Как одному из руководителей компании, продающей решения для управления проектами, мне приходится выслушивать множество интересных историй от клиентов, инвесторов и кураторов. Я хочу поделиться с вами некоторыми из них и надеюсь, что они помогут вам улучшить ваши управленческие навыки. Эта статья — вторая в серии под общим названием «Пять самых распространенных ошибок при управлении несколькими проектами».
Прежде чем приступить к чтению, рекомендуем ознакомиться с первой статьей: «Пять самых распространенных ошибок при управлении несколькими проектами: чрезмерный контроль (часть 1 из 5)».
Ошибка №2. Недостаточно серьезный подход к планированию проектов
Часто возникает сильное искушение не углубляться в планирование, а сразу же приступить к выполнению.
В компании, где каждый проект должен вносить свой вклад в общую прибыль, такой шапкозакидательский подход может привести к провалу.
Помните: чаще всего проекты срываются потому, что не выполняется план проекта. Если плана не существует, или он не используется, неполон, устарел или плохо составлен, это неизбежно приводит к ошибкам в ходе реализации проекта.
Большинство ошибок при управлении проектами возникают из-за отсутствия эффективного и свежего плана. Если вы не можете вовремя обновлять планы проектов, значит, вы не можете отслеживать проекты и влиять на ход их выполнения. Кроме того, вы будете тратить лишнее время и даже выбьетесь из бюджета. В результате участники команды начнут задерживать выполнение задач. И все это в итоге отразится на фактической дате сдачи проекта.
Выигрышная стратегия №2. Составляйте реалистичные планы и вовремя их обновляйте
Что же нужно сделать, чтобы план проекта всегда был реалистичным и актуальным? Вот три главных правила:
Проверяйте, проверяйте и еще раз проверяйте
Если вы хотите, чтобы все ваши проекты были выполнены вовремя и в рамках бюджета, очень важно ежедневно отслеживать ход работ по каждому из проектов. А участники вашей команды должны стремиться к достижению целей проекта и соблюдению графика. Для этого необходимо регулярно проверять и обновлять планы, а иначе они будут бесполезны.
План проекта должен быть гибким
Когда вы управляете несколькими проектами одновременно, нужно уметь мгновенно реагировать на неожиданные изменения и вносить соответствующие поправки в план проекта. Это избавит вас от последствий нарушения первоначального графика.
Держите всю информацию под рукой
Для успешного выполнения проектов необходимо, чтобы вы могли сразу находить всю нужную информацию и быстро реагировать на изменения в проектах. Не позволяйте ценным сведениям быть похороненными в груде не связанных между собой файлов!
Объедините все данные и держите все относящиеся к проекту файлы в едином хранилище. Позаботьтесь, чтобы доступ к этим файлам был открыт всем соответствующим сотрудникам. Когда вся информация находится у вас под рукой, вы всегда будете знать, на какой стадии выполнения находится тот или иной проект в данный момент времени.
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Thanks for your interest in our eBook!
Download it nowWe have also sent the eBook link to your email for your convenience.
