Cómo utilizar un diagrama de Gantt en línea para evitar 5 errores de la gestión de proyectos

Como gestor de proyectos, sabes que es tu trabajo seguirle la pista a todos los aspectos de un proyecto asignado. Pero vamos a ser sinceros: no siempre es tarea fácil.

La mano izquierda no siempre sabe lo que está haciendo la mano derecha. Los plazos de entrega no se respetan o se olvidan por completo. Se producen fallos en la comunicación de actualizaciones e información importante. Y antes de que te des cuenta de lo que está pasando, el castillo de naipes entero se derrumba a tu alrededor.

Afortunadamente, existen a tu disposición herramientas y recursos que te facilitarán llevar un control de tus proyectos y evitar su descarrilamiento.

¿Por ejemplo? Te explicamos cómo utilizar diagramas de Gantt en línea, ya que son una buena opción para empezar.

¿Qué es un diagrama de Gantt en línea?

Antes de aprender cómo utilizar diagramas de Gantt en línea, necesitas conocer qué son. Los diagramas de Gantt muestran las tareas relacionadas con el proyecto en comparación con el tiempo. En el diagrama, cada tarea se representa con una barra horizontal a la que se le asigna una longitud en función del tiempo estimado que requiere esa tarea para completarse.

Una de las mejores formas de entender un diagrama de Gantt es ver uno de verdad. Así que aquí te enseñamos la vista de un diagrama de Gantt donde se exponen las tareas implicadas en el lanzamiento de un nuevo producto:

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Este diagrama se creó con Wrike. Aunque los diagramas de Gantt se pueden crear manualmente con hojas de cálculo u otras herramientas, lo mejor es usar un generador de diagramas de Gantt en línea.

¿Por qué es importante? Porque cuando elaboras un diagrama de Gantt en línea te resultará mucho más fácil aplicar las actualizaciones en caso de cambios, por ejemplo, cuando una tarea supere la fecha de entrega o cuando se deba alterar el orden de las tareas.

Al utilizar un generador de diagramas de Gantt en línea, algunos aspectos como la cronología o, incluso, las dependencias entre tareas cambiarán automáticamente cuando realices cambios, de modo que no tendrás que volver a crear el diagrama de nuevo.

Independientemente de dónde o cómo lo generes, tu diagrama de Gantt te permitirá comprender de un vistazo toda la información importante de cada proyecto como:

  • El orden en el que deben completarse las tareas
  • El tiempo que requiere cada tarea
  • Los solapamientos entre tareas
  • Las dependencias de tareas (indicadas con una flecha)
  • Quién es el responsable de cada tarea

En resumen, un diagrama de Gantt te ofrece una visión global de todas las diferentes tareas implicadas en tu proyecto, lo que significa que puedes mantener todo funcionando correctamente y evitar los errores comunes de la gestión de proyectos.

Error n.º 1 de la gestión de proyectos: Empezar con mal pie un proyecto

El inicio del proyecto es un momento increíblemente importante. Es cuando todos los implicados y partes interesadas clave parten desde el mismo punto en cuanto a expectativas, fechas de entrega de las tareas y objetivos del proyecto.

Según los líderes ejecutivos, la falta de objetivos claros es la razón más habitual de los proyectos fallidos. Además, las estimaciones de tiempo imprecisas son la causa del fracaso de hasta el 28% de los proyectos.

No hace falta decir que no deberías pasar por alto la importancia del inicio a la hora de poner en orden todo este tipo de detalles. En caso contrario, corres el riesgo de construir todo tu proyecto sobre una base inestable.

Sin embargo, cuando estás ansioso por entrar en faena y poner todo en marcha, podrías caer en la tentación de saltarse este paso decisivo y hacer que todos empiecen a trabajar sin confirmar que todo el mundo lo está haciendo con la misma comprensión de cómo se desarrolla el proyecto (y por qué es importante).

Cómo evitarlo con un diagrama de Gantt en línea

Podría decirse que una de las piezas esenciales de un proyecto es la cronología, ya que impregna y afecta a todo, desde el presupuesto hasta la asignación de recursos.

Aunque un diagrama de Gantt no es una bola de cristal que predice el futuro, al menos te obliga a dar un paso atrás y comprender la programación general, el flujo de varias tareas y la conexión entre diferentes equipos.

Al mapear todo esto, los implicados en el proyecto y tú podréis tener una visión global y garantizar que estáis empezando con expectativas compartidas.

Error n.º 2 de la gestión de proyectos: Olvidarse de las dependencias

Todos los proyectos contienen dependencias de tareas. Esto significa que no se puede empezar una determinada tarea hasta que la anterior no se haya completado.

Los fallos en la identificación de las dependencias pueden ocasionar un orden ilógico de las tareas (porque no has entendido cómo están relacionadas entre sí) y la falta de responsabilidad entre los miembros del equipo (porque no entienden de qué manera se ralentiza todo el proyecto por culpa de sus propios contratiempos).

Por si todo esto no fuera suficientemente negativo, esa falta de entendimiento y esos retrasos constantes generan también toneladas de frustración y confusión entre el equipo.

Cómo evitarlo con un diagrama de Gantt en línea

Un diagrama de Gantt ilustra claramente con una flecha las dependencias entre las tareas, pero también resulta enormemente útil cuando se utiliza el Método de la ruta crítica (CPM), que requiere que comprendas:

  • Las tareas necesarias para completar el proyecto
  • Las dependencias entre las tareas
  • La estimación de tiempo (duración) que cada tarea necesita para completarse

Toda esta información se muestra directamente en tu diagrama de Gantt. Puedes utilizarlo para identificar la ruta crítica (que es el tramo más largo entre actividades dependientes) y saber mejor no solo cómo están conectadas esas tareas, sino también cuáles son las que te dejan algo de margen de maniobra para los inevitables retrasos (sin extender la duración total del proyecto).

Error n.º 3 de la gestión de proyectos: Fallar al coordinar los traspasos

Otro punto peliagudo al gestionar proyectos son los traspasos. Tanto si el proyecto se ha traspasado a otra persona como si es a un departamento o equipo totalmente nuevo, resulta difícil garantizar que el nuevo propietario de un proyecto o tarea cuente con todo el contexto e información necesarios para completar bien su parte.

A menudo, no se comunican las actualizaciones o los cambios y no se proporciona una adecuada información secundaria que, con frecuencia, deja al nuevo propietario de la tarea con la sensación de estar empezando un proyecto completamente nuevo en vez de estar contribuyendo a algo que ya está en marcha.

Cómo evitarlo con un diagrama de Gantt en línea

Con un diagrama de Gantt en línea puedes visualizar exactamente cuándo se producen los traspasos entre personas, equipos y departamentos. Saber cuándo va a ocurrir esto implica que puedas anticiparte (en lugar de intentar gestionarlo todo en el último minuto) y ordenar el proceso para facilitar que el traspaso se produzca sin fisuras. Para ello, puedes:

  • Estandarizar algún tipo de briefing creativo o cuestionario que los implicados deban rellenar con el fin de transferir la información necesaria al nuevo propietario
  • Instaurar una lista de control que las personas o equipos tengan que completar antes de traspasar el proyecto

En resumidas cuentas, no puedes ofrecer transferencias fluidas si no sabes cuándo se producirán y un diagrama de Gantt resulta determinante para saber exactamente dónde se producen esos obstáculos.

Error n.º 4 de la gestión de proyectos: Mantener de manera aislada tareas individuales

En particular, cuando tu proyecto involucra a muchos equipos y tareas diferentes, es fácil que en el trabajo se creen silos. Por ejemplo, el equipo de diseño gráfico no tiene ni idea de en qué está trabajando el equipo de contenido, y viceversa.

Los grupos y miembros de los equipos están centrados con gran intensidad en sus plazos de entrega y asignaciones individuales, y se olvidan de cómo están conectados al panorama general.

¿Dónde está el problema? Esa visibilidad reducida de todo el proyecto puede contribuir a:

  • Fallos de comunicación: Los miembros del equipo no entienden cómo los cambios que llevan a cabo afectan al trabajo de otros equipos.
  • Retrasos: Es posible que sea necesario cambiar o rehacer el trabajo porque se ha perdido información relevante o porque los miembros del equipo no entienden cómo el incumplimiento del plazo de entrega de una sola tarea es capaz de retrasar las tareas posteriores.

Cómo evitarlo con un diagrama de Gantt en línea

Tu diagrama de Gantt te sirve fundamentalmente como hoja de ruta de todo el proyecto. Los miembros del equipo pueden recurrir a él para comprender cómo encajan sus propias tareas en el proyecto general. ¿Qué pasa antes de que el proyecto llegue a su escritorio? ¿Y qué pasa después? ¿O al mismo tiempo con su propio trabajo?

El diagrama de Gantt también ilustra claramente lo que pasa si un miembro de un equipo o departamento no cumple con su deber o con la fecha de entrega, ya que retrasará las tareas dependientes que le siguen. Un diagrama de Gantt se parece bastante a una fila de fichas de dominó, por lo que resulta eficaz para inculcar un mayor sentido de la responsabilidad en todo tu equipo.

Error n.º 5 de la gestión de proyectos: Perder la pista del progreso del proyecto

Tú tampoco eres perfecto y esto significa que como gestor de proyectos también te puedes enredar fácilmente en tareas individuales. Te centras tanto en garantizar que una determinada tarea esté completada correctamente o en cumplir con su fecha de entrega que no vigilas lo suficiente el resto de piezas implicadas en ese proyecto.

Claro, esa tarea que estabas controlando minuciosamente podría completarse según lo programado, pero el resto del proyecto podría estar retrasándose mientras estabas de espaldas.

Cómo evitarlo con un diagrama de Gantt en línea

Un diagrama de Gantt en línea otorga a tu equipo mayor visibilidad, pero a ti también. Puedes señalar rápidamente una tarea individual en tu diagrama y saber inmediatamente dónde te encuentras en todo el proceso de finalización del proyecto, así como lo que podría estar pasando ahora mismo en otro trabajo.

Se acabó el hojear calendarios, comentarios o archivos para entender cómo funciona todo. El diagrama de Gantt hace por ti todo ese trabajo preliminar.

Crear diagramas de Gantt en línea: tu secreto para el éxito del proyecto

Un diagrama de Gantt es una herramienta innegablemente valiosa para planificar y gestionar tus proyectos, y puede ayudarte a evitar numerosos errores habituales como:

  • Descuidar la importancia del inicio del proyecto
  • Olvidar las dependencias de tareas
  • Equivocarte al coordinar los traspasos del proyecto
  • Mantener de manera aislada tareas individuales
  • Perder la pista del progreso del proyecto

No obstante, recuerda que no todos los diagramas de Gantt se crean igual. Para aprovechar al máximo este recurso, es mejor encontrar una plataforma de gestión de proyectos en línea con funciones de diagramas de Gantt, de modo que todo tu diagrama se pueda adaptar de forma automática cuando inevitablemente tengas que hacer cambios.

Cuando creas un diagrama de Gantt en línea, dispones de flexibilidad para supervisar y gestionar tus proyectos sin un montón de complicaciones. Después de todo, se supone que los diagramas de Gantt te hacen la vida más fácil, no más difícil.

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