Guía de prácticas recomendadas de gestión de proyectos
Planificar y supervisar un proyecto para finalizarlo a tiempo, sin salirse del presupuesto y cumpliendo las expectativas no es una tarea fácil. Los mejores gestores de proyectos saben cómo equilibrar las comunicaciones con las partes interesadas, estar atento a los riesgos y aclarar las funciones, las responsabilidades y las prioridades del equipo. Conoce los secretos de su éxito empleando estas 10 prácticas recomendadas de gestión de proyectos. 1. Comunícate con las partes interesadas puntual y frecuentemente Esta comunicación incluye a todas las personas que estén interesadas en los resultados del proyecto, es decir, los miembros del equipo, los patrocinadores y los usuarios finales. Siempre que puedas, reúnete en persona para mostrar tu entusiasmo por el éxito del proyecto, define unas expectativas claras, como la función de cada una de las partes. Además, ofrece información del estado constantemente, con datos y resultados reales, para que las partes interesadas estén involucradas. 2. Ocúpate de los patrocinadores del proyecto Contar con buenos patrocinadores del proyecto es el principal indicador del éxito del proyecto, y de hecho menos de 2 de cada 3 proyectos tienen patrocinadores activamente involucrados. La labor de un patrocinador es supervisar el progreso, ayudar a solucionar los problemas y liderar el proyecto de cara a otros ejecutivos, así como conocer el panorama general de cómo el proyecto se adecua a objetivos empresariales más grandes. Básicamente son el punto de unión entre el gestor del proyecto y sus superiores. Celebra reuniones de control regularmente con el patrocinador para hablar de los objetivos del proyecto y los recursos necesarios, y utiliza esta lista de comprobación de patrocinio de proyectos para orientar las charlas y aclarar las expectativas. 3. Gestiona los riesgos y las oportunidades Dedica tiempo a imaginar la peor situación posible y su solución, así como el modo en que podrías impedir que sucediera. A continuación, habla con tu equipo para que te dé su opinión y sé consciente de los problemas conocidos que podrían afectar al proyecto. Simplemente recuerda que no todas las incertidumbres son malas: no olvides controlar también las oportunidades, de forma que puedas ofrecer valor más allá de lo que se espera. (Aprende a realizar una valoración de riesgos exhaustiva aquí). 4. Crea un plan de trabajo detallado, con el alcance, el programa y el presupuesto Redacta el plan del proyecto con los objetivos y los problemas que se abordan (y los que no), en lugar de simplemente enumerar las tareas que se han de completar. Esto te ayudará a centrar el trabajo y protegerte contra el síndrome del lavadero. A continuación, prioriza los objetivos del proyecto, identifica las entregas y calcula la duración de las tareas para configurar el programa y las dependencias. 5. Celebra una reunión de comienzo del proyecto La reunión de comienzo del proyecto establece el tono general del proyecto. Hazlo bien y tu equipo trabajará motivado, con energía y centrado. Así que aprovecha la oportunidad para establecer un objetivo común, aclarar las funciones y las responsabilidades, definir el modo de medir el éxito, revisar los riesgos, decidir cómo te vas a comunicar y elegir la metodología y las herramientas para gestionar el proyecto. Sé minucioso, pero intenta que la reunión de inicio del proyecto sea lo más breve y directa posible. 6. Documéntalo todo Documentar cada paso del proyecto es la clave para garantizar no solo que conoces lo que sucede, sino que tienes toda la información necesaria para analizar el rendimiento, tomar mejores decisiones y aprender de las experiencias. Si se te ha pasado un plazo, podrás saber por qué ha sucedido y cómo mejorar el proceso de trabajo para impedir que vuelva a suceder. 7. Programa comprobaciones con el equipo regularmente Cuando se gestiona un proyecto es fundamental estar sincronizado con el equipo. Una breve reunión semanal o incluso diaria con el equipo del proyecto es una forma segura de alinear las principales prioridades, obtener información rápidamente y ayudar a eliminar obstáculos o trabas que impiden que el equipo avance. La clave es ser breve y centrarse: ¿qué se hizo ayer? ¿En qué trabajan todos hoy? ¿Quién se encuentra estancado y qué podemos hacer para ayudar? 8. Pide información Como afirmó Cornelius Fichtner, la P de PM es tanto de personas como de proyectos. Los buenos líderes saben que nadie es perfecto y que todos tenemos aspectos que podemos mejorar. Pedir información a tu equipo es una de las mejores formas de crecer como gestor de proyectos e incrementar las probabilidades de éxito. 9. Gestiona el síndrome del lavadero Cuando comiencen a llegar nuevas solicitudes, plasma su repercusión en el programa y el presupuesto del proyecto. Si hay diferentes partes interesadas con solicitudes que entran en conflicto o competencia, reúne a todos para hablar y aclarar los objetivos, de forma que puedas avanzar con todos a bordo. 10. Realiza una retrospectiva del proyecto Incluso aunque hayas entregado el producto final, el proyecto no finaliza hasta que realizas una retrospectiva y registras las lecciones aprendidas. Dedica tiempo a revisar los aspectos positivos e identificar las prácticas recomendadas para su uso futuro. Discute también lo que se podría mejorar para determinar cómo realizar mejor el trabajo la próxima vez. Con estos principios de gestión de proyectos, podrás entregar exitosos proyectos en cualquier sector: desde marketing a TI, construcción y demás. Más prácticas recomendadas para gestores de proyectos: Prácticas recomendadas de gestión de carteras de proyectos Prácticas recomendadas de gestión de proyectos de TI Prácticas recomendadas de gestión de recursos de TI Obtén más prácticas recomendadas, herramientas y asesoramiento sobre gestión de proyectos Consulta la guía definitiva de gestión de proyectos para obtener formación rápida sobre todo lo relacionado con la gestión de proyectos. Encontrarás de todo: desde glosarios de términos y consejos de implementación de metodologías populares, a útiles plantillas y tutoriales detallados.
Cómo 5 expertos en gestión de proyectos crean un plan de gestión de proyectos infalible
Una planificación inadecuada puede arruinar tu proyecto incluso antes de empezar a trabajar. El cambio de expectativas, el recorte de presupuestos y los frustrantes malentendidos pueden descarrillar incluso el proyecto más sencillo y estresar a todos los que participan en él. Un plan de proyecto minucioso puede prevenir el síndrome del lavadero, presupuestos exagerados y objetivos perdidos. No obstante, sentarte para planificar un proyecto puede resultar una tarea abrumadora. ¿Cómo puedes prever con precisión cuánto durará una tarea? ¿Cómo traduces las expectativas de las partes interesadas en productos concretos? ¿Y qué pasa si algo sale mal? Hemos recopilado consejos de 5 expertos avezados en gestión de proyectos que saben perfectamente qué se necesita para crear un plan de gestión de proyectos de éxito. Componentes fundamentales de un plan de gestión de proyectos ¿Qué debes incluir en tu plan de gestión de proyectos? Según la galardonada bloguera sobre gestión de proyectos Elizabeth Harrin, un plan de proyecto minucioso incluye estos elementos: Declaración sobre la definición del proyecto: se trata de información sobre de qué trata el proyecto y cuál es su objetivo; es decir, una declaración breve que resume el propósito, los objetivos y los productos finales. Estrategia de ejecución: explica cómo se desarrolla el proyecto. ¿Qué metodología utilizarás? ¿La entrega se realizará con un solo lanzamiento o por etapas? Ámbito: ¿qué se incluye y qué no en el proyecto? Incluye la estructura desglosada de tu trabajo y los productos clave. Programa: en función de la minuciosidad con que se defina el proyecto, puede tratarse de información general de alto nivel de cuándo se completarán elementos específicos o puede incluir tu diagrama de Gantt detallado completo con hitos y fechas de entrega. Organigrama: una descripción general de la jerarquía del equipo del proyecto, las funciones y las responsabilidades. Si en tu proyecto participan varios equipos o departamentos, debe tratar cómo estos equipos trabajarán juntos, quiénes son las partes interesadas y quién es el responsable de cada producto. Matriz RACI: este diagrama ayuda a determinar exactamente quién hará qué en tu proyecto. Se trata de una matriz de todas las actividades de un proyecto, asociadas con todas las funciones pertinentes, incluidas las personas responsables (asignadas para completar el trabajo), ante las que se rinden cuentas (tienen competencias de aprobación, negación o veto), a las que se consulta (necesitan aprobar o contribuir) y ser informadas (necesitan saber información sobre la acción o decisión). En cada intersección de actividad y función, se asigna una persona específica a cada función. Obtén una plantilla de la matriz RACI descargable aquí. Autor de la imagen: racichart.org Plan de gestión de riesgos y registro de riesgos: aunque incluyas cada céntimo en el presupuesto y definas cada hito, ningún proyecto, por pequeño que sea, está libre de riesgos. Crea un plan para identificar y mitigar los riesgos desde el principio. Puedes acceder a una guía paso a paso para evaluar y gestionar los riesgos aquí. Detalles presupuestarios: incluye las horas extraordinarias previstas, los cursos formativos, las tarifas de consultoría, los equipos y consumibles, las adquisiciones de compra, los gastos de viaje, etc. Algunas de estas cifras pueden ser difíciles de concretar con anticipación, pero trata de ser lo más preciso posible y recuerda a todo el mundo que tu presupuesto es una estimación. Plan de comunicaciones y programa de informes: incluye detalles sobre cómo con quién te comunicarás, qué compartirás, con qué frecuencia y de qué forma. Plan de adquisición: si necesitas comprar algo como parte del proyecto (software, materiales, etc.), aquí es donde debes explicar cómo buscarás y elegirás un proveedor y gestionarás el contrato. Plan de gestión de información: detalla cómo almacenarás y compartirás la información del proyecto, cómo controlarás la documentación y de qué forma preservarás la seguridad de los datos del proyecto. Plan de gestión de calidad: explica cómo gestionarás la calidad del proyecto, cuáles son tus normas de calidad, cómo pretendes cumplir tales normas y qué programa propones para los puntos de control o las auditorías de calidad. Puede parecer que hay demasiada información que tratar, pero recuerda que este es solo un plan de gestión de proyecto de ejemplo. Un buen plan de proyecto no tiene que incluir necesariamente todos los elementos de esta lista. Como Harrin indica, “Un documento más largo no hace que parezcas más inteligente u organizado. Lo único que plantea es la posibilidad de que nadie lo leerá aparte de ti". Lo mejor es un plan de proyecto sencillo y fácil de leer. Empieza por una declaración de trabajo (SOW) Según Brad Egeland, gestor de proyectos de TI profesional, autor y consultor, la base de un plan de proyecto de éxito es una declaración de trabajo. ¿Por qué? Porque posiciona a todo el mundo en la misma página al inicio. Después, cuando surgen nuevas necesidades y se crea el síndrome del lavadero, puedes volver al documento de la declaración de trabajo para consultar cuál era el propósito exacto del proyecto cuando se creó. La declaración de trabajo debe incluir una declaración general del propósito o el valor empresarial, la descripción de los productos del proyecto, la definición de los hitos, la estimación de esfuerzos, la cronología, el coste y una descripción de alto nivel de las funciones y responsabilidades del equipo. Configura un temporizador Max Wideman, famoso gestor de proyectos y coautor de la guía original de los fundamentos de gestión de proyectos, aboga por un método eficaz para la planificación del proyecto. Su enfoque SCOPE-PAK te ayudará a elaborar un plan de proyecto en 60 minutos o menos (Wideman te insta a que realmente configures un temporizador). Convoca a las principales partes interesadas y a los miembros del equipo para determinar lo que quieres conseguir y cómo hacerlo. Paso 1: partes interesadas. Anota con quién hay que ponerse en contacto para obtener ayuda, información o aprobaciones, y define el patrocinador del proyecto. Si la lista es larga, clasifícala por agentes más y menos importantes. Paso 2: componentes. Se trata de la estructura desglosada de tu trabajo. Enumera todos los elementos y las sugerencias relevantes para tu trabajo (deja la evaluación para más adelante; por el momento, solo tienes que indicarlos). Limítate a 30 elementos y, si empieza a parecer que el equipo está buscando elementos para añadirlos, deja este paso y avanza. Paso 3: objetivos y resultados. Anota el objetivo del proyecto y luego define cuáles deberían ser los resultados. Verifica tu trabajo; para ello, plantea: "Si lleváramos a cabo todos los elementos de trabajo indicados en el paso 2, ¿deberíamos conseguir los objetivos?" Paso 4: posibles alternativas. ¿Qué otras alternativas permitirían conseguir el objetivo del proyecto? ¿Existe una forma más eficaz de alcanzar tus objetivos? Paso 5: economía y problemas. ¿Cuál es la estrategia de financiación del proyecto? ¿Qué prioridad se le da con respecto a otros proyectos? ¿Qué recursos necesitarás? ¿Qué problemas se plantearán? Paso 6: plan de ataque. Mira la lista de elementos de trabajo y decide cuáles debes llevar a cabo primero. Etiquétalos con una A y continúa con las letras B, C, D, etc. Luego, plantéate qué se puede hacer simultáneamente con los elementos A o B, y así sucesivamente. Esta es la forma en que definirás el programa de tareas. Paso 7: previsiones y riesgos. ¿Qué problemas puede plantear cada tarea? ¿Cómo puedes mitigar los riesgos o crear soluciones alternativas? Paso 8: indicadores clave de éxito. Identifica a las 3 o 4 partes interesadas más importantes y pregúntales "¿Con qué podríais estar más contentos?". Las respuestas son los indicadores del éxito del proyecto. Decide cómo se puede medir cada uno cuando el proyecto haya acabado. Puedes y debes continuar trabajando para aclarar el plan de trabajo del proyecto, pero en tan solo una hora habrás definido un sólido plan de ataque, con la identificación de las partes interesadas, la aclaración de los objetivos y la definición de los resultados. No planifiques en exceso Según Ricardo Vargas, un especialista en gestión de proyectos con prestigio internacional, una noción de urgencia es el ingrediente más importante de un proyecto de éxito. Los gestores de proyectos necesitan tener la capacidad de satisfacer con rapidez las necesidades de los clientes y de las partes interesadas, para lo que es preciso actuar, y no sentarse en una mesa de reuniones para debatir sobre los plazos y los presupuestos. El proyecto no resulta atractivo para nadie sobre el papel, por lo que debes mejorar el proceso de planificación lo máximo posible. Incluye en el plan de proyecto solo lo que resulte fundamental y, después, ponte en marcha. Vargas usa una versión consolidada de las instrucciones de planificación descritas en la guía de los fundamentos de gestión de proyectos, y tú puedes obtener más información sobre las particularidades de cada aspecto de su proceso de planificación en su blog. Elabora un plan sencillo Los planes de proyecto se pueden complicar con rapidez, sobre todo en cuanto las partes interesadas y los patrocinadores del proyecto empiezan a evaluar. Para asegurarte de no complicar demasiado las cosas, el bloguero de gestión de proyectos Kiron Bondale sugiere empezar con las 5 preguntas clave para proporcionar el contexto y las perspectivas para los detalles de tu plan de proyecto. Por qué: ¿Cuáles son los beneficios empresariales fundamentales que aporta la realización de este proyecto? Qué: ¿Qué se incluye en el ámbito del proyecto? Quién: ¿Cuáles son las funciones básicas necesarias para lograr lo que abarca el ámbito del proyecto? Cuándo: ¿Cuándo debe entregarse lo que se incluye en el ámbito del proyecto, a fin de conseguir los beneficios? Dónde: ¿Cuál es el lugar más propicio para desarrollar el trabajo? ¿Dónde usarán los clientes y usuarios finales lo que se incluye en el ámbito del proyecto? Solo después de haberte parado a responder a estas preguntas debes continuar con el "cómo" del proyecto. Prácticas recomendadas para planificar la gestión de proyectos Como puedes observar, incluso entre los propios expertos en gestión de proyectos existen algunos enfoques distintos en cuanto a la creación de un plan de proyecto. No existe una única manera correcta, sino una práctica recomendada con la que los gestores de proyectos profesionales están de acuerdo: dedicar tiempo a definir y acordar los objetivos principales con las partes interesadas del proyecto antes de empezar a ejecutarlo. Otra práctica recomendada que se debe seguir es convocar una reunión inicial sobre el proyecto. Aprovecha la oportunidad de adecuar el equipo a los objetivos del proyecto, aclarar funciones y responsabilidades, establecer normas para el éxito y elegir la metodología y las herramientas para la gestión del proyecto. Sigue nuestros consejos para celebrar la reunión inicial perfecta del proyecto que permitirán marcar las pautas acertadas para el equipo. Por último, documéntate todo lo que puedas. Registrar el progreso del proyecto te ayudará a analizar el rendimiento y a tomar decisiones más informadas.
Tres dolores de cabeza que sufren los gestores de proyectos y sus curas correspondientes
La gestión de proyectos es una labor muy compleja y difícil. Como son muchos los factores que influyen en cada proyecto, los gestores deben ser extremadamente versátiles y estar bien preparados. A diferencia de los desarrolladores, los ingenieros o los arquitectos, que trabajan en la parte técnica de los proyectos, los gestores, además de estar familiarizados con todos los detalles técnicos, también tienen que lidiar con los aspectos sociales y corporativos. Aparte de todo eso, muchas veces tienen que hacer malabarismos con varios proyectos a la vez. Además de todo lo anterior, los gestores de proyectos deben garantizar que las líneas de comunicación entre los diferentes departamentos permanezcan abiertas, de forma que los equipos se puedan coordinar con los demás y que los posibles peligros que puedan dejar al proyecto fuera de juego pasen inadvertidos. Naturalmente, toda esta complejidad es terreno abonado para infinidad de problemas. Estos son los tres principales dolores de cabeza que casi todos los gestores de proyectos han sufrido, junto con algunas prácticas soluciones. Dolor de cabeza n.º 1: modificaciones en la programación del proyecto Huelga decir que los proyectos necesitan una programación para que todas las personas implicadas puedan seguir su progreso y conocer las responsabilidades, incluidos los hitos. Es cosa del gestor de proyectos controlar todas las actividades del equipo, actualizar el estado del proyecto y actuar como enlace entre el equipo y las partes interesadas, incluido el equipo directivo. Sin embargo, esta es una actividad que requiere mucha dedicación por parte de los gestores de proyectos, cuando sus habilidades y conocimientos podrían aprovecharse mejor si les dejáramos que hicieran su trabajo real en el proyecto, en lugar de asignarles tareas administrativas. Solución: automatiza las modificaciones de la programación siempre que sea posible para que no tengas que malgastar el tiempo recopilándolas manualmente. Reunirte con el equipo y preguntar a cada uno de sus miembros cuál es el estado de la tarea es una tarea que requiere mucho tiempo, especialmente cuando hay herramientas de gestión de proyectos y colaboración disponibles que permiten al equipo marcar sencillamente una tarea o un hito como finalizado, y proporcionar actualizaciones e informes del estado en tiempo real. Si ahorras tiempo en las tareas administrativas, podrás centrar tus esfuerzos y conocimientos en lo que realmente importa. Dolor de cabeza n.º 2: multitarea Con tanto por hacer, la multitarea parece inevitable. Pero resulta que en realidad impide que seas productivo, afecta negativamente a la calidad del trabajo y puede provocar grandes demoras. Un contratiempo en una parte inevitablemente causará problemas en las tareas dependientes, que no podrán dar comienzo hasta que la primera tarea haya finalizado y así sucesivamente. En poco tiempo crea y acumula más retrasos. Solución: haz todo lo posible para limitar el número de proyectos llevados a cabo simultáneamente. Trata de no dejar que haya más del 25 o el 50 % de los proyectos ejecutándose simultáneamente para provocar menos demoras y que el trabajo tenga una mayor calidad. Como gestor de proyectos, tu trabajo será más fácil con menos proyectos que requieran tu tiempo y atención al mismo tiempo. Además, tienes la ventaja de disponer de muchas herramientas en línea que te ayudarán a echarte al hombro parte de la carga. Una aplicación de mensajería instantánea como Slack te permite comunicarte en tiempo real, archivar mensajes y realizar búsquedas de forma sencilla en caso de que necesites recordar detalles concretos de una conversación. Dolor de cabeza n.º 3: cálculos de duración del proyecto A menos que tengas una bola de cristal a mano (en cuyo caso quizá podrías prestárnosla), sencillamente no es posible saber cuánto tiempo te llevará realizar una tarea concreta. No obstante, tendrás que ofrecer un cálculo de tiempo a las partes interesadas y los clientes basado en toda la información relevante que tengas a tu disposición. Y serás el responsable de la fecha de finalización que propongas. Hay varios métodos diferentes que puedes emplear para calcular cuánto tiempo le llevará a tu equipo finalizar un proyecto. Sin embargo, aunque asignes duraciones a cada tarea, puede que te quedes corto al calcular, lo que implica que tu equipo tendrá que ocuparse del trabajo pendiente y recuperar el tiempo perdido. Y, además de este estrés, ello puede significar el sacrificio de la calidad, salirse del presupuesto o incluso quedar fuera de los plazos establecidos. Solución: en lugar de pedir a los miembros del equipo que ofrezcan un solo plazo de entrega para sus tareas específicas, prueba con un método de cálculo de dos fechas. La ventaja del método de dos fechas radica en que te permite salirte del cálculo, además de proporcionar cierto margen para que puedas entregar el proyecto antes del plazo de entrega final. Ten en cuenta que este método no garantiza que seas capaz de entregar todos los proyectos a tiempo, pero te aporta cierta seguridad. Con estas útiles estrategias y herramientas, podrás planificar y ejecutar los proyectos mejor, y permitir que tanto tú como tu equipo funcionéis de forma más productiva, con menos estrés y, además, que cumpláis (o superéis) las expectativas de los clientes. Biografía de la autora: Diana Clark es experta en marketing digital y gestora de proyectos de operaciones de marketing. Trabaja con su talentoso equipo de marketing en Aussiewriter. Le encanta orientar a las personas en prácticas empresariales y comparte sus ideas en un blog.