Il y a 4 ans, l'équipe Marketing d'Unbounce constituait un groupe de 8 professionnels passionnés, travaillant pour une start-up en plein essor, spécialisée dans les pages de destination et le marketing de conversation.

Un an plus tard, l'équipe avait plus que triplé de taille. Les projets étaient négligés. Les informations se trouvaient dans des tableurs, des blocs-notes et dans des Google Docs. Très peu de processus avaient été mis en place.

Et c'est à ce moment là que Chelsea Scholz est arrivée. Elle est aujourd'hui Responsable Marketing pour la promotion de la marque chez Unbounce. Chelsea, qui se dit maniaque de l'organisation, a été chargée de trouver une nouvelle plateforme de gestion de projet, qui soit suffisamment flexible pour s'adapter à une équipe en pleine expansion à l'international.

Chelsea et son équipe ont choisi Wrike pour accomplir leur gestion de projet Marketing. Nous avons récemment rencontré Chelsea pour échanger sur les processus que l'équipe Marketing d'Unbounce a mis en place pour répondre aux besoins de ses 14 000 clients et plus. Lors de notre conversation, Chelsea nous a confié comment son équipe collaborait de manière transversale, gérait des projets risqués et travaillait plus, et plus rapidement.

Pouvez-vous nous parler un peu de vous et de votre parcours chez Unbounce ?

Je travaille chez Unbounce depuis près de 4 ans. J'ai démarré en tant que chef de projet pour notre département Marketing et j'ai rapidement évolué vers un poste junior de stratégie Marketing. Pour faire bref, je suis aujourd'hui le responsable Marketing pour la promotion de la marque, mais j'exerce toujours une influence non négligeable sur nos processus de gestion de projet.



J'ai toujours été une personne organisée, dès mon plus jeune âge. C'est quelque chose d'inhérent chez moi. C'est pourquoi chez Unbounce j'aime m'impliquer lorsqu'il s'agit d'aborder notre manière d'envisager les processus et d'améliorer notre efficacité. C'est en partie ce qui a définit notre manière d'utiliser Wrike.



Comment l'équipe Marketing est-elle structurée chez Unbounce ?


L'équipe Marketing principale est composée de 24 personnes. La plupart des membres sont basés ici à Vancouver, excepté notre responsable du développement qui est en Espagne. Nous travaillons également avec quelques consultants à distance.

Notre structure s'adapte aux différentes phases du tunnel de conversion. Je travaille au niveau de la phase de sensibilisation, au début du tunnel, ce qui a un rapport avec la stratégie en général. C'est également à ce stade qu'opèrent le responsable du Marketing de contenu, le responsable des RP, l'équipe des réseaux sociaux, le responsable événementiel et le responsable des partenariats.

Ensuite nous avons une équipe que nous appelons « évaluation » qui se situe plutôt au niveau du milieu du tunnel. Il s'agit des rédacteurs, des responsables de l'automatisation des processus Marketing et de notre directeur de la stratégie de campagne.

Il y a aussi, bien sûr, des professionnels qui viennent renforcer l'équipe, comme le responsable du Marketing pay-per-click et le responsable de l'optimisation du tunnel de conversion. Nous travaillons également en étroite collaboration avec les designers, les équipes internationales ainsi qu'avec les fondateurs.



A quoi ressemblait votre vie chez Unbounce avant Wrike ?


Lorsque j'ai rejoint Unbounce, l'équipe Marketing se composait d'à peu près 8 personnes. Ils utilisaient Basecamp pour organiser le travail, mais cela consistait à l'époque à gérer une énorme liste de tâches.

Le désordre régnait en maître ! Il n'y avait pas beaucoup de processus ou de modèles mis en place pour faciliter les activités qui se répétaient, telles que l'organisation d'une campagne pour e-book. Cela devenait invivable et c'est pourquoi on a fait appel à moi.

L'équipe s'est développée très rapidement. Nous avons doublé en taille en un an et encore grandi l'année suivante. À ce stade, Basecamp n'était clairement plus l'outil idéal. Il ne nous permettait pas de nous développer. Nous avions besoin de quelque chose de plus flexible pouvant être utilisé par tout le monde de façon indépendante que ce soit pour travailler à distance ou pour suivre les projets de chacun.

Un des collègues du département informatique nous suggéra d'utiliser Targetprocess pour gérer nos projets. Nous l'avons testé, mais il se révéla ingérable et ne nous convenait pas. Tout faire pour adapter cet outil vraiment peu pratique à nos besoins a été une grosse frustration.

Nous nous sommes finalement rendus à l'évidence : nous devions trouver autre chose. Nous avons alors commencé à rechercher un nouvel outil de gestion de projet.



Comment avez-vous découvert Wrike ? Avez-vous envisagé d'autres outils ?


Notre équipe opérationnelle, le directeur Marketing et moi-même avons restreint notre recherche à 3 outils, dont Wrike et Asana. J'avais eu des échos positifs sur Wrike de nos amis de Hootsuite, ainsi que de personnes de notre département opérationnel qui avaient utilisé Wrike dans d'autres entreprises.

Je n'avais jamais utilisé Wrike, ni Asana. Là où je travaillais auparavant nous utilisions des tableurs ou Basecamp, mais j'avais toujours entendu dire qu'il existait de meilleures solutions. Je connaissais des chefs de projet et des équipes Marketing qui faisaient des merveilles avec Wrike ou Asana.

Utiliser un outil tel que Wrike nous a permis d'évaluer de façon plus précise notre marge de manœuvre et, par conséquent, de pouvoir accepter 2 ou 3 projets de plus par trimestre. 

Qu'est-ce qui a décidé votre équipe d'opter pour Wrike ?


Wrike m'a plu dès le départ parce qu'il nous a permis de résoudre beaucoup de problèmes. Tout le monde n'est pas aussi passionné de gestion de projet que moi. Les gens préfèrent quelque chose de plus léger, comme Trello, mais moi c'est exactement ce que je recherche, je veux un journal, un affichage de la charge de travail et des diagrammes de Gantt. Je veux pouvoir masquer des dossiers ! Mais je veux que ceux qui ne souhaitent travailler qu'avec une liste de tâche aient une bonne expérience aussi, sans que nous ne soyons obligés d'utiliser 8 outils différents à la fois.



Wrike nous est apparu comme une solution idéale, car il offre la simplicité pour ceux qui ont juste besoin d'accomplir le travail, mais me permet aussi de voir en détail ce sur quoi travaille l'ensemble de l'équipe. Et puis je peux laisser libre cours à mes envies et m'amuser avec les tableaux de bord personnalisables et les intégrations intéressantes. Je ne complique rien pour personne, mais j'utilise exactement le même outil.


Je savais que je serais la personne chargée d'installer la plate-forme, d'assurer la liaison avec le responsable de la réussite client ainsi que de l'accompagnement quotidien nécessaire à la mise en place d'un nouvel outil auprès de 30 personnes. Donc ma décision a également compté à ce sujet. Un autre facteur à prendre en compte a été celui de choisir un outil qui puisse également servir aux départements autres que le Marketing afin d'optimiser le retour sur investissement et permettre une meilleure collaboration.



Combien d'équipes, hors Marketing utilisent Wrike aujourd'hui ?


Une de nos équipes sœur, celle de la réussite client l'utilise. L'équipe opérationnelle et l'équipe informatique utilisent Wrike et certains de nos ingénieurs également.

La possibilité pour d'autres équipes de voir ce sur quoi travaille le département Marketing est géniale. Nous sommes une grande équipe et nous travaillons sur beaucoup de choses différentes en même temps. Wrike permet à qui veut de consulter le statut de chaque projet ou tâche à un moment donné, si je les ai partagés avec eux.

Cela est particulièrement important pour notre équipe Marketing Produit car elle est amenée à travailler étroitement avec l'équipe Marketing. Il est parfois difficile de maintenir une bonne communication et de savoir vraiment à quoi l'autre équipe consacre son temps. Wrike nous offre une visibilité sur le travail des autres, ce qui change tout.

Quelle est la fonction de Wrike que vous utilisez le plus ?


Les tableaux de bord personnalisables ont changé ma vie. J'arrive tous les matins, j'ouvre Wrike et je tombe sur mon tableau de bord personnalisable, que je ne quitte pas de la journée. Pour moi c'est essentiel de voir tout ce qui est à livrer dans la journée, les tâches en retard et celles qui sont en attente. J'adore également le widget en attente, parce que quand je mets les tâches en attente, elles disparaissent. Alors qu'elles n'ont pas été traitées, c'est pourquoi j'aime bien les mettre en évidence.

Les formulaires de demande dynamiques sont l'une des fonctions les plus utiles de Wrike. Nous disposons de 2 développeurs de logiciel qui nous aident à réaliser les projets les plus volumineux et les plus compliqués et, grâce à ces formulaires de demande, nous pouvons leur demander tout et n'importe quoi. Si nous avons besoin de faire un changement dans le backend de notre page d'accueil ou si quelque chose ne va pas sur le blog, nous leur envoyons une demande via Wrike. Nous utilisons un processus similaire pour les demandes concernant le design et l'automatisation du Marketing.



Nous avons également enregistré dans Wrike les modèles de certains de nos projets les plus volumineux et les plus fréquents. Nous avons par exemple créé un modèle de notre processus de lancement d'e-book qui comprend la création de contenu, le design, la promotion, etc. Un autre exemple est celui de notre modèle de webinaire, qui comprend la création de contenu, la date de mise en ligne, la promotion, l'organisation, le suivi, etc.



Et en ce qui concerne les intégrations, avez-vous des préférences ?


Oui, nous adorons l'integration Slack ! Mon équipe est assez grande et parfois je suis en réunion toute la journée, donc je ne suis pas connectée à Wrike autant que je le souhaiterais. C'est tellement pratique pour moi d'ouvrir rapidement mes messages non lus de Slack et de me dire : « Ok, Tania a terminé cela ; Rebecca travaille sur la planche de tendance ; un brief va m'être adressé dans 5 jours ».

Je veux permettre à mes collaborateurs de travailler de façon indépendante, comme ils veulent, même installés dans un pouf poire s'ils le souhaitent. Mais je veux quand même savoir ce qui se passe. Les choses se gâtent lorsque les gens ne se parlent pas, alors l'intégration Slack de Wrike nous facilite grandement la vie.

Qu'est-ce que Wrike vous a permis, à vous et votre équipe, d'obtenir ?

Cela nous a permis de simplifier les activités que nous faisons de façon répétée, telle que lancer un e-book, car nous en avons fait des modèles dans Wrike. Mais nous gérons également de nouveaux projets, volumineux et hasardeux.

Par exemple lorsque nous avons décidé de créer un outil d'analyse de notre page de destination. C'était juste une idée, nous avions besoin de définir sa portée, d'impliquer presque tout le département et beaucoup d'autres personnes externes, de l'exécuter et de la lancer et cela, en l'espace d'un trimestre. Je ne sais pas si nous aurions pu le faire en restant zen sans Wrike.

Encore une fois, je suis le genre de personne qui a besoin de savoir où on en est, que l'on fait des progrès et que tout fait l'objet de compte-rendu. Ce projet était d'autant plus compliqué que notre développeur principal se trouvait à distance, donc j'avais besoin d'un outil qui nous permette à tous les deux de rendre compte des avancées du projet et d'être synchronisés.

Finalement tout s'est vraiment bien passé. Nous avons obtenu d'excellents résultats. Et le processus aurait pu être bien plus pénible et chaotique, et on aurait très bien pu manquer notre date de lancement sans Wrike qui nous a aidé à ne pas commettre d'erreurs.



Wrike me fait gagner 30 bonnes minutes par jour. Grâce à Wrike, je peux m'accorder une pause déjeuner. 

Y-a-t-il des données quantifiables concernant le retour sur investissement que vous pouvez partager avec nous ?


Wrike me fait gagner 30 bonnes minutes par jour. Grâce à Wrike, je peux m'accorder une pause déjeuner. Je me considère comme une des personnes les plus organisées que je connaisse, mais il m'arrive quand même d'oublier des choses. Il y a des jours où Wrike me sauve réellement ! J'ajouterais aussi qu'utiliser un outil tel que Wrike nous a permis d'évaluer de façon plus précise notre marge de manœuvre et, par conséquent, de pouvoir accepter 2 ou 3 projets de plus par trimestre.

Lorsque j'ai commencé à travailler chez Unbounce, l'équipe Marketing se composait d'à peu près 8 personnes. Aujourd'hui, nous sommes 24. Lorsque vous travaillez dans une grande équipe, dans une grande entreprise, avec des grands objectifs à atteindre et que vous êtes désorganisé, votre rendement est au plus bas. Wrike a permis à notre équipe de se développer et d'augmenter sa production.

Nous avançons rapidement car j'ai une idée exacte du temps qu'il faut pour exécuter les tâches. Je peux obtenir plus de précisions, au besoin, lorsqu'il s'agit de déterminer les implications d'un projet. Je n'ai pas besoin de rechercher des informations dans des blocs-notes, des Google docs, ou des tableurs... tout est dans Wrike.

Quels sont vos objectifs en tant qu'équipe et comment pensez-vous pouvoir utiliser Wrike en vue d'atteindre ces derniers ?


Nous travaillons dans le domaine de la technologie et les choses changent à une vitesse folle. Nous avons besoin que les outils que nous utilisons suivent le rythme. Et pour ce qui est de l'avenir, je suis optimiste et impatiente d'adapter Wrike à nos besoins, je ne me dis pas « Mince, nous allons devoir trouver un autre outil car celui-là ne va pas être assez flexible pour s'adapter à notre évolution ».

C'est plus facile d'adapter Wrike à nos besoins que de former notre équipe à l'utilisation d'un nouvel outil. Je suis certaine que dans un an, nous envisagerons une nouvelle manière de travailler, ou nous intégrerons un nouvel outil et je suis convaincue que Wrike saura s'y adapter.

-----

Comme Chelsea, vous souhaitez satisfaire les besoins de votre équipe en pleine croissance en matière de gestion de projet ? Vous vous heurtez à des listes de tâches interminables, des processus discontinus et une faible visibilité sur vos projets ? Vous voudriez récupérer vos pauses déjeuner ?

Wrike peut vous aider à transformer votre entreprise. Faites un essai gratuit et découvrez pourquoi les entreprises les plus innovantes du monde comme Unbounce choisissent Wrike.

Et pour savoir comment Unbounce utilise Wrike exactement, cliquez ici pour lire l’intégralité de l’étude de cas.

Commentaires 0

Oups ! Ce contenu n'est accessible que si vous acceptez les cookies.

En savoir plus.