Как одному из руководителей компании, продающей решения для управления проектами, мне приходится выслушивать множество интересных историй от клиентов, инвесторов и кураторов. Я хочу поделиться с вами некоторыми из них и надеюсь, что они помогут вам улучшить ваши управленческие навыки. Эта статья — вторая в серии под общим названием «Пять самых распространенных ошибок при управлении несколькими проектами».

Прежде чем приступить к чтению, рекомендуем ознакомиться с первой статьей: «Пять самых распространенных ошибок при управлении несколькими проектами: чрезмерный контроль (часть 1 из 5)».

Ошибка №2. Недостаточно серьезный подход к планированию проектов

Часто возникает сильное искушение не углубляться в планирование, а сразу же приступить к выполнению.

 

В компании, где каждый проект должен вносить свой вклад в общую прибыль, такой шапкозакидательский подход может привести к провалу.

Помните: чаще всего проекты срываются потому, что не выполняется план проекта. Если плана не существует, или он не используется, неполон, устарел или плохо составлен, это неизбежно приводит к ошибкам в ходе реализации проекта.

Большинство ошибок при управлении проектами возникают из-за отсутствия эффективного и свежего плана. Если вы не можете вовремя обновлять планы проектов, значит, вы не можете отслеживать проекты и влиять на ход их выполнения. Кроме того, вы будете тратить лишнее время и даже выбьетесь из бюджета. В результате участники команды начнут задерживать выполнение задач. И все это в итоге отразится на фактической дате сдачи проекта.

Выигрышная стратегия №2. Составляйте реалистичные планы и вовремя их обновляйте

Что же нужно сделать, чтобы план проекта всегда был реалистичным и актуальным? Вот три главных правила:

Проверяйте, проверяйте и еще раз проверяйте

Если вы хотите, чтобы все ваши проекты были выполнены вовремя и в рамках бюджета, очень важно ежедневно отслеживать ход работ по каждому из проектов. А участники вашей команды должны стремиться к достижению целей проекта и соблюдению графика. Для этого необходимо регулярно проверять и обновлять планы, а иначе они будут бесполезны.

План проекта должен быть гибким

Когда вы управляете несколькими проектами одновременно, нужно уметь мгновенно реагировать на неожиданные изменения и вносить соответствующие поправки в план проекта. Это избавит вас от последствий нарушения первоначального графика.

Держите всю информацию под рукой

Для успешного выполнения проектов необходимо, чтобы вы могли сразу находить всю нужную информацию и быстро реагировать на изменения в проектах. Не позволяйте ценным сведениям быть похороненными в груде не связанных между собой файлов!

Объедините все данные и держите все относящиеся к проекту файлы в едином хранилище. Позаботьтесь, чтобы доступ к этим файлам был открыт всем соответствующим сотрудникам. Когда вся информация находится у вас под рукой, вы всегда будете знать, на какой стадии выполнения находится тот или иной проект в данный момент времени.

комментарии 0