3 formas de configurar la estructura de archivos de agencias creativas

Como agencia creativa, tu equipo nunca anda escaso de una afluencia masiva de solicitudes. Tanto si se trata de nuevo trabajo como de actualizaciones del trabajo existente, tienes que pelearte con esas solicitudes, gestionar las expectativas de los clientes y entender las prioridades de tu equipo. Demasiados malabarismos para no contar con un repositorio central para todos tus proyectos actuales. Por no mencionar el hecho de que si estás dedicando todo tu tiempo a rastrear datos y clasificarlos a través de tu bandeja de entrada, no te queda tiempo para ser creativo.

Pero puedes recuperar el control. Priorizar el orden de la estructura de archivos dentro de una agencia permite:

  • Ofrecer claridad compartida sobre las iniciativas
  • Canalizar todo el trabajo en una única ubicación accesible
  • Establecer un flujo de trabajo definitivo para mantener la calidad y la consistencia
  • Visibilizar el trabajo para que puedas calibrar la productividad y la capacidad

Aquí es donde entra Wrike. En lugar de perderte en hilos de correos electrónicos y mensajes instantáneos, colaborar con una herramienta de gestión de proyectos de diseño pone orden al caos ya que organiza las solicitudes conforme van llegando y asegura que obtienes toda la información que necesitas para empezar. Configura las solicitudes para que salten de inmediato a la carpeta a la que pertenecen y así puedas distribuir el trabajo entre tu equipo sabiendo por adelantado exactamente lo que se requiere. Nos sentamos con uno de nuestros gestores de servicio al cliente para compartir algunas prácticas recomendadas para la estructura de archivos.

Aquí os presentamos 3 plantillas diferentes de estructura de carpetas para agencias creativas que harán que tu equipo creativo se sienta como:

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1. Por estado

Si tus proyectos se basan en gran medida en el estado y te ves en la necesidad de programar un montón de reuniones de estado para mantenerte al día con los proyectos, esta estructura de archivos es la tuya. Desglosa las tareas por estado para que puedas estar al día de los proyectos activos con solo un vistazo y abordar todo lo que se vaya quedando atrás.

Este formato también te permite gestionar y medir la capacidad de tu equipo semana tras semana. Controla de cuántos proyectos activos puede hacerse cargo tu equipo para que aceptes más o los rechaces con seguridad cuando tu equipo haya llegado al límite.

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2. Por tipo de solicitud

Si tienes una cantidad importante de solicitudes de clientes entrando, divide las tareas por solicitudes para que puedas priorizarlas y repartirlas adecuadamente. Dentro del formulario de solicitud puedes preguntar sobre la fecha de entrega, la importancia, documentos, etc., y así podrás decidir qué miembro de tu equipo tiene capacidad para hacerse cargo. Canalizar todas las solicitudes a través de un solo lugar te facilita la tarea de distribuirlas entre tu equipo o esquivar aquellas que actualmente no puedas asumir.

Utiliza la carpeta "Trabajos aplazados" para las solicitudes que no sean urgentes y se puedan atender en semanas más tranquilas.

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3. Por plazos de tiempo

Utilizada por nuestro propio equipo creativo, esta estructura de archivos es la mejor para equipos que gestionan una gran cantidad de trabajo web. Este formato desglosa las tareas de los proyectos creativos por plazos de tiempo, para que puedas ver qué tareas tienen que completarse inmediatamente y cuáles se pueden aplazar a la semana siguiente.

Esta organización de estructura de archivos funciona realmente bien para los que siguen la metodología Scrum y trabajan en sprints cortos, ya que ayuda a visualizar todas tus tareas para la próxima iteración. Al final del sprint puedes revisar retrospectivamente lo que se ha completado y lo que se ha aplazado.

 

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Recursos adicionales de prácticas recomendadas para la organización de la estructura de archivos

Tomarte un tiempo para organizar tus archivos y tareas por adelantado te ahorrará a ti (y, aún más importante, a tus clientes) un montón de dolores de cabeza por el camino. Aquí tienes algunos recursos adicionales sobre diseño de configuración de carpetas:

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