Этикет удаленной работы: одиннадцать правил
Если вы уже работаете с Wrike и интересуетесь «правилами хорошего тона» при взаимодействии с удаленными сотрудниками, мы готовы предложить одиннадцать законов этикета Wrike. Следование этим правилам упростит совместную работу и сделает ее намного приятнее для всех сотрудников, где бы они ни находились.
Пошаговое руководство по созданию временного графика в Microsoft Project
Наглядная временная шкала проекта — лучший друг менеджера. При управлении крупными проектами простой способ отчитаться перед руководством и заказчиками, представив им полный обзор выполняемых работ, может оказаться поистине бесценным. В то же время, если вы руководите проектом, и вам нужно углубиться в детальную информацию о вехах и зависимостях, такие временные шкалы позволяют и легко увидеть, как выполняется проект в целом, и уделить внимание любой отдельной задаче или сроке. Поскольку временные шкалы проекта в виде диаграмм Ганта пользуются большой популярностью в качестве инструмента планирования и управления, возможность работы с ними предлагается в десятках приложений для управления проектами, в том числе в Excel, Microsoft Project и Wrike. Здесь мы покажем вам, как строить временную шкалу в MS Project, а также предложим более простой способ ее создания в Wrike. Как создать временную шкалу с помощью Microsoft Project Шаг 1. Для создания диаграммы Ганта в Microsoft Project, нажмите «Представление» (View), затем выберите пункт «Временная шкала» (Timeline). Шаг 2. Щелкните правой кнопкой мыши любую из своих задач и выберите «Добавить на временную шкалу» (Add to Timeline). Повторите это действие для каждой задачи или вехи в вашем проекте. Шаг 3. Если вы хотите создать несколько временных шкал, выберите представление «Временная шкала» (Timeline view), а затем «Формат» (Format). Выберите «Панель временной шкалы» (Timeline Bar) в меню «Формат» (Format). Шаг 4. Щелкните временную шкалу правой кнопкой мыши и выберите «Диапазон дат» (Date Range). Укажите даты начала и окончания. Шаг 5. Добавьте цвета и измените стили текста, щелкнув мышью на любом участке временной шкалы и выбрав «Формат» (Format). Шаг 6. Чтобы открыть доступ к вашей временной шкале, созданной в MS Project, выберите в меню «Формат» (Format) команду «Копировать временную шкалу» (Copy Timeline). Выберите размер в зависимости от ваших потребностей: для отправки в электронном сообщении выбирайте маленький размер, для использования в слайдах презентации — средний, а для показа в полном размере — большой. После этого вы можете вставить временную шкалу в виде изображения в любую другую программу. Простой способ создания временной шкалы в режиме онлайн Вместо того, чтобы вручную добавлять задачи и вехи на временную шкалу проекта, воспользуйтесь онлайн-инструментом для создания диаграмм Ганта. Временная шкала Wrike делает процесс планирования проекта гораздо более простым. Wrike автоматически наносит все задачи проекта и сроки их выполнения на интерактивную временную шкалу. Назначайте даты, задавайте вехи и зависимости правой кнопкой мыши и вносите изменения, перетаскивая задачи и сроки. Просроченные задачи автоматически выделяются красным цветом, так что ничто не ускользнет от вашего внимания. Кроме того, к интерактивным временным шкалам проще предоставить доступ, и вам не придется выбирать верный размер для слайда в PowerPoint или электронного сообщения. В Wrike вы можете оперативно дать коллегам доступ к временной шкале, сделав снимок экрана и отправив ссылку на него клиентам и заинтересованным лицам, чтобы они могли следить за ходом выполнения проекта. Воспользуйтесь бесплатной пробной версией Wrike и ознакомьтесь с ее возможностями без загрузки и установки приложения. А затем прочтите углубленное руководство по работе с временной шкалой Wrike, чтобы создать свою первую диаграмму Ганта и приступить к работе над проектом в считанные минуты. Как временные шкалы проекта помогли вам выполнить работу в срок? Поделитесь историями успеха в комментариях.
Может ли концепция лидерства как служения пойти на пользу вашему проекту?
Концепция лидерства как служения ставит во главу угла развитие и благополучие сотрудников. Ознакомьтесь с принципами лидерства как служения и узнайте, какую пользу оно может принести вашим проектам и вашей команде.
Wrike - надежная и удобная система управления проектами
Девять проверенных стратегий для повышения продуктивности совещаний (инфографика)
Провести полезное совещание проще на словах, чем на деле, но ничего особенно сложного в этом нет. Воспользуйтесь несколькими простыми стратегиями для проведения успешных совещаний, после которых продуктивность ваших сотрудников повысится.
Химия: что лежит в основе каждого успешного проекта
Запуск проекта при наличии всей необходимой информации служит катализатором для успешного выполнения проекта и снижает количество энергии активации, которая нужна вашей команде, чтобы пройти весь маршрут от старта до финиша.
Лучшие рекомендации по стратегическому планированию загрузки
Стратегическое планирование загрузки имеет большое значение как для успешного выполнения проекта, так и для успешной деятельности компании. Ознакомьтесь с несколькими стратегиями долгосрочного планирования загрузки, которые предлагает вам Wrike.
Microsoft и Wrike интегрируются, чтобы сделать командную работу продуктивнее
Сегодня мы рады сообщить о первом этапе интеграции Wrike и Microsoft, которая позволит упростить совместную работы пользователей, снизить временные затраты и улучшить обмен рабочей информацией. Microsoft предоставляет своим клиентам платформу для создания и публикации самого разнообразного контента — от электронных таблиц до текстовых документов. Wrike предлагает пользователям систему организации работы, которая охватывает задачи, обсуждения, сроки и многое другое. Вместе решения Microsoft и Wrike позволят в полной мере раскрыть потенциал вашей команды и повысить эффективность за счет единого рабочего пространства. На первом этапе пользователи Wrike получили возможность загружать свои документы и презентации в Wrike с помощью надстройки для Office 365, которая запускается непосредственно из приложений Word и PowerPoint. Вам больше не придется переключаться между окнами или вкладками и искать свои файлы. Просто добавьте файлы в Wrike из офисного приложения, которым пользуетесь каждый день. На втором этапе интеграции поддерживаться будет не только надстройка Wrike для Office 365, но и любые файлы, сохраненные в сервисе OneDrive для бизнеса. Интеграция с Microsoft позволит вам легко и быстро прикреплять рабочие файлы непосредственно к задачам Wrike и получать доступ к обновленным версиям из единого центрального хранилища. Прежде чем мы сделаем эту возможность доступной для всех, вы можете ознакомиться с ней на сайте Wrike Labs. После завершения финального этапа пользователи Wrike Enterprise смогут использовать свой аккаунт в Microsoft Azure Active Directory или Office 365 для входа в Wrike и работать с задачами напрямую через систему единого входа (SSO). Azure Active Directory — это крупнейшее в мире решение для управления доступом и идентификацией. Интеграция Wrike с Azure AD позволяет системным администраторам легко решать задачи по управлению доступом и идентификацией и обеспечивать безопасность корпоративных данных и документов, хранящихся в Wrike. Надстройка Wrike для Office 365 доступна всем пользователям Wrike. Готовы попробовать? Загрузите ее прямо сейчас! Если вы еще не пользуетесь Wrike, это хороший повод попробовать сервис бесплатно. Скоро появятся новые возможности интеграции, так что следите за новостями!
Project-хаки при инициации и планировании проектов
Недавно у нас прошел вебинар с Денисом Фадиным о том, как спланировать и запустить идеальный проект. Мы обсудили как работать с заказчиком и ключевыми стейкхолдерами, а также составлять и актуализировать план проекта. Давайте разберемся, на что должны обратить внимание руководители проекта, чтобы ничего не упустить. PROJECT-ХАК 1: КОМУ НУЖЕН ТВОЙ ПРОЕКТ? Как руководитель проекта вы должны убедиться в том, что у проекта есть Заказчик. Это должен быть конкретный человек, а не целое подразделение или рабочая группа. Вы обязательно должны назначить встречу Заказчику и еще раз обсудить все детали. Обязательно зафиксируйте то, что ожидается от проекта, и поделитесь информацией со всеми заинтересованными лицами. PROJECT-ХАК 2: СУТЬ ПРОЕКТА ДОЛЖНА БЫТЬ ПРОСТА И ПОНЯТНА Суть проекта должна отражать его цель, быть краткой и понятной для всех участников проекта. Прежде всего, она должна включать: Цели проекта; Результаты проекта; SCOPE проекта (его содержание); Архитектуру проекта; Дорожную карту проекта (roadmap проекта или визуальное представление стратегии реализации проекта). Пример реализованного в банке проекта Как мы видим на данном примере, суть проекта отражена в последовательности шагов, которые должны выполняться клиентом и сотрудником в определенном порядке. PROJECT-ХАК 3. ЧТО ВАЖНЕЕ ДЛЯ ЗАКАЗЧИКА И СТЕЙКХОЛДЕРОВ? На стадии инициации и планирования проекта важно расставить приоритеты. Могут возникнуть определенные риски или сложности (например, увеличение сметы или срыв запланированных сроков проекта). Изначально обговорите это с заказчиками и стейкхолдерами и приоритезируйте те показатели, которые имеют для вас ключевое значение. PROJECT-ХАК 4: ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, РЕЗУЛЬТАТЫ, КРИТЕРИИ УСПЕШНОСТИ И КПЭ ПРОЕКТА Определите цели проекта. Обязательно начинайте их формулировать с глагола в начальной форме и совершенном виде (а именно, какую задачу вы хотите решить). Цель должна находится вне проекта — то есть результат проекта не может быть самой целью. Частые ошибки при формулировании. В цели указывается перечень задач, которые помогут ее достигнуть, или же сами результаты. Определите задачи проекта — это иерархическая структура работ (WBS, work breakdown structure). Что именно нужно сделать, чтобы цели проекта были достигнуты? Частые ошибки при формулировании. Указывается слишком детальный перечень задач. Результаты проекта. Они бывают качественные (их лучше формулировать в виде объекта, физического или виртуального — например, возведен, зарегистрирован, согласован) или количественные (ключевые показатели эффективности в числовом значении). Частые ошибки при формулировании. Формулируются только количественные результаты проекта или указывается статус качественного результата проекта. Также зачастую возникает ситуация, когда указывается слишком большой перечень количественных результатов, многие из которых являются расчетными от других. Критерии успешности проекта: Достигнуты все результаты проекта — если не достигнут хотя бы один результат, то проект нельзя считать успешным и завершенным. Допустимая норма превышения бюджета от запланированного, а также сроков выполнения проекта. Допустимый уровень качества результатов проекта, удовлетворенности пользователей и клиентов (NPS, CSI) и так далее. Частые ошибки при формулировании. На стадии инициации проекта команда забывает сформулировать критерии успешности проекта. Другая ситуация, что они могут быть ограничены только один критерием — достигнуты все результаты проекта. Также могут отсутствовать допустимые нормы превышения бюджета или сроки проекта — то есть, при малейшем превышении проект считается неуспешным. PROJECT-ХАК 5: ДЕЛАЙТЕ ТОЛЬКО РЕАЛИЗУЕМЫЕ ПРОЕКТЫ Прежде всего, ставьте реализуемые цели, которые вы можете достигнуть в рамках проекта. Как это сделать? Сокращайте SCOPE проекта; Максимально увеличивайте объем выделяемых ресурсов и сроки на реализацию проекта. PROJECT-ХАК 6: ПЛАНИРУЙТЕ С УМОМ Важно понимать, что план — это не догма, а живой документ, который требует постоянной актуализации. Не нужно планировать то, что может очень сильно изменится. На стадии инициации проекта разбейте его на ключевые вехи и отслеживайте ход проекта. Это позволит на любом этапе получить необходимую информацию и при необходимости своевременно вносить корректировки. PROJECT-ХАК 7: ЧТО ТАКОЕ ИДЕАЛЬНО СПЛАНИРОВАННЫЙ ПРОЕКТ? Руководитель проекта должен стремиться к тому, чтобы после стадии инициации и планирования рабочая группа четко понимала цели и суть проекта, тогда такой проект смело можно будет назвать идеальным. Для того, чтобы еще больше углубиться в тему, рекомендую следующий список литературы и полезных ресурсов по управлению проектами: «Deadline. Роман об управлении проектами», Том ДеМарко. Книга для руководителей проектов любого масштаба, которая поможет разобраться с процессами на стадии инициации и запуска проекта. «Управление проектами от А до Я», Ричард Ньютон. Пошаговая инструкция, с чего начинать и чем завершать работу над любым проектом. Каждая глава представляет собой следующий, новый этап развития проекта. «Управление проектами в стиле ДРАЙВ», Федор Афанасьев. Краткий практический курс, пройдя который вы освоите основные принципы и сможете выработать практические навыки управления проектами. «Управление проектами», В.Богданов. Книга для менеджеров, которые решили автоматизировать управление проектами в своем бизнесе и внедрить систему управления проектами. «Управление проектами для неофициальных проект-менеджеров», Кори Когон, Э Союзетт Блейкмор, Джеймс Вид. О принципах, практических примерах и инструментах реального и высокоэффективного управления проектами, которые могут быть использованы в организациях любого уровня. «Руководитель проектов. Все навыки, необходимые для работы», Рэндалл Инглунд, Альфонсо Бусеро. Хорошо структурированное прикладное пособие по развитию всех необходимых навыков менеджера проектов. «Основы проектного менеджмента. Классическое руководство», Джозеф Хигнии. Руководство по проектному менеджменту, основанное на классическом своде знаний PMBOK. «Управление проектами. Быстрый старт», Ким Хэлдман. Книга об основах проектного менеджмента для новичков. «Управление проектом на одной странице», Кларк Кэмпбелл. Автор делится секретами успешного управления проектами и лучшими практиками. Художественная литература, из которой можно почерпнуть проектную смекалку: «Повесть о Ходже Насреддине», Леонид Соловьев. Полезные ресурсы: Блог «Управление проектами.РУ». Профессиональное сообщество для тех, кто умеет или хочет научиться хорошо управлять проектами. Также в блоге есть колонка Wrike c практическими кейсами. 100 правил руководителя проектов NASA. ________________________________________________________________________________________ О спикере: Денис Фадин, IPMA Level B, PMI PMP, Certified Agile Professional, серебряный призер международного конкурса «Young Project Manager of the Year 2018». Руководитель направления крупного российского банка. Опыт управления проектами — более 8 лет.
Управление на расстоянии: успешное расширение удаленной команды до 50 сотрудников и более
Ник Брайсон — директор службы поддержки клиентов Wrike. Он пришел в компанию в 2009 году, и с тех пор численность его подразделения увеличилась с одного человека до пятидесяти с лишним сотрудников, работающих в разных странах мира. За последние десять лет только в США число удаленных рабочих мест выросло на 103%. Благодаря высокому уровню удовлетворенности сотрудников, высокой продуктивности и средней экономии более 11 тыс. долл. США на человека в год тенденция перехода к удаленной работе продолжает расти теми же темпами и не собирается замедляться. Умение эффективно управлять удаленной командой стало необходимым навыком — особенно на малых предприятиях и в стартапах, где есть необходимость пользоваться глобальным пулом талантов для поиска специалистов-фрилансеров с нужными навыками, согласных работать на предлагаемых условиях. Хотя преимущества удаленной работы неоспоримы, у менеджеров и руководителей проектов часто возникают затруднения. Усложняющими факторами становятся проблемы взаимодействия, отслеживание хода работ и соблюдения приоритетов, а также управление ресурсами на расстоянии, не говоря уже о разнице часовых поясов и языковых и культурных барьерах. Даже если вы располагаете нужными инструментами и процессами для упрощения повседневной работы с удаленными сотрудниками, расширение команды по мере роста бизнеса может стать для вас большой проблемой. Как успешно обучать новых участников команды и культивировать культуру сотрудничества? Как предлагать сотрудникам возможности для профессионального роста и развития, если вы встречаетесь с ними от силы пару раз в году? Мы столкнулись с этими вопросами в службе поддержки клиентов Wrike, возглавляемой Ником Брайсоном. За последние восемь лет его команда разрослась с одного-единственного человека (его самого) до группы из более 50 человек, живущих в разных странах Северной Америки, Южной Америки и Европы. Ник на собственном опыте испытал все «трудности роста», возникающие при расширении удаленной команды, на всех этапах — от приема на работу новых сотрудников до развития и продвижения новых лидеров службы поддержки — и получил несколько важных уроков, которыми готов с вами поделиться. Важные рекомендации по найму удаленных сотрудников Далеко не каждый обладает темпераментом, подходящим для удаленной работы. Многим специалистам, работающим на дому, трудно справиться с одиночеством, необходимостью всегда оставаться на связи и соблюдением здорового баланса между работой и отдыхом. Поэтому, если вы оцениваете, насколько тот или иной кандидат подходит для удаленной работы, очень важно рассматривать не только его технические навыки и знания. Так на какие же качества стоит обратить внимание при выборе будущего сотрудника? По мнению Ника Брайсона, директора службы поддержки клиентов в компании Wrike, самое главное — это отыскать инициативного человека, который будет стараться не только находить ответы на технические вопросы, но и приложит дополнительные усилия, чтобы активнее взаимодействовать с коллегами. Применительно к техподдержке это означает, что такой человек будет не просто ждать поступления новых заявок, а искать способы оптимизировать процессы и проекты. То есть, задача его начальника — смотреть не только на число обработанных заявок или выполненных задач, но и на качество работы и готовность приложить дополнительные усилия. Ценить людей, которые не просто отвечают на вопросы клиентов, а предлагают им дополнительные ресурсы или тратят время на то, чтобы позвонить на следующий день и узнать о результатах. Тех, кому важно качество выполненной работы, и кто ищет способы повышения эффективности. Еще один важный момент, который стоит учесть, — это человеческие качества кандидата. Есть мнение, что экстравертам не стоит предлагать удаленную работу, потому что этот вид деятельности исключает живое общение, но Брайсон считает, что стремление взаимодействовать с людьми имеет огромную важность. Это именно те люди, которые не упустят возможности пообщаться с коллегами в чате или по видеосвязи, и именно они вносят свой вклад в развитие культуры совместной работы. Стратегии адаптации, повышающие уровень мотивации удаленных сотрудников Участники удаленной команды не могут просто заехать к вам в офис или заглянуть к коллеге из соседнего кабинета, чтобы задать ему пару вопросов, поэтому их возможности посмотреть, как работают другие люди, и чему-то у них научиться, ограничены. Обычная офисная болтовня или разговоры за обедом с коллегами из других отделов недоступны новым удаленным сотрудникам, и поэтому им гораздо труднее получить представление об общей ситуации в компании. Поэтому при приеме на работу новых участников команды необходимо проводить качественное обучение. Менеджеры удаленной команды должны особенно стараться поддерживать связь со своими сотрудниками, отвечать на вопросы, предлагать постоянную поддержку и предоставлять обучающие ресурсы и контекст, чтобы помочь наладить сотрудничество между отделами. Мнение Брайсона таково: «Важно, чтобы люди не только узнавали то, чего не знают, но и чтобы они понимали — никто не ждет от них всеведения. Не бывает плохих вопросов, и никто не должен чувствовать себя неловко, если ему приходится обращаться за помощью. Нужно, чтобы у них была возможность находить ответы самостоятельно, а также, чтобы они знали, кому из сотрудников стоит задать тот или иной вопрос». Убедитесь, что у удаленных участников команды есть возможность постоянно учиться, и что привычка задавать вопросы поощряется независимо от того, сколько времени автор вопроса проработал в компании. «Лидерство как служение» и формирование культуры удаленной работы в команде Формирование успешной корпоративной культуры — достаточно сложная задача, даже если все ваши сотрудники работают в одном офисе. Но если вы общаетесь с помощью ноутбука, поддерживать тесные рабочие взаимоотношения и атмосферу сотрудничества становится гораздо сложнее. А с ростом команды проблема усугубляется. Когда в службе поддержки Wrike работала горстка людей, новые участники команды проводили много времени с коллегами, занимаясь индивидуальным обучением, и отношения складывались сами собой. Но команда росла, и со временем Брайсон понял, что ему нужно внедрить концепцию лидерства как служения. Теперь при выборе сотрудников на руководящие позиции учитывается не только эффективность их работы, но и готовность помогать коллегам. Сейчас руководящая группа состоит из людей, которые стремятся помогать своим непосредственным подчиненным и предлагают им необходимые ресурсы и возможности обучения для профессионального и карьерного роста. Такие инструменты, как Slack, позволяют участникам команды все время находиться на связи в течение дня и обсуждать любые вопросы — от рабочих до личных, в том числе даже новости поп-культуры. Люди могут открыто обсуждать любые проблемы, с которыми сталкиваются в работе, и задавать любые вопросы. Брайсон говорит, что такая открытость помогла им разрешить проблемы, которые обычно трудно выявить и диагностировать при удаленной работе, так как удаленные сотрудники склонны гораздо реже признавать наличие у них каких-либо затруднений. Для проведения общих совещаний команда использует Zoom, позволяющий задействовать до 25 веб-камер одновременно. По словам Брайсона, когда все участники начали включать веб-камеры во время совещаний, это сильно повлияло на обстановку в команде, потому что люди смогли видеть лица друг друга. «Если кто-то не включает камеру, остальные участники говорят ему: "Эй! Мы хотим тебя видеть!" Потому что возможность видеть лицо собеседника — это нечто большее, чем нежелание разговаривать с черным экраном», — рассказывает он. Следует помнить, что важна не только частота общения, но и его качество. Когда участники команды читают сообщения по электронной почте, в чате или в разделе комментариев системы управления проектами, теряется такая важная информация, как интонации и выражение лица. А если к этом добавляются языковые и культурные различия, то уловить нюансы становится еще труднее. Даже самые простые фразы, которые вы используете постоянно, могут быть неправильно поняты носителем другой культуры. В качестве примера Брайсон приводит такую ситуацию: «Однажды клиент общался с представителем службы поддержки и назвал какую-то из функций убойной. А а наш сотрудник начал извиняться, потому что решил, что его работу критикуют, и это лишь один из случаев недопонимания из-за культурных различий. То есть, нужно чтобы все участники команды понимали, что имеется в виду под жаргонными фразами, которые могут быть им неизвестны». Наше рабочее пространство становится все более неформальным, мы получили возможность использовать эмодзи и gif-изображения для уточнения контекста, и это делает наше общение с удаленными сотрудниками более простым и веселым. Решение проблемы лидерства и карьерного роста в команде, работающей удаленно Хотя предлагать советы и рекомендации участникам команды может быть непросто, потому что вы не так уж часто с ними видитесь, нужно создавать для них возможности карьерного роста, чтобы как можно дольше удержать в компании талантливых специалистов. Если хотите, чтобы удаленные сотрудники росли и развивались вместе с компанией, необходимо поддерживать их карьерные устремления. По мнению Брайсона, именно поэтому так важно еженедельно общаться один на один. В культуре постоянного взаимодействия общение один на один может показаться излишним. Поскольку менеджеры службы поддержки всегда доступны в Slack, на все вопросы сразу выдаются ответы, и общение не прекращается. Как объясняет Брайсон, «Иногда создается впечатление, будто мы разговариваем постоянно, так какой смысл проводить отдельные личные беседы? Все дело в разнице между обучением и развитием». Обучение — это получение знаний, которые нужны сотруднику для работы. Это то, что происходит при общении в Slack и на общих совещаниях. Это именно та специфика, которую обсуждают менеджеры: «Вот то, что нам необходимо сделать, и вот как мы это сделаем». Но при разговоре один на один участник команды получает возможность сказать: «Вот то, что я хотел бы делать». Еженедельные личные беседы подчеркивают приоритетность карьерного роста, позволяют участникам команды поговорить о собственных целях и профессиональном развитии. К тому же это дает возможность менеджерам делегировать обязанности, а рядовым участникам команды — приобрести новые навыки. Как работают вместе самые успешные команды Организации все активнее внедряют новые подходы к работе, и руководители постепенно избавляются от ошибочного мнения, будто работать удаленно могут только небольшие команды. Команды, у которых есть четкая организационная структура, прозрачный обмен данными и культура получения знаний, могут — и должны! — расширяться, как и команды сотрудников, работающих в одном офисе.
Как системы мгновенных сообщений убивают нашу продуктивность
Используете ли вы Slack, HipChat, Skype, Google Hangouts или IRC, этого недостаточно. Пора признать: использование приложений для чатов и обмена мгновенными сообщениями при управлении проектами может резко снизить вашу продуктивность
Десять форм запросов, которые помогут вашей команде добиться успеха
В каком бы отделе вы ни работали и какую бы должность ни занимали, верно одно: кто-нибудь от вас всегда чего-то хочет. Трудитесь ли вы над крупным проектом или оказываете мелкую услугу другому отделу, рабочие запросы сыплются на вас на совещаниях и неформальных встречах, в мгновенных сообщениях и электронных письмах. Недавно мы представили новую функцию — запросы Wrike, которая поможет вам справиться с потоком входящих заданий, действовать организованно и заблаговременно собирать всю необходимую информацию. После того, как вы научитесь создавать собственные формы запросов в Wrike, вам стоит ознакомиться с шаблонами десяти самых распространенных форм запросов. 1. Форма запроса на создание нового проекта Необходимые поля: Название Отдел Приоритет Плановая дата начала Плановая дата завершения Описание проекта Сметная стоимость Другие заинтересованные отделы 2. Форма запроса на устранение проблемы или внесение изменений Необходимые поля: Название проблемы Проект, с которым связана проблема Дата запроса на устранение проблемы Тип проблемы ошибка идея запрос на улучшение Описание проблемы Разрешение и последующие шаги 3. Творческое задание Необходимые поля: Название работы Тип материала Новая работа или обновление? В случае обновления ссылка на предыдущий материал Целевая аудитория Целевой канал Призыв к действию Одобрен ли запрос менеджером по маркетингу? Описание работы Зависимость от кампании / запуска При наличии зависимости идентификатор в Marketo 4. Запрос в службу поддержки Необходимые поля: Дата Ф.И.О. Отдел Платформа / операционная система Оборудование / устройство Описание проблемы Приоритет 5. Прием нового сотрудника Необходимые поля: Ф.И.О. нового сотрудника Отдел Роль / должность Дата начала работы Требования к оборудованию ноутбук гарнитура телефонный аппарат прочее Требования к программному обеспечению MS Office Adobe Creative Suite Программный телефон Создание учетной записи для Salesforce Wrike join.me 6. Запрос маркетинговой кампании Необходимые поля: Руководитель кампании Тип кампании Печать Оплачиваемая реклама Эл. почта Социальные сети Видео Название кампании Срок выполнения проекта Даты начала и завершения кампании Каналы Целевая аудитория Цели кампании Описание кампании / дополнительная информация 7. Запрос о возмещении расходов Необходимые поля: Ф.И.О. сотрудника Отдел Ф.И.О. руководителя Период расходов Назначение расходов Описание расходов Общая сумма расходов Приложения (чеки и квитанции) 8. Запрос отпуска Необходимые поля: Ф.И.О. сотрудника Отдел Непосредственный руководитель Дата начала Дата окончания 9. Запрос доступа через систему безопасности Необходимые поля: Ф.И.О. сотрудника Должность / отдел Запрашиваемые ресурсы для доступа Уровень доступа Причина доступа Продолжительность 10. Запрос офисных принадлежностей Необходимые поля: Ф.И.О. сотрудника Отдел Необходимые принадлежности Желаемая дата получения (опционально) Нужны другие шаблоны Wrike? Научитесь создавать шаблоны папок и задач, чтобы копировать проекты и не тратить лишнее время на выполнение повторяющихся задач.
Четыре шага к успешному спонсированию проекта
Спонсирование проекта — это важнейший фактор в достижении успеха [1]. Но на практике полноценную поддержку спонсоров получают менее двух третей всех проектов [2]. При этом по статистике вовремя, без превышения бюджета и в полном соответствии с требованиями и спецификациями выполняются менее 40% всех проектов [3], а это значит, что потребность в хороших спонсорах высока как никогда. Как обеспечить эффективную спонсорскую поддержку? 1. Убедитесь, что спонсоры понимают, насколько важна их роль для успешного завершения проекта. Срывы проектов обходятся компаниям в 109 млн долларов на каждый инвестированный миллиард [2]. Так что показывайте руководителям и спонсорам статистику — конкретные суммы и цифры — чтобы убедить их в том, что они обязаны играть активную роль в управлении проектом, а не пассивно наблюдать за стараниями менеджеров. 2. Разъясните спонсорам проекта их функции и обязанности. Спонсор проекта, особенно если он впервые выполняет эту роль, может не вполне понимать, в чем состоит его задача и какие отношения ему необходимо поддерживать с менеджером проекта. А если он этого не понимает, то и и не сможет делать то, что от него требуется. Как утверждает Рон Розенхед (Ron Rosenhead), спонсор проекта должен отслеживать его выполнение, содействовать в решении проблем и обеспечивать поддержку проекта со стороны других руководителей, служа связующим звеном между менеджером проекта и вышестоящим начальством. Хороший спонсор помогает оперативному принятию решений и получению нужных ресурсов, чтобы менеджеру проекта не приходилось сталкиваться с препятствиями на каждом шагу. Но при этом спонсор проекта должен всегда сохранять объективность суждений и понимать, как конкретный проект согласуется с более крупными бизнес-целями и стратегией компании. 3. Регулярно проводите совещания со спонсорами и как можно раньше обеспечьте эффективный обмен информацией. Секрет успешных взаимоотношений спонсора и менеджера проекта прост: главное здесь — взаимная информированность. С самого начала работ по проекту установите график регулярных совещаний, будь то раз в неделю, дважды в месяц или ежемесячно. На первом совещании обсудите цели проекта и все, что необходимо каждому из вас для достижения этих целей. Воспользуйтесь контрольным списком по спонсированию проекта, чтобы выстроить обсуждение и точно выяснить, чего вы ожидаете друг от друга. 4. Помогите спонсорам проекта получить организационную поддержку. 85% руководителей организаций, принявших участие в исследовании Питера Тейлора (Peter Taylor), заявили, что у них есть спонсоры проектов. При этом 83% опрошенных признались, что не делают ничего для поддержки, обучения или информирования таких спонсоров [4]. В результате роль спонсора проекта оказывается чисто номинальной — сами спонсоры не понимают, насколько она важна, и не знают, в чем должен заключаться их вклад в успешное выполнение проекта. Для начинающих спонсоров проектов (в отличие от менеджеров) существует очень мало внешних ресурсов с информацией о наиболее эффективных методиках спонсирования. Спонсирование проектов, включающее в себя постоянное обучение и активный подход к обмену эффективными методиками и знаниями, должно стать в организации одним из главных приоритетов. Поэтому, отчитываясь об успешном выполнении проектов, обязательно подчеркивайте вклад спонсоров и напоминайте о том, что эффективная подготовка спонсоров для новых проектов отвечает интересам всей организации. Советы по взаимодействию с «трудными» спонсорами Если спонсор вашего проекта слишком занят, не успевает отслеживать меняющиеся бизнес-цели или просто не считает ваш проект приоритетным, попробуйте наладить с ним взаимоотношения, воспользовавшись этими советами: Обсуждайте возможные последствия для проекта. Скажите спонсору: «Это действие (или бездействие) приведет к такому-то результату. А такие варианты действий помогут исправить положение». При обсуждении исходите из того, что вы оба стремитесь к успешному выполнению проекта, и сосредоточьтесь на том, что можно сделать сообща для достижения совместной цели. Дайте спонсору понять, что именно от него зависит, получите ли вы поддержку высшего руководства, достаточные ресурсы и т. д., и следовательно, он отвечает за успех проекта в той же степени, что и вы. Учитывайте мнение начальства. Вы сможете заручиться помощью и поддержкой вашего спонсора, если будете знать, чего на самом деле хочет его начальник. Напоминайте спонсору о том, что ваше эффективное сотрудничество поможет ему завоевать расположение высшего руководства. Если вы готовы поделиться своим опытом с коллегами в комментариях, мы будем только рады. Источники: 1. «Executive Sponsor Engagement: Top Driver of Project and Program Success», PMI, 2014 г. 2. «The High Cost of Low Performance», PMI, 2014 г. 3. «CHAOS Manifesto», The Standish Group, 2013 г. 4. Питер Тейлор, «Project Sponsors are from Venus», LinkedIn Pulse, 2014 г. 5. Strategies4Sponsors.com 6. Quickbase.Intuit.com 7. SensiblePM.com, «Strategies for Project Sponsorship» — #PMHangout21
Метод OKR: планирование с недостижимыми целями
Два года назад мы в Wrike начали использовать для планирования проектов метод целей и ключевых результатов (Objectives and Key Results, метод OKR). Его придумали и впервые применили для в Intel, потом подхватили в Google, LinkedIn и Twitter. Метод универсален, хорошо помогает фокусироваться на целях, повышает инициативность и стимулирует работу между разными командами в компании. Плюс его можно отлично реализовать, используя инструменты системы планирования управления проектами, что для нас было одним из ключевых требований. Если вы ищете подходящий подход к планированию проектов и оценке эффективности командной работы или даже лично для себя, предлагаем присмотреться к OKR внимательнее. Специфика метода OKR Начнем с того, что метод OKR – это сравнительно агрессивная техника целеполагания и планирования. Изначально метод использовался для постановки квартальных целей, однако сегодня большинство компаний используют его и для годового планирования. Суть в том, что для каждой заданной цели должен существовать ряд измеряемых результатов (метрик), которые бы показывали, насколько достигнута цель. Это помогает, во-первых, добиться измеримости прогресса в конкретных показателях, а во-вторых, не размывать фокус в повседневной работе. С тем, чтобы не распыляться и избежать выгорания, связано и ограничение на цели и метрики. Можно создать не более 5 целей на планируемый период и не более 4 метрик для каждой из них. Ключевая особенность метода состоит в том, что эти цели должны быть принципиально недостижимы. Если цели достигнуты на 100%, они считаются недостаточно амбициозно поставленными, и в планировании на следующий период нужно это учесть. Оптимальным будет выполнение 60-75% результатов из каждой цели. Получается, что OKR с самого начала провоцирует вас на пресловутый выход из зоны комфорта и более смелый подход к планированию. Другая особенность методики, отличающая ее от KPI и других методов измерения производительности, это то, что OKR никак не влияют на оценку сотрудника и размер бонусов и прочих поощрений. Считается, что OKR можно использовать только в том случае, если компания сознательно культивирует доверие к сотрудникам. Без кнута и пряника людям будет проще ставить действительно сложные цели, не боясь, что их накажут за невыполнение, а тактика постановки простых целей, чтобы получить премию в конце квартала, окажется бессмысленной. Wrike воплотит ваши отличные бизнес-идеи на практике. Попробуйте нашу систему планирования управления проектами бесплатно » Планирование проектов: от общего к частному Метод OKR предусматривает обязательную детализацию целей от общекорпоративных до конкретного человека. Понятно, что сотрудникам технического или, скажем, дизайнерского отдела неочевидно, с чего им начать свой день, чтобы помочь компании «увеличить продажи» или «повысить удовлетворенность клиентов». И OKR требует «дробить» общие цели до осязаемого уровня. Это позволяет скоординировать работу отдельных людей и отделов в едином направлении. Метод используется одновременно на трех уровнях: — всей компании, — отдела или команды, — каждого сотрудника. Цели и метрики на каждом уровне отличаются степенью конкретности, но они должны быть согласованы между собой и способствовать достижению общих целей компании. Годовые цели разрешается корректировать в конце каждого квартала, но квартальные цели менять нельзя, чтобы полностью сконцентрироваться на их достижении. Еще одно ограничение состоит в том, как именно формулируются общие цели и метрики. В отличие от традиционного корпоративного планирования более половины целей должны быть сформулированы снизу вверх – на встречах команд или нескольких отделов, работающих над одним проектом (например, запуск сайта). Процесс формулирования может включать в себя несколько итераций, чтобы команды могли все обсудить заранее и получить четкое представление о дальнейшей координации работы. Примеры Допустим, компания поставила перед собой следующую цель:Попасть в тройку самых скачиваемых приложений на App Store. Ключевые результаты: Увеличить число пользователей приложения на 50% Повысить рейтинг приложения до 4,5 звезд Получить 100 положительных отзывов от пользователей Выпустить 3 новые функции На уровне отдела мобильной разработки ей могут соответствовать такая цель и ключевые результаты: Увеличить удовлетворенность пользователей на 30%. Опросить 1000 пользователей и выявить главные жалобы и запрашиваемую функциональность Провести 10 UX-тестов с пользователями, чтобы выявить проблемы интерфейса Разрешить не менее половины жалоб, полученных в ходе опроса Выпустить 3 новые функции На индивидуальном уровне iOS-разработчик может поставить себе следующую цель. Увеличить удовлетворенность пользователей интерфейсом на 50%. Релиз нового интерфейса Получить как минимум 50 отзывов о новом интерфейсе Закрыть все баги, связанные с релизом в течение квартала. Как видно, цели и результаты обязательно должны быть измеряемы. В конце квартала или года каждый сотрудник оценивает выполнение своих целей от 0 до 1 и вычисляет общий прогресс. Как уже говорилось, 60-70% каждой цели является оптимальным. Эффект Хорошая новость состоит в том, что плохих результатов в OKR быть просто не может! Поэтому если вы не довольны своими результатами в других системах планирования, вам точно понравится эта. Если по одной из целей получились низкие результаты– это повод переоценить ее значимость и либо понизить приоритет, либо переформулировать, либо вообще отказаться от нее. В целом же список достигнутых за квартал конкретных результатов наглядно показывает распределение времени, достижения и пробелы. А значит, OKR помогает составить более точный план на будущее. Если последовательно придерживаться планирования с OKR, то основатели методики гарантируют нам следующие улучшения. Более последовательное принятие решений на всех уровнях. Перед постановкой новой задачи сотрудники будут задумываться, как она связана с общими целями компании и отдела. Понятные метрики для измерения прогресса. Поскольку метрики уже заложены в постановку цели, вы всегда будете опираться на объективные, а не субъективные критерии. Более прозрачная коммуникация между командами при планировании и выполнении проектов. Синхронизация усилий команд в сторону общей цели, поставленной с помощью метода OKR. Спустя год использования OKR в Wrike, мы готовы признать, что эти изменения произошли. При очень быстром росте компании для нас крайне своевременным оказался инструмент, который помог улучшить работу между отделами и преобразовать команды в сторону кросс-функциональных групп, которые работают над общими целями. Особенно актуальным это оказалось при запуске новых функций продукта. Будем рады прочитать о вашем опыте планирования в команде и впечатлениях от OKR в комментариях. Система планирования управления проектами Wrike избавит вас от рутинной работы и поможет сфокусироваться на важном. Начните бесплатную пробную версию сегодня, чтобы ускорить взаимодействие команды.
Станьте партнером Wrike в России и СНГ
Если вы давно хотели порекомендовать Wrike своим клиентам или читателям, теперь у вас есть возможность получить за это вознаграждение. Wrike запускает партнерскую программу в России и странах СНГ и предлагает сразу два варианта сотрудничества. Первая рассчитана на консультантов и агентства, которые занимаются подбором и внедрением корпоративных сервисов. Она предполагает разделение дохода от привлеченных клиентов. Второй вариант — для владельцев сайтов с оплатой за факт покупки (CPS). Партнерские программы Wrike уже несколько лет работают в США, и теперь Россия и СНГ стали первым зарубежным рынком для их локализации. В рамках тестового запуска в России мы заранее протестировали работу с несколькими агентствами, интернет-магазинами и медиа, чтобы оптимизировать рабочие процессы и предлагаемый контент под потребности новых партнеров. Партнерская программа Wrike для консультантов рассчитана на маркетинговые и консалтинговые агентства, а также представителей софтверной розницы. В рамках программы партнер должен поддерживать непосредственный контакт с каждым клиентом, оказывая услуги по подбору, развертыванию и адаптации корпоративного ПО. Компания помогает партнерам освоить продукт, предлагает бесплатный аккаунт Wrike для демонстрации сервиса, а также оказывает оперативную поддержку в решении технических вопросов на русском языке. Оплата услуг партнера может составлять до 20% платежей клиента, которого он ведет. Для того чтобы обеспечить качество партнерских услуг, заявки на участие в программе проходят предварительную квалификацию. Есть и минимальные требования по числу клиентов, которых партнер должен ознакомить с Wrike каждый месяц. Программа Wrike для медиапартнеров рассчитана на владельцев тематических сайтов и CPA-программ и предполагает привлечение клиентов по реферальной ссылке. Медиапартнерам предоставляются баннеры, обзоры сервиса, скриншоты и другие маркетинговые материалы, включая возможность создания контента под конкретного медиапартнера. Размер комиссии зависит от того, какую версию Wrike приобретает привлеченный клиент, и составляет $200 - за аккаунт Business, $300 - за Enterprise. При этом реферальный идентификатор пользователя действует 90 дней. Таким образом медиапартнер получит комиссию, даже если привлеченный им клиент приобрел Wrike не сразу после перехода по ссылки. Кроме того, мы выплатим вам бонус за аккаунты, которые просто начали пробную версию: $100 за 100 триалов в месяц, $250 за 250 триалов. У медиапартнеров нет никаких ограничений по географии или языку сайта — вы можете привлекать клиентов по всему миру, главное, чтобы они воспользовались вашей уникальной реферальной ссылкой. Чтобы присоединиться к программе, отправьте заявку в разделе для партнеров или для медиапартнеров. После того как ваша заявка будет одобрена, вы получите подтверждение по почте и сможете войти в аккаунт, чтобы начать работу. В личном кабинете вам всегда будет доступна статистика по привлеченным клиентам, информация о комиссии и промо-материалы. Будем рады видеть вас в числе наших партнеров!
Как приучить креативную команду к сервису совместной работы
Внедрение системы для совместной работы в творческом коллективе Вы — креативный директор. У вас слишком много проектов, ваши подчиненные выбиваются из сил, и вы понятия не имеете, как наладить быструю и эффективную работу с помощью той системы, которой вы пользуетесь сейчас. Что же делать? Решения для организации совместной работы помогают высвободить время, которое обычно растрачивается впустую на посещение ненужных совещаний, просмотр и отправку безумного количества писем, поиск вложений и последних версий обновленных документов. Более того, такие сервисы позволяют больше времени уделять творчеству, а не изучению спецификаций проекта или деловой переписке. Вместе с тем, у креативных команд всегда множество параллельных задач в работе. У них нет времени испытывать новые инструменты, которые в конечном итоге могут оказаться непригодными. Прежде чем приобретать решение для организации совместной работы и очертя голову бросаться его осваивать, прочтите наши рекомендации, чтобы сделать именно тот выбор, который одобрит ваша вечно занятая креативная группа. А тогда уже осваивайте и творите! 1. Определите процессы, для которых вам нужен инструмент Вам хорошо известны все ваши рабочие процессы. Поэтому, как первый пользователь и главный специалист по работе с новым решением, воспользуйтесь своими знаниями и составьте набор четко сформулированных правил по применению нового инструмента, чтобы ваши сотрудники понимали, чего им следует ожидать. Создайте документ, в котором будет описано: Какие функциональные возможности вы будете использовать, и каким образом. У некоторых сервисов такой широкий спектр возможностей, что многие из них вам могут никогда не пригодиться. Составьте список функций, которые будет использовать ваша команда, и обязательно укажите, каким образом эти функции помогают упростить рабочие процессы. Как будут организованы задачи. Любой инструмент для совместной работы предлагает свою систему организации задач в виде папок или проектов, чтобы пользователям не приходилось долго искать то, что им нужно. Определитесь, будет ли ваша команда упорядочивать работу по типам материалов, заказчикам, ответственным дизайнерам или по всем перечисленным параметрам одновременно. Выберите тот вариант, который вам лучше всего подходит. Как называть задачи. Внедрение четкой системы наименований поможет вашим сотрудникам понимать суть любой задачи, не открывая ее. Система должна включать в себя правила, типа таких: названия задач должны начинаться c имени клиента в квадратных скобках, например [Клиент], после имени клиента в названии задачи должен идти глагол, например «Создать» или «Обновить», названия задач должны заканчиваться расчетной продолжительностью выполнения, например [2ч]. Как будут организованы вложения. Объясните всем сотрудникам, как должны храниться документы и файлы с результатами работы, чтобы эти материалы было легко найти. Будут ли все они лежать в одной папке? Будут ли они прикрепляться на уровне папки, на уровне проекта, или на уровне отдельных задач? Есть ли у вас общий диск, на котором хранятся все файлы? Как вы станете называть файлы, чтобы их имена были понятными? После завершения проекта будут ли окончательные версии отчетных материалов храниться в каком-либо определенном месте? Планирование регулярных совещаний. Если у вас принято проводить регулярные совещания, заведите соответствующие задачи в своей системе. Это необязательный шаг, но он позволяет централизованно хранить всю информацию о совместной работе — которая, разумеется, включает совещания. Мы предлагаем создать папку под названием «Совещания» с подпапками для различных видов совещаний (если это необходимо). Затем в этой папке создайте задачу с датой и временем запланированного совещания, назначьте ее всем приглашенным, настройте дату и сделайте задачу повторяющейся. Во время совещаний добавляйте заметки о ходе обсуждения к этой задаче, чтобы любой участник мог получить к ним доступ и при необходимости внести свои дополнения. 2. Сформируйте небольшую тестовую группу Если вы описали процессы, для которых будет использоваться сервис, это вовсе не значит, что вы создали наилучшую методику работы для своей команды. Как и в работе с клиентами, вам необходима обратная связь. Обычно сервисы предлагают до 2 недель бесплатного пробного доступа, и это нужно использовать! Сформируйте небольшую группу «первопроходцев», которые начнут осваивать новый инструмент, разъясните им описанные процессы, обучите работе с функционалом и попросите сразу же начать использовать инструмент при выполнении крупного или маленького проекта. Распишите им преимущества нового программного решения и посоветуйте использовать его как можно чаще, чтобы уменьшить вероятность возвращения к прежним методам работы. Интенсивные испытания в боевых условиях дадут вам больше понимания о пригодности сервиса, чем том технической документации. Wrike — единая среда для совместной работы, в которой сотрудники могут держать описание задания, файлы и дискуссии в общей задаче и не выискивать каждый раз информацию в почте и разных файлохранилищах. Попробуйте бесплатно » 3. Оптимизируйте процессы Прежде чем подключать к системе всех сотрудников вашей команды, попросите участников тестовой группы, чтобы они внесли необходимые дополнения или изменения в предложенные вами процессы. Если они будут предлагать более удачные методы использования программных функций, имена папок, названия задач и т. д., вносите их предложения в документацию по процессам. Именно эти люди должны решать, как будет использоваться новый инструмент для совместной работы, потому что они работают с ним каждый день. 4. Предложите программный инструмент всем сотрудникам команды После того как вы и ваша тестовая группа разработаете надежный способ внедрения и использования инструмента для совместной работы, настанет время «вывести его в люди». Предложите его всем участникам команды точно так же, как предлагали тестовой группе. Передайте им документацию по рабочим процессам, проведите обучение и попросите сразу же начать использование инструмента в работе над новым проектом. 5. Вносите дальнейшие корректировки по мере надобности Продолжайте собирать отзывы. Если у сотрудников будут появляться идеи о том, как повысить эффективность инструмента, рассмотрите каждую из них с точки зрения пользы для команды и достижения конечных целей. Если процесс не работает, создайте решение для этой проблемы и проверяйте его результативность раз в месяц или квартал, чтобы убедиться, что неполадка исправлена. Если вы используете решение по модели SaaS («программное обеспечение как услуга»), поставщик, скорее всего, будет постоянно предлагать вам обновления, улучшения и новые функциональные возможности. Всегда задумывайтесь о том, действительно ли необходимо внедрять эти новые функции в рабочий процесс. Не каждая из них вам подойдет, поэтому обновляйте процессы, только если вы знаете, что это поможет работе вашей команды. Wrike обеспечивает полный рабочий цикл проекта: от идеи и задания до его согласования. Интеграция с Adobe, Google Drive, Dropbox и Box позволит синхронизировать все файлы в одном сервисе. Попробуйте бесплатно » Помогите своей команде работать слаженнее и эффективнее Воспользуйтесь этими пятью рекомендациями, чтобы помочь вашей творческой группе успешно освоить новый программный инструмент, оптимизировать совместную работу и больше времени тратить на творчество, а не на проверку почтовых ящиков. Если вы можете поделиться опытом удачного или неудачного развертывания решения для совместной работы, предлагайте свои советы в комментариях!
Семь психологических триггеров, о которых должен знать каждый маркетолог
Маркетологи могут применять множество различных методов, чтобы подтолкнуть людей к нужным поступкам, но нет ничего более эффективного, хотя и связанного с многими нюансами, чем использование психологических триггеров.