Es gibt widersprüchliche Ansichten darüber, ob ein Master-Abschluss in Projektmanagement den Zeitaufwand und das Geld Wert ist. Wir haben verschiedene Foren und Artikel durchsucht und versucht, einen Konsens unter den Fachleuten zu finden, ob man einen Master in Projektmanagement erwerben sollte oder nicht.
Die Wahrscheinlichkeit, auf ein schwieriges Teammitglied zu stoßen, ist sowohl in der Laufbahn von Managern, die bereits Karriere gemacht haben, als auch bei Managern, die erst seit kurzer Zeit diesen Job ausüben, leider sehr hoch. Sie müssen sich im Voraus auf diese Art von Situationen vorbereiten, damit Sie in der Lage sind, alles im Griff zu haben, und das Problem vor allem nicht noch schlimmer machen. Auch wenn Sie zu den privilegierten Führungskräften gehören, die keine chronisch griesgrämigen Mitarbeiter in ihrem Team haben, gibt es immer diese “Eine Person”, mit der man generell gut zusammenarbeiten kann, die aber ab und zu sehr stur und unflexibel ist. Wie bekommen Sie schwierige Situationen in den Griff, ohne als der unfaire Vorgesetzter dazustehen? In dieser Infografik finden Sie unsere Tipps dazu, wie Sie schwierige Teammitglieder entlarven können und wie Sie am besten mit ihnen umgehen. Fanden Sie diese Infografik hilfreich? Wenn Sie möchten können Sie sie gerne in den sozialen Medien teilen oder sogar auf Ihrem eigenen Blog posten, mithilfe des Einbettungscodes:
Als Marketer liegt es in Ihrer Verantwortung, die richtigen, potentiellen Käufer an Ihr Vertriebsteam weiterzuleiten und die ungeeigneten aus zu sortieren. Sie müssen so viel wie möglich über Ihre Zielgruppe in Erfahrung bringen, damit Sie sich auf einer persönlicheren Ebene mit den Bedürfnissen der Kunden verbinden und Ihre Lösung teilen können. Um an diesen Punkt zu kommen, müssen einige Hindernisse überwunden werden; die erforderliche Marktforschung ist zeitintensiv und aufwändig in der Pflege. Beachten Sie unsere fünf Tipps, die Ihnen helfen ganz einfach eine ideale Käufer-Persona zu ermitteln. So stellen Sie sicher, dass mit Ihren Marketingmaterialien das richtige Publikum ansprechen. Ein Großteil der Arbeit kann bereits durch den direkten Austausch mit Ihren Teamkollegen erledigt werden. Gefällt Ihnen diese Infografik? Mit diesem Embed-Code können Sie sie auf Ihrem Blog teilen: Infografik von Wrike zur Verfügung gestellt Wrike Die Leistungskraft der Marketing-Operations auf Ihr Geschäft anwenden Wenn Sie bereit sind, Ihre Marketingbemühungen zu schärfen und bessere Ergebnisse zu erzielen, laden Sie unseren kostenlosen Leitfaden 5 Schritte, um Marketing Operations auf maximales Wachstum umzustellen herunter. Darin finden Sie Tipps für außergewöhnliche Kundenzufriedenheit, wie man die richtigen Marketing-Tools auswählt, sowie wichtige Kennzahlen, die Sie verwenden sollten, um Ihren Erfolg zu steuern und zu messen.
Die Welt ist bereits online: ist Ihr Job auch auf dem neuesten Stand? Vorbei sind die Zeiten, in denen man Aufgaben noch mit Stiften, Papier, Whiteboards, wasserlöslichen Markern und Klebezetteln in seinen vier Wänden der Bürozelle organisierte. Microsoft Word- und Excel-Dokumente in einem Ordner auf Ihrem Computer zu speichern, gehört inzwischen auch längst der Vergangenheit an. Heutzutage haben digitale Projektmanager ihre Teamarbeit und Vorgänge längst auf online umgestellt. Aufgaben werden wesentlich effektiver ausgeführt und erzielen bessere Ergebnisse, wenn Online-Projektmanagement, Collaboration-Software und Cloud-Datenspeicherung angewandt werden. Wie digitales Projektmanagement mit Hilfe der Cloud verbessert wird: 1. Arbeitsdetails sind transparenter Wenn Sie Ihre Projekte und Aufgaben in einem webbasierten Projektmanagement-Tool organisieren, das Sie mit Ihrem Team teilen, können Verantwortliche leicht den Status des Projektes verfolgen. Jeder hat einen Überblick darüber, wer mit was beauftragt ist, wann Aufgaben fällig sind, in welchem Status sich der Arbeitsablauf befindet, wo Engpässe erzeugt werden und was als nächstes gemacht werden muss. Sie bieten Ihrem Team die Informationen, die es braucht, um effektiver zu sein. 2. Sie erhalten aktualisierte Fortschrittsberichte in Echtzeit Cloud-basierte Projektmanagement- und Collaboration-Tools zeigen genau an, an welchem Punkt sich der Arbeitsablauf gerade befindet. Wenn die Arbeit mit demselben Tool erledigt wird, das Ihnen auch zur Überprüfung des Fortschritts dient, verfügen Sie immer über den aktuellsten Arbeitsstand und können mit Echtzeit-Daten in der Hand mit Stakeholdern kommunizieren. Es ermöglicht Ihnen, auf Status-Update-Meetings zu verzichten, weil Sie nur einen Blick auf Ihr Projektmanagement-Tool werfen müssen, um sich ein klares Bild von der aktuellen Situation zu verschaffen. 3. Wichtige Informationen sind leicht zugänglich Wenn Sie alle Ihre Dokumente, Bilder und Informationen in einem Cloud-basierten Projektmanagement-Tool und/oder in einem Dateispeicherungs-Tool aufbewahren, können Personen die Dateien, die sie brauchen, zu jedem Zeitpunkt herunterladen — ohne Sie zu stören. Außerdem müssen sie nicht 24 Stunden auf Ihre E-Mail-Antwort warten, um endlich mit der Arbeit fortzufahren, was den Arbeitsablauf wesentlich beschleunigt. 4. Zeitleisten und Aufgaben-Zuordnungen sind einstellbar Hat eine Schlüsselfigur Ihres Teams unerwartet für ein paar Tage Urlaub genommen? Das könnte eine enorme Verzögerung im Terminplan verursachen. Projektmanagement-Software mit Gantt-Diagrammen bieten Ihnen einfache Optionen, die Situation zu beheben: Werfen Sie einen Blick auf Ihr Gantt-Diagramm, um zu überprüfen, ob Sie sich es leisten können, auf Ihr Teammitglied zu warten. Wenn Sie warten können, dann ordnen Sie die Aufgaben in Ihrem Gantt-Diagramm neu an, um die neuen Fertigstellungstermine festzulegen, und teilen Sie Ihrem Team mit, dass sie den aktualisierten Zeitplan überprüfen sollen. Die zentrale Datenbank (Single Version of the Truth - SVOT) wird beibehalten. Wenn Sie nicht warten können, weisen Sie die Aufgabe jemand anderem zu. Da der ursprünglich Beauftragte alle Fortschritte im Projektmanagement-Tool hinterlegt hat, hat der neue Beauftragte Zugriff auf alle Informationen, die er benötigt, um mit der Aufgabe seines Arbeitskollegen fortzufahren. 5. Sie haben immer eine Version der zentralen Datenbank (Single Version of the Truth - SVOT) Da Arbeit und Feedback im selben Tool gespeichert werden, können Sie es so oft abrufen, wie Sie möchten. Damit vermeiden Sie Auseinandersetzungen über “er/sie hat gesagt” oder “ich war mir nicht bewusst darüber, dass ich dafür verantwortlich bin”, da alles an einem einzigen Ort eindeutig dokumentiert ist und jeder Zugang hat. Was bedeutet es für Sie, ein digitaler Projektmanager zu sein? Wenn Sie bereits mit digitalem Projektmanagement vertraut sind, teilen Sie bitte Ihre Erfahrungen mit uns. Was hat sich geändert, seit Sie in der Cloud arbeiten? Weitere großartige Artikel zum Thema, was es bedeutet, ein digitaler Projektmanager zu sein: Der erfolgreiche digitale PM, Teil 1: Welche Rolle spielt ein digitaler Projektmanager? Was machen digitale Projektmanager eigentlich? Was ist ein digitaler Projektmanager? Top 20 Fähigkeiten von digitalen Projektmanagern
Über 1 Billion Dollar werden jährlich in den Vertrieb investiert. Das ist eine 7-stellige Zahl und keine Kleinigkeit für unsere Wirtschaft. Mit so viel Geld im Spiel – sollten wir da nicht sicherstellen, dass unsere Vertriebsteams sehr gut ausgerüstet sind, damit sie ihr Bestes geben können? Wir haben Vertriebsleiter und Führungskräfte gebeten, ihre Tipps mit uns zu teilen, wie man am besten eine erstklassige Vertriebsabteilung aufbaut. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, was die Befragten geantwortet haben und wie Sie Ihrem Vertriebsteam den Erfolg sichern können. 1. Die Grundsteine von Vertrieb sind Menschen, Prozesse und Systeme Bei Vertriebsabläufen und Unternehmensführung geht es im Wesentlichen darum, die richtige Kombination dieser Elemente zu finde, um Ihr Unternehmen erfolgreich zu machen: Menschen, Prozesse und Systeme. Das Zusammenspiel zwischen Ihrem Verkaufstalent, der Technologie und den Ansprüchen des Managements kann Ihr Unternehmen erfolgreich machen oder es zum Untergang verurteilen. Als Vertriebsleiter stellen Sie Personen ein, die zielorientiert sind und motiviert, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten aufweisen und Ihre Produkte und Ihr Unternehmen angemessen vertreten können. Sie händigen ihnen den Vergütungsplan und die entsprechenden Tools aus, um ihr Verhalten anzuspornen und zu lenken. —Cassie Dennis, Direktorin, SocialRaise 2. Erstelle Sie Prozesse für sämtliche Situationen, mit denen Ihr Team konfrontiert werden kann Der wichtigste Teil des Aufbaus einer führenden Vertriebsorganisation ist die Erstellung von Systemen und Prozessen. Sie müssen skalieren, aber sich gleichzeitig auch im Klaren darüber sein, was funktioniert. Es wäre nicht sehr sinnvoll, wenn 10 Personen auf 10 verschiedene Arten verkaufen. Sie müssen für alles ein System erstellen, von Vertriebsprozessen bis hin zum Umgang mit Kundeneinwänden. —Adam Dailey, CEO, funlyevents.com 3. Ziehen Sie Personen mit KPIs (betrieblichen Schlüsselkennzahlen) zur Rechenschaft Metriken sind unentbehrlich um Verantwortungen zu überprüfen. Sie müssen KPIs erstellen, die leicht zu messen sind und die das ganze Team verstehen und verfolgen kann. —William Bauer, Geschäftsführer, Royce Leather 4. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern kontinuierliche Weiterbildung und Unterstützung Vertriebsmanagement muss in der Lage sein, einen klaren Überblick über die Vertriebsprozesse zu behalten und die Bemühungen der Mitarbeiter zu kanalisieren und auch mit Coaching zu unterstützen. Systeme zu erstellen, die gleichzeitig das Vertriebsteam UND die verschiedenen Prozesse unterstützen und leistungsfähiger machen, kann von entscheidender Bedeutung sein. —Cassie Dennis, Direktorin, SocialRaise 5. Reden Sie über das Tabuthema: Angst Das Thema Angst muss angesprochen werden. Es ist das meist besprochene Thema in Bezug auf Vertriebsmitarbeiter: Angst vor Ablehnung, Versagen, Telefonverkauf, wichtige Kunden und Verkäufer kontaktieren und viele weitere Ängste. Die Angst der Verkäufer hält davon ab, den Telefonhörer in die Hand zu nehmen und raus zu gehen, um mit Käufern und Verkäufern Kontakt aufzunehmen. —Jonathan Kendall, CCP, CPS, CMCT, Präsident und CEO, PopUpSelling.com 6. Bringen Sie Ihrem Vertriebsteam bei, wie man Kundenbeziehungen aufbaut In der neuen Wirtschaft sind für den Vertrieb Personen gefragt, die sich bewusst sind, dass sie eine Marke aufbauen, die bei Gesprächen die Zügel in der Hand halten und in der Lage sind, Beziehungen aufzubauen. Kunden sind klüger geworden und haben mehr Zugang zu Informationen. Verkäufer auf dem aktuellen Markt müssen in der Lage sein, Beziehungen aufzubauen, da 88 % der Verbraucher nur etwas von Personen kaufen werden, die sie kennen und zu denen sie Vertrauen haben. —Drew Stevens, Ph.D. 7. Bringen Sie Ihrem Vertriebsteam bei, mit Kunden aus den unterschiedlichsten Hintergründen und Situationen umzugehen Millenials, Generation X und Baby Boomer werden durch ganz unterschiedliche Motive zum Kaufen motiviert, was bedeutet, dass das Vertriebsteam auch auf unterschiedliche Weise vermarkten muss. Die “Einheitsgrößen-passen-allen-Methoden” und der Vertriebsmanagement-Stil, der sich nur nach dem Umsatz richtet, sind inzwischen komplett überholt. Die Verkäufer müssen ausgebildet und geleitet werden, damit sie in der Lage sind, problemlos an alle Generationen zu verkaufen. —Jonathan Kendall, CCP, CPS, CMCT, Präsident und CEO, PopUpSelling.com 8. Richten Sie sich bei den Lernmethoden nach dem Stil Ihres Personals und nicht nach Ihrem eigenen Stil Sie sollten Weiterbildungen anbieten, die auf den Lernstil des Vertriebspersonals abgestimmt sind. Wenn eine Person visuell orientiert ist und mit ehrgeizigen und aggressiven Vertriebsmethoden verkauft, wird sie wenig mit einem gefühlsbetonten Verkaufsansatz anfangen können (und umgekehrt). Es könnte sie sogar demotivieren. Leider gibt es Unmengen von Programmen, die nicht in der Lage sind, den Prozess zu verändern, um den individuellen Ansprüchen entgegenzukommen. Die meisten basieren zu sehr auf Soft Skills (persönlichen Fähigkeiten) und auf dem “Mir-geht-es-gut-Ihnen-geht-es-gut-Ansatz”. Anpassung an die persönlichen Modalitäten des Gehirns der einzelnen Personen ist entscheidend für den Erfolg des Programms. —Jonathan Kendall, CCP, CPS, CMCT, Präsident und CEO, PopUpSelling.com 9. Den Erfolg von einzelnen Vertriebsmitarbeitern mit Hilfe von CRM-Tools erkennen Erfolgreiche Verkäufer wollen bei abgeschlossenen Verkäufen finanziell belohnt werden, aber sie wollen auch Lob. Es geht nicht nur darum, wie viel der Mitarbeiter verdient, sondern auch um den Siegesrausch und um die Anerkennung. Um das Beste daraus zu machen, brauchen Sie ein erstklassiges System mit dem Sie Leistungen überprüfen und verfolgen können. Die Herausforderung besteht darin, Team-Leistungen zu bewerten und gleichzeitig auch die individuellen Leistungen. Hiermit ermöglichen Sie den Mitarbeitern ihre eigenen Leistungen für sich in Anspruch zu nehmen, ohne allzu ich-bezogen zu sein. Es ist sehr wichtig, zwei Reihen von Metriken aufzustellen: Eine, um den Stolz auf die Teamarbeit zu fördern, und die zweite für den Stolz auf die eigenen Leistungen. Gute CRM-Software ist ausschlaggebend bei der Verarbeitung von dieser Art von Informationen. Sie ermöglicht den Unternehmen, deutlich die Beteiligung in den verschiedenen Phasen des Verkaufsprozesses zu verfolgen und die Mitarbeiter entsprechend zu belohnen. —Marc Prosser, Mitgründer und Managing Partner, Fit Small Business 10. Automatisieren Sie Aufgaben, die sich wiederholen Erledigen Sie nicht zu viel Beschäftigungsarbeit. Benutzen Sie ein Drittanbieter-Tool, um Arbeitsabläufe zu automatisieren oder geben Sie die Aufgaben, die sich ständig wiederholen weiter, z. B. Lead-Liste erstellen, Kontaktinformationen zu sammeln, CRM-Daten zu ordnen, E-Mail-Kampagnen aufzustellen usw. —Joe Leon, Mitgründer, Steward Weitere Tipps für ein erfolgreiches Vertriebsteam Falls Sie Ihr Vertriebsteam wirklich verbessern möchten, gibt es noch einiges, was Sie wissen sollten. Lesen Sie sich auch die folgenden Beiträge durch, um herauszufinden, wie Sie die Leistung Ihres Vertriebsteams optimieren können: 15 Statistiken, die Sie kennen sollten, um Ihr Vertriebsteam zu verbessern Collaboration-Methoden der besten Vertriebsteams für besser Ergebnisse 5 Herausforderungen für Sales-Operation-Teams in den heutigen Unternehmen Bessere Teams nutzen bessere Tools Tausende von Vertriebsabteilungen verlassen sich bei ihren Kundenbeziehungen auf Salesforce – aber wie werden die Beziehungen zwischen den unterschiedlichen Abteilungen gehandhabt? Wrike mit Salesforce integriert ermöglicht Ihren Vertriebsmitarbeitern mit internen Teams zu kommunizieren, ohne Salesforce zu verlassen. Probieren Sie es selbst aus und starten Sie eine 2-wöchige kostenlose Testphase von Wrike.
Wir haben viele Videos über unsere Gantt-Diagramme erstellt. Sie beschreiben, wie unsere Gantt-Diagramme (auch bekannt als Zeitleisten-Ansicht) verwendet werden, u.a. auch wie neue Aufgaben direkt aus der Zeitleiste heraus erstellt und mit abhängigen Aufgaben verlinkt werden. Ferner erhalten Sie über unser Hilfe-Center einen Überblick über die verschiedenen Funktionen. Da aber keine dieser Quellen Best Practices für die Verwendung der Wrike Zeitleiste beinhaltet, geben wir Ihnen hier einige Hinweise zum effizienten und praktischen Einstieg. Was Sie wissen sollten, bevor Sie beginnen Ein Gantt-Diagramm ist eine erweiterte Möglichkeit, die Zeitleiste Ihres Projekts zu verfolgen. Verwenden sollten Sie es, um eine Gesamtübersicht der laufenden Projekte zu erhalten, und davon, wie diese von zukünftigen Projekten oder gleichzeitig laufenden Projekten abhängig sind. Der größte Vorteil eines Gantt-Diagramms ist es, dass Sie in Hinblick auf große Meilensteine planen und den Umfang Ihrer Projekte visualisieren können. Zwei schnelle Wrike Tipps, bevor Sie loslegen: 1. Wegen ihrer kalenderähnlichen Funktion werden Aufgaben nur dann auf der Zeitachse angezeigt, wenn ihnen ein Datum zugeordnet ist. Das bedeutet, dass Ihre auf „Backlog“ gestellten Aufgaben nicht angezeigt werden, bis ihnen ein Fälligkeitstermin zugeordnet wird. 2. Geben Sie Ihren Aufgaben eindeutige Namen (auch Ihren Ordnern). Schon der Name einer Aufgabe sollte seine wichtigsten Details erkennen lassen. „An Kunde senden“ sagt wenig aus. Was soll an den Kunden gesendet werden? „Standardvertrag an Kunde senden“ ist viel deutlicher, wenn Sie sich das Gantt-Diagramm ansehen. Ihre Aufgaben in Wrike erstellen Wenn Sie Ihre Arbeit in einem Gantt-Diagramm betrachten wollen, befinden Sie sich in einer der beiden folgenden Situationen: Sie haben bereits Ihren Zeitplan angelegt oder Sie müssen noch den Zeitplan für Ihre Aufgaben erstellen. In beiden Situationen müssen wir zuerst sicherstellen, dass sich alle Ihre Aufgaben in Wrike befinden. Dazu eignet sich am besten die Aufgabenlisten-Ansicht. In dieser Ansicht können Sie mit der Quick-Add Funktion mit minimalem Aufwand und auf einen Schlag alle Ihre Aufgaben in den Workspace holen: Wählen Sie das Projekt / den Ordner, wo Sie Ihre Aufgaben erstellen möchten. Klicken Sie auf „+ neue Aufgabe“ am oberen Rand Ihrer Aufgabenlisten-Ansicht. Geben Sie den Aufgabennamen ein und drücken Sie Enter. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis sich alle Aufgaben im Workspace befinden. Damit diese Aufgaben jetzt im Gantt-Diagramm erscheinen, müssen ihnen Fälligkeitstermine zugeordnet werden. Sie können auch mit unseren Shortcuts in der Aufgabenlisten-Ansicht Termine schnell zuordnen: Bewegen Sie die Maus über die rechte Seite einer Aufgabe in der Liste; es erscheint ein kleines Kalendersymbol. Klicken Sie auf dieses Symbol und wählen für jede Aufgabe das richtige Fälligkeitsdatum. Wenn Sie die Dauer der Aufgabe bereits wissen, (wie lange es dauern wird, bis der Auftrag abgeschlossen ist) können Sie das jetzt auch festlegen. Aufgaben sollten nur dann als Meilensteine gesetzt werden, wenn es sich um das Ende eines Projekts handelt (z.B. der große Launchtermin, ein Event-Datum oder eine endgültige Frist). Bei den meisten Projekten sollten Sie nur eine Aufgabe als Meilenstein haben. Wenn Sie an dieser Stelle unsicher sind, können Sie die Aufgaben auch später als Meilensteine festlegen. Befinden Sie sich in der Situation 2 (siehe oben – noch kein Zeitplan), ordnen Sie allen Aufgaben dasselbe Datum zu – in der Nähe des möglichen Startdatums. Dadurch erscheinen die Aufgaben in Ihrem Gantt-Diagramm, von wo aus Sie sie dann einfach per Drag and Drop umplanen können. Den Zeitplan im Gantt-Diagramm optimieren Jetzt, da alle Ihre Aufgaben und Termine in Wrike eingegeben worden sind, ist es an der Zeit, das Gantt-Diagramm genauer anzusehen. Anfangs- und Endtermine festlegen Da Ihnen nun eine visuelle Darstellung Ihres Projektes vorliegt, sollten Sie prüfen, ob alles wirklich sinnvoll erscheint, und bei Bedarf entsprechend korrigieren. Fall Sie Ihren Zeitplan noch nicht konfiguriert haben, müssten Sie jetzt Ihre Aufgaben per Drag & Drop in der Zeitleiste verschieben, um die Anfangs- und Endtermine zuzuweisen. Denken Sie bei der Erstellung des Zeitplans immer daran, in welcher Reihenfolge Aufgaben erledigt werden müssen. → In unserem Hilfe-Center finden Sie alle Schnell-Aktionen zur Veränderung des Projektplans. Jetzt, wo Ihr Zeitplan fertig ist, sollten Sie Ihren endgültigen Fälligkeitstermin als Meilenstein festlegen, falls nicht schon erfolgt; dieser erscheint dann als kleine Flagge auf der Zeitleiste. Das ist besonders nützlich, weil sich ein Meilenstein auch dann nicht verschiebt, wenn man den Zeitplan für Projektaufgaben nach vorne oder nach hinten bewegt. Meilensteine sind für Projekte vorgesehen, die einen festen Fälligkeitstermin ohne Änderungsmöglichkeit haben. (Beispielsweise wenn Sie bereits öffentlich den Starttermin angekündigt haben, oder wenn Ihnen ein Kunde eine absolute Frist vorgibt). Klicken Sie auf die Aufgabe, die der Meilenstein sein soll, wählen Sie „Zum Meilenstein umwandeln“ und überprüfen Sie noch einmal Ihren Termin auf Genauigkeit. Aufgaben-Abhängigkeiten festlegen Ein Hauptziel bei der Verwendung eines Gantt-Diagramms ist die Festlegung von Aufgaben-Abhängigkeiten. Welche Aufgaben sind von anderen Aufgaben abhängig, damit man sie beginnen oder abschließen kann? Es gibt vier Möglichkeiten, Aufgaben miteinander zu verbinden: Aufgabe A kann nicht gestartet werden, bis Aufgabe B abgeschlossen ist. Aufgabe A kann nicht gestartet werden, bis Aufgabe B gestartet wurde. Aufgabe A kann nicht abgeschlossen werden, bis Aufgabe B abgeschlossen ist. Aufgabe A kann nicht abgeschlossen werden, bis Aufgabe B gestartet wurde. Hängt die einzige Abhängigkeit in Ihrem Terminplan mit Ihrem Meilenstein-Ereignis zusammen (z.B. Sie können Ihr Meilenstein-Ereignis nicht eher abschließen, bis alle Aufgaben abgeschlossen wurden), dann verbinden Sie alle Ihre Aufgaben mit dem Meilenstein. In unseren Gantt-Diagrammen können Sie Aufgaben-Abhängigkeiten per Drag and Drop festlegen. Ziehen Sie die Linie am Anfang oder Ende der Aufgabe A an den Anfang bzw. das Ende von Aufgabe B um die Beziehung einzurichten. Nachdem Sie die richtigen Aufgabenabhängigkeiten eingerichtet haben, führt Ihr Gantt-Diagramm bei einer Änderung des Start- oder Fälligkeitsdatums einer der Aufgaben automatisch eine Neuterminierung aller verbundenen Aufgaben durch. Arbeitsfortschritt kontrollieren Sobald Ihr Gantt-Diagramm vollständig eingerichtet ist, die Aufgaben zugewiesen wurden und die Arbeit im Gange ist, können Sie anhand des Gantt-Diagramms den Fortschritt prüfen. Farbkodierung des Gantt-Diagramms zur schnellen Übersicht Beim Öffnen des Gantt-Diagramms wird das heutige Datum durch eine rote vertikale Linie gekennzeichnet. Bei fortschreitender Arbeit werden die Aufgaben in Ihrem Gantt-Diagramm durch drei mögliche Farben gekennzeichnet: Grün: Diese Aufgaben wurden bereits abgeschlossen. Das bedeutet nicht unbedingt, dass sie rechtzeitig abgeschlossen wurden, aber in diesem Moment sind sie vollständig. Rot: Diese Aufgaben werden noch bearbeitet und sie sind überfällig. Als Manager oder Kollege können Sie die Aufgabe anklicken und die Aufgaben-Verantwortlichen fragen, wodurch die Fertigstellung verzögert wird. Blau: Diese Aufgaben werden noch bearbeitet, sie sind aber nicht überfällig. Sorgen Sie sich über den Fortschritt, klicken Sie die Aufgabe an, um zu sehen, wie die Arbeit vorankommt. Als Enterprise-Nutzer können Sie die Blau/Rot/Grün Farbcodierung außer Kraft setzen, indem Sie Ihren Workflow durch das Erstellen von benutzerdefinierten Status anpassen. Stattdessen werden Ihre Aufgaben gemäß der voreingestellten Status-bezogenen Farbe dargestellt. Beim Prüfen des Fortschritts denken Sie daran, sich die Abhängigkeitslinien anzusehen. Ist die Aufgabe C vom Abschluss der Aufgabe B abhängig und Aufgabe B vom Abschluss der Aufgabe A, kann jede Verzögerung zu einem Engpass des gesamten Projekts führen. Erkennen Sie, dass sich die Frist einer Aufgabe nähert, von denen andere Aufgaben abhängig sind, überprüfen Sie, ob diese Arbeit rechtzeitig abgeschlossen wird, so dass der Projektfluss nicht gestört und andere Aufgaben - oder noch schlimmer, Ihr Meilenstein - gefährdet werden. Mit Filtern finden, was wichtig ist Wenn Sie im Gantt-Diagramm nur bestimmte Arbeitsstatus, bestimmte Aufgaben-Verantwortliche, Termine oder andere Kriterien sehen wollen, filtern Sie die Ansicht des Gantt-Diagramms. Was möchten Sie sonst noch wissen? Haben Sie weitere Fragen zum Wrike Gantt-Diagramm? Lesen Sie mehr in unserem Hilfe-Center.
Sich als Projektmanager auf die berufliche Entwicklung und die Kultivierung wichtiger Kompetenzen zu konzentrieren ist für den Erfolg von entscheidender Bedeutung. Diese fünf Projektmanagement-Kompetenzen sollten dabei nicht vergessen werden.
Wenn Sie ein virtuelles Team leiten, dann verfügen Sie wahrscheinlich schon über ein gut ausgestattetes Tool-Kit, das Ihnen die Arbeit erleichtert. Sie verfügen über ein Projektmanagement-Tool, über ein Collaboration-Tool und ein Kommunikations-Tool (oder sogar über alle 3 Tools in einer Plattform?). Aber plötzlich bleiben Sie stecken: Jetzt, da ich all diese Tools habe, wie REDE ich am besten mit meinem Team? Philosophen und Forscher haben ihre Mitmenschen beobachtet und Unmengen von Kommunikationstipps erstellt, schon lange bevor Sie oder ich auf die Welt kamen. Aber da unsere Zusammenarbeit immer mehr auf virtuellen Methoden basiert, ist es absolut notwendig sich an virtuellen Kommunikationstipps zu orientieren. Wir erklären Ihnen jedes einzelne W der 5 Ws der virtuellen Kommunikation, damit Sie sich sicher sein können, dass Ihre Nachricht absolut verständlich ist und richtig ankommt, wenn Sie sich mit anderen über einen Bildschirm unterhalten. Beachten Sie mit WEM Sie sprechen Mit der virtuellen Kommunikation besteht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie irgendwann jemandem eine Nachricht schicken, der nicht die gleiche Muttersprache spricht wie Sie. In diesem Fall sollten Sie Ihre Ausdrucksweise an einen eventuell weniger fortgeschrittenen Wortschatz anpassen: Ja, es könnte sein, dass der Empfänger Ihre Worte googelt. Ja, der Empfänger könnte vielleicht herausfinden, was sie meinen, auch wenn er die Nachricht beim ersten Durchlesen nicht verstanden hat. Aber warum wollen Sie es kompliziert machen, wenn Sie Ihrem Empfänger mit leicht verständlicher Kommunikation das Leben einfacher machen können? Es ist höflich Ihrem Empfänger gegenüber und mit ein bisschen Höflichkeit kommt man sehr weit! Bedenken Sie WAS Sie sagen Wie lesen Sie Folgendes: "Okay..." im Vergleich zu "Okay!" Ich würde sagen, dass das erste Okay etwas zögernd klingt, während das zweite Begeisterung zum Ausdruck bringt. Wenn Sie persönlich mit jemandem reden ist die Körpersprache von großem Vorteil, um genau das auszudrücken, was Sie meinen. Online ist das wesentlich schwieriger! Ihre Wortwahl und Zeichensetzung muss mit viel Bedacht gewählt werden, weil beides die Aussage stark verändern kann. Da Ihr Empfänger die Möglichkeit hat, jeden Buchstaben zu analysieren, sollten Sie sicherstellen, dass Sie genau das sagen, was Sie wollen, ohne weitere Interpretationsmöglichkeiten. Verwenden Sie Ausrufezeichen. Setzen Sie ein Smiley an das Satzende. Machen Sie es deutlich, wenn Sie es scherzhaft meinen. Wenn Sie etwas verwirrt oder weniger erfreut über etwas sind, ok, dann verwenden Sie einfach die Auslassungspunkte am Ende des Satzes... Wählen Sie WO Sie es sagen Verfügt Ihr Büro inzwischen über ein Kommunikations-Handbuch? Wenn Sie sich über mehrere Kommunikations-Tools mit Ihrem Team verständigen, sollten Sie die verschiedenen Anwendungsfälle genau festlegen. Benutzen Sie Ihr Instant-Messenger-Tool für informelles Chatten. Verwenden Sie Ihr Projektmanagement-Tool für aufgaben- und projektbezogene Kommunikationen. E-Mails sollten Sie ausschließlich an Leute schicken, die keinen Zugang auf Ihr Projektmanagement-Tool haben. Indem Sie Ihre Kommunikation unterteilen und an verschiedenen Orten speichern, wissen Sie immer, wo Sie die Informationen eines bestimmten Gespräches finden können. Überlegen Sie, WANN Sie Ihre Nachricht abschicken Sie sollten vermeiden jemanden um 14:00 Uhr eine Nachricht zu schicken, um darüber zu informieren, dass die Aufgabe um 17:00 Uhr erledigt sein muss. Wenn Sie doch noch bis Dienstag brauchen, um Ihre Deadline zu erreichen, dann teilen Sie es nicht erst am Montag mit. Hierbei handelt es sich nicht nur um allgemein schlechte Kommunikation, sondern mit virtueller Kommunikation gehen Sie zusätzlich das Risiko ein, dass der Empfänger Ihre Nachricht nicht rechtzeitig erhält. Schlechte Planung kann mit virtueller Kommunikation sogar noch schlimmere Auswirkungen haben. Auch sollten Sie die Zeitplanung nicht außer Acht lassen. Hinterlassen Sie keine dringenden Nachrichten, wenn Sie wissen, dass der Empfänger sich im Tiefschlaf befindet und es ist garantiert auch keine gute Idee, jemandem eine schlechte Nachricht per E-Mail zu schicken, wenn es womöglich das Erste ist, was Ihr Empfänger liest, sobald er morgens die Augen aufmacht. Ebenfalls sollten Sie vermeiden Ihre Wut wochenlang runter zu schlucken, bis Sie vor Wut überschäumen, da Ihren Kollegen die nonverbalen Signale vorenthalten werden und sie unmöglich merken können, dass Sie verärgert sind. Darum ist es sehr wichtig, im Voraus Ihre Gefühle klar und deutlich auszudrücken. Zeitplanung kann ausschlaggebend sein, wenn man eine Nachricht verschickt und sollte online genauso ernst genommen werden. Überlegen Sie WARUM Sie es sagen Muss es unbedingt gesagt werden? Wie man zu sagen pflegt: Wenn es einmal im Internet ist, bleibt es dort auf alle Ewigkeiten. Bevor Sie eine Nachricht mitten in einem Wutanfall oder voll von sarkastischer Frustration hinterlassen, versichern Sie sich, dass es Ihnen nichts ausmachen würde, wenn jemand diese Nachricht innerhalb einer Woche, einem Monat oder erst nächstes Jahr liest. Wenn es eine freundlichere Art gibt sich auszudrücken, dann ist das die bessere Wahl. Lassen Sie sich Zeit! Das nächste Mal, wenn Sie mit jemanden online sprechen, gehen Sie die 5 Ws von WER, WAS, WO, WANN und WARUM durch, bevor Sie auf die Eingabetaste drücken. Da Sie nicht wie bei einem persönlichen Gespräch unter Druck stehen, sofort antworten zu müssen, nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Nachricht zu überarbeiten und zu bearbeiten, damit Sie sich nicht für Ihre Nachrichten schämen müssen. Weitere verwandte Artikel: 4 Tipps für virtuelle Team-Meetings Alles was Sie brauchen, um ein virtuelles Team erfolgreich zu leiten
Wann haben Sie zum letzten Mal einen Blick auf Ihre E-Mails geworfen? Vor ein paar Stunden? Haben Sie Ihren Posteingang überprüft, kurz bevor Sie angefangen haben diesen Artikel zu lesen? Statistiken von Business-Insidern besagen, dass ein Drittel aller Amerikaner ihre E-Mails ständig im Laufe des Tages überprüfen. Bei der AOL-Umfrage von 2010 gaben 47% der befragten Personen an, von E-Mails abhängig zu sein, 25% können nicht länger als 3 Tage ohne E-Mails auskommen, 60% rufen Ihre E-Mails während des Urlaubs ab und 59% überprüfen Ihre E-Mails im Badezimmer. Es ist an der Zeit mit dieser Gewohnheit Schluss zu machen! Warum das Abrufen der E-Mails schwerwiegende Probleme verursacht Bevor wir uns auf das Thema stürzen, sollten wir uns überlegen, ob das Abrufen von E-Mails wirklich eine gefährliche Sucht oder absolut notwendig für die Büroarbeit ist. Immerhin gaben 59% der Befragten in unserer letzten Umfrage an, dass ihr Team Projektinformationen in E-Mails speichert und 13% sagten, dass ihr Team sogar ausschließlich E-Mails benutzt, um sich über den Projektstatus auf dem Laufenden zu halten. Es scheint ein wichtiges Tool für die Erledigung der Arbeit zu sein. Aber wie Sie weiter unten feststellen werden, wurde bewiesen, dass E-Mails zu überprüfen eher ein Hemmschuh für die Leistungsfähigkeit ist und sich zusätzlich negativ auf unsere Stimmung auswirken kann: 1. Wenn Sie die ganze Zeit mit E-Mails beschäftigt sind, bedeutet das Zeitverschwendung Der durchschnittliche Arbeitnehmer unterbricht seine Arbeit alle 10 Minuten oder im Durchschnitt 56 Mal am Tag und braucht ungefähr 25 Minuten, um sich wieder komplett auf seine Arbeit zu konzentrieren. Leider gehört konstantes E-Mail-Abrufen zu den lästigen Unterbrechungen, die dazu führen können, dass Sie Ihre Konzentration verlieren. Die Arbeitsplatzstudie Jackson (2002) u.a. belegt, dass auf 70% der erhaltenen E-Mails innerhalb von 6 Sekunden reagiert wird und auf 85% innerhalb von 2 Minuten. Nach der Unterbrechung brauchten die Teilnehmer dieser Studie 64 Sekunden, um vom “Wo-war-ich-nochmal-Stadium” zu ihrem vorherigen Gedankengang zurückzukehren. Laut einer Umfrage des McKinsey Global Institute wird 28% der Arbeitswoche damit verbracht, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Wenn Sie einen normalen 40-Stunden-Job haben, bedeutet das, dass Sie wöchentlich mehr als 11 Stunden damit verbringen Ihre E-Mails zu bearbeiten, anstatt “echte Arbeit” zu leisten. 2. E-Mails abzufragen senkt die Leistungsfähigkeit Wir benutzen E-Mails, um unserer Arbeit aufzuschieben. Wenn wir die Aufgabe, an der wir gerade arbeiten, nicht weiter bearbeiten wollen, denken wir: “Ich beantworte kurz meine E-Mails”. Wir fühlen uns wesentlich besser, wenn wir unsere Arbeit mit E-Mails aufschieben, da es sich ja schließlich auch um “Arbeit” handelt. Diese Denkweise führt schnell zu schlechten Gewohnheiten und sich ein “paar Minuten” den E-Mails widmen, kann schnell wesentlich länger dauern als geplant. Tatsächlich geben viele Menschen zu, dass häufiges E-Mail-Abrufen ihre Leistungsfähigkeit negativ beeinträchtigt. Bei der Arbeitsmanagement-Umfrage 2015 von Wrike gaben 40% der Befragten an, dass E-Mails einer der Hauptgründe für die Verringerung der Leistungsfähigkeit sind. Auf der Liste für Arbeits-Hemmschuhe stand E-Mail-Bearbeitung auf dem dritten Platz. E-Mails zu beantworten wurde als schädlicher für die Leistungsfähigkeit eingestuft als unklare Prioritäten, Arbeit aufschieben und sogar kurze Fristen. 3. Auf E-Mails zu warten, kann Sie in schlechte Stimmung versetzen Das nächstes Mal, wenn Sie bei der Arbeit das Gefühl haben, dass Sie mit dem falschen Fuß aufgestanden sind, denken Sie daran: Von E-Mails abhängig zu sein, versetzt Sie in schlechte Laune. Sie überprüfen ihren Posteingang noch einmal und noch einmal (und noch einmal) in der Hoffnung, gute Nachrichten zu erhalten. Aber die guten Nachrichten kommen nicht an oder sind so unregelmäßig, dass Sie sich hunderte Male im Stich gelassen fühlen. Bei Psychology Today nennt es Nancy Colier "lottery brain". Der anpassungsfähige Teil unseres Gehirns “erhält die Hoffnung und die Möglichkeit aufrecht, solange diese Hoffnung durch unsere eigene proaktive Handlung geschürt wird”. Das konstante Überprüfen von E-Mails lässt Hoffnung aufkommen – und enttäuscht ständig, wenn die gute Nachricht nicht ankommt. Außerdem ist es sehr stressig für uns. In einer Studie der University of British Columbia wurde festgestellt, dass Teilnehmer der Gruppe 1, die ihre E-Mails so oft wie möglich abfragten, sich wesentlich gestresster fühlten als Teilnehmer der Gruppe 2, die nur drei Mal am Tag ihre E-Mails abrufen durften. Außerdem war Gruppe 1 nicht der Meinung, dass sich ihre Leistungsfähigkeit erhöht hätte. E-Mail-Süchtige verschlechtern ihre eigene Stimmung, ohne dass das notwenig wäre. 4. Wenn Sie konstant ihre E-Mails abrufen, blockieren Sie Ihren Arbeitsablauf (Flow) Für Sie und mich ist Flow ein Zustand, in dem man hochkonzentriert ist und maximale Leistungsfähigkeit erzielt (getting into the zone). Forscher haben festgestellt, dass eine hohe Konzentration beim Arbeitsablauf die Leistung ausschlaggebend erhöht – Es ist die beste Art und Weise, Aufgaben effizient zu erledigen. Psychologe Mihály Csíkszentmihályi erklärt: “Flow ist das Gefühl eines mentalen Zustandes völliger Vertiefung (Konzentration) und restlosen Aufgehens in einer Tätigkeit (Absorption), die wie von selbst vor sich geht. Die Zeit vergeht wie im Flug. Jeder Vorgang, jede Bewegung und jeder Gedanken erfolgt automatisch aus dem vorherigen, so als wenn man Jazz spielen würde. Ihr ganzes Wesen ist miteinbezogen und Sie nutzen Ihre Fähigkeiten auf das äußerste.” Leider kommt es eher selten vor, dass jemand auf diese Weise auf seinen Arbeitsablauf konzentriert ist. Unser Posteingang lenkt uns öfters ab, als wir es uns bewusst sind. Teilnehmer an der Renaud Study (2006) u.a. gaben an, dass sie dachten, sie würden Ihre E-Mails nur einmal pro Stunde abrufen. Als sie allerdings von den Forschern beobachtet wurden, stellte sich raus, dass sie fast alle fünf Minuten den Posteingang überprüften. Dieses Hin und Her zwischen Posteingang und Arbeitsaufgaben, fordert vom Gehirn, sich ständig auf etwas Neues konzentrieren zu müssen. Wir unterbrechen konstant unsere Arbeit und sind uns dessen nicht einmal bewusst! Sehen Sie sich dieses lustige Video mit den Gründen an, warum wir E-Mails einfach lieben: Die Psychologie, die hinter der Sucht steckt Um das Problem zu lösen, müssen wir verstehen was in unserem Kopf vorgeht. Warum sind wir so besessen von unserem Posteingang? Es gibt verschiedene Theorien zu diesem Thema: 1. Instrumentelle und operante Konditionierung Instrumentelle und operante Konditionierung ist die am weitesten verbreitete Theorie zu dem Thema, warum wir ständig unseren Posteingang überprüfen, auch wenn wir wissen, dass wir höchstwahrscheinlich keine neuen E-Mails erhalten haben. Oder noch genauer: Verstärkung in variablen Zeitabständen. Instrumentelle und operante Konditionierung ist ein weitbekanntes Psychologie-Konzept das besagt, dass jegliches Verhalten durch bisher erlebte Verhaltenskonsequenzen beeinflusst wird. “Verstärkung in variablen Zeitabständen” bedeutet, dass jede Handlung belohnt (verstärkt) wird, wenn wir sie ausführen, allerdings nicht immer und nur in unbestimmten Zeitabständen. Es ist eine ganz normale Lernmethode, die sich allerdings in ein Problem verwandelt, wenn das erlernte Verhalten sich kontraproduktiv auf unsere Arbeit auswirkt. In Bezug auf E-Mails, spielt instrumentelle und operante Konditionierung die folgende Rolle: Wenn Sie Ihren Posteingang überprüfen, erwarten Sie, eine neue Nachricht zu erhalten. Da sich allerdings nicht immer einer neue E-Mail in Ihrem Posteingang befindet, überprüfen Sie immer wieder aufs Neue, in der Hoffnung: “Dieses Mal werde ich eine E-Mail erhalten!” Sie klicken auf aktualisieren, sogar mehrere Male innerhalb von nur wenigen Sekunden und erwarten, dass Ihr Verhalten (E-Mails abrufen) belohnt wird (mit einer neuen E-Mail). Nir Eyal, der Autor von Hooked: How to Build Habit-Forming Products und langjähriger Erforscher der Schnittstelle zwischen Psychologie, Technik und Wirtschaft bestätigt, dass die einfache Handlung, eine E-Mail zu beantworten, schon unser Verhalten verstärkt und uns dazu führt, immer wieder aufs Neue den Posteingang zu überprüfen: “Jedes Mal, wenn ich eine E-Mail beantworte, entsteht ein Auslöser (Trigger), weil die Wahrscheinlich besteht, eine Antwort zu erhalten. Diese Antwort ist ein externer Auslöser, der den Teufelskreis vervollständigt. Deswegen ist es so schwierig, die E-Mail-Gewohnheiten los zu werden.” (13:10) Langfristig gesehen, wenn Sie regelmäßig brauchbare E-Mails erhalten, wird Ihr Verhalten verstärkt und Sie werden konstant weiterhin Ihre E-Mails abrufen. Hören Sie Nir Eyal zum Thema E-Mail-Sucht zu, ab 11:22: 2. Es tut unserem Ego gut, wichtige E-Mails zu erhalten Eine weitere Theorie über die Ursache unserer E-Mail-Sucht ist das Gefühl des Einzelnen, wichtig zu sein. Auch wenn wir angeblich E-Mails hassen, lieben es einige von uns, E-Mails zu erhalten. Linda Stone, Autorin, Beraterin und technische Forscherin ist der Meinung, dass es sich Nir Eyal, Autor von Hooked: How to Build Habit-Forming Products, legt dar: "Wenn Sie über die [...] internen Auslöser vom E-Mail-Abrufen nachdenken, werden Sie zu dem Schluss kommen, dass es sehr viele gibt: da ist die Langeweile, die Besorgnis, die Unsicherheit darüber, ob Sie in Ihrem Job alles richtig machen... All diese internen Auslöser können ein bisschen geschwächt werden, wenn Sie ihre E-Mails überprüfen.” (11:22) Aber die ständigen Überprüfungen und Unterbrechungen geraten außer Kontrolle. Die Herausforderung besteht darin, wegen E-Mails nicht in einen Zustand zu verfallen, in dem unterbewusst das Bedürfnis aufkommt, unseren Posteingang zu überprüfen, um nachzusehen ob uns noch jemand braucht. 3. Wir lieben einfach zu erreichende, kleine Erfolgserlebnisse Noch eine letzte Theorie. Eine Studie von Theresa Amabile von der Harvard Business School zum Thema "Wie man Mitarbeiter motiviert", brachte die folgenden Ergebnisse: Leute lieben es, Fortschritte zu machen. Wenn ein Mitarbeiter das Gefühl hat, Fortschritte erzielt zu haben, erhöht das seine Motivation weiterzuarbeiten, um das Endziel zu erreichen. Fortschritt – auch wenn es nur ein kleiner Schritt nach vorne ist – der sich täglich bemerkbar macht, wirkte sich positiv auf die Teilnehmer der Studie aus und sie bestätigten, sich wesentlich besser gelaunt zu fühlen. Dem Bericht von Amabile und ihrem Team zufolge sollten Manager große Projekte in kleinere Projekte unterteilen, mit einfacher erreichbaren Zielen, damit ihre Teams mehrere kleine Erfolge erleben anstatt nur ein großes Erfolgserlebnis am Ende des Projekts. Das Bearbeiten von E-Mails löst bei uns das motivierende Gefühl von Zufriedenheit aus, weil wir etwas bewältigt haben. Jedes Mal wenn wir eine E-Mail beantworten, ist das ein kleiner Schritt nach vorne. Jedes Mal wenn wir unseren Posteingang komplett leeren, haben wir erfolgreich eine Aufgabe erledigt, die wir uns vorgenommen haben, und wir fühlen uns gut, weil wir etwas geschafft haben. Deswegen wiederholen wir es immer wieder und immer wieder... auch wenn wir deswegen unsere “richtige Arbeit” vernachlässigen und dabei täglich mehrere Stunden vergeuden, weil wir uns wieder aufs Neue auf unsere Arbeit konzentrieren müssen. Wie Sie die Abhängigkeit von Ihrem Posteingang bekämpfen können Das konstante E-Mail überprüfen ist ein konditioniertes Verhalten, dass Ihnen die Energie aussaugt, Sie unglücklich macht und Ihre Leistungsfähigkeit stark beeinträchtigt. Wir geben Ihnen einige Tipps, wie Sie diese schlechte Angewohnheit loswerden können: 1. Lassen Sie Ihren Posteingang zu, um sich bewusst zu werden, wie häufig Sie ihn öffnen Lassen Sie ihren Posteingang auch nicht in einer anderen Registerkarte offen und versuchen Sie die Häufigkeit des E-Mails-Abrufen einzuschränken. Wenn Sie das Gefühl haben, Ihre E-Mails überprüfen zu müssen, können Sie in diesem Moment Ihren Posteingang öffnen. In der selben E-Mail-Stress-Studie von der University of British Columbia, die wir oben angegeben haben, kamen die Forscher zu folgender Schlussfolgerung: “E-Mails nicht so häufig abzurufen, verringert den Stress bei der Ausführung einer besonders wichtigen Tätigkeit und vermindert insgesamt den alltäglichen Stress. [...] diejenigen, die häufig ihre E-Mails abgerufen haben, hatten auch nicht das Gefühl, leistungsfähiger zu sein als diejenigen, die auf “E-Mail-Diät” waren. Verfolgen Sie genau, wie oft Sie am Tag Ihre E-Mails abrufen. Der Psychologe James Claiborn bestätigt, dass die Quantifizierung von etwas grundsätzlich dazu führt, dass es verändert wird und dass die Leute sich dessen erstmals richtig bewusst werden. Überprüfen Sie bei jedem E-Mail-Abrufen, ob es auch tatsächlich notwendig war. (Haben Sie seit der letzten Überprüfung eine wirklich wichtige E-Mail erhalten?) Wenn Sie darauf aufmerksam werden, dass Sie Ihre Registerkarte so oft öffnen, dass die Gesamtanzahl zweistellige Nummern erreicht, sollten Sie ihr Verhalten überdenken, um festzustellen, ob es wirklich notwendig ist, Ihren Posteingang so oft zu überprüfen. 2. Suchen Sie andere Methoden für effektivere Kommunikation auf der Arbeit Verunsichert Sie es, sich von E-Mails loszureißen, da es für Sie die einzige Möglichkeit ist, wichtige Nachrichten zu erhalten? Ersetzen Sie Ihre E-Mails mir einem neuen Tool, das Ihren Arbeitsrhythmus nicht mit Spam und unwichtigen Pings verlangsamt. Verlagern Sie Ihre Arbeit auf ein Work-Management-Tool wie Wrike (oder andere), damit Sie nicht mehr so sehr von der Kommunikation per E-Mail abhängig sind, um Ihre Projekt-Aufgaben zu erledigen, Information zu speichern und von Ihren Kollegen auf dem neusten Stand gehalten zu werden. 3. Setzen Sie sich das Ziel, die E-Mails zu verringern (und schreiben Sie es auf) Wussten Sie, dass, wenn Sie ein Ziel aufschreiben und es mit einem Freund teilen, die Wahrscheinlichkeit Ihr Ziel zu erreichen um 33% höher ist? Nehmen Sie sich einen Stift und einen Zettel. Notieren Sie Ihren “Spielplan”: “Ich werde meine E-Mails um 11:00 Uhr und um 15:00 Uhr abrufen” oder “ich werde meine E-Mails nur dreimal am Tag überprüfen”. Vielleicht sollten Sie den Zettel zur Erinnerung auf Ihren Laptop kleben. Auch sollten Sie eine Liste aufstellen (diesmal auf einem richtigen Blatt Papier) mit den Gründen, warum Sie Ihre E-Mails nicht mehr so oft abrufen möchten: “Ich will Zeitverschwendung vermeiden” oder “ich will konzentrierter arbeiten, um meine Leistungen zu verbessern”. Sobald Sie die Liste fertig haben, informieren Sie Ihren Chef und Ihre Kollegen darüber, dass E-Mails nicht mehr die beste Methode ist, Sie für eine wichtige Angelegenheit schnell zu erreichen. (Wer weiß, vielleicht bringen Sie Ihren Chef und Kollegen sogar dazu, ihren eigenen Anti-Posteingang-Abhängigkeits-Plan zu erstellen.) 4. Ergreifen Sie extreme Maßnahmen: blockieren Sie ihren Posteingang Wollen Sie wirklich Ihre neue Gewohnheit verstärken? Laden Sie die Browser-Erweiterung StayFocusd vom Webbrowser Chrome herunter, um tägliche Zeitverschwendung regelrecht unmöglich zu machen. Mit Hilfe von StayFocusd können Sie die Zeit, die Sie Ihrem Posteingang widmen auf die Minute genau festlegen. Wenn die festgelegte Zeit abgelaufen ist, wird der Zugang zum Posteingang bis zum nächsten Tag blockiert. Das funktioniert natürlich nur bei Leuten, denen keine zusätzlichen Desktop-Apps wie Outlook oder Apple Mail zur Verfügung stehen. 5. Geben Sie nicht auf! Sich auf eine neue Gewohnheit einzustellen kann bis zu zwei Monate dauern und je nachdem sogar fast ein Dreivierteljahr! In unserem Fall geht es darum, mit Hilfe der neuen Gewohnheit, eine alte Gewohnheit aufzugeben, deswegen ist es so kompliziert. Aber geben Sie deswegen nicht auf. Auch wenn Sie nach einem Monat immer noch nervös werden, wenn Sie nicht konstant Ihre E-Mails abrufen, versuchen Sie es weiterhin. Lesen Sie ihre Liste durch, warum Sie nicht so oft Ihre E-Mails abrufen sollten, um sich erneut Ihr Ziel zu bestätigen. Um sich neue Gewohnheiten anzueignen, braucht man hauptsächlich Willenskraft: Wenn Sie es heute nicht schaffen, dann versuchen Sie es morgen nochmal! Sie können Ihre E-Mail-Gewohnheiten ändern Ist E-Mail-Abrufen eine Sucht? Haben Sie Maßnahmen ergriffen, um das E-Mail-Überprüfen erfolgreich einzuschränken? Bitte teilen Sie Ihre Geheimnisse mit uns unten in den Kommentaren, damit wir alle von Ihnen lernen können!
Es gibt drei Hauptfaktoren, die den Erfolg eines neuen Projekts oder einer Kampagne bestimmen: Ausgezeichnete Kommunikation zwischen allen Mitarbeiter-Ebenen, so ist jeder bei aktuellen Fortschritten, Herausforderungen und Erfolgen auf dem Laufenden; Organisiertes Projektmanagement, durch das gewährleistet wird, dass alle Arbeiten rechtzeitig und im Rahmen des Budgets erledigt werden; Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und abteilungsübergreifend, so können noch mehr Ideen mit einbezogen und Innovation gefördert werden. In unserer heutigen innovativen Arbeitsumgebung wäre es jedoch ein Fehler, diese Faktoren getrennt voneinander zu betrachten. Sie können sich in allen drei Bereichen verbessern, indem Sie Ihren Schwerpunkt auf nur einen Aspekt Ihrer Arbeit legen: das kollaborative Projektmanagement. Wenn Sie diesen Aspekt weiterentwickeln, versetzen Sie alle Beteiligten, angefangen beim Geschäftsführer bis hin zur untersten Mitarbeiter-Ebene, in die Lage, effektiv mit Kollegen zu kommunizieren, Projekte und Ideen zu verwalten, aktiv an Aufgaben zusammenzuarbeiten und Arbeit effizient zu erledigen. Der beste Weg zur Verbesserung Ihres kollaborativen Projektmanagements besteht darin, Ihr Team aus dem dunklen Zeitalter der über hin- und hergesendete E-Mails durchgeführten Konversationen herauszuführen und eine Software einzuführen, die speziell dafür entwickelt wurde, genau diesen Job zu übernehmen. Die Schlüssel zu einem effektiven kollaborativen Projektmanagement Ob Sie nun weiterhin an Ihren alten Methoden festhalten möchten oder ein neues kollaboratives Projektmanagement-Tool suchen, hier nun ein paar Dinge, die Sie beachten sollten: 1. Sie benötigen ein Tool, das sich in Echtzeit aktualisiert Es gibt Cloud-basierte Online-Software, die es Ihrem Team möglich macht, Aktualisierungen in Echtzeit zu teilen und zu überwachen; wird eine Änderung vorgenommen, ist sie umgehend für jedermann sichtbar. Das bedeutet, dass Ihr Team niemals versehentlich mit veralteten Informationen (z.B. Tabellen) arbeitet und somit die Zusammenarbeit reibungslos und effizient voranschreiten kann. 2. Kollegen müssen gleichzeitig arbeiten können Live-Zusammenarbeit ist das neue Markenzeichen für hervorragende Teamarbeit. Eines der ersten beliebten Tools dieser Art war Google Docs — eine Person aktualisiert das Online-Dokument und eine andere Person kann es gleichzeitig bearbeiten oder dem Aktualisierungsprozess ganz einfach zuschauen. Wrike ist ein kollaboratives Projektmanagement-Tool, das die gleichen Möglichkeiten zur Echtzeit-Zusammenarbeit für Aufgaben und Projekte bietet. 3. Sie können Arbeit genau dort besprechen, wo sie erledigt wird Statt Arbeit in einem Tool (z.B. Chat-Tools) zu besprechen und in einem anderen zu erledigen, sollten Sie ein Tool finden, das es Ihnen ermöglicht, Arbeit dort zu besprechen, wo sie auch stattfindet. Auf diese Weise können Sie Einblicke in frühere Entscheidungen und projektbezogene Diskussionen geben, wenn Sie jemand Neues in Ihr Projekt einbeziehen oder Arbeit weitergeben müssen. So können Kollegen sofort mit der Arbeit beginnen, ohne dass Sie einen Teil Ihrer Arbeitszeit opfern müssen, um mit ihnen jede Projekteinzelheit durchzugehen. 4. Sie benötigen einen zentralen Ort, an dem alle arbeitsbezogenen Informationen gespeichert und verwaltet werden Üblicherweise werden Informationen an vielen verschiedenen Orten gespeichert, wie z.B. E-Mail-Posteingänge, Cloud-Speicherdienste und Festplatten von Computern. Dies macht es nahezu unmöglich, sicherzustellen, dass Ihr gesamtes Team mit den neuesten Informationen arbeitet. Wenn Sie Ihr kollaboratives Projektmanagement verbessern wollen, müssen Sie einen zentralen Ort finden, an dem Sie sämtliche arbeitsbezogenen Elemente speichern — alle Ihre einmaligen Aufgaben, langfristigen Projekte, Dateien, Diskussionen, Meetingnotizen und Berichte. Auf diese Weise haben Ihre Mitarbeiter jederzeit sofortigen Zugriff auf die von ihnen benötigten Informationen, ohne dass sie mehrere verschiedene Tools durchforsten müssen. 5. Es sollte Ihnen möglich sein, Projektdetails zu ändern und Ihr Team umgehend darüber zu informieren Jedes Team muss von Zeit zu Zeit Projektdetails oder Prioritäten ändern. Ihr Verfahren oder Tool sollte es Ihnen ermöglichen, Arbeit zu aktualisieren und Ihr Team sofort darüber in Kenntnis zu setzen, damit alle Mitarbeiter zu jeder Zeit an den wichtigsten Projekten und mit den genauesten Informationen arbeiten. 6. Sie sollten in der Lage sein, zu sehen, was als nächstes auf Sie zukommt Effektive Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, z.B. mittels Zeitplänen, Gantt-Diagrammen und Aufgaben-Abhängigkeiten für zukünftige Aufgaben und Projekte zu planen. Dann sind Sie in der Lage, Ihre Aufgaben und Projekte logisch zu organisieren; Arbeitsabläufe einzurichten, die sämtliche Arbeiten von Anfang bis Ende durchlaufen; Fortschritte zu überwachen, damit nichts in Verzug gerät; und sich mit Kollegen in Verbindung zu setzen, um herauszufinden, ob sie Hilfe benötigen. Ist ein Projekt abgeschlossen, kann Ihr Team sofort mit der nächsten priorisierten Arbeit beginnen. Kostenloses kollaboratives Projektmanagement-Tool Wenn Sie sich dazu entschieden haben, eine kollaborative Projektmanagement-Software einzuführen, dann testen Sie doch einmal Wrike 2 Wochen lang kostenlos. Danach können Sie aufrüsten oder beim kostenlosen Tarif bleiben. Laden Sie Ihr Team zu Wrike ein, führen Sie mittels des Tools gemeinsam ein kurzes Projekt durch und erleben Sie, wie wir Ihnen dabei helfen können, noch bessere Ergebnisse zu erzielen.
Beim Projektmanagement kommt es nicht selten vor, dass Aufgaben durchschlüpfen und Freigaben nach hinten gestellt werden. Um Abhilfe zu schaffen, sollten Sie aus Ihren Fehlern lernen und zukünftige Planungen verbessern. Mit einem digitalen Gantt-Diagramm helfen Sie Ihrem Team bei der Organisation Ihres Zeitplans, so dass jeder Termin pünktlich eingehalten wird. Falls Sie noch nie von einem Gantt-Diagramm gehört oder damit gearbeitet haben, schauen Sie sich diese Infografik an. Sie zeigt die wichtigsten Wege, wie sie Gantt-Diagramme erstellen und mit dem richtigen Projektmanagement Ihre Arbeit voranbringen können. Haben Sie dieser Infografik etwas entnehmen können oder wollen dieses Wissen weitergeben? Teilen Sie diese Infografik über Social Media oder fügen Sie sie mit dem nachfolgenden Code in Ihren Blog ein: Infographik mit freundlicher Empfehlung von Wrike Wozu benutzt man Gantt-Diagramme? Wenn Sie bereits ein Online-Gantt-Diagramm für Ihr Projektmanagement verwenden, teilen Sie es allen mit der Kommentarfunktion mit. Wie hat sich Ihr Arbeitsablauf seitdem verbessert? Haben Sie Tipps, wie man noch einfacher mit einem Gantt-Diagramm arbeitet? Wir schätzen Ihren Beitrag! Damit können wir anderen helfen, ihre Arbeit besser zu organisieren.
