Gestion des e-mails : 10 astuces pour atteindre l’objectif « Inbox Zero »

Pour ceux d’entre nous qui doivent faire face chaque matin à des centaines d’e-mails non lus, le concept d’une boîte de réception complètement vide (Inbox Zero) relève de l’exploit mythique, tout comme trouver le Saint Graal ou découvrir un trésor enfoui. Nous considérons les collègues qui y parviennent régulièrement avec un mélange d’envie et de méfiance : ils doivent certainement recourir à une forme de sorcellerie, n’est-ce pas ?

Essayez ces 10 astuces et techniques pour atteindre l’objectif « Inbox Zero », mais aussi pour en faire une habitude. Aucune incantation magique n’est nécessaire.

Astuce n° 1 : Utilisez la technique Yesterbox de Tony Hsieh.

L’idée de base est la suivante : lisez et répondez aujourd’hui aux e-mails d’hier. La grande majorité des e-mails ne requièrent pas une réponse immédiate le jour même, si bien que vous pouvez laisser entrer les nouveaux messages d’aujourd’hui sans qu’ils ne soient chacun source de distraction ou de stress. Et demain, au lever, vous saurez exactement combien de messages vous devez traiter et vous pourrez planifier votre journée avec plus de précision.

Tony Hsieh, le PDG de Zappos, affirme que cette méthode a renforcé sa réactivité : tout le monde reçoit une réponse le lendemain, et non plus après une semaine, un mois ou... jamais. Évidemment, les e-mails vraiment urgents peuvent être traités le jour même, mais recevoir une urgence absolue par e-mail est un phénomène plutôt rare.

Conseil de pro de Hseih : Si vous utilisez Outlook, réduisez votre rubrique « Aujourd’hui » afin de rester concentré sur les messages d’hier. 

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Astuce n° 2 : Appliquez la règle des 2 minutes.

Inspirez-vous de la méthode GTD de David Allen : si la tâche vous prend moins de deux minutes, rédigez la réponse immédiatement. N’attendez pas !

Astuce n° 3 : Planifiez une réunion avec votre boîte de réception.

Prévoyez du temps chaque jour pour parcourir vos e-mails, que vous optiez pour une longue session d’une heure en milieu de matinée ou pour trois périodes de 20 minutes au début, au milieu et à la fin de la journée. Puis ne consultez plus votre messagerie en dehors de ces moments-là. Pendant que vous travaillez, ne laissez pas votre messagerie ouverte en arrière-plan dans un onglet du navigateur. Désactivez les notifications. En dédiant un moment précis à la gestion de votre boîte de réception, cette tâche cessera de vous tourmenter pendant la journée et vous conserverez à tout moment le contrôle sur vos messages.

Vous aimeriez savoir quel est le meilleur moment pour consulter votre boîte de messagerie ? D’après cet article, le meilleur moment pour traiter vos messages se situe deux heures après avoir commencé à travailler.

Astuce n° 4 : Essayez Unroll.me.

Cette application regroupe tous vos abonnements électroniques et bulletins d’information en un seul message quotidien. Au lieu de devoir trier des dizaines d’e-mails quotidiens, vous n’aurez plus qu’à consulter un seul message. En un clic, vous vous désabonnez de plusieurs listes à la fois et, comme vous pouvez parcourir rapidement toutes les offres et mises à jour dans un seul message, vous traitez les e-mails indésirables beaucoup plus rapidement. Si vous suivez de nombreux blogs par e-mail, pensez à utiliser un lecteur RSS comme Feedly ou Inoreader au lieu d’encombrer votre boîte de réception.

Astuce n° 5 : Reprogrammez vos e-mails.

Installez Boomerang pour Gmail et planifiez vos e-mails afin qu’ils réapparaissent à un moment déterminé. Cette méthode est particulièrement utile pour les messages qui nécessitent certaines recherches avant l’envoi de la réponse et pour le traitement simultané de tâches similaires.

Imaginons que vous avez publié une offre d’emploi et que les e-mails de candidats potentiels commencent à affluer. Habituellement, vous triez les nouveaux CV le vendredi matin. Il vous suffit alors de reprogrammer les e-mails de demandeurs d’emploi afin qu’ils apparaissent dans votre boîte de réception le vendredi matin. Ces messages ne seront plus une source de distraction ou de préoccupation car vous ne les verrez plus dans votre boîte de réception, mais vous les recevrez au moment opportun et vous pourrez alors les traiter.

Astuce n° 6 : N’ayez pas peur de supprimer.

Si le message est vraiment important, quelqu’un ne manquera pas de vous recontacter pour effectuer un suivi. Bref, si vous en venez à vous demander si un e-mail doit être conservé, supprimez-le.

En règle générale, votre corbeille conserve les messages supprimés pendant 30 jours ; donc si vous avez supprimé quelque chose par accident, vous pourrez toujours le récupérer. Mais croyez-nous : 99 % du temps, vous n'aurez pas à le faire.

Astuce n° 7 : Modifiez votre message d'absence du bureau.

Les vacances sont un moment formidable, mais être confronté au retour à une montagne d’e-mails non lus peut s’avérer très déprimant, et cela peut vous prendre une éternité de gérer tous ces nouveaux messages. Remplacez le message type d’absence du bureau par celui-ci : « Je suis absent du bureau du 10/11 au 18/11 et ne verrai pas votre message. Veuillez renvoyer votre e-mail après le 18/11. ». Puis filtrez tous les messages entrants pour les envoyer directement à la corbeille pendant votre absence. Si cela est important et que la date limite n’est pas passée, ces messages vous seront renvoyés, et une boîte de réception bien organisée vous attendra à votre retour au bureau.

Astuce n° 8 : Placez toutes vos tâches dans Wrike.

Enlevez vos tâches de votre boîte de réception et placez-les dans votre espace de travail avec le reste de vos tâches. Les modules complémentaires Wrike pour Outlook/Apple Mail et l’extension Gmail convertissent rapidement des e-mails en tâches, de sorte que vous pouvez trier vos messages et gérer votre liste de tâches efficacement plutôt que de les laisser traîner dans la boîte de réception. Vous bénéficierez d’une meilleure organisation et votre boîte de messagerie deviendra plus gérable.

Astuce n° 9 : Déplacez les conversations hors de votre boîte de réception.

Gardez votre boîte de réception bien rangée en limitant la quantité de messages que vous générez. Pour éviter une longue chaîne de réponses par e-mail, éloignez-vous de votre ordinateur et privilégiez des conversations en face-à-face, décrochez le téléphone ou envoyez un message instantané.

Astuce n° 10 : Jouez à The Email Game.

Les conseils ci-dessus vous aideront à maintenir votre boîte de réception organisée mais, avant d’y parvenir, comment faire pour traiter la montagne actuelle de messages non lus ? Vider votre boîte de réception ne devrait pas être une corvée : rendez la tâche amusante ! The Email Game vous donne un laps de temps déterminé pour agir sur chaque e-mail : répondre, transférer, étiqueter, archiver, supprimer ou ignorer pour y revenir plus tard. Collectez des points chaque fois que vous battez le chrono qui est déterminé en fonction de la longueur de chaque e-mail. Après avoir géré avec brio un lot de messages, vous obtiendrez un rapport de situation montrant combien de temps vous avez gagné, ainsi que votre rang dans le classement. Essayez juste de ne pas devenir accro en essayant de battre votre meilleur score à tous les coups !

« Inbox Zero » signifie zéro temps perdu dans votre boîte de réception.

Saviez-vous que la véritable définition de l’« Inbox Zero », telle qu’elle a été initialement conçue par Merlin Mann, n’a en fait rien à voir avec le nombre de messages non lus ? Il s’agit en réalité de la quantité d’attention que vous dédiez à la gestion des e-mails, autrement dit la mesure dans laquelle votre boîte de réception pèse sur votre esprit. Avoir une boîte de réception complètement vide est en effet une façon d’y parvenir mais ce n’est pas l’unique moyen. Bref, ne vous faites pas de souci si vous n’atteignez pas cet objectif de productivité tous les jours, ou même si vous n’y parvenez pas du tout. Le véritable exploit consiste à trouver une méthode adaptée qui vous permette de prendre le contrôle de votre messagerie. Essayez ces astuces et n’hésitez pas à nous faire part des résultats obtenus !

Wrike peut vous aider dans l’organisation et la gestion de vos tâches et rappels. Faites un essai gratuit dès aujourd’hui et rendez votre boîte de réception plus productive que jamais.

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