Las tareas pequeñas y repetitivas no solo quitan tiempo sino que, durante largos períodos, pueden costar cantidades considerables de dinero a las empresas. Sin embargo, con plantillas personalizables, se pueden automatizar determinadas tareas para garantizar que los responsables y los equipos puedan centrarse en las entregas de los proyectos.
Con plantillas personalizables, las empresas pueden automatizar los flujos de trabajo, agilizar los procesos y crecer eficientemente a medida que lo hace la demanda.
¿Qué es un sistema de flujo de trabajo automatizado?
Un flujo de trabajo es un patrón planificado, uniforme y repetible de actividades o pasos. Un flujo de trabajo de proyecto común es aquel que detalla cómo se aprueban y aceptan los productos finalizados. A continuación se muestra un ejemplo de ese proceso:
- El creador envía un producto para su revisión a un experto en la materia (SME).
- El SME revisa y aprueba el producto.
- Luego se envía al gestor del proyecto para su aceptación.
- El gestor del proyecto también aprueba el producto.
- El producto final se envía al cliente para su aprobación.
- La aceptación del cliente completa el flujo de trabajo.
Un sistema de flujo de trabajo automatizado elimina la necesidad de cambiar manualmente el trabajo a través del proceso estándar. Automatiza el flujo para que, una vez que se complete un paso, el siguiente paso se active instantáneamente.
En el ejemplo anterior, un sistema de flujo de trabajo automatizado informaría inmediatamente al SME de que hay un producto que requiere revisión. Se le asignaría la tarea en cuanto el creador señalara que el producto se ha finalizado.
Algunos sistemas de flujo de trabajo automatizados también pueden hacerse cargo de otras tareas realizadas por personas, como enviar mensajes de correo electrónico, programar reuniones y almacenar documentos.
¿Cuáles son las ventajas de los flujos de trabajo automatizados?
La automatización del flujo de trabajo consiste en mejorar la velocidad, la precisión y la eficiencia dentro de un proceso empresarial. Cuando automatizas los flujos de trabajo, reduces el nivel de trabajo manual que deben realizar tus empleados, lo que los libera para realizar tareas que ofrecen un mayor valor añadido.
Los sistemas de flujo de trabajo automatizados también reducen la posibilidad de que se produzcan errores. Cada vez que se debe hacer algo manualmente, hay posibilidad de que se cometa un error humano. Al automatizar los procesos, reduces los errores costosos, lo que puede significar grandes ahorros para tu empresa.
Los sistemas también pueden reducir los desfases temporales en el proceso. Por ejemplo, pueden surgir demoras si un empleado tiene que decirle físicamente a la siguiente persona de una cadena del flujo de trabajo cuándo es el momento de comenzar una tarea. Del mismo modo, si los empleados no están ubicados en el mismo sitio o uno de ellos se olvida de completar una tarea, puede haber más fallos en el proceso.
Además, los sistemas automatizados mejoran la responsabilidad. Cuando un sistema centralizado hace un seguimiento de a quién se le asigna cada tarea, la gente no puede decir: "No me dijeron que esperabas que hiciera algo". En cambio, todos tienen acceso a una fuente de información única.
Cuando la dirección puede ver los flujos de trabajo del proyecto dentro del sistema, también puede ver rápidamente a quién se le ha asignado cada tarea y determinar si puede haber problemas y dónde. Un sistema puede identificar quién ha desempeñado cada tarea y durante cuánto tiempo. También puede informar de quién se ha demorado en completar su parte del flujo de trabajo.
Por último, el software de automatización te permite ver cómo ha discurrido el trabajo en el pasado en proyectos similares. Al comprender cómo han discurrido otros proyectos, puedes optimizar la recepción de trabajo, la configuración del proyecto y la ejecución futura del mismo.
Cómo implementar flujos de trabajo automatizados en tu negocio
Antes de preguntar, “¿cómo se automatizan los flujos de trabajo?”, primero tienes que identificar los flujos de trabajo de tu negocio que se beneficiarían de la automatización. A pesar de la investigación que establece que aproximadamente el 50% de las actividades laborales podrían automatizarse, no todos los procesos de un proyecto o dentro de una empresa son apropiados para la automatización.
Cualquier proceso manual que lleve mucho tiempo pero que produzca muy poco valor debe revisarse para ver si se puede automatizar. Si un proceso está estandarizado y es repetible, también puede ser un buen candidato. Sin embargo, evita automatizar cualquier cosa que sea crítica para el negocio o que añada valor para el cliente.
Una vez que hayas identificado los procesos que se pueden automatizar, debes seleccionar el sistema adecuado para ello. Hay muchas aplicaciones que automatizan las tareas de trabajo entre las que elegir. Busca un software que te permita crear flujos de trabajo automatizados personalizados que se ajusten a tus necesidades.
Es esencial seleccionar un software de flujo de trabajo automatizado que cumpla con los siguientes criterios:
- Se alinea con los requisitos de tu presupuesto
- Puede gestionar la cantidad de personas y proyectos que necesitas
- Ofrece flujos de trabajo y plantillas personalizables
- Proporciona un registro de auditoría del progreso y los flujos de trabajo
- Es fácil de usar
Para una adopción exitosa del software de flujo de trabajo automatizado, comienza con poco. Automatiza primero uno o dos procesos, luego deja tiempo para resolver cualquier problema que pueda surgir antes de aumentar la automatización. Una vez que los empleados vean que los flujos de trabajo automatizados les ayudan, será más probable que adopten la nueva tecnología.
Ten en cuenta que la automatización no es perfecta y, a veces, aún se requiere la participación humana. Todos deben saber qué hacer o a quién acudir cuando haya un problema con el proceso del flujo de trabajo.
Cómo ayudan las plantillas de automatización de Wrike
Con flujos de trabajo personalizados y automatización, puedes hacer que tus proyectos sean más eficientes y reducir los pasos manuales. Por ejemplo, puedes configurar automáticamente los nuevos encargados cuando se cambian los estados de las tareas. Por lo tanto, si alguien elige "En revisión", la tarea se asignará automáticamente a la persona que quieres que revise los productos del proyecto.
Si tu equipo recibe muchas solicitudes de proyectos similares, las plantillas de automatización de Wrike te permiten convertir automáticamente las solicitudes entrantes en plantillas de proyectos. Muchos proyectos siguen pasos similares, por lo que puedes ahorrar tiempo creando plantillas y flujos de trabajo de proyectos que se realizan repetidamente.
Simplemente identifica los tipos de proyectos que más aborda tu equipo y crea plantillas de flujo de trabajo para ellos dentro de tu software. Así, cada vez que tu equipo comience un nuevo proyecto, puede clonar la plantilla. De esta forma se copian los aspectos clave del proyecto, como los encargados, las dependencias, la duración de las tareas y los informes.
Al adoptar plantillas y decidir automatizar los procesos de flujo de trabajo, tu equipo puede ahorrar tiempo y enfocar más sus esfuerzos en proyectos únicos y complejos. Las plantillas también facilitan el seguimiento y la mejora del rendimiento a lo largo del tiempo, lo que se traduce en beneficios repetibles.
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