Cómo definir procesos para el equipo (y finalmente sacar el trabajo adelante)
“Si haces lo que siempre has hecho, obtendrás lo que siempre has conseguido”. ~ Anónimo Aunque hay cierto desacuerdo sobre a quién atribuir esta gran cita (hay fuentes que la relacionan con Henry Ford o Tony Robbins), no se puede negar que el mensaje tiene peso. Sin embargo, con demasiada frecuencia, los líderes y los directores enseñan a sus equipos a seguir los mismos procesos desfasados y, además, esperar resultados diferentes. Los procesos de trabajo unen a los elementos y garantizan la compleción de las tareas de forma sistemática y organizada para perder la menor cantidad de balones posible. No obstante, los procesos no deben establecerse y olvidarse. Tienes que evaluarlos consistentemente para identificar lo que no funciona y, a continuación, usar dicha información para crear sistemas más idóneos para tu equipo. El cambio es la única constante en tu equipo y, por eso, tus procesos deben reflejarlo. ¿Cómo haces para identificar los procesos de trabajo de tu equipo y, después, modificarlos en consecuencia? Esto es todo lo que debes saber: ¿Cuáles son tus procesos de trabajo? En el glosario Baldrige se explica que, “el término ‘procesos de trabajo’ hace referencia a los procesos de creación de valor interno más importantes. Son procesos en los que participa la mayor parte de la plantilla de la organización y aportan valor para el cliente, las partes interesadas y los accionistas”. Si quieres reducirlo a una definición más sintética podemos decir que tus procesos de trabajo son formas estándar de realizar las cosas importantes. Ya se trate de producir un informe concreto o lanzar un producto completamente nuevo, suele haber un flujo sistematizado de información y un conjunto estándar de tareas que el equipo tiene que realizar. ¿Por qué son importantes estos procesos? Consiguen que el equipo disponga de la misma información y, además, garantizan que todo el mundo tenga una idea clara de qué hay que hacer y qué lugar ocupa su trabajo en el panorama general. “Para ayudar a los equipos a realizar tareas concretas, estos necesitan cierta orientación operativa. Es decir, necesitan que algo o alguien les indique de forma precisa qué deben hacer y cuándo”, explica Watts S. Humphrey en su artículo para el instituto federal estadounidense de investigación y desarrollo de la universidad Carnegie Mellon, “esa es la función de un proceso operativo. Ofrece una descripción breve y sencilla de los pasos necesarios para realizar este trabajo concreto”. No obstante, los procesos no se han diseñado para ser inamovibles, sino que deben cambiar con el equipo, los objetivos y los recursos. Y, para ajustar los procesos de trabajo, primero es necesario identificar los actuales. Cómo identificar tus procesos de trabajo actuales Hay quien cree que identificar la forma en la que se hacen las cosas es una tarea sencilla. Sin embargo, puede que te sorprendas por lo que no se dice (y no se ha documentado), especialmente cuando cuentas con miembros del equipo durante mucho tiempo que solo saben ocuparse de ciertas cosas, ya se les haya enseñado a hacerlas o no. Por eso, conocer los procesos actuales supone algo de trabajo. Se hace así: 1. Recurre a tu equipo El objetivo principal es obtener una visión exhaustiva de cómo fluyen en el equipo las tareas y la información, no solo una panorámica amplia de alto nivel desde tu puesto de observación. Esto implica que tendrás que colaborar estrechamente con el equipo para comprender realmente cómo funciona. A fin de cuentas, son los que están en las trincheras y metidos en el fango de los procesos un día tras otro. “Empieza por un proceso empresarial conocido como el de recibir dinero de los clientes y pagar las facturas”, dice Will Bachman, cofundador de Umbrex y experto en operaciones formado en McKinsey. “A continuación, debes pedir a la persona que se encarga de recoger el dinero que te guíe por su parte del proceso paso a paso. En cuanto dicha persona mencione información que haya obtenido de otra, pregúntale cómo la obtuvo. ¿De dónde lo sacó?” Entonces, te dirigirás a la persona que ha mencionado y repetirás el mismo cuestionario. “Audita toda la cadena hasta la persona encargada de vender el producto en primer lugar”, aconseja Bachman. Este planteamiento parece exasperantemente fácil, pero te sorprenderá la cantidad de directores que no son capaces de recoger la información de su equipo antes de seguir adelante con un nuevo proceso. Tómate tu tiempo para jugar a este juego del pilla-pilla, ya que con seguridad te ayudará a profundizar en tus procesos actuales. 2. Crea un diagrama de proceso Con la información obtenida en el primer paso, crea una representación visual del proceso que te ayude a orientarte. “Empieza por un sencillo diagrama de proceso”, explicó Ilene Marcus, fundadora y directora general de Aligned Workplace. “Se trata de la forma de organizar y conceptualizar el flujo que te permite ver las desconexiones y establecer el marco para aplicar el cambio”. Crear un diagrama de proceso (también conocido como trazado de procesos empresariales) es cada vez más popular en el mundo de los negocios. “Su propósito es entender a la perfección el proceso, las personas, la información, los controles y los resultados, además de poder simplificarlo todo, hacer que sea más eficaz o mejorar los resultados del proceso”, explica elocuentemente esta publicación para LucidChart . Por lo tanto, no tengas miedo de dar rienda suelta a tu creatividad y literalmente lánzate a dibujar tus procesos. Disponer de esa información visual te ayudará considerablemente con el paso siguiente. ¿No te convence el poder de la visualización? Mira lo que sucede cuando Tom Wujec pide a la gente que dibuje el proceso de preparar una tostada: 3. Detecta los problemas Recuerda que el objetivo de identificar el proceso no solo es detectar cómo fluyen las cosas, sino también cómo se pueden mejorar. Esto significa que, aparte de identificar el proceso, también tienes que saber en qué punto pueden descarrilar las cosas. Si sigues los dos pasos anteriores, será mucho más fácil identificar lo que no funciona o si hay partes que no siguen el plan. Utilizando el ejemplo anterior de la recogida de dinero, pronto te darás cuenta de que la persona responsable de usar los fondos para pagar las facturas lucha mes a mes por recibir el visto bueno de la persona que recibe el dinero de los clientes, un obstáculo al que siempre se enfrenta y que ralentiza su labor. Documenta estas dificultades (y otras que puedan surgir) para estar seguro de abordarlas al crear el nuevo proceso. “Documentar y conocer dónde están los problemas te ayudará a esquivarlos y a abordar las dificultades de los empleados que son fundamentales en la aplicación de los nuevos procesos”, añade Marcus. Cómo crear un proceso mejor Ahora que ya sabes algo de cómo es tu proceso de trabajo actual y las áreas que se pueden mejorar, ha llegado la hora de empezar con el paso siguiente: crear un flujo de trabajo que funcione mejor para tu equipo y abordar los problemas operativos que lo ralentizan todo. 1. Plantea preguntas Tal y como hiciste al identificar los procesos actuales, el primer paso para diseñar un nuevo proceso debe ser hablar con los miembros del equipo. Mantén una conversación sincera con ellos. ¿Por qué surge este obstáculo? ¿Hay algo que necesiten, y que no tengan, para hacer bien su trabajo? ¿Qué podría facilitarles el trabajo? Conocer sus preocupaciones, saber por qué suceden y cómo se pueden abordar, te ayudará a crear y aplicar un nuevo proceso que solucione realmente dichos problemas, en lugar de ponerles parches. 2. Crea un nuevo diagrama de proceso Cuando se trata de diseñar un proceso nuevo, concebir otra representación visual será útil para garantizar que atajas todos los problemas detectados durante el análisis. No obstante, no te engañes pensando que este proceso tiene que ser demasiado complejo o formal. Mientras esboces el nuevo proceso sobre el papel de forma que tanto tú como los miembros de tu equipo lo puedan entender, irás por el buen camino. Al pensar en cómo crear el nuevo flujo de trabajo, “diseña el proceso como si iniciaras una nueva entidad con excelentes recursos”, afirma Daniel Feiman, director general de Build it Backwards. De este modo, acabarás con los pensamientos limitantes que tienes al plasmar tu diagrama de proceso. Crearás un proceso que realmente mejorará el funcionamiento del equipo. 3. Recorre el camino a la inversa Crear un proceso totalmente nuevo puede ser una tarea abrumadora. Por eso, lo más sensato es que te lo plantees de forma retrospectiva. “Empieza por el objetivo o la meta del proceso y pregúntate qué hay que hacer para conseguir el resultado”, afirma Michael Clingan, fundador de The Claymore Group. “Haz lo mismo con cada una de las preguntas siguientes hasta que el proceso quede definido. El equipo designará el proceso desde los resultados hasta el inicio”. Supongamos que quieres saber cuál es el proceso que sigue el equipo de contenidos para crear una publicación del blog. En lugar de empezar por el principio, comienza por el resultado final: la entrada se publica. ¿Qué sucede justo antes de eso? Se programa. ¿Y antes de eso? Se realiza la optimización para motores de búsqueda. ¿Y justo antes? Se añaden las imágenes. Continúa retrocediendo por cada una de las piezas del puzle hasta que llegues al inicio, cuando se selecciona la idea de la entrada del blog. Una vez esbozado el nuevo proceso, Clingan propone revisarlo y mejorarlo analizando las tres situaciones siguientes: Cuando no sucede algo que podría o debería ocurrir. Cuando sucede algo que no debería ocurrir. Cuando no sabes lo que sucede. 4. Reduce el volumen Incluso con los pasos anteriores, puede que termines con un proceso sobredimensionado y demasiado complicado. “La mayoría de los procesos se pueden llevar a cabo en no más de seis pasos, aunque sepamos que hay muchas partes variables y subpasos”, afirma Marcus. Por eso es importante que trates de reducir el volumen del proceso para que sea lo más ágil posible. Bachman pone como ejemplo que “siempre es mejor poner tus horarios de apertura en el sitio web que desarrollar un proceso muy eficaz para proporcionar tus horarios de apertura por teléfono”. Consejo: detecta en qué áreas eres capaz de finalizar las cosas simplemente porque siempre las has hecho, ya que puede que sean precisamente tareas que se pueden eliminar por completo. Consejo: mantén los ojos abiertos en las secciones en las que puedas tener una parte del proceso que pasa por muchas manos. Con frecuencia, cuanta menos gente se implique en finalizar una tarea concreta, mejor. Consejo: pregúntate constantemente si podría haber mejores formas de hacer las cosas. Solo porque las cosas se hagan no significa que se lleven a cabo de la forma más eficaz posible. Revisar y aprender es la única forma de mejorar los procesos para el futuro. Facilitar la transición: cómo aplicar nuevos procesos Aunque este nuevo proceso se ha diseñado para ayudar a tu equipo a funcionar mejor mientras abordas los problemas a los que se enfrentan constantemente, habrá cierta resistencia al cambio. Notarás cierta reticencia o dudas al presentar un proceso nuevo y mejorado. Por este motivo, es importante que te comuniques abiertamente con los miembros del equipo y hagas que participen en el proceso como se ha indicado anteriormente. Antes de aplicar esta nueva forma de hacer las cosas, programa una reunión con los miembros del equipo que se verán afectados por este nuevo proceso. Tómate tu tiempo para explicar por qué era necesario el cambio y asegúrate de hablar de los problemas y las preocupaciones identificados y, a continuación, plantea más preguntas o sugerencias acerca del nuevo proceso. Cuanta más gente sepa por qué se ha realizado el cambio y cómo les va a ayudar, más amables e implicados se mostrarán. Conclusión Tus procesos de trabajo tienen que ver con cómo hace las cosas el equipo. Sin embargo, los procesos no deberían simplemente establecerse y olvidarse porque el cambio es la única constante real de tu equipo. Hay miembros que salen y otros que entran. Hay nuevas herramientas y tecnologías que se presentan mientras que otras se retiran. Los objetivos y las metas cambian constantemente. No modificar y mejorar tus procesos para que se adecuen a los cambios solo provocará frustración, desorganización y discusiones. En lugar de esperar a que los miembros del equipo se adapten y, de algún modo, los procesos se modifiquen cuando se introduzcan los cambios, tienes que actuar de forma proactiva para gestionar el cambio identificando los procesos actuales y, a continuación, creando otros nuevos que harán que las tareas fluyan y sean predecibles. Para resumir, el proceso es el siguiente: Cómo identificar tu proceso de trabajo actual: Prepara la ayuda de tu equipo para obtener un conocimiento completo. Crea un diagrama de proceso para disponer de una representación visual de este. Detecta los problemas y en qué punto del proceso actual fallan las cosas. Cómo crear un proceso mejor: Plantea preguntas no solo para saber qué hay que solucionar de un nuevo proceso, sino por qué sucede en primer lugar. Crea un nuevo diagrama para que puedas ver plasmado el nuevo proceso. Sigue la línea del proceso a la inversa desde el resultado hasta el inicio. Reduce el volumen para no terminar con un proceso sobredimensionado o excesivamente complejo. Utiliza esta información para conocer tus procesos actuales y realiza las modificaciones necesarias; de este modo, tu equipo será eficaz, eficiente y estará organizado, independientemente de lo que se les presente. Biografía de la autora: Kat Boogaard (@kat_boogaard) es una escritora afincada en el medio oeste que trata temas relacionados con la carrera profesional, el desarrollo personal y el mundo del trabajo independiente. Es columnista de Inc., escribe para The Muse, trabaja como editora profesional para The Everygirl y contribuye en medios de toda la web.
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Citrix completa la adquisición de Wrike
El mes pasado, tuve el placer de anunciar una emocionante noticia relacionada con la siguiente fase de la trayectoria de nuestra empresa: la asociación sólida entre Wrike y Citrix, líder del espacio de trabajo digital unificado. Hoy, me complace informar que Citrix ha completado la adquisición de Wrike y ya damos forma juntos al futuro del trabajo. Wrike se une a la familia Citrix con el propósito común de eliminar la complejidad de los entornos de trabajo híbridos y distribuidos actuales para que los empleados y las organizaciones puedan rendir al máximo. Al unir el poder de la infraestructura del espacio de trabajo unificado de Citrix con nuestra plataforma de gestión del trabajo colaborativo, las organizaciones pueden hacer posible que los empleados se centren en el trabajo que importa y aceleren los resultados empresariales. Por una transformación digital organizada y rápida Nuestra asociación con Citrix llega en un momento crítico para las empresas de todo el mundo, ya que los líderes empresariales continúan lidiando con los desafíos que presenta la reciente pandemia. El año pasado se aceleró el ritmo de la transformación digital. Una encuesta mundial de McKinsey concluyó que las empresas avanzaron entre tres y cuatro años la digitalización de sus interacciones con los clientes y la cadena de suministro y de sus operaciones internas, y siete años la proporción de productos digitales o habilitados digitalmente en sus carteras. Además, los ejecutivos dijeron que sus empresas avanzaron 40 veces más rápido de lo que creían posible antes de la pandemia por lo que respecta al teletrabajo. Lo que hubiera tardado más de un año en implementarse tardó una media de 11 días en encontrar soluciones viables. Sin embargo, el rápido ritmo de cambio en 2020 presenta un nuevo desafío en 2021. Ahora, los empleados se enfrentan a entornos de trabajo complejos y distribuidos y a una variedad heterogénea de aplicaciones, canales de comunicación y dispositivos. En lugar de permitir que los equipos trabajen en sintonía, estas tecnologías obstaculizan el trabajo eficiente y útil. Y las organizaciones están lidiando con la próxima gran pregunta: ¿seguir teletrabajando, volver a la oficina o hacer la transición a un entorno híbrido? Según la US Remote Work Survey de PwC, menos de uno de cada cinco ejecutivos dice que quiere volver a la oficina como antes de la pandemia. Eso significa que hay otro cambio en el horizonte y lo estamos anticipando. Junto con Citrix, detectamos que ha llegado el momento de desplegar un lugar de trabajo digital seguro y simplificado que permita a las organizaciones realizar la transición a «trabajar en cualquier lugar» manteniendo a los empleados comprometidos y productivos, sin importar dónde se encuentren. Para lograrlo, las organizaciones tienen que ir más allá de la infraestructura básica que desplegaron el año pasado simplemente para sobrevivir e implementar soluciones más integrales que les den una ventaja competitiva y les ayuden a prosperar. Al unir fuerzas con Citrix, vamos a guiar a las organizaciones a través de esta nueva transición mediante la unión de dos soluciones potentes y complementarias que impulsarán el lugar de trabajo del futuro, donde los empleados son productivos, creativos y colaborativos con independencia de su ubicación. El siguiente paso es trabajar en estrecha colaboración con el departamento del director de tecnologías de la información para garantizar que TI tenga lo que necesita para diseñar su futuro lugar de trabajo. Sobreponerse a la «nueva normalidad» Los eventos del año pasado pusieron en jaque a los directores de tecnologías de la información, ya que las organizaciones dependían de TI para hacer posible la transición a entornos de teletrabajo, y todo ello mientras continuaban las operaciones y se mantenían a flote. Es posible que haya habido obstáculos en el camino, pero muchas organizaciones llevaron a cabo el trabajo de una década en cuestión de meses gracias a TI. Este año, TI vuelve a estar en primera línea de batalla, ya que ahora los líderes empresariales se dirigen al director de tecnologías de la información para continuar desarrollando las estrategias y seleccionar las soluciones necesarias para respaldar una plantilla remota y permitir una experiencia de cliente en línea segura, unificada y de acuerdo con los valores de la marca. A medida que los directores de tecnologías de la información desarrollen su estrategia para 2021 y diseñen las soluciones para adaptarse a la nueva normalidad, Wrike será una parte fundamental de la pila del lugar de trabajo, lo que permitirá un movimiento fluido e ininterrumpido hacia un lugar de trabajo híbrido o distribuido duradero. ¿Y cómo lo hacemos? Somos completamente personalizables: Wrike es la única plataforma de gestión del trabajo inteligente, versátil y colaborativo para la empresa que se puede personalizar completamente para cualquier departamento, equipo o flujo de trabajo. Ofrecemos flujos de trabajo inteligentes y automatizados: con Wrike, puedes estandarizar tus flujos de trabajo para garantizar la colaboración multifuncional al tiempo que se adapta a tus necesidades únicas para maximizar el rendimiento. Somos una plataforma en la que todos pueden trabajar en sintonía: con el cambio a lo digital, la antigua forma de gestionar el trabajo (manualmente a través de decenas de herramientas) impide que tus empleados se centren en el trabajo que realmente importa. Somos escalables: una herramienta permanente de gestión del trabajo ya no es algo simplemente conveniente, sino que se ha convertido en algo fundamental. Wrike registra más de 10 millones de tareas y 1,5 millones de proyectos mensualmente y ofrece la fiabilidad y la potencia necesarias para respaldar una transformación digital en toda la empresa. Para descubrir cómo TI puede aprovechar el espacio de trabajo de Wrike y Citrix para satisfacer las demandas empresariales más rápido, visita: https://www.citrix.com/blogs/2021/03/01/citrix-workspace-and-wrike-empower-it-for-a-better-employee-experience/ Bienvenido a la familia Citrix A medida que nos unimos a la familia Citrix, también lo hacen nuestros clientes. Mencioné en una publicación reciente en el blog que esta asociación presenta muchos beneficios para los clientes de Wrike, y me gustaría dejar claro que todos nuestros clientes continuarán recibiendo el mismo nivel de atención y asistencia que cabe esperar. Esta adquisición significa que podremos escalar rápidamente nuestro producto y acelerar nuestra hoja de ruta para que los clientes saquen más partido de su inversión. Asimismo, la asociación con Citrix nos permite trabajar más estrechamente con los departamentos de TI. Al hacerlo, podemos habilitar flujos de trabajo multifuncionales, conectándonos con los sistemas de toda la organización y convirtiéndonos en el único espacio de trabajo digital para todos los empleados. Te mantendremos al corriente del progreso mientras nosotros, junto con Citrix, continuamos desarrollando el lugar de trabajo del futuro, donde los empleados son productivos, creativos y colaborativos, sin importar su ubicación.
¿Qué tal le va a tu empresa en cuanto a transformación digital?
¿En qué punto del camino hacia la transformación digital está tu organización? ¿Está empezando o ya está inmersa en el proceso? No es un camino sencillo y no hay una única forma “adecuada” que se adapte a todas las organizaciones. Tanto si simplemente estás empezando como si parece que tu organización se ha transformado, el reciente webinar de Wrike puede ofrecerte algo de inspiración.
Las 5 estrategias para que los empleados siempre estén contentos
Haces mucho hincapié en mantener contentos a los empleados; por lo menos te gusta pensar que puedes hacerlo. Ofreces un montón de vacaciones pagadas y pones énfasis en una conciliación adecuada entre la vida profesional y personal. Invitas a los miembros del equipo a manifestar sus opiniones y a compartir sus ideas. Incluso mantienes la cocina siempre repleta de aperitivos. Pero, ¿te falta algo? Si no valoras y recompensas a los miembros del equipo como es debido por el trabajo duro que realizan, entonces la respuesta es que sí, que te falta algo sumamente importante. El reconocimiento es fundamental para asegurarte de que los empleados están contentos y comprometidos con su trabajo. De hecho, según revela una encuesta de OfficeTeam, el 66 % de los trabajadores afirmaron que dejarían sus trabajos si no se sienten valorados. Otro estudio revela que las empresas que cuentan con programas de reconocimiento que son bastante eficaces para impulsar el compromiso de los empleados se exponen a un 31 % menos de rotación voluntaria que las organizaciones con programas de reconocimiento ineficaces. No obstante, a pesar de que los empleados obviamente desean que les den una palmadita en la espalda de vez en cuando, las empresas aún se muestran bastante reacias. Una tasa sorprendente del 63 % de los empleados consideran que no reciben suficientes elogios. La necesidad del reconocimiento "Demostrar la valoración de los esfuerzos de los trabajadores parece no tener importancia, pero es un elemento fundamental de la motivación", explica Brandi Britton, presidente de distrito de OfficeTeam. “Employees desire more than just a paycheck,” adds Todd Horton, Founder and CEO of KangoGift. “A muchos empleados les gusta sentirse parte de algo más grande que ellos mismos y que sus contribuciones marcan la diferencia. De hecho, si se sienten valorados, se esfuerzan más y se comprometen en mayor medida con la organización". Un estudio incluso afirma que el reconocimiento es incluso más importante para los empleados que el dinero o los regalos. Y, con tan solo observar la jerarquía de necesidades de Maslow, se confirma que el reconocimiento va de la mano de los logros, la pericia y el respeto. En otras palabras, el reconocimiento es importante para todos. Después de todo, a nadie le gusta trabajar duro para una empresa sin que nunca valoren sus esfuerzos. Además de contribuir a que los empleados se sientan valorados, la mejora de la retención es otra gran ventaja para un reconocimiento apropiado de los empleados. "A medida que mejora la economía, los trabajadores tienen más opciones profesionales y y pueden abandonar sus empresas en busca de nuevas oportunidades si no se sienten valorados", comenta Britton, que añade también que: "En estos momentos, la retención es una inquietud importante para las empresas". Obstáculos al reconocimiento Ahora bien, a pesar de las innumerables ventajas que supone reconocer y recompensar a los empleados, las empresas aún se quedan cortas. “El 80 % de las personas piensan que son mejores líderes de lo que realmente son", afirma Horton. "Esto significa que, si comparten algunos momentos de comentarios positivos, sienten que están haciendo su trabajo. Sin embargo, los empleados quieren más”. Asimismo, una encuesta de OfficeTeam distinta reveló que el 89 % de los gestores sénior afirman que su organización valora bien a sus trabajadores. Sin embargo, el 30 % de los empleados dan a sus empresas una puntuación baja cuando se trata de demostrarles su valía. Existen aspectos logísticos, como la falta de fondos o de tiempo, que pueden dificultar un reconocimiento regular. "Muchos directivos sencillamente tratan de ahorrarse el tiempo y el esfuerzo que supone mostrar su reconocimiento a los empleados", afirma Nick Sanchez, director de personal en Namely. Además, muchos no tienen en cuenta el valor en la práctica. “El obstáculo más importante es no considerar el reconocimiento como una inversión,” comenta Stephen Friedman, un profesor de estudios empresariales en la Schulich School of Business de York University en Toronto. "Por el contrario, pensamos que genera algún coste. Se necesita tiempo y esfuerzo y, a veces, no logramos ver las ventajas que nos puede ofrecer, por el hecho de que estamos demasiado ocupados o estresados o somos cerrados de mente". Cómo hacer que los miembros de tu equipo se sientan valorados 1. Hazlo con frecuencia Si consideras que mostrar tu reconocimiento a los empleados solo una vez en la revisión anual es suficiente, es necesario que reflexiones. Prepárate para celebrar el día a día con tus empleados, y no solo los logros. Para ello, debes mostrarles tu reconocimiento con frecuencia, incluso en el transcurso de un proyecto, y no solo cuando se termina. ¿Algo más que debas tener en cuenta? Elegir el momento adecuado. "El momento lo es todo", comenta Joshua Klapow, doctor y director de investigación del comportamiento en ChipRewards Inc. “Los elogios realizados de cuatro a seis semanas después de que haya tenido lugar un hecho tienen poca repercusión. Lo ideal es hacerlos lo más pronto posible después de que tenga lugar el hecho deseado”. CONSEJO: convierte el reconocimiento en una parte divertida de la cultura de la empresa. Si quieres animar a los miembros del equipo a que toquen el timbre de la oficina cuando hagan algo importante (una táctica bastante popular para los equipos de ventas) o si quieres instar a todos a que envíen los mejores GIF y los más divertidos cuando hagas elogios en el chat de la empresa, busca formas divertidas para reconocer los logros de los empleados. Este tipo de reconocimiento entre iguales puede ser muy importante (existe un 35,7 % más de probabilidades de que tenga un impacto positivo en los resultados financieros que solo el reconocimiento de los gestores), y a ti no te supondrá una carga. 2. Asocia el reconocimiento con determinados comportamientos Piensa en esto: el reconocimiento es una forma de dar tu opinión, y el mejor tipo de opiniones son las específicas. De hecho, un estudio de seis estudiantes de grado ha confirmado este hecho. Cuando estos estudiantes recibieron opiniones específicas mediante comentarios por escrito, se observó que consiguieron mucho mejores resultados que cuando fueron evaluados con puntuaciones numéricas no específicas. Tus empleados no son estudiantes de grado medio, pero esta cuestión aún hace agua. Un elogio tan general como "¡Estás haciendo un gran trabajo!" como el que transmites a los empleados no resulta tan eficaz ni impactante como puedes llegar a pensar. "Los elogios genéricos por una serie de trabajos bien hechos no vienen nada mal, pero no influirán en el comportamiento", comenta Klapow. “Haz que el reconocimiento sea específico de un comportamiento o un conjunto de comportamientos para que la asociación resulte obvia”. Además, si recuerdas que ofreces tu opinión por acciones y logros concretos, seguro que lo harás con más frecuencia. 3. Entiende a tus empleados Cada uno de tus empleados tiene puntos fuertes, estilos de comunicación, necesidades y preferencias distintos. Por tanto, es necesario tener en cuenta que puede darse el caso de que no todos prefieran el mismo tipo de reconocimiento. "Por ejemplo, no a todos les gusta que los elogien públicamente, por lo que es importante respetar la singularidad", comenta Sanchez. También puedes recurrir a distintos tipos de reconocimientos para varios logros. "Los programas inmediatos ayudan a celebrar los logros menores, mientras que los programas de hito celebran años de servicio", afirma Horton. “Al pensar en distintos tipos de reconocimiento, un gestor se asegura de que un método hará eco en los empleados”. Esto también ayuda a garantizar que la forma de reconocimiento se ajusta al nivel de cumplimiento de los objetivos. "Si ofreces algo poco significativo por un hito importante, puede sentar como una bofetada en la cara", añade Britton. CONSEJO: Sanchez recomienda realizar una encuesta a tus empleados: "Si gestionas tienes muchos subordinados directos, las encuestas pueden ser una herramienta útil para conocer el canal de opiniones que cada uno prefiere". Incluso con tan solo algunas preguntas cortas ya podrás averiguar rápidamente cuál es la mejor forma de elogiar a tus empleados, de forma que no se sientan incómodos ni molestos. 4. Personalízalo "Un estudio de Harvard que abarca un período de 75 años concluye que se puede estudiar en qué consiste la felicidad de cada uno para crear relaciones positivas", comenta Horton. “Los responsables que muestran su reconocimiento establecen lazos con sus compañeros, refuerzan la confianza y convierten el lugar de trabajo en un entorno más agradable para trabajar”. “Las propiedades de refuerzo del reconocimiento proceden de las conexiones sociales”, comparte Klapow, que, además añade: "Una carta tipo genera mucho menos impacto que una carta escrita a mano. Un elogio personal dicho verbalmente tiene mucha más repercusión que un correo electrónico. Lo que más impacta es un elogio personal auténtico”. El reconocimiento personalizado también indica que no quieres caer en la trampa de automatizar las cosas demasiado. "Si este aspecto es demasiado automatizado, como un correo electrónico de reconocimiento que se envía por cualquier comportamiento correcto, entonces el propio reconocimiento perderá sus propiedades de refuerzo", añade Klapow. ¿Crees que no tienes tiempo para esto? Si el director general de Belfor logra enviar tarjetas de cumpleaños personalizadas a cada uno de sus 7000 empleados, posiblemente tú tengas tiempo para reconocer individualmente los logros de los miembros de tu equipo cuando lo merezcan. ¿Quieres saber más sobre la importancia del reconocimiento personal? Accede a la charla de Arnold Blits en TEDx sobre por qué este aspecto es tan importante: 5. Define un plan Aunque el reconocimiento debe ser una de tus prioridades como responsable, no se puede negar que puede ser difícil de escalar. "El reconocimiento personal, individual y social que se produce cara a cara, que puede tener una gran repercusión, no es una solución escalable. Los responsables no pueden dedicar de forma funcional el tiempo suficiente para reforzar todos los buenos comportamientos directamente o, de lo contrario, el trabajo de la empresa nunca saldría adelante", comenta Klapow. Por este motivo, es importante establecer estructuras de reconocimiento. "Hay que admitir que el reconocimiento debe mostrarse en toda la organización, incluido, entre otros, a nivel de los altos cargos. Esto resulta útil en dos sentidos: en primer lugar, permite que el propio reconocimiento tenga mayor escalabilidad. Y, en segundo lugar, demuestra a los empleados que los responsables de todos los niveles se preocupan por el comportamiento", comenta Klapow. Incorporar el reconocimiento como una pieza clave de tu cultura y de tu enfoque de gestión hará más predecible el proceso de reconocimiento de los empleados, asegurándose así de que realmente se lleva a cabo. CONSEJO: ¿quieres conocer una forma sencilla de empezar? Plantéate empezar cada reunión con el equipo dedicando unos cinco minutos al reconocimiento. Como las reuniones se convocan con regularidad, dispondrás de tiempo para elogiar públicamente a los miembros del equipo por su esfuerzo y sus logros. "Si te reúnes una vez a la semana o una vez al día, encárgate de que este aspecto sea lo primero que hagas", explica George Rathman, director general de The Alternative Board Atlanta Central y Rathman Consulting and Coaching Inc. “Resulta asombroso hasta qué punto dos o tres minutos dedicados a mostrar reconocimiento a los empleados en una reunión diaria que dura 10 minutos pueden aumentar el compromiso y la productividad". Conclusión A pesar de que los responsables son conscientes que que sus empleados anhelan el reconocimiento, muchos no valoran como es debido los logros de los miembros de su equipo. Con la agenda llena, puede resultar difícil dedicar el tiempo suficiente a dar a los empleados las palmaditas en la espalda que merecen. No obstante, si quieres que la rotación de personal sea menor y contar con una plantilla de trabajadores más comprometida, no te queda otra alternativa que convertir el reconocimiento en una prioridad. Para resumir, el reconocimiento eficaz de los empleados debe: Ser frecuente Estar asociado a comportamientos específicos Ser muy personalizado Entender a tus empleados y establecer estructuras de reconocimiento predecibles te ayudará a cumplir estos requisitos y ofrecer el reconocimiento necesario para que todo el equipo se sienta valorado y, por tanto, para que estén siempre contentos. Biografía de la autora: Kat Boogaard (@kat_boogaard) es una escritora afincada en el medio oeste que trata temas relacionados con la carrera profesional, el desarrollo personal y el mundo del trabajo independiente. Es columnista de Inc., escribe para The Muse, trabaja como editora profesional para The Everygirl y contribuye en medios de toda la web.
5 lecciones de los superhéroes sobre gestión de proyectos
Con agendas repletas, fechas de entrega justas y muchos otros desafíos del día a día en la gestión de proyectos, ¿alguna vez has deseado tener superpoderes para ayudarte a lidiar con todo como por arte de magia? Inspirados por los interesantes comentarios recibidos a raíz del último post de nuestro director general, titulado "7 lecciones de negocios que un empresario puede aprender de los Superhéroes", hemos pensado en varias lecciones que un gestor de proyectos puede aprender de los protagonistas de los comics. Thor: aprender humildad Este Dios del Trueno del norte fue enviado a la tierra y privado de sus poderes hasta que demostró ser humilde. Jim Collins, autor de los bestsellers sobre liderazgo Good to Great y Built to Last, también sugiere la humildad como factor clave para ser un gran líder de equipos. Como ejemplo escribe sobre Darwin Smith, director general de Kimberly-Clark. Descrito como un tipo «tímido, modesto, incluso torpe», consiguió que Kimberly-Clark llegara a ser la empresa líder de productos de consumo de papel en el mundo durante los 20 años que fue director general. Spiderman: asumir responsabilidades Peter Parker aprendió a la fuerza aquello de «Un gran poder conlleva una gran responsabilidad». Por supuesto que un gestor de proyectos no tendrá que salvar Nueva York de las manos de unos científicos locos, pero el éxito de un proyecto es indudablemente un gran peso que recae sobre sus hombros. No obstante, como menciona Ian McAllister, gestor superior de logística en Amazon, en su respuesta a Nuestra última encuesta mostró que más del 80 % de los gestores considera que el sentido de responsabilidad es su motivador de productividad n.º 1. Linterna verde: ser creativo Un gestor de proyectos puede aprender una o dos cosas de Hal Jordan, quien utilizaba su anillo para materializar cosas que existían en su mente. Cuando la competitividad es alta, tienes que ser extracreativo para poder sacar ventaja de ello. Edward de Bono, autor del término «pensamiento lateral» (que es un sustituto menos usado para la palabra de moda “fuera de la caja”) dijo: «El pensamiento creativo no es un talento; es una habilidad que se puede aprender. Otorga poder a las personas agregando fuerza a sus habilidades naturales, lo que mejora el trabajo en equipo, la productividad y, en su caso, los beneficios». La Cosa: ser empático No dejes que las apariencias te engañen, este tipo de piel gruesa puede parecer duro, pero es el alma de los Cuatro Fantásticos. Posee la cualidad que el Dr. Daniel Goleman, famoso periodista de ciencia y psicología, considera la misión crucial para un líder con éxito: la empatía. «Los líderes con empatía─dice Goleman─hacen algo más que simpatizar con las personas que les rodean: emplean sus conocimientos para mejorar sus empresas de una manera sutil, pero importante». Esto no significa que siempre estén de acuerdo con los puntos de vista de todo el mundo o que intenten agradar a todos. Más bien «tienen en cuenta con gran consideración los sentimientos de los empleados, junto a otros factores, en el proceso de toma de decisiones inteligentes». Profesor X: hacer de ti mismo un superhéroe Probablemente el mejor gestor de equipos del universo Marvel, el profesor Charles Xavier no solo construyó el famoso equipo X, sino que también creó una escuela donde ayudaba a chavales con talento a que desarrollaran sus poderes de manera segura. Como líder de equipo, una de tus prioridades es fomentar y mejorar los talentos de los miembros de tu equipo y sus habilidades. Después de todo, esta es la manera de construir un equipo de superhéroes de ensueño. ¿Y qué hay de ti? ¿Qué superpoder desearías usar en el campo de batalla de la gestión de proyectos?
9 estrategias para que tus reuniones sean muy eficaces (infografía)
Celebrar reuniones eficaces es más fácil de decir que de hacer, pero no es complicado. Sigue estas sencillas estrategias para celebrar reuniones eficaces y útiles que ayuden a tu equipo a realizar un gran trabajo.
