« Nous serons bientôt prêts, nous attendons seulement les retours de ... »

Impression de déjà vu ? Votre projet avance bon train quand soudain tout s'arrête : la direction doit donner son avis. Les retours de la direction sont importants ; ils sont justement si importants que tout le monde les sollicite.

L'équipe dirigeante est très occupée. Lorsque vient le moment d'obtenir leurs retours sur un projet, ils ont souvent trop peu d'informations pour donner leur point de vue (sans avoir à poser de trop nombreuses questions qui ralentissent le processus), ou ils prennent trop de temps pour intervenir.

Ceci retarde la date de fin du projet et peut être très frustrant pour les membres de l'équipe impliqués dans le projet. Ils se sentent "sur la touche", et pire encore, ils doivent parfois revenir sur leur travail et réaliser des modifications drastiques.

Le meilleur moyen d'éviter cette situation est de tenir la direction informée dès le début. Cela commence par un cahier des charges du projet sur lequel toutes les parties prenantes s'aligneront : outil indispensable et structurant, il permettra de contrer la direction si celle-ci formulait des demandes en dehors du cadre initial. Le second moyen est le partage d'informations constant (qui évitera les retours en arrière et la confusion).

Cependant, une question demeure : comment puis-je fournir ce niveau d'information sans ralentir l'ensemble du processus ?

Les 5 astuces suivantes permettent de tenir votre direction informée, sans ralentir le travail.

1. Menez une réunion rapide


Au cours du cycle d'un projet, programmez une réunion quotidienne de 5 minutes. Demandez à tous les participants  d'être debout pendant la réunion, pour que la discussion soit directe et rapide. Cette réunion doit traiter des mises à jour sur l'avancement du projet / les obstacles, et éviter les longues discussions. Ce n'est pas le lieu pour résoudre les problèmes ! Les informations doivent être résumées et partagées, et si l'un des problèmes doit faire l'objet d'un approfondissement, trouvez un autre moment pour vous réunir et travailler dessus.

Assurez-vous d'inclure toutes les parties prenantes principales et la direction dans ces réunions. Pourquoi ? Les avantages de ce type de réunion sont doubles. Tout d'abord, même occupés, les dirigents doivent pouvoir trouver 5 minutes au moins plusieurs fois par semaine (notamment si le projet est d'une priorité maximale). Ensuite, comme la réunion a lieu tous les jours, ils peuvent manquer plusieurs réunions par semaine sans perdre le fil.

2. Créez des chaînes de chat


De nombreuses équipes utilisent déjà des outils de chat, tels que Slack, pour rester connectés pendant la journée. Créez une chaîne de chat pour votre projet et invitez les membres de l'équipe dirigeante à participer. La direction peut mettre lla chaîne en mode "silencieux" pour ne pas recevoir chaque mise à jour, mais pour recevoir uniquement les messages dans lesquels ils sont @mentionnés.

Cette méthode permet de tenir un journal de bord digital des événements passés : mises à jour que la direction peut consulter pendant le temps libre ou simplement via un chat direct. Ceci est un outil particulièrement utile, notamment s'il s'intègre avec votre logiciel de gestion de projet.

3. Visualisation de flux de travail


De nombreux logiciels de gestion de projet offrent des outils de visualisation de flux de travail tels que les tableaux agiles Kanban ou Scrum. Ces outils prennent l'apparence d'un tableau de Post-it, mais avec l'intelligence d'une conception digitale : ils peuvent être largement partagés, même au sein d'équipes délocalisée.

Le composant "visibilité" en fait un excellent outil pour l'implication de la direction. Le cerveau humain traite les images 60 000 fois plus vite que le texte. Les dirigeants ayant accès à votre logiciel de gestion de projet peuvent se connecter, jeter un coup d'œil à vos tableaux et obtenir les informations dont ils ont besoin plus rapidement que par le biais d'une mise à jour via e-mail ou en personne.

4. Utilisez l'automatisation


Zapier et IFTTT sont des outils d'automatisation qui permettent aux utilisateurs de créer des formules automatisant les actions entre différentes applications. Par exemple, vous pouvez automatiser les publications depuis un flux RSS vers des comptes réseaux sociaux, ou transformer des e-mails en tâches dans votre logiciel de gestion de projet.

Vérifiez quelles intégrations sont possibles entre votre logiciel de gestion de projet et les outils que vos dirigeants utilisent quotidiennement. De cette façon, les dirigeants n'ont pas à changer d'outil pour accéder au projet. Vous pouvez envoyer les tâches à leurs listes de gestion des tâches ou directement dans leurs calendriers (vous savez ainsi que leur assistant s'assurera qu'ils les voient).

5. Désignez un intermédiaire


Que vous ayez ou non une personne dans votre équipe en charge de la « gestion de projet », il est essentiel que chaque projet ait un intermédiaire entre l'équipe projet et la direction. Cette personne peut filtrer les informations dans un sens et dans l'autre pour que personne ne soit ralenti par des informations non pertinentes.

De l'équipe projet à la direction, l'intermédiaire peut sélectionner les mises à jour que les dirigeants ont besoin de connaître et les présenter lors de réunions individuelles ou par e-mail. Puis de la direction à l'équipe projet, l'intermédiaire peut centraliser les retours en passant sur les éléments de détails non essentiels.

Mais surtout, l'intermédiaire peut contrer les arguments des dirigeants si ceux-ci demandent des modifications drastiques de l'étendue du projet, du calendrier, de la création, etc. La tâche de l'intermédiaire consiste à faire référence au cahier des charges du projet et à argumenter en faveur de l'équipe projet.

Selon une étude de l'université d'Ottawa, 33 % des projets échouent à cause d'un manque de retours de la part des principaux dirigeants. La direction a une valeur ajoutée unique du fait de sa capacité à avoir une vue d'ensemble : ses membres sont en lien avec les différents services, les budgets et la stratégie globale.

Mais leur temps est si convoité qu'il s'avère aussi dangereux pour le calendrier d'un projet de les inclure directement dans les résultats, que de les exclure. Le compromis idéal consiste à créer un processus qui tient la direction informée et favorise l'avancement des projets. Lorsque vous parvenez à cela, vous réunissez les meilleures conditions pour assurer le succès de votre équipe et de votre projet.

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Taylor Burke est une collaboratrice de TechnologyAdvice.com chargée du Marketing et de la Communication. Lorsqu'elle n'est pas devant l'écran, vous la trouverez à lire, à cuisiner, à faire du jogging ou à se promener avec son chien, mais rarement les quatre à la fois. Contactez-la sur LinkedIn.

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