Контраст характеров: как найти подход к коллегам с разными типами личностей
Как успешно справляться с различиями между членами вашей команды, избежав при этом жалоб, недовольства и обид? Прочитайте о шести стратегиях, которые научат вас главным принципам продуктивной совместной работы.
40 лучших инструментов для отдела маркетинга
Труднее всего должно быть собрать команду людей с нужными навыками, а вовсе не думать, как наладить их работу. Плохая новость в том, что с этой проблемой сталкиваются куда чаще, чем можно предположить. А вот и хорошая новость: с правильными инструментами вы сможете решить проблему низкой эффективности и добиться хороших результатов. Для каждого аспекта работы отдела маркетинга созданы десятки инструментов. В этой статье мы расскажем о лучших инструментах, с помощью который любой член вашей команды маркетологов сможет повысить эффективность своей работы. Перед вами список 40 лучших инструментов для повышения эффективности работы команды маркетинга - от специалиста по контент-стратегии до сммщика. Инструменты для менеджера проектов Инструменты для специалиста по контент-стратегии Инструменты для SMM-менеджера Инструменты для аналитика данных Инструменты для специалиста по поисковой оптимизации Инструменты для технического специалиста Менеджер маркетинговых проектов Его задача - контролировать работу остальных членов команды. Поэтому ему необходимо отслеживать промежуточные результаты, обеспечивать бесперебойную работу, укреплять подотчетность и руководить взаимодействием членов команды внутри нее и за ее пределами. Вот инструменты, которые помогут ему в работе: 1. Wrike. Позволяет планировать и проводить маркетинговые интернет-кампании в рабочем пространстве в реальном времени. Обработка входящих запросов, распределение задач и отслеживание хода работы. С Wrike все это можно сделать в рабочем пространстве в реальном времени. 2. CoSchedule. Тематический план существенно упрощает жизнь менеджеру маркетинговых проектов, и CoSchedule - один из лучших инструментов для этого. Вы сможете планировать посты в блоге, присутствие в соцсетях и многое другое в одном месте. 3. IBM Watson Marketing. Этот инструмент, ранее называвшийся Silverpop, - это цифровая платформа маркетинга, которая объединяет автоматизацию маркетинговых процессов, соцсети, электронную почту и многое другое. Позволяет общаться с потенциальными клиентами на множестве платформ, параллельно измеряя относительные результаты. 4. Evernote. Evernote - это отличная (и бесплатная!) система управления заметками, исходными документами, ценной информацией и даже дорожными чеками. Благодаря системе проставления тегов и многочисленным вариантам ввода информации ничто не пропадет. Evernote - любимый инструмент команды маркетинга и развития в When I Work. 5. Widen. Widen позволяет легко создавать, редактировать и распределять контент. Эта программа цифрового управления активами может стать центром для хранения маркетинговых материалов. 6. Google Trends. Какие ключевые слова актуальны в вашем регионе в данную минуту? Google Trends показывает данные и сопутствующие визуальные образы, чтобы вы смогли определить, подойдет ли какая-либо задумка или ключевое слово для вашей кампании. 7. Prezly. А как же заинтересованные стороны? Prezly поможет поддерживать с ними связь, чтобы они были в курсе последних обновлений проектов. Этот инструмент - это и отдел новостей, и управление контактами, и даже расширение аудитории. 8. Zoom. Вам нужно провести собрание всей команды? Zoom - это видеоконференции в высоком качестве, доступ к экрану с компьютера или мобильного телефона, функции записи и возможность переключаться с полноэкранного режима на режим галереи для видеотрансляций. Специалист по контент-стратегии Специалист по контент-стратегии контролирует существующий контент и создает новый, публикуя его согласно плану контент-маркетинга. Этот контент помогает привлекать новых и старых клиентов, которые уже симпатизируют вашему продукту. В работе над контентом пригодятся следующие инструменты: 9. Content Insight. ContentWRX Audit в Content Insight поможет создать полноценную подборку существующего контента вместе с данными аналитики. Благодаря ей вам будет проще организовывать и перепрофилировать контент. 10. Curata. Возможность найти и опубликовать актуальный контент с минимальными временными затратами крайне важна, и Curata - лучший инструмент для позиционирования своего бренда как идейного вдохновителя. 11. Ahrefs. Этот инструмент используется для проверки обратных каналов SEO, а также для исследования ключевых слов конкурентов. Какие элементы контента используют для SEO-оптимизации ваши конкуренты? Какие сайты ссылаются на ваши посты? На все эти вопросы ответит Ahrefs. 12. Snappa. Современным специалистам по контенту не обойтись без возможности редактировать формат изображений и сразу же использовать их в конкретной соцсети, такой как Facebook или Twitter. Не говоря уже о том, чтобы добавлять текст, различные эффекты или графику. Snappa поможет справиться со всеми этими задачами. 13. Office 365. Будем честны: без этого набора инструментов не может обойтись ни один специалист по контенту. Office 365 - это полный пакет приложений Office в интернете, включая Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive и OneNote. 14. Grammarly. Текст с кучей ошибок - признак вопиющего непрофессионализма. Grammarly отлавливает в 10 раз больше ошибок, чем обычный текстовый процессор. 15. Canva. Сегодня контент - это не только текст, но и изображения, и Canva - лучший инструмент создания графики для любого канала распространения. 16. Piktochart. Инфографика - удобный для понимания способ представления информации, и шаблоны для создания собственной инфографики вы найдете на Piktochart. SMM-менеджер SMM-менеджер - важнейший член команды в условиях современного цифрового маркетинга. Он занимается публикацией контента, привлекает подписчиков и измеряет успешность кампаний в соцсетях, так что снабдите его нужным инструментарием: 17. Storify. Сбор упоминаний в соцсетях определенной темы или тренда - отличный способ включиться в обсуждение, и сделать это поможет Storify. Можно собирать весь лучший контент из соцсетей в одном месте. 18. Buffer. Возможность составить график публикации контента для различных медиа-платформ в одной простой системе - основа успеха в соцсетях, и Buffer создан как раз для этого. Подключите все свои аккаунты и публикуйте контент сразу или согласно графику. 19. Mailshake Mailshake позволит построить отношения с влиятельными блогерами, которые потом могут опубликовать ваше сообщение для своих подписчиков. Авторитетный блогер или знаменитость - важная составляющая хорошей кампании в соцсетях. 20. BuzzSumo. С BuzzSumo вы сможете определить, какой контент лучше всего работает в ваших аккаунтах и в аккаунтах конкурентов. Новые формы публикаций, исследование соцсетей конкурентов - и не только. 21. Sprout Social. Ваш SMM-менеджер не всегда работает один, и Sprout Social поможет многочисленным пользователям планировать, анализировать и продвигать контент на различных платформах. 22. Crowdfire. Как насчет бесплатного приложения на мобильном телефоне или компьютере, которое поможет вам собирать подписчиков в Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest и прочих соцсетях? Crowdfire предлагает инструменты, которые помогут вам нарастить аудиторию совершенно легальным способом. 23. Pixlr. Любому SMM-менеджеру нужны инструменты для редактирования графики на мобильном устройстве. И Pixlr - одно из самых мощных приложений (и при том бесплатных), которое даст вам возможность составлять коллажи, добавлять в изображения слои, эффекты, фильтры и текст. 24. Hootsuite. Hootsuite поддерживает совместную работу со своими аккаунтами в соцсетях. Вы можете создать несколько пользователей и несколько профилей для всех брендов или продуктов компании. Hootsuite даже присылает аналитические отчеты, чтобы отслеживать успех в соцсетях. Незаменимая вещь для управления всеми каналами. Аналитик данных Весь маркетинг этого мира ничего не стоит, если вы не знаете, насколько он успешен. Эту важную информацию собирает аналитик данных: он отслеживает усилия вашей команды и их экономический эффект. Вот пять лучших инструментов, которые ему пригодятся: 25. Landing Page Grader. Бесплатный инструмент, созданный LeadPages. Landing Page Grader позволяет ввести название любого сайта и определить, хорошо ли он выполняет свою задачу. 26. Optimizely. С помощью Optimizely вы можете провести A/B тестирование, отследить возможности конверсии и проанализировать результаты на всем сайте. 27. Kissmetrics. Если онлайн-коммерция является частью вашего бизнеса, вам нужно знать, как ваши клиенты ведут себя на сайте и на странице оформления заказа. Как только посетитель сайта становится клиентом, Kissmetrics привязывает его действия на сайте к клиентскому профилю. 28. Simply Measured. Simply Measured позволяет анализировать результаты действий в соцсетях на девяти различных платформах и составляет исчерпывающие отчеты. 29. SEMrush. Вы, вероятно, проводите кампании органического и платного поиска, но знаете ли вы, насколько эффективно работают ваши ключевые слова? SEMrush поможет вам оценить их результаты. 30. Outreach. Как узнать, что читают или скачивают ваши потенциальные клиенты? Какие сообщения найдут у них отклик? Outreach, в основном служащий для определения вовлеченности в продажи, оснащен мощной аналитикой, которая поможет маркетологам определить заинтересованность аудитории в контенте. Специалист по поисковой оптимизации Кто отвечает за бэклинки, ключевые слова, за проверку здоровья сайта в смысле индексирования поисковиками и видимости для потенциальных клиентов? Не кто иной как специалист по поисковой оптимизации, который должен добиться смысла от подчас случайных поисковых запросов. Помочь вашему SEO-эксперту могут следующие инструменты. 31. Google Search Console. Бесплатный и очень мощный инструмент для контроля здоровья вашего сайта. Google Search Console - это SEO-инструмент, с которым вы сможете определить индексацию вашего сайта в поиске Google, количество ваших индексируемых URL-адресов и показатели кликабельности. Все это ценная информация. 32. SEOquake. Это бесплатное расширение для Chrome и Firefox позволит проводить постраничную SEO-проверку, исследовать внутренние ссылки и сравнивать домены и URL-адреса в режиме реального времени. SEOquake - это коротенький код с огромными возможностями. 33. Google Keyword Planner. И, конечно же, незаменимый SEO-инструмент: он предоставит вам результаты поиска, которые можно сразу же применять в деле. Он поможет вам подобрать longtail-запросы с минимальным количеством конкуренции и высоким объемом поиска. А самое лучшее в Google Keyword Planner то, что он бесплатный. 34. MozBar. Это расширение для Chrome добавляет в окно браузера панель инструментов с сайта Moz.com, которая упростит SEO-исследования. MozBar показывает авторитетность страницы и домена, помогает найти и выделить ключевые слова на странице и не только. 35. Яндекс.Метрика. Яндекс - это российский Google, и Яндекс.Метрика - их инструмент аналитики. Этот бесплатный сервис включает тепловые карты, а также функцию воспроизведения пользовательской сессии - вы сможете понаблюдать, как пользователи взаимодействуют с вашим сайтом. (Только не забудьте предупредить об этом самих пользователей, ладно?) Технический специалист Техническим специалистам часто приходится помогать другим членам команды устранять неисправности, но и у них есть собственные задачи и потребности. Человек, умеющий писать код, создавать приложения, работать с API и строить последовательности ретаргетинга, - незаменимый член команды. И помочь ему делать свою работу могут следующие инструменты: 36. AdRoll. С помощью ретаргетинга мы можем продолжать держать свое сообщение перед глазами потенциального клиента, если он поначалу не совершает покупку. Чтобы волшебство сработало, AdRoll поможет охватить 98% интернета. 37. AppMachine. Разработка мобильных приложений - отличный способ расширить охват маркетинга, и AppMachine поможет вашему техническому специалисту с этим справиться. Можно будет разрабатывать приложения для мероприятий, праздников или специальных предложений. 38. CA API Management. Управление API придаст гибкость, глубину и силу цифровому маркетингу. CA API Management поможет вам разрабатывать проекты, при этом не нарушая безопасности данных. 39. Zapier. Иногда приходится пользоваться несколькими инструментами, которые плохо работают друг с другом. К счастью, Zapier поможет вам провести интеграцию. Настройте столько единиц Zap, сколько позволяет ваш аккаунт, и вы увидите, что ваши инструменты начнут взаимодействовать намного легче. 40. Stack Overflow. Даже у лучшего технического специалиста могут возникнуть вопросы, и Stack Overflow - это бесплатная платформа взаимопомощи для программистов любого профиля. Конечно, перечисленные выше 40 инструментов - это лишь капля в море инструментов, которые могут помочь повысить эффективность работы отдельных команд и всей компании. Есть ли другие инструменты, которые, по-вашему, заслуживают места в этом списке? Напишите в комментарии, без каких маркетинговых инструментов вы не можете обойтись. Об авторе:Роб Уормли - специалист по контент-маркетингу и автор статей. За последние семь лет он занимался цифровым маркетингом, контент-маркетингом и стратегиями роста для авторов бестселлеров, лекторов Зала славы и компаний по всей стране. В настоящее время он является главой отдела контент-маркетинга в When I Work.
Как улучшить продуктивность и сократить потери прибыли во время пандемии
Необходимость адаптироваться к переменам в бизнес-среде, связанным с эпидемией коронавируса, — это лишь одна из проблем, вставших перед сотрудниками. Мы готовы дать вам несколько советов по сохранению продуктивности.
Эффективная работа с Wrike: подсказки и хитрости
Если вы недавно начали пользоваться Wrike и хотите разобраться, какие в нем есть хитрости и как они помогают повышать эффективность работы, тогда этот пост — для вас. Мы собрали восемь лучших подсказок и уловок, о которых вы, возможно, не знаете и которые увеличат темпы вашей работы в Wrike. Читайте дальше!
Как ведение дневника улучшает персональную продуктивность
Те, кто ведет дневник, отмечают его огромную пользу и редко расстаются с этой полезной привычкой. Дневник — ценнейший инструмент, помогающий наметить цели, выразить как положительные, так и отрицательные эмоции и напомнить себе о вещах, которые вас вдохновляют. Еще это хороший способ следить за своим развитием: отмечать успехи и держать в поле зрения еще не выполненные задачи. В дневнике можно записывать наблюдения, выражать устремления, отмечать свою реакцию на события и, в конечном счете, вести хронику личностного роста. Польза ведения дневника для персональной продуктивности неоспорима. По сути, это постоянная тренировка способностей планировать и стратегически мыслить, выражать свои мысли и проводить самоанализ. Вот несколько способов улучшить свою эффективность с помощью дневника: Отслеживание целей Достичь целей будет гораздо легче, если вы их запишете. Исследование, проведенное в Доминиканском университете, показало, что студенты, документирующие свои цели, достигают их гораздо чаще, нежели те, кто не обладает такой привычкой. Сам процесс записи заставляет вас задуматься о том, какие цели стоит преследовать. Кроме того, список дел, записанный на бумаге, можно воспринимать как ваше официальное обязательство перед самим собой. Недаром говорят: «Что написано пером, того не вырубишь топором». И наконец, записи в дневнике будут напоминать вам о себе каждый раз, когда вы собираетесь написать что-то новое. Ведение списков дел В дневник также удобно записывать срочные задачи. Допустим, вы собираетесь поступить в колледж или вуз и должны написать ряд вступительных работ и собрать рекомендации, или ищете новую работу и составляете резюме. Может быть, вы хотите начать вести блог и думаете о том, что вам для этого понадобится. Что бы ни было у вас на уме, запись в дневнике поможет вам самоорганизоваться, чтобы сделать все запланированное. Самоанализ В дневнике можно записать мысли о собственной продуктивности. Задайте себе следующие вопросы: Какие задачи вы уже выполнили? Сколько времени это заняло? Что еще остается сделать? Что замедляет вашу работу? Что делает работу быстрее? В какое время дня вы наиболее продуктивны? В какое время дня вы наименее продуктивны? Достаточно ли вы спите? Хорошо ли вы питаетесь? Находитесь ли вы под влиянием стресса? В чем причина этого стресса? Как можно организовать себя и свое рабочее пространство, чтобы работать быстрее и чувствовать себя лучше? Выделив время на обдумывание и анализ всего, что вы делаете в течение суток, вы сможете избавиться от привычек, которые вам мешают, и развить те, которые помогают быть эффективнее. «Выпускание пара» У всех случаются плохие дни, когда из-за неприятных мыслей тяжело сосредоточиться на работе и продуктивность оставляет желать лучшего. Что же делать, если беда нагрянула прямо перед важным дедлайном? Порой, чтобы справиться с негативными эмоциями, достаточно просто записать их. Если вы расстроены, чувствуете раздражение или погрязли в работе, то прервитесь и излейте душу дневнику — это может оказать целебное воздействие. Важно давать выход эмоциям, и их выражение в дневнике поможет вам удержаться от того, чтобы выплеснуть накопленный негатив на кого-то еще. Описав свои чувства, вы обнаружите, что оставить их в прошлом и спокойно продолжить работу стало гораздо проще. Источник вдохновения Вдохновение нужно всем. Отведите особое место в дневнике для фраз и текстов, которые вас мотивируют. Например, туда можно записывать свои планы и позитивные утверждения, такие как: Я умный и способный человек. Меня любят и ценят. Я живу в гармонии и мире с окружающими. Я положительно влияю на свою профессиональную среду. Что бы вы ни записывали — от цитат людей, которых вы уважаете, до мотивирующих утверждений и просто текстов, которые приятно писать — дневник имеет огромный потенциал, чтобы задать отличный настрой для всего дня. Кладезь прошлого опыта Если вы давно ведете дневник, перечитывать старые записи может быть очень приятно — и полезно. Вы можете проследить за собственным развитием, отметить проблемы, которые вы успешно решили, и обратить внимание на те, которые до сих пор вас преследуют. Еще это шанс почувствовать гордость за свои достижения, а также задать себе вопрос о том, почему некоторые цели так и остались невыполненными. Дневник поможет проанализировать, почему вы не смогли достичь желаемого. Была ли цель изначально невыполнимой или вы просто сбились с пути? Что можно сделать иначе, чтобы воплотить мечту в жизнь? Еще не убеждены? Не верьте нам на слово — начните вести собственный дневник и посмотрите, к чему это приведет. Об авторе. Неутомимая поклонница самосовершенствования Меган Хикс постоянно ищет новые пути повышения своей работоспособности. В настоящее время Меган — автор контента в компании WriteThisEssay.
Мероприятие Wrike Productivity Tour: итоги и планы
На прошлой неделе В Санкт-Петербурге прошло первое мероприятие Wrike Productivity Tour, на котором мы рассказали о планах по развитию нашего продукта, провели мастер-классы по эффективному использованию Wrike, а также поделились историями успеха наших клиентов. УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ: ВЛИЯНИЕ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПРОЕКТОВ И КОМАНДНУЮ РАБОТУ Wrike Productivity Tour открыли Михаил Калиниченко, New Business Manager и Вероника Иванова, Manager, International Account Manager в Wrike. Спикеры рассказали о том, что такое управление изменениями и как оно влияет на сотрудников. Вероника поделилась пошаговой методикой Wrike Way, основанной на наших исследованиях. Она поможет компаниям успешно работать и выстроить надежную культуру эффективности внутри команд. Чтобы подробнее с ней ознакомиться, предлагаем вам скачать электронную книгу. Также совсем недавно мы выпустили еще одну электронную книгу, посвященную управлению изменениями с учетом особенностей различных типов личностей. Наши рекомендации помогут вам предвидеть потребности вашей команды заранее и обеспечить более плавный переход к системе управления проектами. КРУГЛЫЙ СТОЛ НА WRIKE PRODUCTIVITY TOUR: ИСТОРИИ УСПЕХА НАШИХ КЛИЕНТОВ После презентации об управлении изменениями и сессии про развитие нашего продукта, мы провели круглый стол с CINEMOOD и DEZA. В обсуждении приняли участие: Дарья Мингалиева, CMO & Co-Founder, CINEMOOD Татьяна Бедокурова, Product Manager, CINEMOOD Илона Колтынюк, General Director, DEZA Участники дискуссии рассказали о том, как они используют Wrike в своих процессах. Одна из самых любимых возможностей у команды CINEMOOD — форма запросов. «C помощью форм запросов мы отправляем документы на согласование юристам. Чекбоксы дают возможность проверить, насколько корректно они были составлены. — отметила Татьяна. — После того, как один участник процесса согласовал документы, они автоматически передаются следующим исполнителям.» Илона Колтынюк, General Director в DEZA, рассказала о том, как диаграмма Ганта в Wrike помогает следить за проектами по брендингу. «Важные события, которые нельзя перемещать — например, сдача проекта клиенту, отмечены вехами. Команда четко понимает, какие задачи нужно выполнить, чтобы достигнуть результата, а мне, как руководителю, диаграмма Ганта дает возможность визуально отображать объемы проектов и этапы их выполнения.» Дарья поделилась рекомендациями по внедрению платформы для управления проектами: «Если у вас в компании уже больше 15 человек, то я советую как можно быстрее прививать культуру ведения проектов. С ростом команды все процессы меняются — чем быстрее вам удастся структурировать информацию, тем лучше вы сможете ее контролировать и передавать.» СОВЕТЫ ПО РАБОТЕ С WRIKE Wrike для новичков Мы поделились основами использования Wrike. На практических кейсах мы разобрали, как автоматизировать отпуска сотрудников, управлять портфолио проектов с учетом их риска и приоритета, создавать отточенный под команду инструмент мониторинга. Wrike для продвинутых пользователей Мы рассказали про сопоставление фактического и запланированного бюджета через отчеты и рассмотрели такие вопросы, как предоставление аналитики по проекту тем, кого нет в Wrike, распределение множества задач в проектах, создаваемых из шаблонов. Вопросы и ответы В завершении сессий мы дали возможность участникам задать экспертам Wrike вопросы, чтобы каждый из них смог получить ценные персональные рекомендации. WRIKE RESOURCE: ФОРМАЛИЗУЕМ РЕСУРСНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ Александр Беляев, Senior Product Manager в Wrike, провел презентацию об управлении загруженностью команды — Wrike Resource. Этот инструмент позволяет оценить в часах занятость сотрудников и эффективно планировать и распределять ресурсы в режиме реального времени. Основное преимущество дополнения Wrike Resource заключается в том, что график рабочей загрузки позволяет руководителям видеть загруженность каждого специалиста. Вы сможете перетаскивать задачи и изменять количество рабочих часов, назначенных каждому участнику команды, чтобы наилучшим образом спланировать и распределить рабочую нагрузку между исполнителями. Александр также поделился планами по развитию продукта. В обновленную версию Wrike Resource будут включены следующие улучшенные и дополнительные функции: Стратегическое управление ресурсами Развитие Табеля и трекинга времени Развитие Загрузки и тактического слоя Автоматизация управления ресурсами WRIKE MARKETING: НОВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ ВАШЕЙ КОМАНДЫ Завершающим мероприятие стало выступление Аркадия Рушкевича, Lead Product Manager of Wrike Marketing про последние продуктовые апдейты. Что же включает в себя обновленная версия Wrike Marketing? Wrike Publish, который позволяет: Добавлять файлы из DAM* в Wrike и публиковать результаты работы из Wrike в DAM Использовать все возможности рецензирования Wrike Proof для файлов, хранящихся в DAM Не тратить время на описание файла в DAM при публикации — Wrike автоматически добавит метаданные Обновленный Wrike Proof включает: Новый интерфейс — проще, понятнее, больше пространства для контента Теперь рецензирование и утверждение можно использовать прямо из приложений Adobe Creative Cloud Стала доступна гостевая проверка, которая упрощает взаимодействие с внешними пользователями для ускоренного согласования материалов (с клиентами, стейкхолдерами и т.д.) Новые инструменты отображения файлов: Появилась возможность следить за прогрессом творчества в режиме онлайн благодаря файловым виджетам, доступным на панелях задач Режим плитки — не смотрите на названия, смотрите на содержимое Просмотр файлов проекта — все файлы хранятся в одном месте Следите за новостями о наших планах на этот год, мы продолжим серию мероприятий по повышению продуктивности с Wrike! Если вас заинтересовали презентации, представленные на Wrike Productivity Tour, напишите нам на [email protected] — мы пришлем их вам по запросу!
Ключ к идеальной автоматизации — неидеальные люди
Сколько бы усилий вы ни вложили во внедрение, автоматизация не сможет компенсировать недостатки ваших рабочих процессов. К ней следует относиться как к мощному набору инструментов, и, как любым инструментом, ею нужно научиться пользоваться для достижения наилучших результатов.
Пять способов приучить коллег не нарушать сроки во время совместной работы
Убедить людей строго придерживаться поставленных сроков — непростая задача. Поэтому мы предлагаем пять практических методик, благодаря которым специалисты из других отделов перестанут тормозить вашу работу.
Как работать из дома, когда рядом дети?
Родителям всего мира приходится учиться работать из дома, когда рядом дети — начиная от грудных младенцев и заканчивая подростками. Узнайте, как Wrike помогает поддерживать сбалансированный график работы в домашних условиях.
Как составить план проекта за восемь простых шагов
Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные. И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать? Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов. Как составить план проекта за восемь простых шагов... Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение. В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта. Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками: Как согласуется проект с целями компании? Чего ожидают участники? Что ожидается от них? Каким образом будет измеряться успех? Какими ресурсами вы располагаете? Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта? Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды. Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях. Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2. Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам. Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий. Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях. Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения: Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей. Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы. Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом. Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо. Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе. Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке. Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса». В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку. Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа. Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации. Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией. Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы. Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта! В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше: Определите цели проекта и пользу, которую он принесет. Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта. Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта. Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты. Опишите роли и обязанности всех участников. Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами. Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова. И на этом все! Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта. Прямиком к счастливому финалу Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете? Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.
Многозадачность ухудшает производительность на 40%
Мы представляем вам перевод поста приглашенного автора Андреа Фрайрир о многозадачности. Любой современный офис, будь то домашний кабинет или огромный корпоративный опенспейс, полон всевозможных отвлекающих факторов. Переписка по электронной почте, общение в чате, социальные сети — наш мозг всегда найдет, чем заняться помимо работы. Однако проблема в том, что, переключаясь между различными задачами, мы не становимся эффективнее. Нашему мозгу приходится постоянно «переключать передачи», истощая свои резервы и затрачивая больше усилий на менее качественно выполненную работу. Наша многозадачность может иметь самые разные формы выражения, но во всех случаях неизбежно связана с потерями. Естественно, полностью победить этого «монстра» невозможно, но мы можем попробовать лучше понять его влияние на нашу производительность, выявить наиболее уязвимые типы личности и постараться свести негативные последствия к минимуму. 3 типа многозадачности Проблема обмена сообщениями во время управления автомобилем привлекает к себе серьезное внимание со стороны общественности, однако это лишь один из примеров, когда мы пытаемся заставить свой мозг работать одновременно по нескольким направлениям. По данным специализированного исследования Американской ассоциации психологов, существует три типа многозадачности (1). Одновременное выполнение двух задач. К этому типу можно отнести разговоры по телефону за рулем или переписку по электронной почте во время вебинара. Переключение на другую задачу при незавершенной первой. Например, вы работаете над задачей, требующей серьезной концентрации, и получаете другое, более срочное задание. Это одна из самых неприятных сторон многозадачности, которой, к сожалению, сложнее всего избежать. Выполнение двух или более задач непосредственно друг за другом. На первый взгляд, здесь не идет речь о многозадачности, однако нашему мозгу требуется определенное время, чтобы переключиться. Выделить худший среди этих типов сложно, поскольку все они снижают нашу производительность и повышают степень умственного утомления. Зная их, вы сможете подготовиться и сохранить концентрацию в непростой ситуации. Миф о многозадачности человека По данным исследований, лишь 2% людей эффективно используют возможности многозадачности. По иронии судьбы, именно им многозадачность требуется обычно реже других. Проблема в том, что все мы относим себя к этим 2% и используем свой мнимый талант в качестве обоснования тому, что мы беремся одновременно за несколько дел. В действительности, недавние исследования доказывают, что люди, часто выполняющие одновременно несколько задач, демонстрируют худшую производительность.(2) Ученые с кафедры психологии Университета Юты постарались проникнуть в глубины этой проблемы: «Мы выяснили, что люди склонны заметно преувеличивать свою способность к выполнению нескольких задач одновременно. Так, большинство участников исследования оценили свой уровень многозадачности как превышающий средний. На самом деле, эти предположения не имели под собой никакой почвы, поскольку опрошенный существенно переоценивали свои реальные способности в этой области». Не рассчитывайте, что вы относитесь к 2% многозадачных людей и сконцентрируйтесь на максимально качественном выполнении единственной задачи. Настолько ли однозадачность лучше? Переключаясь между разными задачами, мы не замечаем незначительных потерь времени, однако эти мгновения очень быстро накапливаются. Вот, что показывают исследования Американской ассоциации психологов: «Подобное переключение может занимать лишь десятые доли секунды, однако при постоянном повторении потери времени могут быть колоссальными. Таким образом, несмотря на кажущуюся эффективность, многозадачность, как правило, сопряжена с дополнительными затратами времени и повышением риска ошибки. По данным Мейера, даже мимолетное торможение работы мозга при переключении между задачами может обернуться потерями до 40% рабочего времени сотрудника». Хотели бы вы вернуть обратно эти потерянные 40%? Элементарные подсчеты показывают, что, отказавшись от многозадачности, вы сможете сэкономить до 16 часов рабочего времени в неделю. Уверены, это стоит того, чтобы отложить свой телефон в сторону. 4 типа личности, наиболее подверженные негативному воздействию многозадачности Естественно, кому-то из нас труднее справляться с проблемой многозадачности, чем другим. В упомянутом выше исследовании Университета Юты были выделены 4 типа личности, обладатели которых в большей степени склонны к многозадачности: Люди, ориентированные на подход и преимущества. Люди, рассматривающие потенциальные преимущества многозадачности и ее возможности. Люди, которые ищут новых ощущений. Люди, которым требуется постоянное стимулирование и нравится новизна, связанная с переменой вида деятельности. Те самые 2% и те, кто к ним себя относит. Люди, которые считают себя способными к многозадачности, с большей долей вероятности будут прибегать к такому подходу по сравнению с теми, кто оценивает свои возможности не выше среднего. Но, как мы видим, наша оценка собственных способностей обычно расходится с действительностью. Люди, которые испытывают проблемы с концентрацией. Если вы легко теряете внимание и не можете отвлечься от внешних раздражающих факторов, вам может быть непросто устоять перед проблемой многозадачности. Если вы можете отнести себя к любой из этих категорий, не отчаивайтесь. Вы всегда можете оптимизировать свою многозадачность и даже сократить потери времени вдвое, что само по себе уже большое достижение. Первые шаги на пути к эффективному управлению многозадачностью Во-первых, нужно принять, что полностью избавиться от многозадачности практически нереально, по крайней мере сразу. Мы рекомендуем ограничить такие периоды определенным временем дня. Для начала постарайтесь создать пространство, которое затрудняло бы одновременное выполнение нескольких задач. Применяя эти две стратегии одновременно, вы сможете компенсировать потери времени, связанные с многозадачностью. 1. Выделите и сегментируйте сложные задачи Определите наиболее сложные из ваших повседневных задач и установите отдельное время и пространство для их выполнения без отвлекающих факторов. В частности, к ним можно отнести новые задачи. По данным Американской ассоциации психологов, чем более сложная и менее знакомая задача вам достается, тем больше времени вы будете тратить на переключение между несколькими задачами. В таких ситуация следует сконцентрироваться исключительно на одном деле, что позволит вам сэкономить много времени и энергии. 2. Используйте многозадачность при выполнении хорошо знакомых дел Если вы никак не можете отказаться от выполнения нескольких задач одновременно, делайте это тогда, когда работаете с хорошо знакомыми или часто повторяющимися задачами. Это позволит свести к минимуму затраты времени на переключение между ними и в какой-то степени удовлетворить естественную потребность в многозадачности. Это особенно важно, если вы можете отнести себя к одному из четырех описанных выше типов. При решении сложных задач вам нельзя отвлекаться на другие дела, но почему бы не попробовать сделать это, когда работа становится гораздо проще? Сколько времени вы сможете сэкономить? Определите ситуации, в которых издержки многозадачности слишком велики: Вы стремитесь заслужить поощрение за большой объем проделанной работы? Каждое уведомление на компьютере немедленно приковывает к себе ваше внимание? Вы беспокоитесь о том, чтобы не пропустить последние новости в социальных сетях? Что бы вас ни отвлекало, вы можете отказаться от этого при решении самых сложных задач и сконцентрироваться на действительно важном. Более глубокое понимание проблем, связанных с многозадачностью, позволит вам предпринять необходимые действия, чтобы свести к минимуму ее негативное влияние на вашу производительность. Сколько времени вы можете сэкономить? Источники: 1. Американская ассоциация психологов: http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx Sanbonmatsu DM, Strayer DL, Medeiros-Ward N, Watson JM (2013) Who Multi-Tasks and Why? Multi-Tasking Ability, Perceived Multi-Tasking Ability, Impulsivity, and Sensation Seeking. PLoS ONE 8(1): e54402 2. Rubinstein, Joshua; Meyer, David, E.; and Evans, Jeffrey E. Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance 2001, Vol. 27, No. 4, 763-797. Об авторе: Андреа Фрайрир (Andrea Fryrear) занимается контент-маркетингом в MarketerGizmo, анализируя профессиональные аспекты маркетинговой деятельности. Ее любимая тема — адаптивный маркетинг, который, по мнению Андреа, открывает новые возможности как для профессионалов, так и для бизнеса. Подробнее вы можете узнать на странице Андреа в LinkedIn.
Семь советов по организации удаленной работы во время вспышки коронавируса
Описание: Распространение коронавируса вызывает все больше опасений, и все большее число руководителей компаний предлагают своим сотрудникам работать из дома. В статье мы дадим несколько советов по организации удаленной работы и расскажем, как вам может помочь Wrike.
5 способов преодолеть трудности работы на мобильных устройствах
Многие из нас по пути на работу и в послерабочие часы полагаются на смартфоны, чтобы закончить важное задание или проверить новые проекты. Но, несмотря на очевидные достоинства, мобильные устройства — не самый лучший инструмент для эффективной работы. Участники нашего недавнего опроса о влиянии мобильных устройств на продуктивность перечислили самые большие проблемы при работе с этими устройствами. Прочитайте о том, какие факторы больше всего влияют на мобильную продуктивность и как можно преодолеть основные трудности, чтобы успеть сделать больше. 1. «Неудобно делать тонкую работу и писать объемные тексты». Всем известно, что щуриться в попытках разобрать надпись на экране смартфона, а затем набирать важное сообщение на крошечной клавиатуре – не самый эффективный метод работы. Так зачем продолжать истязать себя? Вместо этого используйте накопленное раздражение на мобильные устройства в качестве мотивации к поддержанию вашей электронной переписки, отзывов и распоряжений в актуальном состоянии. Превратите недостаток в преимущество. Вместо того чтобы пытаться составить целый проект или презентацию на iPhone или Galaxy Note, сосредоточьтесь на создании четкого и логичного плана, который можно привести в исполнение, пересев за ноутбук. Если же вам часто приходится записывать многословные пассажи, купите хорошую Bluetooth-клавиатуру, чтобы иметь возможность удобной печати где угодно. 2. «Мне часто мешают входящие звонки и уведомления». К счастью, большинство современных телефонов обладает функцией «Не беспокоить», позволяющей одним нажатием заблокировать звонки и сообщения. И на iOS, и на Android существует возможность установить таймер для режима «Не беспокоить», чтобы час-другой поработать не отвлекаясь, а затем автоматически получить все последние уведомления и ответить на пропущенные звонки. 3. «На мобильном устройстве трудно работать одновременно с несколькими приложениями». Попробуйте приложение вроде Workflow или IF by IFTTT, чтобы объединить функции нескольких программ и автоматизировать многоэтапные задачи. Например, чтобы не открывать несколько разных приложений для записи и загрузки голосового сообщения в Evernote, можно создать рабочий процесс для выполнения той же задачи всего за один шаг. Что еще лучше – вы можете просматривать рабочие процессы, созданные другими людьми, и пользоваться их примером для освоения самых эффективных подходов. 4. «Функция автоисправления и опечатки замедляют мою работу». Чтобы не набирать огромные сообщения на микроклавиатуре и забыть про проблемы с автоисправлением, используйте приложение для ведения заметок от руки. Попробуйте Notes Plus для iPad или Squid для Android, Windows-смартфонов и Kindle. Хотя, если ваш почерк так же трудно разобрать, как и мой, вам может больше подойти приложение для записи под диктовку – например, Dragon Dictation. 5. «Я отвлекаюсь на другие приложения и игры, например Instagram и Candy Crush». Focus и другие подобные приложения могут на определенное время блокировать выбранные программы (такие, как социальные сети, личную почту и игры), так что вам останется только сконцентрироваться на работе. Заодно вы можете использовать свою любимую мобильную игру как инструмент мотивации и награду за выполнение важного задания. Увеличьте свою мобильную продуктивность Работайте продуктивнее в офисе и станьте мобильнее с Wrike! Начните работать с бесплатной пробной версией и загрузите бесплатные мобильные приложения для iOS и Android. Узнайте больше о важных тенденциях в сфере работы на мобильных устройствах Хотите узнать больше о мобильной продуктивности? Загрузите полный отчет с результатами нашего опроса и прочитайте о том, насколько сильно мы полагаемся на мобильные устройства в работе, как это затрагивает баланс между карьерой и личной жизнью и как современные тенденции в сфере мобильных технологий изменят способы сотрудничества с коллегами в будущем.
Плейлисты, повышающие продуктивность
Кто-то может сказать, что музыка помогает работать быстрее и оставаться сосредоточенным, но другие возразят, что все совсем наоборот: музыка отвлекает и не дает сконцентрироваться. Если речь идет о том, насколько полезна или вредна музыка на работе, очень важно учитывать, что эта музыка собой представляет.
Неожиданные преимущества нарушения привычного распорядка
Могут ли привычки вам мешать? Не попали ли вы в ловушку правил, которые на самом деле не приносят вам никакой пользы? Сказать по правде, да. И когда это происходит, так любимый вами распорядок становится вашим врагом. Из этой статьи вы узнаете, почему нам так мила предсказуемость и к каким положительным последствиям может привести нарушение привычного уклада.
Семь вопросов, которые нужно обдумать при составлении плана проекта
Вам только что поручили большой совместный проект. Вы руководите несколькими командами, управляете сложными задачами и ресурсами и стараетесь уложиться в срок — больше всего это напоминает строительство карточного домика. Работа едва началась, а люди уже идут к вам с вопросами, сомнениями и идеями. Что нужно делать? Что нужно сделать, что получить такой результат? А как работа над этим проектом согласуется с общими целями? Не лучше ли использовать этот способ вместо предложенного? Вы уже чувствуете, как работа над проектом превращается в полный хаос, и вам нужно как можно быстрее сформировать определенную структуру. Проще говоря, вам нужен план. Семь вопросов, которые нужно обдумать при составлении плана проекта Сесть и составить полный план проекта, охватывающий все до последней детали, на этом этапе кажется совершенно невозможным. У вас и так голова кругом идет от количества участников и объема работы, который вам предстоит выполнить. При составлении плана проекта проще всего начать с выделения базовых элементов, которые обязательно должны присутствовать в вашем плане. А потом уже вы сможете разместить их в правильном порядке и заполнить пробелы. Так какие базовые элементы вам нужны? Вот семь вопросов, ответы на которые обязательно нужно включить в план вашего проекта. Вопрос №1. Цели проекта Прежде чем уйти в детали вашего будущего плана, ответьте на два главных вопроса — «Что?» и «Зачем?». Что представляет собой ваш проект, и зачем вы его выполняете? Допустим, вы руководите разработкой нового вебинара, цель которого — добавить новых потенциальных клиентов в список рассылки. Это отличная отправная точка — с ней сразу становится ясно, что нужно делать и каким должен быть результат. Но главная ваша цель гораздо глубже — вам нужно, чтобы все участники проекта получили четкое представление о том, что от них требуется, до начала работ. По мнению многих руководителей, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Необходим более детальный и содержательный подход и количественные показатели. Они помогут вам следить за ходом выполнения проекта и сразу же замечать возможные сбои. С учетом сказанного общая цель проекта должна звучать примерно так: Провести во II квартале этого года вебинар на тему мотивации сотрудников, цель которого — добавить в список рассылки не менее 500 потенциальных клиентов. Это достаточно простой пример. Имейте в виду, что у проекта может быть несколько мелких целей, складывающихся в одну общую. Эти цели могут даже быть различными для разных участвующих сторон. Например, отделы продаж и маркетинга могут быть заинтересованы в привлечении новых потенциальных клиентов, в то время как PR-специалистам нужны публикации в прессе, а разработчики надеются получить от клиентов полезные отзывы. Запишите все эти цели (и большую, и малые) прямо сейчас, чтобы не упускать их из виду при разработке остальных частей рабочего плана проекта. СОВЕТ. Чтобы сформулировать действительно эффективную цель, вам придется приложить определенные усилия. Используйте методику SMART, чтобы при постановке цели учесть все необходимые факторы. Вопрос №2. Роли и сферы ответственности В проекте обычно участвуют многие сотрудники, особенно если проект большой. С одной стороны, это позволяет генерировать множество идей и инноваций, но с другой стороны, речь идет о коллективной ответственности. Четкое разделение сфер ответственности помогает избежать путаницы и недоразумений. Также очень полезно дать участникам команды прозрачные сведения о том, кто чем занимается. А вам эти данные помогут устанавливать сроки и управлять ресурсами и загрузкой команды. Всегда четко указывайте, кто какую часть проекта выполняет, а также кто является ответственным исполнителем, чтобы люди знали, к кому нужно обращаться в случае возникновения проблем. В нашем примере с проведением вебинара план проекта должен выглядеть примерно так: Вы, группа управления проектами: выступаете в качестве ответственного исполнителя и осуществляете общее руководство проектом, включая сроки и смету. Карина, отдел кадров: планирует информационное наполнение и проведение вебинара. Евгений, отдел дизайна: создает слайды и графику для промо вебинара. Леонид, отдел маркетинга: рекламирует вебинар. Маргарита, отдел продаж: отслеживает приток потенциальных клиентов. Если у вас очень крупный проект, на этом этапе вы можете не суметь расписать все подробно. Ничего страшного — хотя бы укажите, над чем работают отдельные команды и отделы, чтобы люди знали, кто несет ответственность за ту или иную часть проекта. Скрам- или канбан-доска с планом проекта поможет отдельным участникам следить за выполнением своих обязанностей. Вопрос №3. Ресурсы Для планирования и реализации проекта требуются различные ресурсы: материалы, оборудование, инструменты и, конечно, люди. В одном из опросов, проведенных Институтом управления проектами (PMI), неэффективное планирование ресурсов было названо второй по частоте причиной срыва проектов. Предварительная оценка необходимых ресурсов позволит их оптимизировать и эффективнее ими управлять, а также поможет избежать попыток отыскать нужные ресурсы в последний момент. Для простоты давайте разделим все нужные вам ресурсы, независимо от их важности, на две большие категории: Оборудование: любые материалы, программные инструменты, площади и технологии, необходимые вам для выполнения проекта. Люди: специалисты, которым вы поручили выполнить проект, будь то штатные сотрудники, агентства, поставщики, подрядчики или кто-то еще. Давайте вернемся к нашему примеру с вебинаром и начнем с категории оборудования. Если мы представим себе весь жизненный цикл нашего проекта, то поймем, что нам понадобится следующее: Выделенный конференц-зал или тихое помещение, где мы сможем провести вебинар Доступ к аппаратуре для записи видео Микрофон, обеспечивающий профессиональное качество звука Ну а как насчет людей? Это та сфера, где ресурсов постоянно не хватает. Вам нужно убедиться, что вы не перегружаете кого-то из сотрудников или какую-либо из команд слишком большим объемом работы. Перечисление ролей и обязанностей, как мы делали выше, поможет вам определить, кого из сотрудников необходимо подключить к работе над проектом, чтобы непосредственное начальство не загрузило их другой работой, когда они будут вам нужны. Подумайте, каких еще «помощников» вы сможете привлечь для успешного выполнения проекта (например, ИТ-специалиста, который настроит все необходимое в день проведения вебинара, или дизайнера со стороны, который подготовит диаграммы, в то время как ваша команда будет заниматься слайдами). СОВЕТ: Wrike Resource позволяет в режиме реального времени отслеживать все ваши ресурсы, чтобы вы смогли эффективнее ими управлять. Вопрос №4. Смета Планирование проекта — дело нелегкое, особенно когда речь идет о деньгах. Наверняка вы слышали, что по статистике большинство проектов выполняются с превышением сметы. По данным компании McKinsey, если взять для примера только крупномасштабные ИТ-проекты, то при их выполнении превышение сметы в среднем составляет 45%. В основном это объясняется сложностью прогнозирования точной стоимости проекта до начала работ. Кроме того, часто возникают неожиданности и внезапные препятствия, что также увеличивает объем затрат. Но, несмотря на это, при составлении плана проекта вам придется сделать оценку возможных затрат по всем необходимым ресурсам. Во сколько вам обойдется использование видеоаппаратуры? А микрофона? Понадобится ли маркетинговой группе финансирование для размещения рекламы вебинара в социальных сетях? Если вы привлечете подрядчика, какую плату он берет за выполнение проекта или за час работы? Включите все эти затраты в план проекта, а затем добавьте определенную сумму на неожиданные расходы, чтобы оставить хоть какое-то пространство для маневра. Заранее никто не знает, сколько придется добавить, но увеличения сметной стоимости на 10-20% обычно бывает достаточно. Вопрос №5. Зависимости Работа над проектом иногда напоминает игру в домино. Ту или иную задачу невозможно выполнить, пока не будет выполнена предыдущая, и так далее, и так далее. Есть смысл выявить подобные зависимости на этапе планирования проекта, чтобы составить эффективный календарный план и избежать лишних препятствий. Например, маркетологи не смогут начать рекламную кампанию, пока не будут утверждены дата и время вебинара. А дизайнеры не начнут работу над слайдами, пока не будет готов контент. Метод критического пути поможет без лишних усилий точно определить эти связи, построив модель проекта, включающую в себя: Список всех задач, необходимых для выполнения проекта Зависимости между этими задачами Период времени, необходимый для каждой операции Если вы сделаете это до того, как приступить к составлению календарного плана, вам будет проще разместить все задачи в правильном порядке. Также вы сможете более реалистично указать сроки для различных вех. Вопрос №6. Календарный план А вот теперь пора назначать даты. Вам хочется просто выставить их наугад? Мы понимаем — этот этап планирования проекта может оказаться очень мучительным. К счастью, есть довольно простой способ создать осуществимый календарный план: двигаться от конца к началу. Определите дату, когда проект точно должен быть завершен, а затем двигайтесь назад от этой точки, выявляя отдельные вехи. При этом вам нужно сверяться с зависимостями, чтобы разместить все задачи в правильном порядке. И, как в случае со сметой, не помешает добавить немного времени про запас, чтобы оставить пространство для маневра. Мы все склонны переоценивать свои возможности, когда речь идет о выполнении длительных задач (для этого есть даже специальный термин — ошибка планирования), так что дополнительное время вам наверняка пригодится. Учтя все эти факторы, мы составили грубый набросок календарного плана работ по подготовке вебинара: 5 февраля 2019 г. Планирование контента для вебинара 11 февраля 2019 г. Создание контента для вебинара и передача его в отдел дизайна для оформления 25 февраля 2019 г. Создание дизайна слайдов 4 марта 2019 г. Создание графики для промо 14 марта 2019 г. Утверждение окончательных вариантов контента и слайдов 18 марта — 1 апреля 2019 г. Реклама вебинара в социальных сетях 1 апреля 2019 г. Размещение последнего призыва зарегистрироваться. В конце дня завершение регистрации для участия в вебинаре 3 апреля 2019 г. Проведение вебинара 4 апреля 2019 г. Подведение итогов Вопрос №7. Взаимодействие При управлении проектами чрезвычайно важно, чтобы у вас был план обмена информацией. Исследования показывают, что 57% проектов срываются из-за неэффективного взаимодействия участников. Пренебрежение этим фактором может дорого вам обойтись. Ваш план проекта должен включать в себя основные правила обмена информацией, в том числе в нем должна быть указана частота и применяемые методы взаимодействия. В идеале ваш арсенал инструментов для планирования проектов должен включать в себя платформу управления совместной работой, которая позволит централизованно осуществлять весь обмен информацией. Но при этом следует учесть и такие детали: Должно ли все взаимодействие по проекту осуществляться только в этом инструменте? Есть ли ситуации, когда возможно будет пользоваться электронной почтой или чатами? Будете ли вы проводить регулярные плановые совещания? Кто должен на них присутствовать? Рассчитываете ли вы получать свежие данные от определенных участников команды или заинтересованных лиц на регулярной основе? Вам может показаться, что это уже перебор, но когда речь идет об управлении проектом и планировании, лучше выяснить все подробности заранее, чем оставить возможность для интерпретаций. Начните с основ и станьте гуру в планировании проектов Когда вы только начинаете учиться составлять планы проектов, эта задача может показаться вам невероятно сложной. Но она станет намного проще, если сначала вы добавите в схему основные элементы, а затем уже заполните пробелы. А чтобы сделать начало работы еще более безболезненным, попробуйте поискать платформу управления совместной работой, такую как Wrike. Вы и оглянуться не успеете, как избавитесь от хаоса и суеты.
Wrike как простая CRM-система: работа с потенциальными клиентами и управление проектами
Сохраняйте все данные о продажах, потенциальных клиентах и контактах в едином хранилище вместе с планами проектов. Из нашей статьи вы узнаете, как можно использовать Wrike в качестве простой CRM-системы.
Основные сведения об учете времени по проекту
Учет времени по каждому отдельному проекту очень важен для любой компании, которой приходится работать одновременно с несколькими проектами или клиентами. Функция учета времени поможет вам следить за продуктивностью сотрудников и оптимизировать затраты. Ознакомьтесь с основной информацией о функции учета времени в Wrike.