“¿Puedes diseñar esta página web? La necesito lo antes posible”.

“Necesito este banner del evento para publicarlo en redes sociales. Lo antes posible”.

“Hemos decidido que los botones de nuestro producto deben ser verdes y no azules. ¿Puedes cambiarlo lo antes posible?”

¿A punto de volverte loco?

A los equipos de diseño se les ahoga entre mil solicitudes. No solo se trata de la gran cantidad de encargos acumulados, sino que, en cada uno de ellos, figura "lo antes posible" como fecha de entrega. Los diseñadores atienden solicitudes de diferentes equipos con sus propios procesos, necesidades y lenguajes internos.

De hecho, muchas veces los diseñadores tienen que hacer de traductores. Por un lado, tienen que traducir las ideas en diseños. Pero, por otro lado, tienen que traducir una amplia gama de solicitudes, que muchas veces carecen de información alguna, en proyectos. O incluso tienen que traducir las prioridades en un proceso que pueda producir un excelente trabajo rápidamente. Sin un flujo de trabajo que apoye al equipo de diseño, ¿cuál es el resultado? El trabajo se pierde por el camino.

El responsable del equipo de diseño de Wrike, David Mekerishvili, nos cuenta cómo se enfrenta su equipo a estos problemas tan habituales. Al crear un flujo de trabajo para el equipo de diseño utilizando Wrike, nuestros diseñadores encuentran un equilibrio entre estructura y libertad para centrarse en la creatividad y en ofrecer diseños cuidados sin llegar a sufrir estrés. Pero, en primer lugar, analicemos los peligros de no tener un flujo de trabajo para el equipo de diseño.

Problemas comunes de diseñadores que no siguen un proceso

Según David, cada fase tiene sus propios problemas asociados, desde recibir una solicitud a elaborar el diseño o presentar el producto final. Sin embargo, como dice, sin un proceso definido: “Los elementos fundamentales en peligro son la planificación, el flujo de trabajo, la colaboración y la visibilidad. Los equipos de diseño necesitan coordinación para agilizar los procesos, tener más control con visibilidad, mejorar la comunicación y reducir las distracciones inútiles”.

Sin una buena coordinación, los equipos pueden llegar a priorizar su trabajo ineficientemente, sucumbir a la desorganización, a los plazos incumplidos, presupuestos que se esfuman y a la simple incapacidad para producir el diseño necesario. David añade lo siguiente: “Es fundamental contar con una herramienta de gestión de proyectos para ayudar a estandarizar estos procesos. Todos los proyectos son complejos y frágiles. El éxito depende del nivel de atención que se da a los detalles y todos sabemos lo fácil que es perder esos detalles con un trabajo desorganizado no escalable y ad hoc”.

Cómo creamos el flujo de trabajo para el equipo de diseño en Wrike

Una de las mejores partes de ser diseñador es poder trabajar con los demás departamentos. Un equipo de diseño bien integrado consigue cohesión en la marca y estimula la creatividad innovadora.

Sin embargo, todas las rosas tienen espinas. David explica lo siguiente: “Antes, utilizábamos diferentes flujos de trabajo y procesos para que participara el equipo con el que nos tocaba trabajar. Esto desataba el caos en nuestro equipo y dificultaba la asignación de recursos. Nos dimos cuenta de que crear un flujo de trabajo para el equipo de diseño no solo nos ayudaba a optimizar el trabajo, sino que también ayudaba a los demás equipos a comunicar mejor su perspectiva para poder proporcionarles justo lo que quieren y mucho más rápidamente”. A continuación se muestra cómo es el flujo de trabajo para el equipo de diseño de Wrike.

Flujo de trabajo para el equipo de diseño de Wrike

Inicia el proceso de flujo de trabajo de diseño con una solicitud dinámica

Cuando le preguntamos a David cómo iniciaba su flujo de trabajo, respondió lo siguiente: “Una solicitud para gobernarlos a todos…” ¡Una excelente referencia a “El señor de los anillos”! Bromas aparte, así es justo como el equipo de diseño inicia su proceso. Tienen un formulario de solicitud de Wrike para que los equipos lo rellenen. Es dinámico, por lo que el equipo de diseño puede reunir los requisitos específicos necesarios dependiendo de qué producto se solicite. Cuando la solicitud se completa, Wrike automáticamente la envía a la carpeta correcta y al cronograma del calendario del proyecto creativo.

“Al disponer de un solo lugar donde recibir proyectos es muy sencillo canalizar los nuevos proyectos hacia las cargas de trabajo existentes”, explica David. “Con este proceso, podemos concentrarnos en nuestro trabajo, ya no nos distraemos con correos confusos, mensajes instantáneos, hojas de cálculo aisladas u otras notificaciones que existen en este universo o en otros paralelos” (¿tal vez en la Tierra Media?). “Nuestra productividad se ha disparado”.

Consejo de experto: ¿Quieres crear un formulario de solicitud para el flujo de trabajo de tu equipo de diseño? Aquí tienes 10 plantillas de formularios de solicitud que te ayudarán a empezar.

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Define procesos para gestionar los proyectos y la carga de trabajo de los diseñadores

Actualmente, un 70 % de la población mundial trabaja de forma remota al menos una vez a la semana. En concreto, el campo del diseño está siendo testigo directo de un incremento del trabajo remoto en su industria. En la encuesta de Buffer sobre la situación del trabajo remoto (2018), el 10 % de los participantes trabajan en el campo del diseño. Cuando los detalles son tan esenciales, ser capaz de comunicarse y permanecer organizados desde diferentes ubicaciones es fundamental para alcanzar el éxito.

El equipo de diseño de Wrike no es ajeno a los problemas de los trabajadores remotos. De hecho, reciben unos 100 proyectos a la semana desde todas las partes del mundo. Como las solicitudes son la única fuente de datos, controlan cómo, cuándo y hacia dónde canalizar los nuevos proyectos. Por ejemplo, el equipo de diseño de Wrike revisa los nuevos proyectos los lunes y los distribuye entre los diseñadores especializados que se hacen cargo de ellos totalmente.

Controla el progreso del proyecto con estados de flujo de trabajo de diseño personalizados

Cuando configures el flujo de trabajo para el equipo de diseño, pasarás por una serie de iteraciones diferentes. ¡Ten paciencia! La cuestión no que sea perfecto, sino mejorar continuamente la eficacia.

Sobre ello, David afirma lo siguiente: “Nuestro equipo de diseño probó diferentes versiones y sigue creciendo. Utilizamos varios estados para ayudar a controlar nuestro flujo de trabajo actual. Los estados ayudan a fomentar el sentimiento de propiedad y la visibilidad entre diseñadores y propietarios de solicitudes. Nos ayudan a comunicar qué se necesita para que el proyecto avance, identificar los impedimentos y coordinar a todas las personas implicadas. Todo gira en torno a la visibilidad y la colaboración”.

Gracias a Wrike, puedes abrir la tarea pertinente y ver la información más actualizada (estado del proyecto, activos de diseño, contenido, comentarios y nuevas actualizaciones), lo que reduce las búsquedas innecesarias.

Así es el flujo de trabajo para el equipo de diseño de Wrike:

En cola: la tarea espera en la cola. Todavía no se ha definido ni la fecha ni el diseñador.

Activa: se ha asignado un diseñador y unas fechas.

Investigación: el diseñador se toma un tiempo para estudiar la tarea y obtener referencias.

En discusión: la tarea se está debatiendo con las partes interesadas y los participantes.

Esperando por otros: la tarea no progresa debido a motivos externos.

En diseño: ¡Bien! El diseñador está trabajando en la tarea.

Revisión de la tarea por el propietario: el producto de diseño está preparado para que las partes interesadas lo revisen.

Revisión del equipo de diseño: normalmente para grandes proyectos. El equipo en general está revisando un producto.

Diseño aprobado: el equipo y las partes interesadas han aprobado el diseño.

Preparándolo para desarrollo: el diseñador está preparando el producto para los desarrolladores, los proveedores, etc.

Completado: la tarea ha finalizado.

Cancelado: se ha cancelado la tarea.

En pausa: la tarea se ha puesto en pausa momentáneamente debido a problemas de priorización.

En espera: la tarea se ha aplazado.

Gestiona la revisión con colaboración, no con frustración

En nuestro flujo de trabajo para el equipo de diseño, el estado Esperando por otros ayuda a los responsables a ver dónde hay que intervenir. Poder revisar y aprobar en una sola herramienta permite a los propietarios de las solicitudes ofrecer información clara y relevante directamente sobre imágenes y documentos. Esto mantiene todos los comentarios y sugerencias en un solo lugar y permite que todo el mundo vea la información de los demás.

En una encuesta reciente, el 40 % de los creativos citaban “demasiada información de demasiadas personas” como su principal problema de colaboración. Hay muchos motivos que explican esto. Por ejemplo, la gente a menudo tiene una reacción instintiva a los diseños visuales, por lo que nuestro equipo da a los solicitantes un plazo de unos días para que recopilen sus ideas y proporcionen información. De este modo, el equipo capta justo lo que el cliente busca, lo que ayuda a evitar las repeticiones, las revisiones interminables y el exceso de información.

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Mide y optimiza el flujo de trabajo para el equipo de diseño con informes y paneles

En una profesión creativa, como la del diseño, es fundamental que los equipos de diseño dispongan de herramientas para medir el impacto de su trabajo. El equipo de diseño de Wrike estudia constantemente formas de mejorar su flujo de trabajo de diseño.

“Algo que me encanta de Wrike”, explica David, “es que todas las solicitudes enviadas tienen información como la fecha de inicio, la de finalización, el asignado, el autor de la tarea, el departamento al que pertenece el autor, el tipo de producto de diseño y mucho más. Esta información me permite elaborar informes. Podemos ver cuánto tiempo lleva producir un ebook, por ejemplo, para diferentes diseñadores, comparar, escalar, realizar previsiones, lo que nos ayuda con la planificación de los recursos. Las posibilidades son infinitas”.

Cuando le preguntamos cuál era su función favorita, David afirmó lo siguiente: “Actualmente, mi función favorita de Wrike son los Paneles de control. Me encanta que en una sola pantalla pueda ver la carga de trabajo de 12 diseñadores en la semana en curso, la semana siguiente y las dos semanas próximas sin tener que desplazarme por la pantalla. Y además puedes reasignar o trasladar tareas simplemente arrastrando y soltando. Es el LEGO de las herramientas de gestión de proyectos. Te permite crear procesos a tu manera”.

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¿Preparado para convertir ese montón de solicitudes indescifrables en un flujo de trabajo fluido?

Wrike ayuda al equipo de diseño a encontrar el equilibrio entre estructura y libertad. Cuando empieces a configurar tu propio flujo de trabajo para el equipo de diseño, lee nuestra guía concebida para ayudar a los equipos creativos a encontrar la herramienta de gestión de proyectos de diseño perfecta. Proponemos 7 preguntas clave que deberás tener en cuenta cuando crees tu flujo de trabajo para el equipo de diseño y una lista de comprobación de funciones que te ayudará a encontrar la herramienta adecuada.

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