniones en las que se tratan las tareas pendientes son prácticas obsoletas. Al eliminar las reuniones innecesarias y las actualizaciones de hojas de cálculo, se puede dedicar más tiempo a la toma de decisiones importantes y la solución de problemas.
5. Ofrece una mayor agilidad cuando cambia la demanda
En ocasiones los planes cambian y eso está bien. Sin embargo, estar preparado para ello puede ser complicado. La gestión del trabajo colaborativo proporciona flexibilidad para ajustar los planes en consecuencia sin poner en peligro los plazos de entrega inamovibles. Y si todos conocen el cambio de las prioridades o los hitos, las revisiones dejarán de ser una sorpresa.
6. Favorece la colaboración y la innovación en todo el equipo
Y lo que es más importante, una cultura de colaboración inspira a los equipos para que trabajen en un nuevo nivel. Siempre hay ideas nuevas y estimulantes pululando en el exterior y, en ocasiones, todo lo que se necesita para entrar en el juego es preguntar (o @mencionar) a la persona que está a tu lado.
Estos son los recursos adicionales si estás interesado en obtener más información acerca de la gestión del trabajo colaborativo o las herramientas de colaboración.
- Herramientas de gestión del trabajo colaborativo: Software de colaboración para equipos de marketing: una guía para el comprador y panorama del proveedor Forrester: Gestión del trabajo colaborativo para la empresa
- Creación de la colaboración: creación de un entorno de equipo colaborativo y ocho formas de crear equipos colaborativos
- Colaboración exitosa:¿Qué hace funcionar la colaboración en la empresa?
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