La gestion de projet est une discipline pleine d'acronymes : PMP, PRINCE2, CPM, WBS, PMBOK, PMI... et plus de 150 autres. Que vous soyez chef de projet ou non, l'acronyme dont vous êtes certains d'entendre parler un jour est PMO.
Bâtir une entreprise saine demande une volonté et une concentration incroyables. Mais pour réussir, il est important de se concentrer sur les bonnes choses, et la clé du succès consiste à penser en priorité à vos clients pour chacune des décisions que vous prenez. Même s'il est tentant de regarder les indicateurs personnels tels que le nombre de vos abonnés sur les réseaux sociaux, d'abonnés ou de visiteurs sur le site Web, investir votre énergie et vos ressources pour augmenter ces nombres est inutile si cela ne permet pas de convertir des clients potentiels en clients. Au lieu de cela, concentrez-vous sur des indicateurs qui font de vous une organisation centrée sur ses clients, de manière à obtenir des données exploitables et, en temps utile, les commentaires des utilisateurs qui propulsent votre entreprise vers l'avant. Voici quatre indicateurs à observer pour transformer votre entreprise en une organisation centrée sur ses clients, ainsi que la technologie et les outils des opérations de marketing pour tirer parti de ces indicateurs afin de renforcer votre activité et d’agrandir votre base clients. 1. Indicateur d'acquisition Indicateur à surveiller : Nombre de nouvelles acquisitions, Nombre de nouveaux responsables, Part de marché, Revenus Kissmetrics Canalisez les clients et répartissez les visiteurs de votre site Web en plusieurs groupes, selon des actions et des déclencheurs courants, de manière à mieux appréhender la manière dont votre contenu/site Web suscite l'intérêt des clients éventuels. Unbounce Utilisez le test A/B pour découvrir quels sont les fonctionnalités, éléments de site Web ou messages marketing qui fonctionnent le mieux lorsqu'il s'agit de provoquer une action ou une réponse souhaitée de la part de clients potentiels. Hubspot Cette suite d'automatisation marketing vous permet d'analyser et d'améliorer les pages de renvoi et les formulaires afin de collecter les bonnes informations auprès de clients potentiels, puis de les associer automatiquement aux campagnes publicitaires appropriées. Google Analytics Découvrez les recherches de mots-clés qui permettent de diriger les clients vers votre site/produit. 2. Adoption de produit Indicateur à surveiller : Taux d'adoption, Revenu d'un nouveau produit, Délai de lancement Clicktale Utilisez des cartes de densité de clics pour suivre les mouvements, les clics et le défilement de souris des visiteurs, et déterminez les aspects de votre site qui attirent davantage leur attention, et ceux qui passent inaperçus. Qualaroo Demandez aux visiteurs de répondre à de courtes questions ciblées pour savoir comment et pourquoi ils tirent avantage de certaines fonctionnalités, puis utilisez ces informations pour améliorer l'expérience utilisateur. Userlytics Analysez la facilité d'utilisation de votre application mobile et l'expérience utilisateur. Observez la manière dont les utilisateurs interagissent avec votre produit afin d'identifier les opportunités d'encourager son adoption. 3. Analyse concurrentielle Indicateur à surveiller : Taux d'acquisition, Taux de croissance par secteur, Part de voix SEM Rush Consultez les mots-clés organiques les plus utilisés, le classement des mots-clés et le volume de recherche pour les mots-clés qui dirigent le trafic organique vers les sites Web de vos concurrents, et découvrez des opportunités de gagner du terrain. SimilarWeb Obtenez une estimation du trafic de vos concurrents sur les 6 derniers mois, sur l'ensemble des réseaux, afin de comprendre quels sont les sources des trafics, les sites de références, les mots-clés organiques et payés, et les réseaux sociaux qui fournissent à vos concurrents le plus grand nombre de visiteurs. Recherche avancée Google Découvrez où vos concurrents obtiennent des liens secondaires précieux. Tapez simplement « Lien : » et le domaine que vous souhaitez étudier pour voir avec quels sites Web tiers vos concurrents établissent des relations, et lesquels peuvent potentiellement envoyer des références de haute qualité à votre site. 4. Valeur économique des clients Indicateur à surveiller : Taux de référence, Taux de résiliation, Taux de fidélisation et Fidélité de la clientèle Zendesk Un excellent service clientèle est la base de la fidélité des clients. Traquez les problèmes, répondez efficacement et établissez de véritables relations avec les clients. Happy Fox Créez des bases de connaissances et des modèles pour permettre aux clients de bénéficier au mieux de votre produit. Programme de fidélisation BigDoor Récompensez les clients pour des choses qui n'impliquent pas des achats ou un gain de points, comme des amis référents ou le partage de contenu. Exploitez le pouvoir des opérations de marketing pour développer votre activité Découvrez comment créer votre technologie marketing, notez et entretenez la réussite de votre entreprise dans notre livre numérique gratuit, 5 Steps to Transforming Marketing Operations for Maximum Growth (5 étapes pour transformer les opérations de marketing pour une croissance optimale). Puis découvrez comment Hootsuite utilise Wrike pour hiérarchiser ses opérations de marketing, suivre ses ressources et améliorer sa visibilité.
Traiter, prioriser et suivre les demandes de travail entrantes requiert beaucoup d'efforts, surtout si ces demandes vous parviennent par de nombreuses voies : e-mails, réunions, messagerie instantanée, conversation informelle et plus encore. Gérer ce déluge de demandes, ça prend du temps, c'est pesant et ça peut être difficile à effectuer si votre société se développe. Ces bonnes pratiques vous aideront à mettre de l'ordre dans le chaos du travail entrant, pour que vous puissiez passer plus de temps sur les projets importants, et moins de temps à essayer de décider ce sur quoi travailler. Les bonnes pratiques des processus d'absorption du travail 1. Toutes les demandes de travail doivent être soumises formellement. Définissez précisément la marche à suivre : que le nouveau projet ait été formellement discuté lors d'une réunion, mentionné de façon informelle, dans un couloir ou demandé par e-mail, aucun travail n'est effectué s'il n'est pas envoyé par le biais d'une demande. Déterminez les types de demandes que votre équipe reçoit et toutes les informations nécessaires pour réaliser les tâches, puis assurez-vous que tous ceux qui travaillent avec votre équipe comprennent le nouveau processus et sachent où trouver les formulaires de demande appropriés. En exigeant un clair processus d'absorption du travail, vous obtenez toutes les informations en amont, ce qui réduit la proportion du travail à revoir (ou encore de devoir deviner ce qu'il faut faire). De plus, vous saurez exactement à qui poser des questions ou demander des précisions. Modèles gratuits de 10 formulaires de demandes de travail courantes 2. Stockez toutes vos demandes de travail entrantes dans un seul emplacement. Les nouvelles demandes de travail doivent automatiquement être acheminées vers un emplacement central (par exemple, Wrike) où elles peuvent être organisées en dossiers, priorisées et suivies. Quand toutes vos demandes se trouvent en un seul emplacement, plutôt que d'être éparpillées dans des e-mails, Post-it, demandes formulées oralement ou des tableurs, impossible d'oublier ou de perdre quoi que ce soit. Vous connaissez le statut de chaque demande et la personne qui en est responsable, et tout doublon est facilement identifié et supprimé de la liste. 3. Organisez les demandes de travail dès leur arrivée. Au lieu de revenir sur toutes les demandes non traitées lorsque vous finissez votre travail et que vous êtes prêt à commencer un nouveau projet, gardez les projets entrants organisés en leur attribuant un niveau de priorité au moment où ils arrivent. Cela maintient le flux du travail et permet à votre équipe de travailler plus vite, car les membres voient exactement sur quelles tâches ils doivent se concentrer au lieu de le deviner, ou de se tourner les pouces en attendant que les décisions soient prises ou les instructions données. 4. Ayez un gardien responsable de la priorisation du travail entrant. Qu'il s'agisse d'un chef d'équipe, de projet ou de service, avoir une personne qui contrôle les demandes entrantes et qui établisse leurs priorités est essentiel pour que votre équipe soit sur en phase, et reste concentrée sur le travail le plus important, sans confusion ni conflit. 5. Attribuez les demandes entrantes aux objectifs stratégiques. Tenez des réunions périodiques (mensuelles ou trimestrielles) pour revoir vos objectifs, planifier le travail à venir, et vous assurer que les demandes que vous avez priorisées et pour lesquelles vous déployez des ressources, vous aident réellement à atteindre vos objectifs de service ou de société les plus importants. Gérez vos demandes de travail dans Wrike Comment gérez-vous les demandes entrantes ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous. Si vous n'avez pas encore de système en place, essayez les Demandes Wrike, pour des demandes entrantes bien organisées et plus de fluidité dans le travail de votre équipe. Sources : GrooveHQ.com/blog, churchmarketingsucks.com
Aucune société prestigieuse ne peut affirmer n'avoir jamais été confrontée à des périodes difficiles. Qu'il s'agisse d'un départ massif de responsables, d'un changement dans les objectifs, ou encore d'un manque de ressources et de fonds, il y aura des moments où vos salariés se sentiront accablés, confus et sur les nerfs. Les salariés non impliqués coûtent aux sociétés jusqu'à 550 milliards de dollars à l'année en raison du manque de productivité ; sans compter les coûts d'embauche et d'intégration des gens qui les remplacent. Les faits l'attestent : si vous ne leur donnez pas une raison de rester, cela ne viendra pas d'eux-mêmes... Lorsque la peur et la panique commencent à s'emparer d'eux, c'est le moment de se regrouper et de raviver l'enthousiasme de votre équipe. En tant que responsable, il est de votre devoir de continuer à faire avancer les choses et de maintenir votre équipe aussi motivée et efficace que possible. 1. Traitez-les comme des personnes à part entière Votre équipe n'est pas une armée de minions qui travaillent pour vous sans relâche, peu importe la situation. Ils seront toujours affectés mentalement et émotionnellement par les impacts négatifs générés sur la société. S'intéresser à leur bien-être et reconnaître lorsque la société est dans une mauvaise passe, c'est ce qui différencie un leader d'un patron. Prenez régulièrement la température auprès de votre équipe. Planifiez des rencontres individuelles plus fréquentes pour leur demander comment vont les choses pour chacun d'eux, personnellement. Plus vite votre équipe aura confiance en vous, plus vite elle se remettra sur la bonne voie. 2. Soyez transparent On n'insiste jamais assez sur cela. Tant de choses se passent à huis clos, et on commet souvent l'erreur de considérer que ce que vous ne savez pas ne vous atteint pas. En fait, cela vous atteint quoi qu'il arrive. Une enquête CareerBuilder a révélé que 37 % des salariés se déclarent susceptibles de quitter leur emploi, en raison d'une opinion négative sur les performances de leur responsable, due à un manque de transparence. La clé de la transparence consiste à encourager la confiance et le respect (cela va dans les deux sens !), entre les responsables et les employés. Si votre équipe ne comprend pas pourquoi certaines décisions sont prises, si elle ne se sent pas prise en considération dans ce fameux processus de décision, elle peut alors se sentir impuissante et inutile. Dans une enquête sur l'implication des salariés de la Harvard Business Review, 70 % des répondants disent qu'ils sont plus impliqués lorsque les dirigeants mettent à jour et communiquent continuellement les stratégies de la société. Instituez un processus pour transmettre les informations à votre équipe et l'impliquer dans les décisions importantes de la société. Leur participation peut non seulement aider à trouver plus rapidement une solution au problème, mais elle peut également les aider à se sentir valorisés dans la société. 3. Concentrez-vous sur les réussites Dans ces cas de figure, il est extrêmement important de célébrer toutes les réussites, peu importe qu'elles soient petites ou grandes. Le moral dans les chaussettes, votre équipe a besoin d'être assurée que son travail est toujours valorisé et qu'il produit un impact positif. Prévoyez des réunions régulières avec votre équipe et soulignez au moins une réussite hebdomadaire. Ces réussites peuvent aller d'un taux de lecture des e-mails légèrement plus élevé au respect du délai d'un projet important. Vous verrez, souligner les petites victoires va renforcer la positivité et la confiance de toute votre équipe à un moment où celle-ci est probablement assez faible. Cela va également rassurer vos collaborateurs sur le fait que, peu importe ce qui se trame entre les dirigeants, leur objectif est simplement se concentrer sur ce qu'ils peuvent maîtriser. 4. Sollicitez leur avis Vous ne souhaitez peut-être pas le savoir, mais il est important de déterminer ce qui se passe réellement dans votre équipe. Les retours d'informations sincères de vos collaborateurs vous permettront de réellement évaluer le niveau de "chaos" qui s'est installé, et ils se sentiront écoutés. Abordez leurs préoccupations avec honnêteté et transparence (voir plus haut) et informez-les de la direction précise, des actions constructives que vous envisagez. Essayez d'éviter les questions vagues qui appellent des réponses vagues du type « comment ça va ? », soyez aussi précis que possible. Voici quelques questions que vous pouvez poser : Comment les changements dans la société vous affectent-ils personnellement ? Comment pensez-vous que l'équipe gère ces changements ? Que puis-je changer pour mieux vous aider à rester productif ? Quels changements souhaiteriez-vous au niveau de la société / de l'équipe ? 5. Prévoyez une sortie en équipe Comme l'a exprimé le grand Benjamin Franklin : « Nous devons effectivement nous serrer les coudes, ou bien assurément nous sombrerons seuls. » Prévoyez une activité divertissante pour que votre équipe se change les idées et oublie le chaos un instant. Les « Happy hours », les chasses au trésor, et les soirées sont de bonnes raisons de quitter le bureau et de construire des relations. Consultez notre liste complète de jeux pour favoriser l'esprit d'équipe pour obtenir plus d'idées. Diriger votre équipe en temps de crise Finalement, en tant que responsable, il vous revient de juger du niveau de préoccupation de votre équipe et d'éliminer tous les stress additionnels qui entravent leur performance. La négativité résultant des changements d'une société peut être extrêmement contagieuse et se propager de manière incontrôlée. Vous devez donc tuer l'infection dans l'œuf et encourager la confiance et la positivité. Avec cette stratégie, votre équipe est assurée de pouvoir supporter toutes les tempêtes !
Arrêtez-moi si vous avez déjà entendu ceci : un développeur frustré en a assez que son responsable prenne de mauvaises décisions et se concentre sur les mauvaises choses. Il tourne constamment autour de lui, à poser des questions du genre : « Combien de temps faut-il pour ça ? » Il ne comprend tout simplement pas le processus de développement et finit par se mettre en travers du chemin. Si vous êtes un chef de projet affecté à la direction d’une équipe de développement et que vous n’avez pas beaucoup d’expérience technique vous-même, vous pourriez vous demander de quelle façon éviter de devenir ce chef cauchemardesque que tant de développeurs semblent mépriser. Comment mener un projet de développement informatique au succès sans vous aliéner votre équipe ? Bonne nouvelle : de bien des manières, diriger des développeurs, c’est comme diriger n’importe quelle autre équipe. Vous n’avez pas besoin de savoir coder pour comprendre comment les membres de votre équipe font leur travail — pas les aspects techniques de l’architecture et de la programmation, bien sûr, mais leurs obstacles communs, leurs outils préférés et leurs meilleures pratiques. Apprenez les signes indiquant que quelque chose va échapper à tout contrôle. Créez un bon environnement de travail. Faites de votre mieux pour guider votre équipe, sans la contrôler. En même temps, les chefs de projet futés savent que les équipes de développement ont bel et bien leurs propres besoins et défis uniques. Les 6 conseils suivants vous aideront à gérer et motiver les membres de votre équipe de développement. Ne les traitez pas comme de simples codeurs Le développement d’un logiciel est un vrai travail de création : les membres de votre équipe IT ont besoin de temps pour réfléchir, résoudre les problèmes et trouver de nouvelles solutions. Alors, offrez-leur une certaine liberté et ne mesurez pas leurs performances seulement avec le nombre de lignes de code écrites chaque jour. Les délais sont-ils respectés ? Combien de défauts sont créés, trouvés et corrigés ? Que pensent leurs pairs de leurs performances ? Recherchez un mélange de qualité, de quantité et de capacité à collaborer. Comprenez ce qui les motive Beaucoup de développeurs sont stimulés par le défi que représente la résolution d’un problème intéressant. C’est pourquoi bon nombre d’entre eux sont heureux de travailler gratuitement pendant leur temps libre sur des projets open source qui attirent leur curiosité ou sont liés à l’une de leurs passions personnelles. Si vous pouvez obtenir qu’ils s’investissent personnellement dans le problème en cours, ils s’impliqueront et seront motivés pour travailler de leur mieux. Ne craignez pas de poser des questions sur le développement informatique Vous ne pouvez pas (et ne devriez pas) prétendre que vous savez tout ce que fait votre équipe et elle emploiera sûrement une terminologie que vous connaissez peu. Si un membre de l’équipe IT dit quelque chose que vous ne comprenez pas bien, n’hésitez pas à interrompre la réunion pour lui demander de s’expliquer. Prenez un stylo et du papier, et décrivez les grandes lignes si cela peut vous aider à garantir que votre équipe et vous-même êtes sur la même longueur d’onde. La gestion des exigences dans le cadre des projets de développement logiciel Des commentaires précis et des exigences appropriées sont essentielles pour livrer un logiciel de haute qualité. Parlez donc à autant de personnes que possible pour définir ses fonctionnalités et sa facilité d’utilisation. Demandez « pourquoi » afin de découvrir les vrais problèmes et besoins que le projet essaye de satisfaire. Sans ces détails, il est trop facile pour les développeurs de finir par deviner et créer un produit qui ne correspond pas aux objectifs. Les développeurs réussissent également grâce à des commentaires précis. Ainsi, au lieu de dire « ceci doit être plus rapide », précisez : « Nous avons besoin que ceci se charge en moins d’une seconde. » Employez des chiffres dès que possible pour définir des attentes très claires. L'importance de la gestion du temps Des réunions, des politiques d’entreprise, de la paperasse inutiles : réduisez au minimum les distractions dès que vous le pouvez en vous chargeant de la plupart d’entre elles pour laisser votre équipe se concentrer sur le travail en cours. Repoussez les dates d’expédition et les délais arbitraires, irréalistes. Le rôle de la communication dans la satisfaction client Il se peut que vous ne compreniez pas les détails du développement d’un logiciel, mais vous apportez des informations précieuses sur la façon dont vos clients pensent et ce qu’ils veulent au final. Alors, aidez à traduire les objectifs des clients en décomposant les gros projets en tâches détaillées. Et expliquez le travail effectué par les développeurs (ainsi que les erreurs, les obstacles et les opportunités amenés à surgir) de façon à ce que les clients le comprennent. Les mêmes règles s’appliquent aux développeurs comme à n’importe quel autre type d’équipe : ne les microgérez pas, écoutez les commentaires réguliers et faites-en, donnez-leur des instructions spécifiques et définissez clairement les rôles, les responsabilités et les priorités. Rapprochez les développeurs et les directeurs Tandis que votre équipe de développement est occupée à créer les produits, à faire la chasse aux bogues et à intégrer des commentaires dans JIRA, en tant que chef de projet, vous suivez les ressources et la progression des projets dans Wrike. La synchronisation bilatérale Wrike + JIRA permet aux responsables et parties prenantes de suivre l’état du travail, d’adapter les priorités et d’envoyer des commentaires aux développeurs via Wrike, tandis que les développeurs peuvent répondre à ces demandes sans quitter JIRA. Commencez un essai gratuit de Wrike Entreprise pour tester ses fonctionnalités avec votre propre équipe de développement. Sources : Gigster.com, TechCrunch.com, CIO.com, Foredecker
La distance n'est plus un obstacle à la collaboration. Les outils de collaboration en ligne nous permettent de travailler avec des collègues alors que des milliers de kilomètres nous séparent. Ils nous permettent d'être plus mobiles, d'accéder aux informations relatives aux projets depuis n'importe où et à tout moment. Mais les mêmes problèmes qui entravent la collaboration dans nos espaces de travail physiques nous ont suivi en ligne. Les communications qui se perdaient dans une pile de papiers sont désormais enfouies dans nos boîtes de réception ; les données importantes qui disparaissaient dans un classeur poussiéreux sont désormais perdues dans des hiérarchies de dossiers dupliquées dans de multiples versions. La mauvaise communication est toujours d'actualité, les commentaires et attributions se perdent toujours dans la réorganisation, et nous jonglons toujours avec les nombres et mettons toujours à jour des feuilles de calcul pour glaner des informations significatives dans les données de travail. Les outils de collaboration offrent une solution qui permet à votre équipe de profiter des bénéfices en temps réel de la collaboration en ligne, tout en évitant le désordre qui va de paire avec le travail via e-mail, les feuilles de calcul et la messagerie instantanée. De quelles manières un outil de collaboration vous permet-il d'e booster ses performances ? 1. Améliorer la qualité Travailler seul implique que vous travaillez avec un seul ensemble d'idées : les vôtres. En collaborant, vous pouvez exploiter les capacités collectives de votre équipe pour créer la meilleure idée, ou tester quelques plans différents pour trouver la meilleure solution. Les outils de collaboration vous offrent un endroit conçu pour le « brain dump » : chaque personne impliquée dans un projet peut lister ses propositions sans avoir à en débattre (comme cela est souvent le cas lors des réunions d'idéation), tout en s'inspirant des idées et discussions des membres de leur équipe. Lorsque l'équipe passe en revue la liste complète des possibilités créatives, elle peut commencer à travailler immédiatement pour appliquer l'idée choisie dans la réalité. Les idées ne sont pas perdues dans les boîtes de réception et les voix discrètes ne sont pas ignorées accidentellement. 2. Améliorer la rapidité Un logiciel de collaboration réunit chaque ressource, chaque idée et chaque personne dans un espace collectif unique. Votre équipe ne perdra pas son temps à rechercher des pièces jointes importantes dans des e-mails, à attendre les mises à jour d'état ou les approbations, ou à courir après un collègue pour obtenir son aide. Chaque partie du projet, de l'idée initiale à la version finale, peut être créée et complétée dans un emplacement unique et accessible à tout moment, de sorte que chacun puisse se connecter aux informations professionnelles dès qu'il en a besoin, ou dès qu'il a une nouvelle idée. Votre équipe peut collaborer comme, quand et où elle veut, sans avoir à attendre les heures de travail normales ou la prochaine réunion physique pour avancer. 3. Renforcer la responsabilisation Si vous avez analysé les équipes de haute performance, vous savez que la responsabilisation publique est un atout dans le jeu de la progression des projets. Les personnes sont 33 % plus susceptibles d'accomplir un objectif lorsqu'elles l'écrivent et disent à d'autres personnes qu'elles travaillent sur cet objectif. Les outils de collaboration offrent aux membres de votre équipe un moyen de s'engager publiquement dans leurs tâches et objectifs, et ils peuvent ainsi partager leur progression, demander de l'aide et terminer des projets en toute transparence. De plus, lorsque chaque membre de votre équipe sait non seulement de quoi il est responsable, mais également de quoi sont responsables ses collègues, le travail inutilement dupliqué disparaît. 4. Susciter l'innovation Ceci est encore vrai aujourd'hui : deux esprits valent mieux qu'un ! Lorsqu'un outil de collaboration vous permet d'observer autour de vous et de découvrir les nouveaux projets sur lesquels travaillent vos collègues, cet aperçu peut susciter des idées innovantes pour les projets en cours ou à venir. « Je vois que Lucie travaille sur notre nouvelle fonctionnalité.... Et si nous envisagions ça différemment ? Je vais suggérer cette idée. » Les outils de collaboration donnent accès à des informations susceptibles de développer la créativité au quotidien, au lieu de restreindre ces moments d'avancée sensationnelle à des réunions de mise à jour hebdomadaires ou à des conversations accidentelles près du distributeur d'eau. Les outils de collaboration libèrent également les idées des limites de la hiérarchie organisationnelle. Une visibilité à l'échelle de l'entreprise signifie que de nouvelles idées et initiatives peuvent venir de n'importe quel employé, et pas simplement des cadres. Des propositions qui ont pu être oubliées, ou qui n'ont jamais été soumises de manière formelle, circulent désormais librement pour se développer et attirer l'attention sur la base du mérite, et non d'un accès limité à des décideurs. Votre équipe est votre plus grande ressource Au final, votre plus grande ressource, c'est votre équipe ! En leur fournissant des outils qui leur permettent de collaborer avec moins de stress et une plus grande efficacité, vous leur permettez de se concentrer sur les résultats de leurs efforts, au lieu de rester englués dans le processus. Après tout, un bon outil de collaboration lisse le flux de travail pour chacun. Il réduit le nombre de fichiers perdus, facilite le processus d'idéation et diminue le temps passé à attendre des commentaires ou des instructions. Plus important encore, il permet aux idées d'être remarquées, de sorte que votre équipe puisse réaliser son plein potentiel.
Réunions. E-mails. Rapports. Délais. Si en regardant une longue liste de tâches vous vous dites « Je n'ai aucune envie de faire ça ; je me demande ce qui se passe sur les réseaux sociaux » — continuez à lire. Votre emploi du temps est tellement chargé que feriez n'importe quoi pour disposer de quelques heures de plus par jour. Mais avant de courir acheter des minuteurs pomodoro et les toutes nouvelles applications pour la productivité, sachez que le fait d'en faire plus n'exige pas d'adopter des habitudes complexes. Les secrets d'une meilleure productivité sont étonnamment simples. Que vous ayez besoin d'une dose de motivation, d'un peu plus de concentration, d'un coup de pouce pour mieux hiérarchiser les tâches, ou d'astuces pour vous faire gagner du temps, cette infographie présente plus de 75 conseils de productivité rapides et simples que vous pouvez commencer à suivre dès maintenant. Partagez sur les réseaux sociaux cette infographie avec ceux qui, comme vous, remettent tout au lendemain, ou utilisez ce code incorporé : Cette infographie vous est offerte par Wrike Obtenez la totalité des Cartes de conseils en productivité pour les partager avec vos collègues, ou pour les imprimer et les afficher près de votre bureau. Vous pourriez peut-être abattre les cartes et en essayer une nouvelle chaque jour ? Vous voulez d'autres conseils en productivité ? Téléchargez gratuitement une version PDF présentant 25 autres conseils de productivité approuvés pour vous aider à aller au bout de votre liste de tâches.
Votre équipe est à l'œuvre, concentrée. Elle travaille dur pour finaliser le produit avant le lancement de la campagne. Tout le monde avance bien, et avec un peu de chance, vous terminerez dans les délais. Puis soudainement, la voilà... la demande ad hoc. On passe à votre bureau, vous recevez un court e-mail ou un message instantané, on vous interpelle « Hé, j'allais te demander... » alors que vous vous servez un café dans la cuisine. Ces demandes surgissent soudainement, et même si ce sont généralement des tâches rapides, elles peuvent fortement affecter votre équipe. Selon notre rapport de gestion du travail, pour lequel 1 400 travailleurs du savoir ont été sondés, le principal obstacle pour 60 % des répondants est de « travailler sur un nombre trop important de choses en même temps », suivi de « priorités incertaines » (31 %) et de « trop de demandes des autres » (28 %). Aujourd'hui, les responsables marketing passent seulement 36 % de leur temps sur le travail pour lequel ils ont été recrutés. Il n'est pas surprenant que les demandes ad hoc figurent parmi les principaux obstacles à la productivité au travail. Et pourtant, les demandes ad hoc sont inévitables, elles sont nécessaires si l'on veut satisfaire les clients. Votre équipe marketing doit répondre rapidement aux demandes changeantes des clients, et donc faire preuve de flexibilité. L'une des plus grandes difficultés pour les responsables marketing consiste à établir un processus qui permette d'intégrer les demandes ad hoc tout en minimisant les interruptions et la distraction pour votre équipe. Utilisez ces stratégies pour incorporer les tâches imprévues dans votre flux de travail et gérer toutes les demandes entrantes. Planifiez les demandes ad hoc Vous savez que vous recevrez des demandes ad hoc, donc laissez une marge de manœuvre lorsque vous planifiez la charge de travail et les sprints de votre équipe. Vin D'Amico, le blogueur de Enterprise Agile suggère de prioriser les éléments selon les catégories A et B : les éléments A sont les tâches que l'équipe s'engage à réaliser durant le sprint, et les éléments B seront réalisés s'il reste du temps, mais ces derniers seront substitués par les demandes ad hoc au besoin. Ceci permet de garantir que l'équipe avance convenablement sur les objectifs principaux, tout en gardant une certaine flexibilité. Visualiser la charge de travail de votre équipe est un autre moyen simple pour voir qui a la marge de manœuvre suffisante pour traiter une demande urgente lorsqu'elle survient, ou réorganiser les tâches tel que nécessaire pour ne pas surcharger une personne. [caption id="attachment_417149" align="aligncenter" width="820"] Visualisation de la charge de travail Wrike[/caption] Adoptez Agile pour être plus réactif Mettre en place une méthodologie Agile permet à votre équipe marketing de réagir plus rapidement, et à votre flux de travail d'être beaucoup plus flexible lorsqu'il s'agit de traiter les demandes entrantes. 18 % des responsables marketing affirment qu'adopter Agile a renforcé la qualité de leur travail, et 16 % disent que leur équipe est plus en phase avec les priorités. Il est important de noter ceci : Agile n'est pas synonyme d'improvisation, et adopter Agile ne signifie pas abandonner toute structure ou planification. Les deux composants essentiels de Agile sont la priorisation implacable et la communication constante dans l'équipe. Cela signifie que votre équipe est plus à même d'identifier les demandes ad hoc étant des priorités à incorporer dans votre sprint, de les caser dans la charge de travail en cours, et de collaborer pour éviter qu'un déluge de demandes entrantes ne retombe sur un seul membre de l'équipe ou ne crée de goulots d'étranglement pour toute l'équipe. Pour plus d'informations sur la mise en place de Agile dans votre équipe marketing, téléchargez gratuitement 7 étapes pour le développement d'une équipe de marketing Agile Agissez en défenseur de votre équipe En tant que responsable marketing, vous savez que même les meilleurs plannings peuvent capoter à cause d'une tâche inattendue. Votre travail consiste à traiter ces imprévus et à agir en défenseur pour que votre équipe reste concentrée. Il est probable que votre équipe marketing soit bombardée de demandes dans leurs boîtes de réception, Slack, réunions, documents Google partagés et conversations de couloir. Non seulement il est impossible d'avoir une idée précise de la quantité de travail que vous recevez, mais il est également difficile de prioriser les tâches et de garantir que votre équipe possède les ressources nécessaires. Toutes les demandes ad hoc doivent donc passer par vous, pour que vous puissiez compiler toutes les informations nécessaires et mettre de côté les tâches non urgentes avant qu'elles ne distraient votre équipe. Nommez un tireur d'élite Kirsten Minshall, fondateur du studio d'applications Web UVD basé à Londres, conseille de définir un poste spécial dans votre équipe : une personne qui puisse agir rapidement et gérer les demandes entrantes. En travaillant étroitement avec vous comme défenseur, le tireur d'élite assigne les demandes ad hoc après les avoir analysées et acceptées comme priorités. Si aucune demande n'arrive, cette personne peut toujours travailler sur les tâches en attente pour rester productive. Mais cela permet au reste de votre équipe de se concentrer sur leurs tâches et leurs objectifs, tout en intégrant les tâches urgentes. Vous pouvez également faire tourner le poste de tireur d'élite au sein de votre équipe pour que personne ne se sente isolé ou épuisé par un flux constant de demandes entrantes. Formalisez le processus de demandes Vous ne pouvez gérer ce que vous ne voyez pas. S'il vous est déjà arrivé de vous réunir personnellement avec un membre de votre équipe, et que celui-ci vous parle de son travail sur des tâches dont vous ne savez rien, il est temps d'instituer un processus de demandes formel. Ceci implique la fin des demandes non officielles ou fortuites : votre équipe doit tout recevoir sous forme de demandes formelles. Et ceci, que la tâche soit minime ou que le poste de la personne la demandant soit ronflant. Il est essentiel, pour que vous et votre équipe gardiez le contrôle sur une quantité importante de travail, d'établir un espace central vers lequel diriger toutes les demandes entrantes, les prioriser et trouver toutes les informations nécessaires à la bonne réalisation du travail. Au lieu d'avoir les demandes éparpillées dans des e-mails, sur des Post-it ou dans des tableurs, utilisez un tableau Scrum pour rapidement les prioriser, les assigner et les suivre. De cette manière, vous savez qui est à charge de chaque demande et quel est son statut, et tout doublon est facilement identifié et supprimé de la liste. Découvrez comment configurer votre tableau Scrum dans Wrike pour commencer dès aujourd'hui. [caption id="attachment_414564" align="aligncenter" width="820"] Tableau Scrum dans Wrike[/caption] « Wrike a réellement modifié et amélioré la façon dont nous fonctionnons en tant qu'équipe. Je regarde les nouvelles demandes entrantes, j'évalue la disponibilité des personnes cette semaine, et je transfère les demandes dans la boîte de réception Design, de sorte que l'équipe est au fait des priorités. » - Katelyn Good, responsable de la stratégie et de la mise en œuvre marketing à Lightspeed POS Suivez toutes les tâches en cours Comme de nombreuses tâches ad hoc sont des demandes invisibles, « extra-officielles », il est impossible d'évaluer la quantité de travail réellement assignée à votre équipe, ou de déterminer comment améliorer le processus pour aider votre équipe à faire de son mieux. Bon nombre de responsables marketing se tourne vers des solutions de gestion de projet basées sur le Cloud pour faciliter la communication et le partage d'informations au sein des équipes. Cependant, même s'il existe des milliers d'outils pour aider les équipes marketing dans l'organisation et la collaboration sur les campagnes, peu de solutions sont, comme Wrike, conçues pour aider les équipes à gérer à la fois les projets planifiés et les demandes inattendues. En assurant un suivi intégral dans un outil de gestion du travail, vous pouvez : Obtenir une vision précise de la capacité actuelle de votre équipe, et voir à quoi se consacre chaque personne Allouer les ressources de manière plus efficace, ou justifier l'incorporation de ressources ou de personnel additionnels Mettre de côté les demandes non urgentes et permettre à votre équipe de rester concentrée sur les objectifs prioritaires de l'entreprise Rendre le travail visible pour les dirigeants et les parties prenantes, de façon à ce qu'ils puissent suivre l'avancement de leurs demandes Dire « non » (ou « pas aujourd'hui ») aux tâches non prioritaires et le justifier facilement Travaillez de manière proactive, et non réactive Définir un processus de traitement des demandes ad hoc permet à votre équipe de se concentrer sur les initiatives stratégiques essentielles qui permettent à l'entreprise de progresser, tout en gardant la flexibilité nécessaire pour répondre aux besoins des clients. Plus votre planification reflète la réalité du travail de votre équipe (en rendant visible le travail invisible, en formalisant les nouvelles demandes, et en réservant du temps pour les tâches ad hoc), plus vous avez de flexibilité pour faire des ajustements et des corrections en cours de route, et plus vous tirez partie des bonnes opportunités.
Avez-vous déjà eu un chef dépendant au travail ? Vous êtes scotché à votre téléphone, vérifiant compulsivement votre messagerie électronique à 3 heures du matin, et avez depuis longtemps abandonné l'idée de programmer des week-ends que vous devrez de toute manière annuler à la dernière minute. Alors que certaines personnes adorent se vouer corps et âme à leur travail et réussissent en se fixant et atteignant des objectifs audacieux, cette mentalité permanente n'est pas pour tout le monde. Si vous êtes le genre de personne qui a besoin d'une vraie coupure entre le bureau et la maison, travailler pour un bourreau de travail peut être stressant, car vous vous sentez obligé d'adopter son état d'esprit et ses habitudes au risque de mettre en danger votre santé mentale. Si vous ressentez une telle pression que vous sautez votre pause déjeuner, répondez à des e-mails à minuit et rapportez des montagnes de travail à la maison, sautez l'Irish coffee et lisez plutôt nos 10 conseils pour travailler pour un bourreau de travail. 1. N'oubliez pas que votre style de travail est valable. Même si vous vous donnez à 100 % lorsque vous êtes au bureau, vous pouvez avoir l'impression de ne pas en faire suffisamment, simplement parce que vous ne répondez pas aux e-mails 24 heures sur 24, ou parce que vous laissez votre ordinateur portable derrière vous lorsque vous partez en congés. Rappelez-vous que votre valeur est basée sur la qualité de vos contributions et non uniquement sur leur quantité, et que vous n'avez pas besoin de travailler 80 heures par semaine pour être un bon employé. 2. Ne partez pas du principe que, parce que votre responsable est accroc au travail, il attend la même chose de vous. Il y a de fortes chances qu'il comprenne que son style de travail n'est pas celui de tout le monde. Alors communiquez ! Indiquez comment et quand vous êtes joignable lorsque vous n'êtes pas au bureau et dans quelles situations. Si votre responsable sait qu'il peut vous joindre lorsque c'est important, il pourra se sentir moins anxieux en sachant que vous restez disponible. 3. Déterminez vos limites et communiquez-les. Si votre chef attend vraiment de vous que vous soyez disponible en permanence, vous devrez être pro-actif concernant la protection de votre temps personnel. Un bon responsable comprendra que si le travail (et le travailleur) va mal, un changement s'impose. Si vous prenez en charge tant de travail que vous ne pouvez plus être efficace, prévenez votre chef que vous êtes débordé et soyez prêt à lui proposer des solutions. Faites une liste des projets qu'un de vos collègues serait plus en mesure de traiter, ou proposez des suggestions sur la manière d'améliorer les procédures et de rendre le travail ennuyeux moins chronophage. 4. Une fois vos limites établies, tenez-vous y ! Même si vous avez eu une discussion au sujet de l'équilibre travail/vie personnelle, les vieilles habitudes ont la vie dure, alors vous devrez peut-être parfois rappeler à votre chef votre accord. S'il vous attribue encore régulièrement du travail le vendredi soir à réaliser pour le lundi matin, ne craignez pas de lui dire « Je suis désolé, mais j'ai d'autres projets pour ce week-end ». 5. Programmez un engagement après les horaires de travail Inscrivez-vous à un cours de spinning à 18 h 00, ou faites savoir que vous devez prendre le train de 17 h 25. En ayant un programme bien établi défini, vous ne risquerez pas de rester de plus en plus tard parce que vous vous sentez sous pression ou parce qu'ils vous reste des tâches à terminer. De plus, vos collègues et votre chef apprendront à anticiper et à accepter lorsque vous serez en congé pour la soirée. 6. Pensez à modifier vos heures. Le fait de travailler de 10 h 00 à 19 h 00 vous permet-il de passer plus de temps en contact direct ? Les gens remarquent plus facilement ceux qui restent quelques heures plus tard que ceux qui arrivent tôt, même si le nombre d'heures travaillées est le même. 7. Acceptez de rester travailler lorsque c'est important. Il est bon de définir des limites saines, mais ne soyez pas obstiné lorsque votre équipe a réellement besoin de vous. Il est possible que vous ayez à passer quelques soirées au bureau ou qu'un gros projet empiète sur un dimanche soir de temps à autre. Tant que ce n'est pas le cas chaque week-end, acceptez de rester travailler pour aider votre équipe, lorsque c'est important. 8. Gardez une trace de vos performances et de votre productivité. Chaque fois que vous barrez un élément sur votre liste de choses à faire ou que vous terminez avec succès un projet important, notez-le de sorte de pouvoir prouver que vous méritez vos soirées et vos week-ends. Si vous êtes engagé dans votre travail, efficace et fournissez de bons résultats, vos heures ne seront plus un problème. 9. Demandez des conseils. Les accrocs au travail passent beaucoup de temps au bureau et connaissent probablement toutes les ficelles de votre secteur, ce qui en fait des ressources précieuses d'apprentissage et de mentorat pour vous. Profitez de leurs connaissances et demandez-leur des conseils, en particulier sur les projets que vous trouvez ambitieux. 10. Concentrez-vous sur les points positifs. Travailler pour un chef dépendant au travail peut être une bonne chose ; cela peut vous pousser à développer de nouvelles compétences, vous donner l'opportunité de traiter des projets de premier ordre et vous permettre d'obtenir des promotions. Si vous voulez vous atteler au travail et y consacrer quelques heures supplémentaires, cela peut être passionnant ! Rétablissez votre équilibre travail-vie personnelle La bonne nouvelle, c'est que vous n'avez pas à travailler 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 pour impressionner votre chef dépendant au travail. Parcourez nos archives sur les Q&A avec Overwhelmed (Surchargée(e)) écrit par Brigid Schulte pour connaître le secret de l'équilibre sain entre le travail et la vie personnelle. Sources : Forbes.com, Fortune.com, TheProductivityPro.com, The Wall Street Journal
Je l'avoue : au cours de la rédaction de cet article, j'ai consulté Facebook, HipChat, Skype et Reddit. Et Instagram à deux reprises. Je suis passé à deux autres tâches et j'ai envoyé quatre e-mails. Non, l'ironie de la situation ne m'aura pas échappé. Les motifs de distraction sont omniprésents, et il peut nous sembler impossible de les refouler. Nous sommes envahis par un afflux incessant de nouveaux e-mails, accompagné de multiples questions et de demandes émanant des collègues de travail. Nous passons d'une activité à l'autre sur nos listes de tâches et répondons aux notifications pour tenter de concilier toutes nos responsabilités simultanément, en nous disant que nous sommes plus efficaces en faisant deux choses (ou plus) à la fois. Nous sommes nombreux à savoir que rester concentré sur une tâche à la fois permet d'obtenir de bien meilleurs résultats, et pourtant nous effectuons systématiquement plusieurs tâches en même temps pour essayer de rayer les éléments de nos longues listes deux fois plus rapidement. Pourquoi le multitâche est-il si attirant ? Et que pouvons-nous faire pour transformer notre tendance à céder aux distractions en productivité plutôt qu'en pure perte de temps ? Faisons comme Miss Frizzle et effectuons une petite plongée dans le cerveau pour comprendre comment fonctionne l'attention, ce qui se passe lorsque nous nous essayons au multitâche, et ce que nous pouvons faire pour tourner à notre avantage notre envie d'en faire trop. Neuroscience 101 : voici votre cerveau lorsque vous faites du multitâche S'essayer au multitâche, modifie le mode de fonctionnement de votre cerveau. Lorsque vous concentrez votre attention sur quelque chose, cela active une partie du système motivationnel de votre esprit : le cortex préfrontal, qui enveloppe l'avant de votre cerveau. Lorsque vous êtes concentré, le côté gauche comme le coté droit du cortex préfrontal travaillent en tandem. Mais lorsque vous pratiquez le multitâche, ils essaient de travailler chacun de leur côté. Vous avez peut-être l'impression de faire deux choses simultanément, mais en réalité vous passez d'un côté de votre cortex préfrontal à l'autre. Cette bascule prend une fraction de seconde, mais toutes ces microsecondes s'accumulent : en réalité cela vous prend jusqu'à 40 % plus longtemps pour effectuer les mêmes tâches que si vous les meniez à bien séparément. Sans oublier que le passage d'une tâche à l'autre exige énormément de ressources cognitives, ce qui vous expose davantage aux erreurs. Votre mémoire de travail, chargée du raisonnement, de la prise de décision et du processus d'apprentissage, dispose d'une capacité limitée. Elle se comporte comme un muscle qui ne pourrait soulever qu'un certain poids et effectuer un nombre limité de répétitions avant d'avoir besoin de se reposer et de récupérer. Les tâches complexes ont une charge cognitive plus élevée, et sollicitent davantage votre mémoire de travail. Essayer d'effectuer simultanément plusieurs tâches complexes, c'est tout simplement trop en demander à notre cerveau, et cela augmente le risque d'erreurs. Lorsque vous ajoutez une troisième tâche (comme suivre les indications de votre GPS), vous faites trois fois plus d'erreurs que lorsque vous faites deux choses en même temps. Vous ne pouvez faire plusieurs choses à la fois que lorsque la charge cognitive de chaque tâche séparée est faible ; par exemple, partir marcher tout en grignotant quelque chose et en écoutant votre podcast favori. Le système anti-distraction de votre cerveau Rester concentré ne nécessite pas seulement de canaliser vos capacités mentales vers un objectif unique, cela impose également de rester indifférent à tous les autres stimuli qui essaient de vous en distraire. Après tout, si vous n'êtes pas capable de filtrer ce qui est sans rapport avec la tâche qui vous occupe, toutes ces distractions vont vous ralentir. Lorsque vous êtes concentré, votre cerveau fonctionne différemment, même au niveau neural. Les messages que vos neurones envoient les uns aux autres sont plus intenses et plus clairs lorsque vous êtes concentré, comme s'ils se trouvaient dans une pièce bruyante et qu'ils essayaient de se crier un message unique et simple les uns aux autres. Parallèlement à une communication plus vigoureuse de vos neurones, des parties essentielles de votre cerveau se synchronisent entre elles. Des lignes de communication s'ouvrent entre les différentes zones du cerveau requises pour l'attention, et les signaux sans rapport sont supprimés afin d'empêcher les distractions de franchir ces zones. Le multitâche vous grille le cerveau Vous pensez peut-être que le fait de rester concentré et de bloquer les distractions implique un travail plus intensif de votre cerveau, mais en réalité c'est l'opposé. Le fait de passer d'une tâche à l'autre entraîne un besoin supplémentaire de votre cerveau en glucose, ce qui vous donne une sensation d'épuisement et de désorientation, même à l'issue d'une petite dose de multitâche. Par ailleurs, de récentes études ont démontré que le multitâche exerçait un impact physique, éventuellement définitif sur la structure cérébrale. Les personnes fortement investies dans le multitâche appliqué aux médias ont une densité de matière grise inférieure dans le cortex cingulaire antérieur, ce qui les aide à réguler deux fonctions corporelles automatiques comme la pression sanguine et le rythme cardiaque, ainsi que les fonctions cognitives rationnelles comme la prise de décision, l'empathie, le contrôle des impulsions et le contrôle des émotions. Le multitâche entraîne le stockage de nouvelles informations dans les mauvaises régions du cerveau. Il nuit à votre mémoire à court-terme. Le simple fait de savoir qu'il y a un e-mail non lu dans votre boîte électronique est susceptible d'abaisser votre QI professionnel de 10 à 15 points, ce qui vous transforme littéralement en un enfant de 8 ans en termes cognitifs. Non seulement le multitâche est mauvais pour votre cerveau, mais il est également néfaste pour votre corps. Il augmente les hormones de stress que sont le cortisol et l'adrénaline, pouvant entraîner un rétrécissement des artères, une augmentation de la glycémie et une déficience du système immunitaire, pour ne citer que quelques-uns des problèmes de santé possibles. Au vu de tous ces inconvénients préoccupants, pourquoi consacrons-nous toujours autant de temps au multitâche ? La poussée d'hormones liée aux distractions nous met en transe Même si vous avez besoin qu'il vous tienne concentré, votre cortex préfrontal a constamment besoin de nouveauté. Les nouveaux stimuli entraînent un afflux d'opioïdes endogènes dans les zones en quête de satisfaction du cerveau. Cela fait du bien de céder aux distractions. Non seulement il devient alors incroyablement difficile de se concentrer sur une seule tâche complexe, mais vous devenez plus enclin à effectuer une douzaine de tâches plus simples et plus anodines, comme répondre à des e-mails ou passer des appels téléphoniques, plutôt que de vous attaquer à des projets plus volumineux et significatifs. À chaque fois que vous répondez à un e-mail, publiez un Tweet ou envoyez un message instantané, vous recevez une poussée d'hormones directement dans le centre du plaisir du cerveau, et cela peut devenir extrêmement addictif. En fait, des recherches effectuées en laboratoire ont révélé que les rats capables d'appuyer sur une tige déclenchant une impulsion électrique directement dans cette zone de plaisir étaient tellement absorbés à pousser le levier qu'ils en oubliaient de s'alimenter et de dormir, au point de mourir de faim. Ceci donne une indication de la puissance de cette dépendance. Les exceptions à la règle interdisant de pratiquer le multitâche Malgré toutes ces raisons incontestables incitant à éviter le multitâche à tout prix, il existe quelques situations pour lesquelles il est bénéfique de savoir jongler entre les tâches. En voici un exemple : l'exercice. L'activité physique stimule la circulation sanguine vers votre cerveau, lui apportant l'oxygène et les autres nutriments nécessaires à une performance mentale optimisée. Elle produit également des substances chimiques capables d'améliorer la mémoire, les capacités de résolution des problèmes et de prise de décision, tout en libérant des hormones qui augmentent l'attention, la motivation et la concentration. Dans une étude récente menée par l'Université de Floride, les participants pédalant sur des vélos stationnaires devaient effectuer une série de tâches de difficulté variable. Il a été observé que les tâches faciles entraînaient un rythme de pédalage plus rapide, sans porter préjudice à leur capacité cognitive. Leurs cerveaux et leurs corps travaillaient efficacement sur des tâches simultanées. À mesure que la difficulté des tâches augmentait, leur vitesse de pédalage ralentissait, mais même le travail mental le plus difficile ne faisait que les ralentir à leur vitesse de pédalage d'origine. Les tâches pénibles qui représentent une charge cognitive faible constituent un autre cas dans lequel le multitâche peut améliorer votre performance. Laisser votre esprit vagabonder pendant que vous faites la vaisselle ou que vous pliez le linge encourage la résolution de problèmes créative et stimule la prise de décision efficace, en vous laissant imaginer les résultats de différents choix, ou trouver une toute autre alternative. Votre cerveau est plus performant dans la résolution de problèmes complexes lorsqu'il se détache de la situation et l'aborde sous un angle différent. (C'est pour cela que vous trouvez toujours vos meilleures idées lorsque vous êtes sous la douche ou en train de vous brosser les dents). Enfin, un nouveau type de multitâche est en train d'émerger, dans l'ère numérique de la surcharge d'informations. "L'attention partielle continue" consiste à écrémer mentalement plusieurs flux de données entrantes simultanément et à ne glaner que les détails pertinents dans chacun d'entre eux. Imaginez que vous êtes en train de travailler sur une tâche tout en écoutant de la musique, et que vous entendez soudain un certain mot dans une conversation en arrière plan, qui retient votre attention. Même si vous êtes essentiellement concentré sur une tâche particulière, une partie de votre cerveau est néanmoins attentive à cette conversation. Vous êtes simultanément conscient de plusieurs flux d'informations, les plaçant tous dans un recoin de votre esprit et portant votre attention sur celui qui vous semble le plus urgent ou intéressant. Avec la technologie moderne, nous sommes exposés à une quantité vertigineuse de données entrantes, et nous utilisons ce type de multitâche pour extraire rapidement des informations utiles d'une masse de ressources disponibles. Faire tomber le mythe du multitâche À la fin des années 90 et au début des années 2000, avec l'émergence des PDA et autres appareils de productivité personnelle, nous avons adopté le multitâche comme une façon de nous mettre au diapason du nouveau rythme des activités. Nous avons appris à mettre en valeur notre capacité à concilier de multiples tâches sur nos CV, en vantant le nombre de projets que nous étions capables de mener de front. Les adeptes du multitâche étaient vus comme des employés efficaces et très performants. Maintenant nous savons la vérité : le multitâche nuit à notre travail. Cela nous ralentit, nous expose à davantage d'erreurs, et nous épuise mentalement et physiquement. Mais nous connaissons également les quelques situations clés pour lesquelles le multitâche peut représenter de véritables avantages, afin que nous cédions à l'attirance de notre cerveau pour la distraction, sans sacrifier à la clarté mentale ni nuire à notre intellect.
Imaginez que vous assistez à une réunion, et discutez de l'avancement d'une nouvelle campagne. La Directrice Artistique, Julie, dit qu'elle attend toujours l'approbation finale du budget de conception. Vous vous exclamez, « Mais, le service des finances l'a approuvé la semaine dernière ». « Tu n'as pas vu l'e-mail ? » Puis Mark, le Responsable Marketing Produits, annonce, « Je viens d'apprendre du service des Ventes qu'ils veulent toute la nouvelle documentation commerciale, y compris un PDF mis à jour. Qui a le temps de plancher sur cela, et de voir comment est-ce que cela va affecter notre calendrier ? ». Silence. Vous retournez à votre bureau, où vous trouvez 3 e-mails vous demandant d'approuver de nouvelles ressources de campagnes. Mais vous n'avez aucune idée de qui dans l'équipe y a déjà jeté un coup d'œil, ni de quelles modifications ont déjà été demandées. De plus, devez-vous réviser la pièce jointe, ou la version légèrement différente présente dans le corps de l'e-mail ? Parcourir le fil de la discussion ne vous aide pas non plus. Vous êtes dans un désordre de modifications et de révisions. Vous souhaiteriez que les choses soient plus simples ? L'automatisation du flux de travail ne sert pas seulement pour les processus métiers ennuyeux. Automatiser vos flux de travail créatif est un moyen intelligent de fluidifier votre collaboration sur la création. Pourquoi automatiser les flux de travail de votre équipe Marketing ? Moins de tâches de gestion Combien de temps est-ce que votre équipe passe quotidiennement à mettre à jour les tableurs, à générer des rapports et à ajuster les calendriers de campagnes ? Automatiser ces tâches routinières peut vous faire gagner un temps considérable, et vous libérer des heures dans la journée pour vous concentrer sur des travaux de création à plus grande valeur ajoutée. L'automatisation permet également d'assurer que les rapports et les mises à jour sont basées sur des informations précises et à jour, vous offrant ainsi tous les détails nécessaires pour prendre des décisions éclairées en temps réel. Moins d'erreurs et d'incohérences Avez-vous déjà expérimenté ce sentiment lorsque vous réalisez que la refonte de votre site Web plombe votre référencement ? Ou le casse-tête lorsque vous lancez une campagne avec des tarifs obsolètes ? En tant que Directeur Marketing, vous devez assurer que vos initiatives Marketing se déroulent sans incident. Mais le diable est dans les détails, et l'oubli d'éléments importants peut vous coûter cher. Grâce à l'automatisation, les programmes créatifs sont standardisés, ils contiennent tous les détails importants nécessaires à la bonne réalisation du travail, et ils sont automatiquement attribués aux bonnes personnes. Aucun détail important ne peut être mal transmis, oublié ou négligé. Les processus et politiques sont cohérents, moins de tâches sont laissées pour compte, et tout le monde a clairement connaissance des responsabilités et des délais. L'automatisation vous permet également d'offrir une expérience client plus cohérente à travers vos différents canaux. Des outils comme Hootsuite et Buffer, par exemple, automatisent votre calendrier de publication sur les médias sociaux pour que les prospects et les clients aient toujours accès à une page active et que l'identité de votre marque reste cohérente sur vos réseaux. Demandes Wrike Des révisions et approbations plus rapides Est-ce que tout le monde a approuvé la version finale ? Combien de temps devez-vous attendre pour que quelqu'un émette ses commentaires avant de passer à la phase suivante ? Si deux personnes font des retours contradictoires, lesquels prenez-vous en compte ? Automatiser les processus de révision et d'approbation peut éviter le bazar et les doutes de dernière minute. Les rappels, les alertes et les notifications permettent de faire avancer le processus de révision, car tout le monde peut consulter le statut de chaque ressource. Il est facile de se maintenir à jour, le processus suivi est clair, et rien n'est publié par erreur sans les approbations requises. Essayez la révision et l'approbation avec Wrike gratuitement Moins de problèmes de processus Vous ne pouvez pas réparer ce que vous ignorez être défectueux. Automatiser vos flux de travail vous permet de facilement repérer les tâches qui n'avancent pas, celles qui demandent le plus de temps et de personnel, et ce que vous pouvez quelque peu modifier pour rendre le travail plus efficace. Les notifications automatiques, qui préviennent vos collègues lorsqu'ils peuvent travailler sur une tâche, permettent une transmission plus simple et plus rapide des tâches et une bonne fluidité du travail. De meilleures recettes Tous ces avantages contribuent à une chose : améliorer vos résultats financiers. En automatisant vos flux de travail de création, votre équipe peut passer plus de temps sur le travail créatif à forte valeur ajoutée plutôt que sur les tâches administratives routinières. La collaboration est plus efficace, car les documents sont transmis rapidement et les demandes contiennent le contexte nécessaire pour commencer le travail. Les équipes s'épargnent le cycle frustrant les obligeant à retravailler et réviser quelque chose à cause d'une mauvaise communication. Les erreurs coûteuses sont évitées grâce à un processus de révision et d'approbation minutieux. Si vous êtes à la recherche d'un nouvel outil de collaboration, téléchargez notre guide gratuit pour l'acheteur de logiciel de collaboration. Il inclut des questions et les fonctionnalités à prendre en compte avant d'effectuer votre achat. Commencez à automatiser les flux de travail de votre équipe Marketing Essayez Wrike Marketing pour voir comment vous libérer de vos principales difficultés. 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