Эффективная организация работы удаленных команд

Недавно у нас прошел вебинар с приглашенным экспертом — Ниной Михеевой, Менеджером проектов в глобальной команде HSBC Bank. Мы поделились секретами успеха и инструментами, чтобы наладить совместное сотрудничество и повысить эффективность.

КАКИЕ ФАКТОРЫ ПРИВОДЯТ К ФОРМИРОВАНИЮ УДАЛЕННЫХ КОМАНД

Виртуальные команды представляют собой распределенную группу сотрудников, которые работают над одними проектами.  Какие факторы ее формируют и почему? 

Прежде всего, это:

  • Экономия на ресурсах и издержках. В глобальной организации экономически невыгодно в каждой стране своего присутствия иметь сотрудников с дублирующими функциями. Именно поэтому для бизнеса гораздо логичнее создать единый ресурсный пул для той или иной функции, сотрудники которой будут скорее всего базироваться в разных часовых поясах.
  • Внедрение единых стандартов и процессов работы. Это очень важно для крупной глобальной организации. Гораздо проще обеспечить единые стандарты в одной команде (даже если она виртуальная), чем во множестве отдельно взятых странах.
  • Наличие или отсутствие нужной экспертизы. Например, специалисты узкого профиля, которых важно привлечь к проектам. Пример распределения ресурсов в глобальной организации

Виртуальные команды могут как проектными (временно созданные под нужды бизнеса), так и операционными, когда ресурсы за исключением контракторов нанимаются на постоянную основу. В операционных командах есть определенные особенности в работе — например, мотивационная составляющая.

Процесс выделения ресурсов для проекта

Исходя из целей проекта, менеджеры выбирают именно те ресурсы, которых не хватает. Как правило, в глобальной организации отправляется запрос на все региональные команды и исходя из требований формируется проектная группа.

Так в чем же заключаются основные преимущества виртуальных команд?

Во-первых, это очень экономит время на организацию рабочих встреч — можно просто создать видеоконференцию и подключиться к звонку с удаленными сотрудниками, например, через Zoom или Hangouts. Во-вторых, это отличная возможность для обмена опытом. Если команды работают на масштабных проектах, то взаимодействие с удаленными сотрудниками дает еще больше возможностей для личного развития и профессионального роста.  

Но для того, чтобы достигать высоких результатов, удаленные сотрудники должны быть максимально вовлечены в проект. Зачастую они сталкиваются с похожими проблемами, одни из самых распространенных это:

  • Разные часовые пояса;
  • Языковой барьер и разница менталитетов;
  • Контроль за поставленными задачами;
  • Несовершенства технических средств.

Как же их преодолеть и повысить эффективность работы с удаленными командами? 

1. Ведите все проекты в сервисе для управления совместной работы (например, Wrike). 

Платформа помогает лучше контролировать статус и исполнение поставленных задач, а также отслеживать прогресс по проектам. Всем сотрудникам на почту будут приходить уведомления о поступлении новых задач и напоминания о том, какие из них нужно завершить согласно поставленным дедлайнам. 

Диаграмма Ганта в Wrike

Все обсуждения о ходе выполнения проектов ведутся в комментариях, поэтому никакая информация не будет утеряна —все данные будут храниться в одном месте. Менеджеры проектов в любое время могут выгрузить отчет и посмотреть результаты работы своих команд.

У Wrike также настроена интеграция с JIRA, которая дает возможность создавать новые задачи из JIRA прямо в Wrike, а также планировать проекты, включающие задачи, поставленные в обоих системах. C помощью двусторонней синхронизации достаточно лишь выбрать необходимые проекты, задачи и подзадачи в JIRA и синхронизировать их с отмеченными папками Wrike. 

2. Составление внутреннего коммуникационного плана.

С чего нужно начать? 

  • Составьте календарь встреч с проектной командой;

  • Опишите основные каналы связи с каждой из команд;

  • Сделайте видеоконференции одним из основных каналом связи;
  • Организовывайте отдельные встречи для каждого из регионов.

3. Планирование проектов на коротких отрезках времени/спринтах. 

  • Все цели и задачи должны быть разбиты на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные. Они должны быть задокументированы в едином рабочем пространстве — каждый участник проектной группы должен иметь к ним доступ;
  • Приоритет должен отдаваться краткосрочным задачам. При этом очень важно, чтобы спринт длился не более 1-2 недель;
  • На регулярной основе нужно пересматривать список краткосрочных задач и расставлять на них приоритеты.

4. Установление личного контакта.

Зачастую удаленные команды чувствуют себя ресурсами. Именно поэтому так важно установить личный контакт, чтобы сформировать доверительные отношения между всеми участниками команды. 

  • Поддерживайте разговор на темы, не связанные с работой;
  • Организовывайте регулярные one-to-one встречи/звонки ("один на один");
  • Не забывайте про мероприятия для «живого общения» и тимбилдинги.

Надеемся, что наши советы были вам полезны. Желаем вам удачи в работе с удаленными командами! Посмотреть запись прошедшего вебинара по эффективной работе с удаленными сотрудниками можно здесь

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности