Aunque es común que las grandes empresas tengan en su propia plantilla gestores de proyectos a jornada completa, no todas las compañías cuentan con un gestor de proyectos experimentado. Es posible que no haya personal suficiente que pueda dedicarse exclusivamente a la gestión de proyectos. También cabe la posibilidad de que determinados proyectos precisen de competencias específicas de las que carece tu empresa. O bien, simplemente pueden no existir los recursos financieros necesarios.

A veces, necesitas subcontratar a un gestor de proyectos para que proporcione la experiencia necesaria para finalizar un proyecto. Por este motivo, es fundamental disponer de una metodología de implementación para gestores de proyectos externos, con el fin de que su labor sea satisfactoria.

No descuides tu capacidad de ejecución

Algunas personas tienen un proyecto de vida muy bien planificado. Crean un esquema con los objetivos y logros para cada etapa de su vida. Sin embargo, suelen sentirse frustrados cuando las cosas no salen según lo previsto.

Algo parecido sucede en las empresas. Muchas de ellas se esfuerzan por definir su visión, misión, estrategia competitiva, principios y valores, entre otros aspectos, pero, sin embargo, descuidan su capacidad de ejecución.

Un buen gestor de proyectos es aquel que implementa los proyectos a su cargo de manera satisfactoria, alcanzando los resultados previstos. Sin embargo, una mala implementación puede resultar desastrosa.

La mala implementación de un proyecto tiene consecuencias catastróficas

La mala ejecución de los proyectos puede generar resultados catastróficos. Estos son algunos ejemplos:

  • El presupuesto para crear EuroDisney inicialmente era de 2250 millones de USD, pero, al final, costó 4000 millones de USD.
  • El nuevo Boeing 787 voló por primera vez el 15 de diciembre de 2009, más de dos años después de lo esperado.
  • Los retrasos del A380 causaron problemas financieros a Airbus.
  • A finales de 2001, Rogers Communications instaló un nuevo software que dio acceso libre a los correos electrónicos de sus 423 000 clientes.

Estas son solo algunas historias de planes bien diseñados que pusieron a empresas en riesgo de quiebra o que causaron daños irreparables a su imagen pública.

Entonces, ¿qué es lo que hace falta para implementar un proyecto con éxito? Estos son algunos consejos clave para la implementación de un proyecto de forma satisfactoria.

Comprueba las competencias de implementación al subcontratar a un gestor de proyectos

He sido gestor de proyectos durante muchos años y, por lo tanto, sé que, para que la implementación de un proyecto tenga éxito, precisa al menos de dos componentes destacados:

  1. Identificar correctamente un proyecto apropiado y viable que pueda tener un impacto real en la realidad que se quiere cambiar y lleve a diseñar un plan de acción
  2. Llevar a buen término el proyecto con la satisfacción de todas las partes interesadas

Para ello, debes encontrar al profesional apropiado. Resulta increíble pensar cómo muchas empresas delegan la responsabilidad de ejecutar sus proyectos estratégicos en intermediarios o, a veces incluso, en gestores sin experiencia, sin ni siquiera asegurarse de que el gestor de proyectos dispone de las competencias de ejecución oportunas.

En la economía colaborativa de hoy en día, puedes encontrar con facilidad al experto adecuado para abordar tu problema. Muchas plataformas de trabajo para autónomos, como Upwork, Toptal (para subcontratación remota) o Workhoppers (candidatos locales), te permiten encontrar al gestor de proyectos con las competencias necesarias. Tómate tu tiempo para asegurarte de encontrar a un candidato adecuado y con experiencia.

El enfoque tradicional consiste en buscar "gestores de proyectos" con diplomas y certificados destacados, después, facilitarles un software de gestión de proyectos sofisticado y, en el mejor de los casos, poner a su disposición el personal y el espacio de oficina propicios.

¿Pero basta con todo esto para contratar a un buen gestor de proyectos externo?

La mayoría de las veces, las empresas evalúan a los candidatos según las capacidades técnicas de las que disponen en relación con el proyecto a tratar. No obstante, la ejecución de un buen plan también requiere de competencias sociales. Por citar algunas: la gestión de equipos, la gestión de riesgos, el liderazgo, la negociación y la comunicación son fundamentales para una buena implementación.

Con el fin de contrastar las capacidades de un gestor de proyectos subcontratado, solicita referencias que acrediten su experiencia en la implementación de proyectos similares. Y, sobre todo, es aconsejable cuestionar su metodología para la gestión de proyectos.

Implementar una metodología basada en los resultados

Tras muchos años ejerciendo como gestor de proyectos, me topé con una metodología de gestión de proyectos denominada "Delivering the 8", desarrollada por una empresa de consultoría local llamada FGT. Este método hace hincapié en la fase de implementación de la gestión de proyectos.

La metodología "Delivering the 8" requiere adoptar una filosofía de gestión basada en los resultados que se centra en que los productos estén en total consonancia con la cultura organizativa de McKinsey. Más que en seguir un plan, el aspecto principal en que debe centrarse un gestor de proyectos es la entrega del producto final.

El instituto estadounidense de gestión de proyectos Project Management Institute (PMI) recomienda al menos tres cualidades para la implementación de proyectos. En concreto, estos proyectos deben reunir los siguientes requisitos: entregarse a tiempo, no salirse del presupuesto y ofrecer la funcionalidad y calidad acordadas. Estos tres aspectos son fundamentales, pero no se consideran suficientes para garantizar el éxito.

La metodología "Delivering the 8" tiene en cuenta cinco componentes básicos adicionales:

  • entrega conforme a los objetivos estratégicos de la empresa
  • satisfacción del cliente
  • satisfacción del equipo directivo
  • satisfacción del equipo en general
  • aprendizaje de la evaluación continua del proyecto

Por lo tanto, por una parte, el gestor de proyectos debe recordar los objetivos del proyecto y garantizar su relevancia en un contexto en constante evolución y, por la otra, debe adaptarse a un proceso de evaluación continua del proyecto para la mejora continuada de la metodología. Además, todo esto debe hacerlo teniendo en cuenta a las diferentes partes implicadas.

Una implementación correcta no consiste en obtener los resultados previstos a costa del descontento de los miembros del equipo. Tampoco se considera un éxito realizar una entrega a tiempo y dentro del presupuesto, pero con funciones que ya no son necesarias para la puesta en práctica de la estrategia de la empresa.

Cómo mejorar la capacidad de implementación de proyectos

¿Es complicado conseguir la excelencia en la ejecución de un proyecto? No tanto si verdaderamente tienes predisposición a cambiar.

Los programas de aprendizaje personalizados, la formación organizada y una intervención rápida en la implementación de proyectos específicos se traducen de inmediato en resultados tangibles y duraderos.

Tu empresa puede mejorar rápidamente su capacidad de implementación de proyectos gracias a la transferencia y aplicación de sencillos conceptos y prácticas, como:

  • Definir entregas claras en cada fase
  • Alinearlas con los objetivos estratégicos
  • Obtener la aprobación desde el principio de todas las partes implicadas en el proyecto
  • Centrarse en los resultados, no en las actividades
  • Implementar una cultura de responsabilidad
  • Promover el trabajo en equipo con líderes claramente identificados
  • Trabajar de atrás hacia delante, a partir de un plazo
  • Supervisar continuamente para realizar ajustes en el plan de trabajo

La gestión de proyectos es un arte que precisa de disciplina y de unas magníficas dotes comunicativas. La EJECUCIÓN DEL PLAN es el componente clave para el éxito, más que el propio plan. Cada producto debe entregarse a tiempo, conforme al presupuesto y con la satisfacción del cliente, el equipo directivo y el equipo en general.


Acerca del autor: Vera Gavizon es cofundadora de Workhoppers, un sitio web de contacto entre profesionales diseñado para ayudar a las empresas a contactar directamente con los profesionales locales como trabajadores externos y para trabajos a tiempo parcial. Vera tiene un posgrado en Administración de empresas que cursó en la Universidad McGill. Trabajó durante muchos años como consultora de gestión en McKinsey & Co. y le avalan muchos años de experiencia en el ámbito del capital privado. Vera decidió dar un drástico cambio a su carrera profesional para conciliar su vida laboral y familiar y, tras convertirse en consultora autónoma, concibió Workhoppers como una solución para profesionales autónomos.

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