Cada nuevo proyecto viene acompañado por el riesgo de una nueva crisis de proyecto (o dos o tres). Como gestor de proyectos, el miedo al fracaso no puede disuadirte de ponerte manos a la obra. Resulta preferible estar mentalmente preparado para cualquier imprevisto para después poder afrontarlo con calma y eficacia. En toda crisis de gestión de proyectos pueden distinguirse tres fases: Antes de la crisis Durante la crisis Después de la crisis Esta infografía te indica lo que necesitas saber para manejar todas las fases anteriores con mano firme, de forma que puedas conducir a tu equipo a finalizar el proyecto con éxito independientemente de los obstáculos que se presenten. Lee esta breve y sencilla guía sobre las crisis de gestión de proyectos antes de iniciar cada nuevo proyecto para asegurarte de que estás preparado. Cuando un proyecto parezca estar fuera de control, recuerda que, como gestor de proyectos, dispones de la preparación y los recursos adecuados para manejar el problema: ¿Te ha gustado esta infografía? Compártela con tus compañeros de trabajo en las redes sociales o a través de tu blog:
¿Es hacer un máster en gestión de proyectos lo que realmente quieres? ¿Prefieres tomar rutas alternativas, como un máster en dirección (MBA) o obtener formación práctica? Y si te decides por un master en gestión de proyectos, ¿cuáles son tus requisitos personales a la hora de elegir?
Tal vez hayas leído el artículo de nuestro blog «10 frases que nunca se pueden decir al delegar una tarea». Si no lo has hecho, deja lo que estés haciendo y ponte a ello. El artículo ofrece información práctica sobre algunas frases que se escuchan a menudo en la oficina y siempre perjudican la productividad del trabajador. ¡A lo mejor incluso tú también dices algunas de ellas! En respuesta a ese artículo, uno de nuestros lectores sugirió que elaboráramos una lista de cosas que puedes decirle a un compañero para impulsar su productividad cuando le pides que realice una tarea. De modo que, sin más preámbulos, presentamos... 7 frases para impulsar la productividad: 1. «Aquí tienes todos los documentos que necesitas para este trabajo.» Cuando delegas una tarea en alguien, lo peor que puedes hacer es decirle que la haga sin proporcionarle al mismo tiempo acceso a los recursos necesarios para ello. Así le dificultas las cosas, las cuales con toda probabilidad acabarán mal. Si acabas de pedirle a alguien que se ponga a trabajar en un nuevo proyecto, asegúrate de proporcionarle todo lo necesario para ello: instrucciones, plantillas, contratos, etc. 2. «Puedes encontrar ejemplos de trabajos similares aquí.» El proyecto ¿se ha hecho antes alguna vez? Una gran forma de enseñar a alguien a hacer un trabajo es mostrarle cómo lo han hecho otros antes. Así sabrá el resultado que se espera de él. Proporcionar referencias evitará que entregue un trabajo que no se ajuste a lo que pedías. 3. «¿En qué fecha crees que podrías tener listo el trabajo?» Llegar a un acuerdo sobre las fechas de entrega en vez de imponerlas es una manera genial de garantizar que el trabajo estará terminado a tiempo. Da a la persona en quien delegas ocasión de informarte de otras asignaciones, y entonces podréis discutir si la fecha de entrega que tú prefieres es viable. Ello te proporcionará también la oportunidad de reorganizar sus prioridades en caso necesario. 4. «Si topas con alguna dificultad a la hora de hacer el trabajo, dímelo o díselo al equipo lo antes posible para que podamos pensar en una solución.» Ofrécete a ayudar de manera explícita para que tu compañero no tenga miedo de acudir a ti con preguntas, ¡pero hazlo solo si hablas en serio! Al ofrecer tu apoyo o el del resto del equipo como recurso, contribuirás a eliminar obstáculos nada más aparezcan, y los proyectos podrán mantener las fechas de entrega fijadas. Cuanto más esperen para hacer preguntas o pedir ayuda, más se retrasará tu proyecto. 5. «Judy y John tienen experiencia en este tipo de tareas. No dudes en pedirles ayuda si la necesitas.» Esto es parecido a proporcionar ejemplos de la tarea o proyecto que el trabajador debe llevar a cabo. Cuando delegues una tarea en un miembro de tu equipo, hazle saber quién tiene experiencia en ese tipo de trabajo para que sepa dónde puede resolver sus dudas. Darle esta información por adelantado evita que tu compañero corretee de acá para allá tratando de hallar respuesta a sus preguntas. 6. «La última vez hiciste un gran trabajo, así que creo que esta tarea / este proyecto también te saldrá redondo.» Está demostrado que el refuerzo positivo funciona. Cuando muestras fe y confianza en las capacidades de una persona, ¡la estás animando a entregarte un trabajo excelente! 7. «Has estado trabajando muy duro, ¡tómate un descanso!» Tomarse descansos es clave para mantener el nivel de productividad. Deja claro a los miembros de tu equipo que no pasa nada si se toman un descanso (siempre y cuando sea merecido). La técnica Pomodoro, por ejemplo, propone trabajar en intervalos de 25 minutos con pausas de tres a cinco minutos entre uno y otro. Y 2 preguntas para impulsar la productividad: Pese a lo dicho arriba, todos sabemos que, a veces, decirle a la gente «¡Estoy aquí para lo que necesites! ¡No dudes en pedirme ayuda!» no es suficiente. Es posible que a los miembros de tu equipo les dé demasiada vergüenza aprovechar tu ofrecimiento, o quizá piensen que darían una mala impresión si lo aceptan. Si realmente quieres asegurarte de que tus compañeros sean lo más productivos posibles, convierte tus frases en preguntas e invítalos a compartir contigo sus preocupaciones respecto al proyecto. 1. «¿Crees que encontrarás alguna dificultad (o te falta algo) que podría impedirte acabar a tiempo?» Cuando le haces esta pregunta a un miembro de tu equipo, le estás dando ocasión de identificar posibles obstáculos que pudieran presentarse durante el trabajo en el proyecto. Algunas de sus respuestas podrían incluir la falta de documentación o que la colaboración con otro compañero del equipo no es muy fluida. 2. «¿Se te ocurre alguna forma de mejorar el proyecto que no impida cumplir con la fecha de entrega?» ¡Nunca se sabe qué grandes ideas puede uno recibir! Si tu compañero de equipo tiene una sugerencia magnífica para mejorar el proyecto o acelerar el proceso, deberías ser todo oídos. Es más probable que alguien se comprometa activamente con un proyecto si ha contribuido a la puesta en común de ideas. ¿Has llegado a escuchar alguna de estas frases en tu oficina? Tenlas presentes la próxima vez que vayas a delegar una tarea, y cuéntanos si crees que sirvieron de ayuda. ¡Déjanos algún caso de éxito en los comentarios! La próxima vez que tengas que delegar una tarea, utiliza Wrike para que el proceso sea aún más fácil. ¡Prueba gratuitamente la aplicación hoy mismo!
Si quieres celebrar unas reuniones realmente eficientes, te recomendamos leer otro artículo antes que este. Lee primero esta guía en cuatro pasos para celebrar la reunión de trabajo perfecta (virtual o presencial) y después vuelve aquí. Las reuniones virtuales presentan los mismos problemas que las presenciales, pero además tienen algunas dificultades propias. ¿Cómo se consigue crear un entorno adecuado para una reunión cuando tus compañeros se hallan al otro lado de la ciudad, del país o del mundo? A continuación te presentamos cuatro problemas específicos de las reuniones virtuales y las medidas que puedes tomar para solucionarlos: Problema n.º 1: repeticiones Este problema se da cuando hay alguien que no está atento. Entonces pides la opinión de esa persona, y esta se ve obligada a preguntar: «¿Le importaría repetirlo, por favor?». Solución: apréndete el nombre de todos. Si hay varias personas en tu reunión, la mejor manera de asegurarse de que te presten toda su atención es decir su nombre. Y hazlo por adelantado, antes de hablar de lo que quieres que oigan. Actuar así llama su atención y hace que se concentren en la reunión, de manera que no tengas que repetirte después. Haz que tu próxima reunión virtual sea perfecta: comienza cada frase con el nombre de uno de los participantes. «Jill, ¿tú qué opinas? Jack, ¿qué crees que deberíamos hacer para resolver este problema?». Problema n.º 2: no tienes ni idea de quién te está hablando Uno de los participantes de una conferencia telefónica dice tu nombre, pidiendo tu opinión sobre algún asunto, y te das cuenta de que no estás seguro de quién es. Solución: toma la iniciativa. Asegúrate de que todos saben tu nombre. A menudo sucede que no todos los participantes en una teleconferencia conocen los nombres de cada uno de los demás. Lo que significa que no reconocerán tu voz cuando empieces a hablar. En vez de dar por sentado que todos saben quién eres y conocen tu voz (todos sabemos perfectamente lo que sucede cuando damos cosas por sentado), preséntate unas cuentas veces para que la gente pueda empezar a asociar tu nombre con tu voz. O con tu cara, si se trata de una videoconferencia. A continuación, pide a todos los demás participantes que hagan lo mismo. Haz que tu próxima reunión virtual sea perfecta: comienza tus intervenciones diciendo tu nombre: «Soy Jack otra vez. Jill, ¿tú qué opinas?». Incluso puedes mencionar tu puesto de trabajo para mayor claridad: «Hola, soy Jack de marketing otra vez. Jill...». Problema n.º 3: tu tecnología decide tomarse un descanso Nos ha pasado a todos. Al Powerpoint le da por bloquearse. El micrófono no capta tu voz. La imagen de vídeo se pixela hasta el punto de transformar a tu compañero en una colección irreconocible de bloques de colores. Solución: tener un plan B. La tecnología siempre parece saber cuándo no debería fallar... y escoge ese momento exacto para dejarte en la estacada. Envía por adelantado información sobre tu plan. Si estáis experimentando dificultades técnicas, crea un protocolo para que todo el grupo cambie a otra plataforma en cuestión de segundos. Si no, arreglar un problema técnico puede hacer que una reunión de media hora acabe durando 15 minutos más. Haz que tu próxima reunión virtual sea perfecta: Si usas una plataforma concreta (como Google Hangouts) para tus reuniones, cerciórate de que todo el mundo tiene lista otra de reserva (como Skype) con un perfil de usuario ya creado. Comunica tu plan B con antelación. Problema n.º 4: el perro no para de ladrar Todos hemos pasado por ello: bebés llorando, perros ladrando, ruidos de obra, cláxones de coches... (Una vez tuve que escuchar durante veinte largos minutos cómo una persona comía patatas fritas). Solución: establece unas normas de etiqueta para la reunión virtual. Recuerda a los participantes que el que no os podáis ver no implica que no os podáis oír. Pídeles que silencien sus micrófonos cuando no estén interviniendo, que se instalen en un lugar relativamente tranquilo durante la teleconferencia (nada de cafeterías bulliciosas ni trenes ruidosos) y que vayan a una habitación donde no se oigan los llantos de ningún bebé. Haz que tu próxima reunión virtual sea perfecta: envía con antelación una lista de normas de etiqueta para la teleconferencia. Pero tampoco la hagas demasiado larga: todo el mundo sabe cómo comportarse con educación. Simplemente, a veces necesitan un recordatorio sutil. Es cierto que pueden darse dificultades técnicas que no pueden anticiparse: una mala conexión wifi, cortes en las llamadas, etc. No obstante, puedes tratar de evitar problemas adicionales si consigues que tu equipo acepte los cuatro pasos anteriores. ¡Danos tu opinión! ¿Crees que estas 4 soluciones te servirán para acabar con los problemas de tus reuniones virtuales? ¿Quizá echas en falta alguna otra? Lecturas sugeridas: 7 consejos para tener unas reuniones más productivas (infografía)
¿Sabes cuántos minutos tú y tu equipo malgastáis al cabo del día? No estoy hablando de los momentos tipo "Uy, al final acabé entrando en Facebook otra vez", sino del tiempo mal invertido en trabajo ineficaz: Al rastrear emails en búsqueda de documentos Al utilizar información desfasada, lo que conlleva a revisiones innecesarias Al tener que esperar a que alguien te envíe la información que necesitas Al tener que atender una y otra vez a interrupciones en tu escritorio del estilo "¿puedo hacerte una pregunta rápida?". Se calcula que el 25% de la jornada laboral de una persona se dedica a llevar a cabo un trabajo ineficaz. Es un porcentaje demasiado alto. Si trabajas 8 horas, eso es un total de 2 horas perdidas cada día. ...10 horas a la semana. ...520 horas al año. Haz cálculos; cada año estarás pagando a un trabajador medio 65 días (¡más de tres meses de trabajo!) por "recopilar información". A cada empleado de tu compañía. ¿Impactado? Lee, en la siguiente infografía, más sobre los retos actuales a los que tienen que enfrentarse equipos y gestores en la gestión del personal: Las nuevas herramientas de gestión de proyectos están ayudando a los equipos a reducir estas ineficacias, para así poder dejar de gastar tanto tiempo en "recopilar información" y empezar a invertir nuestro tiempo en hacer el trabajo propiamente dicho. Sea cual sea tu puesto, gestor o miembro de un equipo, ya es hora de que ayudes a tu compañía a lograr mejores resultados, ¿no?. Prueba nuestra herramienta de gestión de trabajo gratuita durante las próximas dos semanas y reta a tu equipo para lograr sacar más trabajo adelante a diario. Empieza a utilizar ahora mismo una prueba gratuita de Wrike durante 2 semanas con tu equipo Puedes compartir esta infografía en tu blog. Copia y pega este código incrustado: Infografía ofrecida por Wrike
Hay equipos de ventas y equipos de ventas de primera clase. ¿Qué es lo que diferencia a los equipos de alto rendimiento de cualquier otro equipo? Consultamos estudios en la web y de los muchos factores que contribuyen a que un equipo de ventas funcione bien nos interesó especialmente una cosa: los equipos de ventas, los equipos de operaciones de ventas y los equipos de promoción de ventas de alto rendimiento son los que mejor colaboran. Para crear un equipo de ventas de primera clase, tu organización debe capitalizar en colaboración en el seno del equipo (entre individuos), así como entre equipos (entre ventas y marketing, IT, asistencia, etc.). Aquí te presentamos algunas estadísticas que encontramos en Internet que ponen de manifiesto por qué tu equipo debe centrarse en la colaboración si desea que las cosas vayan por buen camino. Las organizaciones de ventas de primera clase colaboran con sus equipos Un estudio anual realizado por el Miller Heiman Research Institute incluye las buenas prácticas de organizaciones de ventas de alto rendimiento en comparación con las organizaciones de ventas medias. Comparamos los resultados de su estudio de 2016 con los resultados de su estudio de 2013 para ver cómo están cambiando las tendencias de colaboración en los equipos de ventas. Se pidió a las organizaciones de ventas que calificaran el rendimiento de sus equipos basándose en los siguientes puntos: La colaboración entre los miembros del equipo y los gestores: "Nuestro equipo de gestión es muy efectivo a la hora de ayudar a nuestro equipo de ventas a crear oportunidades de venta". Los equipos de primera clase siguen centrándose en la colaboración entre gestores y miembros de equipo, y otros equipos parecen estar siguiendo la misma tendencia. La colaboración entre los empleados de alto rendimiento y sus compañeros: Sabemos por qué tienen éxito los empleados de alto rendimiento. Reunir a un equipo de primera clase exige no solo TENER empleados de alto rendimiento, sino también saber POR QUÉ son empleados de alto rendimiento y así para poder educar a toda la organización en lo relativo a prácticas exitosas. "Aprovechamos al máximo las buenas prácticas de nuestros empleados de alto rendimiento para mejorar las del resto." (solo indicado en 2013) Los equipos de alto rendimiento dedican tiempo durante la semana a enseñar al resto de la compañía las actitudes ganadoras de los empleados de alto rendimiento, para que todo el mundo pueda obtener mejores resultados. Las organizaciones de ventas de primera clase colaboran con otros departamentos Estadísticas sobre colaboración entre departamentos, incluidas las organizaciones de ventas de los mismos estudios realizados por el Miller Heiman Research Institute: Sobre la colaboración entre el departamento de ventas y otros departamentos con ayuda de herramietnas compartidas: "Nuestro sistema CRM facilita al máximo la colaboración entre los diferentes departamentos de nuestra organización". (solo indicado en 2015) Con la creciente popularidad de las herramientas CRM, las organizaciones de ventas de primera clase se centran en adoptar una herramienta que permita la colaboración entre los equipos, en lugar de restringir su información a un equipo. Sobre la colaboración entre los departamentos de ventas y marketing: "Ventas y marketing se centran en lo que quieren y necesitan nuestros clientes". Ambos equipos de ventas, normales y de primera clase, se centran en trabajar conjuntamente con su equipo de marketing para lograr mejores resultados. Y no solo se trata solo de lo que ponen de manifiesto los hallazgos de los informes del Miller Heiman Research Institute sobre la importancia de la colaboración entre departamentos para que los equipos de ventas obtengan mejores resultados. En un estudio conjunto, Salesforce y The TAS Group informaron de las numerosas ventajas que tiene que los equipos de marketing y ventas trabajen estrechamente: Cuando ventas y marketing trabajan en la misma línea por lo que respecta a iniciativas y objetivos: - "Los índices de ganancia en ventas aumentan un 15%" - Los ingresos de la compañía pueden aumentar hasta un 25" - Los empleados tienen un 57% más de posibilidades de ser empleados de alto rendimiento Y si tus equipos de ventas y marketing trabajan juntos para llevar a tus clientes potenciales, desde el día 1 hasta la realización de una venta: - El marketing a través del correo electrónico tiene el doble de retorno sobre la inversión (ROI) que otros canales (Direct Marketing Association, a través de Smart Data Collective) - Los clientes potenciales "cuidados" generan un 47% más de ventas que los clientes potenciales "no cuidados". ¿Colabora tu organización de ventas? La tendencia es clara: los equipos de ventas en los que sus miembros colaboran obtienen mejores resultados. Así que, ¿cómo clasificarías a tu organización de ventas? ¿Colaboran mucho o aún tienen lugar para mejora? Comparte con nosotros, en la sección de comentarios, los triunfos en materia de colaboración de tu equipo y otros departamentos, y ayuda a otros equipos de ventas, operaciones de ventas y promoción de ventas a que aprendan más sobre lo que realmente funciona. ¡Gracias por compartir con nosotros tus conocimientos! Si estás listo para mejorar la colaboración entre equipos y departamentos para lograr mejores resultados comerciales, consulta cómo Wrike puede ayudarte con una prueba gratuita de Wrike.
