Как настроить структуру хранения файлов в креативном агентстве

Вы работаете в креативном агентстве и на вашу команду постоянно сыплются запросы. Идет ли речь о новой работе или о внесении правок в готовые материалы, вам приходится обсуждать текущие задачи, оправдывать ожидания клиентов и не забывать о приоритетах команды. Нужно учитывать множество факторов, и это становится еще сложнее, если у вас нет централизованного места для хранения файлов. Ну а если вы еще и тратите все свое время на поиск нужной информации и попытки рассортировать входящую корреспонденцию, заниматься творчеством становится попросту некогда.

Но вы можете вернуть контроль над ситуацией. Организация структуры хранения файлов в креативном агентстве позволяет добиться следующих целей:

  • Наличие доступной и четкой информации о проектах.
  • Все рабочие данные направляются в единое хранилище с удобным доступом.
  • Создается надежный рабочий процесс, позволяющий получать качественные и стабильные результаты.
  • Все рабочие данные абсолютно прозрачны, что позволяет повышать производительность и объемы работ.

И тут вам может помочь Wrike. Вам больше не придется искать нужную информацию в электронных письмах и других источниках, ведь совместная работа в системе управления дизайнерскими проектами поможет вам создать порядок из хаоса, организуя запросы в момент их поступления и обеспечивая заблаговременное получение всей необходимой информации. Настройте мгновенное сохранение запросов в соответствующих папках, чтобы распределять работу внутри команды. Мы попросили одного из наших менеджеров по работе с клиентами поделиться наиболее удачными способами организовать структуру хранения файлов.

Предлагаем три разных шаблона структуры папок, благодаря которым сотрудники вашего креативного агентства будут чувствовать себя примерно так:

Creative_Agency_File_Structure_2

1. По статусу

Если в ваших проектах очень важен статус, и вам приходится проводить множество отчетных совещаний, чтобы держать всех участников в курсе событий, эта файловая структура вам подойдет. Разделите задачи по статусам, чтобы можно было с первого взгляда оценить ход работ по текущим проектам и быстро принять меры в случае любого отставания от графика.

Этот формат также позволяет вам неделю за неделей оценивать объем работ, который могут выполнить ваши специалисты, и управлять этим объемом. Следите за количеством активных проектов, которые способна выполнить ваша команда, чтобы можно было взять на себя больше задач или с уверенностью отказаться, если участники команды перегружены.

Creative_Agency_File_Structure_3

2. По типу запроса

Если вы получаете большое количество запросов от клиентов, разделяйте задачи по запросам, чтобы можно было их приоритизировать и соответствующим образом распределить. Из формы запроса вы получаете информацию о сроках, важности, документации и т. д., чтобы затем решить, у кого из вашей команды есть возможность выполнить данный запрос. Если все запросы направляются в единое хранилище, вам будет легче их распределить между участниками команды или отказаться от того, что вы не можете сделать в данный момент.

Используйте папку «Задания в очереди» для несрочных запросов, которые можно будет выполнить в период затишья.

Creative_Agency_File_Structure_6 Creative_Agency_File_Structure_7

3. По срокам

Эта структура хранения файлов лучше всего подходит тем командам, которым приходится справляться с большими объемами работы в сфере веб-дизайна. Этот формат подразумевает разделение задач по срокам, чтобы вы могли видеть, какую задачу нужно выполнить немедленно, а какую можно отложить до следующей недели.

Такая структура хранения файлов очень удобна для команд, которые используют методологию скрам и работают короткими спринтами, потому что это помогает наглядно отображать все задачи для следующей итерации. В конце каждого спринта вы можете оглянуться назад и проверить, какие задачи были выполнены, а какие перенесены.

 

Creative_Agency_File_Structure_9 Creative_Agency_File_Structure_10 Creative_Agency_File_Structure_11

Дополнительные материалы об управлении дизайнерскими проектами

Потратив немного времени на организацию своих файлов и задач, вы убережете себя (и, главное, своих клиентов) от многих возможных проблем. Вот еще несколько дополнительных материалов о том, как настроить процессы в креативной команде:

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности