2009 veröffentlichte Apple seinen berühmten iPhone 3G Werbespot in dem geworben wurde: „Dafür gibts eine App!“ Ob Sie ein Taxi rufen möchten, ihre monatlichen Ausgaben festhalten wollen oder eine Wasserwaage benötigen – die Werbung sagt: „Dafür gibts eine App!“.

Keine Formulierung beschreibt die aktuelle Marketing-Landschaft besser: Möchten Sie eine E-Mail senden? Eine Werbekampagne führen? Mit Ihren Kollegen chatten? Dafür gibts ein Tool.

In der Theorie klingt das toll: Marketing-Tools für alle Lebenslagen! Die Praxis sieht allerdings etwas anders aus.

Die Social-Media-Management-Plattform Buffer veröffentlichte vor kurzem einen Artikel mit dem Titel „The Marketer‘s Toolbox: Die 60 Marketing-Tools, die wir bei Buffer verwenden.“ Jawohl, 60! Da wird einem ja direkt schwindlig.

Laut dem Wrike Operational Excellence Report sehen sowohl Manager als auch Mitarbeiter das Arbeiten in zu vielen Tools als größtes Hindernis für effektive Zusammenarbeit.

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Wenn diese Tools nicht in der Lage sind, miteinander zu „sprechen“, führt es dazu, dass wichtige Informationen isoliert sind oder sich in Silos befinden. Details gehen verloren und Arbeit wird dupliziert. Mitarbeiter verschwenden wertvolle Zeit beim Navigieren und mit dem einschläfernden Kopieren/Einfügen von Text aus einem Browser-Register in ein anderes.

Um Projekte und Aufgaben besser organisieren zu können, ziehen viele Marketing Teams die Implementierung eines Arbeitsmanagement-Systems in Betracht. Arbeitsmanagement sollte aber nicht nur ein weiteres Tool sein, mit dem Ihr Team hantieren soll.

Mit den besten Arbeitsmanagement-Plattformen werden alle Informationen zentralisiert und der systemübergreifende Arbeitsablauf Ihres Teams wird vereinfacht. Wir behandeln hier fünf Tools, die jeder Marketer mit seiner Arbeitsmanagement-Plattform in Einklang bringen sollte, um Marketing-Silos zu begrenzen, Wechselkosten zu minimieren und Arbeitsabläufe zu optimieren.

1. Gmail

Trotz der Verbreitung von sozialen Netzwerken und Chat-Apps ist die E-Mail immer noch der Platzhirsch, wenn es um Kommunikation geht. Im Jahr 2017 wurden in Deutschland 771 Milliarden Emails versendet. Mit mehr als 1 Milliarde aktiver Benutzer ist Gmail der weltweit meistgenutzte Anbieter und wächst jedes Jahr um mehrere 10 Millionen aktive Nutzer.

Aber Threads nach den richtigen Informationen zu durchforsten, das Feedback mehrerer Stakeholder zu konsolidieren und E-Mail-Anfragen ad hoc zu bewältigen, ist planlos und zeitaufwändig.

Dagegen bieten Arbeitsmanagement-Funktionen wie dynamische Anfrageformulare, @Erwähnungen und Kommentare in Echtzeit sowie Proofing und Freigaben effektivere Möglichkeiten für Marketing-Mitarbeiter, um mit Projekten und Anfragen umzugehen. Da aber knapp die Hälfte der Weltbevölkerung noch E-Mail benutzt, ist Ihr Posteingang weiterhin eine wichtige und notwendige Ein- und Ausgangsstelle.

Statt vom Nutzer zu verlangen, dass er gleichzeitig in zwei Tabs arbeitet, versenden führende Arbeitsmanagement-Plattformen automatische E-Mail-Benachrichtigungen, wenn wichtige Aufgabenänderungen oder Aktualisierungen vorgenommen werden. Einige bieten sogar ein Gmail Add-on, so dass Nutzer ihre Aufgaben im Arbeitsmanagement-System verwalten können, ohne dazu den Posteingang verlassen zu müssen.

Durch die Benachrichtigungs-E-mails können Aufgaben direkt in Gmail angezeigt und bearbeitet werden. Und natürlich lassen sich auch Aufgaben aus neuen E-Mail-Kommunikationen erstellen, inklusive Anhängen und allem anderen.

2. Adobe Creative Suite

Die Adobe Creative Suite dürfte wohl die wichtigste aller Lösungen im Werkzeugkasten eines Kreativ-Marketers sein. Ihr Team lebt in diesen Programmen von Photoshop bis hin zu Premiere Pro – und jedes Mal, wenn sie das Programm verlassen müssen, um eine E-Mail zu beantworten, eine Datei hochzuladen oder eine Tabelle zu aktualisieren, sind sie auch gezwungen, ihre Kreativzone zu verlassen.

Gemäß einer iStock Umfrage mit 400 Kreativen in den USA und Großbritannien, verbringen etwa 25% der Kreativen weniger als zwei Stunden am Tag damit, wirklich kreative Arbeit zu leisten. Sorgen Sie dafür, dass das Ihrem Team nicht passiert!

Benutzen Sie ein Arbeitsmanagement-Tool, das sich mit der Adobe Creative Cloud®-Suite integrieren lässt. Dadurch können direkt innerhalb von Photoshop, Premiere Pro, InDesign und Illustrator unter anderem Kreativ-Briefings angesehen, Kommentare abgegeben und Dokumente hochgeladen werden. Wenn Kreative in ihren Lieblingstools bleiben können, dann hilft ihnen das, ihre Konzentration zu steigern und die Arbeit schneller zu erledigen.

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Praxis-Beispiel: Die Sekunden, die vergehen, während Sie zwischen Tabs hin und her schalten, Dateien exportieren und andere administrative Aufgaben erledigen, summieren sich schnell, wenn man bis zu 400 Kreativ-Anfragen pro Monat bewältigen muss. Das Kreativ-Team von OSF HealthCare ging fast unter vor lauter Arbeit, bevor Sie Wrike‘s Adobe Creative Cloud® Erweiterung entdeckten.

„Es ist einfach genial“, sagt Heidi Wessler, Grafikdesign Koordinatorin bei OSF. „Direkt innerhalb von InDesign gehe ich in die Wrike-Erweiterung, sehe welche Änderungen erforderlich sind und lade ein neues Proof hoch, bis wir zu einer endgültigen Version kommen. Jetzt muss ich nicht mehr meine PDF-Einstellungen anpassen, die Datei exportieren, eine E-Mail öffnen, die Datei anhängen und dann absenden. Direkt in InDesign klicke ich einfach auf die Schaltfläche Hinzufügen in Wrike, und schon ist die Sache draußen.“

3. Dropbox (oder anderes Dateiablage-Tool)

Wie oft haben Sie nach der finalen Datei gesucht – nur um feststellen zu müssen, dass Sie sogar fünf haben? Es gibt nur wenige Marketing-Aufgaben, die so viel Frust verursachen, wie das Dateimanagement.

Ein Dateiablage-Tool wie Dropbox ist schon mal ein Schritt in die richtige Richtung. Aber Inhalte so zu organisieren, dass Ihr Team auch immer die aktuellste Version findet, kann knifflig sein. Inhalte an Stakeholder zu verteilen, ist eine weitere Hürde: Zuerst müssen Sie die wirklich „finale“ Datei suchen und dann eine lange E-Mail-Beschreibung über den Anwendungsfall entwerfen.

Die Möglichkeit, Dateien direkt von Dropbox aus in ihr Arbeitsmanagement-System zu ziehen erspart Marketern viele Kopfschmerzen. Zum einen entfällt die Notwendigkeit, Dropbox nach der richtigen Datei durchsuchen zu müssen. Sobald eine Datei mit einer Aufgabe verbunden ist, kann sie leicht von allen Beteiligten gefunden werden.

Zum anderen werden Probleme mit der Versionskontrolle minimiert. Die neuesten Dateien werden immer als erstes angezeigt. Und letztlich verbleiben die Dokumente alle in einem Kontext, sodass Marketer frühere Aufgaben-Kommentare durchgehen können, um die Entwicklung einer Datei zu verfolgen.

4. Slack

Noch vor weniger als 30 Jahren mussten Arbeiter die Treppe nehmen, um einem Kollegen „mal kurz eine Frage zu stellen“. Heute verschicken sie die Frage mit einem „Ping!“.

Slack ist eine der beliebtesten Chat-Apps in der Technik-Industrie, und die Nutzer sind durchschnittlich jeden Werktag 10 Stunden mit dieser Applikation verbunden. Mit Sicherheit ist es sehr vorteilhaft, wenn man die Zeit und den Aufwand reduzieren kann, die erforderlich sind, um Ideen zu teilen und Antworten zu bekommen.

Probleme entstehen aber, wenn Projekt-Details und Anfragen in einer langen Reihe von kurzen, unabhängigen Nachrichten verloren gehen. Statt Unterhaltungen zu durchforsten oder sich das Gehirn nach fehlenden Ideen und Anfragen zu zermartern, sollten Sie eine Plattform wählen, die die Slack Dialogs-Funktion benutzt.

Mit Slack Dialogs können Nutzer direkt in Slack ein kurzes Formular ausfüllen, um in ihrem Arbeitsmanagement-System Aufgaben zu erstellen. Einige Arbeitsmanagement-Lösungen senden auch Echtzeit-Benachrichtigungen direkt an Slack, wo Nutzer sie in einer Aufgaben-Vorschau im Chat-Fenstern ansehen können.

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Praxis-Beispiel: In nur zwei Jahren verdreifachte sich das schlanke acht Personen Marketing-Team von Unbounce. Um das ansteigende Arbeitsvolumen besser zu verwalten und die Kommunikation im gesamten wachsenden Team zu verbessern, setzte Unbounce Wrike ein.

„Wir lieben die Slack-Integration!“ sagt Chelsea Scholz, Marketing Manager für Marken-Förderung bei Unbounce. “Mein Team ist ziemlich groß und manchmal verbringe ich den ganzen Tag in Sitzungen, so dass ich nicht so viel in Wrike sein kann, wie ich es gerne hätte. Somit finde ich es sehr bequem, wenn ich meine ungelesenen Slack-Nachrichten schnell öffne und lesen kann: „Okay, Tania hat dieses abgeschlossen; Rebecca arbeitet an dem Moodboard; mir wird in fünf Tagen ein Briefing zugestellt.“

5. Marketo

Eine einzelne Marketing-Kampagne hat viele sich verändernde Komponenten, von E-Books und E-Mails bis hin zu Anzeigen und Landingpages. Das grüne Licht für die Freigabe hängt nicht nur von einigen Köchen in der Küche ab.

Test-E-Mails an die wichtigsten Stakeholder weiterzuleiten und das Versenden von Links zu Landingpages ist mühselig. Das Hin und Her beim Navigieren zwischen E-Mail-Ketten über Revisionen und der Marketing-Automatisierungsplattform ist noch schlimmer.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten E-Mails, Formulare oder Landingpages schnell und bequem erfassen und mit mehreren Stakeholdern gleichzeitig teilen. Mit der richtigen Arbeitsmanagement-Plattform ist das möglich!

Mit einer einfachen Chrome-Erweiterung können Marketer einen Snapshot einer beliebigen Marketo-Seite aufnehmen und daraus schnell eine Aufgabe erstellen, in der um Prüfung und Freigabe gebeten wird. Alle Kommentare und Bearbeitungen werden dann direkt im Projektmanagement-Tool zentralisiert.

Wenn Sie dann in Marketo zur E-Mail oder Landingpage zurückkehren, erinnert die Erweiterung Sie daran, dass mit dieser Seite eine Aufgabe verbunden ist. Mit einem einfachen Klick gelangen Sie direkt zur Aufgabe in der Arbeitsmanagement-Plattform, sodass Sie eventuell erforderliche Änderungen vornehmen können.

Dafür gibts eine Integration

Die heutige Verbreitung von Marketing-Tools ist ein zweischneidiges Schwert. Der Einsatz hochmoderner, speziell zugeschnittener Systeme bietet dem Marketer zwar einen Wettbewerbsvorteil, aber mehr ist nicht immer besser.

Die Arbeitsqualität und Produktivität des Teams leidet, wenn Informationen verloren gehen und Mitarbeiter mehr Zeit mit dem Hin- und Herschalten zwischen Tabs verbringen, als mit den Aufgaben. Ihr Marketing-Team darf nicht zum Technologie-Sklaven werden!

Entscheiden Sie sich für eine Arbeitsmanagement-Plattform, die dabei hilft, Marketing-Silos abzubauen und gut mit den bereits vorhandenen Tools Ihres Teams zusammenarbeitet. Machen Sie die Zentralisierung von Informationen und Straffung der Arbeitsabläufe zur Priorität und beobachten Sie, wie Ihr Team dann in kürzerer Zeit mehr erreicht.

Die Integration mit Gmail, Slack, Adobe Creative Suite und anderen führenden Tools ist nur einer der Gründe, warum Marketer Wrike wählen. Machen Sie sich aber selbst ein Bild! Laden Sie unser neues E-Book herunter und lesen Sie, warum die Marketing-Teams von Unternehmen wie Airbnb, Umpqua Bank und Stitch Fix Wrike lieben.

Oder machen Sie den Selbstversuch – testen Sie Wrike für zwei Wochen kostenlos!

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