En qué fijarse al evaluar una herramienta de gestión de proyectos de diseño

Solicitudes, borradores, revisiones, actualizaciones de estado, plazos de entrega y bucles de información interminables. ¿Tu cabeza va a explotar? Asumámoslo, mantener todos los proyectos de diseño organizados supone un problema.

Sabes que el sistema que utilizas actualmente no funciona. Tienes archivos esparcidos por Google Drive y Dropbox. La comunicación importante se pierde entre correos y mensajes instantáneos. Tu proceso de aprobación es uno de los grandes obstáculos.

Lo bueno es que una herramienta de gestión de proyectos de diseño puede ayudar a que tú, tu equipo, tus clientes y, tal vez lo más importante, tus proyectos marchen por el buen camino.

No faltan opciones en el mercado. De hecho, si buscas “software gestión proyectos” en la conocido web Software Advice, aparecerán inmediatamente más de 320 opciones.

Así pues, ¿cómo puedes separar la paja del grano y dar con la opción que mejor satisfaga tus necesidades concretas? Estos son los criterios que debes usar para identificar la herramienta de gestión de proyectos de diseño adecuada para tu caso.

1. La mayor rentabilidad para tu inversión

El coste de las herramientas y sistemas de gestión de proyectos puede oscilar dependiendo de que se trate desde un plan gratuito hasta un software de nivel empresarial. El precio viene determinado por una serie de factores diferentes, entre los que se incluyen (aunque, por supuesto, no se limitan a ellos) los siguientes:

  • Cuántos usuarios pueden acceder a la herramienta
  • Número de proyectos o espacios de trabajo
  • Número de funciones e integraciones
  • Capacidades de almacenamiento
  • Nivel de atención y asistencia al cliente

En el fondo, no tiene sentido evaluar las opciones que no se ajustan a tu presupuesto. Por lo tanto, antes de analizar todas las opciones, piensa qué es lo que te puedes permitir.

Sabemos lo que estás pensando ahora: He visto que hay cantidad de opciones gratuitas en el mercado. ¿Por qué simplemente no me libro del riesgo y opto por una de ellas?

Es comprensible. Las opciones gratuitas son tentadoras. No obstante, es importante tener en cuenta que la mayoría de las herramientas gratuitas ofrecen unas funciones limitadas. Tendrás restricciones en aspectos como los usuarios, los proyectos y los datos, por no hablar de que puede que no dispongas de las funciones, las capacidades o las integraciones que realmente necesitas para poner a punto tus proyectos de diseño.

Además, si tienes pensado ampliar el equipo, tus servicios o la base de clientes, puede que pronto estas soluciones se te queden cortas y tengas que volver a iniciar el proceso de buscar otro sistema.

Ahórrate molestias y dedica tiempo a evaluar tu presupuesto y lo que te puedes permitir invertir en una solución. Dice un viejo refrán que recibes lo que das, lo que explica por qué en las empresas la inversión en software empresarial sea el gasto que haya experimentado un crecimiento más significativo.

Este paso no solo te ayudará a ir descartando opciones que son demasiado caras, sino que, además, evitará que acabes cargando con la opción más barata. Céntrate en buscar las herramientas que estén al alcance de tu presupuesto y que realmente satisfagan tus requisitos.

2. Las funciones que satisfacen tus necesidades

Tu objetivo es asegurarte de que los proyectos de diseño estén más organizados y fluyan sin problemas. Sin embargo, las funciones concretas que necesitas para lograr tu objetivo pueden variar en función de las circunstancias, los proyectos, el equipo y el flujo de trabajo.

Antes de evaluar las opciones de software de gestión de proyectos, redacta una lista con las funciones imprescindibles que necesita tu herramienta. Implica a tu equipo y las demás partes interesadas en este proceso también, así dispondrás de diferentes perspectivas y cubrirás tus necesidades básicas.

Ya lo hemos dicho, tus requisitos son muy personales. Pero estas son algunas de las funciones que los equipos normalmente piden a su herramienta de gestión de proyectos de diseño:

  • Almacenamiento de archivos y organización: tienes cantidad de archivos, por eso necesitas poder cargar fácilmente los archivos de diseño para recoger las modificaciones, los comentarios y la aprobación. También necesitas espacio para almacenarlos y organizarlos correctamente, de forma que los diseños no se pierdan entre correos electrónicos o en Google Drive.
  • Formularios de entrada de trabajo: especialmente si recibes solicitudes de diseño de diferentes equipos o clientes, tu sistema debe agilizar el proceso de entrada de trabajo, de forma que dispongas de la información necesaria de antemano para programar los proyectos de forma eficaz.
  • Comunicación fluida: las conversaciones relacionadas con el proyecto no se deben guardar en correos electrónicos o mensajes instantáneos. Necesitas una comunicación fluida para intercambiar opiniones, plantear preguntas, comentarios y revisiones, de forma que puedas mejorar la colaboración en tu equipo de diseño.
  • Flujos de trabajo personalizables: empezar un proyecto o un flujo de trabajo a partir de una plantilla te puede ahorrar tiempo. Sin embargo, como ningún proyecto de diseño es exactamente igual a otro, también precisas de más flexibilidad para personalizar el proceso correctamente.
  • Varias vistas de proyectos: algunos proyectos acaban rápidamente, mientras que otros duran meses. La posibilidad de personalizar la vista del proyecto con un cronograma del proyecto creativo puede ayudarte a controlar los plazos, identificar las dependencias de las tareas y gestionar los recursos de forma más eficaz.

Después de leer esto probablemente se te ocurran más funciones que te gustaría que tuviera tu herramienta de gestión de proyectos. Anótalas ahora para tenerlas en cuenta cuando analices las opciones.

3. La capacidad de trabajar con las herramientas que tu equipo ya usa

Vivimos en la era digital, en la que hay algunas herramientas y aplicaciones que tu equipo ya está utilizando, unas que no quieres dejar de usar incluso aunque tengas una nueva herramienta de gestión de proyectos de diseño en tu arsenal.

Cuando analices las diferentes opciones, asegúrate de tener esas herramientas en mente para poder encontrar el software que las integre correctamente.

Por ejemplo, tal vez quieras centralizar la comunicación que se genera en Gmail y Slack en tu sistema de gestión de proyectos. Quizás quieras una plataforma que se integre directamente con tu software de contabilidad para poder facturar sin problemas a tus clientes. O tal vez deba integrarse con Adobe Creative Cloud para facilitar las actualizaciones del estado y las solicitudes de aprobación.

Recuerda que tu objetivo al buscar una plataforma de gestión de proyectos es mejorar la forma de trabajar y facilitar tus proyectos. Confirmar que tu software funcionará bien con las herramientas existentes te puede ahorrar muchos inconvenientes innecesarios.

4. La flexibilidad de satisfacer las necesidades concretas

Tu herramienta de gestión de proyectos de diseño no servirá para nada si el personal no la usa. Y los intentos de obligar a tu equipo a utilizar un sistema que es incompatible con sus necesidades y estilo de trabajo resultarán contraproducentes.

Por supuesto, el software debe sistematizar tus proyectos y flujos de trabajo, pero ello no implica que tenga que ser totalmente inflexible.

Una buena herramienta de gestión de proyectos para diseñadores se debe poder personalizar desde una perspectiva de equipo (con flujos de trabajo a medida y paneles generales, por ejemplo), pero también desde la perspectiva del trabajador individual (desde donde se pueda ver solamente lo que está por hacer en un momento dado).

Dar con una herramienta que ayude al equipo a colaborar pero que, al mismo tiempo, ofrezca la flexibilidad necesaria para que cada trabajador (ya sean los miembros de tu equipo o los clientes) trabaje de un modo personalizado lo mejor posible aumenta significativamente las probabilidades de adaptación y uso de la plataforma.

5. La opción de usar la herramienta en dispositivos móviles

No es un secreto que la popularidad del trabajo remoto aumenta y es una tendencia que continuará durante bastante tiempo.

Actualmente, un 70 % de las personas en activo en todo el mundo trabajan de forma remota al menos una vez a la semana. En el ámbito del diseño en concreto, también se está asistiendo a un incremento del trabajo remoto. En una encuesta sobre el estado del trabajo remoto realizada por Buffer en 2018, el 10 % de los 1900 participantes trabajaban en el ámbito del diseño.

Esto implica que se debe poder acceder a tu plataforma de gestión de proyectos desde cualquier lugar y debe ser fácil de utilizar en una amplia variedad de dispositivos, no solo desde un ordenador de sobremesa.

¿Algo que debería tener indudablemente? Una aplicación móvil nativa. Cada vez trabajamos más con nuestros smartphones. De hecho, un estudio de Gallup concluyó que el 80 % de los trabajadores a tiempo completo de Estados Unidos utilizan habitualmente un smartphone. Se trata de una cifra que no se va mucho del 87 % de aquellos que usan un portátil o un ordenador de sobremesa.

Aunque tu equipo puede que no haga la mayor parte de su trabajo de diseño en sus dispositivos móviles, deben poder consultar el progreso del proyecto y comunicar la información pertinente desde su pausa en el Starbucks con la misma facilidad con la que lo haría en la oficina.

En resumen, cuanto más fácil sea acceder a la herramienta (desde cualquier lugar), más probabilidades habrá de que el personal la utilice como tú quieres.

Tu herramienta de gestión de proyectos de diseño: encuentra la que mejor se adapte a ti

Sopesar las opciones hasta encontrar la mejor herramienta de gestión de proyectos para los diseñadores puede parecer complicado. Sin embargo, los criterios de decisión anteriores te pueden ayudar a reducir las opciones. En resumen, asegúrate de buscar una herramienta que:

  • Se ajuste a tu presupuesto
  • Cuente con las funciones necesarias
  • Se integre con las herramientas existentes
  • Se adapte a las preferencias de cada uno de los miembros del equipo
  • Ofrezca una aplicación móvil

Con estos criterios, descartarás candidatos que no se adapten a tus requisitos en cada categoría. Al final, te quedarás con una (¡o unas pocas!) opciones.

Sin embargo, ¿qué harías si en tu lista siguiera apareciendo una serie de opciones? Consultarlo con tu equipo, registrarte para analizar algunas pruebas y ver cómo funcionan algunas de las opciones de software para, de este modo, encontrar la que realmente se adapte a la perfección a tu equipo y sus procesos.

¿Necesitas más ayuda para encontrar la herramienta de gestión de proyectos de diseño adecuado para tu equipo? Consulta nuestra guía del comprador gratuita (en inglés) para obtener más información.

 

Foto de cabecera de Debby Hudson en Unsplash

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