Savez-vous combien de temps vous et votre équipe perdez chaque jour ? Je ne parle pas de ces moments où on se demande comment on a encore atterri sur Facebook, je parle du manque d’efficacité, du temps gaspillé parce que: On fouille dans ses e-mails à la recherche de documents. On a utilisé par erreur des informations caduques et tout le travail est à reprendre. On attend que quelqu’un nous envoie les informations voulues. On est interrompu par des collègues qui ont une « petite » question. On estime qu’un employé gaspille en moyenne 25 % de sa journée de travail à des tâches inefficaces. C’est énorme. Dans une journée de 8 heures, ce sont 2 heures de perdues chaque jour... 10 heures par semaine... 520 heures par an. Faites le calcul: un employé type est payé plus de trois mois par an (65 jours!) pour collecter des informations. C’est valable pour chaque employé de votre entreprise. Ça vous choque? Consultez l’infographie ci-dessous pour en savoir plus sur les défis auxquels les équipes et les responsables font face au travail de nos jours: Les nouveaux outils de gestion du travail aident les équipes à éliminer ces inefficacités, pour qu’elles cessent de perdre autant de temps à la collecte d’informations et en passent davantage au travail lui-même. Que vous soyez responsable ou membre d’une équipe, il est temps d’aider votre entreprise à accroître ses performances. Essayez gratuitement notre outil de gestion du travail pendant les deux prochaines semaines et lancez un défi à votre équipe: accomplir plus au quotidien. Lancez dès maintenant votre essai gratuit de Wrike de 2 semaines avec votre équipe Vous pouvez partager cette infographie sur votre blogue. Copiez-collez ce code incorporé: Infographie conçue par Wrike
Gestion des parties prenantes, suivi des tâches et gestion des imprévus : les gestionnaires de projet doivent sans cesse se renouveler et se former aux nouvelles techniques pour accomplir les missions de leurs équipes.
Vous êtes un directeur créatif. Vous avez trop de projets, votre personnel travaille déjà en heures supplémentaires, et vous ne savez pas du tout comment faire pour réaliser tout le travail rapidement et efficacement avec votre système actuel. À qui vous adressez-vous ? Les solutions de gestion de travail collaboratif permettent d'éliminer le temps perdu par votre équipe à assister à des réunions supplémentaires, à gérer une quantité insurmontable d'e-mails et à rechercher au hasard les toutes dernières pièces jointes et les créatifs mis à jour. Plus important encore, un outil de collaboration efficace laissera davantage de temps à vos créatifs pour ÊTRE créatifs, au lieu de repérer les caractéristiques du projet ou d'envoyer des e-mails. Les équipes créatives sont occupées, très occupées, qu'elles rapportent de nouveaux clients ou qu'elles jonglent avec des demandes qui n'en finissent pas. Elles n'ont pas le temps d'essayer de nouveaux outils juste pour voir leurs efforts échouer. Avant de choisir une solution de gestion du travail et de foncer tête baissée, lisez ce guide. Il vous aidera à faire le meilleur choix pour votre équipe créative occupée. Puis allez de l'avant et créez ! 1. Définissez vos procédures pour l'utilisation de l'outil Vous savez comment vous faites ce que vous faites. Aussi, en tant que premier adepte et ultime défenseur de l'outil, profitez de ces connaissances et créez un ensemble de règles clairement définies établissant la manière dont votre équipe utilisera le nouvel outil, de sorte qu'elle sache à quoi s'attendre. Créez un document qui décrit : Quelles fonctionnalités vous utiliserez, et comment. Certains outils sont fournis avec de nombreuses fonctionnalités, mais elles ne vous seront pas toutes utiles. Préparez une liste des fonctionnalités qui pourront être utiles à votre équipe et indiquez précisément comment elles lui faciliteront le travail. Comment organiser votre travail. Votre outil de collaboration doit offrir un système permettant d'organiser des tâches dans des dossiers ou des projets, de sorte que votre travail ne soit pas disséminé au hasard dans l'outil. Décidez si votre équipe organisera le travail en fonction du type de livrable(s), du client demandeur, du concepteur assigné ou de tous les facteurs précités, selon ce qui vous convient le mieux. Comment nommer votre travail. La définition d'une convention d'affectation des noms cohérente permettra à vos employés de comprendre plus facilement ce qu'ils verront en ouvrant une tâche. Définissez un système pour inclure des règles telles que : Démarrer/arrêter les tâches avec [nom du client] Démarrer les tâches avec un verbe ; par ex. : « Créer » ou « Mettre à jour » Démarrer/arrêter les tâches avec une estimation de durée pour la tâche ; par ex. : [2 h] Comment organiser vos pièces jointes. Précisez à votre équipe l'emplacement où les documents et les fichiers créatifs doivent être stockés, afin de vous assurer que vos créatifs et vos fichiers ne seront pas égarés. Seront-ils conservés tous ensemble dans un dossier ? Seront-ils annexés au niveau du dossier, au niveau du projet ou au niveau de la tâche individuelle ? Y a-t-il un lecteur partagé dans lequel tous les fichiers sont actuellement stockés ? Comment nommerez-vous les créatifs afin de les identifier facilement ? Une fois un projet terminé, les versions finales des créatifs seront-elles conservées dans un emplacement spécifique ? Organisation des réunions récurrentes. Si votre équipe assiste à des réunions récurrentes, indiquez-les dans votre outil. Cela n'est absolument pas nécessaire, mais permet de regrouper l'ensemble de votre travail collaboratif (et une réunion doit être collaborative) dans un espace cohésif unique. Notre suggestion : Créez un dossier appelé « Réunions », avec des sous-dossiers pour les différents types de réunions (le cas échéant). Dans ce dossier, créez ensuite une tâche avec la date et l'intitulé de votre réunion, assignez-la à chacune des personnes assistant à la réunion, définissez la date et faites-en une tâche récurrente. Pendant ces réunions, prenez des notes concernant la réunion dans cette tâche, de sorte que chacun ait un accès immédiat aux notes et puisse en ajouter d'autres, si besoin. 2. Mettez en place un petit groupe restreint à des fins de test Après avoir présenté les procédures relatives à l'utilisation de l'outil, ne partez pas automatiquement du principe que vous avez créé la meilleure méthode pour l'ensemble de votre équipe. Tout comme vous le feriez avec vos clients sur un projet, demandez aux membres de votre équipe de vous faire part de leurs remarques. Mettez en place un petit groupe restreint d'utilisateurs de la première heure, expliquez les procédures présentées, formez-les sur les fonctionnalités et l'utilisation de l'outil, puis demandez-leur de commencer à l'utiliser immédiatement pour collaborer sur un petit ou un gros projet. Vantez-leur les avantages liés à l'utilisation du nouvel outil et des procédures et encouragez-les à essayer de se fier au nouvel outil pour réduire le risque qu'ils reviennent à leur précédent mode de travail. 3. Adaptez vos procédures pour les améliorer Alors que le projet collaboratif est en cours, demandez aux membres de votre équipe de compléter ou de modifier vos procédures préliminaires, s'ils le jugent nécessaires, avant de présenter l'outil aux autres membres de l'équipe. S'ils vous proposent des suggestions afin d'améliorer l'utilisation des fonctionnalités, l'affectation des noms pour les dossiers, les tâches, etc., intégrez leurs remarques dans le document des procédures. C'est l'équipe qui doit avoir le dernier mot sur la manière d'utiliser son nouvel outil de collaboration, car c'est elle qui travaillera avec au quotidien. 4. Installez l'outil pour l'ensemble de l'équipe Une fois que votre petit groupe et vous êtes certains d'avoir créé une méthode viable pour mettre en œuvre et utiliser l'outil de collaboration, l'heure de la grande révélation a sonné ! Présentez l'outil à l'ensemble de votre équipe, de la même façon que vous l'aviez présenté à votre petit groupe de test. Partagez la documentation relative aux procédures, formez les membres de votre équipe et demandez-leur de commencer à utiliser l'outil immédiatement pour collaborer sur de nouveaux projets. 5. Continuez d'adapter les procédures, si nécessaire Comme toujours, demandez-leur de vous faire part de leurs remarques. Si quelqu'un a une idée sur la manière dont votre équipe pourrait mieux utiliser une fonctionnalité, tenez compte de toutes les idées pour l'amélioration de l'équipe et pour atteindre vos objectifs finaux. Lorsqu'une procédure ne fonctionne pas, trouvez une solution et faites-la valider par l'équipe une fois par mois ou par trimestre, lorsque vous procédez à des ajustements pour remédier à la situation. Si vous utilisez un outil de collaboration SaaS, il est probable que l'entreprise publie des mises à jour régulières, des améliorations et de nouvelles fonctionnalités. Demandez-vous toujours si vous devez mettre en œuvre ces nouvelles fonctionnalités dans votre flux de travail pour une meilleure collaboration de l'équipe. Toutes les fonctionnalités ne répondront pas aux besoins de votre équipe, alors n'effectuez la mise à jour de vos procédures que si vous pensez qu'elle améliorera la manière de travailler de l'équipe. Aidez votre équipe à mieux travailler ensemble Utilisez ces 5 étapes pour vérifier que votre équipe créative peut adopter avec succès votre nouvel outil de collaboration pour mieux travailler et passer plus de temps à CRÉER plutôt qu’à gérer les boîtes de réception. Si vous avez d'autres remarques à faire sur ce qui fonctionne ou ne fonctionne pas lors de la présentation d'un outil de collaboration à une équipe créative, veuillez ajouter vos remarques dans la section Commentaires ci-dessous. Si vous recherchez un nouvel outil de collaboration, téléchargez notre guide gratuit pour l'acheteur de logiciel de collaboration. Il inclut des questions et les fonctionnalités à prendre en compte avant d'effectuer votre achat.
Il existe trois principaux facteurs déterminants pour la réussite d'un nouveau projet ou campagne : Excellente communication d'amont en aval et inversement, de manière à ce que chacun soit sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les progrès, les défis et les résultats atteints. Gestion de projets organisée de manière à pouvoir garantir leur clôture dans les délais et dans les limites budgétaires imparties. Collaboration entre membres de l'équipe et avec les différents départements de manière à recueillir davantage d'idées et encourager l'innovation. Mais attention, dans les environnements de travail innovants que l'on rencontre aujourd'hui, ce serait une erreur de s'intéresser à ces facteurs pris chacun séparément. Vous pouvez vous améliorer dans ces trois domaines simultanément en vous concentrant sur un seul aspect de votre travail : votre gestion collaborative de projets. Vous intéresser de plus près à ce concept permettra à chacun, depuis la direction jusqu'aux employés, de communiquer entre collègues, de gérer des projets et des idées, de collaborer activement dans le cadre des tâches à accomplir et de travailler avec efficacité. Le meilleur moyen d'améliorer votre gestion collaborative de projets consiste à convaincre votre équipe d'abandonner un système d'échange d'e-mails obsolète au profit d'un logiciel spécialement conçu à cet effet. Les principes clés d'une gestion collaborative de projets efficace Que vous décidiez de continuer à utiliser vos anciennes méthodes ou que vous recherchiez un nouvel outil de gestion collaborative de projets, nous vous invitons à tenir compte de ce qui suit : 1. Vous avez besoin d'un outil de mise à jour en temps réel Certains logiciels en ligne ou basés dans le Cloud permettent à votre équipe de partager et de suivre les mises à jour en temps réel. Dès qu'une modification intervient, celle-ci peut être vue par tous les utilisateurs. Autrement dit, votre équipe ne risquera jamais de travailler par inadvertance avec des informations périmées (ex. feuilles de calcul) et la collaboration pourra progresser facilement et efficacement. 2. Les collègues doivent avoir la possibilité de travailler simultanément La collaboration en temps réel est aujourd'hui le nouveau paramètre de référence pour un travail d'équipe optimal. L'un des premiers outils bien connus dans ce domaine est Google Docs ; un participant effectue une mise à jour du document mis en ligne, un autre peut y apporter des modifications simultanément ou simplement observer le déroulement du processus. Wrike est un outil de gestion collaborative de projets offrant ces mêmes fonctionnalités de collaboration en temps réel pour les tâches et projets. 3. Vous pouvez discuter d'un travail pendant qu'il s'accomplit Au lieu d'utiliser un premier outil pour échanger des conversations et un second pour le travail en cours, il serait préférable de recourir à un seul système permettant d'engager des conversations pendant le déroulement même de ce travail. De cette manière, si vous devez intégrer un nouveau participant au projet ou déléguer le travail à une autre personne, il vous sera également possible de communiquer les informations concernant les décisions qui ont déjà été prises et les conversations en lien avec le projet. Les nouveaux participants pourront directement se mettre au travail et atteindre leur vitesse de croisière, sans perdre du temps à devoir leur expliquer les moindres détails du projet. 4. Vous avez besoin d'un endroit consolidé pour enregistrer et stocker toutes les informations entourant vos projets professionnels. Aujourd'hui, les informations sont le plus souvent conservées à divers emplacements tels que les boîtes de réception électroniques, les plates-formes de stockage en ligne ou le disque dur de votre ordinateur. Une telle dispersion rend quasiment impossible de garantir que chacun des membres de votre équipe de travail possède les informations les plus récentes. Si vous souhaitez améliorer votre gestion collaborative de projets, il importe de prévoir un emplacement unique où seront centralisées toutes les informations se rapportant à un travail, à savoir toutes les tâches ponctuelles, projets à long terme, fichiers, conversations, comptes rendus de réunion et rapports. Ceci permettra à vos employés de toujours avoir un accès direct et immédiat aux informations dont ils ont besoin, sans devoir jongler avec plusieurs outils. 5. Vous devriez pouvoir modifier certains détails d'un projet en le faisant immédiatement savoir à votre équipe Chaque équipe éprouvera la nécessité, à un moment ou un autre, de modifier certains détails ou priorités du projet. Votre système ou vos outils doivent vous permettre d'actualiser le travail et de prévenir immédiatement votre équipe de toutes les modifications apportées, de manière à ce que chaque personne participant à un projet d'envergure majeure puisse être en possession des dernières mises à jour. 6. Vous devriez avoir la possibilité de voir les étapes suivantes Un logiciel efficace pour la gestion collaborative de projets vous permet de planifier les tâches et projets ultérieurs, au moyen de la planification, de diagrammes de Gantt, de dépendances entre tâches et d'autres outils encore. Vous aurez la capacité d'organiser vos tâches et projets selon un modèle logique, de planifier et surveiller la progression des travaux de bout en bout de manière à ne rien omettre, et de vérifier si vos collègues nécessitent éventuellement de l'aide. À l'issue de chacun de vos projets, votre équipe pourra immédiatement s'atteler aux prochains travaux prioritaires. Outil gratuit pour la gestion collaborative de projets Si vous avez décidé d'implanter un logiciel de gestion collaborative de projets, essayez Wrike, entièrement gratuit pendant deux semaines, avec possibilité de mise à niveau par la suite. Invitez votre équipe à découvrir Wrike, bouclez un petit projet ensemble au moyen de ce logiciel et vous constaterez par vous-même comment nous pouvons renforcer l'efficacité de votre travail en équipe.
