Approvazioni ottimizzate, anche per gli utenti ospiti,
Moduli di richiesta personalizzabili
Electrolux, marca di elettrodomestici globalmente nota, ha progettato e fabbricato oltre 250 elettrodomestici di lusso per molteplici clienti. Fondata in Svezia più di un secolo fa, Electrolux produce elettrodomestici sia per il suo stesso marchio che per marchi come AEG, Frigidaire, Zanussi, Tappan, Kelvinator, Gibson, Anova, Westinghouse, tra gli altri. L’azienda occupa 51.000 persone in tutto il mondo ed è nota per essere la prima del settore in quanto a qualità, durata, innovazione e sostenibilità.
La sfida
Il team globale per la progettazione degli imballaggi di Electrolux aveva bisogno di un modo migliore per gestire i processi completi di creazione, adattamento e approvazione degli imballaggi. Necessitavano un software che gli permettesse di eliminare tediose attività amministrative in modo da potersi concentrare maggiormente sulla creazione delle risorse.
Per la raccolta delle informazioni necessarie per svolgere le sue attività, il team seguiva un procedimento complicato per il quale doveva accedere a diverse fonti, perdendo molto del suo tempo prezioso.
“Ricevevamo informazioni per email, PowerPoint, chat, riunioni, file in Excel e post-it”, spiega la responsabile degli imballaggi Ella Rudebeck. “Era veramente difficile tenere traccia di tutte le modifiche ed era indispensabile esaminare molte catene di email o partecipare a riunioni per prendere decisioni. Avevamo la chiara sensazione che l’intero procedimento fosse inefficace.”
“Gli andirivieni di email con i commenti sul design fanno perdere molto tempo e fanno commettere molti errori”, dice Johan Alm, coordinatore del design.
Il team era consapevole di aver bisogno di una piattaforma per la gestione del lavoro online e Rudebeck ricorda: “Volevamo qualcosa che rendesse tutto più trasparente ed efficiente.”
La soluzione
“Abbiamo esaminato diversi programmi, alcuni simili a Wrike, volevamo qualcosa che fosse adatto a noi in quanto team degli imballaggi”, racconta Rudebeck. “Non cercavamo solo sequenze temporali e moduli di richiesta, volevamo una trasparenza completa.”
Dopo aver passato al vaglio altre soluzioni, il team di progettazione degli imballaggi di Electrolux ha scelto il potente software per la gestione del lavoro di Wrike per creare un luogo unico e accessibile nel quale tenere tutta la documentazione dei progetti, automatizzare i flussi di lavoro per monitorare l’avanzamento e consentire la trasparenza in progetti complessi.
“In generale, le funzioni di Wrike stanno aiutando il nostro team. Per noi è uno strumento semplice ed efficiente”.
Un luogo unico e trasparente per tutta la documentazione
Come team creativo che gestisce una serie di risorse per diversi progetti contemporaneamente, la determinazione di requisiti delle attività atti a raccogliere le informazioni iniziali era un procedimento dispendioso in termini di tempo e che poteva bloccare i designer. Il team di Electrolux aveva bisogno di una soluzione per la gestione del lavoro che apportasse trasparenza ai processi e costituisse un luogo unico in cui archiviare e cercare la totalità di informazioni, requisiti e risorse dei progetti.
Rudebeck riflette sul modo in cui questa soluzione abbia aiutato l’intero team: “Tutti possono consultare i file in qualsiasi momento, pertanto, nessuno deve richiedere che gli vengano inviati per email o per chat e si sa automaticamente quando qualcuno carica un nuovo file.”
Alm aggiunge: “Poter disporre di tutte le informazioni e del materiale necessario per i nostri progetti in un unico luogo è efficiente anche in termini di tempo. Come responsabile, posso assegnare persone a ciascuna attività e tutti sanno chiaramente cosa devono fare per ogni progetto. Conoscono la scadenza e sanno cosa hanno bisogno di fare; possono anche consultare la sequenza temporale sul diagramma di Gantt. Wrike aiuta chi non è portato per la pianificazione del proprio lavoro a capire cosa deve fare, quando deve consegnare e dove trovare le informazioni.”
Flussi di lavoro e moduli di richiesta automatizzati
I membri del team si affidano a tre blueprint di Wrike personalizzati che contengono tre diversi flussi di lavoro in base alle dimensioni del progetto. Di recente, hanno anche iniziato a usare un modulo di richiesta personalizzato che li aiuta ad acquisire da altri team le informazioni necessarie per avviare i progetti di design. “Abbiamo creato i nostri progetti in blueprint e li scegliamo in base alle dimensioni del progetto, con attività e sequenze temporali diverse”, dice Alm.
La possibilità di creare automaticamente le attività dai blueprint del team rende migliore anche la comunicazione all’interno del team. Rudebeck spiega: “Abbiamo ridotto la quantità di email perché ora comunichiamo direttamente su Wrike. Le email sono diminuite per tutti e di almeno il 50% per i designer.”
Il team di progettazione degli imballaggi ha anche lavorato attivamente per creare un’unica fonte in cui inserire le informazioni e le comunicazioni sulle attività, dice Rudebeck. “Tutto è collegato perché chiediamo a tutti di tenerlo su Wrike.”
Strumenti di correzione e approvazione nell’applicazione
Il team creativo deve progettare fino a 40 risorse per ogni progetto; pertanto, il team di progettazione degli imballaggi di Electrolux perdeva molto tempo raccogliendo feedback da varie fonti.
Alm spiega che il procedimento seguito si basava molto sui feedback delle parti interessate. “Gran parte del nostro lavoro consiste nel creare layout per gli imballaggi e sono molte le persone che devono commentare, approvare, effettuare la revisione e apportare le modifiche necessarie.” Wrike ci ha fornito una soluzione che permette di gestire tutti i commenti, implementarli e porre domande direttamente sulla risorsa, mantenendo le approvazioni in un unico luogo. “L’utilizzo di email per i commenti sul design richiede molto tempo e provoca errori”, dice Alm. “Ora possiamo effettuare le revisioni del layout del progetto direttamente sul programma e ai nostri designer piace tantissimo.”
Il team di Electrolux utilizza regolarmente anche la funzionalità di approvazione da parte di ospiti. Alm afferma: “Wrike è davvero ottimo perché possiamo chiedere agli approvatori ospiti di visualizzare il materiale grafico e fornirci commenti direttamente su Wrike.” Tale processo di revisione e approvazione ottimizzato ha contribuito ad un risparmio di tempo del 30% per ogni progetto.
“Ai nostri designer piace molto — si stressano meno perché hanno un controllo maggiore del materiale grafico”.
La conclusione
Negli ultimi cinque anni, la piattaforma di gestione del lavoro in collaborazione di Wrike ha aiutato il team di progettazione degli imballaggi di Electrolux a ridurre della metà le email, a eliminare lo stress dovuto alla costante ricerca di informazioni per avviare progetti e all’approvazione per chiuderli, e ha permesso di aumentare fino a 10 volte la produzione di risorse per ogni progetto.
Wrike ha anche contribuito a migliorare la collaborazione tra i diversi reparti, migliorando il lavoro del reparto di marketing di Electrolux grazie alla possibilità di tenere tutte le risorse creative degli imballaggi in un luogo unico e accessibile.
Wrike ha anche permesso al team di progettazione degli imballaggi di migliorare le possibilità di creazione per ogni progetto a cui lavora. “Possiamo accettare la stessa quantità di progetti, ma ora per ognuno facciamo di più; se prima avevamo quattro materiali grafici per progetto, ora possiamo crearne 40”,spiega Rudebeck.
“Questo programma riduce lo stress per tutti perché è possibile trovare sempre le informazioni necessarie, si sa dove cercare i file e si può chattare con le persone e porre domande”, dice Rudebeck. “È utile proprio a tutti.”
Scopri come Wrike può aiutare la tua attività
Pianifica del tempo per parlare con uno dei nostri esperti.
