Der Projektlebenszyklus

Einleitung

Unabhängig vom genauen Projektgegenstand durchlaufen alle Projekte in etwa die gleichen Phasen. Sie alle erfordern zwar ihre ganz eigenen, individuellen Prozesse und Herangehensweisen, folgen jedoch immer einem gemeinsamen grundlegenden Schema: Es gibt stets einen Anfang, eine Mitte und ein Ende. Und aus diesen ergibt sich in der Gesamtheit der sogenannte Projektlebenszyklus.

Dieser Lebenszyklus macht den Verlauf eines Projekts letztlich leichter planbar und gibt dem Projektmanager die Möglichkeit, Aufgaben in klar separierbare Phasen einzuteilen. In diesem Abschnitt erklären wir, was Sie über jede Phase wissen müssen.

Die Initialisierungsphase

Am Beginn des Projektlebenszyklus steht die Initialisierungsphase. Ziel dieser Phase ist es, das Projekt zu definieren, seine geschäftliche Relevanz zu dokumentieren und seine Umsetzung von den internen Entscheidungsträgern genehmigen zu lassen. Dem Projektmanager können dabei folgende Aufgaben zukommen:

• Durchführung einer Machbarkeitsstudie
• Erstellung einer Projektcharta
• Identifizierung wichtiger Stakeholder
• Auswahl der Projektmanagement-Tools

Am Ende dieser Phase sollte der Projektmanager eine ungefähre Vorstellung von Zweck, Zielen, Anforderungen und Risiken des Projekts haben.

Die Planungsphase

Die Planungsphase ist von kritischer Bedeutung, um eine Projekt-Roadmap zu erstellen, die das ganze Team befolgen kann. In Abstimmung auf die Anforderungen des Unternehmens werden in dieser Phase alle Details festgelegt und Ziele definiert.

Typische Projektmanagement-Aufgaben in dieser Phase sind etwa folgende:

• Erstellung eines Projektplans
• Erarbeitung eines Ressourcenplans
• Bestimmung von Zielen und Leistungskennzahlen
• Briefing der Teammitglieder zu ihren Rollen und Verantwortlichkeiten
• Definition von Arbeitsflüssen
• Erstellung von Notfallplänen für potenzielle Risiken

Die nächste Phase, die Ausführung, beginnt für gewöhnlich mit einem Auftaktmeeting zum Projekt, bei dem der Projektmanager die Ziele für alle beteiligten Stakeholder erläutert. Vor diesem Meeting müssen Sie als Projektmanager unbedingt Folgendes tun:

1. Vision und Liefergegenstände verankern: Legen Sie ein gemeinsames, für alle geltendes Ziel fest. Beschreiben Sie, was erledigt werden muss und bis wann.
2. Team zusammenstellen und Rollen definieren: Wer macht was? Erstellen Sie eine Liste mit detaillierten Angaben und fügen Sie Kontaktinformationen hinzu, um die Kommunikation zu vereinfachen.
3. Projektplan-Entwurf erstellen: Ein Grundgerüst sollte stehen, aber binden Sie Ihr Team im Auftaktmeeting in die letzten Details mit ein.
4. Erfolgskennzahlen festlegen: Wie soll der Projektverlauf quantifiziert bewertet werden? Was macht das Projekt erfolgreich? Stecken Sie die Erwartungen früh ab.
5. Potenzielle Risiken und Engpässe ausmachen: Bereiten Sie Ihr Team auf potenzielle Hürden vor und erarbeiten Sie einen Prozess, mit dem etwaige Probleme rasch ausgeräumt werden können.
6. Abläufe für die Teamkommunikation einrichten: Wie bringen Sie sich gegenseitig auf den neuesten Stand? Entwickeln Sie einen festen Prozess (z. B. tägliche oder wöchentliche Meetings) und entscheiden Sie, welche Konferenz-Technologien zur Anwendung kommen sollen.
7. Methodik für Arbeitsprozess oder Projektmanagement wählen: Erfassen Sie die Best Practices, die Ihr Team nutzen soll.
8. Entscheiden, welche Tools verwendet werden: Stellen Sie sicher, dass alle Zugriff auf die richtigen Tools haben und sie optimal zu nutzen wissen.
9. Auftaktmeeting planen: Von großer Wichtigkeit ist, dass alle Teammitglieder und Stakeholder teilnehmen – bei Bedarf auch per Videokonferenz oder Telefon.
10. Agenda zusammenstellen und Folien für das Meeting vorbereiten: Versenden Sie die Agenda vor dem Meeting, damit sich jeder entsprechend vorbereiten kann. Geben Sie die Folien nach dem Meeting als Referenzmaterial an die Teilnehmer weiter.

Die Ausführungsphase

In dieser Phase findet die konkrete Projektarbeit rund um die Liefergegenstände statt. Der Großteil an Zeit, Geld und Arbeitsstunden wird hier eingesetzt. So entscheidet sich nun auch letztlich, ob das Projekt die Anforderungen wird erfüllen können.

Als offizieller Startschuss dient das bereits erwähnte Auftaktmeeting. Eine Agenda könnte etwa wie folgt aussehen:

• Vorstellung der Beteiligten: Wer arbeitet am Projekt mit?
• Hintergrundinformationen: Warum wird dieses Projekt durchgeführt? Was sind die Ziele?
• Projektumfang: Was genau werden Sie tun? Welche Tätigkeiten sind erforderlich?
• Projektplan: Wie werden wir dieses Projekt angehen? Wie sieht der Plan aus?
• Rollen: Wer ist für welche Elemente des Projekts verantwortlich?
• Kommunikation: Welche Kommunikationsmittel werden eingesetzt? Auf welche Meetings oder Statusberichte sollte sich Ihr Team einstellen?
• Tools: Welche Tools werden für das Projekt eingesetzt und wie?
• Nächste Schritte: Welche Aufgaben stehen nun direkt an?
• Fragen und Antworten: Abschließend erhalten die Teilnehmer die Möglichkeit, Fragen zu stellen.

Die Kontrollphase

Diese Phase läuft parallel zur Ausführung. Während am Projekt gearbeitet wird, muss der Projektmanager mithilfe von Projektcontrolling dafür sorgen, dass alle Elemente stets koordiniert auf dem richtigen Weg bleiben. Sind Anpassungen des Projektplans nötig, etwa aufgrund von unvorhergesehenen Umständen oder einer Änderung in der Ausrichtung, werden sie hier vorgenommen.

Während der Kontrollphase zeichnet ein Projektmanager unter anderem für folgende Aufgaben verantwortlich:

• Verwaltung von Ressourcen
• Kontrolle der Projektleistung
• Abwägen und Mitigieren von Risiken
• Durchführung von Statusmeetings und Erstellung von Statusberichten
• Aktualisierung des Projektzeitplans
• Anpassung von Projektplänen

Am Ende dieser Phase sollten alle vereinbarten Leistungsgegenstände erbracht und vom Kunden abgenommen worden sein.

Abschluss des Projekts

Auch die Abschlussphase bildet einen wichtigen Schritt im Projektlebenszyklus, denn sie signalisiert das offizielle Projektende. Nun ist die Zeit gekommen zum Reflektieren, zum Nachbearbeiten und Organisieren von Dokumenten.

Für Projektmanager dreht sich hier alles etwa um folgende Aufgaben:

• Bestandsaufnahme der Liefergegenstände
• Klärung offener Fragen
• Übergabe des Projekts an den Kunden bzw. an das Team, das im dauerhaften Geschäftskontext mit den Ergebnissen betraut sein wird
• Durchführung einer Post-mortem-Analyse, um Erkenntnisse aus dem Projekt zu erörtern und zu dokumentieren
• Konsolidierung aller Projektdokumente an einem zentralen Ort
• Kommunikation über die erfolgreiche Durchführung an Stakeholder und Führungskräfte
• Feierlicher Projektabschluss mit honorierender Erwähnung der Teammitglieder für ihre Beiträge

Sie sind nun vertraut mit allen Phasen des Projektlebenszyklus. Für den Erfolg eines Projekts ist zudem aber auch das richtige Projektmanagement-Tool entscheidend. Im weiteren Verlauf unseres Projektmanagement-Guides erfahren Sie mehr zu Best Practices bei der Wahl eines geeigneten Projektmanagement-Tools sowie über die Funktionen, die Sie bei den verschiedenen Software-Angeboten berücksichtigen sollten.