Пациент скорее мертв, чем жив: почему дни электронной почты сочтены
Когда вы сотрудничаете с участниками команды и контролируете дюжину одновременных процессов, объемы электронной переписки оказываются слишком громоздкими, и в результате становится все труднее находить нужную информацию или собирать отзывы. Давайте посмотрим, как же так получилось, что электронная почта перестала быть полезным инструментом совместной работы.
Приложения для учета времени: как повысить эффективность командной работы
Если вы хотите улучшить управление проектами, организовав учет рабочего времени, для начала решите, как вы будете использовать соответствующие инструменты, чтобы поднять эффективность командной работы. Читайте дальше.
13 способов быстро снять стресс и повысить производительность на рабочем месте
Даже если вы любите свою работу, наверняка время от времени чувствуете себя выжатым как лимон. В ваш почтовый ящик сыплются новые сообщения, менеджеры и коллеги требуют от вас отчета, вы вынуждены искать нужные сведения в сети, и при этом все время находятся еще более важные и срочные дела. Даже уровень освещенности и температура воздуха в офисе могут стать источниками дополнительного стресса. Все эти факторы накладываются друг на друга, и вот вы уже мучаетесь головной болью, заедаете беспокойство и ворочаетесь с боку на бок по ночам, не в силах заснуть. Но с какой бы легкостью ни накапливался стресс в течение дня, вы можете так же легко ему противостоять, причем не выходя из-за рабочего стола. Попробуйте применить эти 13 способов, помогающих снизить стресс, улучшить настроение и повысить производительность на работе. 1. Записывайте свои проблемы Тревожит ли вас подготовка важной презентации или результаты будущего проекта, простая запись беспокоящих вас вопросов поможет снизить стресс и улучшить производительность. Беспокойство из-за развивающейся ситуации ухудшает кратковременную память, расходуя мощность вашего мозгового «процессора». Записывая проблемы, вы перестанете снова и снова прокручивать их в голове и выявите истинные источники стресса. В результате высвободятся ресурсы вашей кратковременной памяти, и вы сможете действовать эффективнее, когда в этом возникнет необходимость. 2. Смотрите смешные видеоролики Смех не только помогает развеяться и прочищает мозги, но и уменьшает стрессовую реакцию. Он снижает давление и частоту пульса, улучшает циркуляцию крови, расслабляет мышцы и способствует выработке эндорфинов. И он не только помогает бороться со стрессом, но и усиливает творческие способности и продуктивность. 3. Отключите на 10 минут монитор Мониторы компьютеров и смартфонов, экраны телевизоров притягивают наше внимание с момента пробуждения и до отхода ко сну. Возникающий в результате синдром компьютерного зрения приводит к усталости глаз, головной боли и боли в шее, тошноте, а также к усилению тревожности и депрессии. Так что старайтесь как можно чаще отключаться — в буквальном смысле. Вместо того, чтобы зайти в перерыве в социальную сеть или послать другу смс, выключите монитор, закройте ноутбук и дайте глазам отдохнуть. Почитайте книгу или журнал, прогуляйтесь (только не играйте в Pokemon Go!) или приготовьте себе чашечку кофе и поболтайте с коллегой. 4. Попробуйте метод прогрессирующей мышечной релаксации Эта техника релаксации снимает мышечное напряжение, возникающее в результате стресса. Вам нужно напрягать, а затем расслаблять основные группы мышц в течение пяти секунд на каждую. Это поможет замедлить дыхание и сердцебиение, стабилизировать кровяное давление и расслабиться. 5. Погладьте собаку (или прогуляйтесь в парк, где выгуливают собак) Игра с собакой помогает снизить кровяное давление, способствует выбросу в кровь гормонов хорошего настроения, таких как окситоцин, и уменьшению выработки гормона стресса — кортизола. Кстати, собаки — прекрасные слушатели, так что вы можете спокойно поделиться с ними своими тревогами, не боясь, что они вас осудят. 6. Перекусывайте, но не объедайтесь Нам часто советуют не заедать стресс, но иногда можно и побаловать себя лакомством, не нанеся вреда фигуре. На самом деле здоровый перекус способствует небольшому повышению сахара в крови и, как следствие, хорошему настроению. Главное — не тянуться к коробке с пончиками, а выбрать еду, доказавшую свою эффективность в борьбе со стрессом, например ягоды, орехи, темный шоколад и овсяные хлопья. Также не забывайте, что есть надо медленно, наслаждаясь каждым кусочком, а не жевать на бегу. 7. Глубоко дышите Не обязательно идти в студию йоги, чтобы ощутить все преимущества глубокого дыхания, способного понизить кровяное давление, помочь расслабиться и успокоить нервную систему. К тому же это прекрасная возможность снять стресс — быстро, эффективно и незаметно даже в многолюдном офисе. Просто вдохните на четыре счета, а затем так же на четыре счета выдохните. 8. Слушайте музыку Музыка, особенно классическая, — это мощнейший инструмент в борьбе со стрессом, помогающий снизить частоту пульса, кровяное давление и уровень вредных гормонов стресса. А еще она повышает настроение и самооценку. (Предлагаю для примера мой личный плейлист, снимающий уровень стресса. Поделитесь своими плейлистами в комментариях!) 9. Займитесь медитацией Недавние исследования доказали, что несколько минут медитации в день могут оказать значительное воздействие на уровень стресса. Более того, медитация улучшает внимание и умственные способности и даже повышает плотность серого вещества в мозге. Вы можете скачать бесплатное приложение для медитации, например Calm, послушать подкасты для медитации на iTunes или посмотреть видео на канале YouTube, чтобы выкроить для себя несколько мгновений покоя прямо за рабочим столом. 10. Смотрите в окно Найдите несколько минут, чтобы просто посмотреть в окно и помечать. Любование природой (настоящей природой, а не картинкой на мониторе) помогает расслабиться и замедлить сердцебиение, а, мечтая, вы раскрываете свои творческие способности и можете найти неожиданное решение проблемы. 11. Вспоминайте о том, что для вас важно У вас есть журнал благодарностей? Не спешите отбрасывать эту идею — ведение журнала благодарностей на 27% снизило уровень стресса в группе студентов Стэнфордского университета, а недавние исследования, проведенные в Йельском и Колумбийском университетах, показали, что использование журналов благодарностей повышает внимание, восприимчивость и энергичность, а также способствует укреплению иммунной системы и снижению тревожности. 12. Звоните друзьям Когда вы общаетесь с близким другом, в вашем организме снижается выработка гормона стресса — кортизола, а разговор с любимым человеком может запустить так называемый «релаксационный отклик». Так что когда вы в следующий раз будете беспокоиться о заключении договора с новым клиентом, позвоните другу или маме. 13. Займитесь каким-нибудь умиротворяющим хобби Решите судоку, потратьте десять минут на вязание, прочтите главу детективного романа, поухаживайте за растением-бонсай — каким бы ни было ваше увлечение, оно помогает отвлечься от работы и сосредоточиться на любимом занятии, а значит, дает отличную возможность снизить уровень тревожности и стресса. Универсальный способ снизить уровень стресса Вместо того, чтобы бороться со стрессом, снижайте его уровень любыми способами за счет организации рабочего процесса. Попробуйте программу управления проектами Wrike, чтобы повысить производительность на работе и выполнять проекты в срок без стресса.
С Wrike для Windows и Mac браузер становится не нужен
Теперь благодаря нашему популярному десктоп-приложению вам больше не придется путаться в многочисленных открытых вкладках. Wrike для Windows и Mac позволит вам обходиться без браузера, избавиться от лишних отвлекающих факторов и упростить доступ в Wrike.
Как создать вдохновляющую атмосферу в своем домашнем офисе
Тот, кто придумал усаживать сотрудников в офисные ячейки, освещенные флуоресцентными лампами, понятия не имел, от чего на самом деле повышается производительность. Естественное освещение, уединение, физический комфорт и свобода обустраивать рабочее место по своему вкусу повышают мотивацию и эффективность, а ощущение, что вы одновременно заперты в клетке и выставлены напоказ, — нет. С тех пор как развитие технологий сделало возможным удаленную работу, преимущества гибкого рабочего пространства кажутся все более привлекательными. Но свобода настроить рабочее место по своему вкусу может и не принести плодов, если вы не знаете, какие обстоятельства пробуждают в вас творческое начало, а какие, напротив, препятствуют творчеству. Инновационный подход Мало кому хочется тратить силы на организацию системы хранения, но если вы не постараетесь удобно и разумно разместить все рабочие принадлежности, то будете тратить время впустую, теряя блокноты, спотыкаясь о кабели и бегая в магазин, чтобы купить неожиданно закончившуюся бумагу. Размещайте вещи на настенных полках, чтобы они всегда были поблизости и на виду, но не мешали работе. Протяните кабели вдоль стены или проложите их в коробах, чтобы они не путались под ногами. Заведите классную или лекционную доску, чтобы ваши ближайшие цели всегда оставались перед глазами. Близость к природе Проводить время с сотрудниками и клиентами — это суровая необходимость. А как насчет проведения времени рядом с огромным окном? Солнечный свет способствует вдохновению и повышает настроение, а свежий воздух полезен для здоровья. По данным Управления по охране окружающей среды (EPA), воздух в помещении в 2-5 раз более токсичен, чем воздух на улице. Если у вас нет возможности работать рядом с открытым окном, заведите в офисе домашние растения, чтобы они делали воздух более чистым. Выбор вдохновляющих цветов Это правда, что белый цвет визуально расширяет пространство и повышает уровень освещенности. Но правда и то, что глубокие, насыщенные тона оказывают стимулирующее воздействие. Между ними есть великое множество оттенков, многие из которые помогают настроиться на рабочий лад. Если вам нравятся нейтральные цвета, присмотритесь к перламутрово-серому или цвету слоновой кости. Но если вам по душе яркие краски, выбирайте мягкие оттенки для стен и насыщенные для деталей интерьера. Создавая помещение для работы, прислушивайтесь к мнению ученых, а не к своим цветовым предпочтениям. Место для переговоров Даже специалистам, работающим удаленно, время от времени приходится встречаться с клиентами или работать над проектами вместе с коллегами. Убедитесь, что при необходимости ваше рабочее место подойдет и для командной работы. Подготовьте удобные кресла и базовый набор офисных принадлежностей для сослуживцев. Заполните холодильник напитками для угощения клиентов. Подготовьте все необходимое для проведения видеоконференций: купите второй монитор, который позволит вам быстро переключаться между программами. Забота о спине Столы-конторки плохо подходят для маленьких помещений, а эргономичные кресла могут быть дорогими, но проблемы с позвоночником обойдутся вам куда дороже: мало того, что ваша продуктивность снизится, так еще и придется заниматься лечением. Не жалейте денег на то, чтобы сохранить правильную осанку и избежать боли. Я надеюсь, эти советы помогут вам создать прекрасный удаленный офис, где вы сможете работать вдохновенно и продуктивно. Об авторе Брин Хантпалмер (Bryn Huntpalmer) — мать двоих детей из Остина (Техас, США). Она пишет и редактирует статьи для сайта Modernize.com,и дает профессиональные рекомендации владельцам жилья, желающим осуществить крупные проекты в собственном доме. Другие статьи о мотивации и продуктивности Еще больше советов и рекомендаций по повышению продуктивности, сосредоточенности и уровня мотивации можно найти в следующих статьях: Как запись целей помогает увеличить продуктивность и Как создать идеальную среду для удаленной работы (инфографика).
Как руководители маркетинга создают культуру эффективности
Вы можете сформировать среду, где роли и обязанности будут ясны, цели согласованы, сроки будут соблюдаться, и вся команда станет работать с полной отдачей, как хорошо смазанный механизм. Узнайте, как создать культуру эффективности в вашей организации.
Одиннадцать способов настроить Wrike, чтобы повысить продуктивность
Эффективные команды пользуются инструментами, способными подстраиваться под их потребности, а не наоборот. У вас есть одиннадцать способов настроить рабочее пространство в Wrike — начиная от выбора темы и заканчивая созданием настраиваемых форм запросов.
Эксперименты по продуктивности, определившие нашу рабочую жизнь
Когда в конце 18-го и начале 19-го века Америку захлестнула промышленная революция, менеджеры предприятий стали плотнее интересоваться продуктивностью труда. За последующие десятилетия Конгресс США принял нормативы безопасности, предназначенные для улучшения условий работы и ограничения количества рабочих часов в день. В то же время социологи начали исследовать факторы, влияющие на продуктивность, и результаты их экспериментов отражаются и в том, как осуществляется рабочий процесс столетия спустя. Все эти исследования привели к открытию важных фактов о человеческом поведении, мотивации и о том, как эти факторы затрагивают нашу продуктивность. Эффект Хоторна Одно из самых известных исследований продуктивности было призвано с точностью установить факторы, влияющие на результаты индивидуальной работы. Ученые распределили испытуемых по двум группам: контрольной группе и группе, работавшей в условиях, определяемых исследователями. Шаг за шагом экспериментаторы повысили освещение, изменили количество рабочих часов, перенесли время перерывов и изменили ряд других факторов. Эксперимент показал, что, какое бы изменение они ни совершали, продуктивность неизменно росла, тогда как контрольная группа оставалась на прежнем уровне. Что еще интереснее – продуктивность повышалась после любых изменений, как положительных, так и отрицательных. Результат остался прежним и после возврата к исходным условиям. Как выяснилось, сам факт того, что предприятие рассматривало возможность перемен и проявляло заботу о своей рабочей силе, значительно повысил мораль работников. Даже когда изменения приходились им не по душе, рабочие, помня о запланированных руководством улучшениях, прилагали максимум усилий, что напрямую увеличивало их производительность. Иерархия потребностей Маслоу В 1943 году психолог Абрахам Маслоу опубликовал работу, в которой обрисовал 5-уровневую иерархию индивидуальных потребностей. В ее основе лежала простая идея: если человек не может удовлетворить самые базовые, простые нужды, у него не появится стремления достичь чего-то на более высоком уровне. Чтобы повысить продуктивность среди сотрудников, нужно начинать с самого низа и удовлетворять потребности в порядке их появления в иерархии. 5 уровней Физиологический: на работе это главным образом еда, питье и удобство непосредственно рабочего места. Безопасность: речь идет не только о безопасности жизни, но и о финансовой стабильности, здоровье и благополучии в целом. Принадлежность: чувство связи с коллегами по работе, формирование дружеских отношений. Уважение: уверенность в своих силах, уважение со стороны других. Саморазвитие: чувство того, что человек может достичь любой поставленной цели, и мотивация к достижению новых уровней успеха в рамках компании. Удовлетворение потребностей на каждом уровне иерархии позволяет создать благоприятную атмосферу и ведет к росту эффективности работников. Теория ожиданий Теория ожиданий подробно рассматривает мотивацию и стремление рабочих реализовать свой полный потенциал. В 1964 г. ученый Виктор Врум предположил, что люди делают выбор, исходя из своих соображений о том, приведет ли их линия поведения к желаемому результату. По сути все наши выборы сводятся к трем базовым элементам: Ожидания: вера в то, что вложенные усилия дадут желаемый результат. Часто на этот фактор влияет уровень личной уверенности и предполагаемая сложность поставленной задачи. Инструментальность: вера в то, что вы будете вознаграждены за приложенные усилия. Валентность: насколько вы цените предполагаемую награду. Работникам нужна уверенность в том, что их усилия не останутся незамеченными и в случае достижения или превышения поставленных нормативов будут поощрены чем-то ценным. Работодателю требуется определить, какую награду хотят получить его работники, ясно дать понять о наличии такой награды и на постоянной основе выдавать ее за выдающиеся успехи. [staffpicks] Более высокая зарплата не повышает продуктивность Само собой напрашивается предположение, что денежные поощрения ведут к большей производительности и удовлетворенности от работы – и недавние исследования фокусируются на взаимосвязи денег, награды и настроения работников. Удивительно то, что те же самые исследования демонстрируют: хотя связь между удовлетворенностью и эффективностью определенно имеется, деньги не играют здесь особой роли. Вот подборка любопытной статистики: 87% работников не концентрируются на работе Недовольные сотрудники работают на 10% хуже Недовольные и неэффективные сотрудники приводят к общим убыткам в размере 500 млрд долларов в год Удовлетворение работой увеличивает продуктивность на 12% Так как же сделать своих работников счастливыми и тем самым улучшить результаты их труда? Ответ прост: требуется не просто повышать зарплату, а вкладывать деньги в программы поддержки сотрудников. Эта тенденция проявляется повсеместно – все больше работодателей предлагают такие бонусы, как отпуск по уходу за ребенком, неограниченные оплачиваемые отгулы, центры по уходу за здоровьем и возможность работать из дома. По сути это все тот же эффект Хоторна. Чувствуя, что о них заботятся, работники вкладывают в свой труд больше сил. Все эти теории сводятся к простой истине: работникам любой отрасли и поколения хочется осознавать, что их ценят и уважают. Компании, которые не жалеют денег на удовлетворенность своих сотрудников, замечают прирост продуктивности. Инвестирование в бонусы, широкую поддержку работников, улучшение условий труда дает гораздо лучший результат, нежели простое повышение зарплаты, потому что исследования снова и снова подтверждают, что довольные сотрудники – это эффективные сотрудники. Об авторе Майк Хански – писатель для сайта Bid4papers. Секрет его высокой продуктивности прост: занимайся тем, что тебе нравится. И не забудь беруши. Именно в этом порядке. Повысьте мотивацию своей команды, отдав рутинную работу Wrike. Попробуйте бесплатно.
Что такое идентификация рисков в управлении проектами?
Если задать Google строку поиска «почему проваливаются проекты», вы получите несколько страниц статей и ресурсов, включая нашу статью «Пять причин, почему не выполняются проектные планы и как их избежать». Многие причины носят процедурный характер и касаются, например, определения области действия, методологии и коммуникации, но есть и общая тема: отсутствие процесса выявления рисков. Плохое управление рисками — проблема, которая касается не только крупных компаний. Малые предприятия делают такие же ошибки, которые могут быть для них не менее (если не более) катастрофическими. Поэтому идентификацией проектных рисков должны заниматься не только крупные предприятия — она должна лежать в основе любого бизнеса. Что такое управление рисками? Управление рисками — это процесс выявления, отслеживания и обработки потенциальных рисков, которые могут повлиять на общее состояние бизнеса и его репутацию. Британская Ассоциация управления проектами (Association for Project Management, APM) описывает это так: «Анализ рисков и управление ими — это процесс, который позволяет видеть как отдельные рисковые события, так и общий риск, и проактивно ими управлять, достигая успеха путем снижения угроз, реализации возможностей и получения наилучших результатов». Проект, который не поддерживается руководством, в который не вовлечены стейкхолдеры и для которого не практикуется строгий подход к выявлению рисков и управлению, имеет повышенный риск неудачи. Рассматривать риски нужно в самом начале проекта, чтобы на основе сделанных выводов можно было принять решения относительно области воздействия, процессов и ресурсов. Управление рисками — это не просто процесс, это культура. Том Уилсон (Tom Wilson), директор по управлению рисками компании Allianz, напоминает: «Управление рисками — это культура, а не культ. И работает она только тогда, когда ее практикуют все, а не только лишь несколько первопроходцев». С другой стороны, существуют риски, которые могут пойти на пользу проекту. Например, изменение правил организации может устранить бюрократию и сэкономить ваше время. Такие позитивные риски называют «возможностями», в отличие от негативных рисков — «угроз». Подробнее об этом написано в нашем посте «Что такое позитивные риски в управлении проектами?» Что такое жизненный цикл и процесс идентификации риска? Первый шаг процесса управления рисками — идентификация рисков. Вот как этот шаг описан в нашем руководстве «Оценка рисков проекта»: «Составьте список всех возможных рисков и возможностей, которые только могут прийти вам в голову. Если вы будете сосредоточены на одних лишь угрозах, вы можете упустить шанс предложить заказчику неожиданную ценность». Последняя часть определения убедительно доказывает необходимость включения позитивных рисков в планирование — вы должны использовать любую возможность, чтобы удовлетворить стейкхолдеров. Как же выявляют риски? Для этого существуют различные концепции, и вы должны выбрать ту, которая лучше всего соответствует практике работы и ресурсам вашей организации. Институт управления проектами (Project Management Institute, PMI), например, опубликовал исчерпывающее руководство, в котором подробно объясняется его модель выявления рисков. Жизненный цикл идентификации рисков работает, как подпроект, и представляет собой процесс, который обеспечивает ключевые элементы общего плана управления рисками. Процесс идентификации рисков имеет определенную структуру и состоит из шести этапов: Типовая спецификация Базовая идентификация Подробная идентификация Внешняя перекрестная проверка Внутренняя перекрестная проверка Завершение отчета Как определяются риски при управлении проектами Для краткости мы сосредоточимся на первых трех шагах, которые охватывают идентификацию рисков; последующие шаги необходимы для проверки и формализации выводов в отношении общего объема проекта. Типовая спецификацияЭто заявление о наличии риска, основанное на полученной информации о причинах, последствиях, воздействии, областях риска и событиях. Зафиксировать все это в определенной последовательности помогает структурированный шаблон. Базовая идентификацияЭто ответ на два вопроса о потенциальных рисках: почему с данными рисками должны (или не должны) столкнуться именно мы, и сталкивались ли мы с ними ранее. Первое можно получить с помощью SWOT-анализа, а второе обычно берется из отчета по результатам проекта или из базы знаний. Подробная идентификацияЭто более трудоемкий шаг, чем предыдущие, но он обеспечивает детализацию, необходимую для верной оценки риска. PMI называет пять необходимых инструментов: Интервьюирование Анализ предположений Анализ документов Дельфийский метод Мозговой штурм Завершив эти шаги, вы должны классифицировать риск на следующем этапе — в ходе внешней перекрестной проверки. Об этом мы пишем в статье «Структура разбивки рисков». Пятый этап — это внутренняя перекрестная проверка, в ходе которой риски сопоставляются с соответствующими частями работ. На этом этапе у вас начинает формироваться представление о том, какие части проекта более рискованны, чем другие, и какие стратегии снижения риска следует принять. В ходе завершения отчета выводы оформляются в виде серии диаграмм, охватывающих рискованные области, причины рисков и их действие. Совет: ведите по всем вашим проектам реестр рисков, к которому вы можете обращаться, приступая к новому проекту — для этого можно использовать такой инструмент, как Wrike. Примеры идентификации рисков Приведем пару примеров: первый основан на методологии PMI, описанной выше, а второй отражен в онлайн-реестре рисков. Пример идентификации риска 1 Пример идентификации риска 2 Эти два примера не обязательно представляют альтернативные подходы. Скорее, первый является шаблоном идентификации риска, а второй — пример из реестра рисков с той же информацией. При использовании онлайн-инструмента управления проектами становится намного проще управлять обоими процессами, обеспечивая прозрачность для заинтересованных сторон. Как составить план управления рисками Думайте о найденных вами рисках как об основе вашего плана управления рисками, в который обычно входят следующие части: Выявление рисков Оценка рисков Распределение ответственности за те или иные риски между участниками проектной команды Реакция на риски Планирование постоянного мониторинга новых рисков и их устранения К моменту завершения этапа выявления рисков у вас уже будет подробная информации по каждому риску, и вы сможете оценивать их, назначать ответственных и определять меры реагирования. Но на этом работа не прекращается. По мере реализации проекта нужно отслеживать и выявлять новые риски. Важна и ответственность за риски, поэтому должны быть определены процессы коммуникации и эскалации. И это приводит нас к следующему вопросу: кто должен контролировать риски? Кто должен контролировать риски? В крупных организациях риск-менеджеров назначают из числа руководителей высшего звена, часто формируются комитеты по рискам с участием представителей различных департаментов, которые отчитываются перед генеральным директором и советом директоров. В таких компаниях управление рисками также регулярно контролируется извне. Для небольших предприятий используется более легкая модель, но выявление рисков и управление ими всегда должно оставаться приоритетом. Рекомендуется распределять обязанности в самом начале проекта, соотнося при этом организационные роли участников команды и их обязанности. Вот как это может выглядеть для крупных организаций. Спонсор проекта Несет общую ответственность за проект, имеет представление о плане управления рисками и утверждает его. Менеджер проекта Несет общую ответственность за управление рисками, включая коммуникации и эскалации. Ответственный за риск Это может быть член команды проекта или стейкхолдер, который входит в команду и отвечает за тот или иной риск. Комитет по рискам Имеет представление о рисках каждого проекта организации. В небольших организациях владельцы бизнеса часто являются спонсорами проектов, а комитеты по рискам создаются реже. Наиболее добросовестные учредители оптимизируют для себя процессы управления рисками так, чтобы они работали достаточно эффективно. Использование Wrike для управления (и митигации) рисков Управление рисками — критически важная и весьма существенная часть управления проектами. К тому же оно довольно дорого стоит, если учесть, что на него может уходить до 20% всего проектного времени. Тем более странно, что многие крупные организации все еще полагаются на устаревшие инструменты управления рисками, такие как текстовые документы, электронные таблицы и электронная почта. По сути дела это само по себе создает всевозможные риски. Сколько файлов еще должно пропасть, и сколько раз должна всплыть старая версия документа, чтобы об этом задумались? Используя современный, универсальный и мощный инструмент управления проектами, такой как Wrike, вы одновременно повышаете эффективность ведения проекта и снижаете риски. И вот почему: Ваши процессы идентификации рисков и управления ими централизованы и легко доступны Для облегчения выполнения этапов плана управления рисками можно разрабатывать специальные рабочие процессы Чтобы проще было находить одни и те же риски в разных проектах, можно создавать для них дополнительные уровни категоризации и тегов Система предупреждает о наиболее критических и высокоприоритетных рисках Вы всегда в курсе событий и получаете отчеты одним щелчком мыши Коммуникации и совместная работа идут в режиме реального времени Если вам кажется, что это может помочь вам рационализировать ваши процессы управления рисками, вооружитесь Wrike для вашего следующего проекта. Прямо сейчас загрузите бесплатную двухнедельную пробную версию и начните использовать Wrike для управления рисками проектов любого размера.
Ускоренная разработка веб-контента в формате HTML благодаря Wrike Proof
Компании по всему миру сократили объем согласования материалов благодаря Wrike Proof. Они ускорили рабочие процессы и оптимизировали взаимодействие и совместную работу после внедрения Wrike Proof для HTML.
Тайм-менеджмент, или как управлять своей жизнью (часть 1 из 3)
Евгений Салтыков, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME), рассказывает о том, как выявить пожирателей времени, и делится принципами, которые помогут скорректировать процесс планирования. В недавнем прошлом (в середине 2010-х годов) это словосочетание было одним из самых хайповых в сфере личностного развития. Но ажиотаж прошел достаточно быстро (буквально за год-два). Могу предположить, что это связано с непростой схемой установления правил тайм-менеджмента в личной жизни и, конечно же, лени следования этим правилам, ведь так сложно начать себя ограничивать в чем-то привычном. В этой короткой статье (рассчитанной на одну чашку кофе) я расскажу об основных пожирателях вашего времени, на которые следует обратить пристальное внимание и стараться их избегать, а также о некоторых парадоксах планирования, в которые попадает большинство не знающих о них. ПОЖИРАТЕЛИ ВРЕМЕНИ Ниже я перечислю основные пожиратели, известные мне. Попробуйте спроецировать их на ваш рабочий день. Для этого фиксируйте в течение дня то, чем вы занимаетесь, с указанием периода. Предлагаю следующий формат: Время начала | Время окончания | Чем занимался 10:00 10:15 Разговор по телефону с Боссом 10:16 10:28 Сходил покурить, обсудить с коллегами Босса В итоге у вас получится занятный график одного выбранного дня. Делитесь эмоциями, пишите о том, что чувствуете — не нужно канцеляризмов, дайте волю своему подсознанию. Скорее всего, это будет нетиповой день. Но типичные временные ловушки будут выявлены, и они с большей вероятностью будут присутствовать почти во всех ваших днях. У каждой ловушки будет корневая причина, которая может быть найдена достаточно просто. Задайте себе вопрос «Почему я этим занимался?» — этой причиной и будут пожиратели времени. К слову, вы можете начать эту активность не в рамках рабочего, а в рамках светового дня от момента «чистки зубов» до «ухода на сон». Ниже я приведу наиболее встречаемые пожиратели времени. А в комментариях напишите номера, которые оказались и в вашем графике (потом приведем статистику среди наших читателей блога): 1. Активные пожиратели (действия): 1.1. Отвлекающие телефонные звонки/электронные письма во время работы. 1.2. Коллеги, приходящие во время выполнения вами задач, а иногда и приходящие с новыми задачами. 1.3. Внезапные совещания (когда возникают срочно, без возможности нормально к ним подготовиться). 2. Пассивные пожиратели (причины): 2.1. Неясные цели (когда не знаете цели выполняемых работ). 2.2. Нет приоритетов задач (когда теряетесь в задачах). 2.3. Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы производятся не оптимальными способами для задачи). 2.4. Большое количество задач, требующих высокой концентрации (когда не понимаете, на чем стоит концентрироваться). 2.5. Отсутствие мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей). 2.6. Недостаточно организованное хранение информации (когда тратите дополнительное время на поиск и обобщение необходимой информации). 3. Внешние пожиратели (окружающая среда): 3.1. Шум в рабочем помещении (когда на рабочем месте некомфортно). 3.2. Недостаточная координация с другими коллегами (все вокруг пытаются потушить «возникший пожар»). 3.3. Тлеющие конфликты между сотрудниками/подразделениями. 4. Внутренние пожиратели (собственная неорганизованность): 4.1. Неумение говорить обоснованное “Нет” не соответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими). 4.2. Недостаточное делегирование работы подчиненным (когда делаете все сами). 4.3. Недостаточная самодисциплина. 4.4. Перфекционизм (стремление собрать ВСЮ информацию до принятия решения). ПАРАДОКСЫ ПЛАНИРОВАНИЯ Вспомните, как обычно выглядит ваш рабочий процесс: — вы заняты конкретной задачей; — количество вводных растёт, и вы начинаете нервничать; — начинаете терять контроль происходящего; — ускоряетесь в выполнении задач; — снижается концентрация внимания и качество решений; — проблем становиться больше — мы нервничаем еще больше. Круг замкнулся. Ниже я приведу основные принципы, которые помогут скорректировать подход, описанный выше. Если опаздываем, начинаем терять контроль, сразу же необходимо ТОРМОЗИТЬ! Остановитесь, сверьте приоритеты, спланируйте выполнение того, что сейчас критичнее. Поймите, за единицу времени качественно делать можно только одно дело. Как бы вы не старались работать значительно быстрее, чем среднестатистический специалист, не получится. Нужно делать то, что наиболее критично в данный момент. В следующей части обсуждения тайм-менеджмента мы рассмотрим рекомендации к планированию своих активностей. Лайкайте, читайте, делитесь и обсуждайте! _________________________________________________________________ Автор статьи: Салтыков Евгений, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME). Евгений имеет опыт управления проектами и программами в госсекторе в IT/Telecom более 10 лет. Реализовывал такие проекты как «Портал госуслуг Москвы (pgu.mos.ru)», «Единая система в сфере закупок (zakupki.gov.ru)». Активный член PMI и автор статей на habr.com.
Тики-така как образец работы в команде
Вы работаете над созданием электронной книги. Ничего сложного, правда? Но давайте вспомним, сколько участников в команде вовлечены в процесс. Когда авторы из группы разработки контента заканчивают писать текст, они передают его в отдел дизайна. Поколдовав над материалом, дизайнеры возвращают его в группу разработки контента для очередной проверки. Далее в игру вступает команда веб-разработки, чтобы создать целевую страницу, с которой пользователи будут скачивать вашу книгу. Затем подключаются специалисты по поисковой оптимизации, благодаря которым люди смогут эту книгу отыскать. Что же происходит после завершения всех этих действий? Весь материал снова передается в группу разработки контента для окончательной проверки. Вам не кажется, что это очень напоминают игру в пинг-понг, где мячик передается от одного игрока к другому? Да, именно так обычно и выполняются стандартные проекты. Очень сложно скоординировать процесс взаимодействия между участниками команды, а тем более, между сотрудниками всего подразделения. Но все же есть примеры, когда удалось довести искусство передачи до совершенства. Давайте взглянем на некоторые из футбольных команд, принимающие участие в Чемпионате мира. Они понимают, что такое командная работа и надежная футбольная стратегия, которая базируется на игре в мелкий пас и известна как тики-така. Тики-така для чайников: чему стоит поучиться у футбольных команд Вы можете полагать, что единственное, что вас объединяет с футбольными игроками — это стремление обойти соперника. Но попытайтесь представить себе футбольный матч. Сначала мяч оказывается у одного игрока, а затем передается по полю и переходит от одного футболиста к другому, пока не попадет в ворота. Это и есть настоящая командная работа. И именно короткие пасы между игроками одной команды и непрерывные движения с мячом называются тики-такой. Сначала этот стиль игры успешно применялся игроками футбольного клуба «Барселона», а затем его переняли и улучшили спортсмены сборной Испании. Именно благодаря этой технике они выиграли Кубок мира в 2010 году. Хотя некоторые спортивные аналитики считают чрезмерное пристрастие к тики-таке причиной проигрыша испанской сборной в матче с Россией на Чемпионате мира 2018, эта популярная стратегия произвела революцию в футболе и определенно достойна того, чтобы быть изученной. Прежде всего, команда должна быть единым целым. В приведенном ниже видеоролике вы можете увидеть, как выглядит тики-така на поле: Итак, зачем нужны эти короткие пасы? Они позволяют команде перемещать мяч по полю короткими передачами, за счет этого снижается вероятность перехвата и повышается процент владения мячом. Игроки лучше контролируют мяч и при этом продолжают приближаться к воротам. Разве это не напоминает вам работу вашей команды? Даже если вы не играете в футбол, вы должны уметь быстро и эффективно «передавать мяч» от одного игрока к другому (как в тики-таке!) и при этом ничего не упустить. Именно последний момент может представлять сложность. Давайте рассмотрим несколько рекомендаций по улучшению обмена информацией между участниками проекта для того, чтобы повысить эффективность командной работы. Командная работа: пять советов по улучшению обмена информацией 1. Начните с серьезного организационного совещания Одна из основных причин успешности тики-таки заключается в том, что это общая стратегия. Во время игры ее использует каждый участник команды. Это говорит о том, насколько важно правильно проинформировать сотрудников, прежде чем вы, образно говоря, выйдете на поле. Поэтому есть смысл собрать всех на организационное совещание. На встрече нужно обязательно затронуть следующие темы: Общие цели Более мелкие задачи в рамках проекта Кто ответственен за эти задачи Календарный план и отдельные вехи для небольших задач Какие дополнительные сведения и инструменты понадобятся для реализации проекта По данным исследования Института управления проектами (PMI) за 2017 г. «Пульс профессии: управление международными проектами», 37% руководителей считают, что проекты срываются из-за отсутствия четко поставленных целей. С их помощью можно оценивать ход работ, и это — основные факторы, способные привести к провалу. Источник Одним словом, вам нужно провести эффективное организационное совещание, чтобы все участники команды были в курсе целей и сроков проекта. 2. Позаботьтесь, чтобы все участники команды не выпускали мяч из виду Организационное совещание имеет очень большое значение. Пересмотрите видео о тики-таке еще раз. Даже если игроки находятся далеко от мяча, они продолжают внимательно следить за ним и за всем, что происходит на поле. Делать передачи гораздо проще, когда все футболисты видят мяч в любой момент игры. С другой стороны, когда один из участников команды несет полную ответственность за проект в течение длительного времени, ситуация начинает постепенно усложняться. Например, группа разработки контента на протяжении долгого времени занимается решением определенных вопросов, связанных с созданием книги. Она вносит правки, устраняет проблемы, учитывает важные сведения, поступающие от партнеров и других заинтересованных лиц. Но после этого эстафета переходит к дизайнерам. Предполагается, что они продолжат работу над книгой и ничего не упустят, хотя не до конца понимают контекст, который воспринимается специалистами по разработке контента как нечто само собой разумеющееся. Передачи становятся более успешными, когда каждый член команды знает, как происходит выполнение задач, даже если они не входят в сферу его ответственности. Но поддержание такого уровня осведомленности не должно требовать от сотрудников каких-либо чрезмерных усилий. Вполне достаточно ежемесячной встречи для объявлений об изменении статуса и ответов на вопросы. Также можно внедрить политику рассылки регулярных почтовых сообщений, например, по пятницам, для чтобы информировать сотрудников о ходе выполнения работ и улучшить командную работу. Можно задействовать и систему управления проектами (например, сервис Wrike, который используют по всему миру). Панель задач с общим доступом позволит каждому члену команды видеть статус и назначенных исполнителей для каждой задачи, а также наладить работу с документами. Также можно настроить получение уведомлений в режиме реального времени о важных вехах и новостях. Это простой и удобный способ информировать участников, чтобы никому из них не пришлось входить в курс дела за считанные минуты. 3. Централизованно храните весь набор необходимых данных Централизованное хранение информации достойно отдельного упоминания, особенно когда речь идет об успешной передаче материалов. Наладить обмен знаниями — одна из самых крупных задач, которую необходимо решить. При работе над проектом возникает множество обсуждений и сопроводительной документации, и новым членам команды приходится срочно с ними знакомиться. Статус задачи будет доступен для всех участников команды, если вы воспользуетесь решением для совместной работы. Оно позволит сотрудникам в любое время получать полный доступ к обсуждениям и прикрепленным файлам. Более того, с таким решением вам не придется лихорадочно искать важные сведения, разбросанные по чатам, электронным сообщениям и многочисленным документам. Это одно из серьезнейших преимуществ, которое отметили сотрудники компании Unbounce, как только начали работать с решением для совместной работы. «Мне не нужно искать подробную информацию в своих записях, Google Документах, таблицах, потому что все хранится в Wrike», — говорит Челси Шольц, менеджер по маркетингу и продвижению брендов. Благодаря централизованному и организованному хранению информации участники команды могут с большей легкостью отслеживать ход работ (даже если в это время мяч не у них!), а когда придет их очередь вступать в игру, у них уже будет доступ ко всем данным. СОВЕТ. Когда вы начнете пользоваться решением для совместной работы, разработайте для участников команды простые правила взаимодействия. Таким образом, сотрудники станут хранить всю нужную информацию в программном приложении. 4. Стандартизируйте планы игры Подготовка — это важно, но давайте поговорим о моменте, когда вам нужно будет передать материалы по проекту другой команде. Нужно сделать эту процедуру как можно более стандартизованной, чтобы предотвратить возможные недоразумения. Вернемся к нашему примеру с электронной книгой. Допустим, группа разработки контента готова передать дизайнерам черновой текст. Создайте стандартную форму запроса или бриф, который участники группы должны заполнить, чтобы внести в него все необходимые сведения, контекст и прочую информацию, которая может понадобиться дизайнерам. Заполнение такого брифа можно считать «официальной» точкой передачи данных, после которой получатель будет знать, что вся нужная информация уже у него и можно сразу приступать к новым задачам без лишних вопросов. А если у вас есть проекты, выполняемые регулярно, теперь можно создать для них шаблоны, чтобы было гораздо проще добиваться стабильных успехов. Например, если вы занимаетесь подготовкой вебинаров, создайте шаблоны не только для слайдов, примечаний и прочего контента, но и для рабочего процесса. Можно указать, в какой момент должна осуществляться передача материалов, кому именно назначены соответствующие задачи, сколько времени должно уйти на их выполнение и остальные необходимые данные. 5. Продолжайте проводить регулярные встречи Вспомните, как в последний раз вы передавали коллегам материалы по проекту. Что вы при этом чувствовали? Испытывали ли вы облегчение от того, что теперь этой работой будете заниматься не вы, а кто-то другой? Для того, чтобы процесс передачи данных был успешным, вся команда должна быть заинтересована в его выполнении. Она не должна думать только о том, как избавиться от своей части работы. Давайте снова посмотрим на тики-таку. Когда футболист передает мяч другому участнику команды, он же не выходит из игры! Все игроки остаются внимательными и собранными, и во многих случаях мяч возвращается к ним. Точно так же должна работать и ваша команда. А это значит, что регулярные обновления статуса или контрольные совещания, о которых мы упоминали раньше, не должны прекращаться после передачи материалов. Их нужно проводить до завершения всего проекта. Нужно стараться, чтобы подобные совещания не превратились в бессмысленные мероприятия, где ничего существенного не обсуждают. Кроме того, не забывайте, что сотрудники не должны чувствовать себя так, словно каждый их шаг изучается под микроскопом. Чтобы такие регулярные совещания продолжали приносить максимальную пользу, профессор бизнес-администрирования Гарвардской школы бизнеса Тереза Эмабайл и Стивен Крамен, психолог и независимый исследователь, подчеркивают, что вы должны понимать ощутимую разницу между попыткой выяснить, все ли хорошо, и жестким контролем. «Проверяя, все ли в порядке, вы укрепляете сотрудничество; контролируя, вы душите инициативу своих подчиненных», — пишут они в статье для Harvard Business Review. Они рекомендуют на подобных совещаниях задавать следующие вопросы: Нужно ли вам что-то для завершения работы по проекту? Вам ничего не мешает? Что лично могу сделать я или наша команда, чтобы вам помочь? «Так вы сможете выяснить у сотрудников, как продвигается их работа, и у них не возникнет ощущение, будто они находятся под постоянным наблюдением», — комментируют авторы статьи. Относитесь к таким совещаниям как к возможности совместно обдумать какой-то вопрос, уладить недоразумение или решить проблему. Так ваши сотрудники сохранят высокий уровень мотивации и будут чувствовать ответственность за конечный результат, а не только за свой личный вклад. Это и есть настоящая командная работа. Воспользуйтесь этими рекомендациями и добивайтесь поставленных целей Передача материалов по проекту может быть сложным и утомительным процессом. Но будьте уверены — всегда возможно наладить успешную передачу, особенно если брать пример с футбольных команд и поучиться у них эффективной стратегии тики-така. Вы все еще уверены, что обойдетесь без системы управления проектами, несмотря на все преимущества, которые мы описали? Если вы выполняете большую часть работы в электронных таблицах, получите нашу бесплатную электронную книгу с пошаговой методикой, которая поможет вашей компании выстроить надежную культуру эффективности и сэкономить время на решение задач.
Как маркетологам удается возглавить процесс трансформации бизнеса (инфографика)
Когда уровень конкуренции растет, число каналов увеличивается, а ожидания потребителей взлетают до небес, без последовательной трансформации бизнеса просто не обойтись. Узнайте, как маркетологам удается возглавить этот процесс.
Табель рабочего времени в Wrike — как отслеживать затраты времени на выполнение задач
Сегодня мы представляем табель рабочего времени, новую функцию Wrike Resource, которая способствует увеличению гибкости, прозрачности и удобства. Табель позволяет легко вести учет времени, затраченного на выполнение рабочих задач.
Ребрендинг Wrike
Сейчас перед многими компаниями стоят новые вызовы: прозрачность данных, безопасность, удобство пользования, автоматизация. Мы постоянно внедряем инновации в этих областях и сегодня на этом пути достигли новой вехи. Ознакомьтесь с нашей статьей, чтобы узнать о преобразовании Wrike.
Как интеграция рабочих процессов влияет на уровень обслуживания клиентов
За каждым успешным взаимодействием различных команд стоит набор инструментов, улучшающий продуктивность и обмен информацией. Вот три пары рабочих процессов, которые следует объединить для повышения уровня обслуживания клиентов.
Способы решения сложных проблем на работе (и не только)
Когда перед вами встает сложная задача, с чего вам начать? И какие методики решения проблем помогут вам принять верное решение ПРЯМО СЕЙЧАС? В сегодняшнем посте вы найдете несколько советов и техник решения серьезных проблем, которые позволят вам решить любую проблему с уверенностью профессионала.
Секреты создания календаря для интегрированной маркетинговой кампании
Нет смысла отрицать, что при подготовке интегрированной кампании приходится учитывать множество факторов. Но есть и хорошая новость: календарь интегрированной маркетинговой кампании может здорово облегчить вам работу. Давайте выясним, каким образом.
Как запись целей помогает увеличить продуктивность
Мой друг Роберт, добившийся в своей жизни значительных успехов, часто упоминает о результатах исследования, которое проводит параллели между уровнем удовлетворенности работника и поставленными целями. Главная идея, которую он почерпнул, – люди чувствуют себя лучше, когда работают над четко определенными задачами. Наибольшее же удовлетворение приносит сам факт их достижения. Звучит правдоподобно, однако эта стратегия мотивации упускает одну важную деталь: положительный эффект достигает своего пика лишь в том случае, когда вы уделили время записи ваших целей. Вот как записи помогают увеличить продуктивность в работе и личной жизни. Что нужно знать о поставленных целях В рамках программы Гарварда по обучению и преподаванию была опубликована статья о постановке задач, в которой этот процесс описывается как «определение результата (задачи), являющегося конечной целью ваших действий». К преимуществам постановки целей относятся более значимые достижения и рост мотивации. Люди с четко поставленными и записанными целями имеют больший шанс преуспеть. Также в гарвардской статье говорится, что полезно записывать и способы достижения ваших целей. Те, кто пишет не только «зачем», но и «как» добиться задуманного, лучше вбирают в себя информацию и постепенно развивают необходимые для этого навыки. Чтобы получить видимый прирост эффективности, обязательно распишите, чего вы хотите достичь, а также обрисуйте шаги, которые для этого нужно предпринять. Категоризация целей для оптимальной продуктивности Следующий шаг – разбить цели на две категории: Методические цели: общие стратегии, которые помогут вам в разных ситуациях, например навык решения проблем. Конкретные цели: цели, ориентированные на специфичные задачи, например придумать 7 рекламных объявлений или написать письмо коллеге. Лучший способ добиться результата и повысить свою эффективность – это сочетать оба подхода. Начните с методических целей, затем переключитесь на конкретные – это даст наилучший прирост продуктивности. Не останавливайтесь только на одном направлении написания. Совместите их так, чтобы помочь вашему росту и развитию. Рассмотрим пример: Изучить доступные средства предоставления общего доступа к нескольким файлам одновременно и взвесить плюсы и минусы. Выбрать средство загрузки файлов для проекта. Или... Найти учебный курс, охватывающий основы маркетинга с использованием социальных сетей Записаться на курс маркетинга с использованием социальных сетей Делая записи, используйте как можно более конкретные формулировки. Переходите от процедуры к результату. Не записывайте слишком легкие цели Как показывают исследования, личному росту способствуют только сложные задачи. Следя за продвижением задач, важно видеть прогресс. Если вы рутинно записываете ежедневные дела, о мотивации и продуктивности не может быть и речи. Постановка задач должна отражать ваши эмоции, поэтому ставьте цели, которые потребуют от вас усилий. Они должны быть реально достижимыми, но в то же время воодушевляющими. Посмотрите на труды тех людей, которые вас вдохновляют, и выберите такие цели, которые дадут вам заряд энергии. Поставленная цель – это отражение того человека, которым вы хотите стать. Если цель обыденная, то и ваша жизнь быстро станет такой же. Вы уже записываете свои цели? Записав цели ясным и кратким языком, вы сразу почувствуете прилив продуктивности. Опишите шаги, которые приведут вас к финишной черте, не забудьте совместить методические и конкретные цели и ставьте планку как можно выше. Приступайте к выполнению ближайших и долгосрочных задач прямо сегодня. Если вы уже начали записывать цели, поделитесь опытом и советами в комментариях ниже. Как вы превратили записи в привычку? Ева Крирсон – младший консультант по карьере и продуктивности в писательской компании Master Papers. Она всегда находится в поиске новых путей оптимизации работы.