¿Qué diferencia hay entre gestión de carteras y proyectos?
Gestión de proyectos, gestión de carteras de proyectos, gestión de programas. ¿Qué diferencia hay entre gestión de carteras y de proyectos? ¿Y en qué punto entra en juego la gestión de programas? Aquí tienes una explicación rápida de cada concepto para que distingas las diferencias.
Cinco pasos para implementar una herramienta de colaboración para equipos creativos
Eres director creativo. Tienes demasiados proyectos, el personal ya está trabajando más tiempo de la cuenta y no tienes ni idea de cómo sacar el trabajo adelante de forma rápida y eficaz con el sistema actual. ¿A qué puedes recurrir? Las soluciones colaborativas de gestión de trabajo ayudan a reducir el tiempo que el equipo pierde asistiendo a reuniones extraordinarias, gestionando una increíble cantidad de correos electrónicos y buscando sin rumbo fijo los últimos elementos adjuntos y productos creativos actualizados. Lo que es más importante, una herramienta de colaboración eficaz dejará más tiempo para que el personal creativo SEA más creativo, en lugar de tener que encargarse de localizar especificaciones del proyecto o enviar correos electrónicos. Los equipos creativos están ocupados, es gente atareada, ya estén consiguiendo clientes nuevos o haciendo malabares con pedidos interminables. No tienen tiempo para probar nuevas herramientas simplemente porque no pueden permitirse que fallen. Antes de comprometerte con una solución de gestión de trabajo y lanzarte de cabeza, lee esta guía que te ayudará a asegurarte de que el ocupado equipo creativo ha adoptado correctamente la opción elegida. ¡Ponte en marcha y crea! 1. Define los procesos para utilizar la herramienta Sabes qué hacer y cómo. Por lo tanto, como pionero en la adopción y paladín último de la herramienta, toma ese conocimiento y crea un conjunto de reglas definidas para el modo en que el equipo utilizará la nueva herramienta, de forma que sepa qué puede esperar de ella. Crea un documento que explique: Qué funciones se utilizarán y cómo se hará. Algunas herramientas incluyen muchas funciones, pero puede que no las necesites todas. Elabora una lista de funciones que usará el equipo y la forma exacta en que ayudará al equipo a sacar el trabajo adelante. Cómo organizar el trabajo. La herramienta de colaboración debe ofrecer un sistema de organización de tareas en carpetas o proyectos para que el trabajo no se disperse sin rumbo por la herramienta. Decide si el equipo organizará el trabajo por el tipo de producto, cliente que lo solicita, diseñador asignado o todo lo anterior. Lo que más convenga en tu caso. Cómo nombrar el trabajo. Configurar una convención de nomenclatura coherente ayudará a los empleados a entender qué obtendrán cuando abran una tarea. Configura un sistema que incluya reglas como: Iniciar/finalizar las tareas con [Nombre de cliente] Iniciar las tareas con un verbo como, por ejemplo, "Crear" o "Actualizar" Iniciar/finalizar con una estimación de tiempo que llevará la tarea, por ejemplo, [2hrs] Cómo organizar los elementos adjuntos. Acuerda con el equipo el lugar en el que se guardarán los documentos y los archivos creativos para asegurarte de que estos no se pierdan. ¿Se guardarán en una carpeta todos juntos? ¿Se adjuntarán en el nivel de la carpeta, el proyecto o la tarea concreta? ¿Hay una unidad compartida en la que se guarden actualmente todos los archivos? ¿Cómo nombrarás a los productos creativos para que resulten fáciles de identificar? Una vez finalizado un proyecto, ¿las versiones finales de los productos creativos se guardarán en algún lugar concreto? Programación de reuniones recurrentes. Si el equipo asiste a reuniones recurrentes, prográmalas en la herramienta. No es absolutamente necesario, pero si lo haces, conservarás todo el trabajo colaborativo (y una reunión debería considerarse como tal) en un espacio cohesivo. Sugerencia: crea una carpeta llamada "Reuniones" que incluya subcarpetas para diferentes tipos de reuniones (si procede). A continuación, en esta carpeta, crea una tarea con la fecha y el título de la reunión, asígnala a todos los asistentes a la reunión, define la fecha y conviértela en una tarea recurrente. Cuando se celebren estas reuniones, toma notas de ella en esta tarea, de forma que todos tengan acceso inmediato a ellas y puedan añadir más información si fuera necesario. 2. Introduce un pequeño grupo principal de prueba Cuando hayas descrito los procesos para usar la herramienta, se supone automáticamente que has creado la mejor forma de uso para todo el equipo. Recibirás información, tal y como sucede con los clientes de un proyecto. Incorpora un pequeño grupo principal de primeros usuarios en la herramienta, explica los procesos definidos, ofrece formación sobre las funciones y cómo usar la herramienta, y pídeles que empiecen a usarla de inmediato para colaborar en un proyecto pequeño o grande. Véndeles las ventajas de utilizar la herramienta y los procesos nuevos, y anímales a que la prueben a conciencia para que adquieran confianza en la nueva herramienta y, de este modo, minimizar el riesgo de volver al estilo de trabajo anterior. 3. Modifica los procesos para mejorarlos A medida que avance el proyecto, pide al equipo que añada o modifique los procesos preliminares cuando lo consideren oportuno antes de implementar la herramienta en el resto de los miembros del equipo. Si tienen sugerencias de formas más adecudas de usar las funciones, pon un nombre a las carpetas, las tareas, etc., e incorpora los comentarios en el documento de procesos. Los miembros del equipo deben tener la última palabra acerca de cómo usar la nueva herramienta de colaboración, ya que serán ellos los que trabajen con ella a diario. 4. Implementa la herramienta para todo el equipo Una vez que tanto tú como el grupo de prueba estéis seguros de haber creado una forma sostenible de implementar y utilizar la herramienta de colaboración, ha llegado momento de la verdad. Implementa la herramienta para todo el equipo de la misma forma que lo hiciste con el pequeño grupo de prueba. Comparte la documentación de los procesos, ofrece formación al equipo y pídeles que empiecen a utilizar la herramienta de inmediato para colaborar en nuevos proyectos. 5. Continúa modificando los procesos según sea necesario Como siempre, sigue pidiendo opiniones. Si alguien tiene alguna idea acerca de cómo puede el equipo utilizar mejor una función, ten en cuenta todas las ideas en beneficio del equipo y con el propósito de alcanzar los objetivos finales. Cuando no funcione un proceso, crea una solución y, a medida que vayas realizando ajustes, comprueba con el equipo mensual o trimestralmente si el problema se ha solucionado. Si utilizas una herramienta de colaboración SaaS, es probable que la empresa publique actualizaciones, mejoras y nuevas funciones regularmente. Plantéate siempre si debes implementar las nuevas funciones en el flujo de trabajo para una mejor colaboración del equipo. No todas las funciones satisfarán las necesidades del equipo, por lo que solo debes actualizar los procesos en caso de que creas que mejorarán la forma de trabajar del equipo. Ayuda al equipo a trabajar mejor juntos Sigue estos cinco pasos para asegurarte de que el equipo creativo pueda adoptar correctamente la nueva herramienta de colaboración, de forma que puedan trabajar mejor y dedicar más tiempo a la CREACIÓN en lugar de al mantenimiento de sus bandejas de entrada. Si tienes más información acerca de qué funciona y qué no funciona al implementar una herramienta de colaboración en un equipo creativo, incluye tus opiniones en la sección de comentarios que aparece a continuación. Si accedes al mercado para conocer nuevas herramientas de colaboración, descarga nuestra guía gratuita para el comprador de software de colaboración. En ella encontrarás preguntas y funciones que debes valorar antes de comprar.
Gestionar proyectos es sencillo y eficaz con Wrike
Tres claves fundamentales para la gestión de proyectos creativos
Si crees que la gestión de proyectos creativos y equipos creativos es lo mismo que gestionar un proyecto con desarrolladores de software o una plantilla de manufacturación, piénsalo bien. Cada grupo tiene sus singularidades y preocupaciones y es importante tenerlas en cuenta para ser un líder eficaz.
Tres motivos por los que necesitas un software de gestión de carteras de proyectos
La gestión carteras de proyectos (PPM, por sus siglas en inglés) es un método que utilizan las organizaciones para planificar los calendarios y asignar los recursos necesarios para llevar la cartera de proyectos a buen término. Las carteras de proyectos son, en esencia, un tipo de gestión de proyectos a una escala mayor, ya que concierne a grupos de proyectos empaquetados en carteras de trabajo. PPM es un sistema para analizar el retorno de la inversión, el rendimiento y los riesgos de cada cartera de proyectos. Gracias a este sistema, podrás dar a cada trabajo la prioridad adecuada. En el caso de las organizaciones con muchos proyectos simultáneos, el software PPM se utiliza para garantizar que todos los proyectos cuenten con el personal adecuado para su realización dentro del plazo de entrega y respetando el presupuesto. También se puede utilizar este software para marcar y, a continuación, prever los recursos que se van a necesitar, determinar el retorno de la inversión de los compromisos del proyecto, y gestionar los posibles riesgos. El software PPM también puede admitir funciones administrativas, como la supervisión de las cargas de trabajo de los miembros del equipo, el seguimiento de las horas facturables y la gestión de las solicitudes de cambios. En resumen, un software PPM adecuado ayuda a los equipos a superar los muchos retos a los que se enfrentan las empresas. Estamos hablando de las dificultades habituales asociadas con el software PPM y cómo puedes superarlas con el software adecuado: Las dificultades de las empresas que implementan la gestión de la cartera de proyectos Ya hemos hablado de las dificultades de PPM. En pocas palabras, las empresas que implementan la gestión de carteras de proyectos sufren estos problemas: Un gran número de proyectos simultáneos provocan conflictos con los recursos, atascos y demoras Proyectos propuestos que no alcanzan los objetivos globales de la empresa Proyectos que se demoran mucho, afectan negativamente a los ingresos y al retorno de la inversión Aquí es donde puede ayudar la herramienta adecuada para garantizar la eficacia necesaria de la empresa. Las tres ventajas del software de gestión de carteras de proyectos El único objetivo del software PPM es mejorar el resultado mediante la priorización de las carteras de proyectos que añaden valor y contribuyen al buen estado de la organización. Y, cuando utilices el software adecuado para el trabajo en cuestión, podrás hacer esto mucho más rápido. 1. Más transparencia da lugar a decisiones más inteligentes El software de gestión de carteras de proyectos ofrece a los equipos más transparencia del trabajo. De repente, la organización podrá ver toda la amplitud de los proyectos, lo que implica que podrás tomar decisiones más inteligentes y mejor fundamentadas sobre el trabajo, en lugar de tomar decisiones basadas en corazonadas. De este modo, podrás poner los proyectos en línea con los objetivos de la empresa. 2. Mejor visibilidad significa una gestión eficaz de los recursos El software PPM ofrece más visibilidad para una mejor gestión de los recursos. Como puedes ver quién trabaja en qué, ahora y en el futuro, puedes planificar la distribución de las carteras de proyectos en consecuencia y sabiamente. Adiós a los atascos y los retrasos. 3. Acceso en tiempo real significa mejores herramientas para elaborar informes y análisis El software de gestión de carteras de proyectos basado en la nube ofrece un acceso en tiempo real al trabajo que se está llevando a cabo. Tiene la capacidad de producir informes puntuales y análisis en tiempo real. Un buen software PPM también ofrece funciones para los altos cargos de administración, como la creación de presupuestos de la cartera, la coordinación de carteras y el retorno de la inversión/previsión. Todo ello contribuye a que puedas gestionar mejor las carteras de proyectos. Por qué necesitas un software PPM Implementar un software de gestión de carteras de proyectos basado en la nube es una forma eficaz de lograr los objetivos empresariales de la organización mientras trabajas con tus limitaciones de recursos. Si tienes experiencia trabajando con software PPM, especialmente si formas parte del equipo que implementa la herramienta por primera vez, comparte tu experiencia y tus consejos en la sección de comentarios que aparece a continuación.
Cómo gestionar las cargas de trabajo de los empleados para eliminar el estrés
La gestión de la carga de trabajo de los empleados puede ser difícil, especialmente cuando se trabaja en varios proyectos a la vez. Descubre cómo gestionar proyectos y cargas de trabajo de manera efectiva con Wrike.
Wrike como una solución de CRM sencilla: controla clientes potenciales y gestiona proyectos en una sola app
Mantén todos tus datos de ventas, clientes potenciales y contactos, además de todos los planes de proyecto, en un mismo lugar. Obtén más información en nuestra guía sobre cómo utilizar Wrike como una solución de CRM sencilla.
Guía detallada para crear una cronología con Microsoft Project
Las cronologías visuales de proyecto son las mejores amigas del gestor. Como proporcionan una forma fácil de informar del panorama general del progreso a los ejecutivos y las partes interesadas, pueden salvarte la vida cuando tienes grandes proyectos entre manos. Además, cuando gestionas un proyecto y tienes que examinar a fondo la información de los hitos y las dependencias, es muy fácil comprobar el comportamiento global del proyecto, así como detectar las tareas y los plazos de entrega que podrían no respetarse. Como las cronologías de proyecto tipo diagrama de Gantt son unas herramientas de gestión y planificación muy populares, hay decenas de aplicaciones de gestión de proyectos disponibles para crearlas, incluidas Excel, Microsoft Project y, por supuesto, Wrike. Aquí te mostraremos cómo crear una cronología en MS Project, además de una sencilla forma de hacerlo con Wrike. Cómo crear una cronología con Microsoft Project Paso 1: para crear un diagrama de Gantt con Microsoft Project haz clic en Ver y, a continuación, selecciona Cronología. Paso 2: haz clic con el botón derecho del ratón en cualquier tarea y, a continuación, selecciona Añadir a la cronología. Repite los pasos para cada tarea o hito relacionado con el proyecto. Paso 3: si deseas crear varias cronologías, haz clic en la vista de cronología y, a continuación, en Formato. Selecciona Barra de cronología en el menú Formato. Paso 4: haz clic con el botón derecho del ratón en una cronología y selecciona Intervalo de fechas. A continuación, establece las fechas de inicio y finalización. Paso 5: añade colores y cambia el estilo de texto haciendo clic en cualquier parte de la cronología y seleccionando Formato. Paso 6: para compartir la cronología de MS Project, haz clic en el menú Formato y selecciona Copiar cronología. Selecciona un tamaño en función de lo que necesites: para correos electrónicos selecciona uno pequeño; para diapositivas de presentaciones, mediano; y para tamaño completo, grande. Después, puedes pegar la cronología como imagen en otro programa. Una forma más sencilla de crear una cronología en línea En lugar de añadir manualmente tareas e hitos a la cronología del proyecto, utiliza un diagrama de Gantt en línea. La función de cronología de Wrike te permite planificar fácilmente tus proyectos. Wrike saca automáticamente las tareas y las fechas de entrega de los proyectos para que puedas crear una cronología de proyecto dinámica. Asigna plazos de entrega, define hitos y dependencias con tan solo hacer clic con el botón derecho del ratón. También puedes ajustarlos a los cambios arrastrando y soltando las tareas y las duraciones. Las tareas atrasadas se marcan automáticamente en rojo, para que nada se te escape. Las cronologías de proyectos en línea también son más fáciles de compartir y no tienes que seleccionar el tamaño adecuado de las diapositivas de PowerPoint o los correos electrónicos. Gracias a Wrike, puedes compartir rápidamente una cronología con tus compañeros tomando una instantánea y enviando el enlace a los clientes y las partes interesadas para que puedan ver el progreso de las actualizaciones de forma rápida y fácil. Obtén una prueba gratuita de Wrike y experimenta en primera persona, sin necesidad de descargar ni instalar nada. A continuación, consulta nuestra guía detallada sobre la cronología de Wrike para crear tu primer diagrama de Gantt y poner en marcha tu proyecto en cuestión de minutos. ¿Cómo te han ayudado las cronologías de proyectos a respetar fechas de entrega importantes? Comparte tu historia de éxito en los comentarios. Fuentes: support.office.com, youtube.com, advisicon.com, wikipedia.org, techrepublic.com
Cómo combatir las 4 fuentes principales de requerimientos imprevistos
«Podría ser una buena idea añadir esta función». «Vamos a ampliar el ciclo de la prueba y así tenemos más datos». «Odio añadir tareas a tu trabajo; pero, ¿podrías...?» Estas frases, una vez pronunciadas, proclaman el inicio de la pesadilla recurrente de todo gestor de proyectos: ese fenómeno por el que un proyecto se infla y crece en tamaño y alcance, mientras que los presupuestos y la cronología permanecen iguales. Se llama requerimiento imprevisto. Y es mortal. Pero, ¿qué es exactamente y cómo supera nuestras defensas para inflar despacio, pero seguro, los objetivos y condiciones de un proyecto? Definición de requerimiento imprevisto De una manera simple, los objetivos y condiciones de un proyecto consisten en unos parámetros. Estos deberías ser un conjunto documentado de límites del proyecto, programas y entregables principales. El requerimiento imprevisto (también conocido como «exigencia imprevista» y «función imprevista») se ha convertido en una palabrota en la gestión de proyectos, ya que se refiere a cómo los requerimientos de un proyecto tienden a crecer de manera incontrolable, a menudo dictados por las partes interesadas del proyecto o por malentendidos internos, provocando un revoltijo de funciones como un Frankenstein que no se tuvieron en cuenta durante la fase de planificación. Y a menudo mata tus fechas de entrega. ¿Cómo te pilla desprevenido en los proyectos? Veámoslo: 1. Falta de detalles La causa más fácil y más simple para culparte por el requerimiento imprevisto es la imprecisión. Cuando hay una falta de control y de definición clara del alcance de un proyecto, este alcance mutará. No te sorprendas si las partes interesadas e, incluso, los miembros del equipo eligen definir tu proyecto de una manera más general de lo que imaginas. Es por tu culpa, ya que como gestor de proyecto no has comunicado la visión y los objetivos y condiciones de una manera lo suficientemente clara en el documento de inicio de proyecto. CONSEJO: La Declaración de objetivos y condiciones del proyecto que se incluye en el Documento de inicio de proyecto es donde deberías disponer todos los límites del proyecto. No trates este tema por encima. Emplea tiempo en concretarla de modo que las expectativas se gestionen, que no haya sorpresas y que las partes interesadas comprendan exactamente lo que conseguirán al final del proceso. 2. Liderazgo débil Aquí está el problema: las partes interesadas y los clientes pueden intentar cambiar los objetivos y condiciones del proyecto para conseguir lo que ellos quieren si perciben que te falta experiencia o que no eres un gestor de proyectos fuerte. CONSEJO: Esto se basa en la percepción que ellos tienen de ti. Imponte cuando las demandas empiecen a inflar los objetivos y condiciones del proyecto. Comunícate de manera enérgica a través del lenguaje corporal durante las reuniones. Y si tus reuniones son virtuales, ten en cuenta estos consejos de comunicación virtual. 3. Diferencias de opiniones entre las partes interesadas Otra posibilidad: puedes tener demasiadas partes interesadas y cada una con opiniones diferentes. Como dice el proverbio: «muchas manos en un plato hacen mucho garabato». Aunque todas las partes interesadas quieran el mismo producto final, sus motivaciones pueden ser extremadamente diferentes. Y esas motivaciones afectarán a lo que ellos creen que se debe dar prioridad durante el desarrollo del proyecto, lo que puede alterar de manera exagerada tus cronologías. CONSEJO: Limita el número de tus partes interesadas. O intenta determinar sus motivaciones para que puedas sentar unas bases comunes. Si tienen sentido, las solicitudes adicionales de las partes interesadas se podrán aprovechar para un proyecto futuro, una vez que se termine el actual. 4. Comentarios de usuarios a última hora Si no involucras a tus usuarios finales y clientes desde el principio del proceso y tratas de introducirlos a mitad de camino (o cerca del final) de un proyecto, ¿sabes lo que pasará? Pueden hacerte el comentario de que no les has escuchado antes, lo que a menudo contribuye con tu lista de elementos de acción. Requerimiento imprevisto inmediato. Toma los costosos errores del proyecto del Aeropuerto Internacional de Denver como una advertencia clara para no involucrar tarde en el plan a las personas. CONSEJO: La palabra que necesitas usar aquí es colaboración. Si colaboras con tus clientes desde el principio y con frecuencia, corres menos riesgo de entregar algo que no necesitan o no quieren. Mantén abiertas las líneas de comunicación para que fluyan las ideas y los comentarios. ¿De qué otros modos te sorprenden los requerimientos imprevistos? Es tu turno. ¿Qué otras fuentes de requerimiento imprevisto no hemos tenido en cuenta aquí? Dinos lo que piensas en los comentarios y cuéntanos cómo has luchado contra el horror del requerimiento imprevisto. Lecturas sugeridas: Lecciones extraídas del requerimiento imprevisto y del fracaso de un proyecto en el Aeropuerto Internacional de Denver Créditos de las fotos: Ana Julaton para Mark Sebastian
6 preguntas para descubrir cuál es el mejor software de gestión de proyectos
Hay muchos detalles a tener en cuenta a la hora de evaluar el mejor software de gestión de proyectos. Por eso, aquí tienes una lista de preguntas que cuestionarte al buscar la herramienta adecuada para gestionar tu trabajo.
Acaba con el ciclo de abandono del cliente y haz que tu empresa de servicios profesionales crezca
Queríamos comprender las dificultades a las que se enfrentan los equipos de servicios profesionales en relación con la gestión del trabajo, por lo que encuestamos a más de 1000 personas que trabajan para agencias o consultoras, o que proporcionan servicios facturables a clientes externos.
Lo que Las chicas Gilmore te puede enseñar sobre la gestión de las partes interesadas de los proyectos
Las chicas Gilmore es una agradable serie de televisión estadounidense famosa por sus diálogos rápidos. Su vuelta en Netflix nos puede enseñar valiosas lecciones sobre la gestión de las partes interesadas de los proyectos. Prepárate una taza de café y sigue leyendo.
Toma el control del calendario de tu plan de proyecto
Hay muchas formas diferentes de establecer una plantilla de calendario del plan del proyecto, y es importante que cada responsable busque un planteamiento que funcione para las necesidades de su equipo. He aquí una serie de consideraciones clave que debes tener en cuenta cuando establezcas el programa para gestionar un proyecto.
Cómo optimizar el desarrollo de productos con herramientas de gestión de proyectos
¿Te preguntas cómo mejorar la eficiencia del trabajo en el desarrollo de productos? Consulta la plantilla de hoja de ruta de desarrollo de productos de Wrike y descubre cómo puede ayudarte a optimizar tus procesos.