« Si vous faites toujours ce que vous avez toujours fait, vous obtiendrez toujours ce que vous avez toujours obtenu. » ~ Anonyme
Même s'il existe un désaccord sur l'auteur de cette intéressante citation (les sources vont de Henry Ford à Tony Robbins), le message n'en est pas moins percutant. Trop souvent les dirigeants et les responsables demandent à leurs équipes d'appliquer toujours les mêmes process obsolètes, tout en attendant des résultats différents. Les process de travail sont le ciment qui maintient l'ensemble et garantit que les tâches sont accomplies de manière systématique, organisée et en minimisant la possibilité d'échec. L'important avec les process, c'est qu'ils ne doivent pas être définis puis oubliés. Vous devez constamment les évaluer afin d'identifier ceux qui ne fonctionnent pas, et utiliser ces informations pour élaborer des systèmes plus performants pour vos équipes. Le changement est la seule constante dans vos équipes ; vos process doivent donc refléter cela. Comment vous y prenez-vous pour identifier les process de travail de votre équipe et les soumettre à ajustements si nécessaire ? Voici tout ce que vous devez savoir :

Qu'est-ce qu'un process de travail ?

Le Baldridge Glossary indique que « le terme 'process de travail' fait référence à vos process internes de création de valeur les plus importants. Il s'agit des process qui impliquent la majorité des salariés de votre entreprise et produisent de la valeur pour les clients, les parties prenantes et les actionnaires. » Vos process de travail sont des façons normalisées d'accomplir les choses.. Qu'il s'agisse de rédiger un rapport particulier ou de lancer un produit totalement nouveau, il existe généralement un flux d'informations systématique et un ensemble de tâches standard devant être accompli par vos équipes. Pourquoi ces process sont-ils importants ? Ils permettent de maintenir les membres de votre équipe sur la même longueur d'onde, tout en garantissant le fait que tous aient une idée précise de ce qui doit être fait, et de leur rôle au sein de l'équipe, de l'entreprise. « Pour que les équipes réalisent correctement leur tâches spécifiques, elles ont besoin de directives opérationnelles. C'est-à-dire qu'elles recherchent quelque chose ou quelqu'un qui leur dira précisément ce qu'elles doivent faire et à quel moment », explique Watts S. Humphrey dans son article pour le Carnegie Mellon University Software Engineering Institute. « C'est justement le rôle d'un process opérationnel. Il fournit une description simple et concise des étapes nécessaires à la réalisation d'une tâche spécifique ». Cependant, les process ne sont pas conçus pour être éternels : ils doivent évoluer avec les changements liés à votre équipe, vos objectifs et vos ressources. Or, l'ajustement de vos process de travail commence par l'identification de vos process actuels.

Comment identifier vos processus de travail actuels

Certains pensent qu'il est facile d'identifier la façon dont les choses sont généralement réalisées. Cependant, vous seriez surpris de découvrir la quantité de non dits (et d'éléments non documentés), particulièrement lorsque votre équipe se compose de personnes en poste depuis longtemps, qui savent comment procéder (qu'elles aient été formées ou non). Mettre en lumière vos processus actuels va donc nécessiter un certain travail. Voici comment vous y prendre :

1. Mobilisez votre équipe

  Impliquez votre équipe dans l'identification de chaque processus   Votre principal objectif est d'obtenir une vision détaillée de la façon dont les informations et les tâches circulent dans votre équipe (et pas seulement un aperçu général et vu d'en haut depuis votre siège). Pour cela, vous devez œuvrer en étroite collaboration avec les membres de votre équipe afin de comprendre clairement leur façon de travailler. Après tout, ce sont eux qui mettent les mains dans le cambouis et qui appliquent vos process au quotidien. « Commencez avec un process métier connu de tous tel que 'Nous encaissons l'argent des clients, puis nous payons les factures' », explique Will Bachman, cofondateur de Umbrex et expert en opérations formé par McKinsey. « Puis, demandez à la personne chargée des encaissements : 'Expliquez-moi la partie du process que vous traitez, étape par étape'. Dès que la personne mentionne une information qu'elle reçoit de quelqu'un d'autre, demandez-lui 'Comment obtenez-vous cette information ?'. Ensuite, allez voir la personne mentionnée et posez-lui les mêmes questions. Continuez à remonter la chaîne jusqu'à la personne qui a vendu le produit », conseille Bachman. Cette approche simple et directe peut sembler pénible. Mais vous seriez surpris du nombre de responsables qui ne sollicitent pas les points de vues de leur équipe avant de se lancer dans l'élaboration d'un nouveau process. Prenez le temps de jouer à ce jeu de poursuite, cela vous aidera réellement à plonger dans vos process actuels.

2. Élaborez un organigramme

À l'aide des informations recueillies lors de la première étape, établissez pour vous guider une représentation visuelle du process. « Commencez avec un organigramme simple », explique Ilene Marcus, fondatrice et PDG de Aligned Workplace. « C'est la façon dont vous organisez et conceptualisez les flux qui vous permettra de détecter les points de déconnexion et d'élaborer un cadre d'application des changements. La création d'organigrammes (également connus sous le terme de cartographie des process opérationnels) est devenue très populaire dans le monde des entreprises. « Le but de ces organigrammes est d'obtenir un aperçu des process, des personnes, des entrées, des contrôles et des sorties, puis potentiellement, de simplifier et optimiser l'ensemble du système et/ou d'améliorer les résultats obtenus », comme l'explique clairement ce message pour LucidChart. N'hésitez donc pas à faire preuve de créativité en dessinant littéralement vos process. Cette représentation visuelle vous aidera considérablement dans les étapes suivantes. Vous n'êtes pas convaincu de la puissance de la visualisation ? Observez ce qu'il arrive lorsque Tom Wujec demande aux gens de dessiner le process de réalisation du pain grillé :

3. Détectez les problèmes

Souvenez-vous, le but de l'identification des process n'est pas seulement de mettre en lumière les flux, mais également de définir les améliorations possibles. Cela implique que parallèlement à l'identification des process, vous devez détecter les possibles maillons faibles. L'application des deux étapes précédentes simplifiera l'identification des éléments manquants ou des parties ne fonctionnant pas comme prévu.   Comment définir les processus de votre équipe - cartographie des processus métiers   À l'aide de notre précédent exemple « d'encaissement de l'argent », vous vous rendrez vite compte que la personne responsable de l'utilisation de ces fonds pour payer les factures peine, tous les mois, à obtenir le feu vert de la personne qui reçoit l'argent des clients (c'est un obstacle auquel elle est constamment confrontée et qui la ralentit considérablement). Faites un compte-rendu de ces problèmes (et de tous ceux qui surviennent !) pour être sûr de les traiter lors de l'élaboration du nouveau process. « L'observation des points problématiques et leurs comptes-rendus vous aideront à contourner les obstacles et à traiter les problèmes des employés qui sont essentiels dans l'application des nouveaux process », ajoute Marcus.

L'élaboration d'un meilleur process

Maintenant que vous connaissez vos process de travail actuels et les domaines méritant une amélioration, c'est le moment de passer à l'étape suivante : la création d'un flux de travail qui fonctionne mieux pour votre équipe, et le traitement des problèmes opérationnels qui ralentissent l'ensemble du système.

1. Posez des questions

  Posez des questions sur les obstacles et les processus   De la même manière que pour l'identification des process actuels, la première chose à faire pour élaborer un nouveau process est de discuter avec les membres de votre équipe. Une discussion franche. Pourquoi cet obstacle survient-il ? Ont-ils besoin pour bien faire leur travail de quelque chose qu'ils n'ont pas à l'heure actuelle ? Qu'est-ce qui pourrait leur simplifier la tâche ? Comprendre leurs problèmes, les raisons de ces difficultés, et le moyen de les résoudre vous aidera à élaborer et mettre en œuvre un nouveau process permettant réellement de solutionner ces problèmes au lieu de les panser.

2. Créez un organigramme des nouveaux flux

Au moment de concevoir un nouveau process, l'élaboration d'une nouvelle représentation visuelle permettra de vous assurer que tous les problèmes identifiés lors de votre recherche sont traités. Cependant, n'allez pas penser que ce process doit être exagérément complexe ou formel. Tant que vous cartographiez le nouveau process sur papier d'une façon que vous et votre équipe comprenez, vous êtes sur la bonne voie. Lorsque vous élaborez le nouveau flux de travail, « concevez le process comme si vous commenciez une nouvelle entité avec d'excellentes ressources », explique Daniel Feiman, Directeur Général de Build it Backwards. Cela vous aidera à bousculer toutes vos croyances limitantes lors de la création de votre organigramme. Vous allez concevoir un processus qui va réellement améliorer le fonctionnement de votre équipe.

3. Commencez par la fin

Créer un process entièrement nouveau peut sembler accablant. La meilleure façon de procéder est donc de commencer par la fin. « Définissez d'abord l'objectif ou le résultat du process et posez-vous la question, 'que devons-nous faire pour atteindre ce résultat ?' » explique Michael Clingan, fondateur de The Claymore Group. « Faites la même chose pour toutes les réponses suivantes jusqu'à définir l'ensemble du process. Votre équipe concevra le process des sorties vers les entrées. »   Comment définir les processus de votre équipe - commencer par la fin   Imaginons que vous souhaitiez éclaircir le process de création d'un article de blog par votre équipe en charge des contenus. Au lieu de commencer par le début, commencez par le résultat final : un article est publié. Quelle est l'étape précédant directement celle-ci ? La publication est programmée. Et avant cela ? Le référencement est optimisé. Et avant cela ? Les images sont ajoutées. Continuez à travailler en marche arrière sur chaque petite pièce du puzzle jusqu'à atteindre le tout début, lorsqu'une idée d'article de blog est sélectionnée. Une fois le nouveau process ébauché, Clingan suggère de le revoir et de l'améliorer en y recherchant les trois situations suivantes :
  • Quelque chose qui doit ou devrait se produire mais ne se produit pas.
  • Quelque chose qui ne devrait pas se produire mais qui se produit néanmoins.
  • Vous ne savez pas ce qui se passe.

4. Réduisez le volume

Même en respectant les étapes ci-dessus, il est possible que vous obteniez un process lourd et bien trop compliqué. « La plupart des process peuvent être définis en 6 étapes maximum, tout en sachant qu'il existe de nombreuses pièces mobiles et que des sous-étapes peuvent avoir lieu », précise Marcus. Il est donc important de réduire le volume de votre process pour le rationaliser autant que possible. « Il est toujours préférable d'afficher vos heures d'ouverture sur votre site Web que de développer un process très efficace pour informer de ces horaires par téléphone », explique Bachman à titre d'exemple. Conseil n°1: identifiez les domaines dans lesquels vous réalisez les choses purement par réflexe et habitude. Vous pouvez peut-être en supprimer. Conseil n°2 : restez à l'affût des domaines dans lesquels une partie du process passe entre de trop nombreuses mains. Bien souvent, il est préférable d'impliquer le moins de personnes possibles dans l'accomplissement d'une tâche. Conseil n°3 : demandez-vous continuellement s'il existe un meilleur moyen de faire les choses. Ce n'est pas parce qu'une tâche a été accomplie qu'il n'existe pas de méthode plus efficace et plus productive pour l'accomplir. L'évaluation et l'apprentissage constituent le seul moyen d'améliorer les processus avec le temps.

Faciliter la transition : comment mettre en œuvre de nouveaux process

Bien que ce nouveau process soit conçu pour aider votre équipe à mieux fonctionner et pour traiter les problèmes auxquels ils étaient constamment confrontés, certains résisteront au changement. Il y aura des réticences ou des hésitations lors de l'introduction d'un process nouveau et amélioré. Pour cette raison, il est important de communiquer ouvertement avec les membres de votre équipe et de les impliquer dans le process en suivant les consignes précédentes. Avant de mettre en œuvre cette nouvelle façon de faire les choses, programmez une réunion avec les membres de votre équipe concernés par ces changements. Prenez le temps d'expliquer la raison pour laquelle ce changement était nécessaire, en veillant à aborder les défis et les problèmes que vous avez identifiés. Demandez-leur ensuite s'ils ont d'autres questions ou suggestions au sujet du nouveau process. Plus les gens comprendront pourquoi le changement a été opéré et en quoi celui-ci peut les aider, plus ils seront conciliants et impliqués.

Conclusion

Vos process de travail représentent la façon dont votre équipe réalise le travail. Mais ces process ne doivent pas être définis puis oubliés car le changement est la seule constante réelle dans votre équipe. Des membres partent, d'autres arrivent. De nouvelles technologies et de nouveaux outils sont introduits et d'autres sont supprimés. Les objectifs et les buts changent tout le temps. Si vous ne parvenez pas à ajuster et à améliorer vos process pour intégrer ces changements, vous n'obtiendrez que frustration, désorganisation et contestation. N'attendez pas que les membres de votre équipe s'adaptent et que les process s'ajustent d'eux-même lorsque des changements sont introduits. Vous devez être proactifs dans la gestion de ces changements en identifiant les process actuels puis en en concevant de nouveaux pour que les tâches de votre équipe restent rationalisées et prévisibles. Pour récapituler, voici à quoi cela ressemble :  
Identification de vos processus de travail actuels :
  1. Sollicitez l'aide de votre équipe pour obtenir un aperçu complet.
  2. Élaborez un organigramme pour avoir une représentation visuelle de vos processus.
  3. Détectez les problèmes et les parties défaillantes de vos processus actuels.
 
Création d'un meilleur processus :
  1. Posez des questions non seulement pour comprendre les besoins à solutionner dans un nouveau processus, mais également pour savoir pourquoi ces problèmes surviennent.
  2. Créez un nouvel organigramme afin de pouvoir observer votre nouveau processus cartographié.
  3. Définissez votre nouveau processus en commençant par la fin et en retraçant les étapes, des sorties vers les entrées.
  4. Réduisez le volume pour ne pas obtenir un processus excessivement lourd et complexe.
  Utilisez ces informations pour identifier vos process actuels et réaliser les ajustements nécessaires. Votre équipe n'en sera que plus efficace, plus productive et mieux organisée, peu importe les difficultés !
Bio de l’auteur : Kat Boogaard (@kat_boogaard) est une auteure basée dans le Midwest amériain, qui aborde des sujets en lien avec la carrière, le développement personnel et la vie de travailleur indépendant. Elle est chroniqueuse pour Inc., écrit pour The Muse, contribue à The Everygirl ainsi qu’à de nombreuses publications sur le Web.
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