Выгорание и тревога: с каких это пор стресс на работе стал считаться нормой?
Компания Wrike провела опрос среди 1600 служащих из Великобритании и США о причинах и последствиях стресса на рабочем месте. Результаты показывают, что сотрудники не желают мириться со стрессом, представляющим угрозу для здоровья и семейной жизни, и стремятся избавиться от него.
Как усилить лидогенерацию с помощью управления проектами
Правильные стратегии управления проектами могут научить маркетологов налаживать контакты с клиентами, определять трудозатраты по привлечению потенциальных клиентов и создавать лучшие, более организованные системы для достижения успеха. Продолжайте читать, чтобы узнать необходимые примеры и тактики для повышения маркетинговой лидогенерации и конвертирования более высокого процента в продажи.
Деловые игры, которые сплотят команду
Участники дружной команды работают эффективнее, добиваются лучших результатов, чувствуют себя счастливее и получают больше удовольствия от совместной работы. Но деловые игры для укрепления командного духа обычно вызывают больше недоумения, чем восторга. Входит ли проведение мероприятий по тимбилдингу в ваши профессиональные обязанности, или вы просто считаете, что вашим коллегам не помешало бы лучше узнать друг друга и как следует повеселиться, деловые игры в офисе — это то, что вам нужно. Взрослые тоже умеют играть! . Но не уподобляйтесь Майклу Скотту из сериала «Офис», который для сплочения коллег устраивал гонки с яйцами и состязание по поеданию хот-догов. Такого компания точно не вынесет. Мы составили список, который может стать для вас путеводителем по тимбилдингу. Мы постарались включить в него все — от игр до упражнений на решение проблем, чтобы вы смогли повеселиться, кое-чему научиться и почувствовать себя частью команды. Деловые игры в офисе . 1. Побег от зомби Цель: развитие творческого подхода к решению проблем и навыков командной работы Необходимый инвентарь: 1 веревка, 1 ключ и 5-10 загадок или головоломок в зависимости от того, сколько времени вы хотите потратить на игру Правила игры. Соберитесь в конференц-зале или любом просторном помещении и заприте дверь. Предварительно выберите одного игрока на роль зомби — пусть пучит глаза, тянет вперед руки и завывает: «Мооооозгииии!!!». Привяжите зомби-добровольца в углу комнаты, так чтобы длина «привязи» составляла сантиметров тридцать. После начала игры зомби должен постепенно разматывать веревку, чтобы через каждые пять минут «привязь» увеличивалась на полметра. Рано или поздно зомби сможет дотянуться до «живых» участников команды, которые должны решить серию загадок или головоломок, чтобы найти спрятанный ключ и выбраться из комнаты, пока не стало слишком поздно. . 2. Битва фонограмм Цель: укрепление отношений в команде Необходимый инвентарь: динамики, смартфон или mp3-плеер Правила игры. Разбейтесь на команды по 3-4 человека и решите, кто из вас будет певцом, гитаристом, ударником и т. д. Выделите время на подготовку, чтобы участники смогли выбрать, отрепетировать и исполнить под фонограмму любую известную песню. При желании можно даже подготовить костюмы и принести реквизит. А после «концерта» устройте голосование, чтобы выявить команду-победителя (только за свою команду голосовать не нужно!). Или пусть в роли зрителей выступят коллеги из соседнего отдела, и они же проголосуют за лучших участников. . 3. Тонущий корабль Цель: развитие творческого подхода к решению проблем Необходимый инвентарь: веревка, одеяло или клейкая лента, чтобы обозначить место на полу Правила игры. Отметьте ограниченный участок на полу, и пусть ваша команда на него встанет. Постепенно сокращайте это пространство (загибая края одеяла или сдвигая веревку), а участники пусть ищут способ удержать друг друга внутри и не «вывалиться за борт». . 4. Словесный портрет Цель: развитие коммуникационных навыков Необходимый инвентарь: бумага, ручки (маркеры), распечатки несложных рисунков. Правила игры. Разделитесь по парам и встаньте спиной к спине. Один партнер получает рисунок или какое-то простое изображение, а второй — лист бумаги и ручку. Человек с рисунком иносказательно описывает то, что на нем изображено (не называя предметов и не говоря прямо, какой они формы), а второй партнер пытается нарисовать картинку по его инструкциям. Через определенное время картинки сравниваются, и побеждает та пара участников, у которых рисунок, созданный по описанию, оказался самым похожим на оригинал. . 5. Знаешь ли ты свой офис? Цель: укрепление отношений в команде Необходимый инвентарь: 20-25 простых вопросов о месте, где вы работаете Правила игры. Хотите провести простую викторину?Подготовьте серию вопросов о своем офисе и проверьте знания сотрудников. «Какого цвета пол на кухне?» «Сколько программистов в нашем ИТ-отделе?» «Сколько всего окон в офисе?» «Какой марки наши мониторы?» «В каком месяце мы чаще отмечаем дни рождения?» Эта простая игра поможет оценить наблюдательность ваших сотрудников. . 6. Башня из спагетти и зефира Цель: развитие творческого подхода к решению проблем и навыков командной работы Необходимый инвентарь: по 20 штук сырых спагетти, одному мотку клейкой ленты, метровому куску веревки и одному зефиру на каждую команду. Правила игры. Используя предложенные материалы, постройте самую высокую башню. Одно условие: зефир должен использоваться в качестве «купола», а сама башня должна простоять без поддержки не менее пяти секунд. . 7. Служба на благо общества Цель: укрепление отношений в команде и налаживание контакта Необходимый инвентарь: несколько часов внерабочего времени Правила игры. Примите участие в программе семейной помощи во время праздничных дней, организуйте уборку на пляже или займитесь благоустройством территории — найдите занятие, которое понравится участникам команды, согласуется с ценностями компании, позволит людям выбраться из офиса и сделать хорошее дело. . 8. Соль и перец Цель: развитие коммуникационных навыков Необходимый инвентарь: клейкая лента, ручка, по небольшому листку бумаги для каждого сотрудника и список известных пар (например, соль и перец, Холмс и Ватсон, Маша и медведь). Правила игры. Напишите «половинку» каждой пары на отдельном листке бумаги (соль — на одном листке, перец — на другом). Приклейте эти бумажки на спины участникам, и пусть каждый из них попытается угадать свое слово. Задавать вопросы разрешается, но только такие, на которые можно ответить «да» или «нет». После того, как участник игры угадает свое слово, ему нужно найти свою «вторую половину». А, найдя друг друга, пусть придумают три признака, которые их объединяют. . 9. Создание шедевра Цель: укрепление отношений в команде и налаживание контакта Необходимый инвентарь: холсты с предварительно нанесенными рисунками для раскрашивания, краски и кисточки, защитная пленка или брезент Правила игры. Раздайте холсты и кисточки участникам команды, и пусть создают красочные шедевры. А когда краска высохнет, картины можно будет вывесить на одной из стен или по всему офису. . 10. Формула-1 Цель: развитие навыков командной работы Необходимый инвентарь: по одной сборной модели автомобиля из дерева на каждую команду, кусок мела, чтобы отметить линии старта и финиша Правила игры. Каждая команда должна собрать свою модель автомобиля и принять участие в гонках. Если хотите, можно пойти еще дальше — пусть каждая команда придумает собственную символику и проведет презентацию своей модели с угощением и музыкой. . 11. Токсическое загрязнение Цель: развитие творческого подхода к решению проблем и навыков командной работы Необходимый инвентарь: 1 маленькая и 1 большая корзины, 1 веревка, 1 петля из резиновой ленты, 8 резиновых лент, 8 пластиковых или теннисных мячей Правила игры. С помощью веревки выложите на полу круг диаметром 2,5 метра, обозначающий «зону заражения». Круг можно сделать и больше, если вы хотите усложнить игру. Мячи — это токсические отходы. Сложите их в маленькую корзину и поставьте ее в центр круга. На расстоянии примерно в 10 метров поставьте большую корзину. Каждая команда должна с помощью резиновых лент переместить «токсичные отходы» (мячи) из маленькой корзины в большую за определенное время (15-20 минут). Любой, кто пересечет границу зоны заражения, считается «пострадавшим» (вы можете завязать ему глаза или привязать одну руку за спиной) или «погибшим» (в этом случае он выбывает из игры). Укатившийся мяч также приводит к «травме», а если корзина перевернется, то из игры выбывает вся команда целиком. Пояснение для судьи. Резиновые ленты нужно привязать к резиновой петле, чтобы каждый участник тянул за конец своей ленты, растягивая петлю. Совместными усилиями петлю надо расположить над корзиной, а затем вокруг нее. Если участники ослабят натяжение резиновых лент, петля сожмется и охватит корзину. С помощью резиновых лент нужно приподнять маленькую корзину и высыпать мячи в большую для нейтрализации отходов. . 12. Герб компании Цель: укрепление отношений в команде Необходимый инвентарь: бумага, ручки, маркеры Правила игры. Пусть участники команды создадут герб компании. В первом поле нарисуйте нечто, символизирующее недавние достижения. Во втором поле — отражение корпоративных ценностей. В третьем — то, каким вы представляете будущее компании. Повесьте готовый герб в вашем офисе. . 13. Стена славы Цель: укрепление отношений в команде и налаживание контакта Необходимый инвентарь: стикеры и белая доска Правила игры. Напишите несколько общих тем, связанных с работой, на доске или на стикерах, прикрепленных к стене: «Мой первый день», «Командная работа», «Командировка» и так далее. Соберите команду, и пусть каждый выберет одну из тем и расскажет забавную историю о своей работе в компании. Также можно раздать всем стикеры, чтобы участники команды записали позитивные воспоминания о совместной работе или общих достижениях. Записывать можно не только словами, но и рисунками. А затем пусть каждый расскажет о своем воспоминании и приклеит стикер на стену, чтобы создать общее «облако памяти». . 14. Полярники Цель: развитие творческого подхода к решению проблем и навыков командной работы Необходимый инвентарь: По одной упаковке «строительных материалов» (листов картона, зубочисток, резиновых лент или стикеров) на каждую команду, электрический вентилятор Правила игры. Разбейтесь на команды по 4-5 человек. Представьте, что вы — отважные исследователи Арктики, бредущие по ледяной пустыне. В каждой команде выберите «начальника экспедиции». Когда налетит снежная буря, вам нужно будет выстроить убежище, чтобы остаться в живых. К несчастью, у начальника экспедиции обморожены руки, а у остальных участников команды снежная слепота. Каждой команде нужно выдать набор строительных материалов, а затем включить таймер. Когда выделенное время истечет, запускается вентилятор, и все смотрят, чье убежище уцелело. Для изменения сложности можно использовать более или менее прочные материалы (например, палочки от мороженого вместо зубочисток), переключать режимы вентилятора или оставить его включенным во время «строительства». . 15. Минное поле Цель: развитие творческого подхода к решению проблем и навыков командной работы Необходимый инвентарь: пустая комната или коридор и набор обычных офисных принадлежностей Правила игры. Используйте коробки, офисные стулья, бутылки с водой и т. д. в качестве препятствий на пути «минера». Разделите участников по парам, и завяжите глаза одному из партнеров. Второй должен провести своего напарника из одного конца «минного поля» в другой так, чтобы не задеть ни одну мину. Для этого «инструктор» может использовать только словесные указания; заходить на минное поле ему запрещено. В зависимости от числа игроков и желаемого уровня сложности вы можете изменять число пар, одновременно участвующих в игре, чтобы «полевым» игрокам приходилось внимательнее прислушиваться к указаниям напарника. . 16. Яйцепад Цель: развитие творческого подхода к решению проблем и навыков командной работы Необходимый инвентарь: десяток яиц; строительные материалы (газеты, соломинки для коктейлей, пищевая пленка, воздушные шары, резиновые ленты, палочки от мороженого и т. п.); брезент или защитная пленка, место на автостоянке или любой участок, где вы не боитесь намусорить. Правила игры. Разделитесь на команды и попытайтесь за 20-30 минут соорудить защитный контейнер, который не позволит яйцу разбиться при падении со второго этажа (или с любой произвольной высоты). Если уцелеют несколько яиц, постепенно повышайте высоту падения, пока не останется только один победитель. . 17. Охота за сокровищами Цель: развитие навыков командной работы и укрепление отношений в команде Необходимый инвентарь: бесплатное мобильное приложение Wrike Правила игры. Это классическая игра для сплочения команды, в которую мы тоже играли! Разбейтесь на группы и составьте список забавных вещей, которые нужно найти или сделать за пределами офиса. Каждая команда должна найти и сфотографировать все пункты списка за определенное время. Побеждает команда, которая выполнит весь список заданий. Скачайте мобильное приложение Wrike. . 18. Авиакатастрофа Цель: развитие творческого подхода к решению проблем и коммуникационных навыков Необходимый инвентарь: 20-30 минут времени Правила игры. Представьте ситуацию: самолет, на котором летела вся ваша команда, совершил аварийную посадку на необитаемом острове. Перечислите 12 обычных предметов из вашего офиса, которые, по вашем мнению, необходимы вам для выживания. И расположите их по степени значимости. Или используйте альтернативный вариант игры: пусть каждый из сотрудников составит свой список, а затем обсудите эти списки всей командой и постарайтесь прийти к согласию. Эта игра развивает навыки коммуникации и ведения переговоров. . 19. Паутина Цель: развитие творческого подхода к решению проблем и навыков командной работы Необходимый инвентарь: леска и клейкая лента Правила игры. Приклейте два куска лески поперек дверного проема на высоте около метра и полутора метров над полом. Представьте, что это не леска, а отравленная паутина. Участники команды должны помочь друг другу пройти сквозь паутину, не прикасаясь к ней. Чтобы увеличить сложность, приклейте дополнительные куски лески. . 20. Соревнования бумажных самолетиков Цель: развитие навыков командной работы Необходимый инвентарь: длинный коридор, клейкая лента для обозначения линии старта, рулетка, пачка картона Правила игры.Играть в эту игру можно как в помещении, так и на свежем воздухе.Каждая команда получает пачку картона для строительства бумажного самолетика. Пусть игроки изучат различные конструкции и построят самолет, способный улететь как можно дальше. Для большего удовольствия можно раскрасить свои самолетики перед запуском. Побеждает та команда, чей самолет улетел дальше всех. . 21. Дженга-фанты Цель: укрепление отношений в команде и налаживание контакта Необходимый инвентарь: набор для игры в Дженгу («Башню»), желательно с крупными брусками Правила игры. Это одна из популярных игр для улучшения отношений в команде. На каждом бруске напишите задание. Пусть это будет что-нибудь смешное, например: сделать 15 отжиманий, громко спеть «Гори, гори, моя звезда» или до конца рабочего дня ходить в огромном сомбреро (да, у нас в офисе есть сомбреро!). Написав задания на всех брусках, сложите их «башенкой» для игры в Дженгу. Каждый раз, вытащив брусок, участник игры должен будет выполнить написанное на нем задание. Деловые игры для удаленных сотрудников . 1. Чей это офис? Цель: укрепление отношений в команде и налаживание контакта Необходимый инвентарь: подключение к Интернету, приложение для обмена файлами Правила игры. Пусть каждый из участников пришлет фотографию своего домашнего офиса, а остальные должны будут угадать, хозяина. Можно разнообразить игру, используя фотографии кофейных чашек, фоны рабочего стола или виды из окон. . 2. Викторина по видеосвязи Цель: укрепление отношений в команде и налаживание контакта Необходимый инвентарь: подключение к Интернету Правила игры. Разделитесь на команды и устройте викторину. Вы можете найти интересные вопросы и ответы в сети или использовать карточки для игры в «Счастливый случай». Это отличный способ узнать об увлечениях друг друга и поближе познакомиться с коллегами. . 3. Многопользовательские сетевые игры Цель: развитие творческого подхода к решению проблем и навыков командной работы Необходимый инвентарь: подключение к Интернету Правила игры. Выберите игру, которая поможет участникам вашей команды потренироваться в решении проблем и построении стратегий, например Travian или 1066. Также можно выбирать из множества бесплатных или платных игр на платформе Steam. Для общения в чате используйте компьютерные микрофоны и динамики или наушники. . 4. Игра в шарады или в «Крокодил» в Hangout или Skype Цель: развитие навыков командной работы и укрепление отношений в команде Необходимый инвентарь: подключение к Интернету, приложение для видеочата Правила игры. Разделитесь на две команды и сыграйте в такие классические игры, как шарады или «Крокодил», по видеосвязи. Можете разослать участникам ссылки на генератор идей в Интернете, чтобы не придумывать слова самостоятельно. . 5. Онлайн-караоке Цель: укрепление отношений в команде и налаживание контакта Необходимый инвентарь: подключение к Интернету Правила игры. Устройте вечеринку с караоке в режиме онлайн! Используйте микрофоны и динамики своих компьютеров, чтобы вызывать коллег на состязание по караоке, сравнивайте набранные очки или просто воспользуйтесь возможностью похвастаться своим слухом и голосом. А у вас есть любимые деловые игры? . Поделитесь советами и рекомендациями в комментариях!
Как использовать Wrike в качестве системы работы с заявками
Успех компании напрямую зависит от степени удовлетворенности клиентов — как внутренних, так и внешних. Мы подробно расскажем, как можно использовать Wrike в качестве системы работы с заявками, чтобы вы смогли повысить уровень услуг, оказываемых внутренним партнерам.
Мероприятия по тимбилдингу, которые сплотят вашу команду
Тимбилдинг — один из самых эффективных и приятных способов сплотить сотрудников и заложить основу для крепких профессиональных отношений. Узнайте о наилучших способах интегрировать мероприятия по тимбилдингу (проводимые как на воздухе, так и в помещении) в деятельность вашей компании.
Три причины, мешающие эффективному планированию
Одна из крупнейших проблем, связанных с KPI, заключается в том, что эти показатели должны быть согласованы с целями бизнеса. Многие компании внедряют KPI только лишь для того, чтобы что-то измерить, а потом терпят неудачу при попытке создать стратегический план по достижению этих самых KPI.
Новые инструменты для маркетологов: функция наглядного сравнения и Wrike Publish для Bynder
Мы с радостью представляем новые возможности платформы Wrike Marketing, которые помогут маркетологам и дизайнерам проводить потрясающие кампании, — функцию наглядного сравнения в Wrike Proof и Wrike Publish для Bynder.
Как наладить коммуникацию между маркетинговыми отделами
Когда отделы работают разобщенно, это не только тормозит производительность, но и ставит под угрозу репутацию вашего бренда. Расскажем несколько действенных советов, как лучше наладить совместную работу маркетинговых отделов.
Календарь проекта или диаграмма Ганта?
Когда речь идет о составлении календарного плана проекта и мониторинга временной шкалы, у менеджеров проектов есть множество разных возможностей. Разнообразие выбора — это отлично, ведь это позволяет вам найти систему, подходящую для вас и для вашей команды. Но тут есть и свои сложности. Когда в вашем распоряжении столько разных вариантов, как определить, какой из них лучше всего соответствует вашим потребностям? Для начала давайте рассмотрим два самых популярных инструмента планирования: традиционный календарь проекта и диаграмму Ганта. Не факт, что один из этих инструментов лучше другого. Во многом они очень схожи (например, и на календаре, и на диаграмме отображается длительность задач, и оба инструмента упрощают мониторинг хода выполнения работ). Но есть и важные различия, которые делают каждый из этих инструментов более подходящим для выполнения того или иного конкретного сценария. Вас это смущает? Ничего страшного. В этой статье мы рассмотрим основные различия между календарем проекта и диаграммой Ганта и опишем несколько сценариев, наиболее подходящих для каждого из этих инструментов. Календарь проекта или диаграмма Ганта — в чем разница? Повторим: календари проектов и диаграммы Ганта не так уж сильно отличаются друг от друга. Оба инструмента используются для планирования и для слежения за временной шкалой проекта, и оба могут применяться, пусть даже на базовом уровне, практически в любой ситуации. Но есть и важные различия, о которых вам следует знать. Для простоты мы разобьем эти различия на три основные категории: 1. Внешний вид Одного взгляда на календарь проекта и на диаграмму Ганта достаточно, чтобы увидеть разницу в их внешнем виде. Не нужно иметь глаз-алмаз, чтобы понять — выглядят они совершенно по-разному. Календарь проекта выглядит как обычные календари, а создать его и работать с ним можно в различных программах (Google Календарь, календарь в Outlook, Excel, Календари Wrike и т. д.). Вот пример календаря проекта: В отличие от него, диаграмма Ганта служит наглядным представлением временной шкалы проекта, и на ней показаны задачи рядом со шкалой времени. Задачи отображаются в виде горизонтальных полос, и длина каждой полосы соответствует интервалу времени, необходимому для выполнения задачи. Диаграмму Ганта также можно построить в различных программах. Некоторые менеджеры проектов предпочитают строить диаграммы Ганта в Google Календаре или даже в Google Таблицах. Другие выбирают специальные приложения для создания диаграммы Ганта (и мы рекомендуем именно этот подход). Это позволяет избежать обновления данных вручную, когда на временной шкале проекта что-то меняется. Вот пример упрощенной диаграммы Ганта, где показаны задачи, связанные с запуском нового продукта: 2. Простота использования Поскольку эти форматы выглядят совершенно по-разному, простота использования становится еще одним фактором, отличающим диаграмму Ганта от календаря проекта. Большинство людей могут взглянуть на обычный календарь и сразу же понять всю информацию, которая на нем отражена. То есть для работы с календарем проекта не требуется никакого особого обучения или уровня подготовки. Диаграмма Ганта не настолько интуитивно-понятна, так что к работе с ней нужно привыкнуть. Но если она и отстает от календаря в удобстве использования, этот недостаток компенсируется более широким функционалом. 3. Возможности Давайте поговорим о функциональной составляющей. Поскольку календари проектов и диаграммы Ганта отличаются друг от друга, как было сказано выше, у них должны быть разные функции и преимущества, а это значит, что они служат разным целям и подходят для разных сценариев. Каких именно? Ниже мы рассмотрим несколько различных примеров, где в одном случае лучше выбрать диаграмму Ганта, а в другом — календарь проекта или наоборот. Используйте календарь проекта в следующих случаях Вам нужен лишь общий обзор ключевых дат Благодаря своей простоте традиционный календарь дает представление о важнейших датах проекта. На календаре проекта определенно следует отметить: Дату сдачи проекта Даты совещаний и мероприятий Важнейшие вехи Если участники команды захотят узнать, когда будет запущен проект, или когда им нужно сдать свою часть работы, они сразу получат эту информацию, взглянув на календарь проекта. Умение работать с диаграммой Ганта для этого не потребуется. Вам нужно что-нибудь простое для демонстрации другим участникам На диаграмме Ганта можно отобразить все сложные аспекты, связанные с проектом. Но такой уровень детализации нужен далеко не всем. Возможно, совету директоров требуется знать лишь несколько избранных дат (например, дату завершения проекта). Или клиент не хочет вдаваться в подробности и предпочел бы обойтись простым календарем, чтобы следить за ходом работ. В таком случае календарь проекта — это ваш лучший выбор. Он позволяет поделиться с нужными людьми только самой необходимой информацией и не загружать их лишними подробностями. Вам нужно запланировать совещание В ходе выполнения проекта (особенно если речь идет о сложном, комплексном проекте) приходится проводить множество совещаний и обсуждений. Это и мозговые штурмы, и отчетные совещания, и сеансы совместной работы, и многое другое. Подобные мероприятия не обязательно наносить на диаграмму Ганта, ведь они будут выглядеть точками на шкале в отличие от полноценных задач. Например, обсуждение текста электронного письма скорее всего будет очень краткой частью задачи «Написать черновой текст электронного сообщения», а значит его и не нужно отображать отдельно. Но подобные события все равно необходимо запланировать и обеспечить явку, и в идеале у вас есть для этого простая возможность. Для координирования и отображения подобных совещаний гораздо проще пользоваться традиционным календарем, а не диаграммой Ганта. К тому же, в зависимости от инструмента для создания календаря, участники совещания могут даже получать напоминания о запланированном мероприятии, а диаграмма Ганта такой возможности не дает. Используйте диаграмму Ганта в следующих случаях Вам нужно понимать зависимости между задачами Хотя традиционный календарь проекта хорошо подходит для отображения отдельных задач, он не отображает зависимости между ними. Как предыдущая задача влияет на последующие? Какие задачи нужно завершить, прежде чем браться за конкретную задачу? Это очень важная информация, которую необходимо знать для составления реалистичного графика и планирования рабочего процесса. И чтобы было проще разобраться с этой информацией, рекомендуется использовать диаграмму Ганта. На диаграмме Ганта зависимости видны сразу. Частично это связано с тем, что вся диаграмма построена по принципу костяшек домино, и это позволяет лучше понимать последовательность и взаимное влияние задач. При этом диаграмма Ганта предлагает новый уровень отображения зависимостей, показывая их в виде линий, соединяющих полосы задач. По таким линиям сразу видно, зависит ли задача от какой-то другой или нет. Вам нужно определить критический путь проекта Неожиданности неизбежны, и поэтому вам нужно знать, когда на временной шкале есть некое пространство для маневра, а когда соблюдение графика необходимо обеспечить любой ценой. Лучший способ для этого — использование метода критического пути. Критический путь проекта — это самая длинная последовательность зависимых задач от начала и до завершения проекта. Если на этом пути произойдет задержка, есть риск, что весь проект будет выполнен с опозданием. На стандартном календаре проекта выявить критический путь практически невозможно, но на диаграмме Ганта это делается очень легко. Вы можете в буквальном смысле отследить зависящие друг от друга задачи. Эта информация позволит вам действовать гибко и при необходимости быстро изменять приоритеты, не сдвигая ваши вехи или окончательные сроки. Например, вы сможете перенести срок написания статьи с рекламой мероприятия, но не переносить саму дату события. Вам нужно управлять несколькими проектами одновременно Чаще всего вы работаете не над одним, а над несколькими проектами. Очень многое приходится отслеживать, и просмотр всех задач и сроков на единственном календаре может оказаться достаточно сложным процессом. Но если вы станете заводить отдельные календари для каждого проекта, вам придется делать лишнюю работу. Следить за ходом выполнения станет гораздо труднее. Диаграмма Ганта упрощает просмотр данных по нескольким проектам одновременно. Вы можете пользоваться отдельными диаграммами Ганта для каждого проекта и накладывать их друг на друга, чтобы увидеть общую картину по проекту. Такой подход не только оказывается более удобным (прощайте, 14 отдельных календарей!), но и позволяет разобраться, как эти проекты, выполняемые одновременно, накладываются друг на друга, чтобы было проще управлять рабочей загрузкой и ресурсами. Календари проектов и диаграммы Ганта — вместе эффективнее! Когда речь идет о календарях проектов и диаграммах Ганта, нельзя сказать, что один из этих инструментов оказывается лучше другого. У каждого из них есть свои преимущества, недостатки и оптимальные сценарии использования. На самом деле их удобнее всего использовать, когда они дополняют друг друга. Нет такого правила, которое запрещало бы применять оба инструмента, и каждый из них помогает удовлетворить определенные потребности вашей команды. К счастью, платформа управления проектами Wrike, предлагающая и Календари Wrike, и программное обеспечение для построения диаграмм Ганта, позволяет применять оба инструмента для успешного управления различными аспектами проекта.
Как предприятия решают наиболее распространенные проблемы при управлении проектами
Есть несколько уникальных проблем, с которыми сталкиваются команды по работе с корпоративными проектами. Расскажем о 4 часто встречающихся трудностях и дадим советы, как их преодолеть.
Тайм-менеджмент: лайфхаки и встречи (часть 3 из 3)
Евгений Салтыков, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME), делится советами и принципами организации продуктивных встреч. Ну вот и последняя часть нашего экскурса в тайм-менеджмент и планирование. У меня есть пара-тройка лайфхаков, которые в самом начале очень сильно помогли мне с планированием времени — я старался следовать им ежедневно. Через какое-то время я стал это делать автоматически. Рассказываю о моих ТОП-3 лайфхаках, которые вам тоже советую использовать: «Якорь» Определите для себя ежедневную активность, которую вы будете считать залогом вашего успешного дня. И каждый день обязательного её выполняйте, как ритуал. Таким образом, вы превратите даже самое небольшое событие в ключ к вашему успеху. Например, у меня таким якорем выступает чашка черного свежемолотого кофе без сахара в начале дня (уже более 10 лет). «Есть лягушек по утрам» Определите самое неприятную ВАЖНУЮ задачу на сегодня и "съешьте" её в начале дня. Вам станет гораздо комфортнее — все остальные активности будут восприниматься по-другому. У вас не будет такого яркого отторжения в их исполнении, ведь ту самую задачу, которая не вызывает у вас большого энтузиазма, вы уже сделали. Обоснованное «нет» Говорите НЕТ дополнительным нереальным обязательствам и задачам. Старайтесь контролировать новые запросы и ограничивать их количество. Памятка подготовки к встречам Используйте памятку для планирования своих встреч, и вы повысите эффективность своего рабочего дня. По возможности чередуйте дни для встреч с днями в офисе — это сократит время на дорогу из офиса на встречу и обратно. Уточните время проведения и формат встречи, её актуальность до момента начала и заранее закажите пропуск (если это необходимо). Встречу могут перенести и вы об этом не узнаете. На уровне топ-руководителей такое может произойти – не каждый руководитель грамотно управляет своим календарем. Поделитесь со всеми участниками информацией из п. 2 (описана выше). Если вы организатор, попросите участников подготовиться к встрече заранее. Это поможет провести cовещание более продуктивно. Лучшие встречи – не те, где задают вопросы, а те, где предлагают решения в ответ на поставленные вопросы. Запланируйте необходимые встречи в своем календаре, а также все необходимые подготовительные мероприятия: заложите время на подготовку, дорогу и формирование протокола, если вы ответственны за него. Вы увидите, сама встреча – это лишь малая часть всего процесса участия в ней. Приезжайте за 5-10 минут до начала встречи, а в случае непредвиденной задержки не забудьте заранее сообщить об опоздании или необходимости переноса. В течение 24 часов после встречи подготовьте протокол. Пока вы помните итоги встречи, это позволит вам грамотно и оперативно делегировать исполнение поручений и решений, принятых на переговорах. И помните, что «Тime Management не исключает гадости, он позволяет уменьшить их до приемлемого количества». — Александр Фридман, Менеджмент-консультант. Оставайтесь с нами, подписывайтесь, обсуждайте и делитесь нашими статьями! _________________________________________________________________ Автор статьи: Салтыков Евгений, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME). Евгений имеет опыт управления проектами и программами в госсекторе в IT/Telecom более 10 лет. Реализовывал такие проекты как «Портал госуслуг Москвы (pgu.mos.ru)», «Единая система в сфере закупок (zakupki.gov.ru)». Активный член PMI и автор статей на habr.com.
Тайм-менеджмент: планирование активностей (часть 2 из 3)
Евгений Салтыков, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME), рассказывает о том, как наиболее эффективно спланировать работу. В продолжении небольшой статьи про пожиратели времени и парадоксы планирования, предлагаю ознакомиться с графиками поистине великих людей (зеленые секторы — это время, отданное профессии). Такой анализ нам подтвердит в очередной раз, что отдавать все возможное время на работу — это неверный шаг, нужно оставлять время на саморазвитие. Сами переработки снижают качество выполняемой работы и повышают стоимость ваших ошибок. Компания платит денежную компенсацию за переработанные часы, а в дальнейшем и за потерянное качество. Источник: mindbodygreen.com Как планировать работу наиболее эффективно Ниже я приведу всего 4 шага, которые помогут вам организовать планирование активностей наиболее эффективно: Фиксируем все вводные. Всю информацию из головы переносим на носитель информации (будь то бумага, интеллект-карта или to-do-списки). Оставляем голову для того, чтобы думать, а не хранить информацию. Вы удивитесь полученному эффекту! Получившийся набор вводных группируем по общим признакам. Получаются общие тематические «кучки». В этих «кучках» задачи декомпозируем на мелкие и управляемые мероприятия. Мы получаем более точные оценки для дальнейшего планирования, делегирования и контроля. Если какое-то мероприятие целиком зависит от вас, сохраняйте его себе в календарь. Логически связываем мероприятия для выстраивания конечных последовательностей исполнения задач. Мы с вами получили план по реализации задач. Жизнь обязательно внесет свои коррективы. Нам, конечно же, придется его пересматривать. Но для эффективной ориентации в делах нужно расставить приоритеты. Причем делать это придется постоянно. Для кратковременного планирования отлично подходит матрица Эйзенхауэра. Тридцать четвертый президент США делил лист на четыре квадрата и обозначал по осям срочность и важность задач. В матрице я указал основные действия, которые следует выполнять в зависимости от принадлежности задачи конкретному типу. Определив приоритеты, необходимо периодически их пересматривать, чтобы не потерять что-то более важное. После этого ставьте задачи себе в график начиная с типа А-В-Б. Учтите, что для включения в задачу нужно порядка 15-20 минут, чтобы в нее погрузиться. Не забывайте о своих индивидуальных биоритмах— нет никакого смысла после обеда ставить высокоинтеллектуальные задачи. Организм будет занят перевариванием пищи и ему будет не до мыслительных процессов. Если речь идет о постоянно повторяющихся ежедневных задачах, советую сгруппировать их по блокам (работа с почтой, звонки и т.п.) и выполнять их совместно. Начните с заполнения порядка 50% вашего графика с учетом обеда. Через некоторое время вы сможете планировать 80%, остальные 20% оставьте на риски. У меня обязательно есть план на день, неделю, личные (включая семейные) планы на месяц и на год. Возможно, вам подойдут еще и полугодовые планы. В следующей части я расскажу про самые эффективные лайфхаки, используемые мной, и правила подготовки к встречам. _________________________________________________________________ Автор статьи: Салтыков Евгений, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME). Евгений имеет опыт управления проектами и программами в госсекторе в IT/Telecom более 10 лет. Реализовывал такие проекты как «Портал госуслуг Москвы (pgu.mos.ru)», «Единая система в сфере закупок (zakupki.gov.ru)». Активный член PMI и автор статей на habr.com.
8 полезных перекусов для поддержания сил в течение рабочего дня
Для серьезной работы необходима энергия, острый ум и правильное питание, помогающее повысить продуктивность. Когда вы в следующий раз соберетесь купить себе что-нибудь вкусное и полезное, не тянитесь к пакетику с чипсами, а выберите что-нибудь из предложенных вариантов.
Автоматизация: зачем она нужна дизайнерам?
Для сохранения конкурентных преимуществ творческим группам нужно либо создавать больше контента, либо повышать его эффективность. Мы опросили более 1 500 креативных директоров и линейных сотрудников, работающих как в агентствах, так и в корпорациях, чтобы лучше разобраться в текущем положении дел у творческих коллективов и узнать об их основных проблемах.
Пять функций, необходимых для системы обработки запросов
Правильно подобранный инструмент поможет вам усовершенствовать систему обработки запросов, чтобы вы и участники вашей команды могли принимать запросы на создание проектов без лишних трудностей. Звучит заманчиво? Мы думаем, что да, и поэтому хотим поделиться с вами мнением о том, с чего лучше начинать поиски подходящей системы обработки запросов.
Лучшие функции инструментов, необходимые малому бизнесу для эффективной работы
Деб Ли, консультант по цифровой продуктивности, обладатель сертификата Certified Professional Organizer (CPO), докладчик и сертифицированный консультант Evernote, рассказывает о лучших программных инструментах, которые необходимы малым предприятиям для повышения производительности и конкурентоспособности. Она рассказывает, на какие возможности следует обратить внимание при выборе наилучшего приложения для вашей компании.
Как срочная работа вредит вашей команде
«Мне это нужно срочно». «Не могли бы вы начать прямо сейчас?» «Давайте встретимся как можно раньше». О том, что время — деньги, знают все. Поэтому, добавляя в каждый запрос требование срочности, мы пытаемся экономить наше время, а следовательно и деньги. Всем нужно все и сразу. Но если считать срочным каждое задание, само понятие срочности теряет смысл. Из-за стремления к срочности мы создаем атмосферу суеты, пытаясь выполнять работу вовремя, организовывать совещания, быть продуктивными, инновационными, творческими и, самое важное, добиваться карьерных целей. Но ситуация становится все хуже. Вас это не убеждает? Специалисты компании TripAdvisor провели международный опрос о том, какие виды работ сотрудники обычно продолжают выполнять во время отпуска. И вот вам результат: Проверка эл. почты - 65% Ответы на письма - 56% Проверка голосовых сообщений - 21% Создание/ редактирование документов - 26% Ответ на голосовые сообщения - 20% Хотя наше время и ограничено, нам нужно прекратить ставить скорость выше качества и жертвовать своим отдыхом. Что не так со срочностью? Если не считать того, что мы используем слово «срочно», чтобы подчеркнуть особенную важность той или иной задачи, значение этого слова абсолютно субъективно. «Срочно» — это завтра или уже сегодня? На следующей неделе или в следующем месяце? Для автора и получателя запроса смысл этого слова может быть совершенно различным. Так как в условиях запроса нет определенности, никто не знает, когда на самом деле должна быть выполнена задача. Но беда еще и в том, что атмосфера постоянной спешки плохо влияет на мотивацию сотрудников. Для своевременного выполнения срочных задач им приходится все делать второпях и в суете, что отражается на их уверенности в своих профессиональных качествах и постепенно приводит к снижению мотивации и эмоциональному выгоранию. А из-за отсутствия мотивации у персонала американские компании теряют около 605 млрд долларов ежегодно. Так что давайте рассмотрим, как именно постоянная спешка влияет на ваших сотрудников. Снижение уверенности в своих силах Когда вы получаете запрос с требованием выполнить задачу как можно скорее, какие чувства вы испытываете? Вряд ли уверенность в успехе и трудовой энтузиазм. Скорее наоборот. Когда вам говорят, что задачу необходимо сделать «вчера», это сильно подрывает вашу уверенность в собственном профессионализме. Используя пометку «срочно», заказчик словно заявляет вам: «Если вы не выдадите результат прямо сейчас, значит, вы бесполезны». Представляете, какой это удар по самооценке? Вместо этого есть смысл сказать: «Эта задача очень важна, важнее, чем то, над чем вы сейчас работаете, поэтому нельзя ли изменить приоритеты?». В этом случае с сотрудника снимается ответственность за изменение порядка выполнения заданий. Срывы планов Если срочные задачи ставятся на первое место в списке дел, все остальные задачи — и важные, и не очень важные, но которые тем не менее должны быть выполнены в срок — съезжают в нижнюю часть списка. К тому же то, что один человек считает срочным, для другого срочным не является (и наоборот). Поэтому старайтесь указывать для важных задач точные сроки. Пусть выполнение задачи будет привязано к определенной дате — так ваши требования будут более объективны. Снижение производительности Если вы прерываете выполнение задачи, чтобы заняться другой, более срочной, вы теряете рабочий настрой и, вернувшись к первой задаче, уже не сможете работать так же эффективно, как раньше. Переключение от одной задачи к другой (многозадачность) грозит тем, что вы будете выполнять каждую задачу дольше, чем если бы вы выполнили их последовательно — сначала закончив одну, а затем уже начав другую. Всегда работайте только над одной задачей. Если одновременно приходит другое задание, четко и ясно объясните, что сейчас вы выполняете другую работу. И тут уже начальник должен вам сказать, следует ли вам прервать выполнение первой задачи и заняться другой, более важной, или закончить первую задачу, а затем перейти ко второй. Утрата доверия Требование срочности — верный способ подорвать доверие участников вашей команды. Вместо этого старайтесь наладить доверительные отношения, регулярно общаясь с участниками команды с глазу на глаз и открыто обсуждая приоритетные цели. А если вдруг приходит очень важный, неожиданный запрос, снимите с исполнителя лишнюю нагрузку, передав часть остальных его задач другим участникам команды. Ухудшение качества Если вы пытаетесь выполнить работу как можно скорее, следует ожидать, что ради скорости вам придется пожертвовать качеством. В таких случаях есть вероятность, что впоследствии вам придется вносить исправления или что-то переделывать, и в итоге вы потратите на работу то же количество времени, если не больше, как если бы вы не спешили. Никогда не жертвуйте качеством работы ради срочности. Если на качественное ее выполнение требуется чуть больше времени, клиенты обычно соглашаются немного подождать, чтобы получить результат, соответствующий их ожиданиям. Не требуйте срочности! Если вы склонны превращать любое задание в невыполнимую миссию, попробуйте изменить стратегию. Утрата доверия подчиненных, нарушение сроков других задач, снижение производительности и качества не стоят того, чтобы искать самый короткий способ вытолкнуть ту или иную задачу на первое место в списке приоритетов. Пересмотрите свой подход, и вы сможете найти возможность для разгона и пространство для маневра.
Скрам-доска против канбан-доски: что лучше использовать для планирования проекта?
В последнее время в сфере управления проектами появилось много непонятных терминов. Мы решили сравнить скрам-доску с канбан-доской и выяснить, что из них лучше подходит для планирования проектов.