Возвращение в офис: почему решения для совместной работы сейчас важны как никогда
С возвращением сотрудников в офисы руководители многих компаний могут решить, будто от платформы управления совместной работой можно смело избавляться. Но это плохое решение, и из этой статьи вы узнаете, почему.
Как эффективно управлять рабочей загрузкой сотрудников
Управление рабочей загрузкой сотрудников может быть непростой задачей, особенно когда приходится одновременно работать над несколькими проектами. Узнайте, как Wrike помогает эффективно управлять проектами и рабочей загрузкой.
13 рекомендаций и инструментов для повышения продуктивности
Зачастую численность сотрудников недостаточна для выполнения всего объема работ. Это значит, что для достижения квартальных показателей эффективности каждый из ваших сотрудников должен работать с максимальной отдачей. Вот несколько советов и инструментов для повышения продуктивности команды, которые не потребуют особых затрат. Советы по созданию культуры совершенствования для повышения продуктивности 1. Хотя бы один день недели должен быть свободен от совещаний В компаниях любого размера рабочий день сотрудника часто включает в себя множество совещаний и встреч, а времени на работу практически не остается. Внесите в политику компании пункт о том, что один день недели должен быть свободен от совещаний. Таким образом, сотрудники всех подразделений смогут выкроить хотя бы восемь часов в неделю на выполнение своих задач. Убедитесь, что требование «никаких совещаний» выполняется в буквальном смысле: никакого общения в конференц-зале, у рабочих столов, по Skype и тд. 2. Заканчивайте совещания на правильной ноте Эрретт Данн, консультант по повышению продуктивности, предлагает заканчивать каждое совещание одним и тем же вопросом: «Над какими задачами или проектами вы будете работать и когда будут результаты?» Этот вопрос гарантирует, что каждый уходящий с совещания участник будет точно знать, что делать дальше. Вам не придется повторять то, что уже было сказано, во второй раз. 3. Всегда разбивайте крупные цели на более мелкие этапы Гарвардские исследователи Тереза Амабайл и Стивен Крамер доказали, что уровень мотивации сотрудников повышается гораздо сильнее, если они успешно выполняют несколько мелких задач, а не одну большую. Запуская масштабный проект, обязательно разбейте каждый этап проекта на несколько пунктов. В идеале выполнение одной задачи должно занимать не более одного рабочего дня. 4. Регулярно оценивайте полученный опыт Для постоянного улучшения рабочих процессов и повышения эффективности позаботьтесь о том, чтобы каждая команда регулярно оценивала новый опыт, накопленный при выполнении проектов. Обменивайтесь информацией о том, какие методы и решения оказались удачными, а какие — нет. Обдумайте способы практического применения этих знаний в будущем. 5. Обучите сотрудников методике планирования работы (GTD) Аббревиатура GTD расшифровывается как «Getting Things Done» (Как привести дела в порядок). Эта методика планирования работы, изобретенная Дэвидом Алленом, поможет вашим специалистам организовать входящие задания и повседневные дела. Основные принципы методики GTD помогают выделить то, что необходимо сделать сегодня, а также отложить все, что может подождать, и сосредоточиться на выполняемой задаче. 6. Поддерживайте вдохновение сотрудников за счет проектов, которыми ему хочется заниматься Когда вы принимаете сотрудника на работу, высоко оценив его творческие способности и инновационное мышление, вы же не хотите погасить в нем эту искру? Позвольте ему тратить часть рабочего времени на «необязательную» работу. Выполнение творческих проектов на благо компании поможет ему сохранить вдохновение и расти профессионально. 7. Предоставляйте перерыв для отдыха своим сотрудникам 15 минут отдыха могут оказаться гораздо более эффективными, чем третья по счету чашка кофе или очередная шоколадка. Если у вас есть свободная комната для совещаний, установите там массажное кресло и таймер, чтобы у людей было место для отдыха и восстановления сил. Стимулирование продуктивности за счет улучшения инструментов и условий труда 8. Инвестируйте в технологии, упрощающие доступ к информации Нет большего врага для продуктивности, чем невозможность получить необходимые файлы или важные сведения в нужный момент. Чтобы сделать информацию доступной и положить конец потокам сообщений вроде «Не могли бы вы прислать мне последнюю версию этого документа?», приобретайте программное обеспечение для управления проектами (например, Wrike) или для управления документами (Box или Google Drive). Совершенствование технологий поможет участникам вашей команды быстрее выполнять работу и реже сталкиваться с препятствиями. 9. Минимизируйте использование электронной почты для внутренней переписки Электронная почта — один из тех инструментов, который незаметно пожирает наше время. Чтобы участники вашей команды получали все необходимые рабочие сообщения и не вязли в горах переписки, внедрите другой инструмент для внутреннего общения. Рассылайте все важные новости с помощью таких коммуникационных приложений, как Slack, Google Hangouts или Skype. 10. Автоматизируйте все повторяющиеся задачи Не заставляйте людей выполнять механическую работу! В современном мире всеобщей автоматизации вы можете освободить свою команду от рутины. Такие приложения, как Zapier и IFTTT, помогают объединить все ваши инструменты для автоматизации бизнес-процессов. Кроме того, есть бесчисленное множество средств автоматизации для сферы маркетинга, продаж, разработки и т. д. 1. Измените обстановку в офисе для более успешной работы Перекрасьте стены или повесьте на них постеры, чтобы разнообразить обстановку. Обратите внимание, в какую сторону повернуты мониторы. Если сотрудник сидит лицом к проходу, это может отвлекать его от работы. Убедитесь, что всем специалистам, предпочитающим работать в тихой и спокойной обстановке, предоставлена такая возможность. 12. Покупайте в офис гаджеты для повышения продуктивности Сейчас уже есть тысячи разнообразных приспособлений для повышения продуктивности, которые придутся по вкусу вашим сотрудникам и помогут им сосредоточиться. Пусть они выберут то, что им по душе: шумоподавляющие наушники, подушки для поддержания правильной позы за монитором и др. 13. Запасайтесь полезной едой Вы можете считать, что конфеты и газировка — это отличный вариант для легкого перекуса в офисе. Но высокое содержание сахара приводит к ухудшению самочувствия и снижению продуктивности. Лучше потратиться на закупку более здоровой еды: овощей, орехов, полезных фруктовых напитков и источников сложных углеводов. А какие советы и инструменты для повышения эффективности можете предложить вы? Поделитесь с нами в комментариях!
Четыре способа обойтись без диаграммы Ганта при управлении проектом
Диаграмма Ганта — очень полезный инструмент для управления проектом, но важно знать, как и в каких обстоятельствах следует ею пользоваться. Вот несколько вещей, которых стоит избегать при составлении графика вашего следующего проекта.
Три проблемы, стоящие перед офисом управления проектами
Офис управления проектами остается неотъемлемой частью любой успешной организации. С развитием новых технологий, когда компании стремятся внедрять все больше и больше инноваций, офис управления проектами также должен развиваться, чтобы сохранить свою ценность. Что же представляет собой офис управления проектами, и какую пользу он приносит компании?
Как развить cвой бизнес в сфере профессиональных услуг
Мы хотели понять, с какими проблемами в сфере управления рабочими процессами сталкиваются агентства по оказанию профессиональных услуг. Для этого мы опросили более тысячи специалистов, которые работают в агентстве или консалтинговой компании либо оказывают платные услуги внешним клиентам.
Мероприятие Wrike Productivity Tour: итоги и планы
На прошлой неделе В Санкт-Петербурге прошло первое мероприятие Wrike Productivity Tour, на котором мы рассказали о планах по развитию нашего продукта, провели мастер-классы по эффективному использованию Wrike, а также поделились историями успеха наших клиентов. УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ: ВЛИЯНИЕ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПРОЕКТОВ И КОМАНДНУЮ РАБОТУ Wrike Productivity Tour открыли Михаил Калиниченко, New Business Manager и Вероника Иванова, Manager, International Account Manager в Wrike. Спикеры рассказали о том, что такое управление изменениями и как оно влияет на сотрудников. Вероника поделилась пошаговой методикой Wrike Way, основанной на наших исследованиях. Она поможет компаниям успешно работать и выстроить надежную культуру эффективности внутри команд. Чтобы подробнее с ней ознакомиться, предлагаем вам скачать электронную книгу. Также совсем недавно мы выпустили еще одну электронную книгу, посвященную управлению изменениями с учетом особенностей различных типов личностей. Наши рекомендации помогут вам предвидеть потребности вашей команды заранее и обеспечить более плавный переход к системе управления проектами. КРУГЛЫЙ СТОЛ НА WRIKE PRODUCTIVITY TOUR: ИСТОРИИ УСПЕХА НАШИХ КЛИЕНТОВ После презентации об управлении изменениями и сессии про развитие нашего продукта, мы провели круглый стол с CINEMOOD и DEZA. В обсуждении приняли участие: Дарья Мингалиева, CMO & Co-Founder, CINEMOOD Татьяна Бедокурова, Product Manager, CINEMOOD Илона Колтынюк, General Director, DEZA Участники дискуссии рассказали о том, как они используют Wrike в своих процессах. Одна из самых любимых возможностей у команды CINEMOOD — форма запросов. «C помощью форм запросов мы отправляем документы на согласование юристам. Чекбоксы дают возможность проверить, насколько корректно они были составлены. — отметила Татьяна. — После того, как один участник процесса согласовал документы, они автоматически передаются следующим исполнителям.» Илона Колтынюк, General Director в DEZA, рассказала о том, как диаграмма Ганта в Wrike помогает следить за проектами по брендингу. «Важные события, которые нельзя перемещать — например, сдача проекта клиенту, отмечены вехами. Команда четко понимает, какие задачи нужно выполнить, чтобы достигнуть результата, а мне, как руководителю, диаграмма Ганта дает возможность визуально отображать объемы проектов и этапы их выполнения.» Дарья поделилась рекомендациями по внедрению платформы для управления проектами: «Если у вас в компании уже больше 15 человек, то я советую как можно быстрее прививать культуру ведения проектов. С ростом команды все процессы меняются — чем быстрее вам удастся структурировать информацию, тем лучше вы сможете ее контролировать и передавать.» СОВЕТЫ ПО РАБОТЕ С WRIKE Wrike для новичков Мы поделились основами использования Wrike. На практических кейсах мы разобрали, как автоматизировать отпуска сотрудников, управлять портфолио проектов с учетом их риска и приоритета, создавать отточенный под команду инструмент мониторинга. Wrike для продвинутых пользователей Мы рассказали про сопоставление фактического и запланированного бюджета через отчеты и рассмотрели такие вопросы, как предоставление аналитики по проекту тем, кого нет в Wrike, распределение множества задач в проектах, создаваемых из шаблонов. Вопросы и ответы В завершении сессий мы дали возможность участникам задать экспертам Wrike вопросы, чтобы каждый из них смог получить ценные персональные рекомендации. WRIKE RESOURCE: ФОРМАЛИЗУЕМ РЕСУРСНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ Александр Беляев, Senior Product Manager в Wrike, провел презентацию об управлении загруженностью команды — Wrike Resource. Этот инструмент позволяет оценить в часах занятость сотрудников и эффективно планировать и распределять ресурсы в режиме реального времени. Основное преимущество дополнения Wrike Resource заключается в том, что график рабочей загрузки позволяет руководителям видеть загруженность каждого специалиста. Вы сможете перетаскивать задачи и изменять количество рабочих часов, назначенных каждому участнику команды, чтобы наилучшим образом спланировать и распределить рабочую нагрузку между исполнителями. Александр также поделился планами по развитию продукта. В обновленную версию Wrike Resource будут включены следующие улучшенные и дополнительные функции: Стратегическое управление ресурсами Развитие Табеля и трекинга времени Развитие Загрузки и тактического слоя Автоматизация управления ресурсами WRIKE MARKETING: НОВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ ВАШЕЙ КОМАНДЫ Завершающим мероприятие стало выступление Аркадия Рушкевича, Lead Product Manager of Wrike Marketing про последние продуктовые апдейты. Что же включает в себя обновленная версия Wrike Marketing? Wrike Publish, который позволяет: Добавлять файлы из DAM* в Wrike и публиковать результаты работы из Wrike в DAM Использовать все возможности рецензирования Wrike Proof для файлов, хранящихся в DAM Не тратить время на описание файла в DAM при публикации — Wrike автоматически добавит метаданные Обновленный Wrike Proof включает: Новый интерфейс — проще, понятнее, больше пространства для контента Теперь рецензирование и утверждение можно использовать прямо из приложений Adobe Creative Cloud Стала доступна гостевая проверка, которая упрощает взаимодействие с внешними пользователями для ускоренного согласования материалов (с клиентами, стейкхолдерами и т.д.) Новые инструменты отображения файлов: Появилась возможность следить за прогрессом творчества в режиме онлайн благодаря файловым виджетам, доступным на панелях задач Режим плитки — не смотрите на названия, смотрите на содержимое Просмотр файлов проекта — все файлы хранятся в одном месте Следите за новостями о наших планах на этот год, мы продолжим серию мероприятий по повышению продуктивности с Wrike! Если вас заинтересовали презентации, представленные на Wrike Productivity Tour, напишите нам на [email protected] — мы пришлем их вам по запросу!
Ключ к идеальной автоматизации — неидеальные люди
Сколько бы усилий вы ни вложили во внедрение, автоматизация не сможет компенсировать недостатки ваших рабочих процессов. К ней следует относиться как к мощному набору инструментов, и, как любым инструментом, ею нужно научиться пользоваться для достижения наилучших результатов.
Фрагментация рабочей информации: как с ней бороться?
Сегодня все мы сталкиваемся с огромными объемами разрозненной рабочей информации. При этом перед нами встает очень серьезная проблема фрагментации данных. Потому что, говоря по-простому, информация валится на нас со всех сторон. Естественно, это серьезно влияет на скорость и эффективность работы как отдельных сотрудников, так и целых отделов.
Семь советов по организации удаленной работы во время вспышки коронавируса
Описание: Распространение коронавируса вызывает все больше опасений, и все большее число руководителей компаний предлагают своим сотрудникам работать из дома. В статье мы дадим несколько советов по организации удаленной работы и расскажем, как вам может помочь Wrike.
Семь вопросов, которые нужно обдумать при составлении плана проекта
Вам только что поручили большой совместный проект. Вы руководите несколькими командами, управляете сложными задачами и ресурсами и стараетесь уложиться в срок — больше всего это напоминает строительство карточного домика. Работа едва началась, а люди уже идут к вам с вопросами, сомнениями и идеями. Что нужно делать? Что нужно сделать, что получить такой результат? А как работа над этим проектом согласуется с общими целями? Не лучше ли использовать этот способ вместо предложенного? Вы уже чувствуете, как работа над проектом превращается в полный хаос, и вам нужно как можно быстрее сформировать определенную структуру. Проще говоря, вам нужен план. Семь вопросов, которые нужно обдумать при составлении плана проекта Сесть и составить полный план проекта, охватывающий все до последней детали, на этом этапе кажется совершенно невозможным. У вас и так голова кругом идет от количества участников и объема работы, который вам предстоит выполнить. При составлении плана проекта проще всего начать с выделения базовых элементов, которые обязательно должны присутствовать в вашем плане. А потом уже вы сможете разместить их в правильном порядке и заполнить пробелы. Так какие базовые элементы вам нужны? Вот семь вопросов, ответы на которые обязательно нужно включить в план вашего проекта. Вопрос №1. Цели проекта Прежде чем уйти в детали вашего будущего плана, ответьте на два главных вопроса — «Что?» и «Зачем?». Что представляет собой ваш проект, и зачем вы его выполняете? Допустим, вы руководите разработкой нового вебинара, цель которого — добавить новых потенциальных клиентов в список рассылки. Это отличная отправная точка — с ней сразу становится ясно, что нужно делать и каким должен быть результат. Но главная ваша цель гораздо глубже — вам нужно, чтобы все участники проекта получили четкое представление о том, что от них требуется, до начала работ. По мнению многих руководителей, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Необходим более детальный и содержательный подход и количественные показатели. Они помогут вам следить за ходом выполнения проекта и сразу же замечать возможные сбои. С учетом сказанного общая цель проекта должна звучать примерно так: Провести во II квартале этого года вебинар на тему мотивации сотрудников, цель которого — добавить в список рассылки не менее 500 потенциальных клиентов. Это достаточно простой пример. Имейте в виду, что у проекта может быть несколько мелких целей, складывающихся в одну общую. Эти цели могут даже быть различными для разных участвующих сторон. Например, отделы продаж и маркетинга могут быть заинтересованы в привлечении новых потенциальных клиентов, в то время как PR-специалистам нужны публикации в прессе, а разработчики надеются получить от клиентов полезные отзывы. Запишите все эти цели (и большую, и малые) прямо сейчас, чтобы не упускать их из виду при разработке остальных частей рабочего плана проекта. СОВЕТ. Чтобы сформулировать действительно эффективную цель, вам придется приложить определенные усилия. Используйте методику SMART, чтобы при постановке цели учесть все необходимые факторы. Вопрос №2. Роли и сферы ответственности В проекте обычно участвуют многие сотрудники, особенно если проект большой. С одной стороны, это позволяет генерировать множество идей и инноваций, но с другой стороны, речь идет о коллективной ответственности. Четкое разделение сфер ответственности помогает избежать путаницы и недоразумений. Также очень полезно дать участникам команды прозрачные сведения о том, кто чем занимается. А вам эти данные помогут устанавливать сроки и управлять ресурсами и загрузкой команды. Всегда четко указывайте, кто какую часть проекта выполняет, а также кто является ответственным исполнителем, чтобы люди знали, к кому нужно обращаться в случае возникновения проблем. В нашем примере с проведением вебинара план проекта должен выглядеть примерно так: Вы, группа управления проектами: выступаете в качестве ответственного исполнителя и осуществляете общее руководство проектом, включая сроки и смету. Карина, отдел кадров: планирует информационное наполнение и проведение вебинара. Евгений, отдел дизайна: создает слайды и графику для промо вебинара. Леонид, отдел маркетинга: рекламирует вебинар. Маргарита, отдел продаж: отслеживает приток потенциальных клиентов. Если у вас очень крупный проект, на этом этапе вы можете не суметь расписать все подробно. Ничего страшного — хотя бы укажите, над чем работают отдельные команды и отделы, чтобы люди знали, кто несет ответственность за ту или иную часть проекта. Скрам- или канбан-доска с планом проекта поможет отдельным участникам следить за выполнением своих обязанностей. Вопрос №3. Ресурсы Для планирования и реализации проекта требуются различные ресурсы: материалы, оборудование, инструменты и, конечно, люди. В одном из опросов, проведенных Институтом управления проектами (PMI), неэффективное планирование ресурсов было названо второй по частоте причиной срыва проектов. Предварительная оценка необходимых ресурсов позволит их оптимизировать и эффективнее ими управлять, а также поможет избежать попыток отыскать нужные ресурсы в последний момент. Для простоты давайте разделим все нужные вам ресурсы, независимо от их важности, на две большие категории: Оборудование: любые материалы, программные инструменты, площади и технологии, необходимые вам для выполнения проекта. Люди: специалисты, которым вы поручили выполнить проект, будь то штатные сотрудники, агентства, поставщики, подрядчики или кто-то еще. Давайте вернемся к нашему примеру с вебинаром и начнем с категории оборудования. Если мы представим себе весь жизненный цикл нашего проекта, то поймем, что нам понадобится следующее: Выделенный конференц-зал или тихое помещение, где мы сможем провести вебинар Доступ к аппаратуре для записи видео Микрофон, обеспечивающий профессиональное качество звука Ну а как насчет людей? Это та сфера, где ресурсов постоянно не хватает. Вам нужно убедиться, что вы не перегружаете кого-то из сотрудников или какую-либо из команд слишком большим объемом работы. Перечисление ролей и обязанностей, как мы делали выше, поможет вам определить, кого из сотрудников необходимо подключить к работе над проектом, чтобы непосредственное начальство не загрузило их другой работой, когда они будут вам нужны. Подумайте, каких еще «помощников» вы сможете привлечь для успешного выполнения проекта (например, ИТ-специалиста, который настроит все необходимое в день проведения вебинара, или дизайнера со стороны, который подготовит диаграммы, в то время как ваша команда будет заниматься слайдами). СОВЕТ: Wrike Resource позволяет в режиме реального времени отслеживать все ваши ресурсы, чтобы вы смогли эффективнее ими управлять. Вопрос №4. Смета Планирование проекта — дело нелегкое, особенно когда речь идет о деньгах. Наверняка вы слышали, что по статистике большинство проектов выполняются с превышением сметы. По данным компании McKinsey, если взять для примера только крупномасштабные ИТ-проекты, то при их выполнении превышение сметы в среднем составляет 45%. В основном это объясняется сложностью прогнозирования точной стоимости проекта до начала работ. Кроме того, часто возникают неожиданности и внезапные препятствия, что также увеличивает объем затрат. Но, несмотря на это, при составлении плана проекта вам придется сделать оценку возможных затрат по всем необходимым ресурсам. Во сколько вам обойдется использование видеоаппаратуры? А микрофона? Понадобится ли маркетинговой группе финансирование для размещения рекламы вебинара в социальных сетях? Если вы привлечете подрядчика, какую плату он берет за выполнение проекта или за час работы? Включите все эти затраты в план проекта, а затем добавьте определенную сумму на неожиданные расходы, чтобы оставить хоть какое-то пространство для маневра. Заранее никто не знает, сколько придется добавить, но увеличения сметной стоимости на 10-20% обычно бывает достаточно. Вопрос №5. Зависимости Работа над проектом иногда напоминает игру в домино. Ту или иную задачу невозможно выполнить, пока не будет выполнена предыдущая, и так далее, и так далее. Есть смысл выявить подобные зависимости на этапе планирования проекта, чтобы составить эффективный календарный план и избежать лишних препятствий. Например, маркетологи не смогут начать рекламную кампанию, пока не будут утверждены дата и время вебинара. А дизайнеры не начнут работу над слайдами, пока не будет готов контент. Метод критического пути поможет без лишних усилий точно определить эти связи, построив модель проекта, включающую в себя: Список всех задач, необходимых для выполнения проекта Зависимости между этими задачами Период времени, необходимый для каждой операции Если вы сделаете это до того, как приступить к составлению календарного плана, вам будет проще разместить все задачи в правильном порядке. Также вы сможете более реалистично указать сроки для различных вех. Вопрос №6. Календарный план А вот теперь пора назначать даты. Вам хочется просто выставить их наугад? Мы понимаем — этот этап планирования проекта может оказаться очень мучительным. К счастью, есть довольно простой способ создать осуществимый календарный план: двигаться от конца к началу. Определите дату, когда проект точно должен быть завершен, а затем двигайтесь назад от этой точки, выявляя отдельные вехи. При этом вам нужно сверяться с зависимостями, чтобы разместить все задачи в правильном порядке. И, как в случае со сметой, не помешает добавить немного времени про запас, чтобы оставить пространство для маневра. Мы все склонны переоценивать свои возможности, когда речь идет о выполнении длительных задач (для этого есть даже специальный термин — ошибка планирования), так что дополнительное время вам наверняка пригодится. Учтя все эти факторы, мы составили грубый набросок календарного плана работ по подготовке вебинара: 5 февраля 2019 г. Планирование контента для вебинара 11 февраля 2019 г. Создание контента для вебинара и передача его в отдел дизайна для оформления 25 февраля 2019 г. Создание дизайна слайдов 4 марта 2019 г. Создание графики для промо 14 марта 2019 г. Утверждение окончательных вариантов контента и слайдов 18 марта — 1 апреля 2019 г. Реклама вебинара в социальных сетях 1 апреля 2019 г. Размещение последнего призыва зарегистрироваться. В конце дня завершение регистрации для участия в вебинаре 3 апреля 2019 г. Проведение вебинара 4 апреля 2019 г. Подведение итогов Вопрос №7. Взаимодействие При управлении проектами чрезвычайно важно, чтобы у вас был план обмена информацией. Исследования показывают, что 57% проектов срываются из-за неэффективного взаимодействия участников. Пренебрежение этим фактором может дорого вам обойтись. Ваш план проекта должен включать в себя основные правила обмена информацией, в том числе в нем должна быть указана частота и применяемые методы взаимодействия. В идеале ваш арсенал инструментов для планирования проектов должен включать в себя платформу управления совместной работой, которая позволит централизованно осуществлять весь обмен информацией. Но при этом следует учесть и такие детали: Должно ли все взаимодействие по проекту осуществляться только в этом инструменте? Есть ли ситуации, когда возможно будет пользоваться электронной почтой или чатами? Будете ли вы проводить регулярные плановые совещания? Кто должен на них присутствовать? Рассчитываете ли вы получать свежие данные от определенных участников команды или заинтересованных лиц на регулярной основе? Вам может показаться, что это уже перебор, но когда речь идет об управлении проектом и планировании, лучше выяснить все подробности заранее, чем оставить возможность для интерпретаций. Начните с основ и станьте гуру в планировании проектов Когда вы только начинаете учиться составлять планы проектов, эта задача может показаться вам невероятно сложной. Но она станет намного проще, если сначала вы добавите в схему основные элементы, а затем уже заполните пробелы. А чтобы сделать начало работы еще более безболезненным, попробуйте поискать платформу управления совместной работой, такую как Wrike. Вы и оглянуться не успеете, как избавитесь от хаоса и суеты.
Что делает сотрудников счастливыми
Мы склонны недооценивать важность такого состояния души, как счастье, у наших сотрудников. Счастливые сотрудники заражают окружающих хорошим настроением и верой в собственные силы, а также (что еще важнее) не собираются увольняться. Как оказалось, счастливые сотрудники работают гораздо лучше и продуктивнее. Шон Эйкор, эксперт по счастью, соучредитель и генеральный директор компании GoodThink и участник TED Talk, объясняет: «Самое важное конкурентное преимущество в современной экономике — это положительно настроенный и увлеченный разум. Он имеет гигантское, непреодолимое преимущество перед точно таким же разумом, полным негативных мыслей. Когда мы мыслим положительно, мы на 31% увеличиваем свою продуктивность». В основе построения позитивных отношений и создания здоровой рабочей среды лежит корпоративная культура, и именно она может стать залогом успеха вашей организации. Так какой же она должна быть, чтобы раскрыть в людях их лучшие стороны? Компания Atomik Research по запросу Wrike провела опрос среди штатных сотрудников о том, что делает их счастливыми на работе и как ощущение счастья влияет на их продуктивность и продолжительность работы в компании. В опросе приняли участие около тысячи респондентов из США, Великобритании, Франции и Германии. Предлагаем ознакомиться с результатами первой части исследования о влиянии корпоративной культуры на уровень счастья в Соединенных Штатах. О необходимости многообразия Нет ничего удивительного в том, что чем разнообразнее ваш кадровый состав, тем счастливее каждый отдельный сотрудник. Счастливые сотрудники на 55% чаще сообщают о высоком уровне многообразия в их офисах. Если среди ваших подчиненных есть люди с различным происхождением и опытом, принадлежащие к разным культурам, то у вашей компании будет гораздо больше возможностей для возникновения свежих идей и перспектив. К тому же это помогает сформировать среду обучения, развития и принятия. Учет индивидуальных особенностей и равенство свидетельствуют о наличии здоровой корпоративной культуры. Общая цель ведет к процветанию Четко сформулированная цель дает сотрудникам ощущение, что они вносят важный вклад и приносят компании более существенную пользу. Это помогает им чувствовать, что они работают не зря, и мотивирует прилагать больше усилий ради общего дела. По данным нашего опроса, 85% самых счастливых сотрудников связывают свое душевное состояние с целями своей компании. Если они никак не поддерживаются, то найти свое счастье в работе становится гораздо труднее. Около 25% «несчастных» сотрудников даже не знают о целях своей компании, а 85% «воодушевленных» — принимают их близко к сердцу. Если у людей нет общей цели, им намного сложнее получать положительные эмоции от сотрудничества и командной работы. Ощущение счастья тесно связано с подходом к сотрудничеству У счастливых сотрудников обычно более здоровые отношения с непосредственным руководством. Зато те, кто жалуется на проблемы в отношениях с менеджерами, чаще называют себя несчастными. Среди людей, испытывающих «воодушевление» на работе, не нашлось ни одного, у которого были бы «очень плохие» отношения с непосредственным руководителем. Это вновь напоминает нам об уровне влияния, которое оказывают отношения с руководителем на ощущение эмоционального комфорта. Счастливые сотрудники в три раза чаще, чем несчастливые, приятно проводят время, обедая с коллегами. И это возвращает нас к мысли о том, как важно разделять чувство общности и солидарности с людьми, с которыми работаешь. Если ваши отношения с коллегами построены на мощном фундаменте доверия и взаимной поддержки, вы с гораздо большей вероятностью будете чувствовать себя счастливыми. Системы управления совместной работой помогают оценить наш вклад Система управления совместной работой нужна, чтобы сплотить команду и сделать совместную работе более простой и эффективной. Пользователи системы управления совместной работой (CWM) на 91% чаще утверждают, что у них «очень хорошие» отношения с руководством. Когда и руководитель команды, и рядовые участники получают более прозрачные данные из CWM-системы, им проще оценить важность и последствия приложенных усилий. К тому же менеджеры, использующие CWM-системы, склонны более новаторски относиться к различным аспектам лидерства. Кроме того, пользователи CWM-систем на 80% чаще признаются, что миссии и стратегические цели их компаний находят отклик в их душах. И опять же — наличие прозрачных данных о выполнении повседневных задач и о том, как эти задачи связаны с общими целями, помогает участникам команд чувствовать себя увереннее и осознавать пользу, которую они приносят своей организации. Как помочь сотрудникам стать счастливее Хотя, судя по нашему отчету, сотрудники в большинстве своем довольны своей работой, мы видим возможности для улучшения ситуации. Такие старые добрые ценности, как тесные взаимоотношения, сотрудничество, общие цели и многообразие гораздо сильнее влияют на счастье сотрудников, чем полагают многие руководители компаний. И если вы поможете участникам команд сработаться и выстроить отношения, это поможет им работать эффективнее и в офисе, и за его пределами. Хотите первыми прочесть весь текст отчета? Зарегистрируйтесь MktoForms2.loadForm("//app-ab04.marketo.com", "405-WQD-629", 2361, function (form) { form.onSuccess(function() { form.getFormElem().replaceWith('?Thanks for your interest! Stay tuned: We will notify you once the report is launched!'); return false; }); });
Основные сведения об учете времени по проекту
Учет времени по каждому отдельному проекту очень важен для любой компании, которой приходится работать одновременно с несколькими проектами или клиентами. Функция учета времени поможет вам следить за продуктивностью сотрудников и оптимизировать затраты. Ознакомьтесь с основной информацией о функции учета времени в Wrike.
Развитие руководителя проекта: постоянная практика и обучение
В последнем посте цикла о том, как стать успешным руководителем проектов, мы поговорим о том, какие существуют способы и возможности развития в области управления проектами. Сразу отметим, что наши рекомендации имеют смысл только тогда, когда у вас уже наработан хотя бы минимальный опыт в управлении проектами. Как же развиваться руководителю проекта? Есть много способов, в том числе: Подробно изучать предметную область, в которой вы работаете. Даже если это не ИТ, где все меняется очень быстро, а, например, нефтяной бизнес или строительство. В любой отрасли постоянно появляется что-то новое, что вы можете использовать в текущих или будущих проектах. Общаться с коллегами из других компаний, посещать профессиональные конференции по управлению проектами, а также вступать в профессиональные сообщества. Цель у всех этих способов одна — расширение кругозора. Опыт, получаемый в одной компании, обычно узок. Не зря в сфере консалтинга в части опыта год идет за три, как в горячих точках. Зачастую, переосмыслив опыт коллег, получается радикально улучшить управление проектами в своей компании. Изучать и пробовать новые ИТ-инструменты. На рынке существует огромное количество инструментов как для управления проектами (например, Wrike), так и для командной работы, создания инфографики, коммуникации и так далее (тот же MindManager), которые могут значительно упростить работу и сделать ее намного более эффективной. Поэтому используя такие инструменты, вы одновременно перестраиваете процессы командной работы, лучше понимаете принципы взаимодействия сотрудников. В конечном счете, эффективнее управляете проектом и достигаете наилучшего результата. Работать с извлеченными уроками. Нужно понимать, почему что-то пошло так, а не иначе, что вы в следующий будете делать также, а что совершенно по-другому. Анализ извлеченных уроков проекта — один из самых мощных инструментов развития, которые есть у руководителя проекта. А если эти же уроки потом обсудить с коллегами или на конференции, эффект как минимум удваивается. Учиться на краткосрочных курсах, закрывая конкретные пробелы в знаниях. Например, курсы на 2-3 дня будут иметь смысл, если вам не хватает опыта в управлении продуктом, тестировании, управлении рисками проекта и так далее. Главное — тут же начать применять полученные знания, а не положить очередной сертификат на полку и забыть о нем. Читать книги по бизнесу, хорошие и разные. Как бы банально это не звучало, но почти в любой популярной книге, от "Психологии убеждения" Роберта Чалдини до “Пиши, сокращай” Максима Ильяхова, можно почерпнуть конкретные действия или инструменты, которые позволят улучшить какой-то аспект вашей работы. А, возможно, и полностью пересмотреть подход к ней. Важно не просто прочитать и положить книги на полку, а проанализировать полученную информацию и начать использовать на практике. На различных ресурсах регулярно публикуются подборки книг по любым направлениям, от коммуникации до управления продуктом. От этих списков можно отталкиваться, изучая конкретное направление. Самое главное — практика. Все перечисленные способы развития и обучения имеют смысл только в том случае, если вы постоянно делаете проект за проектом (а не "сделал проект, полгода позанимался рутиной, взял еще один"). Поэтому применяете полученные знания в своей работе, анализируете "сработало или нет, а если нет, то почему?". Оставляете для себя то, что работает именно для вас. Постоянно повышайте сложность выполняемых проектов В другом случае, начнется стагнация — проекты превратятся в процессную рутину "делай раз, делай два, делай три, вот результат", и профессиональное развитие остановится. Если внутри компании нет возможности получить более масштабные проекты — возможно, настал тот самый момент, когда нужно подумать о смене работы? Не обязательно выполнять все вышеперечисленное. Но регулярная практика и развитие — это залог интересной профессиональной деятельности, позволяющей видеть постоянно улучшающиеся результаты своей работы. Удачи вам! _________________________________ Автор статьи: Юлия Бажанова, PMP, руководитель проектного офиса, главный редактор Управление-проектами.РУ— некоммерческого сообщества людей, которые являются профессионалами в управлении проектами или только хотят этому научиться, а также профессионалов из смежных областей: управления продуктом, бизнес-анализа, тестирования, разработки и проч.
Как использование Agile-методологии помогает улучшить совместную работу
Agile-методология управления проектами дает множество преимуществ. Например, позволяет командам успешнее обмениваться информацией и соблюдать сроки. А из этой статьи вы узнаете, как она помогает улучшить совместную работу команд в Wrike.
Первые шаги: как получить проекты и набрать портфолио
Итак, в прошлом посте мы обсудили мотивацию и необходимые знания для того, чтобы стать руководителем проектов. Сегодня же давайте поговорим о том, как получить проекты и набрать портфолио. Этап 1. Получаем проект Зачастую кажется, что для того, чтобы вам доверили вести какой-то проект в компании, у вас уже должен быть опыт управления проектами. Но где его взять? Получается замкнутый круг, из которого просто так не вырваться. В жизни же все наоборот: рабочих рук всегда меньше, чем задач. Именно поэтому самый простой способ— подойти к руководителю и предложить взять и выполнить какую-нибудь небольшую для компании задачу. Ее даже необязательно называть проектом. Все, что нужно— это чтобы вас назначили ответственным. Если у задачи нет сроков или бюджета — не беда. Эти ограничения всегда можно поставить на этапе планирования, чтобы потом попробовать ими управлять на практике. Практически у любого руководителя найдется такая задача, а то и не одна, и он ее вам с удовольствием отдаст. Часто даже не нужно ничего согласовывать —сегодня мало какие задачи специалист выполняет автономно. Большинство из них все-таки связаны с взаимодействием с другими сотрудниками и установленными ограничениями. Именно поэтому их можно попробовать выполнить с соблюдением всех канонов проектной деятельности. Если все-таки такой задачи нет, то всегда можно обратиться к коллегам из соседнего отдела, офиса или найти ее в интернете. В профессиональных сообществах нередко ищут ассистентов руководителей проектов либо руководителей проектов на неполный рабочий день. Конечно, нужно быть готовым к тому, что, возможно, для выполнения первых проектов вам какое-то время придется работать сверхурочно (рабочую-то нагрузку с вас при этом никто не снимает). Как мы обсуждали в предыдущем посте, вопрос в вашей мотивации. Этап 2. Анализируем полученный опыт После выполнения каждого такого проекта стоит остановиться и проанализировать результаты. Что в итоге получилось? Что не вышло и почему? Какие инструменты вы использовали? Чтобы вы сделали сейчас по-другому? Чему новому вы научились? Что вам бы хотелось опробовать применить в следующем проекте? Каких знаний вам не хватило? Идеально, если на этом этапе рядом с вами будет более опытный коллега, который сможет выступить для вас наставником, а также поможет вам выбрать и правильно применить те части методологии управления проектами, которые нужны именно в вашем проекте. Он их разберет вместе с вами и проанализирует ваш опыт. В таком случае обучение пойдет в разы быстрее и результаты не заставят себя долго ждать. Конечно, нужно не забывать о благодарности и о том, что ваш наставник, скорее всего, тоже делает это вне его рабочих обязанностей. Даже если официально такая роль не выделена в вашей компании, вы всегда можете попросить о помощи более опытного коллегу, пригласив его на обед или на кофе (в большинстве случаев вам не откажут). Этап 3. Осваиваем теорию и ИТ-инструменты Если вы не сделали этого раньше, то именно сейчас имеет смысл посетить какие-то вводные курсы или тренинг по управлению проектами. Теперь это будет для вас не просто набором бессмысленных терминов и процессов, а "ляжет" на ваш опыт и поможет лучше осознать, что и зачем вы делали. Курс необязательно должен быть очным — это может быть и онлайн-школа, бесплатное обучение на Coursera или на Pluralsight. Если такой курс вы уже проходили, нелишне будет вернуться к нему, посмотреть свежим взглядом на материалы и проанализировать, что и с каким результатом вы попробовали применять, а что — нет. Также на этом этапе стоит попробовать применять в работе самые простые ИТ-инструменты для управления проектами (например, Wrike) для получения общего понимания того, как именно они могут вам помочь в работе. Третьей составляющей будет изучения тех аспектов отрасли, в которой вы работаете, знаний о которых вам не хватает для грамотного управления проектами. Этап 4. Оформляем свой опыт и двигаемся дальше После того, как вы самостоятельно реализовали 2-3 проекта по приведенной выше схеме, можно говорить о том, что вы готовы заниматься этим профессионально (если, конечно, эти проекты не отбили у вас желания стать руководителем проекта). На этом этапе, даже если вы не планируете менять работу, хотя бы для себя имеет смысл переписать свое резюме с фокусом на управление проектами, описать свои достижения и компетенции. Это поможет осознать свои сильные и слабые стороны, и станет отличным подспорьем в дальнейшем обсуждении вашей новой роли. Таким образом, после выполнения первых проектов вы получаете релевантный опыт, понимание связи практики и теории и хорошее резюме. С таким багажом уже можно обсудить с руководителем полученный опыт и ваши ожидания и карьерные возможности в текущей компании. Как показывает практика, специалистов, которые самостоятельно взялись за проекты и успешно их завершили, чаще всего замечают еще до того, как они сами начинают этот разговор. Как правило, таким работникам предлагают какие-то новые возможности в компании. Если же на текущем месте возможности перевода на новую должность нет, то можно попросить перераспределить ваши текущие обязанности в пользу управления проектами. О том, что эта область вам интересна, стоит сказать не только непосредственному начальнику, но и заказчикам и спонсорам ваших проектов. Возможно, у них найдется что-то интересное? Если все же нет, то наверняка на другом месте работы ваши новые навыки будут оценены по достоинству. Тем более, новое резюме у вас уже будет готово. _________________________________ Автор статьи: Юлия Бажанова, PMP, руководитель проектного офиса, главный редактор Управление-проектами.РУ— некоммерческого сообщества людей, которые являются профессионалами в управлении проектами или только хотят этому научиться, а также профессионалов из смежных областей: управления продуктом, бизнес-анализа, тестирования, разработки и проч.
На исходной позиции: что нужно, чтобы стать руководителем проектов
Сегодня профессия руководителя проекта — одна из самых востребованных как на российском, так и на зарубежном рынке труда. И, конечно, всех новичков в этом непростом деле волнует множество вопросов. Что нужно сделать, чтобы стать руководителем проектов? Требуется ли для этого высшее образование? Что первично — теория или практика? Можно ли стать руководителем проекта без опыта работы? Чтобы развеять сомнения и ответить на все эти вопросы, мы встретились с Юлией Бажановой, PMP, руководителем проектного офиса и главным редактором сообщества Управление-проектами.РУ. В цикле из трех статей Юлия рассказывает о том, как стать успешным руководителем проектов и что для это нужно. Очень хочется, чтобы можно было сказать "нужно прочитать вот эти 2 книги и сходить вот на этот курс, и все— вы готовый руководитель проекта". Но, к сожалению, настолько простого рецепта нет. Поэтому в первой из трех статей мы поговорим о том, что нужно для того, чтобы стать руководителем проектов. Главное — мотивация! Первый вопрос, который вам нужно себе задать: а какова моя мотивация? Профессия руководителя проекта — достаточно молодая, и не все понимают, что за ней стоит. Многим кажется, что "это работа, где все делают другие, а ты просто раздаешь указания", "руководителям проектов много платят", "это модно и современно", "быстрый карьерный рост в проектном управлении обеспечен" и так далее. Однако это не совсем так. Хороший разработчик зарабатывает больше руководителя проекта. Покомандовать в современных матричных структурах не получится, а модность и современность профессии не означает, что вам будет комфортно в этой роли. Так почему же вы хотите стать руководителем проектов? В качестве примера хорошей мотивации можно привести следующее — вы хотите создавать что-то новое, делать то, чего в этой (или другой) компании до вас еще никто не делал, вести людей за собой и делать так, чтобы их глаза также горели идеей, как ваши и так далее. Если это про вас— идем дальше! "Проектный" склад ума Второе, что стоит сделать — это проанализировать свой предыдущий опыт, чтобы понять, действительно ли вам стоит попробовать себя в профессии руководителя проекта. Вам скучно сидеть на одном месте или вы с удовольствием делаете одно и то же, постоянно совершенствуясь? Вы любите и умеете организовывать работу других людей, или вам проще следовать определенным регламентам, разработанным другими? Для вас важно видеть конкретный результат своей работы или правильный и отлаженный процесс со всеми его нюансами? Стресс или серьезный сбой какого-то рабочего процесса заставляет вас мобилизоваться? Либо в такой ситуации вам некомфортно, и все, чего вам хочется, чтобы все как можно скорее вернулось на исходные позиции? Чтобы ответить на приведенные выше вопросы, например, вспомните институт— вы были или хотели быть старостой или хоть раз организовывали мероприятие для группы? Вы хоть раз брали на работе инициативу по организации, например, экологического пикника или внедрения новой практики? Важно понимать, что "процессный" склад ума — это не плохо, но в проектной деятельности вам будет некомфортно от постоянного стресса и ежедневных изменений. Если динамично меняющаяся среда вокруг— это ваше, то однозначно стоит попробовать! Знание основ управления проектами в вашей отрасли Если с мотивацией и проектным складом ума все в порядке, стоит погрузиться чуть глубже, и ознакомиться с самыми основами управления проектами. Для этого необязательно идти на какие-то курсы. Можно послушать несколько вебинаров и почитать тематические ресурсы по управлению проектами, при желании— изучить стандарт PMI или IPMA. На выходе должно быть понимание: Что же такое проект и в чем состоят его ограничения В чем заключается задача руководителя проекта и зачем он вообще нужен Что представляет собой жизненный цикл проекта в вашей отрасли, и что должно происходить на каждом его этапе Какие знания вам нужны, чтобы успешно управлять проектом на всех этапах Я не зря подчеркиваю важность понимания жизненного цикла в зависимости от отрасли. Например, в разработке программного обеспечения и в строительстве школы жизненный цикл проекта будет очень и разным. "Универсального" управления проектами не существует. Что бы не говорили стандарты, и ценность профессионала определяется не только его опытом в управлении проектами, но и опытом в конкретной отрасли. Именно поэтому высшее образование в управлении проектами — точно не самая необходимая вещь, которая нужна на старте. Опыт выполнения некоммерческого проекта Исключительно для того, чтобы потом не расстраиваться от неверно принятого решения — можно сделать псевдо-проект с применением всей изученной теории, чтобы попробовать применить изученную теорию на практике. Например, построить летний домик на участке. Или запустить жене, которая любит вышивать, интернет-магазин, в котором будут продаваться ее работы. Или даже организовать семейный отпуск, пройдя все проектные этапы, от инициации и планирования до завершения. Это позволит и потренироваться, и лучше понять "зачем это все". Если после всех перечисленных шагов вы поняли, что управление проектами — это "ваше", и что вам это интересно— в следующем посте мы цикла мы расскажем о том, как получить первые проекты и набрать портфолио. _________________________________ Автор статьи: Юлия Бажанова, PMP, руководитель проектного офиса, главный редактор Управление-проектами.РУ— некоммерческого сообщества людей, которые являются профессионалами в управлении проектами или только хотят этому научиться, а также профессионалов из смежных областей: управления продуктом, бизнес-анализа, тестирования, разработки и проч.