Les équipes Agile sont plus productives et plus satisfaites avec la gestion du travail par leurs équipes et elles peuvent fournir des résultats plus rapidement. Mais le fait qu’Agile est flexible ne signifie pas qu’elle s’adapte à tout le monde. Afin de profiter de l’adaptabilité et de la vitesse d’Agile, vous aurez besoin des bons processus et d’un cadre bien organisé. Et vous aurez besoin d’un outil de gestion du travail qui apportera une structure à votre travail tout en permettant la personnalisation requise pour prendre en charge l’approche Agile choisie par votre équipe. Dans cet article, nous vous montrerons comment mettre en place un processus Scrum dans Wrike. Création d’un tableau de bord Scrum dans Wrike Cette approche nécessite la fonctionnalité de statut personnalisé, vous aurez donc besoin d’un plan d’abonnement Business ou Entreprise. Si vous n’utilisez pas encore l’un des plans d’abonnement Business ou Entreprise, commencez un essai gratuit. Il vous faudra également des privilèges d’administrateur pour installer votre flux de travail Scrum dans Wrike. 1. Voici comment mettre en place le flux de travail : Sélectionnez « Gestion du compte » sous le profil de votre compte, puis cliquez sur l’onglet Flux de travail. Cliquez sur « + Créer un nouveau flux de travail » et nommez votre nouveau flux de travail. Survolez chaque section avec votre souris et ajoutez des statuts. Incluez des statuts pour Accepté, En cours, Prêt pour la révision, Modifications requises, Terminé, En attente et Annulé. (Votre flux de travail peut varier légèrement, surtout lorsqu’il s’agit de votre processus particulier de révision et d’approbation.) Cliquez sur « Enregistrer » lorsque vous avez terminé 2. Lorsque vous avez votre flux de travail Scrum, vous devez définir vos dossiers : Créez trois nouveaux dossiers et assurez-vous qu’ils soient partagés avec votre équipe : un dossier Tâches en attente, un dossier Scrum et un dossier Archive. Un travail entrant sera transféré dans votre dossier Tâches en attente, les tâches actives ou acceptées seront déplacées vers votre dossier Scrum et les tâches terminées seront ajoutées au dossier Archive à la fin de chaque période Scrum ou sprint. 3. Puisque la première étape dans Scrum est l’organisation et la hiérarchisation des travaux entrants, vous devrez créer un Formulaire de demande destiné à ceux qui doivent envoyer de nouvelles tâches et de nouveaux projets à votre équipe : Rendez-vous dans votre profil et sélectionnez Gestion du compte, puis cliquez sur l’onglet Formulaires de demande. Créez un nouveau formulaire de demande et assurez-vous d’y inclure tous les champs dont vous aurez besoin pour terminer le travail : par exemple les exigences, les dates d’échéance, les objectifs, l’urgence et la valeur commerciale. Inclure un champ pour un lien vers la tâche où le travail sera terminé est également une bonne pratique. (Une fois dans Scrum, la tâche de demande servira d’espace réservé — considérez-la comme un post-it que vous déplacez sur un tableau blanc — ce n’est pas là que le travail sera effectué.) 4. Créer un tableau de bord depuis votre dossier Scrum. Créez un nouveau tableau de bord et nommez-le. Dans l’affichage des dossiers, cliquez sur l’icône de filtre et sélectionnez la première étape de votre flux de travail Scrum personnalisé. Cliquez ensuite sur le menu en trois points et sélectionnez Ajouter au tableau de bord. Faites cela avec chaque étape de votre flux de travail personnalisé pour terminer votre tableau de bord Scrum. Remarque : rappelez-vous que les tâches doivent être incluses dans le dossier Scrum pour apparaître sur le tableau de bord. Notez également que faire glisser des tâches entre les widgets mettra à jour automatiquement leur état, sauf si vous faites glisser des éléments vers les demandes, puisqu’il s’agit d’un dossier différent du reste de vos widgets. Dans ce cas, vous devrez cliquer dans la tâche et mettre à jour l’état. À la fin de chaque sprint, créez un sous-dossier dans votre dossier Archive où vous déplacerez les tâches que vous avez terminées et où vous générerez facilement des rapports en fonction de chaque sprint. Besoin d’aide supplémentaire pour installer votre espace de travail Agile ? Si vous avez besoin de plus d’instructions sur la personnalisation de votre espace de travail Wrike, la création de flux de travail personnalisés ou la mise en place de tableaux de bord de projets, consultez le centre d’aide Wrike. Vous découvrirez une base de connaissance, des tutoriels et des webinaires en direct consultables, ainsi qu’une communauté d’utilisateurs Wrike. Parcourez les forums de la communauté pour poser des questions et découvrir comment les autres personnes utilisent Wrike avec Agile, ou découvrez de nouvelles astuces et les meilleures pratiques.Vous souhaitez une aide davantage personnalisée ? Vous pouvez toujours contacter l’assistance Wrike à l’adresse [email protected]
Quelle est la différence entre la gestion de projet et la gestion de portefeuille de projets, exactement ? À quel moment la gestion de programme intervient-elle ? Voici une rapide explication de chacun de ces concepts, à travers des termes simples pour vous aider à les distinguer.
L'importance de l'utilisation d'un planning projet Les calendriers visuels de projets sont les meilleurs amis des managers. Trouver une façon simple de rendre compte des progrès en ayant une vision d'ensemble auprès de l'équipe dirigeante et des parties prenantes peut vous sauver la vie en ce qui concerne la gestion de gros projets. Dans le même temps, lorsque vous gérez un projet et avez besoin d'examiner de près les détails de jalons et de dépendances, il est aisé de voir où en est le projet dans son ensemble et d'épingler toutes les tâches et les échéances qui risqueraient d'être décalées. Les calendriers de projet semblables au diagramme de Gantt sont un outil de planification et de gestion si populaire, qu'il existe des dizaines d'applis de gestion de projet permettant de les créer, y compris Excel, Microsoft Project... et Wrike. Nous allons ici vous montrer comment créer un planning dans MS Project, ainsi qu'une façon plus simple de faire cela avec Wrike. Comment créer un planning Microsoft Project Étape 1 : Pour créer un diagramme de Gantt sur Microsoft Project, cliquez sur affichage, puis choisissez chronologie. Étape 2 : Effectuez un clic droit sur l'une de vos tâches, puis sélectionnez Ajouter à la chronologie. Répétez pour toutes les tâches ou jalons liés à votre projet. Étape 3 : Si vous souhaitez créer des chronologies multiples, cliquez sur l'affichage Chronologie, puis sur Format. Sélectionnez Barre de chronologie dans le menu Format. Étape 4 : Effectuez un clic droit sur une chronologie et sélectionnez Plage de dates. Définissez vos dates de début et de fin. Étape 5 : Ajoutez des couleurs et changez les styles de texte en cliquant à n'importe quel endroit de votre chronologie et en sélectionnant Format. Étape 6 : Pour partager votre planning MS Project, cliquez sur le menu Format et sélectionnez Copier la Chronologie. Choisissez une taille, en fonction de vos besoins : pour le courrier électronique, choisissez petit ; pour la présentation, choisissez moyen ; et pour la taille complète, choisissez grand. Vous pouvez ensuite coller la chronologie dans un autre programme en tant qu'image. Une façon plus simple de créer un calendrier en ligne Au lieu d'ajouter manuellement les tâches et les jalons au calendrier de votre projet, utilisez un diagramme de Gantt en ligne. La fonctionnalité Calendrier de Wrike vous permet de facilement planifier vos projets. Wrike extrait automatiquement les tâches et les échéances de votre projet afin de créer un calendrier de projet dynamique à votre place. Assignez les échéances, fixez les jalons et les dépendances avec un simple clic droit, et ajustez aux changements en glissant et en déposant les tâches et les durées. Les tâches en retard sont automatiquement signalées en rouge, ainsi rien n'échappe à votre attention. Un planning projet en ligne est également beaucoup plus facile à partager, et vous n'avez pas besoin de vous soucier de sélectionner la bonne taille pour vos présentations PowerPoint ou vos e-mails. Avec Wrike, vous pouvez rapidement partager votre calendrier avec vos collègues en prenant un aperçu et en envoyant le lien à vos clients et parties prenantes afin qu'ils puissent recevoir les mises à jour sur le projet rapidement et facilement. Recevez un essai gratuit de Wrike et testez-le vous-même, sans aucun téléchargement ni aucune installation à effectuer. Puis lisez notre guide détaillé sur le calendrier Wrike afin de créer votre premier diagramme de Gantt et rendre votre projet opérationnel en quelques minutes. Comment les calendriers de projets vous ont-ils aidé à respecter des échéances importantes ? Partagez votre exemple de réussite dans les commentaires. Sources : support.office.com, youtube.com, advisicon.com, wikipedia.org, techrepublic.com
Organiser une réunion productive est plus facile à dire qu'à faire, mais ce n'est pas impossible. Utilisez ces stratégies simples pour tenir des réunions efficaces et utiles, aidant réellement votre équipe à progresser.
Nic Bryson est le directeur principal du service clientèle de Wrike. Depuis qu'il a rejoint l'entreprise en 2009, il a développé le service clientèle, passant d'une seule personne à une équipe à distance de plus de 5O membres répartis sur toute la planète. Au cours des 10 dernières années, le travail à distance a augmenté de 103 % rien qu'aux USA. Alimenté par une satisfaction croissante des salariés, une plus grande productivité, et une économie moyenne des coûts de plus de 11 000 $ par salarié chaque année, la tendance croissante du travail à distance ne montre aucun signe de ralentissement. La capacité à diriger efficacement une équipe à distance est à présent une compétence obligatoire, plus particulièrement pour les petites entreprises et les équipes de startups qui ont besoin de tirer parti de la réserve mondiale de talents et de la main d'oeuvre indépendante afin de trouver des travailleurs ayant les compétences dont ils ont besoin, selon les termes qu'ils peuvent se permettre. Bien que les avantages du travail d'équipe à distance soient convaincants, ils ne sont pas sans difficultés, plus particulièrement pour les managers et les dirigeants de projets. La communication, le suivi des progrès et des priorités, et la gestion des ressources sont rendus plus difficiles à distance, en plus d'éléments logistiques tels que les fuseaux horaires et les barrières linguistiques ou culturelles. Même aves les bons outils et processus en place pour faciliter le travail quotidien avec les équipes à distance, un défi plus important s'impose : celui d'agrandir votre équipe afin de suivre la croissance de votre entreprise. Comment formez-vous avec succès de nouveaux membres d'équipe et comment cultivez-vous une culture d'équipe prospère ? Et comment offrez-vous à votre équipe un développement et des possibilités de croissance professionnels, alors que vous vous rencontrerez en personne probablement quelques fois par an ? Chez Wrike, nous avons affronté ces questions de front avec notre propre équipe de service clientèle, dirigée par Nic Bryson. Au cours des 8 dernières années, il a développé l'équipe, passant de simplement lui-même à un groupe de plus de 5O personnes, réparti sur l'Amérique du Nord & du Sud et en Europe. De l'accueil de nouveaux membres au développement et à la promotion de nouveaux dirigeants de l'équipe service clientèle, Nic a une expérience directe des épreuves croissantes du développement d'une équipe à distance, et partage certaines des leçons vitales qu'il a apprises en cours de route. Conseils essentiels pour embaucher des travailleurs à distance Tout le monde n'a pas un tempérament adapté au travail à distance. De nombreux télétravailleurs sont confrontés à l'isolation, à la pression d'être toujours disponibles, et à l'établissement d'un équilibre sain entre le travail et la vie privée. C'est pour cela qu'il est si important d'aller au-delà des compétences et connaissances techniques et de se demander si la personnalité d'un candidat est compatible avec le travail à distance. Lorsque vous évaluez une nouvelle embauche potentielle, quelles qualités devriez-vous rechercher ? Selon Nic Bryson, Directeur principale du service clientèle de Wrike, la clé est de trouver quelqu'un de proactif : qui cherchera à la fois les réponses à ses questions techniques, et fera un effort supplémentaire pour entrer en contact avec les membres de son équipe. Dans le domaine de l'assistance, cela signifie quelqu'un qui n'attend pas simplement qu'un nouveau ticket apparaisse, mais qui cherche des solutions pour améliorer les processus et les projets. En tant que manager, cela demande de regarder plus loin que le simple nombre de tickets pris en charge ou de tâches complétées, et de se pencher sur la qualité du travail et la volonté de faire un effort supplémentaire. Qui ne se contente pas de répondre à la question du client, mais leur fournira également des ressources liées, ou prendra le temps de faire un suivi quelques jours plus tard ? Qui se soucie de savoir comment est effectué le travail, et recherche des façons de rendre les choses plus efficientes ou efficaces ? L'autre question importante à prendre en considération est : le candidat est-il une personne sociable ? Il peu sembler contre-intuitif que des personnes extraverties soient intéressées par une position à distance, où ils n'auront probablement pas d'interactions directes avec d'autres personnes, mais Bryson affirme que la volonté d'être en contact avec les autres est essentielle. Ce sont ce genre de personnes qui feront tout leur possible pour interagir avec leurs collègues, que ce soit par applis chat ou par appels vidéo, et contribueront à une culture d'équipe réussie. Des stratégies intégrées pour impliquer les travailleurs à distance dès le départ Les membres d'équipe à distance ne peuvent pas simplement s'arrêter à votre bureau ou se pencher vers un collègue dans le box d'à côté pour poser une question rapide, les possibilités de voir comment les autres travaillent et d'apprendre par l'observation sont donc limitées. Les discussions de bureau spontanées ou les conversations au cours du déjeuner avec des collègues d'autres services ne se produisent pas naturellement comme c'est le cas dans un environnement de bureau, ce qui peut limiter la compréhension du fonctionnement de l'entreprise dans son ensemble pour un nouveau membre d'équipe. C'est pour cela qu'une formation approfondie est nécessaire lorsque vous accueillez de nouveaux membres d'équipe. Les managers à distance doivent fournir un effort supplémentaire pour être disponible pour leurs équipes, répondre aux questions, proposer une assistance permanente, et fournir les ressources et le contexte de formation qui permet une collaboration entre les services. Bryson explique, « Il est également important que les personnes sachent ce qu'elles ne savent pas... et qu'elles comprennent que l'on n'attend pas d'elles qu'elles sachent tout. Il n'existe pas de mauvaises questions, et les personnes devraient toujours être à l'aise lorsqu'il s'agit de demander de l'aide. Elles doivent être capables de se servir par elle-même, ou de savoir quelle est la meilleure personne pour répondre à leur question. » Assurez-vous que votre équipe à distance ait accès à une formation continue et est en permanence encouragée à poser des questions, quelle que soit la durée depuis laquelle les membres sont dans l'entreprise. Le « leadership serviteur » et la construction d'une culture forte d'équipe à distance Établir une culture d'entreprise dynamique est déjà difficile lorsque votre équipe partage un bureau. Lorsque vous communiquez par ordinateur, il est d'autant plus difficile de cultiver des relations de travail étroites et une atmosphère collaborative. Et lorsque votre équipe grandit, cette difficulté grandit avec elle. Lorsque l'équipe de service clientèle de Wrike ne comprenait qu'une poignée de personnes, les nouveaux membres passaient suffisamment de temps à se former de façon individuelle avec leurs collègues, de sorte que les relations s'établissaient naturellement. Cependant, lorsque l'équipe à commencé à se développer, Bryson dit qu'il a tenu à établir une mentalité de leadership serviteur. Les individus étaient promus à des positions de management pas seulement sur la base de leur performance professionnelle, mais également d'après leur volonté de soutenir leurs collègues. A présent, l'équipe dirigeante est composée de personnes qui cherchent des possibilités pour aider leurs rapports directs et leurs fournir les ressources et l'encadrement dont ils ont besoins pour exceller dans leurs rôles et développer leurs carrières. Des outils comme Slack permettent à l'équipe d'être en contact constant tout au long de la journée, et de discuter de tout, des problématiques liées au travail aux nouvelles personnelles en passant par la culture populaire. Les individus sont encouragés à être ouverts à propos de toutes difficultés qu'ils pourraient rencontrer et à poser des questions. Bryson affirme que cette ouverture les aide à résoudre des problèmes de processus, qui sont plus difficiles à découvrir et diagnostiquer en tant qu'équipe à distance où la visibilité est limitée, et où les personnes peuvent être plus hésitantes à admettre qu'elles sont en difficulté avec un aspect de leur travail. L'équipe s'appuie également sur Zoom pour les réunions d'équipe, qui permet d'utiliser jusqu'à 25 webcams. Bryson constate que le fait que chacun allume sa webcam au cours des réunions crée une grosse différence, en permettant à l'équipe de se voir en personne autant que possible. « Si quelqu'un n'a pas allumé sa webcam, leurs collègues veilleront bien à lui dire, 'Hé, on veut te voir !' ce n'est pas simplement à moi de parler face à un écran noir, dit-il. » Il est important de se rappeler qu'il ne s'agit pas seulement de la fréquence de la communication, mais aussi de la qualité. Lorsque votre équipe lit vos messages par e-mail, par chat, ou la section de commentaires de votre logiciel de gestion du travail, les signaux importants tels que le ton de votre voix et vos expressions physiques sont perdus. Et lorsque vous ajoutez à cela les différences linguistiques et culturelles, ces nuances sont encore plus difficiles à traduire. Même des expressions courantes qui sont une seconde nature pour vous peuvent être facilement mal interprétées par des collègues à distance qui ne perçoivent pas le message sous le même angle culturel. Bryson se rappelle, « au tout début, il y a eu une communication entre un client et un représentant de l'équipe service clientèle, et à un moment le client dit, 'les gars, vous êtes des tueurs !' et la personne du service clientèle lui a répondu quelque chose comme, 'Oh, je suis vraiment désolé d'entendre ça'... elle pensait avoir mal fait son travail. Et c'est juste un exemple où l'on réalise que les expressions et le contexte culturel entrent rapidement en jeu. Vous devez vous assurer que votre équipe comprend ce que signifient ces expressions familières, avec lesquelles ils ne sont peut-être pas familiers. » Alors que les espaces de travail deviennent de plus en plus informels, l'utilisation d'emojis et de gifs peut aider à compenser le manque d'indices contextuels, et faciliter la communication avec votre équipe à distance (et la rendre plus sympa !) Relever le défi du leadership & du développement de carrière avec une équipe à distance Alors qu'apporter des conseils et une orientation à votre équipe peut être délicat lorsque vous passez peu de temps en tête-à-tête, proposer des opportunités de carrière est essentiel pour garder sous votre aile les membres d'équipes talentueux sur le long terme. Si vous voulez que les employés à distance grandissent avec votre entreprise, soutenir le développement de carrière est une obligation. Pour Bryson, c'est pour cela que les discussions hebdomadaires en tête-à-tête sont si importantes. Dans une culture de communication constante, les tête-à-tête peuvent parfois paraître superflus. Étant donné que les managers de l'équipe service clientèle sont toujours disponibles sur Slack, ils répondent aux questions immédiatement et les conversations sont permanentes. Comme Bryson l'explique, « parfois on a le sentiment que l'on parle déjà tout le temps, alors dans quel objectif aurait-on un tête-à-tête séparé ? Cela se résume à une distinction entre la formation et le développement. » La formation, c'est ce qu'une personne a besoin de savoir pour faire son travail. C'est ce qui est proposé au cours des conversations sur Slack et des réunions d'équipe. C'est là où les managers communiquent les détails de « voici ce que vous devez faire et comment le faire. » Les tête-à-tête sont les moments où le membre de l'équipe peut dire, « voici ce que je veux faire. » Le tête-à-tête hebdomadaire fait du développement de carrière une priorité, en donnant aux membres de l'équipe du temps consacré à la discussion sur leurs propres objectifs et croissance professionnelle. En plus, cela donne aux managers l'opportunité de déléguer des responsabilités et de fournir à leurs membres d'équipe des possibilités pour bâtir de nouvelles compétences. Comment travaillent les équipes à distance qui réussissent le mieux Alors que plus d'organisations embrassent de nouvelles façons de travailler, les managers devront se débarrasser de l'idée reçue selon laquelle les équipes à distance ne fonctionnent que lorsqu'elles restent petites. Les équipes qui embrassent la structure, la transparence, et une culture de partage des connaissances peuvent s'agrandir aussi efficacement que les équipes rassemblées, et c'est d'ailleurs ce qu'elles font !
Quel que soit le département dans lequel vous travaillez ou le titre que vous avez, une chose est certaine : quelqu'un veut vous demander quelque chose. Que ce soit un nouveau projet important ou une faveur rapide pour une autre équipe, vous êtes submergé par l'arrivée de demandes de travail lors de réunions formelles, de conversations au détour d'un couloir, par messagerie instantanée, et par e-mails. Nous avons récemment lancé les Demandes Wrike pour vous aider à suivre le rythme des arrivées de travail, à rester organisé, et à vous assurer que vous avez toutes les informations dont vous avez besoin dès le départ pour accomplir votre travail. Une fois que vous aurez appris les bases de la création de vos propres formulaires personnalisables de demande dans Wrike, voici les modèles de 10 formulaires de demande courants pour vous aider à démarrer. 1. Nouveau formulaire de demande de projet Champs à inclure : Titre : Service : Priorité : Date de début prévue : Date d’achèvement prévue : Description du projet : Coût estimé : Autres services bénéficiaires : 2. Formulaire de demande de changement / résolution de problème Champs à inclure : Titre du problème : Projet auquel se rattache le problème : Date de demande de résolution : Type de problème : défaut idée demande d'amélioration Description du problème : Résolution et prochaines étapes : 3. Briefing Créatif Champs à inclure : Nom du travail Type d’atout Est-ce une mise à jour ou une nouvelle tâche ? Lien vers l'atout précédent si mise à jour Public cible : Chaîne cible : Appel à l'action Cette demande a-t-elle été approuvée par un chef du marketing ? Description de la tâche Dépendance lancement / campagne Si une dépendance existe, ID Marketo Demandes de travail personnalisables dans Wrike 4. Demande de centre d'assistance Champs à inclure : Date Nom Service Plateforme / système d'exploitation Matériel informatique / appareil Description du problème Priorité 5. Préparation nouvel employé Champs à inclure : Nom du nouvel employé : Service du nouvel employé : Rôle/titre du nouvel employé : Date de début du nouvel employé : Matériel informatique requis : ordinateur portable casque audio téléphone physique autre : Logiciels requis : MS office Adobe creative suite Softphone Fourniture d'un compte utilisateur pour Salesforce Wrike join.me 6. Demande de campagne d'opérations marketing Champs à inclure : Propriétaire de la campagne : Type de campagne : Presse Publicité payante E-mail Réseaux sociaux Vidéo Nom de la campagne : Échéance du projet : Date de début & de fin de la campagne : Chaînes : Public cible : Objectifs de la campagne : Description de la campagne / informations complémentaires : Demande de campagne d'opérations marketing dans Wrike 7. Demande de remboursement de dépenses Champs à inclure : Nom de l'employé : Service de l'employé : Nom du manager : Période de dépenses : Objectif professionnel : Description des dépenses : Coût total : Documents joints (reçus) : 8. Demande de congés payés Champs à inclure : Nom de l'employé Service : Manager : Date de début : Date de fin : 9. Demande d'accès sécurisé Champs à inclure : Nom de l'employé : Titre / Service : Ressources requises pour l'accès : Niveau d'accès : Raison de l'accès : Durée : 10. Demande de fournitures de bureau Champs à inclure : Nom de l'employé : Service : Fournitures requises : Date souhaitée : (optionnelle) Vous voulez plus de modèles Wrike ? Apprenez comment créer des modèles de dossier et des modèles de tâche pour répliquer rapidement les projets et gagner du temps sur le travail récurrent.
Pour ceux d’entre nous qui doivent faire face chaque matin à des centaines d’e-mails non lus, le concept d’une boîte de réception complètement vide (Inbox Zero) relève de l’exploit mythique, tout comme trouver le Saint Graal ou découvrir un trésor enfoui. Nous considérons les collègues qui y parviennent régulièrement avec un mélange d’envie et de méfiance : ils doivent certainement recourir à une forme de sorcellerie, n’est-ce pas ? Essayez ces 10 astuces et techniques pour atteindre l’objectif « Inbox Zero », mais aussi pour en faire une habitude. Aucune incantation magique n’est nécessaire. Astuce n° 1 : Utilisez la technique Yesterbox de Tony Hsieh. L’idée de base est la suivante : lisez et répondez aujourd’hui aux e-mails d’hier. La grande majorité des e-mails ne requièrent pas une réponse immédiate le jour même, si bien que vous pouvez laisser entrer les nouveaux messages d’aujourd’hui sans qu’ils ne soient chacun source de distraction ou de stress. Et demain, au lever, vous saurez exactement combien de messages vous devez traiter et vous pourrez planifier votre journée avec plus de précision. Tony Hsieh, le PDG de Zappos, affirme que cette méthode a renforcé sa réactivité : tout le monde reçoit une réponse le lendemain, et non plus après une semaine, un mois ou... jamais. Évidemment, les e-mails vraiment urgents peuvent être traités le jour même, mais recevoir une urgence absolue par e-mail est un phénomène plutôt rare. Conseil de pro de Hseih : Si vous utilisez Outlook, réduisez votre rubrique « Aujourd’hui » afin de rester concentré sur les messages d’hier. Vous cherchez un outil qui vous aide à améliorer votre productivité ? Commencez votre essai gratuit Wrike dès aujourd’hui ! Astuce n° 2 : Appliquez la règle des 2 minutes. Inspirez-vous de la méthode GTD de David Allen : si la tâche vous prend moins de deux minutes, rédigez la réponse immédiatement. N’attendez pas ! Astuce n° 3 : Planifiez une réunion avec votre boîte de réception. Prévoyez du temps chaque jour pour parcourir vos e-mails, que vous optiez pour une longue session d’une heure en milieu de matinée ou pour trois périodes de 20 minutes au début, au milieu et à la fin de la journée. Puis ne consultez plus votre messagerie en dehors de ces moments-là. Pendant que vous travaillez, ne laissez pas votre messagerie ouverte en arrière-plan dans un onglet du navigateur. Désactivez les notifications. En dédiant un moment précis à la gestion de votre boîte de réception, cette tâche cessera de vous tourmenter pendant la journée et vous conserverez à tout moment le contrôle sur vos messages. Vous aimeriez savoir quel est le meilleur moment pour consulter votre boîte de messagerie ? D’après cet article, le meilleur moment pour traiter vos messages se situe deux heures après avoir commencé à travailler. Astuce n° 4 : Essayez Unroll.me. Cette application regroupe tous vos abonnements électroniques et bulletins d’information en un seul message quotidien. Au lieu de devoir trier des dizaines d’e-mails quotidiens, vous n’aurez plus qu’à consulter un seul message. En un clic, vous vous désabonnez de plusieurs listes à la fois et, comme vous pouvez parcourir rapidement toutes les offres et mises à jour dans un seul message, vous traitez les e-mails indésirables beaucoup plus rapidement. Si vous suivez de nombreux blogs par e-mail, pensez à utiliser un lecteur RSS comme Feedly ou Inoreader au lieu d’encombrer votre boîte de réception. Astuce n° 5 : Reprogrammez vos e-mails. Installez Boomerang pour Gmail et planifiez vos e-mails afin qu’ils réapparaissent à un moment déterminé. Cette méthode est particulièrement utile pour les messages qui nécessitent certaines recherches avant l’envoi de la réponse et pour le traitement simultané de tâches similaires. Imaginons que vous avez publié une offre d’emploi et que les e-mails de candidats potentiels commencent à affluer. Habituellement, vous triez les nouveaux CV le vendredi matin. Il vous suffit alors de reprogrammer les e-mails de demandeurs d’emploi afin qu’ils apparaissent dans votre boîte de réception le vendredi matin. Ces messages ne seront plus une source de distraction ou de préoccupation car vous ne les verrez plus dans votre boîte de réception, mais vous les recevrez au moment opportun et vous pourrez alors les traiter. Astuce n° 6 : N’ayez pas peur de supprimer. Si le message est vraiment important, quelqu’un ne manquera pas de vous recontacter pour effectuer un suivi. Bref, si vous en venez à vous demander si un e-mail doit être conservé, supprimez-le. En règle générale, votre corbeille conserve les messages supprimés pendant 30 jours ; donc si vous avez supprimé quelque chose par accident, vous pourrez toujours le récupérer. Mais croyez-nous : 99 % du temps, vous n'aurez pas à le faire. Astuce n° 7 : Modifiez votre message d'absence du bureau. Les vacances sont un moment formidable, mais être confronté au retour à une montagne d’e-mails non lus peut s’avérer très déprimant, et cela peut vous prendre une éternité de gérer tous ces nouveaux messages. Remplacez le message type d’absence du bureau par celui-ci : « Je suis absent du bureau du 10/11 au 18/11 et ne verrai pas votre message. Veuillez renvoyer votre e-mail après le 18/11. ». Puis filtrez tous les messages entrants pour les envoyer directement à la corbeille pendant votre absence. Si cela est important et que la date limite n’est pas passée, ces messages vous seront renvoyés, et une boîte de réception bien organisée vous attendra à votre retour au bureau. Astuce n° 8 : Placez toutes vos tâches dans Wrike. Enlevez vos tâches de votre boîte de réception et placez-les dans votre espace de travail avec le reste de vos tâches. Les extension Gmail convertissent rapidement des e-mails en tâches, de sorte que vous pouvez trier vos messages et gérer votre liste de tâches efficacement plutôt que de les laisser traîner dans la boîte de réception. Vous bénéficierez d’une meilleure organisation et votre boîte de messagerie deviendra plus gérable. Astuce n° 9 : Déplacez les conversations hors de votre boîte de réception. Gardez votre boîte de réception bien rangée en limitant la quantité de messages que vous générez. Pour éviter une longue chaîne de réponses par e-mail, éloignez-vous de votre ordinateur et privilégiez des conversations en face-à-face, décrochez le téléphone ou envoyez un message instantané. Astuce n° 10 : Jouez à The Email Game. Les conseils ci-dessus vous aideront à maintenir votre boîte de réception organisée mais, avant d’y parvenir, comment faire pour traiter la montagne actuelle de messages non lus ? Vider votre boîte de réception ne devrait pas être une corvée : rendez la tâche amusante ! The Email Game vous donne un laps de temps déterminé pour agir sur chaque e-mail : répondre, transférer, étiqueter, archiver, supprimer ou ignorer pour y revenir plus tard. Collectez des points chaque fois que vous battez le chrono qui est déterminé en fonction de la longueur de chaque e-mail. Après avoir géré avec brio un lot de messages, vous obtiendrez un rapport de situation montrant combien de temps vous avez gagné, ainsi que votre rang dans le classement. Essayez juste de ne pas devenir accro en essayant de battre votre meilleur score à tous les coups ! « Inbox Zero » signifie zéro temps perdu dans votre boîte de réception. Saviez-vous que la véritable définition de l’« Inbox Zero », telle qu’elle a été initialement conçue par Merlin Mann, n’a en fait rien à voir avec le nombre de messages non lus ? Il s’agit en réalité de la quantité d’attention que vous dédiez à la gestion des e-mails, autrement dit la mesure dans laquelle votre boîte de réception pèse sur votre esprit. Avoir une boîte de réception complètement vide est en effet une façon d’y parvenir mais ce n’est pas l’unique moyen. Bref, ne vous faites pas de souci si vous n’atteignez pas cet objectif de productivité tous les jours, ou même si vous n’y parvenez pas du tout. Le véritable exploit consiste à trouver une méthode adaptée qui vous permette de prendre le contrôle de votre messagerie. Essayez ces astuces et n’hésitez pas à nous faire part des résultats obtenus ! Wrike peut vous aider dans l’organisation et la gestion de vos tâches et rappels. Faites un essai gratuit dès aujourd’hui et rendez votre boîte de réception plus productive que jamais.
