Каждый рабочий день люди посвящают треть (а то и больше) времени делам, которые считают своей работой, хотя это не так. Они никогда не покажут эти дела своему руководителю в качестве результата, не добавят их в портфолио, даже не вспомнят о них через день. Разработчикам не платят за то, что они уточняют ТЗ у заказчика. Отдел продаж не ждет комиссионных за разъяснение заказа инженерам. Менеджеру не ставят KPI "провести 4 email-переписки с 15 сообщениями". Но все это делают. Такие вещи стали привычными и даже не задумываешься, что все может быть иначе.  
 
Мы, правда, об этом думаем постоянно, потому что это и есть наша работа. Wrike специально проводит опросы — изучает, как устроена повседневная работа в тысячах офисов по всему миру. Цель — понять, где можно исправить повседневные процессы, вернуть людям их часы за счет замены привычного хорошим. Из этих исследований мы вынесли, что люди очень плохо ставят задачи друг другу. И это объяснимо. Менеджер может не знать, что нужно сказать дизайнеру, чтобы он сделал хороший баннер, без чего веб-студия не займется созданием сайта, а монтажники не установят стенд. Каждый раз, когда он ставит задачу, то гарантирует себе и исполнителям много часов на выяснение деталей. И мы решили это исправить. 
 

Лаконичность на практике

Так в Wrike появились формы запросов. Зачем они нужны? С их помощью отдел может указать, что должно быть в описании задачи, которую им ставят: размер, цвет, срок, цель и т. д. Типы полей в форме могут быть разными: текст, флажки, даты, списки, числа, вложения файлов и важность. Один раз вы создаете форму, которую нужно заполнять, чтобы поставить задачу, и на этом все. Потом можно заниматься делом, не бегая каждый раз за автором задачи с вопросами. Плюс, вы быстрее входите в курс новой задачи — она сразу попадает в нужную папку, а вся нужная информация уже разложена по полочкам. Это тоже экономит много времени. 
 
После выхода этой функции мы получили потрясающие отзывы от клиентов! Люди кардинально изменили организацию своей работы и свой день. Помимо общей оптимизации ресурсов, многим стало гораздо комфортнее приходить в офис. Но скоро мы поняли, что находимся в самом начале пути. 
 
Задачи друг другу ставят не только сотрудники в самой компании. Есть запросы от клиентов и других внешних пользователей. Поэтому мы пошли дальше и добавили возможность сделать форму доступной извне. Делается эта форма запросов так же, как и обычная, просто нужно поставить галочку в одном поле, чтобы получить готовую ссылку. Ее потом можно отправить заказчику по почте, в мессенджере или добавить на сайт. 
 

Больше, больше автоматизации

 

Затем мы осознали, что одной задачи для многих запросов может быть маловато. «Поставить холодильное оборудование для супермаркета»,  «Разработать корпоративный стиль», «Добавить в программу курсы по C++» — за этими делами стоит множество задач, сроков и исполнителей, и здесь явно кроется спрос на более высокую ступень автоматизации, на которую мы вышли пару месяцев назад. Wrike научился создавать целые проекты по запросу!  
 
Для отделов и компаний с типовыми проектами, это оказалось просто панацеей. Один раз делаем шаблон проекта, прописываем задачи и подзадачи и их исполнителей, указываем порядок выполнения и длительность, добавляем нужные документы во вложения. Затем создаем форму запросов с нужными вводными, привязываем к шаблону — рабочий процесс готов! Каждый раз, после заполнения формы команда будет получать готовую структуру проекта с исчерпывающими инструкциями по его выполнению и назначенными сотрудниками.
 
Казалось бы, куда уж лучше, но, конечно, мы не остановились. Формы запросов хороши, но жизнь состоит из частных случаев — у каждого проекта могут быть свои детали. Конечно, можно оставить в форме поля только для самых важных данных, а для всех остальных пожеланий оставить "Прочее". Однако, велик риск, что из этого поля будет приходить куча текста от заказчика в свободной форме и придется выуживать оттуда нужные данные. А наши пользователи уже привыкли, что они получают задачи, где все четко расписано. Если пойти от обратного и учесть все возможные нюансы запросов — есть риск перегрузить форму. Тогда страдать будет уже заказчик, полчаса заполняя ненужные для его задачи поля и проклиная бюрократов-исполнителей. 
 

Нажмите 1, чтобы открыть счет

Выходом стали динамические формы запросов. С их помощью можно создавать опрос заказчика с "развилками" следующих вопросов в зависимости от ответа на предыдущий. Это похоже на голосовое меню, к которому мы привыкли при звонках в банки или операторам связи. Например, если человек хочет поставить задачу отделу дизайна, сначала его можно спросить, что ему в принципе нужно: макет новой страницы на сайт, брошюры, оформления стенда или что еще. И в зависимости от ответа показать поля для уточнения нужных деталей. Форм нужно меньше, пользоваться удобнее, никаких лишних вопросов, не относящихся к делу, — все счастливы. 
 
Мы пока думаем, как сделать повседневную работу людей еще более комфортной и осмысленной, а вам предлагаем опробовать формы запросов для своей команды в деле уже сегодня.
комментарии 0