TGI Fridays aumenta la quantità e la qualità di progetti strategici tra reparti

Meredith Selden

Direttrice dei processi di integrazione

Kimberly Otte

Responsabile del progetto Innovazione dei menù

TGI Fridays — TGI Friday detiene franchising e licenze in più di 900 ristoranti di 60 paesi. È il punto di riferimento mondiale delle ristorazione rapida con oltre 74.000 dipendenti e il suo slogan è: "Qui è sempre venerdì".

La loro situazione

Nel gruppo americano TGI Friday si è verificato un aumento dei progetti di marketing e di strategie interfunzionali.

Tali progetti vengono assegnati a un team di grandi dimensioni per le attività relative a marketing, operazioni strategiche, sviluppo, finanza, approvvigionamento e IT e riguardano un numero variabile di attività che può arrivare anche ad alcune centinaia. Poiché la maggior parte dei prodotti è costituita da materiale stampato da distribuire a ristoranti, è di fondamentale importanza che le consegne vengano effettuate entro i tempi previsti e attenendosi al budget. Progetti come il lancio di nuovi elementi del menù, vengono misurati in incrementi percentuali di vendita specifici e parametri operativi che rappresentano obiettivi come l'assenza di ristampe dopo il lancio.

Prima che dell'implementazione di Wrike, questi progetti venivano gestiti utilizzando modelli in Word ed Excel ed email. "È asfissiante cercare di gestire tutti i dettagli delle attività in Excel", dice Meredith Selden, direttrice dei processi di integrazione. "In una occasione, stavo gestendo un file con 15 schede, ma non sono riuscita a comprendere come sovrapporre i progetti né i relativi percorsi critici" afferma Otte. "Le cose si perdevano nelle email. Non riuscivamo a trovare l'ultimo allegato, oppure quando lo trovavamo era troppo tardi", ci racconta Kimberly Otte, responsabile del progetto Innovazione dei menù.

Selden e il suo team hanno confrontato Wrike con Smartsheet e JIRA e alla fine hanno scelto Wrike. "Mi è piaciuto Wrike più di tutti perché l'ho considerato maggiormente intuitivo. L'ho provato con altre dieci persone del nostro team di progetto", dice Selden.

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La differenza è stata incredibile. Ora posso finalmente gestire le dipendenze nella vista della sequenza temporale, identificare i percorsi critici, creare un'istantanea della sequenza temporale e condividerla per ottenere sponsor nella the stessa pagina.

Meredith Selden

Direttrice dei processi di integrazione

Wrike porta tutto ad un altro livello. Riuscire a tenere traccia di tutti i dettagli e di ciascuna attività per assicurare che la totalità degli elementi siano presenti il giorno del lancio è una vera sfida; Wrike ci permette di farlo in modo più preciso, riducendo in tal modo i costi.

Meredith Selden

Direttrice dei processi di integrazione

La loro vittoria

Selden e Otte hanno sviluppato un piano di sviluppo organizzato in fasi, gestendo Wrike reparto per reparto.

"Ho provato ad includere alcuni degli utenti più espressivi o influenti durante la fase di prova in modo da ottenere la loro approvazione da subito", dice Selden. "Ho organizzato corsi di formazione per ogni singolo reparto. Ho anche creato una presentazione in Powerpoint mostrando loro esempi di come desideravo utilizzare il software in modo che fosse d'aiuto durante la transizione dai vecchi ai nuovi procedimenti. Successivamente, ho seguito individualmente alcuni utenti abbastanza attivi, giornalmente o settimanalmente". I reparti IT e formazione sono stati i primi gruppi trattati. Si sono adattati più rapidamente perché avevano già utilizzato sistemi di gestione dei progetti e condivisione di file in passato (come JIRA e Basecamp).

Ottimizzazione di nuovi lanci di prodotti e risultati ottenuti in campo

Selden e Otte hanno utilizzato Wrike per ottimizzare processi complessi in occasione del lancio di nuovi elementi del menù. Normalmente lavoravano con un team interfunzionale di 30 persone di diversi reparti per progetti che includevano più di 900 ristoranti. Selden ha creato modelli di progetto in Wrike per garantire che ogni dettaglio venga registrato, assegnato e pianificato onde evitare errori. "Il beneficio dipende soprattutto dalla qualità dell'implementazione", afferma Otte. "Wrike porta tutto ad un altro livello. Riuscire a tenere traccia di tutti i dettagli e di ciascuna attività per assicurare che la totalità degli elementi siano presenti il giorno del lancio è una vera sfida; Wrike ci permette di farlo in modo più preciso, riducendo in tal modo i costi", dice Otte.

Grazie ad una maggiore velocità e alla riduzione del carico amministrativo, dopo l'implementazione di Wrike il numero dei progetti strategici attivi è aumentato di circa un terzo, senza dover ricorrere ad ulteriore personale.

Il nostro successo, sul piano locale, è diventato il successo dei ristoranti. "Siamo qui per rendere la vita più facile ai ristoranti. Se non forniamo tutti gli elementi alla data prevista, perderemmo la loro fiducia", afferma Otte. "Negli ultimi 6 mesi abbiamo avuto il feedback migliore . I ristoranti dicono che ora pensiamo di più a loro. Rispondiamo più rapidamente e con una qualità migliore", dice Selden. "Si sono offerti volontariamente a partecipare alle prove. Abbiamo un numero maggiore di ristoranti che partecipano in modo più attivo. Se desiderasse partecipare un numero maggiore di franchisee, anche altri verrebbero spinti a partecipare".

Selden aggiunge, "Ora stiamo espandendo l'ambito di Wrike dai progetti di marketing a tutti i progetti degli USA, in modo che ogni reparto possa utilizzare Wrike per l'implementazione di progetti. Così potremo avere una visione migliore delle risorse, per identificare e risolvere eventuali limitazioni”.

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Visibilità del progetto maggiore tra dirigenti e manager

I report e i dashboard vengono utilizzati insieme per informare i dirigenti e i team interfunzionali sugli stati del progetto. "Ci siamo impegnati per passare tutto in Wrike", dice Selden. "Per i nostri VP, condividiamo parametri di rendimento, compreso un grafico con le attività già terminate e scadute. Utilizziamo la vista Analisi per creare un grafico personalizzato nelle nostre cartelle di primo livello. Si tratta di un grafico estremamente importante per poter visualizzare le prestazioni ed è stato personalizzato per includere esclusivamente certi team. Lo utilizziamo per le iniziative dei marchi, includendo i team IT, finanza e digitale, mostrando le attività scadute in date specifiche. In questo modo riusciamo a tenere sotto controllo il carico di lavoro e la misura delle attività in ritardo".

Incorporazione rapida di nuovi membri dei team

Selden utilizza Wrike per orientare i nuovi membri di team in progetti interfunzionali nel modo più rapido sperimentato fino ad oggi. "È più semplice incorporare nuovi membri dei team nell'organizzazione. Abbiamo potuto organizzarci, creare i diversi flussi di lavoro e assegnare le attività in modo da potervi accedere direttamente dalla scheda Il mio lavoro e cominciare a lavorarci".

Quando passiamo a Wrike, tutto ottiene visibilità e tutto è collegato.

Kimberly Otte

Responsabile del progetto Innovazione dei menù

I loro super-poteri

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Dashboard condivisi di dirigenti 

Selden utilizza i dashboard affinché i team tengano traccia dei progetti. "Condividiamo un dashboard con l'intero team per mostrare le milestone critiche di ogni progetto", afferma Selden. "Possiamo consultare i dashboard nella app mobile ed abbiamo anche creato dashboard personalizzati per i VP dove è possibile mostrare tutto ciò che è scaduto. SI utilizza come riferimento rapido durante le riunioni".

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Modelli di progetti

Con i modelli di progetto di Wrike, la gestione dei progetti interfunzionali è migliorata significativamente. "Se un progetto si trova in Wrike può essere visto da tutti", ci spiega Otte. "Le persone possono vederlo e le informazioni vengono condivise con tutti i partecipanti al progetto. Offre una sorta di pace, in un certo modo assicura che l'obiettivo finale venga raggiunto e che tutto ciò che deve essere fatto venga effettivamente realizzato".

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Viste personalizzabili in modo individuale

Il lavoro viene gestito individualmente configurando la propria vista a seconda delle preferenze personali. "Io adoro la scheda Il mio lavoro e poter vedere tutto quello che si sovrappone, è incredibilmente utile", afferma Otte. "La possibilità di disporre di un flusso in cui poter conoscere tutti gli aggiornamenti e la condivisione di file", dice Otte, "è un aspetto di Wrike che mi piace tantissimo, è sempre possibile trovare il file più grande e aggiornato. Sapere quando sono stati modificati i file aiuta tantissimo", spiega Otte. "Inoltre, adoro poter contrassegnare le attività come completate", conclude Otte.

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