Три причины, мешающие эффективному планированию
Одна из крупнейших проблем, связанных с KPI, заключается в том, что эти показатели должны быть согласованы с целями бизнеса. Многие компании внедряют KPI только лишь для того, чтобы что-то измерить, а потом терпят неудачу при попытке создать стратегический план по достижению этих самых KPI.
Секрет успеха удаленной совместной работы
В наши дни все большее число компаний управляют проектами в различных географических регионах, используют новые технологии и привлекают лучших специалистов из разных стран, чтобы добиться новых уровней качества и эффективности. Но при всех плюсах удаленных команд одной из главных трудностей, с которыми им приходится сталкиваться, является обмен информацией. У участников команды, находящихся в одном офисе, есть множество возможностей для общения — начиная с совещаний и заканчивая неформальным обсуждением новых идей. Но участникам удаленной команды приходится прилагать гораздо больше усилий, чтобы поддерживать общение и оставаться в курсе дел. Менеджер проектов, руководящий удаленной командой, должен следить за тем, чтобы каждый участник был в курсе текущей ситуации и мог быстро реагировать на изменения. Разумеется, у каждой команды есть свой стиль работы и свои трудности. К примеру, рабочие процессы давно существующего отдела маркетинга будут отличаться от процессов собранной под конкретную кампанию творческой группы, работающей с удаленными консультантами. Тем не менее, судя по моему опыту управления удаленными командами, есть четыре основных фактора, играющих важную роль в ходе любого удаленного сотрудничества. Установите основные правила Если вы зададите основные правила выполнения рабочих процессов, обмена информацией и организации работы в команде, вам будет проще держать всех участников в курсе дела, и это позволит вам сэкономить массу времени. Например, основные правила определяют, как и когда проводятся общие собрания, как участники команды должны вести учет рабочего времени, отчитываться о проделанной работе или о трудностях, замедляющих рабочий процесс. Задав набор правил и придерживаясь их, вы уменьшаете риск упустить что-то важное при выполнении проекта. Тщательно распределяйте рабочую нагрузку Справедливо будет сказать, что контролировать работу удаленной команды труднее, чем команды, находящейся в одном офисе. Чтобы повысить эффективность и избежать двойной работы, внимательно следите за загруженностью каждого сотрудника и четко распределяйте обязанности и зоны ответственности. При появлении новой нестандартной задачи проследите, чтобы исполнитель точно понимал, каковы цели работы и каких результатов от него ждут. Кроме того, удостоверьтесь, что сотрудник разделяет ваше мнение о приоритетах проекта и четко представляет, какое место в их ряду занимает новая задача. Поддерживайте постоянный обмен информацией У участников удаленной команды должен быть удобный способ общаться с руководителем и друг с другом. Это очень важно для успешного обмена новыми идеями, соблюдения сроков и разделения ответственности, а также для обеспечения прозрачности коммуникации и рабочего процесса. Благодаря открытым каналам связи планы и обновления будут доступны всем участникам работы над проектом, а не храниться в чьей-то почте или в личных хранилищах данных. Налаженный обмен информацией помогает поддерживать в команде положительный настрой и формировать культуру совместной работы. Предлагайте сотрудникам не только обсуждать рабочие вопросы, но и делиться друг с другом личными новостями, интересными статьями, фотографиями из отпуска и т. п. Кроме того, я уверен, что взаимоотношения удаленных сотрудников становятся крепче благодаря личным встречам. Так что старайтесь собирать всю команду хотя бы раз или два в год. Используйте подходящие технологии Следовать нашим советам будет намного проще, если ваша команда начнет пользоваться технологиями, облегчающими удаленную совместную работу. Облачные приложения для сотрудничества могут превратить коллег, находящихся в разных частях земного шара, в сильную команду, где таланты отдельных участников дополняют друг друга. Эти приложения открывают доступ к актуальной информации всем сотрудникам в любой момент даже при одновременной работе над несколькими проектами. Они помогают избавиться от рутинной работы, облегчают доступ к данным обновлениям и и позволяют быстро корректировать рабочие планы. Для руководителя проекта эти приложения станут основой для принятия удачных решений. Успешное руководство удаленной командой У вас уже есть опыт руководства удаленной командой? Каков, по-вашему, секрет успеха удаленной совместной работы? Читайте советы о том, как повысить уровень мотивации и продуктивность удаленных сотрудников.
Wrike - надежная и удобная система управления проектами
Двенадцать проверенных способов наладить командную работу
Вы занимаетесь реализацией сложного проекта и руководите группой специалистов из различных отделов, которые никогда не работали вместе. Как же помочь им скоординировать усилия и наладить командную работу? Мы обратились за советами к экспертам, чтобы выяснить их секреты успешного сотрудничества, и вот что они нам рассказали. Как улучшить взаимопонимание? 1. Говорите прямо и открыто Лора Маклеод, HR-консультант, социальный работник и создатель программы From The Inside Out Project®, утверждает, что при появлении любых проблем нет ничего лучше простого и честного диалога. Лора цитирует: «Вы ничего не добьетесь, если не будете честными и откровенными, а это значит, что вы обязаны признать наличие проблемы. “Джо, похоже, тебя что-то не устраивает. Твой проект выбивается из графика, так что давай поговорим о том, что происходит”». 2. Не ограничивайтесь разговорами, а рисуйте! Уильям Гаде, основатель и креативный директор анимационной студии IdeaRocket, напоминает, что в каждом современном приложении для видеоконференций есть программный аналог лекционной доски. Применяйте его! «Все мы знаем, как часто доски оказываются полезными на совещаниях, но инструменты рисования в приложениях для видеосвязи, как мне кажется, используются слишком редко. А ведь такая функция имеется во многих приложениях — в WebEx, Gotomeeting, Skype, Hangouts. Вы можете рисовать на рабочем столе или на белом экране. Еще бывает очень удобно описывать рабочие процессы с помощью диаграмм. Для нас эта функция — просто находка, потому что мы очень часто передаем указания в виде рисунков нашим заграничным коллегам». 3. Внедряйте политику открытых дверей Эван Харрис, соучредитель и генеральный директор SD Equity Partners, уделяет большое внимание формированию культуры сотрудничества. Его самая важная рекомендация — это политика открытых дверей. Он говорит: «Даже если в вашем офисе вообще нет дверей, очень важно создать такую среду, где сотрудники смогут свободно общаться, задавать вопросы и высказывать свои сомнения в любое время, а не только на совещаниях. Тем самым вы показываете, что мысли и мнения каждого из сотрудников одинаково ценны и всегда будут услышаны». Как сплотить команду? 4. Меняйтесь столами Сэм Шанк, генеральный директор и соучредитель HotelTonight, недавно написал о своем любимом методе налаживания совместной работы: обмене столами. Этот метод вынуждает сотрудников перемещаться по офису и работать рядом с людьми, с которыми они обычно не сталкиваются. Результатом становятся более прочные рабочие взаимоотношения. Шанк пишет: «Лично для меня оказалось очень полезным посидеть рядом с нашими ребятами из финансового отдела, обсудить их работу, рассказать о том, чем занят я, и в итоге стать друзьями». 5. Организуйте отпуск! Саймон Слейд, генеральный директор и соучредитель SaleHoo, нашел отличный способ сплотить команду, в которой были удаленные сотрудники. Он рассказывает: «Всего у меня 29 сотрудников, и 24 из них работают удаленно. Поэтому мне было очень трудно создать дружескую атмосферу и пробудить в людях гордость за нашу компанию. Так получилось, что больше половины наших удаленных специалистов живут на Филиппинах. Я решил раз в год летать на Филиппины и устраивать для всех коллег и членов их семей совместный отдых по схеме “все включено”. В результате они не только получили замечательный бонус, но и стали сплоченной командой». 6. Находите сильные стороны друг друга Дэвид Финкельштейн, менеджер по закупкам в компании Bedgear.com, напомнил нам о том, что у каждого человека есть свой собственный набор умений, и нужно находить в людях их сильные стороны, чтобы довести до максимума возможности команды. «В самом начале своей карьеры я прочитал книгу “StrengthsFinder 2.0”, и у меня словно глаза открылись. Я посоветовал прочесть ее всем своим коллегам, а затем мы стали делать игровые упражнения, чтобы понять, как использовать сильные стороны каждого из нас при выполнении проектов». 7. Готовьте презентации Билл Уинн, менеджер по связям с общественностью и рекламе в маркетинговом агентстве Inseev Interactive в Сан-Диего, предлагает любопытный способ быстро создать дружескую атмосферу в команде: нужно, чтобы коллеги выступали перед аудиторией. Он говорит: «Пусть команда подготовит презентацию и выступит с ней перед большой группой зрителей. Участники должны сами выбрать тему, связанную с новым процессом, инструментом, оптимальной методикой, новыми отраслевыми разработками или историей пользователя. Пусть они изберут лидера и способ самоорганизации. Позаботьтесь о том, чтобы каждый участник команды нес ответственность за свою часть работы, чтобы каждый из них отчитался, выступил перед зрителями и представил свой фрагмент. Поскольку очень многие люди испытывают страх перед публикой, а для подготовки успешной презентации необходимо тщательно изучить материал, этого будет достаточно для сплочения команды. Участники смогут успешно сотрудничать в течение долгого времени после выступления». 8. Устройте музыкальную разминку Джордан Ван, учредитель и генеральный директор CloserIQ, укрепляет командную работу, создавая в своей организации позитивную атмосферу. В числе прочего он использует музыку. «Музыка — отличный способ сформировать позитивную культуру и поднять людям настроение на рабочем месте. Попробуйте устраивать музыкальные разминки по утрам в понедельник, и пусть ваши сотрудники не стесняются демонстрировать свои музыкальные вкусы». Как повысить эффективность командной работы? 9. Спорьте в начале Аирто Заморано, управляющий директор медицинского центра Becker Ears, Nose, and Throat Center, позволяет своей команде обсуждать сферы ответственности при запуске проекта: «На этапе планирования люди могут свободно оспаривать любую часть плана, чтобы уменьшить объемы ненужной работы или скорректировать план так, чтобы им было удобнее. Я говорю им: “Спорьте со мной, сколько хотите, в самый первый день, но в следующие дни мы будем действовать точно по плану!” Такой подход позволяет привлечь сторонников. Когда люди участвуют в планировании и убеждаются, что могут контролировать свою работу, у них возникает сильное чувство ответственности». 10. Проверяйте концепцию как можно раньше Брэд Палмер, генеральный директор и основатель Jostle Corporation, предлагает способ вовлечь в работу заинтересованные стороны задолго до того, как будет создан простейший работающий продукт: «Внедрите неформальную “проверку концепции”, которая позволит участникам включиться в проект на самой ранней стадии. Пусть уточняют требования, находят подводные камни и расширяют свои представления. Обмен информацией в виде набросков или схем позволяет людям вносить гораздо более конструктивный и творческий вклад. Обычно они не решаются критиковать то, что еще не закончено». 11. Создайте возможности для самоуправления Тайлер Бенедикт, основатель и редактор BikeRumor.com, нашел уникальный способ справляться с постоянным потоком ежедневных релизов и борьбой писателей (как штатных, так и фрилансеров) за новые рабочие задания. Вместо того чтобы поручать конкретную задачу одному исполнителю, он настроил общий почтовый ящик под названием “К исполнению” и предоставил к нему общий доступ. Он говорит: «Теперь редакторы направляют сюда все новости, а писатели берут эти темы в работу по принципу “кто первым встал, того и тапки”. Они просто отправляют эти задания себе, когда готовы взяться за дело, и удаляют их из общего ящика». 12. Создавайте планы действий Стивен Бенсон, учредитель и генеральный директор Badger Maps, уверен, что ключ к развитию сотрудничества — это предоставление участникам команды возможности для взаимного обучения. «Эта стратегия особенно хороша, если у вас в команде много людей, выполняющих похожую работу и похожие задачи. Например, отдел продаж. Мы создаем презентации Google на различные рабочие темы, и каждый из нас может их редактировать. Если кто-то из сотрудников находит ответ на вопрос или удачный способ выполнить какую-то задачу, он добавляет в презентацию свой слайд, и остальные могут в любой момент воспользоваться этой информацией. Поскольку слайды организованы по направлениям деятельности, они оказались очень эффективными, когда нужно быстро ввести в курс дела новых сотрудников». Но это еще не все! Как насчет дополнительных советов по совместной работе с коллегами? Вам нужны конкретные рекомендации о том, как вдохновить команду на достижение корпоративных целей? Читайте статью в блоге!
Чем грозит предосудительное поведение в офисе
Идет ли речь о нарушениях профессиональной этики или о постоянных жалобах, главная проблема заключается в том, что такое поведение заразительно. Стоит кому-нибудь запустить единственную сплетню за обедом, и вы оглянуться не успеете, как сотрудники начнут сбиваться в кучки и с притворным ужасом обсуждать неприличную фотографию, якобы увиденную кем-то на мониторе одного из коллег. И если не задушить эти сплетни в зародыше, они расползутся по всей компании. Потому что распространение сплетен станет частью корпоративной культуры.
Как срочная работа вредит вашей команде
«Мне это нужно срочно». «Не могли бы вы начать прямо сейчас?» «Давайте встретимся как можно раньше». О том, что время — деньги, знают все. Поэтому, добавляя в каждый запрос требование срочности, мы пытаемся экономить наше время, а следовательно и деньги. Всем нужно все и сразу. Но если считать срочным каждое задание, само понятие срочности теряет смысл. Из-за стремления к срочности мы создаем атмосферу суеты, пытаясь выполнять работу вовремя, организовывать совещания, быть продуктивными, инновационными, творческими и, самое важное, добиваться карьерных целей. Но ситуация становится все хуже. Вас это не убеждает? Специалисты компании TripAdvisor провели международный опрос о том, какие виды работ сотрудники обычно продолжают выполнять во время отпуска. И вот вам результат: Проверка эл. почты - 65% Ответы на письма - 56% Проверка голосовых сообщений - 21% Создание/ редактирование документов - 26% Ответ на голосовые сообщения - 20% Хотя наше время и ограничено, нам нужно прекратить ставить скорость выше качества и жертвовать своим отдыхом. Что не так со срочностью? Если не считать того, что мы используем слово «срочно», чтобы подчеркнуть особенную важность той или иной задачи, значение этого слова абсолютно субъективно. «Срочно» — это завтра или уже сегодня? На следующей неделе или в следующем месяце? Для автора и получателя запроса смысл этого слова может быть совершенно различным. Так как в условиях запроса нет определенности, никто не знает, когда на самом деле должна быть выполнена задача. Но беда еще и в том, что атмосфера постоянной спешки плохо влияет на мотивацию сотрудников. Для своевременного выполнения срочных задач им приходится все делать второпях и в суете, что отражается на их уверенности в своих профессиональных качествах и постепенно приводит к снижению мотивации и эмоциональному выгоранию. А из-за отсутствия мотивации у персонала американские компании теряют около 605 млрд долларов ежегодно. Так что давайте рассмотрим, как именно постоянная спешка влияет на ваших сотрудников. Снижение уверенности в своих силах Когда вы получаете запрос с требованием выполнить задачу как можно скорее, какие чувства вы испытываете? Вряд ли уверенность в успехе и трудовой энтузиазм. Скорее наоборот. Когда вам говорят, что задачу необходимо сделать «вчера», это сильно подрывает вашу уверенность в собственном профессионализме. Используя пометку «срочно», заказчик словно заявляет вам: «Если вы не выдадите результат прямо сейчас, значит, вы бесполезны». Представляете, какой это удар по самооценке? Вместо этого есть смысл сказать: «Эта задача очень важна, важнее, чем то, над чем вы сейчас работаете, поэтому нельзя ли изменить приоритеты?». В этом случае с сотрудника снимается ответственность за изменение порядка выполнения заданий. Срывы планов Если срочные задачи ставятся на первое место в списке дел, все остальные задачи — и важные, и не очень важные, но которые тем не менее должны быть выполнены в срок — съезжают в нижнюю часть списка. К тому же то, что один человек считает срочным, для другого срочным не является (и наоборот). Поэтому старайтесь указывать для важных задач точные сроки. Пусть выполнение задачи будет привязано к определенной дате — так ваши требования будут более объективны. Снижение производительности Если вы прерываете выполнение задачи, чтобы заняться другой, более срочной, вы теряете рабочий настрой и, вернувшись к первой задаче, уже не сможете работать так же эффективно, как раньше. Переключение от одной задачи к другой (многозадачность) грозит тем, что вы будете выполнять каждую задачу дольше, чем если бы вы выполнили их последовательно — сначала закончив одну, а затем уже начав другую. Всегда работайте только над одной задачей. Если одновременно приходит другое задание, четко и ясно объясните, что сейчас вы выполняете другую работу. И тут уже начальник должен вам сказать, следует ли вам прервать выполнение первой задачи и заняться другой, более важной, или закончить первую задачу, а затем перейти ко второй. Утрата доверия Требование срочности — верный способ подорвать доверие участников вашей команды. Вместо этого старайтесь наладить доверительные отношения, регулярно общаясь с участниками команды с глазу на глаз и открыто обсуждая приоритетные цели. А если вдруг приходит очень важный, неожиданный запрос, снимите с исполнителя лишнюю нагрузку, передав часть остальных его задач другим участникам команды. Ухудшение качества Если вы пытаетесь выполнить работу как можно скорее, следует ожидать, что ради скорости вам придется пожертвовать качеством. В таких случаях есть вероятность, что впоследствии вам придется вносить исправления или что-то переделывать, и в итоге вы потратите на работу то же количество времени, если не больше, как если бы вы не спешили. Никогда не жертвуйте качеством работы ради срочности. Если на качественное ее выполнение требуется чуть больше времени, клиенты обычно соглашаются немного подождать, чтобы получить результат, соответствующий их ожиданиям. Не требуйте срочности! Если вы склонны превращать любое задание в невыполнимую миссию, попробуйте изменить стратегию. Утрата доверия подчиненных, нарушение сроков других задач, снижение производительности и качества не стоят того, чтобы искать самый короткий способ вытолкнуть ту или иную задачу на первое место в списке приоритетов. Пересмотрите свой подход, и вы сможете найти возможность для разгона и пространство для маневра.
Использование шаблонов Google Форм для мгновенной обратной связи
Иногда бывает нужно узнать мнение людей как можно быстрее. Google Формы — один из инструментов, позволяющих легко и быстро создать форму с нуля или на основе шаблона. Их можно использовать например, в маркетинговых целях, чтобы лучше понять аудиторию и получить обратную связь. О шаблонах Google Форм Google Формы появились в феврале 2007 года. После выхода последнего обновления Google Формы позволяют настраивать дизайн ваших форм и добавлять логотипы, видеоролики и даже файлы в формате GIF. Также вы можете воспользоваться большой библиотекой готовых шаблонов Google Форм, чтобы вам не пришлось начинать с чистого листа. Как создать форму Google Создать форму Google очень просто. Как и в случае со всеми Google Документами, начинать нужно с Google Диска. Или можно воспользоваться уже имеющейся таблицей, настроенной для сбора отзывов. Перейдите по ссылке docs.google.com/forms В верхней части экрана, озаглавленной «Новая форма» (Start a New Form), выберите один из шаблонов, который хотите использовать, или начните с пустой формы. Различные применения шаблонов Google Форм А теперь перейдем к делу. Для чего можно использовать шаблоны Google Форм? Регистрация участия в мероприятии. Создать форму Google для учета посетителей мероприятия — это самое очевидное применение этой функции. Старайтесь свести число полей к минимуму. Чем меньше полей придется заполнять, тем больше посетителей зарегистрируются (шаблон Event registration). Опрос общественного мнения. Этот шаблон, наверное, используется чаще всего. С его помощью вы сможете легко узнать мнение аудитории по какому-либо вопросу. Например, можно собрать отзывы о прошедшем совещании, узнать мнения о месте проведения мероприятия или о предложенном меню (шаблон Event feedback). Тесты. Сотрудники отдела кадров или ответственные за корпоративное обучение могут использовать шаблоны Google Документов, чтобы создавать тесты, позволяющие оценить знания участников тренинга или успешность пройденной программы (шаблон Sample quiz). Рабочие запросы и управление офисом. Формы Google можно использовать и для того, чтобы дать персоналу возможность заказывать офисные принадлежности или сообщать о проблемах. (шаблон Work request). Форма для отзывов клиентов. Управление проектом включает в себя и управление отзывами, которые оставляют клиенты. Google Форма с минимальным числом полей прекрасно подойдет для выполнения этой задачи. Вы можете даже предложить клиенту несколько вариантов на выбор: запросить желаемую функцию, сообщить об ошибке или просто задать вопрос (шаблон Customer feedback). Благодаря шаблонам Google Форм создание опроса сводится к простому выбору готового шаблона и его настройке. Ознакомьтесь с этим руководством по использованию шаблонов Google Форм на Youtube. Также существует множество полезных расширений для Google Docs, которые можно использовать в своей работе. Но если вам требуются более продвинутые инструменты для работы с формами, предлагаем попробовать Wrike. Тарифный план Wrike Enterprise включает в себя такую функцию, как запросы. Эти формы вы сможете преобразовывать их в задачи, назначать участникам команды и моментально внедрять в свой рабочий процесс. Узнайте больше о запросах Wrike в этой статье.
Четыре способа справиться с влюбленностью в коллегу
Если вы влюбились в коллегу, не паникуйте. Взгляните на наш список способов, которые помогут вам выйти из ситуации тихо, профессионально и без каких-либо неприятностей как для вас, так и для вашей избранницы или избранника.
Как не позволить сотрудникам вас подсидеть
Возможно, вам приходилось с этим сталкиваться. Вы — лучший специалист в офисе. Все ваши задачи вовремя сдаются, все проекты успешно реализуются. В результате вам удается выполнить все планы и добиться всех поставленных целей. Но затем вдруг выясняется, что по офису ползут грязные слухи о том, что вы подлизываетесь к начальству или добиваетесь повышения нечестным путем. Каким-то образом коллегам удается при любой возможности обесценить ваши достижения, «спустив с небес на землю» словом или действием. А вы еще считали их друзьями! Австралийцы даже придумали особый термин для описания этого феномена: синдром высокого мака — стремление унизить человека, поднявшегося на более высокий уровень, чем остальные «маки, растущие в поле». В других странах тоже можно услышать «крылатые» выражения, советующие не выделяться или не затмевать собой остальных. В какой бы форме этот феномен ни выражался, результат один: успешные люди иногда становятся жертвами неприязни и даже подсиживания со стороны коллег. Психология подсиживания Этот тип поведения влечет за собой множество негативных последствий, приводящих к снижению производительности. В статье, опубликованной в журнале Journal of Organizational Behavior, подсиживание описывается как действия, направленные на то, чтобы помешать сотруднику добиться успеха, подорвать его репутацию и испортить отношения с сослуживцами. Выражаться это может в следующем: Кто-то плохо отзывается о вашей работе или репутации. Кто-то пытается с вами соперничать, чтобы занять более высокое положение. Кто-то нарочно скрывает от вас информацию, необходимую для работы. Кто-то намеренно дает вам ложную информацию о задаче, которую вы выполняете, чтобы вы нарушили срок сдачи. В этом же исследовании подсиживание рассматривается как одно из проявлений враждебности на рабочем месте, для которого характерны три отличительных фактора: Эти действия умышлены. Они осуществляются с определенной негативной целью. Эти действия направлены на разрушение рабочих отношений, так как влияют на восприятие жертвы сослуживцами и начальством. Эти действия рассчитаны на достижение вышеуказанных негативных последствий. Статья в журнале Journal of Personality and Social Psychology с результатами опроса 1087 респондентов, недавно уволившихся с работы, свидетельствует о том, что люди, ставшие жертвой подсиживания, страдают от таких психологических проблем, как повышенная раздражительность, тревожность, депрессии и т. д. Все это очень сильно отражается на результативности сотрудника. Короче говоря, речь идет о нападках с целью снизить темп вашей работы и опустить вас на уровень нападающего. И в результате страдает ваше психологическое состояние и отношения на работе. Как бороться с подсиживанием И как же эффективным специалистам уберечься от неприязни со стороны коллег? Или какой совет мы можем дать «высоким макам» и успешным трудоголикам? Поставьте в известность начальство Как только чужие происки начнут оказывать влияние на вашу результативность, необходимо предпринять решительные шаги для исправления ситуации. Во-первых, выясните отношения со сплетниками. Если вы знаете этих людей, просто поговорите с каждым из них с глазу на глаз и потребуйте, чтобы они прекратили злословить. Обычно это лучший способ разрешить проблему. Но если вашу просьбу пропустили мимо ушей, обратитесь к начальству. Поговорите с менеджером, руководителем подразделения, начальником отдела кадров и так далее. Подайте жалобу в отдел кадров, изложив в ней все факты. Дайте понять, что не потерпите такого отношения. Собирайте вещи Самый простой способ — это взвесить «за» и «против» и решить, стоит ли рисковать своим психологическим здоровьем и каждый день отправляться в яму со змеями. Если пунктов «против» оказалось больше, начинайте искать новую работу и более дружелюбный коллектив. СОВЕТ. Прочтите отзывы о вашей будущей компании на таких сайтах, как Glassdoor. Обычно в этих анонимных обзорах раскрываются все подводные камни. Но учтите: ни одна компания не идеальна. Или... просто забейте Столкнувшись с подобной проблемой одного из своих читателей, руководитель отдела кадров и автор колонки в Forbes Лиз Райан поделилась наблюдением: Говорят, что эмоция, которая чаще всего сопровождает сильную неприязнь или даже ненависть, — это скука. Смысл ее слов в следующем: если вы не будете доставлять удовольствие своим недоброжелателям, демонстрируя обиду или страх, они со временем переключатся на другую жертву. Конечно, если вы предпочитаете и дальше работать в токсичной атмосфере и иметь дело с детскими интригами вроде бы взрослых коллег. А если вы не знаете, можно ли считать вашу рабочую атмосферу токсичной или пока еще нет, оцените обстановку в вашем нынешнем коллективе с помощью статьи «Десять зловещих признаков токсичной культуры». Контролируйте то, что можно контролировать: себя И, наконец, напомним старую истину: по-настоящему вы можете контролировать только собственную реакцию, но не то, что говорят о вас другие люди. Если они хитры или пассивно-агрессивны, не обращайте на них внимания и не поддавайтесь на их уловки. Если они враждебны, просто отойдите. И главное — продолжайте выполнять свою работу со всем возможным старанием. Потому что если вы станете выполнять ее по-другому (кое-как и спустя рукава), это будет оскорблением для вас как профессионала и подорвет доверие к вам вашего работодателя. Вы не всесильны Качественная работа становится причиной для распрей лишь в тех организациях, где правят посредственности. Но помните: вы можете или попробовать вписаться в эту обстановку, или попытаться ее изменить, прежде чем она наложит на вас свой отпечаток. Лучше уж найти организацию, где ваши знания и ваш энтузиазм будут востребованы. И вместо того чтобы работать среди людей, которые в любой момент могут ударить вас в спину, лучше уж выбрать такую компанию, где вашу спину прикроют.
Тики-така как образец работы в команде
Вы работаете над созданием электронной книги. Ничего сложного, правда? Но давайте вспомним, сколько участников в команде вовлечены в процесс. Когда авторы из группы разработки контента заканчивают писать текст, они передают его в отдел дизайна. Поколдовав над материалом, дизайнеры возвращают его в группу разработки контента для очередной проверки. Далее в игру вступает команда веб-разработки, чтобы создать целевую страницу, с которой пользователи будут скачивать вашу книгу. Затем подключаются специалисты по поисковой оптимизации, благодаря которым люди смогут эту книгу отыскать. Что же происходит после завершения всех этих действий? Весь материал снова передается в группу разработки контента для окончательной проверки. Вам не кажется, что это очень напоминают игру в пинг-понг, где мячик передается от одного игрока к другому? Да, именно так обычно и выполняются стандартные проекты. Очень сложно скоординировать процесс взаимодействия между участниками команды, а тем более, между сотрудниками всего подразделения. Но все же есть примеры, когда удалось довести искусство передачи до совершенства. Давайте взглянем на некоторые из футбольных команд, принимающие участие в Чемпионате мира. Они понимают, что такое командная работа и надежная футбольная стратегия, которая базируется на игре в мелкий пас и известна как тики-така. Тики-така для чайников: чему стоит поучиться у футбольных команд Вы можете полагать, что единственное, что вас объединяет с футбольными игроками — это стремление обойти соперника. Но попытайтесь представить себе футбольный матч. Сначала мяч оказывается у одного игрока, а затем передается по полю и переходит от одного футболиста к другому, пока не попадет в ворота. Это и есть настоящая командная работа. И именно короткие пасы между игроками одной команды и непрерывные движения с мячом называются тики-такой. Сначала этот стиль игры успешно применялся игроками футбольного клуба «Барселона», а затем его переняли и улучшили спортсмены сборной Испании. Именно благодаря этой технике они выиграли Кубок мира в 2010 году. Хотя некоторые спортивные аналитики считают чрезмерное пристрастие к тики-таке причиной проигрыша испанской сборной в матче с Россией на Чемпионате мира 2018, эта популярная стратегия произвела революцию в футболе и определенно достойна того, чтобы быть изученной. Прежде всего, команда должна быть единым целым. В приведенном ниже видеоролике вы можете увидеть, как выглядит тики-така на поле: Итак, зачем нужны эти короткие пасы? Они позволяют команде перемещать мяч по полю короткими передачами, за счет этого снижается вероятность перехвата и повышается процент владения мячом. Игроки лучше контролируют мяч и при этом продолжают приближаться к воротам. Разве это не напоминает вам работу вашей команды? Даже если вы не играете в футбол, вы должны уметь быстро и эффективно «передавать мяч» от одного игрока к другому (как в тики-таке!) и при этом ничего не упустить. Именно последний момент может представлять сложность. Давайте рассмотрим несколько рекомендаций по улучшению обмена информацией между участниками проекта для того, чтобы повысить эффективность командной работы. Командная работа: пять советов по улучшению обмена информацией 1. Начните с серьезного организационного совещания Одна из основных причин успешности тики-таки заключается в том, что это общая стратегия. Во время игры ее использует каждый участник команды. Это говорит о том, насколько важно правильно проинформировать сотрудников, прежде чем вы, образно говоря, выйдете на поле. Поэтому есть смысл собрать всех на организационное совещание. На встрече нужно обязательно затронуть следующие темы: Общие цели Более мелкие задачи в рамках проекта Кто ответственен за эти задачи Календарный план и отдельные вехи для небольших задач Какие дополнительные сведения и инструменты понадобятся для реализации проекта По данным исследования Института управления проектами (PMI) за 2017 г. «Пульс профессии: управление международными проектами», 37% руководителей считают, что проекты срываются из-за отсутствия четко поставленных целей. С их помощью можно оценивать ход работ, и это — основные факторы, способные привести к провалу. Источник Одним словом, вам нужно провести эффективное организационное совещание, чтобы все участники команды были в курсе целей и сроков проекта. 2. Позаботьтесь, чтобы все участники команды не выпускали мяч из виду Организационное совещание имеет очень большое значение. Пересмотрите видео о тики-таке еще раз. Даже если игроки находятся далеко от мяча, они продолжают внимательно следить за ним и за всем, что происходит на поле. Делать передачи гораздо проще, когда все футболисты видят мяч в любой момент игры. С другой стороны, когда один из участников команды несет полную ответственность за проект в течение длительного времени, ситуация начинает постепенно усложняться. Например, группа разработки контента на протяжении долгого времени занимается решением определенных вопросов, связанных с созданием книги. Она вносит правки, устраняет проблемы, учитывает важные сведения, поступающие от партнеров и других заинтересованных лиц. Но после этого эстафета переходит к дизайнерам. Предполагается, что они продолжат работу над книгой и ничего не упустят, хотя не до конца понимают контекст, который воспринимается специалистами по разработке контента как нечто само собой разумеющееся. Передачи становятся более успешными, когда каждый член команды знает, как происходит выполнение задач, даже если они не входят в сферу его ответственности. Но поддержание такого уровня осведомленности не должно требовать от сотрудников каких-либо чрезмерных усилий. Вполне достаточно ежемесячной встречи для объявлений об изменении статуса и ответов на вопросы. Также можно внедрить политику рассылки регулярных почтовых сообщений, например, по пятницам, для чтобы информировать сотрудников о ходе выполнения работ и улучшить командную работу. Можно задействовать и систему управления проектами (например, сервис Wrike, который используют по всему миру). Панель задач с общим доступом позволит каждому члену команды видеть статус и назначенных исполнителей для каждой задачи, а также наладить работу с документами. Также можно настроить получение уведомлений в режиме реального времени о важных вехах и новостях. Это простой и удобный способ информировать участников, чтобы никому из них не пришлось входить в курс дела за считанные минуты. 3. Централизованно храните весь набор необходимых данных Централизованное хранение информации достойно отдельного упоминания, особенно когда речь идет об успешной передаче материалов. Наладить обмен знаниями — одна из самых крупных задач, которую необходимо решить. При работе над проектом возникает множество обсуждений и сопроводительной документации, и новым членам команды приходится срочно с ними знакомиться. Статус задачи будет доступен для всех участников команды, если вы воспользуетесь решением для совместной работы. Оно позволит сотрудникам в любое время получать полный доступ к обсуждениям и прикрепленным файлам. Более того, с таким решением вам не придется лихорадочно искать важные сведения, разбросанные по чатам, электронным сообщениям и многочисленным документам. Это одно из серьезнейших преимуществ, которое отметили сотрудники компании Unbounce, как только начали работать с решением для совместной работы. «Мне не нужно искать подробную информацию в своих записях, Google Документах, таблицах, потому что все хранится в Wrike», — говорит Челси Шольц, менеджер по маркетингу и продвижению брендов. Благодаря централизованному и организованному хранению информации участники команды могут с большей легкостью отслеживать ход работ (даже если в это время мяч не у них!), а когда придет их очередь вступать в игру, у них уже будет доступ ко всем данным. СОВЕТ. Когда вы начнете пользоваться решением для совместной работы, разработайте для участников команды простые правила взаимодействия. Таким образом, сотрудники станут хранить всю нужную информацию в программном приложении. 4. Стандартизируйте планы игры Подготовка — это важно, но давайте поговорим о моменте, когда вам нужно будет передать материалы по проекту другой команде. Нужно сделать эту процедуру как можно более стандартизованной, чтобы предотвратить возможные недоразумения. Вернемся к нашему примеру с электронной книгой. Допустим, группа разработки контента готова передать дизайнерам черновой текст. Создайте стандартную форму запроса или бриф, который участники группы должны заполнить, чтобы внести в него все необходимые сведения, контекст и прочую информацию, которая может понадобиться дизайнерам. Заполнение такого брифа можно считать «официальной» точкой передачи данных, после которой получатель будет знать, что вся нужная информация уже у него и можно сразу приступать к новым задачам без лишних вопросов. А если у вас есть проекты, выполняемые регулярно, теперь можно создать для них шаблоны, чтобы было гораздо проще добиваться стабильных успехов. Например, если вы занимаетесь подготовкой вебинаров, создайте шаблоны не только для слайдов, примечаний и прочего контента, но и для рабочего процесса. Можно указать, в какой момент должна осуществляться передача материалов, кому именно назначены соответствующие задачи, сколько времени должно уйти на их выполнение и остальные необходимые данные. 5. Продолжайте проводить регулярные встречи Вспомните, как в последний раз вы передавали коллегам материалы по проекту. Что вы при этом чувствовали? Испытывали ли вы облегчение от того, что теперь этой работой будете заниматься не вы, а кто-то другой? Для того, чтобы процесс передачи данных был успешным, вся команда должна быть заинтересована в его выполнении. Она не должна думать только о том, как избавиться от своей части работы. Давайте снова посмотрим на тики-таку. Когда футболист передает мяч другому участнику команды, он же не выходит из игры! Все игроки остаются внимательными и собранными, и во многих случаях мяч возвращается к ним. Точно так же должна работать и ваша команда. А это значит, что регулярные обновления статуса или контрольные совещания, о которых мы упоминали раньше, не должны прекращаться после передачи материалов. Их нужно проводить до завершения всего проекта. Нужно стараться, чтобы подобные совещания не превратились в бессмысленные мероприятия, где ничего существенного не обсуждают. Кроме того, не забывайте, что сотрудники не должны чувствовать себя так, словно каждый их шаг изучается под микроскопом. Чтобы такие регулярные совещания продолжали приносить максимальную пользу, профессор бизнес-администрирования Гарвардской школы бизнеса Тереза Эмабайл и Стивен Крамен, психолог и независимый исследователь, подчеркивают, что вы должны понимать ощутимую разницу между попыткой выяснить, все ли хорошо, и жестким контролем. «Проверяя, все ли в порядке, вы укрепляете сотрудничество; контролируя, вы душите инициативу своих подчиненных», — пишут они в статье для Harvard Business Review. Они рекомендуют на подобных совещаниях задавать следующие вопросы: Нужно ли вам что-то для завершения работы по проекту? Вам ничего не мешает? Что лично могу сделать я или наша команда, чтобы вам помочь? «Так вы сможете выяснить у сотрудников, как продвигается их работа, и у них не возникнет ощущение, будто они находятся под постоянным наблюдением», — комментируют авторы статьи. Относитесь к таким совещаниям как к возможности совместно обдумать какой-то вопрос, уладить недоразумение или решить проблему. Так ваши сотрудники сохранят высокий уровень мотивации и будут чувствовать ответственность за конечный результат, а не только за свой личный вклад. Это и есть настоящая командная работа. Воспользуйтесь этими рекомендациями и добивайтесь поставленных целей Передача материалов по проекту может быть сложным и утомительным процессом. Но будьте уверены — всегда возможно наладить успешную передачу, особенно если брать пример с футбольных команд и поучиться у них эффективной стратегии тики-така. Вы все еще уверены, что обойдетесь без системы управления проектами, несмотря на все преимущества, которые мы описали? Если вы выполняете большую часть работы в электронных таблицах, получите нашу бесплатную электронную книгу с пошаговой методикой, которая поможет вашей компании выстроить надежную культуру эффективности и сэкономить время на решение задач.
Правила мозгового штурма: руководство по созданию великих идей
Мозговые штурмы. Мы с детства привыкаем пользоваться ими для создания новых идей. «Пора провести мозговой штурм и обдумать ваш новый научный проект». «Давайте устроим мозговой штурм и попытаемся выяснить, почему Элизабет терпеть не может мистера Дарси». . Сама идея мозгового штурма заезжена до предела. Доходит до того, что многие менеджеры давно забыли, в чем заключается его смысл. Они считают, что мозговой штурм — это первый этап в создании отличной идеи. А если отличной идеи не получилось? В таком случае берем ту, что есть. . Но если сроки сдачи проекта стремительно приближаются, а ресурсы ограничены, очень важно, чтобы часы, потраченные на проведение мозгового штурма, принесли значимый результат. . Мы не предлагаем выходить на улицу, распевать песни и доводить себя до того «укуренного» состояния, когда творческие идеи начинают литься рекой. Мы просто даем несколько советов о том, что нужно и чего не нужно делать. История мозгового штурма Идею мозговых штурмов предложил Алекс Осборн, основатель рекламного агентства, недовольный результатами творчества своих сотрудников. В 1953 году он выпустил книгу под названием «Прикладное воображение», где объяснил, почему коллективный мозговой штурм приносит больше результатов, чем попытка разработать новую идею самостоятельно. . Он считал, что для эффективного мозгового штурма группа должна придерживаться следующих принципов: Никакой критики: осуждение «плохих» идей не допускается Количество важнее качества: чем больше идей, тем лучше . Осборн утверждал, что этих основных принципов достаточно для проведения результативного мозгового штурма. Но как только вы попытаетесь применить их на практике, обычно начинаются проблемы. . Так давайте рассмотрим правила и некоторые методики проведения мозговых штурмов, избавимся от вредных предубеждений и позаботимся о том, чтобы очередной мозговой штурм оказался успешным. Правила мозгового штурма ПРАВИЛО №1 Нельзя: сразу же привлекать всех к участию. Нужно: дать людям время подумать наедине. . Очень часто мозговые штурмы начинаются с того, что все участники собираются в одном помещении и начинают думать. Однако очень важно не приступать к групповому штурму немедленно, а немного притормозить. . В своей книге «59 секунд, которые изменят вашу жизнь» Ричард Уайзмен объясняет, почему мозговой штурм в группе не всегда помогает придумывать лучшие идеи. . Уайзмен пишет: «Пятидесятилетний опыт исследований показывает, что в группах люди часто принимают иррациональные решения... и подвержены чужому влиянию при оценке ситуации. Личности с сильным характером, возглавляющие совместное обсуждение, могут подтолкнуть остальных к конформистскому поведению и самоцензуре, а также создать иллюзию единодушия. Людям свойственно проявлять более сильное творческое начало вне толпы». . Дайте участникам команды возможность придумать собственные идеи, прежде чем начинать мозговой штурм. Пусть они поразмышляют и запишут свои мысли независимо от остальных, а лишь затем поделятся ими с группой. Это позволит участникам свободно обмениваться идеями и снизить риск воздействия друг на друга, боязни высказаться или ненамеренных проявлений группового мышления. ПРАВИЛО №2 Нельзя: устанавливать ограничения при проведении мозгового штурма. Нужно: позволить каждому участнику свободно высказать свое мнение. . Вы можете удивиться: «Разве в этом нет противоречия — писать статью о правилах мозгового штурма и сразу же потребовать отказа от любых правил?» Но правда в том, что если вы не понимаете, как следует проводить мозговые штурмы, то наверняка накладываете на них какие-то ограничения. . Если вы прилагаете все усилия, чтобы поддерживать открытое обсуждение, не выдавая оценок и не навешивая ярлыков, то есть не называя идеи плохими, тем самым вы соблюдаете единственное правило мозгового штурма. Любые другие правила ограничивают творческие способности и мешают участникам найти все возможные варианты. . Мы не предлагаем растягивать мозговой штурм на весь день. Достаточно выделить в календаре один час. Если ваши участники буквально фонтанируют идеями, не останавливайтесь, даже если час уже прошел. Но если штурм только начался, а участники уже «перегорели», закончите пораньше и попробуйте повторить в другой день. ПРАВИЛО №3 Нельзя: отметать идеи с порога. Нужно: позаботиться, чтобы каждый участник предложил хотя бы одну идею. . Иногда так и тянет сразу же отвергнуть идею, которая кажется вам неуместной или неосуществимой. Но не стоит делать это в ходе мозгового штурма. . Некоторые люди стесняются делиться своими мыслями с окружающими, поэтому очень важно дать высказаться абсолютно всем — даже если при этом придется выслушивать совершеннейший бред (и это тоже необходимо, потому что иногда бредовые на первый взгляд идеи оказываются самими удачными!). . Лучший способ избавиться от ярлыков — это сначала дать возможность всем участникам внести свои предложения, а уже потом обмениваться впечатлениями. Такой вид мозгового штурма называется круговым, и он помогает заглушить тех участников, которые склонны навязывать остальным свое мнение, а также дает возможность высказаться тихоням. ПРАВИЛО №4 Нельзя: стремиться предлагать качественные идеи. Нужно: стремиться предложить как можно больше идей. . В большинстве ситуаций качество гораздо важнее количества. Когда вы пишете статью, вам важнее ее содержание, чем количество слов. Но это правило не относится к мозговым штурмам. . Предлагая идеи, старайтесь предложить как можно больше идей за минимальное количество времени. И помните: плохих идей не существует! . Смысл такого подхода — предлагать идеи так быстро, чтобы не оставалось времени на вынесение оценок или на попытки взять свои слова назад. Это позволит участникам команды полностью раскрыть свой творческий потенциал и не бояться высказать «плохую» идею. ПРАВИЛО №5 Нельзя: записывать только хорошие идеи. Нужно: записывать все. . Главное, что нужно делать на любом совещании — это вести протокол. Это правило справедливо и для мозговых штурмов. Однако не стоит требовать от участников, чтобы они записывали только целесообразные и выполнимые идеи. Не спешите выбирать лучшую идею так быстро — отделить более удачные мысли от менее удачных вы сможете и позже. . Назначьте исполнителя, которые станет записывать все идеи в блокнот или заносить их в систему управления рабочими процессами, например в Wrike. Это позволит каждому из участников следить за записью идей в реальном времени и добавлять пропущенную информацию. . Благодаря единому месту хранения записей о мозговом штурме участники команды также смогут найти и проверить их позже, поскольку доступ к этим записям открыт для всех. ПРАВИЛО №6 Нельзя: ограничивать создание идей единственным мозговым штурмом. Нужно: дать возможность каждому участнику добавлять свои идеи позже. . После завершения мозгового штурма очень важно, чтобы творческий порыв не угас. Но что если идея одного участника вдохновит другого, и тот предложит новую идею? Выделите 10-20 минут после штурма или даже в другой день на то, чтобы участники смогли поделиться новыми соображениями, которые возникли у них после обмена идеями. . Не растягивайте этот процесс до бесконечности. Установите точный срок, чтобы участники команды знали, сколько времени у них остается на обдумывание, и с какого момента нужно приступать к выполнению работы. Привлекая своих сотрудников к участию в процессе мозгового штурма, вы не только улучшаете сам процесс, но и позволяете им поделиться мнениями и включиться в работу над проектом с самого начала. Планирование мозговых штурмов в соответствии с приведенным выше советами и методиками, а не бессистемно, повышает их эффективность и результативность, а также позволяет участникам получить больше удовольствия и проявить больше воображения и изобретательности при решении задач.
Как вдохновить команду на достижение корпоративных целей
Настроить команду на достижение долговременных целей организации может быть очень непросто. Иногда это может даже привести к падению производительности. Предлагаем семь практических советов, которые помогут заразить ваших коллег энтузиазмом.
3 способа сделать удаленных сотрудников продуктивнее
Как обеспечить эффективность ваших удаленных работников? Мы часто слышим этот вопрос как от соискателей, так и от коллег, ведь для софтверной или интернет-компании, особенно небольшой, удаленные сотрудники – неотъемлемая часть развития. Эта ситуация нам особенно близка, ведь Wrike был создан именно для того, чтобы решать трудности взаимодействия в команде, распределенной по разным офисам, городам и странам. Во многом, мы делали решение для задач, с которыми сталкивались сами. Поэтому, у нас есть несколько советов в ответ на вопрос, как гарантировать высокую эффективность удаленной работы. 1. Поощряйте коммуникацию Важно создать в компании атмосферу, которая позволила бы сотрудникам легко общаться со всеми остальными коллегами – работающими как из офиса, так и удаленно. Удаленные работники должны иметь возможность взаимодействовать с остальными членами команды по заранее определенным и согласованным каналам. В Wrike мы используем для этого три основных сервиса: Платформа организации работы (Wrike) Сервис редактирования файлов (например, Google Docs) Приложение для голосового и видеообщения (Skype или Google Hangouts). Нужно, чтобы эта связка признавалась всеми, и каждый понимал, что это единственные средства коммуникации. Все, что обсуждается не через них, не считается рабочими коммуникациями. Пусть люди привыкнут к сервисам и выработают процессы их использования при решении сложных задач. Одновременно укрепляйте традицию рассказов о маленьких успехах и ежедневных достижениях – это служит отличной мотивацией. Удаленные сотрудники нередко чувствуют себя винтиками в машине, всего лишь исполняющими указания. Коммуникация помогает поддерживать искренние человеческие отношения, чтобы все работники видели себя в качестве ценных участников команды. Wrike — единая среда для совместной работы, в которой все сотрудники работают по согласованному сценарию, имеют простой доступ к задачам, файлам, дискуссиям и документам и могут эффективно общаться по проектам. Попробуйте бесплатно » 2. Определите показатели эффективности Что может оценить эффективность удаленного сотрудника? Ответ простой – метрики. Метрики идеально подходят для оценки успешности удаленной работы, но постарайтесь учитывать только те из них, которые по-настоящему важны. Например, взглянем на нашу команду поддержки: мы измеряем время ответа на запрос, время решения проблемы, количество поступающих запросов в день и многое другое. Однако, самый главный показатель для отдела поддержки – это оценка удовлетворенности потребителей. Пока эта оценка высока, можно считать, что все члены команды работают эффективно. Но в случае необходимости доступны данные и по более малым группам, и по отдельным работникам. Сравнивая метрики за каждую неделю, можно наглядно видеть, насколько лучше становятся наши процессы поддержки. 3. Устраивайте личные встречи Работая с удаленной командой, важно помнить одну простую истину: ничто не заменит общения лицом к лицу. Найдите возможность устраивать регулярные встречи или хотя бы смотреть друг на друга через объектив веб-камеры. Несколько идей: а) Сделайте веб-камеры обязательным условием для удаленных сотрудников. Возможность видеть собеседника – ключевое условие построения крепких отношений и чтения невербальных сигналов. б) Не пишите – звоните Удаленные работники пишут много писем, а это отнимает время. Чтобы ускорить процесс, откажитесь от электронной переписки и сообщений и перейдите на голосовое общение и видеозвонки. в) Запланируйте личную встречу в течение года. Возможность поработать в одном офисе плечом к плечу хотя бы 3-5 дней позволяет лучше понять личность и привычки ваших коллег. Wrike позволяет проконтролировать выполнение поставленных задач на любом этапе и превентивно выявить сложности и «провисания» по срокам. Попробуйте бесплатно » Источник изображений: Geekgrind на Flickr. Часть прав защищена.
Шесть способов помочь своей команде вернуться из отпуска в рабочем настроении
Если вы настроите свою команду на полноценный отдых, это поможет им вернуться из отпуска готовыми к трудовым подвигам. Узнайте, как помочь своей команде насладиться отдыхом и набраться сил для новых свершений.
4 способа повышения производительности команды с помощью инструментов для совместной работы
Расстояние – больше не помеха совместному труду. Инструменты для совместной работы позволяют организовать работу вместе с коллегами, находящимися от нас за тысячу километров. Они помогают нам быть мобильнее и иметь доступ к информации в нужное время и в нужном месте. Но онлайн-коммуникация сталкивается с теми же проблемами, которые преследуют нас на физических рабочих местах. Важные сообщения, которые терялись в кипах документов, теперь ждут своей очереди во входящей почте. Срочные данные, пылившиеся в архивах, дублируются в цифровых копиях, но оказываются погребены под хаотичной структурой папок и файлов. Все так же случаются недопонимания, все так же не находят своего адресата отзывы и задачи, а чтобы получить хотя бы приблизительное представление о рабочих данных, мы по-прежнему производим сложные расчеты и постоянно обновляем свои электронные таблицы. Инструменты для совместной работы предназначены для того, чтобы ваша команда могла воспользоваться преимуществами взаимодействия в реальном времени, при этом преодолев обычную путаницу, сопутствующую общению по электронной почте, мгновенным сообщениям и посредством таблиц. Так что же можно сделать, чтобы увеличить результативность работы вашей команды с такими инструментами? 1. Повышайте качество Работая в одиночку, вы имеете дело с одним-единственным набором идей – вашим собственным. Работая вместе с кем-то, вы можете черпать идеи из коллективного разума вашей команды, выбирать лучшее и проверять на прочность разные планы в поисках оптимального решения. Инструменты для совместной работы – отличное место для «сбора идей»: каждый участник проекта волен оставлять предложения без предварительного обсуждения (и не дожидаясь обычных в таких ситуациях мозговых штурмов) и пользоваться материалами, оставленными коллегами. Рассмотрев все возможные подходы, команда может сразу начать работу, чтобы воплотить выбранную идею в жизнь. Важные мысли не пропадают в ящиках входящей почты, и риск случайно не услышать чье-то мнение исчезает сам собой. 2. Набирайте скорость Программы для взаимодействия помещают все ресурсы, все идеи и всех участников в одну общую среду. Вашей команде больше не нужно терять время на поиски электронных писем с важными вложениями, ожидание обновлений и подтверждений и погони по коридорам за нужным специалистом. Каждую часть проекта, от первоначального плана до финальной версии, можно создать и завершить в едином центре с круглосуточным доступом, так что ваши коллеги могут пользоваться рабочей информации откуда угодно, где бы их ни настигла новая идея. Ваша команда получает возможность работать в удобное время и из удобного места, не дожидаясь установленного начала рабочего дня или следующей запланированной личной встречи, чтобы что-то предпринять. 3. Укрепляйте ответственность Если вы занимались изучением высокоэффективных команд, то уже знаете, что важнейшим фактором прогресса проекта является публичная ответственность. Когда работник пишет отчеты и рассказывает другим, чем он занимается, вероятность достижения цели повышается на 33%. Благодаря инструментам для совместной работы члены вашей команды могут заниматься своими задачами у всех на виду, так что делиться результатами, просить о помощи и организовать максимально прозрачную среду становится просто, как никогда. Кроме того, когда все участники знают не только свою, но и чужую область ответственности, а это избавляет вас от случайной двойной работы. 4. Поощряйте инновации Старая пословица о том, что две головы лучше, чем одна, все еще верна. Инструменты для совместной работы позволяют оглядеться и обнаружить неизвестные для себя проекты, над которыми трудятся ваши коллеги, а это, в свою очередь, дает пищу для идей и планов на будущее. «Вижу, Татьяна занимается новым интересным функционалом... А что, если применить его в другом проекте? Предложу-ка эту мысль на рассмотрение». Инструменты для совместной работы предоставляют доступ к информации, которая ежедневно питает творческую мысль, не загоняя моменты вдохновения в рамки еженедельных совещаний и случайных бесед в перерывах. Также ваши идеи освобождаются от ограничений организационной иерархии. Видимость на уровне компании означает, что предложения могут исходить не только от руководства, но и от всех остальных сотрудников. Важные мысли, которые раньше могли навеки затеряться в архивах или вообще не добраться до этапа формальной подачи, теперь находят свое место в общедоступной системе и рассматриваются согласно своей ценности, а не по прихоти топ-менеджеров. Ваша команда – ваш самый ценный ресурс В конечном счете нет ничего ценнее, чем ваша команда. Давая ей инструменты, способствующие совместной работе и повышающие эффективность без дополнительной нагрузки, вы позволяете коллегам сосредоточиться на результате, а не блуждать в перипетиях затрудненной коммуникации. Надежный инструмент для совместной работы делает жизнь проще для всех участников процесса: сокращается число потерянных файлов, растет скорость генерации идей, уменьшается время ожидания распоряжений и отзывов. Что самое главное, такой инструмент помогает идеям не потеряться в общей массе материалов, так что ваша команда, наконец, сможет реализовать весь свой потенциал.
Пять нестандартных способов наладить эффективную командную работу
Сегодня стала популярной открытая планировка офисов, где перегородки и двери не мешают общению с коллегами и командной работе. Действительно, согласно отчету Международной ассоциации инфраструктурного менеджмента, 70% офисов в США спроектированы как офисы открытого типа. Но возможность докричаться до коллеги из другого конца офиса без мешающих стен не всегда способствует эффективной командной работе. В Финляндии было проведено исследование, согласно которому сотрудники в среднем ежедневно тратят 21,5 минуту, отвлекаясь на нечаянно подслушанные разговоры. И это основная помеха их работе. Мало передвинуть мебель и рассчитывать, что люди начнут лучше сотрудничать друг с другом — для этого нужно планирование, изменения в политике компании и капелька везения. Описанные нами пять нестандартных стратегий по налаживанию эффективной командной работы помогут так организовать рабочее сотрудничество, чтобы участникам команды стало комфортно делиться друг с другом своими задумками. 1. Верните перегородки Расхожее мнение гласит, что в открытом пространстве офиса люди больше общаются, но общий уровень шума и отвлекающие передвижения на самом деле могут снизить эффективность их работы. Мы проходим очередной виток обсуждений, что лучше — открытый офис или кабинеты, каждое десятиление, возможно потому, что возникает перекос в ту или другую сторону, и в результате сотрудники либо остаются заперты в клетушках, либо не могут сосредоточиться из-за общего шума. Если предоставить сотрудникам тихое, удобное место, где их ничто не будет отвлекать, им будет проще выбраться из своей раковины, если возникнет необходимость в совместной работе. Кабинки, конференц-залы и отдельные офисы помогают выделить время для встреч и позволяют сотрудникам выбирать, когда им удобно общаться с коллегами, в отличие от открытого офисного пространства, где невозможно добиться тишины. 2. Создайте систему асинхронного обмена информацией Во многих офисах используются приложения для обмена мгновенными сообщениями, документы для общего заполнения и инструменты для управления проектами, которые расширяют возможности для совместной работы. Но этого недостаточно — нужно еще сформировать ожидания в отношении использования этих инструментов. Пользуясь приложениями для общения, такими как Skype и Slack, необходимо понимать, что общение идет по вашему усмотрению. Асинхронная коммуникация повторяет тип общения, которое происходит между двумя различными частями компьютера: информация отправляется тогда, когда это удобно одной части системы, а другая часть системы получает послание и отвечает на него тогда, когда это удобно ей. Таким образом рабочий процесс получателя не нарушается, и члены команды могут сосредоточиться на важной задаче. Использование wiki-справочников, электронной почты, чатов, Канбан-досок и инструментов для управления проектами, позволяющих пользователям просматривать уведомления и изменения тогда, когда это удобно им, является знаком уважения к рабочему процессу каждого сотрудника. Пользователи могут установить режим «не беспокоить», чтобы им не приходили отвлекающие уведомления, и использовать систему дозирования для вторичной коммуникации, которая поможет полностью сосредоточиться на выполнении своей работы. Асинхронная коммуникация дает сотрудникам возможность фокусироваться на своей задаче без опасения пропустить важные решения. Когда компания позволяет своим сотрудникам общаться друг с другом в рамках отведенного для этого времени, она тем самым показывает, что ценит, когда сотрудники занимаются одной конкретной задачей, а не разрываются между общением и назначенной работой. 3. Запомните: «Нет плана — нет совещания» Совещание без повестки дня — это худший кошмар многих офисных работников. Если ввести правило, что у всех совещаний — даже самых кратких и неформальных — должен быть хотя бы примерный план, вы упростите жизнь и организаторам, и участникам этих совещаний. Кроме того, с повесткой дня всем будет проще сосредоточиться на результате. Команды, которые заранее планируют совещания и обмениваются этими планами, не сбиваются с курса и меньше отвлекаются от темы, не тратя впустую время и избегая лишних споров. Создайте правила, касающиеся отвлеченных бесед и разрешения разногласий, чтобы ваши сотрудники знали, как вести себя в новых и неловких ситуациях. Следование плану помогает сэкономить ценное рабочее время каждого сотрудника и позволяет группе не отвлекаться от решения задачи. Это уменьшает трения из-за отвлеченных дискуссий, помогает сотруднику собрать воедино мысли и идеи перед началом совещания и определяет объем работы, чтобы все участвующие понимали, чего от них ждут. Сотрудничать будет намного проще, если каждый будет знать, что требуется для дела. Когда закончится обсуждение всех пунктов повестки дня, распустите совещание, чтобы сотрудники смогли вычеркнуть сделанные задачи в своих списках дел. Чтобы решить новые проблемы, всегда можно созвать следующее совещание. 4. Создайте общую инфраструктуру для эффективной командной работы вне офиса Найти хорошие кадры сейчас трудно как никогда, и главная задача HR-специалиста — обеспечить сотрудникам разумный баланс работы и личной жизни. Государственное Бюро учета трудовых ресурсов составило отчет, согласно которому 24% сотрудников в 2015 году как минимум часть времени работали из дома. Удаленная работа из домашнего офиса или коворкинга в другом городе может повысить удовлетворенность и производительность сотрудников и уменьшить уровень отвлекающего шума от соседей по офису (да, господа продажники, я про вас). Система управления проектами Wrike поможет улучшить работу команды, где бы она ни находилась. Попробуйте бесплатно! Компаниям, которые разрешают работать удаленно или из дома, необходимо сделать общение с коллегами и сотрудничество частью своей корпоративной культуры. Используйте видеоконференции, чаты, доступ к удаленному рабочему столу и инструменты по управлению проектами, чтобы сотрудники могли работать над достижением ваших целей там, где им удобнее. Добейтесь, чтобы не только сотрудники, но и руководство, вплоть до высшего уровня, понимали, как пользоваться удаленными технологиями и могли свободно работать с командой. Устраивайте еженедельные индивидуальные видеоконференции, чтобы быть в курсе работы каждого, и настройте чаты, в которых сможет общаться вся команда. Дайте команде создать собственные чаты по интересам (будь то викторины, фэнтези-футбол или хорошие рестораны) — это укрепит связи между людьми, и им будет чем заняться во время вынужденного простоя. Подобные связи напоминают нам, что наши коллеги — тоже люди, а не просто часть рабочего проекта. Если мы вспоминаем, что у удаленных сотрудников есть лица и характеры, мы больше склонны к эмпатии, что в свою очередь сглаживает острые моменты, которые могут возникнуть при совместной работе. 5. Стройте отношения с помощью трудных разговоров Вне зависимости от того, общаетесь ли вы с коллегами в офисе или из разных стран, в реальном времени или асинхронно, в конференц-зале или посреди открытого офисного пространства, важно вести разговор честно и откровенно. Конфликты и критика неизбежны, но сотрудничество при этом не должно пострадать: команда вполне может общаться друг с другом, контролируя себя и соблюдая этикет. Заранее приготовившись к неизбежным конфликтам, вы сможете провести нелегкий разговор спокойно, укрепив, а не разрушив отношения между членами команды. Назначьте модераторов, запланируйте регулярные занятия по навыкам общения (раз в год — это маловато) и обсудите с сотрудниками различные стили коммуникации. Совместная работа — это больше чем общее собрание Для слаженной совместной работы недостаточно просто согнать всех в одну комнату и надеяться, что их индивидуальные голоса внезапно сольются в единый мощный хор. Настоящее деловое сотрудничество требует тщательного планирования, применения технологий и пересмотра устаревших концепций командной работы и производительности. Об авторе: Тамара Скотт — аналитик в TechnologyAdvice, исследовательской компании, объединяющей покупателей и продавцов бизнес-технологий. Она пишет об управлении проектами, маркетинге, продажах, взаимоотношениях с клиентами и многих других технических вертикалях.
Эффективная организация работы удаленных команд
Недавно у нас прошел вебинар с приглашенным экспертом — Ниной Михеевой, Менеджером проектов в глобальной команде HSBC Bank. Мы поделились секретами успеха и инструментами, чтобы наладить совместное сотрудничество и повысить эффективность. КАКИЕ ФАКТОРЫ ПРИВОДЯТ К ФОРМИРОВАНИЮ УДАЛЕННЫХ КОМАНД Виртуальные команды представляют собой распределенную группу сотрудников, которые работают над одними проектами. Какие факторы ее формируют и почему? Прежде всего, это: Экономия на ресурсах и издержках. В глобальной организации экономически невыгодно в каждой стране своего присутствия иметь сотрудников с дублирующими функциями. Именно поэтому для бизнеса гораздо логичнее создать единый ресурсный пул для той или иной функции, сотрудники которой будут скорее всего базироваться в разных часовых поясах. Внедрение единых стандартов и процессов работы. Это очень важно для крупной глобальной организации. Гораздо проще обеспечить единые стандарты в одной команде (даже если она виртуальная), чем во множестве отдельно взятых странах. Наличие или отсутствие нужной экспертизы. Например, специалисты узкого профиля, которых важно привлечь к проектам. Пример распределения ресурсов в глобальной организации Виртуальные команды могут как проектными (временно созданные под нужды бизнеса), так и операционными, когда ресурсы за исключением контракторов нанимаются на постоянную основу. В операционных командах есть определенные особенности в работе — например, мотивационная составляющая. Процесс выделения ресурсов для проекта Исходя из целей проекта, менеджеры выбирают именно те ресурсы, которых не хватает. Как правило, в глобальной организации отправляется запрос на все региональные команды и исходя из требований формируется проектная группа. Так в чем же заключаются основные преимущества виртуальных команд? Во-первых, это очень экономит время на организацию рабочих встреч — можно просто создать видеоконференцию и подключиться к звонку с удаленными сотрудниками, например, через Zoom или Hangouts. Во-вторых, это отличная возможность для обмена опытом. Если команды работают на масштабных проектах, то взаимодействие с удаленными сотрудниками дает еще больше возможностей для личного развития и профессионального роста. Но для того, чтобы достигать высоких результатов, удаленные сотрудники должны быть максимально вовлечены в проект. Зачастую они сталкиваются с похожими проблемами, одни из самых распространенных это: Разные часовые пояса; Языковой барьер и разница менталитетов; Контроль за поставленными задачами; Несовершенства технических средств. Как же их преодолеть и повысить эффективность работы с удаленными командами? 1. Ведите все проекты в сервисе для управления совместной работы (например, Wrike). Платформа помогает лучше контролировать статус и исполнение поставленных задач, а также отслеживать прогресс по проектам. Всем сотрудникам на почту будут приходить уведомления о поступлении новых задач и напоминания о том, какие из них нужно завершить согласно поставленным дедлайнам. Диаграмма Ганта в Wrike Все обсуждения о ходе выполнения проектов ведутся в комментариях, поэтому никакая информация не будет утеряна —все данные будут храниться в одном месте. Менеджеры проектов в любое время могут выгрузить отчет и посмотреть результаты работы своих команд. У Wrike также настроена интеграция с JIRA, которая дает возможность создавать новые задачи из JIRA прямо в Wrike, а также планировать проекты, включающие задачи, поставленные в обоих системах. C помощью двусторонней синхронизации достаточно лишь выбрать необходимые проекты, задачи и подзадачи в JIRA и синхронизировать их с отмеченными папками Wrike. 2. Составление внутреннего коммуникационного плана. С чего нужно начать? Составьте календарь встреч с проектной командой; Опишите основные каналы связи с каждой из команд; Сделайте видеоконференции одним из основных каналом связи; Организовывайте отдельные встречи для каждого из регионов. 3. Планирование проектов на коротких отрезках времени/спринтах. Все цели и задачи должны быть разбиты на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные. Они должны быть задокументированы в едином рабочем пространстве — каждый участник проектной группы должен иметь к ним доступ; Приоритет должен отдаваться краткосрочным задачам. При этом очень важно, чтобы спринт длился не более 1-2 недель; На регулярной основе нужно пересматривать список краткосрочных задач и расставлять на них приоритеты. 4. Установление личного контакта. Зачастую удаленные команды чувствуют себя ресурсами. Именно поэтому так важно установить личный контакт, чтобы сформировать доверительные отношения между всеми участниками команды. Поддерживайте разговор на темы, не связанные с работой; Организовывайте регулярные one-to-one встречи/звонки ("один на один"); Не забывайте про мероприятия для «живого общения» и тимбилдинги. Надеемся, что наши советы были вам полезны. Желаем вам удачи в работе с удаленными командами! Посмотреть запись прошедшего вебинара по эффективной работе с удаленными сотрудниками можно здесь.
Зачем директору по маркетингу автоматизировать рабочий процесс?
Представьте себе: вы сидите на совещании и обсуждаете подготовку новой кампании. Креативный директор, Юлия, говорит, что все еще ждет утверждения проектной сметы. «Так ведь финансовый отдел еще на той неделе утвердил, — отвечаете вы. — Ты что, не получила письмо?» Затем Марк, руководитель отдела товарного маркетинга, заявляет: «Я только что слышал от продажников, что им нужны новые рекламные материалы, в том числе новый PDF. У кого найдется время этим заняться, и что будет с нашим графиком?» Тишина. Вы возвращаетесь к своему столу, а в почте уже дожидаются три новых письма, где вас просят одобрить новые материалы. Но вы понятия не имеете, кто из команды уже успел их посмотреть и какие исправления они предлагают внести. И с какой версией нужно работать — с той, которая во вложении, или со слегка измененной в теле письма? Вы листаете цепочку сообщений, но ответа не находите — там лишь сборная солянка из разных версий и исправлений. Хотите упростить себе работу? Автоматизация предназначена не только для скучных бизнес-процессов. Если вы автоматизируете процесс работы творческой команды, это поможет вам добиться более слаженного сотрудничества. Зачем автоматизировать работу маркетинговой команды? Меньше бесполезной работы Сколько времени ваша команда тратит каждый день на обновление таблиц, составление отчетов и внесение изменений в календарный план кампании? Автоматизация этих рутинных задач существенно сэкономит время, освободив дополнительные часы, которые можно посвятить более ценной творческой работе. Кроме того, после автоматизации все отчеты и обновления будут основаны на точных и актуальных данных, что позволит вам принимать эффективные и своевременные решения. Меньше ошибок и нестыковок Вам знакомо это ужасное чувство, когда после изменения дизайна вашего веб-сайта его рейтинг в поисковых системах начинает снижаться? Или когда вы запускаете кампанию с устаревшей информацией о ценах? Ваша задача как директора по маркетингу — добиться, чтобы все маркетинговые проекты выполнялись без сучка и задоринки. Но упустить важные детали очень легко, а исправление ошибки может обойтись недешево. Автоматизация позволит вам стандартизировать все ваши творческие задания, включить в них данные, необходимые для выполнения работы, и автоматически назначить все задачи соответствующим исполнителям. Ни одна деталь не останется несогласованной или забытой. Вы получите последовательные процессы и политики, меньше заданий останутся невыполненными, и все участники команды будут в курсе своих задач и сроков их выполнения. Кроме того, автоматизация поможет обеспечить стабильное качество оказания услуг клиентам по всем каналам. Такие инструменты, как Hootsuite и Buffer, позволяют автоматизировать график публикаций в соцсетях, так что все ваши потенциальные и реальные клиенты будут видеть обновленную страницу, а символика бренда во всех сетях останется одинаковой. Быстрое согласование Все ли утвердили окончательную версию? Как долго вам придется ждать, пока кто-то из сотрудников оставит комментарий, без которого вы не можете двигаться дальше? Если двое предлагают диаметрально противоположные правки, чей вариант выбрать? Автоматизация процесса согласования избавит вас от сомнений и суеты. Напоминания, оповещения и уведомления не позволят процессу замедлиться, поскольку статус рабочих материалов будет у всех на виду. Вы всегда будете в курсе дел, процесс работы станет четким и ясным, и никакая статья не окажется опубликованной по ошибке, не пройдя утверждение. Упрощение рабочего процесса Вы не сможете починить вещь, если не знаете, что она сломана. Автоматизация рабочих процессов позволит вам сразу увидеть, на каком участке работа буксует, какие задачи требуют больше всего времени и ресурсов, и где можно внести небольшие поправки, чтобы повысить эффективность труда. А автоматические уведомления, сообщающие сотрудникам, что работу над задачей уже можно продолжать, упрощают и ускоряют обмен информацией и сокращают простои. Рост доходов Все эти преимущества сводятся к одному: ваша прибыль растет. Автоматизировав рабочий процесс, ваша команда сможет больше времени посвятить гораздо более важной творческой деятельности, вместо того чтобы заниматься рутинными задачами. Сотрудничество станет продуктивнее благодаря быстрому обмену информацией и распределению запросов, которые будут содержать все нужные для работы сведения. Командам не придется переделывать работу из-за накладок или недоразумений. Эффективный и тщательно настроенный процесс согласования поможет избежать ошибок, который обычно обходятся слишком дорого. Начните автоматизировать рабочие процессы Попробуйте решение Wrike Marketing, и вы увидите, как оно избавит вас от главных трудностей в работе. Для этого достаточно лишь оставить адрес электронной почты.
Пять простых стратегий, помогающих повысить мотивацию сотрудников
Что же за загадочная эпидемия разрушает эффективность и моральный дух вашей команды? Ответ: отсутствие мотивации. Недостаточно мотивированный персонал стоит слишком дорого — в буквальном смысле. По оценкам Института Гэллапа, отсутствие мотивации у сотрудников обходится экономике США в 605 млрд долларов в год. И, более того, компании с низким уровнем мотивации персонала, в среднем получают в 2,5 раза меньше прибыли, чем их конкуренты с высоко мотивированными сотрудниками. Но, вопреки вышесказанному, многие руководители компаний все еще не уделяют этому фактору достаточного внимания. «К сожалению, высокий уровень мотивации наблюдается только у 33% сотрудников, — утверждает Ник Санчез, директор по персоналу в компании Namely. — А это значит, что если вы не позаботитесь заблаговременно о росте мотивации, то подвергнете компанию риску». В чем важность мотивации сотрудников Что же такого важного в мотивации? Как оказалось, она оказывает очень большое влияние как на корпоративную культуру, так и на уровень прибыли. «Мотивированные сотрудники делают гораздо больше того, что требуют от них должностные инструкции, а это значит, что вы получаете гораздо больший результат за те же деньги, — объясняет Бен Брукс, основатель и генеральный директор технического стартапа PILOT. — Сотрудники с низким уровнем мотивации мало того что работают неэффективно, так еще и тащат за собой весь коллектив, снижая моральный дух команды и разочаровывая клиентов». По опубликованным результатам опроса Harvard Business Review, 71% респондентов назвали мотивацию сотрудников очень важным фактором, необходимым для успешной деятельности организации. Но, помимо увеличения таких показателей, как эффективность, моральный уровень, профессиональная реализация и удержание персонала, серьезный подход к решению проблемы мотивации влечет за собой положительные последствия для руководителей среднего и высшего звена, особенно для тех из них, кому вечно не хватает времени из-за растущего числа сотрудников. Зная о высокой мотивации подчиненных, вы сможете больше им доверять. А это значит, что вы сможете позволить им заниматься своей работой и добиваться своих целей, не стоя у них над душой и не изводя постоянными отчетами и проверками. Препятствия для роста мотивации Помните: ваши сотрудники не станут увлеченными, состоявшимися в профессиональном плане и высоко мотивированными в один миг. Для этого руководителям придется взять на себя определенные обязательства и применить стратегический подход. «Во многих организациях моральный дух сотрудников так низок, потому что высшему руководству попросту не до этого, — считает Родд Вагнер, вице-президент компании BI Worldwide. — Руководители большинства фирм не занимаются управлением, то есть регулярным взаимодействием с сотрудниками, не следят за определенными бизнес-функциями, у них другие приоритеты». Для повышения мотивации сотрудников вам придется приложить усилия, причем до того, как вы заметите снижение морального духа или производительности труда. Не ждите, пока настроение ваших сотрудников упадет ниже плинтуса. Действуйте на опережение и держите руку на пульсе. Лучше заранее подстелить соломку, чтобы не разбиться о твердый асфальт. Пять основных стратегий мотивации персонала, которые должен использовать каждый руководитель Какие шаги следует предпринять, чтобы повысить уровень мотивации в вашей компании? Вот несколько важных стратегий. 1. Будьте открытыми «Когда сотрудник начинает чувствовать себя мелкой сошкой, а не ценным членом коллектива, его мотивация перестает расти», — предупреждает Санчез. Вам, как руководителю, нужно создать открытую рабочую среду, где вы сможете вовлекать сотрудников в процесс планирования и принятия решений. Сотрудники должны почувствовать себя полноценными участниками обсуждения решений, планов на будущее и других важных моментов в деятельности компании. Вместо того, чтобы прятаться за закрытыми дверями и наслаждаться своей властью, руководители должны находиться среди сотрудников, общаться с ними и убеждать их в ценности не только их работы, но и их мыслей, мнений и предложений. СОВЕТ. Последуйте примеру компании Zappos и учредите регулярные всеобщие совещания. Тем самым вы дадите возможность всем сотрудникам организации собираться вместе, обсуждать идеи и получать общее представление о деятельности компании. 2. Развивайте культуру сотрудничества Постарайтесь, чтобы при обсуждении корпоративной культуры ваши подчиненные использовали такие слова, как «сотрудничество» и «командная работа». «Ваши специалисты будут сильнее вкладываться в работу, если они преданы своей команде, — объясняет Санчез. — С помощью деловых игр вы можете повысить их стремление вносить свой вклад в общий успех. Организация таких мероприятий и выделение средств на них должны стать приоритетом для руководства». Подобные мероприятия не только дают шанс участникам наладить или укрепить свои взаимоотношения, но и подчеркивают положительные результаты сотрудничества. «Даже если сотрудники чувствуют себя несколько разобщенными, равноправные отношения могут повысить эффективность их работы и поднять моральный дух», — добавляет Санчез. СОВЕТ. Вы считаете, что у вас нет времени на планирование развлечений для команды? Берите пример с компании Pinterest и организуйте клуб или комитет по культуре. Пусть группа сотрудников под руководством одного из них займется организацией мероприятий для персонала. Вы не только сбросите на них эту обязанность, но и дадите им возможность подружиться! 3. Ставьте цели Постановка целей перед сотрудниками помогает не только постоянно отслеживать уровень их мотивации, но и повысить его. В действительности исследования показывают, что даже при отсутствии финансовых вложений постановка целей сама по себе повышает эффективность работы сотрудников на 12-15%. Ставьте перед людьми измеримые и реальные цели и не забывайте регулярно обсуждать процесс их достижения. Поскольку для достижения большинства целей, поставленных перед отдельными сотрудниками или всем трудовым коллективом, требуется длительное время — не неделя, а как минимум полтора года, частые обсуждения становятся необходимостью, особенно для тех людей, которых стимулируют частые вознаграждения. «В Namely мы просим сотрудников ежеквартально ставить перед собой последовательные цели, достижение которых можно оценить с помощью показателей, — рассказывает Санчез. — Если цель не достигнута, это свидетельствует о том, что нам нужно поработать над эффективностью и уровнем мотивации». Но это ни в коем случае не значит, что руководитель должен раздавать направо и налево цели и оценки, не учитывая мнения сотрудника. «Не забывайте, что взаимодействие должно быть очень личным, и что сотрудники должны вносить в процесс удержания собственный вклад, — объясняет Санчез. — Для этого нужно поощрять их к тому, чтобы они выявляли свои уникальные потребности и удовлетворяли их самостоятельно». СОВЕТ. Нужна помощь в постановке целей? Мы рекомендуем воспользоваться методикой OKR («цели и ключевые результаты»). Ознакомиться с этой методикой можно по ссылке. 4. Общайтесь чаще Мотивация сотрудников — это не то, что можно наладить один раз и успокоиться на этом. Мало просто повесить на стене офиса лозунг о том, какая у вас замечательная культура. Если вы хотите, чтобы у вас был высоко мотивированный персонал, мотивируйте его — по крайней мере, почаще общайтесь с сотрудниками с глазу на глаз. Во время таких личных встреч задавайте каждому из своих подчиненных простой и честный вопрос: Вы чувствуете себя увлеченным работой? В зависимости от ответов старайтесь выявить закономерности, указывающие, например, на чрезмерную загруженность тех или иных отделов или на участки, где требуются дополнительные ресурсы. Хотя руководители должны стремиться получать ответы на свои вопросы, Санчез советует передавать инициативу в таких разговорах сотрудникам. «У них должна быть возможность регулярно делиться с начальством своими сомнениями, проблемами и целями. Регулярность здесь особенно важна. Встречаясь с сотрудниками еженедельно, руководитель получает возможность оценивать изменения их мотивации со временем и прорабатывать прошлые проблемы». Когда заходит речь о личных разговорах, специалисты по работе с персоналом слышат от руководителей одну и ту же жалобу: «У меня нет времени нянчиться с каждым своим подчиненным!». «Я отвечаю: это значит, что у вас слишком много подчиненных, — говорит Вагнер. — Если вы не в состоянии уделить каждому из них немного личного внимания, значит, вы не способны эффективно ими управлять». 5. Собирайте отзывы Личные разговоры дадут вам много пищи для размышлений. Но руководителям компаний следует зайти чуть дальше и найти способ собирать дополнительные отзывы сотрудников — анонимно или нет. Многие компании проводят опросы, чтобы отслеживать настроения персонала. Но, прежде чем вы начнете заваливать свою команду длинными и нудными анкетами, попробуйте воспользоваться советами Брукса по проведению эффективных опросов. Спрашивайте почаще. «Отзывы должны быть только первой свежести! — считает Брукс. — Не ждите целый год, чтобы узнать, что думали и чувствовали ваши сотрудники прошлым летом». Будьте кратки. Если вы задаете слишком много вопросов, вам придется приложить гораздо больше сил, чтобы проанализировать полученные данные. К тому же это повлияет на количество желающих принять участие в опросе. Делайте что-нибудь с полученной информацией. Это может показаться очевидным, но, по опыту Брукса, большинство компаний срезаются именно на этом этапе. «Раз уж вы спросили, действуйте!» — говорит он. Даже если вы собираете отзывы через форму на сайте или анонимно, может оказаться, что сотрудники побоятся быть до конца откровенными из страха навредить своей карьере. Но Ким Скотт предлагает тактику, которая поможет обойти эту проблему и позволит сотрудникам смелее высказывать свое мнение. Не просите отзывов о том или ином человеке. Вместо этого попросите высказаться о задаче. Разговор о конкретном проекте или его результатах, или о форме общения поможет собеседнику почувствовать себя увереннее, и вы оба сможете взглянуть более объективно на корень проблемы. Оценка мотивации сотрудников Уровень мотивации сотрудников может казаться вам чем-то непостижимым — ведь не ясно, по какому показателю его оценивать. Индекс лояльности (NPS) обычно используется для оценки лояльности потребителей, но по мнению Брукса, его с таким же успехом можно применить и к собственной команде. «Это тщательно проработанная и изученная методика, которую можно успешно применить не только к потребителям, но и к сотрудникам, — говорит он. — К тому же, поскольку она используется в различных отраслях, вам не понадобятся дополнительные знания, чтобы воспользоваться ею». Источник изображения: Net Promoter Network Как уже упоминалось выше, постановка и отслеживание целей, внимание, проявленное при личных разговорах, и проведение опросов позволяют эффективно оценить уровень мотивации. «Один из лучших инструментов — это регулярные опросы персонала, которые помогают отслеживать рост мотивации со временем, — считает Санчез. — Хотя опрос может давать не такую полную информацию, как личная беседа, он дает достаточно надежные ориентиры для оценки уровня мотивации». Показатели важны. Но не думайте, что все сводится к показателям. «Я предупреждаю своих клиентов о том, чтобы они не слишком полагались на показатели, — объясняет Вагнер. — Слишком часто полученная оценка остается просто оценкой, тогда как на самом деле она должна стать отправной точкой для улучшения рабочей среды, чтобы в итоге повысить эффективность работы сотрудников и уменьшить текучесть кадров». Улучшение результатов операционной деятельности — единственный важный показатель, свидетельствующий о том, что обстановка в компании изменяется к лучшему. В заключение Высокая мотивация сотрудников — не роскошь, а необходимость. Она — залог высокой эффективности, лояльности и самореализации ваших сотрудников. К счастью, есть пять способов, позволяющих повысить уровень мотивации вашего персонала. Пять способов повысить мотивацию сотрудников Руководителям необходимо: Быть открытыми и честными Развивать культуру сотрудничества и командной работы Ставить цели перед сотрудниками Чаще общаться с сотрудниками Постоянно собирать отзывы Поступайте так, и мотивация ваших сотрудников станет расти как на дрожжах. «Важно помнить о том, — подытоживает Вагнер, — что то, что работодатели называют мотивацией и вовлеченностью, рядовые сотрудники называют счастьем». Об авторе. Кэт Бугард (@kat_boogaard) — писательница со Среднего Запада, круг интересов которой включает в себя такие темы, как карьера, самостоятельное развитие и жизнь фрилансера. Она ведет колонку в Inc., пишет статьи для The Muse и для The Everygirl и живет активной жизнью в Интернете.
Изучаем рабочие процессы креативных команд на примере записи виниловых пластинок
Узнайте, почему участникам быстрорастущих креативных команд с повторяющимися рабочими процессами будет полезно взглянуть на свою деятельность с точки зрения звукозаписывающей индустрии.