Cómo aplicar metodologías Agile a tus proyectos digitales

En los últimos años, las metodologías ágiles han sido ampliamente adoptadas por las comunidades de desarrollo de software y gestión de proyectos. Su enfoque iterativo ayuda a los equipos a progresar directamente hacia un objetivo final, a la vez que les permite la flexibilidad de adaptar y refinar su proceso a medida que avanzan.

Pero, ¿qué es lo que realmente sabes de las metodologías ágiles? Para tener una respuesta clara e ilustrativa Sergio Simarro, experto en la materia, compartió sus conocimientos con nosotros en uno de nuestros webinars. No te preocupes si te lo perdiste, porque aquí tienes la versión en vídeo:

Digital Agile: Cómo aplicar metodologías ágiles a tus proyectos digitales - Wrike

Pero, yendo más allá, hemos querido hacer un resumen de los puntos más importantes que tratamos en esta sesión, así como de las respuestas a las preguntas que se plantearon, para que aprendas más sobre Agile, Scrum, Kanban y sobre cómo aplicar metodologías ágiles a tus proyectos en Wrike.

¿Qué es Agile?

¿Cuántas veces has escuchado o leído la palabra agile? Me imagino que unas cuantas y siempre junto a otros términos como gestión de proyectos Agile, Agile Modeling, Agile Unified Process…

Quizás ya sepas mucho sobre Agile, pero nunca está de más conocer su historia: las metodologías ágiles nacieron en la industria del desarrollo de software tras ser conscientes de que el proceso de trabajo tradicional (lineal, en cascada), alargaba considerablemente la entrega del producto y hacía que no se adaptara a la demanda final del cliente.

A finales de los años noventa, un grupo de 17 profesionales decidieron reunirse para poner en común las mejores prácticas, herramientas y principios de cada empresa y terminar con las metodologías tradicionales, asentando las bases de lo que ellos llamarían más adelante el Manifesto Agile (2001).

El objetivo: mejorar la calidad, incrementar el compromiso, agilizar los ciclos de producción y minimizar los tiempos de reacción y de toma de decisiones, y aumentar la productividad, asignando mejor los recursos.

Así es como surgió Agile, un conjunto de metodologías caracterizadas por crear productos acorde a los requisitos cambiantes del cliente, utilizando ciclos de trabajo cortos que permiten una rápida producción y una constante revisión y adaptabilidad de ser necesarias.

Y como ya sabrás, existen dos términos que no podemos pasar por alto cuando hablamos de Agile: Scrum y Kanban

¿Qué es Scrum?

De todas las metodologías ágiles que existen, Scrum es uno de los enfoques más comunes cuando hablamos de gestión de proyectos Agile. Pero, ¿qué es exactamente? (Además de ser una de las formaciones de rugby).

Scrum es un enfoque para manejar proyectos complicados que puedan verse afectados por cambios en las expectativas y en el alcance. Fomentando la productividad y la colaboración, los equipos Scrum pueden adaptarse más rápidamente a los cambios.

¿Cómo funciona Scrum?

Cuando un cliente (interno o externo) llega al equipo con una necesidad específica, el producto final se divide en diferentes piezas. Estas piezas se priorizan y se abordan en intervalos cortos llamados sprints. Cada equipo puede determinar la longitud del sprint, pero se recomienda que sea inferior a un mes.

La transparencia es una de las principales claves de Scrum, por lo que el equipo y las partes interesadas revisan los resultados de cada sprint juntos. Esto asegura que todos estén al día de las prioridades y requisitos y que los ajustes necesarios se puedan ejecutar directamente.

Para llevar a cabo Scrum necesitas:

  • Una tabla Scrum (física o digital) donde reflejar las tareas en las que se está trabajando, quiénes son los responsables y su estado
  • Un responsable del producto que divida el proyecto en tareas individuales y asigne prioridades.
  • Un equipo que trabaje en sus prioridades durante cada sprint.
  • Un Scrum Master que lidere una reunión diaria, de pie y de una duración menor a 10 minutos.
  • Una retrospectiva al final de cada Scrum para hacer un balance del proceso y de los resultados.

¿Qué es Kanban?

Como Sergio comentó en el webinar, Kanban es una palabra japonesa cuyo significado es “tarjetas visuales” y ideada por Toyota con el fin de visualizar rápidamente los cuellos de botella en la cadena de producción y asegurar la calidad del producto.

Su funcionamiento es sencillo: se crea una tarjeta por cada tarea que conforma el proyecto y se distribuyen por columnas, según el estado en el que se encuentren las mismas. El modelo Kanban básico tiene tres estados: tareas por hacer, tareas en las que se está trabajando y tareas terminadas.

¿La mayor ventaja de Kanban? Como te imaginarás, su mayor ventaja es disponer de una imagen muy clara de las acciones que requiere el proyecto, el estado de las mismas y cuáles son las claves u obstáculos en el avance del proyecto.

Pero entonces, ¿qué metodología es mejor para organizar un proyecto?

La respuesta a esta pregunta depende del tipo de proyecto que tienes entre manos, pero como breve análisis:

Para proyectos únicos que tienen muchas variables e incertidumbres, orientados a cumplir con los plazos y que involucran a un gran equipo, Scrum es mejor.
Para proyectos recurrentes que juegan con muchas variables y que requieren que se haga un seguimiento a las capacidades de cada individuo, Kanban funciona mejor.

Independientemente del proyecto en el que estés trabajando, los cambios son inevitables. Implementar una metodología ágil es el primer paso hacia una mayor colaboración, hacia la optimización de procesos y hacia una mayor flexibilidad, preparando a tu equipo para cualquier cosa que pueda pasar.

En la sesión en vídeo podrás hacerte una idea sobre cómo implementar Scrum en Wrike, pero si quieres conocer un poco más sobre Wrike y aprender a configurar tu flujo de trabajo en Wrike, aquí encontrarás una guía detallada para hacerlo.

Preguntas y respuestas

Estas fueron algunas de las dudas que se compartieron:

  • ¿Dónde se indican las horas en cada tarea para hacer la planificación de los sprints? Las horas en Wrike se añadirían con un campo personalizado en la vista de Tabla. Más información aquí.
  • Las funciones de Wrike mostradas en la demo, ¿se pueden utilizar como colaborador o requieren ser administrador? Para personalizar los flujos de trabajo necesitas una licencia de administrador. Para crear carpetas, tareas, mover las mismas en el área de trabajo, y otras acciones más generales, necesitas una licencia de usuario regular. Los Colaboradores solamente puede añadir comentarios, documentos adjuntos y cambiar el estado de una tarea. Más información sobre tipos de licencias en Wrike, aquí
  • ¿Se puede generar un burndown chart por sprint de forma automática? El Burndown Chart que se puede crear en Wrike se generaría con una tabla de Kanban o con un panel de control.
  • ¿Cómo se puede manejar en Wrike las tareas sobre problemas técnicos? Se puede hacer seguimiento de las tareas que lleguen con el problema técnico con un estado personalizado que se llame, por ejemplo, "por hacer". Una vez se vaya solucionando la incidencia, se cambiaría el estado de la tarea a (por ejemplo) "en progreso" o "completado".
  • Los sprints que tienes en el panel de navegación derecho (Sprint #01, Sprint #02, Sprint #03), ¿son Carpetas o a dónde arrastras las tareas? ¿Hay que crear una Carpeta para cada sprint para reflejarla en la vista de Scrum? Los Sprints que aparecen en la parte de la derecha son carpetas. Una vez creada la carpeta, se accede desde la vista de Tabla Scrum (ya creada por defecto) y se pueden entonces visualizar las tareas en las columnas pertinentes a cada flujo de trabajo.
  • Cuando surgen nuevas implementaciones que es necesario incluir en el sprint en curso, ¿se han de incluir? ¿Hay excepciones claras en este aspecto? ¿Depende de la situación? Como es una metodología flexible y es muy probable que te encuentres en tal situación, se recomienda celebrar una reunión de modificación del Sprint. Al ser un plazo de trabajo de en torno a 1-3 semanas, suelen quedar muy claras las modificaciones necesarias (un error claramente detectado, una campaña muy concreta), de modo que al final se cambian unas tareas por otras.
  • Para tareas que estaban planificadas para cierta fechas, en caso de que haya retrasos, ¿cómo se pueden reflejar en la herramienta? ¿Y en la vista de diagrama de Gantt? Las tareas que están "pasadas de fecha" tienen la fecha de color rojo, de forma que es muy fácil identificarlas en la vista de tabla, de lista, y en otras vistas de Wrike. Se pueden también crear informes o paneles de control con el filtro "tarea atrasada" para que aparezcan dichas tareas. Aparte de esto, en el diagrama de Gantt se pueden ver estas tareas en la parte de la izquierda de la línea que indica en qué fecha nos encontramos hoy.
  • ¿El Daily Sprint comienza al día siguiente del Sprint Planning? ¿Qué lapso de tiempo recomendarías entre el Sprint Planning y el Daily Sprint? Sí, el Daily Sprint comienza tras el Sprint Planning, ya que una vez planificado, ya se puede comenzar a trabajar. De modo que si ese mismo día ya han trabajado, al día siguiente se tendría el primer Daily Sprint.

Otros recursos 

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