Wie verwendet man ein Gantt-Diagramm im Projektmanagement?

Wie verwendet man ein Gantt-Diagramm im Projektmanagement?

Ein Gantt-Diagramm ist ein bekanntes und beliebtes Instrument im Projektmanagement, das anschaulich darstellt, welche Aktivitäten wann erledigt werden müssen. Gantt-Diagramme eignen sich hervorragend für die Verfolgung von Projektzeitplänen, weil sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben ersichtlich machen — wenn also eine Aufgabe erst stattfinden kann, nachdem eine andere Aufgabe abgeschlossen ist. Außerdem lassen sich Fortschritte, Ressourcen, Einschränkungen und andere relevante Planungsinformationen darstellen.

So erstellen Sie ein Gantt-Diagramm für das Projektmanagement

Das Einrichten, Aktualisieren und Verwalten von Gantt-Diagrammen ist am einfachsten mit einem Projektplanungs-Tool, das Ihnen ermöglicht, voneinander abhängige Aufgaben und Termine zu verknüpfen. Wenn Sie dann die Zeitleiste verschieben oder den Aufgabenfortschritt aktualisieren, werden solche abhängigen Aufgaben in einem effektiven Projektplanungs-Tool automatisch aktualisiert, was Ihnen Zeit spart und die Wahrscheinlichkeit reduziert, dass Sie etwas übersehen. Sie können aber auch eine manuelle Version in Excel erstellen, falls erforderlich. Befolgen Sie diese Schritte, um ein Gantt-Diagramm Ihres Projekts anzulegen:

1. Identifizieren Sie alle wichtigen Projektaufgaben. Listen Sie auf, welche wesentlichen Dinge erledigt werden müssen und wie lange sie jeweils in Anspruch nehmen dürften.
2. Klären Sie die Beziehungen zwischen Aufgaben. So müssen Sie beispielsweise erst Texte schreiben, bevor Sie sie auf Ihrer Website veröffentlichen können – diese Aufgaben sind also voneinander abhängig. Die eine muss abgeschlossen sein, bevor die andere anfangen kann.
3. Setzen Sie nun alle Ihre Aufgaben in der richtigen Reihenfolge auf Ihre Zeitleiste in der Software oder Tabelle. Sie sollten je eine Aufgabe für Start und Ende des Projekts haben. Alles andere gehört dazwischen, je nach Abhängigkeiten, Ressourcen, Verfügbarkeit usw.
4. Nun werden Termine, Ressourcen und Fortschrittsangaben zugeordnet, falls Ihr Projekt bereits läuft. Sie können auch Notizen hinzufügen oder andere relevante Informationen aufnehmen, die Sie verfolgen möchten.
5. Wenn Sie Software verwenden, wird das visuelle Diagramm automatisch für Sie erstellt. In Tabellen müssen Sie selbst ein Diagramm anlegen und formatieren. 
6. Vergessen Sie nicht, Ihr Diagramm im weiteren Verlauf zu aktualisieren, wenn Dinge sich weiterentwickeln. Sie sollten das Diagramm mindestens einmal pro Woche überprüfen und auf den neuesten Stand bringen, so dass es die Fortschritte Ihres Projekts und sonstige Veränderungen widerspiegelt.

Merkmale eines guten Gantt-Diagramms

Ein Gantt-Diagramm sollte alle folgenden Datenpunkte enthalten:

• Startdatum des Projekts
• Name oder Beschreibung jeder Projektaufgabe
• Ressourcen, die jeder Aufgabe zugewiesen sind
• Start- und Enddatum für jede Aufgabe
• Dauer (Länge) jeder Aufgabe
• Beziehung zwischen Aufgaben
• Enddatum des Projekts

Alle Aufgaben sollten zusammenhängen und miteinander verbunden sein. Aufgaben ganz ohne Beziehungen oder Abhängigkeiten werden auch „hängende“ oder „verwaiste“ Aufgaben genannt. Sie entsprechen nicht den PMBOK-Standards, weil sie das Planen und Analysieren erschweren. Es ist jedoch möglich, dass mehrere Gruppen von Aufgaben gleichzeitig stattfinden. Sie haben die Wahl unter vier Arten von Beziehungen oder Abhängigkeiten:

1. Ende / Anfang. Dies ist die häufigste Art – Aufgabe B kann erst beginnen, wenn Aufgabe A abgeschlossen ist.
2. Anfang / Anfang. Sobald Aufgabe A beginnt, kann auch Aufgabe B beginnen. Nehmen Sie zum Beispiel den Bau eines Hauses: Wenn ein Handwerker die Trockenbau-Platten anbringt, kann der Maler gleich mit dem Streichen anfangen. Er muss nicht erst warten, bis alle Wände im ganzen Haus fertig sind.
3. Ende / Ende. In einigen Fällen kann Aufgabe B erst abgeschlossen werden, wenn auch Aufgabe A endet. Beispielsweise kann die Bauabnahme erst beendet werden, wenn das Haus fertig ist.
4. Anfang / Ende. Dies ist die seltenste Art von Abhängigkeit. Aufgabe A kann nicht abgeschlossen werden, bevor Aufgabe B beginnt. Stellen Sie sich Mitarbeiter im Kundendienst vor – die Tagesschicht kann erst nach Hause gehen, wenn die Kollegen der Nachtschicht angekommen sind und die Arbeit aufgenommen haben.

Die Vorteile eines Gantt-Diagramms im Projektmanagement

Der Einsatz von Gantt-Diagrammen im Projektmanagement bietet u. a. folgende Vorteile:

• Sie können ein Projekt in überschaubare Phasen unterteilen.
• Sie haben Einblick in Aufgabenabhängigkeiten und -beziehungen.
• Teammitglieder sehen den Zusammenhang zwischen der Arbeit, die sie selbst und andere erledigen.
• Der Fortschritt von Aufgaben lässt sich im Zeitverlauf visualisieren und überwachen.
• Sie sehen Einschränkungen und Konflikte, wenn z. B. einem Mitarbeiter zwei Aufgaben gleichzeitig zugewiesen wurden.
• Sie können den kritischen Pfad des Projekts identifizieren.

Zur weiteren Lektüre

• 3 Möglichkeiten, Ihren Projektkalender zu erstellen
• Projektmanagement-Grundlagen: Gantt-Diagramme - Leitfaden für Anfänger