Claves para entender los conceptos básicos del control del tiempo de los proyectos

El control del tiempo es esencial para las empresas de servicios profesionales. El control eficaz del tiempo puede ayudar a las empresas a comprender la rentabilidad, la eficiencia del proyecto, la gestión de la capacidad, el progreso del proyecto y la transparencia.

Tanto para empresas de TI como para agencias financieras, entre otras muchas, poder controlar el tiempo en relación con los proyectos es esencial para comprender dónde están empleando su tiempo los recursos y qué están costando realmente los proyectos.

¿Qué es el control del tiempo de los proyectos?

El control del tiempo de los proyectos es simplemente el control del tiempo a nivel de proyecto. Es supervisar el tiempo empleado en tareas y actividades, así como en el proyecto en general.

Entonces, ¿qué es el control del tiempo en sí? El control del tiempo es el proceso de registrar cuánto tiempo ha pasado una persona realizando una actividad. En el pasado, esto se hacía usando partes de horas o fichas. Los empleados fichaban manualmente al entrar y salir del trabajo, o cumplimentaban un formulario en papel que detallaba a qué dedicaban su tiempo.

Hoy en día, el control del tiempo se puede completar digitalmente mediante programas informáticos. En algunos casos, los empleados aún anotan manualmente la cantidad de horas que han pasado trabajando en cada tarea o proyecto. Esta información se registra en el software en lugar de en una ficha de papel. En otros casos, se utiliza una aplicación de temporizador para controlar automáticamente el tiempo empleado en una tarea.

Si bien ambos métodos son relativamente comunes y pueden beneficiar a tu empresa, los estudios muestran que el control automatizado del tiempo puede dar lugar a una recopilación de datos más precisa y una mayor productividad.

El control del tiempo contribuye a la rentabilidad

El control del tiempo es un componente fundamental de la gestión del tiempo de los proyectos. La gestión del tiempo tiene cuatro componentes secundarios:

  1. Planificación de cuánto tiempo debe llevar cada tarea y actividad.
  2. Programación de tareas en el software del proyecto, incluyendo quién completará qué y cuándo.
  3. Supervisión del tiempo real empleado⁠: aquí es donde el control del tiempo de los proyectos resulta primordial.
  4. Control del cronograma general del proyecto garantizando que el tiempo real empleado en las tareas no sobrepase el presupuesto. Esto también incluye encontrar formas de recuperar el tiempo perdido en otras actividades del proyecto.

Un controlador de gestión del tiempo es esencial para supervisar el tiempo, con independencia de que factures a los clientes por horas o proporciones servicios de precio fijo. Sin conocer los costes exactos del proyecto, ¿cómo puedes asegurarte de que estás cobrando la cantidad correcta?

Cuando no tienes datos precisos del proyecto, te expones a un riesgo mayor. Si subestimas un proyecto, estás perdiendo dinero. También podrías acabar trabajando demasiado o agotando a tu equipo al asignarles demasiadas tareas involuntariamente. Por otro lado, sobrevalorar un proyecto podría dar lugar a un precio demasiado alto y desviar a los clientes. Además, los empleados podrían terminar inactivos y perder un tiempo valioso.

Incluso en proyectos internos, en los que el cliente es otro departamento o área de la empresa, la rentabilidad sigue siendo motivo de preocupación. Intervienen muchos factores en la decisión de qué proyectos internos priorizar, pero dos componentes importantes suelen ser el beneficio esperado del proyecto y el coste esperado. Si no es posible evaluar con precisión el coste de cada proyecto, tu equipo puede terminar invirtiendo tiempo en iniciativas no rentables, en lugar de centrarse en aquellas que crean el mayor valor para la empresa.

El control del tiempo de los proyectos contribuye a la eficiencia de los proyectos

Un estudio reciente concluyó que los trabajadores de oficina son productivos durante menos de tres horas al día. Cuando contabilizas descansos, interrupciones, reuniones y otras actividades no relacionadas con el proyecto, no queda mucho tiempo para que los empleados realicen el trabajo del proyecto. Pero, si no puedes decir qué actividades los están apartando del trabajo en el proyecto, ¿cómo puedes ayudarlos a aumentar la eficiencia?

El control del tiempo de los proyectos puede ayudarte a ti y a tus empleados a descubrir dónde se está empleando el tiempo y reducir la pérdida de tiempo. La simple tarea de controlar su propio tiempo puede motivar a los empleados a ser más eficientes. Una vez que los miembros de tu equipo pueden ver a qué dedican su tiempo, a menudo pueden identificar y mejorar las actividades que más tiempo les consumen. Por ejemplo, pueden darse cuenta de que dedicar bloques de tiempo a diferentes tareas los hace más productivos que cambiar continuamente de una a otra.

Cuando se registra el empleo del tiempo y se elaboran informes a este respecto, la dirección también tiene más capacidad para respaldar la eficiencia de los empleados. Por ejemplo, tu equipo del proyecto puede quejarse de que pasan demasiado tiempo en reuniones, pero eso puede ser difícil de comprobar sin datos precisos. Si los datos de control del tiempo muestran que se dedican varias horas a la semana a las reuniones, puedes ayudar a liberar parte de ese tiempo.

Del mismo modo, puedes descubrir que algunos procesos internos, como las solicitudes de aprobación, están ocupando mucho tiempo. Puedes decidir evaluar si pueden simplificarse o retirarse del equipo del proyecto y pasar al personal administrativo.

El control del tiempo te ayuda a gestionar los recursos del proyecto

El control del tiempo del proyecto te permite ver en qué emplean su tiempo las personas y cómo es la realidad en comparación con el presupuesto y el plan de asignación de recursos del proyecto. Estos datos pueden poner de manifiesto si algunas personas tienen exceso de capacidad mientras que otras están inactivas.

Mediante el uso de una aplicación de control del tiempo de trabajo, también puedes determinar fácilmente quién está disponible para el nuevo trabajo del proyecto y quién necesita apoyo para realizar sus tareas. Además, al supervisar cuánto tiempo han dedicado diferentes empleados a actividades similares, puedes hacerte una mejor idea de qué empleados son más productivos. Esta información puede ayudarte a garantizar que tus mejores empleados estén trabajando en las tareas más difíciles. También puede ayudar en el proceso de toma de decisiones para que decidas quién merece un aumento, una bonificación o un ascenso.

El control regular del tiempo también te permitirá ver cuándo algunas tareas llevan más tiempo de lo esperado, lo que te permite tomar medidas antes de que se incumplan los plazos. Al utilizar software de control del tiempo, obtendrás información sobre el progreso del proyecto sin microgestionar tus recursos ni distraerlos con demasiadas solicitudes de actualizaciones de estado.

El control del tiempo de los proyectos mejora los proyectos

El control del tiempo te da una idea de dónde están empleando su tiempo tus recursos. Esta información te ayuda a mejorar las estimaciones del proyecto, garantizar que los costes se reflejan con precisión y evaluar mejor la rentabilidad del negocio. También te permite supervisar la productividad de los empleados y ayudarlos a aumentar su eficiencia.

Al utilizar el control del tiempo en tu software de gestión de proyectos, los miembros de tu equipo pueden añadir fácilmente entradas de tiempo a tareas y proyectos. También puedes ver e imprimir eficientemente informes de tiempo para proyectos. Para obtener estos y otros beneficios, empieza tu prueba gratuita de Wrike hoy mismo.

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