Cómo no tienes que usar diagramas de Gantt en la gestión de proyectos
Usar diagramas de Gantt en la gestión de proyectos ofrece muchas ventajas, aunque lo más importante es cómo los utilizas. Estas son algunas de las cosas que debes evitar al planificar tu próximo proyecto.
Guía detallada sobre cómo utilizar nuestra herramienta en línea de diagramas de Gantt
Hemos creado muchos vídeos sobre nuestro diagrama de Gantt. En ellos se describen los diferentes aspectos del uso de nuestro diagrama de Gantt (conocido como vista de cronología), por ejemplo, cómo crear una nueva tarea directamente desde la cronología y enlazar las tareas dependientes. También contamos con nuestro Centro de ayuda para ofrecer un desglose de las diferentes funciones. Sin embargo, ninguno de estos recursos incluye las prácticas recomendadas para usar la cronología de Wrike, por lo que a continuación hemos incluido una serie de consejos acerca de cómo empezar de la forma más eficaz y práctica. Qué debes saber antes de empezar Un diagrama de Gantt es una forma avanzada de realizar el seguimiento de la cronología de tu proyecto. Debes usarla para ver un panorama general de los proyectos en curso y cómo les afectan otros proyectos que llegan o se llevan a cabo simultáneamente. La principal ventaja de un diagrama de Gantt es que ayuda a planificar los grandes hitos y visualizar el alcance de los proyectos. Dos consejos rápidos de Wrike antes de adentrarnos en otros aspectos: 1. Las tareas solo aparecerán en la cronología si tienen una fecha adjunta dada la naturaleza de su función de tipo calendario. Es decir, tus tareas pendientes no aparecerán hasta que tengan una fecha de finalización asignada. 2. Asegúrate siempre de poner nombres inequívocos a tus tareas (y carpetas). Debes poder obtener la mayor parte de la información del nombre de la tarea. "Enviar al cliente" no lo deja claro. ¿Qué se envía al cliente? "Enviar el contrato estándar al cliente" es mucho más concreto cuando se visualiza en el diagrama de Gantt. Cómo añadir tus tareas en Wrike Cuando estés preparado para empezar a añadir tu trabajo a un diagrama de Gantt, te encontrarás en una de estas dos situaciones: ya tienes una programación dispuesta; o bien aún tienes que crear la planificación de las tareas. En ambas situaciones, primero tenemos que asegurarnos de que todas las tareas estén en Wrike. El mejor lugar para hacer esto es la vista Lista de tareas. En esta vista puedes utilizar la función de incorporación rápida para introducir todas las tareas en tu espacio de trabajo con un esfuerzo mínimo y de una sola vez: Selecciona la carpeta y el proyecto correcto en el que desees introducir tus tareas. Haz clic en "+ Nueva tarea" en la parte superior de la vista Lista de tareas. Escribe el nombre de la tarea y haz clic en Intro. Repite estos pasos hasta que todas las tareas se encuentren en tu espacio de trabajo. Ahora, para que estas tareas aparezcan en tu diagrama de Gantt, deben tener fechas de finalización. También puedes asignar fechas rápidamente utilizando nuestros accesos directos en la vista Lista de tareas: Pasa el cursor por encima de la parte derecha de una tarea de la lista y aparecerá un pequeño icono de calendario. Haz clic en este icono y selecciona la fecha de finalización correcta para cada tarea. Si ya sabes la duración de la tarea (el tiempo que se tarda en finalizar la tarea), también puedes definirla en este momento. No establezcas tareas como hitos a menos que sea el final de proyecto (por ejemplo, la fecha del gran lanzamiento, la fecha de un evento o una fecha de entrega final). En la mayoría de los proyectos solo debes tener una tarea que sea evento de hito. Si no estás seguro ahora, puedes seguir estableciendo tareas como hitos más adelante. Si estás en la segunda situación de las mencionadas anteriormente (sin programación), añade la misma fecha a todas las tareas, una fecha próxima a la posible fecha de inicio. De este modo, las tareas aparecerán en el diagrama de Gantt y, a continuación, podrás reprogramarlas desde este punto utilizando la función de arrastrar y soltar. Cómo perfeccionar tu programa en el diagrama de Gantt Ahora que se han introducido todas las tareas y las fechas en Wrike, ha llegado el momento de consultar tu diagrama de Gantt. Cómo establecer las fechas de inicio y finalización de las tareas Ahora que ves la representación de tu programa, vuelve a comprobar el programa para saber si sigue siendo correcto y ajústalo como creas conveniente. Si no has definido el programa aún, ha llegado el momento de arrastrar y soltar las tareas en el sitio correspondiente de la cronología para asignar sus fechas de inicio y finalización. Ten en cuenta el orden que deben seguir las tareas completadas mientras creas el programa. → Consulta todas nuestras medidas rápidas para cambiar el programa de tu proyecto en nuestro Centro de ayuda. Ahora que has terminado el programa, debes definir la fecha de entrega final como hito, si es que todavía no lo has hecho. De este modo, aparecerá como un pequeño indicador en la cronología. Esto es útil porque si haces retroceder o avanzar las tareas del proyecto, el hito no se moverá con ellas. Los hitos se han diseñado para proyectos con una fecha de finalización fija y no se pueden cambiar. (Por ejemplo, si ya has anunciado públicamente la fecha de lanzamiento o si un cliente te ha dado una fecha de finalización inamovible). Haz clic en la tarea que debe ser hito, selecciona "Convertir en hito" y, a continuación, vuelve a comprobar la fecha para ver si es correcta. Cómo configurar las dependencias Uno de los principales objetivos de usar un diagrama de Gantt es configurar las dependencias de trabajo. ¿Qué tareas dependen de otras para iniciarse o finalizar? Puedes conectar las tareas de una de estas cuatro formas: La tarea A solo puede empezar cuando la tarea B haya finalizado. La tarea A solo puede empezar cuando la tarea B haya empezado. La tarea A no puede finalizar hasta que no termine la tarea B. La tarea A no puede finalizar hasta que no empiece la tarea B . Si la única dependencia de tu programa está relacionada con el evento de hito (por ejemplo, si no puedes finalizar el evento de hito hasta que todas las tareas hayan finalizado), entonces adjunta todas las tareas al hito. En nuestros diagramas de Gantt, puedes configurar dependencias de tareas utilizando la función de arrastrar y soltar. Arrastra la línea desde el comienzo o el final de la tarea A hasta el comienzo o el final de la tarea B para configurar la relación. Después de configurar las dependencias de las tareas correctamente, el diagrama de Gantt reprogramará automáticamente todas las tareas conectadas si cambia la fecha de inicio o finalización de una tarea. Cómo comprobar el progreso del trabajo Una vez que el diagrama de Gantt se haya configurado completamente, se hayan asignado las tareas y el trabajo esté en marcha, podrás consultar el diagrama de Gantt para comprobar el progreso. Cómo usar los códigos de color del diagrama de Gantt para vistas rápidas Cuando abres el diagrama de Gantt, la fecha actual se señala con una línea vertical roja. A medida que progresa el trabajo, verás tres posibles colores para las tareas del diagrama de Gantt: Verde: Estas tareas ya han finalizado. Ten en cuenta que esto no necesariamente significa que se finalizaran a tiempo, sino que están finalizadas en este preciso momento. Rojo: Estas tareas siguen en curso y van con retraso. Como encargado o colega, puedes hacer clic para abrir la tarea y preguntar a sus propietarios por qué se está demorando la finalización. Azul: Estas tareas siguen en curso, pero no van con retraso. Si te preocupa el progreso, haz clic para abrir la tarea y ver cómo va el trabajo. Si eres usuario de Empresa, puede que el código de colores azul/rojo/verde no esté disponible si has personalizado el flujo de trabajo creando estados personalizados. Así pues, tus tareas aparecerán en el color predefinido para el estado personalizado actual. Cuando consultes el progreso, recuerda echar un vistazo a las líneas de dependencias. Si la tarea C depende de la finalización de la tarea B, y la tarea B depende de la finalización de la tarea A, cualquier demora puede perjudicar a todo el proyecto. Si ves que se acerca la fecha de finalización de una tarea de la que depende la tuya, asegúrate de que el trabajo finalice a tiempo, de forma que no rompa el flujo del proyecto y ponga en peligro otras tareas, o aun peor, el hito. Cómo utilizar los filtros para buscar lo importante Si solo quieres ver el diagrama de Gantt de determinados estados de trabajo, propietarios de tareas concretas, fechas u otros criterios, puedes filtrar la vista del diagrama de Gantt. ¿Qué más quieres saber? ¿Tienes más preguntas acerca del diagrama de Gantt de Wrike? Obtén más información en nuestro Centro de ayuda, ve nuestros vídeos de instrucciones o plantéanos tus preguntas en la sección de comentarios que aparece a continuación.
Gestionar proyectos es sencillo y eficaz con Wrike
Siete prácticas recomendadas sobre gestión de productos para principiantes
Gestionar productos no es una tarea sencilla. Un gestor de productos tiene que ser estratega, analista, vendedor y ejecutivo de negocios a la vez; tiene que nivelar los objetivos empresariales y las necesidades de los clientes para crear productos innovadores que los usuarios acaben por adorar. Los mejores gestores de productos están constantemente aprendiendo y mejorando su forma de trabajar. Tanto si estás iniciando tu carrera profesional como gestor de productos, como si tan solo quieres obtener más información acerca de sus cometidos, con estas siete prácticas recomendadas de expertos de gestión de productos en Quora te adentrarás en los entresijos de la gestión de productos. Prácticas recomendadas de gestión de productos con las que guiarse 1. Conoce los objetivos de la empresa ¿Cómo mide el éxito tu empresa? ¿Cómo ayudan los objetivos empresariales y las metas generales a seguir la estrategia del producto? ¿Cómo es el cliente ideal y qué necesidad se supone que el producto debe cubrir? Tómate tu tiempo para saber qué es lo que les importa a la mayoría de los ejecutivos y las partes interesadas (incluidos los usuarios) e intenta proporcionárselo siempre que sea posible. 2. Dialoga con los clientes Los clientes y los usuarios actuales son tu recurso más preciado. A fin de cuentas, ¿qué sentido tiene desarrollar un producto asombroso si nadie lo quiere utilizar? Muchos de tus clientes activos estarán encantados de poder indicarte qué funciones utilizan y disfrutan más, además de cuáles son sus puntos débiles. Su información es fundamental para comprender el valor real de tu producto y desarrollar una estrategia de gestión de productos adecuada. Realiza pruebas de usuarios o lleva a cabo una breve encuesta para saber cómo interactúan los clientes con tu producto, prueba programas de mapas de calor para ver cómo los usuarios utilizan tu sitio y recopila sus opiniones siempre que sea posible. 3. Utiliza los conocimientos de tus equipos de ventas y atención al cliente Tu equipo de ventas está en constante comunicación con los posibles clientes y, por lo tanto, tiene información valiosa sobre el panorama del mercado, los puntos fuertes y débiles de tu producto, así como de los problemas que los clientes tratan de solucionar cuando utilizan tu producto. Del mismo modo, tu equipo de atención al cliente conoce mejor que nadie cómo utilizan el producto los usuarios reales, y no cómo crees que deberían usarlo. Interésate por las llamadas de asistencia para conocer los problemas más comunes, las quejas y las preguntas que recibe tu equipo y sabrás a qué aspectos del producto tienes que dar prioridad. 4. Utiliza el producto Has escuchado hablar de utilizar tu propio producto en la empresa. Parece una obviedad, pero debes ponerte manos a la obra y utilizar tu producto a diario. ¿En qué se diferencian la experiencia de prueba del producto de pago? ¿Qué funciones van bien en dispositivos móviles y cuáles no? ¿La interfaz de usuario es intuitiva? ¿Con qué frecuencia aparecen errores o surgen problemas? Tienes que conocer tu producto mejor que nadie. 5. Analiza otros productos Piensa en los productos y los sitios web que usas y te gustan: ¿qué hace que sean tan estupendos? ¿Cómo han diseñado sus páginas de registro o inicio de prueba? ¿Cómo es el proceso de compra? Si has tenido una mala experiencia, ¿por qué lo fue? Mantén los ojos abiertos y recopila en un archivo las ideas para conformar tus propias estrategias de gestión de productos. 6. Planifica, ejecuta y repite Utiliza toda la información y las opiniones recogidas haciendo lo que acabamos de decir para definir tu visión a largo plazo para el producto y, a continuación, desglosa la panorámica en iteraciones de desarrollo, ejecutando y aplicando lo aprendido para mejorar y definir la próxima iteración. Si lo haces, podrás determinar a qué funciones y capacidades dar prioridad en la próxima versión (además, de que podrás justificar dicha priorización ante los ejecutivos y las partes interesadas). 7. Contacta con compañeros de la comunidad de gestores de productos Entrar en comunidades en línea es una excelente forma de estar informado de las tendencias y las prácticas recomendadas del sector, puedes ampliar tu red de contactos y aprender de gestores de productos con décadas de experiencia. Grupos de LinkedIn como Product Management Networking Group y Product Development & Management Association, la categoría Gestión de productos de Quora y la comunidad Product Manager HQ de Slack son unos excelentes recursos para aprender y conectar con otros profesionales de la gestión de productos. ¿Quieres iniciar tu carrera profesional en gestión de productos? ¿Qué hace exactamente un gestor de productos cada día? ¿Cómo te haces escuchar? ¿Cuáles de los recursos disponibles pueden ayudar a que los futuros gestores de productos tengan éxito? ¿Cuáles son las herramientas de gestión de productos más comunes? Si estás interesado en iniciar tu trayectoria profesional en la gestión de productos, consulta nuestra introducción al curso intensivo sobre el asunto: Aspectos básicos de la gestión de productos: cómo convertirse en gestor de productos Más lecturas: ¿Qué es la gestión de productos? 12 cosas que deben hacer los gestores de productos en su primer mes en una nueva empresa Transición a la gestión de productos Guía de campo de la gestión de productos 20 libros imprescindibles para gestores de productos y agentes de marketing
Los mejores consejos para reducir los riesgos como gestor de proyectos de construcción
Cada proyecto de construcción tiene sus propios problemas y dilemas. Un sistema eficaz de ejecución de proyectos puede ayudar a los responsables de construcción a mitigar riesgos graves. Descubre cómo puede ayudarte Wrike.
Cómo rebatir las tres principales objeciones a la gestión de proyectos basada en la nube
Aunque las herramientas de gestión de proyectos son esenciales para las organizaciones que desean realizar el trabajo de forma eficaz, sigue habiendo ciertas reticencias ante la idea de la gestión de proyectos basados en la nube. Todavía hay empresas que insisten en gestionar proyectos por medio del correo electrónico y las hojas de cálculo (algo que no recomendamos), o bien con notas adhesivas y pizarras. Hay muchos motivos para acabar con las habituales dudas acerca del uso del software de gestión de proyectos basado en la nube. No obstante, creemos que cada objeción tiene una solución real. Echemos un vistazo: Objeciones a la gestión de proyectos basados en la nube 1. "La gestión de proyectos basados en la nube no es segura". Las empresas de software como servicio (SaaS) saben que no pueden atraer clientes empresariales sin proporcionar una seguridad de primera categoría. Salvaguardar toda la información potencialmente sensible que entrará en los sistemas de gestión de proyectos será una prioridad para los proveedores de las soluciones de nube. Las herramientas basadas en la nube son de hecho más seguras que tener software instalado en cientos de ordenadores. Contar con equipos de seguridad modernos para el software interno tiene un coste prohibitivo para muchas empresas, pero las aplicaciones en la nube, que cuentan con miles de clientes, pueden permitirse contratar expertos en seguridad a tiempo completo para proteger sus servidores. Con el fin de tomar las debidas diligencias, pide a tu proveedor de servicios en la nube que te explique sus procesos de seguridad y configuraciones. Solicítale que demuestre que la información de tu empresa estará protegida ante amenazas y peligros. 2. "El software de gestión de proyectos basado en la nube es sinónimo de pérdida de control sobre tus propios datos". La objeción podría deberse a una aparente pérdida de control sobre el destino de tu información. Hemos escuchado dudas manifiestas varias veces: "Si utilizamos un software basado en la nube, dejaremos de tener control total sobre nuestra propia información e incluso podríamos perderlo todo". La clave está en entablar relación con un proveedor de nube que tenga un historial ejemplar en cuanto a datos de clientes. Pídele que disponga su plan de contingencia en caso de emergencia. 3. "El software de gestión de proyectos basado en la nube es caro y difícil de mantener". Esta objeción, procedente de cuando el personal de TI tenía que implementar, actualizar y mantener con mucho esfuerzo el software, actualmente no tiene validez. Los propios proveedores se encargan de mantener las herramientas basadas en la nube. Como el software se controla de forma centralizada en los servidores del proveedor, los usuarios no tienen que instalar nada en sus ordenadores o dispositivos. Simplemente tienen que acceder al software por medio de su navegador web. La empresa que proporciona la herramienta de gestión de proyectos protege todas las actualizaciones de forma automática en segundo plano. El hecho de que el software esté centralizado significa que se eliminan los costes de mantenimiento de tu empresa. Es más, actualmente es más rentable optar por una solución basada en la nube que por una instalación interna que requiera actualizaciones y, en ocasiones, pagar los servicios de un equipo que te explique estas actualizaciones. ¿Sorprendido? Compara precios y calcula. Convence a tu jefe de que necesitáis mejores herramientas Consulta esta publicación de nuestro blog para ver consejos acerca de cómo convencer a tu jefe de que necesitáis mejores herramientas de colaboración basadas en la nube.
10 elementos imprescindibles en un software de gestión de proyectos creativos
¿Qué debería buscar tu agencia en un programa informático de gestión de proyectos creativos? Hemos recopilado 10 aspectos que debes tener en cuenta al buscar la herramienta de trabajo perfecta.
Tres dinosaurios del trabajo: herramientas prehistóricas que deberían haberse extinguido
En tu lugar de trabajo hay dinosaurios: son herramientas de trabajo antiguas o procesos de trabajo que solían sacar el trabajo adelante, pero que ya no son viables actualmente en la era en la que imperan la conexión y la colaboración. Ha llegado la hora de actualizar tus métodos jurásicos o, de lo contrario, prepárate para la extinción.
Cómo optimizar las tareas del proyecto con flujos de trabajo automatizados
Las tareas pequeñas y repetitivas pueden costar grandes cantidades de dinero a las empresas. Descubre cómo puede ayudar a tu organización agilizar los procesos con software de flujo de trabajo automatizado y aplicaciones que automatizan las tareas de trabajo.
Cómo utilizar un diagrama de Gantt en línea para evitar 5 errores de la gestión de proyectos
No todos los diagramas de Gantt se crean igual. Aprende qué es lo que debe de tener una herramienta de gestión de proyectos para crear un diagrama de Gantt en línea perfecto.
Cómo crear plantillas de proyectos en Wrike
¿Eres director de marketing y elaboras la misma campaña SEO a diario para todos los nuevos clientes que le llegan? ¿O eres gestor de proyectos con un flujo de trabajo complejo de desarrollo de productos cuya configuración lleva horas? Sabes que tiene que haber una forma más sencilla de gestionar todos estos proyectos repetitivos sin tener que darte de cabezazos contra la pared. Tenemos la respuesta: la solución que buscas son las plantillas de proyectos. Las plantillas de proyectos son una extraordinaria forma de replicar fácilmente el trabajo en Wrike y se pueden configurar en cuestión de minutos. Pero antes de avanzar demasiado en Template Babylon, asegurémonos de que lo que necesitas son las plantillas. Cómo saber si debes utilizar plantillas de proyectos Paso 1: Determina la complejidad del proyecto en una escala del 1 al 4 (1 es lo más sencillo y 4 muy complejo). Paso 2: Determina la frecuencia del proyecto en una escala del 1 al 4 (1 es muy infrecuente y 4 se repite constantemente). Si tu puntuación está por encima de 3 en todas las categorías, definitivamente debes utilizar las plantillas. Si la puntuación está por encima de 3 en frecuencia, pero es inferior a 3 en complejidad, podrías beneficiarte del uso de las plantillas. Si la puntuación está por debajo de 1 o 2 en ambas categorías, entonces es mejor que utilices tareas, subtareas y flujos de trabajo personalizados para gestionar el trabajo. ¿Sigues sin tenerlo claro? Aquí encontrarás una lista de casos prácticos habituales de creación de plantillas. Son solo algunos ejemplos, pero no significa que te tengas que ceñir a ellos. Si tu situación es diferente a la descrita en estos ejemplos, pero crees que podrías aprovechar las plantillas, te animamos a que las pruebes y veas si funcionan en tu equipo. Casos prácticos habituales de creación de plantillas: Pedidos Implementaciones Campañas de marketing Flujos de trabajo de desarrollo de productos Procesos de solicitud (solicitud de patentes, por ejemplo) Proyectos que se repiten y tienen varios pasos ¿Crees que necesitas las plantillas? ¡Podemos ayudarte! Sigue leyendo. Cómo crear plantillas de proyectos en Wrike Ahora que sabes que necesitas una plantilla, empecemos a crearla. Paso 1: Crea una carpeta y llámala "Plantillas". Puedes crear esta carpeta bajo la carpeta raíz, o bien, si tienes varios equipos de diferentes departamentos en Wrike, crea esta carpeta en la carpeta específica de tu departamento (por ejemplo, crea la carpeta "Plantillas de marketing" dentro de la carpeta "Marketing" principal). Paso 2: Dentro de la carpeta "Plantillas" que acabas de crear, crea una subcarpeta para un proyecto que se repita constantemente. Empieza a crear las tareas dentro de esta carpeta desde el inicio del proyecto hasta su finalización. Asegúrate de detallar al máximo todas las tareas de forma que todas las personas que reciban esta tarea por primera vez sepan exactamente qué deben hacer. Cuando hayas finalizado este paso, debes tener tareas para cada paso necesario del proyecto, incluidas todas las subtareas pertinentes. Paso 3: Define la duración apropiada de cada una de las tareas que acabas de crear. (Por ejemplo, la tarea X tendrá una duración de 2 días). No es necesario que definas una fecha concreta todavía, eso lo haremos más adelante. Paso 4: Determina si el proyecto tiene dependencias. Si todas las tareas pueden realizarse a la vez, no es necesario utilizar dependencias y podrás continuar con el paso siguiente. No obstante, lo más probable es que las tareas tengan que realizarse siguiendo un orden concreto, por eso tendrás que configurar las dependencias. Para empezar con las dependencias, asigna las fechas de cada tarea a la fecha actual. Desde aquí, pasa a la vista de cronología y empieza a arrastrar y soltar las tareas para volver a programarlas y definir las dependencias entre ellas. Para obtener más información acerca de cómo configurar dependencias concretas, consulta nuestra página de ayuda. Cuando hayas vuelto a programar todo y hayas configurado las dependencias, el resultado debe ser parecido al siguiente: Paso 5 (opcional): Si quieres, puedes hacer que la última tarea de la plantilla sea un hito. De este modo actuará como plazo de entrega inaplazable para el proyecto. También puedes añadir asignados a las tareas si hay una misma persona que tiene que repetir las tareas. No obstante, no lo recomendamos utilizar este procedimiento porque podrías sobrecargar fácilmente a alguien si olvidas reasignar dichas tareas después de duplicar la plantilla. Paso 6: Ahora que has configurado todas las dependencias del flujo de trabajo de la plantilla, el último paso es cambiar cada uno de los estados de las tareas a "Aplazado". De este modo garantizarás que una tarea que reside en la carpeta de plantillas no se confunda con las tareas duplicadas que tengan el mismo título. Puedes hacerlo volviendo a la vista de lista, seleccionando todas las tareas y cambiando el estado de la tarea a "Aplazado" en el panel de la derecha de la página. ¡Et voilà!, has creado una plantilla de proyecto en Wrike. Cómo iniciar un proyecto desde una plantilla Ahora que ya hemos creado la plantilla, hablemos de cómo utilizarla cuando te llegue un nuevo proyecto. Paso 1: Duplica la plantilla. Ve a la carpeta de plantillas y haz clic con el botón derecho en la plantilla que desees utilizar. A continuación, haz clic en "Duplicar carpeta". Cuando se te pida, tendrás que copiar la carpeta con las descripciones de las tareas, los asignados (si lo hubiera), los valores de campos personalizados y, a continuación, volver a programar el proyecto nuevo. Si has utilizado un hito como tarea final en la plantilla, programa la fecha de cierre como la fecha de finalización del proyecto. Si no has utilizado un hito, programa la fecha de inicio con el momento en el que desees que comience el proyecto. También tendrás que cambiar el nombre de la carpeta para que incluya de forma precisa el nombre del cliente, el proyecto o el proceso que se va a repetir. Paso 2: Arrastra y suelta la plantilla en la carpeta pertinente. A continuación, tienes que trasladar esta carpeta al lugar en el que previamente has almacenado los proyectos del mismo tipo (por ejemplo, una campaña de marketing duplicada debe residir en la carpeta de campañas activas). Paso 3: Asigna las tareas. Revisa cada tarea de la plantilla y asígnala a los miembros del equipo que tengan el ancho de banda suficiente disponible para completar las tareas. La vista de carga de trabajo es estupenda para esta función, ya que puedes ver quién tiene disponibilidad para aceptar otro proyecto y quién ya está ocupado. ¡Listo! Utiliza este proceso para todos los demás proyectos que se repitan. Ya no tienes que darte de cabezazos contra la pared. ¿Tienes preguntas acerca de la creación de plantillas de proyecto en Wrike? Pregúntanos en la sección de comentarios, o envía un correo electrónico a [email protected], estamos disponibles para ayudarte.
¿Qué ventajas tiene la gestión de proyectos en cascada?
Cuando los responsables organizan los procesos para el equipo de desarrollo de software, entre otros, el modelo de gestión de proyectos en cascada y el método Agile están entre los planteamientos más habituales. Pero antes de elegir entre estos dos modelos, los responsables deben conocer a fondo qué ventajas determinadas ofrece cada uno. Con la metodología adecuada y una solución de software que mantenga a los empleados por el buen camino, los responsables pueden guiar su trayectoria para que los proyectos se completen correctamente y estén en consonancia con el objetivo general de la organización. Investigando un poco, puedes decidir si el modelo en cascada es la mejor forma de avanzar. Información sobre la gestión de proyectos en cascada El concepto básico que subyace al modelo en cascada, descrito por primera vez en 1970, aparece en el propio nombre. El proyecto sigue una secuencia desde su concepción, en la que cada fase desemboca en la siguiente. Aunque hay una serie de versiones modificadas, el modelo básico se divide en seis fases. Pongamos como ejemplo un proyecto de software: La gestión de proyectos en cascada empieza con la fase de requisitos o, lo que es lo mismo, proyectar las funciones y las cualidades previstas del sistema. Los desarrolladores crean la arquitectura de software durante la fase de diseño. A continuación tiene lugar la construcción, fase en la que el software se desarrolla e integra. Durante la fase de pruebas y depuración de errores, el equipo busca los fallos del software y los arregla. Después se produce la instalación, cuando el producto se implementa. La fase final es la de mantenimiento, que implica dar soporte técnico al producto para que siga funcionando correctamente cuando ya está en manos del cliente. El modelo en cascada surge de estrictos procesos usados en sectores como la construcción y la manufacturación. Se trata de un planteamiento centrado en la creación del mejor producto final posible, con poco margen para realizar ajustes o actualizaciones una vez finalizado el proyecto. Como la tecnología actual permite adoptar una metodología más flexible, se han popularizado otras formas de desarrollar software y otros productos, pero el modelo en cascada sigue teniendo mucha influencia.. Conceptos básicos de la gestión de procesos de Agile La gestión de Agile pretende proporcionar una estructura para crear sistemas que dejen margen para interacciones, personalización y actualizaciones frecuentes. Una de las primeras formas de esta metodología fue el proceso Scrum, desarrollado en 1986, que introdujo el concepto de la volatilidad de los requisitos. Este principio reconoce la realidad de que los clientes puedan acabar teniendo necesidades o expectativas en el software diferentes a las inicialmente previstas y que puedan surgir dificultades tras su publicación. Esta metodología se encarga de ello siendo muy flexible para reaccionar a las necesidades en constante cambio. En la metodología Agile, los equipos trabajan en ciclos breves, llamados sprints, para proporcionar una mejora continua. Entre los principios rectores que rigen esta filosofía de desarrollo se incluyen los siguientes: Los equipos siempre tienen que priorizar la satisfacción del cliente, que se consigue ofreciendo productos o servicios de forma rápida y coherente. Los desarrolladores colaboran estrechamente con otras partes interesadas. Los miembros del equipo deben estar motivados para alcanzar los mejores resultados posibles y contar con todas las herramientas y los recursos necesarios. Todos deben concentrarse en los logros técnicos y la simplicidad del diseño. El desarrollo continúa a un ritmo constante y uniforme. Los equipos obtendrán los mejores resultados organizándose solos, pero también debe realizar mejoras regularmente en los procesos con el fin de maximizar su eficacia. Esta idea de proceso de desarrollo ha servido para mejorar el trabajo de muchas empresas de desarrollo de software. No obstante, también es muy popular en otros sectores, como el de las finanzas, el marketing y la educación. Determinar el planteamiento adecuado Al valorar si usar Agile o una gestión de proyectos en cascada, debes saber que cada uno tiene sus pros y sus contras. Mientras que el proceso Agile produce funciones interesantes más rápidamente, cada cambio probablemente requerirá tiempo para eliminar los errores. Con el proceso en cascada, que cuenta con una organización más estricta, las nuevas versiones se publican estando mejor formadas, lo que simplifica (teóricamente) la asignación del dinero, el tiempo y la mano de obra para completar el proyecto. Desde la perspectiva del cliente, el desarrollo continuo de Agile desemboca en una mejora progresiva de los productos que ya poseen, así como en una mejor atención a los modelos de entrega, como las suscripciones mensuales. El desarrollo en cascada implica una restricción de las expectativas y las innovaciones de los nuevos productos; aunque simplemente esperar la versión siguiente del producto puede generar ilusión y entusiasmo. Además, los equipos que utilizan el método en cascada con frecuencia se concentran más en cómo el producto final satisfará las necesidades de los clientes finales y en ofrecer una experiencia positiva, más que en sus propias oportunidades de innovar. Uso de una herramienta que ofrezca los métodos en cascada o Agile Wrike, una excelente utilizando diagramas de Gantt, o bien configurar tu flujo de trabajo de Agile con paneles de control y flujos de trabajo personalizados: independientemente del método que elijas, puedes controlar el progreso de cerca con una cronología del proyecto, mantener la comunicación con los miembros del equipo y las partes interesadas, así como compartir fácilmente información y documentos importantes. Fuentes: Telegraph.co.uk, Queue.ACM.org, CIO.com, Inc.com, Forbes.com