2023年に入ってからかなりの時間が経過し、今年もまた特有の機会と課題に遭遇する年であることがわかります。 私たちは、突然の前例のないデジタルトランスフォーメーションとハイブリッドワークモデルへの移行から、不安定な経済状況の管理へと移行しました。
この時代には、通常のビジネスはもはや成り立ちません。 インフレ率は上昇し、予算は減少し、作業負荷はほぼ倍増しています。 組織は「どんな犠牲を払っても成長する」ことではなく、成功の要として浮上してきた効率性を求めて競争しています。 今年の初め、ガートナーの担当者は、経済の不安定性が2023年の最も重要なビジネス課題であると指摘しました。
組織がこの厳しい経済環境を乗り越えるにあたり、私たちが最も焦点を当てるべきなのは、効率を改善するための最も影響力のある方法を理解することです。 予算削減や一時解雇など、話題になっている対策は、短期的には効率の向上をもたらしますが、達成できるのはここまでです。 組織は、昨年明らかになった現代の仕事の複雑さを明らかにし、長期的なデジタルトランスフォーメーションに向けてより入念に戦略を練る必要があります。 そうすることで、組織全体の可視性と連携を高め、無駄な労力を減らし、より早く成果を上げることができます。
目に見えない課題
昨年、私たちは「仕事のダークマター」を発表しました。これは私たちの仕事のエコシステムの不明瞭な部分を象徴しています。 これには、文書化されていないビデオ通話、インスタントメッセージのスレッド、休憩室での会話など、多くの場合に目に見えない形で組織の成功と生産性を形作る活動が含まれます。 仕事のダークマターに苦慮することは、無駄な労力やプロジェクトの遅延につながり、組織は年間6,000万ドルものコストを負担していると報告されています。 この蔓延する問題に対処するには、作業プロセスの隠れた部分を明らかにする必要があります。つまり、ルーチンを最適化して効率的な生産性を実現する方法を理解する必要があります。
そのために、ビジネスリーダーが効率性のためにどのように戦略を立て、優先順位をつけているかを調べました。 私たちは、統合やAIなど、効率性を向上させるための彼らのアプローチと、彼らがこれまでどの程度成功してきたか、そしてこれから成功するかを理解したかったのです。
また、ナレッジワーカーの視点から効率性を検討し、作業量の増加や働き方の変化によるストレスに、良くも悪くも対処する方法を明らかにしました。
調査はSapio Researchと共同で、英国と米国の1,005人のビジネスリーダーと2,002人のナレッジワーカーを対象に行いました。 いずれの場合も、250人以上の従業員を抱える企業で働く個人を対象としました。
私たちの調査結果を見てみましょう。これらの調査結果は、企業がこの複雑な状況をどのように乗り越えているかについての貴重な分析情報をもたらし、仕事のダークマターが根強く存在していることを示しています。
とらえどころのない仕事のダークマター
調査結果によると、従業員の行動の 42% はチームリーダーに現時点で見えておらず、これは昨年からわずか 4% しか改善されていません。 この透明性の欠如が、とらえどころのない仕事のダークマターの大部分を占めています。 1日の仕事の中で使用されるソフトウェアアプリケーションの複雑さが相まって、生産性が低下するのも不思議ではありません。
ダークマターを減らすための取り組みには、使用するソフトウェアアプリケーションの数を減らすことが含まれていますが、昨年から組織の運用効率比がわずかに改善されただけです。 これは、アプリ統合が比較的変わらず（2022年の 41% から2023年には 45% に）、ダークマターを生み出し続けているためと考えられます。 これは、今年企業が直面する非効率性の原因からも明らかです。
非効率性の原因の上位 3 つは次のとおりです。
- 組織全体のコミュニケーションとコラボレーションが不十分
- 会議や重複作業などの活動に浪費される時間
- 設計が不十分または古いプロセス
これからの困難な時代
ダークマターの迷宮と格闘する一方で、私たちは同時に世界的な経済危機に直面しています。 国際通貨基金の最新の 世界経済見通しレポートによると、成長率は2022年の3.4％から2023年には2.8％に低下すると予想されています。 また、成長率が 1% を下回る可能性がある先進国にとってはさらに悪いニュースです。 経済成長の低下は、組織と従業員の両方に影響を及ぼしています。
ナレッジワーカーによると、現在の経済情勢が組織のビジネス上の意思決定に与えた影響の上位3つは次のとおりです。
- 予算の削減
- 価格の上昇
- スタッフ数の削減
これらの効率化対策は、短期的には組織にとって有益ですが、直後により戦略的な対策を綿密に実行しなければ、長期的には労働力に悪影響を及ぼします。 ナレッジワーカーの 56% は、過去 1 年間に退職した同僚が担っていた仕事を引き受けたと答えています。また、作業負荷が 45% も増加し、ストレスレベルが高まっていると答えています。
私たちに降りかかるストレスの危機
仕事量の増加によって悪化した経済危機は、職場のストレスやナレッジワーカーの燃え尽き症候群を引き起こしています。 当社のデータによると、ナレッジワーカーの 51% が「より少ないリソースでより多くの成果を上げる」というフレーズを聞くのにうんざりしており、71% が過去 6 か月間に燃え尽き症候群を経験しています。 残念なことに、ビジネスリーダーの半数近くが、チームや部署の効率性を改善しなければならないというプレッシャーが大きすぎて、燃え尽き症候群の軽減を優先できないと答えています。 回復は主に従業員の裁量に任されており、組織はステップアップして負荷を軽減する必要があります。
今年は 77% の組織が効率化を優先しています。最も効果的な対策と、それがどのように役立つかを見てみましょう。
ビジネスリーダーによると、効率を向上させる最も効果的な方法には次のものがあります。
- 新しいプロジェクト管理と作業マネジメントソリューションへの投資
- ソフトウェアアプリケーションの統合
- 特にプロジェクトまたは作業マネジメントソフトウェアアプリケーションの統合
デジタルトランスフォーメーションを戦略的に
組織は今年、新しいソフトウェアへの投資とデジタルトランスフォーメーションの加速を開始しました。 ビジネスリーダーのほぼ4分の3が、厳しい経済情勢への対応として、組織のデジタルトランスフォーメーションへの取り組みが2023年に再び加速したと答えています。 これは有望に思えますが、私たちは常に警戒しなければなりません。私たちの仕事を簡素化することを確認せずにソフトウェアシステムを追加しても、複雑さが増し、ダークマターの一因となるだけです。
ポジティブな点としては、ほとんどの組織が将来を見据えて、最近の削減にもかかわらずIT予算は増加すると予測しています。 ビジネスリーダーの 46% がIT予算が増えたと答えたのに対し、ビジネスリーダーの 37% は一般予算が増えたと答えています。 具体的には、ワークロード管理を効率化し、仕事のダークマターの影響を軽減するように設計されたワークマネジメントソフトウェアに焦点を当てています。
統合が鍵を握る
レポートの調査結果から一貫したメッセージは、ナレッジワーカーはシンプルさを切望しているということです。 ナレッジワーカーの 48% は、「使用するソフトウェアアプリケーションの数が多いため、効率的に作業するのが難しい」と答え、80% が、信頼できる唯一の情報源があれば作業効率が向上すると答えています。
システムの過負荷はストレスを引き起こし、目に見えないタスクを生み出し、生産性を低下させます。 ITインフラストラクチャを統合し、信頼できる唯一の情報源を構築すれば、効率を高め、コラボレーションを改善し、ストレスを軽減して、より効果的に成果を上げることができます。
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AI: ダークマターの宿敵
統合に加えて、何か新しいものが登場することで、効率と生産性が大幅に向上し、ダークマターに対抗することになります。 それはAIを導入することです。 共同作業管理システムなどの主要なソフトウェアプラットフォームに統合されることで、AIはパーソナルデジタルアシスタントとして機能し、手動タスクに費やす時間を短縮する、ワークフローを自動化することができ、さらに従業員のスキルアップを行うことができます。 10人中9人近くのリーダーがAIテクノロジーの導入を計画しており、ビジネスリーダーの83%とナレッジワーカーの61%が、チームや部門が使用する、または使用する予定のソフトウェアアプリケーションにAIを組み込む必要があると回答しています。
変化は難しいかもしれませんが、変化を受け入れ、そこから学ぶことは進歩の一部です。 課題には機会が伴います。こうした知見を武器に、私たちは厳しい経済情勢を乗り切り、仕事のダークマターを減らし、効率性を正しく追求することができます。 効率化への道を一緒に歩みましょう！
Wrikeの2023効率性レポートに掲載されている詳細な分析結果については、こちらをご覧ください。
