Weshalb die Arbeit mit Tabellen Sie Zeit und Geld kostet

Oh, die gefürchtete Tabelle. Ein Moloch aus Rastern, der alle Details über ihre Projekte enthält. Sie müssen sich auf die Tabelle als primäre Quelle für alle Aktualisierungen, Anmeldungen und Freigaben verlassen. Und je mehr Sie von der Tabelle abhängen, desto mehr Zeit verbringen Sie damit, sie zu pflegen als sie einzusetzen.

Vielleicht denken Sie jetzt: “Klar, es kostet viel Zeit, eine Tabelle zu pflegen, aber es lohnt sich." Tut es das aber wirklich?

Katy Scott, Digital Learning Manager beim Monterey Bay Aquarium, setze Tabellen ein, um die verschiedenen Bildungsprogramme des Aquariums zu organisieren. Diese Tabellen entwickelten sich aber zu Blockaden, die Unmengen an Zeit zur Pflege erforderten - Zeit, die ihr Team nicht hatte.

„Unsere Bildungsprogramme gehören zu den besten im Land und unser Team organisierte alles mit Excel-Tabellen“, sagt Scott. „Aber als das Team größer wurde und wir feststellten, dass immer öfter etwas vergessen wurde oder daneben ging, war es keine Frage der Inkompetenz, sondern der Kommunikation.“

In unserer Arbeitsmanagement-Umfrage sagten 64% der mehr als 1.000 befragten Mitarbeiter, dass sie Information in der Regel in einer Tabelle oder einem cloudbasierten Dokument speichern. Diese 64% der Befragten nannten folgende Top 3 Ursachen für Stress auf der Arbeit:

  1. Probleme bei der Priorisierung von Aufgaben
  2. Fehlende Information
  3. Unrealistische Ziele für Projekte

Die Tatsache sieht so aus: Egal wie viel Zeit Sie in Tabellen investieren, sie sind ineffizient und kostenintensiv. Werfen wir einen Blick auf drei wichtige Dinge, die es Sie kostet, wenn Sie mit einer Tabellenkalkulation arbeiten.

1. Verschwendete Zeit

Zeit ist Geld - und man verschwendet definitiv viel davon mit Tabellen.

Tabellen erzeugen Silos, da jedes Teammitglied mit seinen eigenen Tabellen arbeiten. Das schafft Chaos. Ihre Teams geben oder erhalten widersprüchliches Feedback. Alte Daten werden mit den neuesten verwechselt. Und Prioritäten sind unklar. Keiner weiß, woran er heute arbeiten soll. Noch schlimmer: niemand kann sich daran erinnern, wann es fällig war — heute, gestern oder vor zwei Wochen? Und bevor Sie es wissen, vergeudet Ihr Top-Talent Zeit damit, die Tabelle zu aktualisieren.

Untersuchen wir das mal: Nehmen wir an, Sie führen ein Team von fünf Leuten. Jeder in diesem Team verbringt wöchentlich eine Stunde mit der Aktualisierung von Tabellen. Das sind insgesamt fünf Stunden pro Woche, 20 Stunden pro Monat. Sagen wir, der durchschnittliche Vollzeitmitarbeiter kostet circa €50 pro Stunde. Das heißt, die Pflege Ihrer Tabelle kostet Sie etwa €1.000 pro Monat. Ups.

Lösung: Ein Arbeitsmanagement-Tool kann Ihnen helfen, die Admin-Arbeit für Ihre Tabelle zu automatisieren, sodass Sie sich auf wichtigere Arbeiten konzentrieren können. Tools wie Wrike übernehmen die mühseligen, sich wiederholende Aufgaben, die getan werden müssen, wie z.B. Vorlagen erstellen, und die automatische Zuweisung von Arbeit, sodass Sie und Ihr Team die kreative Arbeit erledigen können, für die Sie vorgesehen sind.

2. Riskante Sicherheit

Was passiert mit einer Excel-Tabelle, die Sie Ihrem Team schicken? Die vertraulichen Informationen der Tabelle befinden sich jetzt in all diesen Posteingängen. Was ist, wenn ein unzufriedener Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Oder wenn jemand von außerhalb des Unternehmens Zugriff auf Ihre E-Mails bekommt?

Wie Tabellen Ihnen Zeit, Geld und Fehler kosten, eingeschränkter Bereich

 

Lokal gespeicherte Tabellen haben einige Schutzmöglichkeiten, wie Zugriffseinschränkungen, aber diese sind in erster Linie auf die Struktur ausgerichtet, nicht auf die eigentlichen Daten. Excel-Tabellen mit vertraulichen Daten können äußerst kostspielig werden, wenn sie kompromittiert werden. Daher ist es wichtig, dass Informationen so weit wie möglich konsolidiert werden, sodass Sie in der Lage sind, den Zugang jederzeit zu steuern.

Es gibt bessere Schutzmaßnahmen für Online-Tabellen, wie beispielsweise die Ansichtsberechtigungen, aber es besteht noch ein großes Risiko.

Lösung: Teilen Sie Ihre Daten in einem Arbeitsmanagement-Tool. Sie können dann vollkommen selbst bestimmen, was Sie teilen wollen und was privat bleiben soll. Mit Wrike können Sie bestimmen, wer Daten sehen und bearbeiten kann, und sie können die Daten jederzeit entfernen und dabei trotzdem sicher an einem einzigen Ort halten.

3. Ungenaue Daten

Sind Sie sicher, dass Sie die neueste Version einer Excel-Tabelle haben? Wie können Sie das wissen, wenn Sie die Tabelle an andere Leute versenden, die sie bearbeiten können? Eventuell vergeuden Sie Ihre Zeit mit der Bearbeitung einer veralteten Version.

Und was noch dazu kommt: Alles manuell aktualisieren zu müssen, öffnet Tür und Tor für mögliche Fehleingaben. Irren ist menschlich.

Tatsächlich haben verschiedene Studien in den letzten Jahren berichtet, dass 88% aller Tabellen mit mehr als 150 Zeilen „massive“ Fehler enthalten. Und damit hört es bei den Problemen nicht auf.

Nach Angaben der European Spreadsheet Risk Interest Group (EuSpRIG), einer globalen Ressource für Tabellenkalkulation-Risikomanagement, können Fehler in Tabellen greifbare Auswirkungen auf die betroffenen Firmen haben, wie Umsatzeinbußen, finanziellen Zusammenbruch und Betrug.

Lösung: Ein Arbeitsmanagement-Tool, mit dem Ihr Team zusammenarbeiten kann, damit alle Arbeiten in Echtzeit ausgeführt werden. Dadurch haben Sie stets die aktuellste Version vor Augen. Alles wird sofort aktualisiert und gespeichert. Wenn Sie eine ältere Version von etwas sehen wollen, können Sie mit dem Revisionsverlauf in Wrike zurückgehen und ältere Versionen des Dokuments anzeigen.

Es ist Zeit, sich von der Arbeit mit Tabellen zu verabschieden

Wenn die Arbeit mit Tabellen Sie so viel Zeit, Geld und Nerven kostet, warum tun Sie sich das noch an? Es ist Zeit, sich eine Lösung anzusehen, die Ihre Prozesse verbessern und Ihrem Team die Gelegenheit geben würde, mit der Admin-Arbeit Schluss zu machen.

Immer noch nicht überzeugt? Schauen Sie sich die Vergleichstabelle unten an, in der die Unterschiede zwischen Tabellen und Wrike hervorgehoben werden.

Vergleich Tabelle Wrike

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