Conceptos básicos de gestión de proyectos: 6 pasos para crear un plan de proyecto infalible
Cuando tienes que planificar tu primer proyecto, puede que no sepas ni por dónde empezar. Sigue estos seis pasos para crear un plan de proyecto infalible y lidera tu equipo con confianza.
Cómo aprovechar los beneficios de la automatización en marketing
La automatización puede parecer magia, pero está al alcance de la mano de cualquier equipo de marketing. Hoon Kim, de Airbnb, nos muestra cómo utilizar las funciones de automatización de Wrike para realizar su trabajo.
Diez plantillas de formularios de solicitud que ayudarán a tu equipo a triunfar
Independientemente del departamento en el que trabajes o de tu cargo, hay una cosa clara: alguien quiere algo de ti siempre. Ya se trate de un importante proyecto nuevo o de un favor rápido para otro equipo, te abruman con solicitudes de trabajo durante reuniones formales, conversaciones en el pasillo, mensajes instantáneos y correos electrónicos. Las solicitudes de Wrike te ayudarán a seguir el ritmo de todo este trabajo entrante, permanecer organizado y asegurarte de tener toda la información necesaria antes de ponerte manos a la obra. Cuando conozcas los aspectos básicos de cómo crear tus propios formularios de solicitud personalizados en Wrike, podrás utilizar estas diez plantillas de formularios de solicitud más comunes que te ayudarán a ponerte en marcha. 1. Formulario de solicitud de un nuevo proyecto Campos que se han de incluir: Título: Departamento: Prioridad: Fecha de inicio prevista: Fecha de finalización prevista: Descripción del proyecto: Coste estimado: Otros departamentos que se beneficiarán: 2. Formulario de solicitud de cambios o solución de problemas Campos que se han de incluir: Título del problema: Proyecto con el que está relacionado el problema: Fecha de apertura del problema: Tipo de problema: Defecto Idea Solicitud de mejora Descripción del problema: Solución y pasos siguientes: 3. Briefing creativo Campos que se han de incluir: Nombre del trabajo Tipo de material ¿Es una actualización o un trabajo nuevo? Enlace al material anterior, si se trata de una actualización Público objetivo Canal objetivo Propuesta de actuación ¿Ha autorizado esta solicitud algún responsable de marketing? Descripción del trabajo Lanzamiento o dependencia de la campaña Si hay una dependencia, Marketo ID Solicitudes de trabajo personalizadas de Wrike 4. Solicitud de servicio de asistencia Campos que se han de incluir: Fecha Nombre Departamento Plataforma o sistema operativo Hardware o dispositivo Descripción del problema Prioridad 5. Configuración de nuevo empleado Campos que se han de incluir: Nombre del nuevo empleado: Departamento del nuevo empleado: Función o cargo del nuevo empleado: Fecha de incorporación del empleado: Requisitos de hardware: Portátil Auriculares Teléfono físico Otros: Requisitos de software: MS Office Adobe Creative Suite Softphone Proporcionar cuenta de usuario para: Salesforce Wrike join.me 6. Solicitud de campaña de operaciones de marketing Campos que se han de incluir: Propietario de la campaña: Tipo de campaña: Impresa Anuncio de pago Correo electrónico Redes sociales Vídeo Nombre de la campaña: Fecha de entrega del proyecto: Fechas de inicio y finalización de la campaña: Canales: Público objetivo: Objetivos de la campaña: Descripción de la campaña o información adicional: Formulario de solicitud de operaciones de marketing de Wrike 7. Solicitud de reembolso de gastos Campos que se han de incluir: Nombre del empleado: Departamento del empleado: Nombre del responsable: Periodo de gastos: Propósito comercial: Descripción de los gastos: Coste total: Elementos adjuntos (recibos): 8. Solicitud de vacaciones Campos que se han de incluir: Nombre del empleado: Departamento: Responsable: Fecha de inicio: Fecha de finalización: 9. Solicitud de acceso de seguridad Campos que se han de incluir: Nombre del empleado: Cargo o departamento: Recursos solicitados para el acceso: Nivel de acceso: Motivos del acceso: Duración: 10. Solicitud de material de oficina Campos que se han de incluir: Nombre del empleado: Departamento: Material necesario: Fecha para la que se necesita: (opcional) ¿Buscas más plantillas de Wrike? Obtén información acerca de cómo crear plantillas de proyectos para eliminar las tareas más recurrentes y ponerte en marcha mucho más rápido.
Cómo desarrollar las habilidades esenciales de un gestor de proyectos
¿Deseas superarte como gestor de proyectos? Por supuesto que sí. En esta entrada desglosamos algunas de las habilidades técnicas y sociales más importantes para los gestores de proyectos, y ofrecemos algunos consejos prácticos para mejorarlas.
Por qué necesitas una plantilla de proyectos de Motion Graphics
Una plantilla de proyectos de Motion Graphics puede ayudarte a planificar y realizar el proyecto a tiempo. Descubre las tres partes esenciales de estas plantillas y cómo Wrike puede ayudarte a empezar a usarlas.
Cómo crear plantillas de proyectos en Wrike
¿Eres director de marketing y elaboras la misma campaña SEO a diario para todos los nuevos clientes que le llegan? ¿O eres gestor de proyectos con un flujo de trabajo complejo de desarrollo de productos cuya configuración lleva horas? Sabes que tiene que haber una forma más sencilla de gestionar todos estos proyectos repetitivos sin tener que darte de cabezazos contra la pared. Tenemos la respuesta: la solución que buscas son las plantillas de proyectos. Las plantillas de proyectos son una extraordinaria forma de replicar fácilmente el trabajo en Wrike y se pueden configurar en cuestión de minutos. Pero antes de avanzar demasiado en Template Babylon, asegurémonos de que lo que necesitas son las plantillas. Cómo saber si debes utilizar plantillas de proyectos Paso 1: Determina la complejidad del proyecto en una escala del 1 al 4 (1 es lo más sencillo y 4 muy complejo). Paso 2: Determina la frecuencia del proyecto en una escala del 1 al 4 (1 es muy infrecuente y 4 se repite constantemente). Si tu puntuación está por encima de 3 en todas las categorías, definitivamente debes utilizar las plantillas. Si la puntuación está por encima de 3 en frecuencia, pero es inferior a 3 en complejidad, podrías beneficiarte del uso de las plantillas. Si la puntuación está por debajo de 1 o 2 en ambas categorías, entonces es mejor que utilices tareas, subtareas y flujos de trabajo personalizados para gestionar el trabajo. ¿Sigues sin tenerlo claro? Aquí encontrarás una lista de casos prácticos habituales de creación de plantillas. Son solo algunos ejemplos, pero no significa que te tengas que ceñir a ellos. Si tu situación es diferente a la descrita en estos ejemplos, pero crees que podrías aprovechar las plantillas, te animamos a que las pruebes y veas si funcionan en tu equipo. Casos prácticos habituales de creación de plantillas: Pedidos Implementaciones Campañas de marketing Flujos de trabajo de desarrollo de productos Procesos de solicitud (solicitud de patentes, por ejemplo) Proyectos que se repiten y tienen varios pasos ¿Crees que necesitas las plantillas? ¡Podemos ayudarte! Sigue leyendo. Cómo crear plantillas de proyectos en Wrike Ahora que sabes que necesitas una plantilla, empecemos a crearla. Paso 1: Crea una carpeta y llámala "Plantillas". Puedes crear esta carpeta bajo la carpeta raíz, o bien, si tienes varios equipos de diferentes departamentos en Wrike, crea esta carpeta en la carpeta específica de tu departamento (por ejemplo, crea la carpeta "Plantillas de marketing" dentro de la carpeta "Marketing" principal). Paso 2: Dentro de la carpeta "Plantillas" que acabas de crear, crea una subcarpeta para un proyecto que se repita constantemente. Empieza a crear las tareas dentro de esta carpeta desde el inicio del proyecto hasta su finalización. Asegúrate de detallar al máximo todas las tareas de forma que todas las personas que reciban esta tarea por primera vez sepan exactamente qué deben hacer. Cuando hayas finalizado este paso, debes tener tareas para cada paso necesario del proyecto, incluidas todas las subtareas pertinentes. Paso 3: Define la duración apropiada de cada una de las tareas que acabas de crear. (Por ejemplo, la tarea X tendrá una duración de 2 días). No es necesario que definas una fecha concreta todavía, eso lo haremos más adelante. Paso 4: Determina si el proyecto tiene dependencias. Si todas las tareas pueden realizarse a la vez, no es necesario utilizar dependencias y podrás continuar con el paso siguiente. No obstante, lo más probable es que las tareas tengan que realizarse siguiendo un orden concreto, por eso tendrás que configurar las dependencias. Para empezar con las dependencias, asigna las fechas de cada tarea a la fecha actual. Desde aquí, pasa a la vista de cronología y empieza a arrastrar y soltar las tareas para volver a programarlas y definir las dependencias entre ellas. Para obtener más información acerca de cómo configurar dependencias concretas, consulta nuestra página de ayuda. Cuando hayas vuelto a programar todo y hayas configurado las dependencias, el resultado debe ser parecido al siguiente: Paso 5 (opcional): Si quieres, puedes hacer que la última tarea de la plantilla sea un hito. De este modo actuará como plazo de entrega inaplazable para el proyecto. También puedes añadir asignados a las tareas si hay una misma persona que tiene que repetir las tareas. No obstante, no lo recomendamos utilizar este procedimiento porque podrías sobrecargar fácilmente a alguien si olvidas reasignar dichas tareas después de duplicar la plantilla. Paso 6: Ahora que has configurado todas las dependencias del flujo de trabajo de la plantilla, el último paso es cambiar cada uno de los estados de las tareas a "Aplazado". De este modo garantizarás que una tarea que reside en la carpeta de plantillas no se confunda con las tareas duplicadas que tengan el mismo título. Puedes hacerlo volviendo a la vista de lista, seleccionando todas las tareas y cambiando el estado de la tarea a "Aplazado" en el panel de la derecha de la página. ¡Et voilà!, has creado una plantilla de proyecto en Wrike. Cómo iniciar un proyecto desde una plantilla Ahora que ya hemos creado la plantilla, hablemos de cómo utilizarla cuando te llegue un nuevo proyecto. Paso 1: Duplica la plantilla. Ve a la carpeta de plantillas y haz clic con el botón derecho en la plantilla que desees utilizar. A continuación, haz clic en "Duplicar carpeta". Cuando se te pida, tendrás que copiar la carpeta con las descripciones de las tareas, los asignados (si lo hubiera), los valores de campos personalizados y, a continuación, volver a programar el proyecto nuevo. Si has utilizado un hito como tarea final en la plantilla, programa la fecha de cierre como la fecha de finalización del proyecto. Si no has utilizado un hito, programa la fecha de inicio con el momento en el que desees que comience el proyecto. También tendrás que cambiar el nombre de la carpeta para que incluya de forma precisa el nombre del cliente, el proyecto o el proceso que se va a repetir. Paso 2: Arrastra y suelta la plantilla en la carpeta pertinente. A continuación, tienes que trasladar esta carpeta al lugar en el que previamente has almacenado los proyectos del mismo tipo (por ejemplo, una campaña de marketing duplicada debe residir en la carpeta de campañas activas). Paso 3: Asigna las tareas. Revisa cada tarea de la plantilla y asígnala a los miembros del equipo que tengan el ancho de banda suficiente disponible para completar las tareas. La vista de carga de trabajo es estupenda para esta función, ya que puedes ver quién tiene disponibilidad para aceptar otro proyecto y quién ya está ocupado. ¡Listo! Utiliza este proceso para todos los demás proyectos que se repitan. Ya no tienes que darte de cabezazos contra la pared. ¿Tienes preguntas acerca de la creación de plantillas de proyecto en Wrike? Pregúntanos en la sección de comentarios, o envía un correo electrónico a [email protected], estamos disponibles para ayudarte.
Nueva automatización de Wrike: convierte al instante las solicitudes en proyectos gracias a las plantillas
¿Tu equipo recibe un flujo constante de solicitudes similares? Si es así, entonces tienes la oportunidad de aumentar la productividad del equipo rápida y fácilmente. Wrike acaba de presentar una mejora que aúna dos útiles funciones: plantillas de proyectos y formularios de solicitud. Ahora puedes convertir automáticamente las solicitudes entrantes en proyectos gracias a las plantillas. El cliente recibe la confirmación inmediata de recepción de su solicitud y el equipo puede empezar a trabajar cuanto antes. Lo mejor de todo es que el proyecto optimizado fusiona todos los requisitos del cliente y organiza las tareas para lograr cumplir la fecha de entrega preferida de forma automática. Paso 1: crea la plantilla de proyecto Configura una plantilla de proyecto que desglose y asigne todas las tareas y las subtareas. Optimiza los pasos mediante la definición del orden, la duración y el espaciado entre las tareas. Incluye las instrucciones genéricas y los elementos adjuntos necesarios para todas las solicitudes en la plantilla. Guarda la plantilla en una carpeta distinta para separarla de los proyectos reales. Paso 2: crea un formulario de solicitud Crea un formulario de solicitud en la pestaña Gestión de cuentas > Formulario de solicitud de Wrike. Decide cuáles serán los campos obligatorios de antemano para ahorrar tiempo a tu equipo. Accede a los formularios de Wrike o haz que estén disponibles por medio de una URL externa. Una vez enviado, el proyecto se activa desde una plantilla activa. Paso 3: supervisa las nuevas solicitudes Obtén una perspectiva general del estado en un panel de control compartido. Las fechas vencidas aparecerán en rojo para que puedas saber si hay algo en peligro. Reconoce el esfuerzo de los mejores, aquellos que son capaces de acabar más tareas. ¿Estás interesado en convertir al instante la próxima solicitud en un proyecto? Para obtener más información acerca de cómo configurar proyectos con plantillas consulta este artículo de la página de ayuda. Formularios de solicitud es una función que está disponible solamente para los planes Wrike Business y Wrike Enterprise. Para actualizar tu cuenta, ponte en contacto con [email protected] o bien inicia una prueba gratuita del plan Wrike Business ya mismo.
