Две возможности настраиваемых полей
Настраиваемые поля в значительной степени облегчают управление проектами и составление отчетов. Однако отдельные возможности этой функции известны далеко не всем пользователям. Ниже мы приводим два примера, которые пригодятся вам в ежедневной работе. 1. Настройка поля и формата Теперь у вас есть выбор: добавлять настраиваемые поля и форматы только на уровне папки, папки и проектов или переносить их на уровень отдельных задач и подзадач. Вам нужно отслеживать бюджет, но не хочется захламлять каждую задачу лишней информацией? Предпочитаете расставлять приоритеты задачам только на уровне папки? Любите табличный вид, но вам не требуется подробная информация по каждой задаче? Никаких проблем. Просто выберите, где разместить данные, при добавлении настраиваемого поля в таблицу. 2. Тип поля — «Пользователи» Тип поля под названием «Пользователи» позволяет выбирать пользователей аккаунта из раскрывающегося списка и добавлять их в настраиваемые поля для папок, задач и подзадач. Это упростит создание команды проекта, выбор участника команды для финальной проверки конкретной задачи или указание ответственного за утверждение операций в папке — вводить имена полностью больше не требуется. При создании настраиваемого поля в таблице нужно выбрать тип «Пользователи». Если начать печатать имя в ячейке такого типа, Wrike автоматически предложит список подходящих пользователей в вашем аккаунте, так что вам останется только выбрать нужного. Эти возможности упрощают добавление новой информации в проект. И маркетологи, и разработчики, и менеджеры проекта могут гибко настраивать проекты, оставляя только то, что необходимо. Работать с настраиваемыми полями не сложнее, чем вставлять новые столбцы в таблицу!
Как адаптировать креативное агентство к рыночной реальности
Креативное агентство видело и лучшие годы. Тогда идея считалась самостоятельным и достойным оплаты продуктом. Контракты заключались на годы. Стратеги могли написать бриф и считать свою работу сделанной. Впрочем, ностальгия не лучшая альтернатива выручке. Wrike используют для управления проектами тысячи агентств, так что мы решили обобщить опыт наших клиентов по рыночной адаптации. Красный океан Все любят посмотреть “Каннских львов” в свободную минуту, но когда дело доходит до бизнеса, заказчика при работе с креативным агентством гораздо больше занимает KPI и ROI, чем регалии и фестивальные успехи. Недавно мы предложили опробовать наш сервис директору одного из крупных российских агентств. Ответ мы получили довольно пессимистичный: Наши клиенты пытаются заработать в красном океане с маржинальностью, стремящейся к нулю. Агентства пытаются получить от них какую-то часть тех копеек, а вот ваш сервис пытается получить что-то от агентств. Креативные агентства — и в самом деле, частые пользователи Wrike. Мы можем не только “что-то получить”, но и многое дать игрокам этого рынка, и наше решение востребовано именно в этой рыночной ситуации. Но мысль автора понятна. Кризис урезал бюджеты и число желающих делать и давать рекламу через агентства. Внезапно оказалось, что рынок тесноват, а его участники не готовы к работе в жестких условиях. Это наложилось и на другие, более растянутые во времени тенденции. Девальвация идеи Все меньше клиентов ценят креативную часть работы. Как правило, всех интересует законченный кейс: анализ аудитории и каналов продвижения, продакшен контента, разработка и воплощение стратегии его запуска. То есть за свои деньги клиент хочет получить то, чего ему не хватает. Недостаток идей человек ощущает редко, но зато ему вполне очевидны такие вещи, как нехватка экспертизы и ресурсов, которые помогут разработать и запустить успешную кампанию на десятках digital- и не только каналов. В такой ситуации креативный потенциал важен, однако отлаженные процедуры, четкое выполнение сроков, предсказуемые результаты значат не меньше. Растущий объем работы Сами проекты становятся более трудоемкими. Новые каналы и форматы появляются каждый год. Это растущая нагрузка не только на стратега, которому нужно проанализировать эффективность каждого варианта и проработать продвижение по всему спектру вариантов. Это означает и растущие в геометрической прогрессии объемы продакшена. Там где 10 лет назад хватало одного ролика для ТВ, теперь понадобится целый мини-сериал на YouTube. Разовые контракты Ведение постоянных аккаунтов остается верным куском хлеба для все меньшего числа агентств. Остальные имеют дело с контрактами на один проект. Их предпочитают все более крупные заказчики. По сути, агентство становится артелью фрилансеров с юридическим лицом, которое каждый раз имеет дело с новым клиентом. Его бренд, продукты и особенности общения приходится осваивать с нуля и завоевывать его доверие тоже. Как делать больше без новых людей Креативное агентство должно работать над операционным совершенством бизнеса. Найти время и ресурсы без массового найма сотрудников можно только оптимизацией рабочих процессов и переосмыслением каждого значимого этапа в работе — от планирования проектов до общения с клиентами. В силу своей специфики исторически креативные агентства не уделяли много внимания управлению проектами и организации ежедневной работы сотрудников. С одной стороны это плохо, с другой это значит, что есть куда расти — есть скрытые резервы, которые нужно освободить и успевать больше имеющимися силами. Нам бы очень хотелось сказать, что достаточно внедрить систему управления проектами и заставить всех заполнять в ней брифы, ставить задачи и отчитываться по полученному фидбеку. Однако, в реальности приходится идти и на другие изменения — менять подход к организации работы, обучать сотрудников и по-новому взаимодействовать с клиентами. Основные правила Производство контента должно быть именно производством. Это подразумевает в каком-то смысле конвейерную работу с соблюдением инструкций и использованием заготовок. При правильной организации это не убьет творческий подход, зато позволит резко снизить уровень хаоса, сократить время на выполнение задач и минимизировать число ошибок в работе. Заготовки — это главный секрет ускорения работы над проектом. Если у вас уже есть наработанная практика в дизайне стендового оформления или разработке кампаний для социальных сетей — этот опыт важно формализовать и оформить в виде шаблонов с планом действий. Это может быть набор задач в системе управления проектами, пункты в таблице, mind map или что-то еще. Важно, чтобы, получив задачу, сотрудники сразу понимали, какой из имеющихся шаблонов в “библиотеке” агентства им нужно взять для начала работы, чтобы человек не начинал работу каждый раз с чистого листа. В таком шаблоне должен быть перечень основных задач, их последовательность и зависимость между собой, а также справочная информация (что где брать и кто за что отвечает). В зависимости от специфики бизнеса/проекта, шаблоны можно создавать под конкретные форматы, типы кампаний, отраслевые категории и т. д. Помимо ускорения процесса и сокращения числа ошибок, шаблоны представляют собой удобный “курс молодого бойца” и в делают сотрудников взаимозаменяемыми. Формировать группу людей под проект станет гораздо проще. Как это может помочь? Скоро вы осознаете, что вам не так уже катастрофически не хватает людей, и с квалификацией у тех, что есть — тоже все неплохо. Как обычно, производительность труда зависит в первую очередь от грамотного менеджмента, и даже самая креативная сфера — не исключение. Есть и еще один плюс. Имея четкую последовательность этапов и статусов готовности для основных типов проектов, вы быстро поймете, сколько времени занимает каждый этап в работе агентства. Это позволит гораздо увереннее и реалистичнее планировать сроки. Некоторые этапы плохо поддаются прогнозированию — например, сроки утверждения макетов и получения обратной связи от заказчика. Однако, и здесь есть что улучшить. Как продавать процесс Несмотря на мантру, что главное — не процесс, а результат, заказчикам постоянно кажется, что их проекту уделяется мало внимания, а просьбы о доработках принимаются в штыки. Чтобы укрепить лояльность клиента и повысить вероятность повторных заказов, агентству нужно научиться демонстрировать не только готовый продукт, но и эффективный рабочий процесс. Заняться этим стоит на этапе планирования, чтобы избежать трудностей с взаимопониманием уже в начале сотрудничества. Поэтому важно обосновать и детализировать требуемое время. Лучше если это будет не просто наспех набросанный хронологический список, а серьезная подготовленная визуализация, например, в форме диаграммы Ганта. Это, во-первых, докажет вашу профессиональную состоятельность. Вы же закажете 3D-модель гостиной с предполагаемым результатом, прежде чем отдавать реальное помещение на растерзание дизайнеру? Иллюстрация рабочего времени, которое планирует оплатить заказчик, не менее важна. Кроме того, каким бы гениальные менеджеры не работали в вашем агентстве, хорошая визуализация позволит разгрузить голову и не прокручивать одни и те же даты, задачи и имена в голове по двадцать раз на дню. Достаточно будет просто открыть нужную диаграмму. Во-вторых, диаграмма Ганта не просто отражает зависимости и график готовности задач, но и очень наглядно показывает, что сроки — результат серьезного планирования, задействования множества сотрудников и оптимизации рабочих процессов. Например, заказчику будет очевидно, что многие задачи расположены на временной шкале параллельно друг другу, то есть будут выполняться одновременно — график уплотнен до предела, чтобы успеть в названный срок. Это здорово помогает обосновать озвучиваемые сроки. Почему это важно для заказчика Креативное агентство должно открыть для заказчика “внутреннюю кухню” его проекта. Так, наши пользователи из агентства Position2 предоставляют клиенту гостевой аккаунт в системе управления проектами. Так он сможет наблюдать обновления задач и рабочие обсуждения и даже участвовать в них. Это позволяет получить обратную связь на ранней стадии, избежав переделок финального продукта. Кроме того, заказчик будет осторожнее просить о переделках, если он будет точно знать, каких усилий это требует и насколько сдвинет сроки. Пункт в договоре о количестве рабочих итераций не будет лишним, но если вы докажете, что этот пункт стоит там не просто так, это будет гораздо эффективнее для долгосрочного сотрудничества. Вовлечение заказчика в рабочий процесс креативного агентства на уровне вашей системы управления проектами, ускорит и упростит процесс утверждения финального продукта. Одно дело в первый раз показать уже готовый результат, а другое быстро показывать и получать фидбек прямо в процессе подготовки макетов, черновых вариантов видео и других промежуточных материалов. Если заказчик одобрял работу на ранних этапах, к итоговому продукту у него останется гораздо меньше претензий и вопросов. Если вы работаете в Wrike, то можно использовать специальную функцию “Согласование”, чтобы автоматизировать и упорядочить процесс получения наглядной обратной связи от всех проверяющих и исправление материалов по комментариям. Понимание того, как происходит работа и ощущение причастности к процессу, оказывают очень сильное влияние и на то, как заказчик воспринимает итоговый продукт, и на его лояльность. Прозрачность — не просто красивое слово, это вполне реальный инструмент увеличения повторных заказов.
Девять проверенных стратегий для повышения продуктивности совещаний (инфографика)
Провести полезное совещание проще на словах, чем на деле, но ничего особенно сложного в этом нет. Воспользуйтесь несколькими простыми стратегиями для проведения успешных совещаний, после которых продуктивность ваших сотрудников повысится.
Wrike - надежная и удобная система управления проектами
Как приучить креативную команду к сервису совместной работы
Внедрение системы для совместной работы в творческом коллективе Вы — креативный директор. У вас слишком много проектов, ваши подчиненные выбиваются из сил, и вы понятия не имеете, как наладить быструю и эффективную работу с помощью той системы, которой вы пользуетесь сейчас. Что же делать? Решения для организации совместной работы помогают высвободить время, которое обычно растрачивается впустую на посещение ненужных совещаний, просмотр и отправку безумного количества писем, поиск вложений и последних версий обновленных документов. Более того, такие сервисы позволяют больше времени уделять творчеству, а не изучению спецификаций проекта или деловой переписке. Вместе с тем, у креативных команд всегда множество параллельных задач в работе. У них нет времени испытывать новые инструменты, которые в конечном итоге могут оказаться непригодными. Прежде чем приобретать решение для организации совместной работы и очертя голову бросаться его осваивать, прочтите наши рекомендации, чтобы сделать именно тот выбор, который одобрит ваша вечно занятая креативная группа. А тогда уже осваивайте и творите! 1. Определите процессы, для которых вам нужен инструмент Вам хорошо известны все ваши рабочие процессы. Поэтому, как первый пользователь и главный специалист по работе с новым решением, воспользуйтесь своими знаниями и составьте набор четко сформулированных правил по применению нового инструмента, чтобы ваши сотрудники понимали, чего им следует ожидать. Создайте документ, в котором будет описано: Какие функциональные возможности вы будете использовать, и каким образом. У некоторых сервисов такой широкий спектр возможностей, что многие из них вам могут никогда не пригодиться. Составьте список функций, которые будет использовать ваша команда, и обязательно укажите, каким образом эти функции помогают упростить рабочие процессы. Как будут организованы задачи. Любой инструмент для совместной работы предлагает свою систему организации задач в виде папок или проектов, чтобы пользователям не приходилось долго искать то, что им нужно. Определитесь, будет ли ваша команда упорядочивать работу по типам материалов, заказчикам, ответственным дизайнерам или по всем перечисленным параметрам одновременно. Выберите тот вариант, который вам лучше всего подходит. Как называть задачи. Внедрение четкой системы наименований поможет вашим сотрудникам понимать суть любой задачи, не открывая ее. Система должна включать в себя правила, типа таких: названия задач должны начинаться c имени клиента в квадратных скобках, например [Клиент], после имени клиента в названии задачи должен идти глагол, например «Создать» или «Обновить», названия задач должны заканчиваться расчетной продолжительностью выполнения, например [2ч]. Как будут организованы вложения. Объясните всем сотрудникам, как должны храниться документы и файлы с результатами работы, чтобы эти материалы было легко найти. Будут ли все они лежать в одной папке? Будут ли они прикрепляться на уровне папки, на уровне проекта, или на уровне отдельных задач? Есть ли у вас общий диск, на котором хранятся все файлы? Как вы станете называть файлы, чтобы их имена были понятными? После завершения проекта будут ли окончательные версии отчетных материалов храниться в каком-либо определенном месте? Планирование регулярных совещаний. Если у вас принято проводить регулярные совещания, заведите соответствующие задачи в своей системе. Это необязательный шаг, но он позволяет централизованно хранить всю информацию о совместной работе — которая, разумеется, включает совещания. Мы предлагаем создать папку под названием «Совещания» с подпапками для различных видов совещаний (если это необходимо). Затем в этой папке создайте задачу с датой и временем запланированного совещания, назначьте ее всем приглашенным, настройте дату и сделайте задачу повторяющейся. Во время совещаний добавляйте заметки о ходе обсуждения к этой задаче, чтобы любой участник мог получить к ним доступ и при необходимости внести свои дополнения. 2. Сформируйте небольшую тестовую группу Если вы описали процессы, для которых будет использоваться сервис, это вовсе не значит, что вы создали наилучшую методику работы для своей команды. Как и в работе с клиентами, вам необходима обратная связь. Обычно сервисы предлагают до 2 недель бесплатного пробного доступа, и это нужно использовать! Сформируйте небольшую группу «первопроходцев», которые начнут осваивать новый инструмент, разъясните им описанные процессы, обучите работе с функционалом и попросите сразу же начать использовать инструмент при выполнении крупного или маленького проекта. Распишите им преимущества нового программного решения и посоветуйте использовать его как можно чаще, чтобы уменьшить вероятность возвращения к прежним методам работы. Интенсивные испытания в боевых условиях дадут вам больше понимания о пригодности сервиса, чем том технической документации. Wrike — единая среда для совместной работы, в которой сотрудники могут держать описание задания, файлы и дискуссии в общей задаче и не выискивать каждый раз информацию в почте и разных файлохранилищах. Попробуйте бесплатно » 3. Оптимизируйте процессы Прежде чем подключать к системе всех сотрудников вашей команды, попросите участников тестовой группы, чтобы они внесли необходимые дополнения или изменения в предложенные вами процессы. Если они будут предлагать более удачные методы использования программных функций, имена папок, названия задач и т. д., вносите их предложения в документацию по процессам. Именно эти люди должны решать, как будет использоваться новый инструмент для совместной работы, потому что они работают с ним каждый день. 4. Предложите программный инструмент всем сотрудникам команды После того как вы и ваша тестовая группа разработаете надежный способ внедрения и использования инструмента для совместной работы, настанет время «вывести его в люди». Предложите его всем участникам команды точно так же, как предлагали тестовой группе. Передайте им документацию по рабочим процессам, проведите обучение и попросите сразу же начать использование инструмента в работе над новым проектом. 5. Вносите дальнейшие корректировки по мере надобности Продолжайте собирать отзывы. Если у сотрудников будут появляться идеи о том, как повысить эффективность инструмента, рассмотрите каждую из них с точки зрения пользы для команды и достижения конечных целей. Если процесс не работает, создайте решение для этой проблемы и проверяйте его результативность раз в месяц или квартал, чтобы убедиться, что неполадка исправлена. Если вы используете решение по модели SaaS («программное обеспечение как услуга»), поставщик, скорее всего, будет постоянно предлагать вам обновления, улучшения и новые функциональные возможности. Всегда задумывайтесь о том, действительно ли необходимо внедрять эти новые функции в рабочий процесс. Не каждая из них вам подойдет, поэтому обновляйте процессы, только если вы знаете, что это поможет работе вашей команды. Wrike обеспечивает полный рабочий цикл проекта: от идеи и задания до его согласования. Интеграция с Adobe, Google Drive, Dropbox и Box позволит синхронизировать все файлы в одном сервисе. Попробуйте бесплатно » Помогите своей команде работать слаженнее и эффективнее Воспользуйтесь этими пятью рекомендациями, чтобы помочь вашей творческой группе успешно освоить новый программный инструмент, оптимизировать совместную работу и больше времени тратить на творчество, а не на проверку почтовых ящиков. Если вы можете поделиться опытом удачного или неудачного развертывания решения для совместной работы, предлагайте свои советы в комментариях!
Пятнадцать лучших деловых игр, развивающих умение решать проблемы
Кто-то видит проблему, а кто-то — решение. Деловые игры — это отличный способ изучить методы работы вашей команды (как отдельных участников так и всех вместе) и освоить стратегии, помогающие команде быстро устранять любые препятствия, возникающие на пути к общей цели.
Как провести идеальную офисную вечеринку и порадовать сослуживцев
Устраиваете вечеринку в офисе? Совсем не обязательно тратить кучу денег и устраивать роскошное шоу, чтобы порадовать свою команду! Все, что вам нужно — это пара творческих идей. Предлагаем несколько советов по организации праздника, который ваши коллеги будут вспоминать с улыбками целый год.
Шесть различных моделей эффективности командной работы
Представление о шести моделях эффективности командной работы поможет вам выбрать модель для собственной команды. Или прольет свет на факторы, влияющие на вашу группу, и на недостающие элементы, которые стоило бы добавить.
Пять способов повысить эффективность виртуальных совещаний
Скорее всего, вам знаком формат виртуальных совещаний. Вы находите комнату (желательно тихую) с хорошим интернет-соединением, запускаете программу, в которой проводите совещания... и обнаруживаете, что доброй половины участников еще нет в сети, микрофон главного докладчика периодически отключается, да еще кто-то чем-то шелестит, и это чертовски раздражает. Пора признать: виртуальные совещания редко проходят гладко. Люди отвлекаются, все норовят отключить свою камеру, а презентации всегда длятся дольше, чем нужно. В начале года мы провели исследование, касающееся виртуальных совещаний, и выяснили, что только 30% опрошенных считают продуктивными большинство совещаний (80-100%), в которых участвовали. Но поскольку удаленная работа становится все популярнее, а времени на дорогу от дома до офиса уходит все больше, виртуальные совещания в ближайшие годы точно никуда не денутся. Если вы тоже не в восторге от ваших виртуальных совещаний, пора освежить в памяти принципы проведения эффективных совещаний в режиме онлайн. И тогда ваша команда больше не будет впадать в спячку, оказавшись в виртуальной переговорной. Виртуальные или личные встречи? На самом деле, спорить тут не о чем: личные встречи намного эффективнее. И 68% опрошенных утверждают, что предпочитают личную встречу виртуальной. Но нужно понимать, когда разумнее провести виртуальное совещание, а когда — встретиться лично. При личном общении все внимание собеседника приковано к вам, и вам виден его язык тела. Личные встречи лучше всего подходят для общения с потенциальными или существующими клиентами и для проведения собеседований. Но если члены команды работают в разных городах и могут пообщаться только в сети, то виртуальное совещание — единственная возможность принять важные решения и помочь развитию компании. Давайте рассмотрим несколько советов и выслушаем рассказы профессионалов о том, как они сумели заинтересовать коллег и сделать совещания более продуктивными. Виртуальные совещания: советы из практики 1. Представьтесь Казалось бы, очевидная вещь! Но иногда приходится напоминать себе, что не все участники совещания знакомы друг с другом. Было бы неплохо начинать совещание с того, чтобы каждый представился и рассказал, чем занимается (вообще, а не в конкретном проекте — эту информацию оставьте для обновлений статусов). Особенно это касается удаленных команд. Затем можно слегка поднять всем настроение, попросив участников поделиться своими успехами или чем-нибудь приятным, что произошло со времени последнего совещания. Это может быть что угодно — запуск крупной кампании, встреча с потенциальным клиентом или просто завершение работы над задачей. Вы увидите, что основная часть достижений компании совершается не в одиночку. Рассказав об этих победах, вы поднимете боевой дух всех участников команды, и совещание начнется на правильной ноте. 2. Следите за манерами Если участники команды находятся в разных часовых поясах, всегда есть вероятность, что совещание назначат на поздний вечер или раннее утро. В этих случаях все правила хорошего тона легко могут оказаться забытыми в ящике стола вместе с надеждой на продуктивное совещание. И никаким количеством кофе ситуацию не спасти. Помня о необходимости соблюдать этикет, вы сумеете лучше сконцентрироваться и продемонстрируете свое уважение к присутствующим. И если вы будете уважительно относиться к другим, то и они проявят уважение к вам, когда наступит ваша очередь говорить. Несколько правил хорошего тона: Оденьтесь подобающе Будьте готовы начать вовремя или чуть раньше Закройте все посторонние вкладки и браузеры Не проверяйте почту и не смотрите в телефон Заглушите свой микрофон, пока говорят другие Никогда не разговаривайте во время чужого выступления Задавайте вопросы только в конце презентации Поблагодарите всех за потраченное время 3. Удерживайте внимание участников Легче всего зайти на платформу, где идет совещание, отключить камеру и погрузиться в собственные мысли (именно в таком порядке). Но, выключая камеру, мы начинаем быстрее отвлекаться и заниматься десятком дел сразу, что не идет нам на пользу. Даже в самый загруженный день попытка заниматься несколькими делами во время совещания не приведет ни к чему хорошему. Вы не только потеряете нить разговора, но и потратите на выполнение каждой задачи на 40% больше времени, чем если бы занимались ими по отдельности. Так что вы проиграете по всем фронтам. Включенная камера делает вас внимательнее. Если все участники видят друг друга, вряд ли кому-нибудь захочется проверить телефон или написать письмо. Донна Дэннис, президент Leadership Solutions Consulting, создательница и координатор трехдневного семинара Американской ассоциации менеджмента Работа с виртуальной и удаленной командой, советует на совещании всем выступить по очереди и назвать свою должность, прежде чем приступать к обсуждению дел. «Годится все, что только можно позаимствовать из личных встреч», — говорит она. Поощряйте активное решение проблем и высказывание альтернативных идей. Презентации, идущие одна за другой, могут заглушить способность мыслить самостоятельно и обмениваться идеями, создавая такой феномен, как групповое мышление. Так что побуждайте коллег задавать вопросы и делиться идеями (даже самыми нелепыми) и будьте готовы вести дискуссию по крупным решениям, не вынося никаких суждений. 4. Не отвлекайтесь от темы Чем больше людей участвуют в совещании, тем проще съехать с темы и тем самым загубить всю встречу. В таких случаях совещание затягивается, участники теряют интерес, и не удается достигнуть ни одной из намеченных целей. Как же избежать перескакивания с темы на тему и держаться выбранного курса? Роджер Шварц, автор книги "Умные лидеры, еще более умные команды: как вам и вашей команде сдвинуться с места, чтобы добиться успеха" , написал статью для Harvard Business Review о том, как не сорвать совещание: Согласуйте маршрут, прежде чем по нему отправляться. Заранее согласуйте с каждым участником тему и цели совещания. Завершите все обсуждения, прежде чем переходить к следующему пункту. Вместо того чтобы сказать «Ну ладно, поехали дальше», скажите что-то вроде этого: «Кажется, мы все обсудили по теме А. Все готовы перейти к теме В?» Проверьте, действительно ли совещание съехало с маршрута. Если кто-нибудь поднимает постороннюю тему, выясните, как она соотносится с тем, что обсуждалось до этого: «Майк, я не совсем понимаю, как твоя мысль про X связана с темой B. Можешь объяснить?» Достигнув всех поставленных целей совещания, заканчивайте его! Не думайте, что вы обязаны растянуть совещание на весь час, заявленный в расписании. Если работа сделана, отпустите всех пораньше, чтобы люди успели налить себе кофе или немного поработать над своими задачами. 5. Наметьте следующие шаги Важно помнить, что на виртуальном совещании нужно обозначить план действий на будущее. На продуктивном совещании сотрудники обсуждают движение вперед, а не оглядываются назад. При личной встрече можно завершить совещание зажигательной речью, которая захватит внимание всех участников на оставшиеся несколько минут. Но сделать это при виртуальном собрании не так-то просто. К моменту окончания встречи большинство участников уже держат палец на кнопке «Завершить собрание». Так что вместо речи или расплывчатого вопроса «Все ли мы обсудили?» лучше завершить встречу, перечислив, чего вы уже добились и что планируете делать дальше. Подведите итоги крупных решений и назовите тех, кому поручены определенные задачи, чтобы исполнители точно о них не забыли. Согласуйте сроки выполнения работы и закрепите договоренность, создав задачи в инструменте управления проектами и назначив для них исполнителей. Пламенные речи приберегите для личных встреч. Если вы станете заканчивать виртуальные совещания, согласовав с участниками дальнейшие действия, то такие встречи станут более продуктивными и успешными. Ваша очередь! Пора применить полученные знания на практике. Личные встречи — самый лучший вариант, но есть способы проводить виртуальные совещания так, чтобы они были не менее эффективными. Вот основные правила: 1. Всегда представляйтесь и рассказывайте о крупных успехах. 2. Одевайтесь подобающе и уважайте выступающих. 3. Задавайте вопросы, которые возбудят интерес к презентации, и не делайте несколько дел сразу. 4. Не сбивайтесь с темы сами и пресекайте отходы от нее. 5. Всегда перечисляйте назначенные задачи.
Девять простых способов поблагодарить свою команду
Выразив признательность участникам своей команды, вы поможете им окончить год с хорошим настроением и смелее браться за новые проекты в следующем году. Чтобы вам было удобнее, мы отобрали несколько приятных способов выразить коллегам свою любовь и благодарность в эти предпраздничные дни.
Двенадцать деловых игр для тимбилдинга, которые понравятся вашей команде
«Опять идиотский тимбилдинг!» — слышите вы от недовольного сотрудника. Ну и ну. Если в головы вашим коллегам приходят такие мысли, никакой пользы от тимбилдинга не будет. Тимбилдинг и деловые игры должны не только обучать полезным навыкам, но и приносить удовольствие. Они помогают участникам команды лучше узнать друг друга — кто как думает, работает, решает проблемы и развлекается. Мы составили список из 12 деловых игр для тимбилдинга, которые не вызовут у ваших сотрудников недовольства — напротив, они вызывают желание играть в них снова и снова: Быстрые деловые игры 1. Игра возможностей Время: 5-6 минутКоличество участников: одна или несколько небольших группИнвентарь: любые предметыПравила: это отличная пятиминутная деловая игра. Выдайте одному игроку из каждой группы случайный предмет. Игроки по очереди выходят вперед и показывают группе, как можно использовать этот предмет. Остальные участники должны угадать, что именно показывает игрок. Показывать следует молча. Варианты использования должны быть максимально нестандартными. Цель: эта игра включает творческую жилку и учит креативному мышлению. 2. Плюсы и минусы Время: 5-6 минутКоличество участников: два или болееИнвентарь: не нуженПравила: игрок A рассказывает игроку Б какой-то неприятный эпизод из своего прошлого (из личной жизни или с работы). Это должно быть событие, произошедшее на самом деле. Затем игрок A снова рассказывает об этом событии, но говорит только о его положительных сторонах. Игрок Б помогает найти позитивную сторону неприятной ситуации. После этого игроки меняются ролями. Цель: участники вместе учатся переосмысливать негативный опыт, извлекая из него ценные уроки. 3. Смешение целей Время: 1-2 минутыКоличество участников: любоеИнвентарь: не нуженПравила: отличная командная офисная игра, которая не отнимет много времени. Прежде чем провести собрание, попросите каждого участника игры обойти коллег и рассказать, чем они собираются поделиться на собрании, как можно большему количеству людей. Если хотите, можете назначить приз тому игроку, который расскажет о своих планах максимальному числу людей, и тому, кто успешно изложит то, о чем рассказывал коллегам до собрания. Цель: этот вариант тимбилдинга повышает эффективность собраний и заставляет участников заранее обдумать, что они собираются говорить, а не что хотят услышать. Деловые игры на открытом воздухе 4. Охота за сокровищами Время: 1 час и болееКоличество участников: две или несколько небольших группИнвентарь: ручка и бумагаПравила: разбейте команду на группы из двух или более человек. Составьте список разных дурацких заданий для каждой группы. Например, сделать селфи с незнакомым человеком, сделать снимок здания или объекта вблизи офиса и т. п. Дайте каждой группе список и не забудьте назначить срок, к которому они должны выполнить все задания. Побеждает группа, которая справится с заданиями быстрее всех. (Если хотите, можете создать собственную систему подсчета очков в соответствии со сложностью заданий.) Цель: это отличное упражнение на развитие командного духа. Оно поможет временно разбить привычные компании и побудит сотрудничать с коллегами из других команд и отделов. Вы заметите, что управление командой проекта после этого станет проще. *Любопытный факт: в Wrike мы играли в охоту за сокровищами, используя собственный инструмент для отслеживания выполнения заданий. 5. Клубок Время: 15-30 минутКоличество участников: 8-20 человекИнвентарь: не нуженПравила: поставьте всех участников в круг плечом к плечу и лицом в центр круга. Попросите всех протянуть правую руку и взять за руку кого-нибудь, кто стоит напротив. Затем попросите их протянуть левую руку и взять за руку другого случайного человека. За определенное время команда должна распутать этот клубок, не разжимая рук. Если группа слишком велика, организуйте несколько кругов поменьше и предложите им соревноваться друг с другом на скорость. Цель: для успеха в этой игре очень важны навыки общения и командной работы. И после нее участникам будет что обсудить на досуге. 6. Идеальный квадрат Время: 15-30 минутКоличество участников: 5-20 человекИнвентарь: длинный кусок веревки, связанный концами, и повязка на глаза для каждого участникаПравила: поставьте сотрудников в круг и дайте им в руки веревку. Попросите каждого завязать себе глаза и положить веревку на пол. Затем попросите всех отойти от веревки на небольшое расстояние. Далее попросите снова вернуться к веревке и постараться уложить ее ровным квадратом, не снимая повязки с глаз. Чтобы сделать игру интереснее, ограничьте время выполнения задания. Чтобы усложнить задачу, попросите некоторых участников команды не разговаривать. Цель: игра помогает улучшить навыки общения и руководства. Попросив некоторых участников команды молчать всю игру, вы тренируете умение доверять, позволяя участникам команды вести друг друга в нужном направлении. Вам понравилась эта статья? У нас таких много? Подпишитесь на рассылку новостей, чтобы ежедневно получать советы по повышению эффективности и укреплению сотрудничества. 7. Минное поле Время: 15-30 минутКоличество участников: 4-10 человек (четное количество)Инвентарь: различные небольшие предметы, несколько повязок на глазаПравила: найдите открытое пространство (например, пустую парковку или парк). Хаотично разложите на земле принесенные с собой предметы (конусы, мячи, бутылки и т. п.). Разбейте участников на пары и попросите одного игрока из каждой пары завязать себе глаза. Второй игрок должен провести своего напарника из одного конца «минного поля» в другой так, чтобы не задеть ни одну мину, используя при этом только устные указания. Участник с завязанными глазами не должен произносить ни слова. Чтобы усложнить задачу, определите маршруты, по которым должен двигаться участник с завязанными глазами. Цель: эта игра рассчитана на тренировку доверия, навыков общения и умения слушать. В нее можно отлично поиграть на пляже. 8. Яйцепад Время: 1-2 часаКоличество участников: две или несколько небольших группИнвентарь: различные предметы офисного обиходаПравила: разбейте команду на группы по 3-5 человек и дайте каждой группе по одному сырому яйцу. Сложите вместе все принесенные предметы. Дайте участникам 15-30 минут, чтобы они собрали из имеющихся предметов защитную упаковку, которая позволит яйцу не разбиться при падении. Можно взять, например, такие предметы: скотч, карандаши, соломинки, пластиковые столовые приборы, упаковочный материал, газеты, резинки. Когда время истечет, сбросьте яйца в сделанной командами защитной упаковке со второго или третьего этажа — проверьте, которое из них переживет этот Яйпокалипсис. Цель: это классическая увлекательная (и не самая аккуратная) командная игра. Объединяет членов группы, используя командную работу и умение решать задачи. Чем больше людей участвуют в этом яичном беспределе, тем интереснее! И не забудьте запасти побольше яиц — на случай, если часть из них разобьются при создании упаковки. Игры для налаживания отношений 9. Пазловый бартер Время: 1-2 часаКоличество участников: четыре небольшие группы или болееИнвентарь: по одному пазлу для каждой группыПравила: попросите участников разбиться на небольшие группы с равным числом игроков. Дайте каждой группе по одному пазлу одинаковой сложности. Цель в том, чтобы собрать пазл быстрее остальных групп. Но! Часть кусочков каждого пазла находится у другой группы. И каждая группа должна решить, как их получить — переговорами, торговлей, обменом членами команды и т. п. Что бы ни решили участники, решение должно приниматься сообща. Цель: эта игра тренирует умение решать задачи и навыки лидерства. Некоторые игроки более активны, другие остаются в стороне, но важно помнить, что каждое решение группы нужно согласовать со всеми ее участниками. 10. Верю — не верю Время: 10-15 минутКоличество участников: пять или более человекИнвентарь: не нуженПравила: попросите участников сесть в круг лицом друг к другу. Каждый должен вспомнить три правдивых факта о себе и придумать один ложный. Ложь при этом должна выглядеть правдиво. Затем попросите по очереди рассказать три правдивых и один ложный факты в произвольном порядке, не говоря, какой из фактов неверен. После рассказа одного участника остальные должны угадать, какой из фактов — ложный. Цель: отличная игра для налаживания контакта, особенно для недавно сформированных команд. Она помогает не делать скоропалительных выводов о коллегах и дает интровертам возможность рассказать кое-что о себе. 11. Рисование вслепую Время: 10-15 минутКоличество участников: два или болееИнвентарь: картинка, ручка и бумагаПравила: разбейте участников на группы по два человека. Рассадите группы так, чтобы их участники сидели спиной друг к другу. Дайте одному члену группы ручку и бумагу, а другому — картинку. Участник, держащий картинку, должен описать ее своему напарнику, не говоря напрямую, что там изображено. Например, если на картинке изображен червяк в яблоке, не говорите: «Нарисуй яблоко с червяком». Человек с бумагой и ручкой должен нарисовать то, что, по его мнению, изображено на картинке согласно описанию напарника. Задайте время игры: 10-15 минут. Цель: эта игра тренирует навыки общения и учит интерпретировать информацию. Когда рисунок готов, всегда интересно посмотреть, как рисующий понял описания своего напарника. 12. Что лучше? Время: 15-20 минутКоличество участников: любоеИнвентарь: четыре или более предметовПравила: выберите четыре или более различных предметов (или одинаковых предметов, которые выглядят по-разному). Разбейте участников на группы с равным количеством человек. Придумайте ситуацию, в которой каждая группа должна решить задачу, используя только имеющиеся предметы. Это может быть что угодно — от «вы попали на необитаемый остров» до «вам нужно спасти мир от Годзиллы». Попросите, чтобы каждая группа выстроила предметы по их полезности в каждой конкретной ситуации и объяснила свой выбор. Цель: эта игра стимулирует воображение при решении задач. Важно не придумывать слишком простые ситуации, иначе будет очевидно, какие предметы окажутся полезнее других. У вас есть в запасе деловые игры, которых нет в этом списке? Расскажите о них в комментариях! И, конечно, прекрасный способ улучшить управление командой проекта — использовать удобный софт для совместной работы. Система управления проектами Wrike помогает командам легко обмениваться документами и новостями по проекту, координировать свои усилия и отчитываться о проделанной работе.