Cómo realizar un seguimiento de las campañas del cliente con Wrike for Marketers Performance
Llevar un seguimiento de las campañas de todos tus clientes no es nada fácil. Descubre cómo puedes supervisar la evolución de tus proyectos con Wrike for Professional Services Performance.
Gestionar proyectos es sencillo y eficaz con Wrike
Consejos de gestión de recursos limitados para proyectos en grandes empresas
La gestión efectiva de recursos para proyectos propicia un uso de los recursos que garantice una entrega a tiempo y dentro del presupuesto. Descubre cómo elaborar un plan de gestión de recursos para proyectos con Wrike.
Cómo usan las agencias de marketing aplicaciones de partes de horas para medir la rentabilidad de los proyectos
Cuando una empresa trabaja en varias cuentas o proyectos, poder realizar un control del tiempo es clave para la rentabilidad. Una aplicación de partes de horas para los empleados puede hacer que tu equipo sea más eficiente y productivo. Descubre por qué con Wrike.
Cinco señales de alerta que indican que tu herramienta de gestión de proyectos no está haciendo su trabajo
A medida que tu organización cambia, también debería hacerlo tu gestión de proyectos. Crecer es estupendo, pero se necesita una comunicación clara y, además, la gestión de tareas es más importante que nunca. Si ya estás pagando por una solución de gestión de proyectos, puede resultar difícil justificar el coste y el tiempo que te llevará implementar una nueva. Además, la adopción puede convertirse en un problema en organizaciones en las que los miembros de la plantilla aceptan con lentitud los nuevos procesos y procedimientos. Entonces, ¿cómo puedes saber si merece la pena actualizar tu herramienta de gestión de proyectos? He aquí cuatro signos que te indican que ha llegado el momento de buscar un nuevo software: Utilizas varias herramientas diferentes ¿Cuántos pasos tiene que dar el equipo para finalizar una tarea? Si utilizas un sistema de gestión de tareas independiente, un controlador de tiempo y envías mensajes de correo electrónico, hay muchas probabilidades de que la comunicación falle en algún punto. Usar varias herramientas diferentes y desconectadas abre la puerta hacia la pérdida de tiempo, la duplicación y las oportunidades perdidas. Si ya ha pasado tiempo desde que actualizaste el software, puede que te sorprenda saber que muchos productos cubren varias necesidades de gestión de proyectos en un solo sistema. Busca una herramienta que pueda albergar todos los procesos y la comunicación en la misma interfaz con el fin de evitar confusiones y perder oportunidades. No puedes acceder al trabajo en la nube La mayoría de las empresas en crecimiento se benefician del traslado de su sistema de gestión de proyectos a la nube. Si ya estás preparado para pasar a la nube, te beneficiarás de una comunicación más rápida, una sencilla implementación y un acceso desde cualquier lugar a todo tu trabajo. ¿Qué es lo mejor? Las herramientas de gestión de proyectos basadas en la nube pueden ahorrar el coste inicial de una licencia perpetua. A los nuevos empleados les puede costar aprender Si pasas más tiempo formando a un nuevo empleado para que utilice tu software de gestión de proyectos que trabajando, tienes un problema. Tu herramienta de gestión de proyectos debe ser fácil de usar, para que los nuevos empleados y los veteranos puedan aclimatarse rápidamente y empezar a ser productivos. Tus proveedores también deben ofrecer documentación de formación y solución de problemas, para que no tengas que explicar los pormenores de todos los flujos de trabajo a cada miembro del equipo. Tu organización cambia El crecimiento es bueno, pero en ocasiones complica las cosas un poco. Cuando añades nuevos proyectos y miembros al equipo, tu software de gestión de proyectos no siempre puede mantener el ritmo, especialmente si utilizas un sistema anticuado. Tienes que dar con un sistema que pueda crecer contigo. Muchas herramientas son ampliables y ofrecen diferentes planes para pequeñas, medianas y grandes empresas, así como la capacidad de añadir y eliminar usuarios sin problemas. Tienes demasiadas reuniones ¿Acaso no es el propósito de una herramienta de gestión de proyectos reducir el trabajo y las reuniones innecesarias? Si reúnes al equipo en la sala de reuniones para informar del proyecto y realizar sesiones para compartir ideas cada día, tu software no está ayudando lo suficiente. Una solución de gestión de proyectos debe albergar debates, información sobre el progreso, tareas, plazos, archivos adjuntos, etc. Utiliza estas reuniones para establecer prioridades más amplias y solucionar problemas. Tu equipo puede usar el tiempo extra para completar tareas y centrarse en entregar un trabajo de gran calidad. Si has comprobado esta lista y tienes claro que debes actualizar tu herramienta de gestión de proyectos, habla con el equipo acerca de qué funciones necesita y qué puntos problemáticos tiene con el sistema actual. Utiliza la información que te ofrezca el equipo para guiar el proceso de investigación. Acerca de la autora Megan Pacella colabora con TechnologyAdvice.com con especializaciones en marketing B2B y ventas. Además, ha escrito para USA Today, Bearings Guide, 10Best Nashville y otras publicaciones. ¿Preparado para actualizar tu herramienta de gestión de proyectos? Descarga la guía del comprador de software de colaboración gratuita. Incluye preguntas y funciones que debe tener en cuenta al seleccionar una nueva herramienta. O bien, inicia una prueba gratuita de la solución de gestión de proyectos de Wrike. (Te retamos).
Cómo hemos utilizado Wrike para planificar nuestra primera conferencia de usuarios
El 1 de octubre de 2018, llevamos a cabo nuestro mayor proyecto colaborativo hasta la fecha: la primera conferencia de usuarios anual. Así es cómo utilizamos Wrike para llevarla a cabo.
Cómo gestionar un equipo de desarrolladores si la tecnología no es tu punto fuerte
Si eres el gestor de proyectos asignado a un equipo de desarrollo y no tienes mucha experiencia en tecnología, ¿cómo puedes llevar un proyecto de desarrollo al éxito sin perder a tu equipo? Descubre cómo gestionar un equipo de desarrolladores si la tecnología no es tu punto fuerte.
Las tres habilidades básicas más importantes del gestor de proyectos técnicos
La gestión de proyectos técnicos es un campo en expansión y un subapartado de la gestión de proyectos. ¿Tienes las herramientas para seguir el ritmo de un mundo cada vez más digitalizado? Descubre las tres principales habilidades necesarias para tener éxito como gestor de proyectos técnicos (GPT).
Todos somos gestores de proyectos, pero no todos sabemos gestionar proyectos (infografía)
Ves un aviso en tu calendario de que tienes una reunión con tu jefe para revisar unos documentos que hay que entregar al cliente. Es la una de la tarde, y la reunión está programada para las dos. Los documentos todavía no están listos. Buscas a toda velocidad en tu bandeja de correo electrónico su versión más reciente. Empiezas a enviar mensajes a tus compañeros para saber quién se encargó de hacer las últimas modificaciones. Te pasas los siguientes 45 minutos buscando el archivo, editándolo, intentando obtener una respuesta inmediata a tus consultas, hasta que... ... tu jefe aplaza la reunión al día siguiente. ¿Te suena de algo? Lo creas o no, estás desempeñando el papel de un gestor de proyectos. Comunicándote con otras personas, juntando todas las piezas del rompecabezas, haciendo gestiones para alcanzar los objetivos. Hemos realizado una encuesta a 1464 trabajadores sobre sus procedimientos de gestión del trabajo y hemos descubierto que el 94 % de los participantes gestiona proyectos de forma habitual, aun cuando solo el 47 % de ellos ocupa un puesto de «gestor de proyectos» o tiene el término entre sus funciones oficiales. Esto revela que la gestión de proyectos se está convirtiendo en una responsabilidad común, independientemente del cargo oficial que se tenga. No obstante, conforme la gestión de proyectos se generaliza en el lugar de trabajo, la simple falta de formación en prácticas estándar de gestión de proyectos está condenando al fracaso a mucha gente. Sin un procedimiento establecido para manejar un gran número de proyectos entre distintos equipos, se producen cancelaciones de reuniones, retrasos en las fechas de entrega, se elevan los niveles de ansiedad y los proyectos se colapsan. Echa un vistazo a la siguiente infografía para conocer otros interesantes hallazgos de nuestra reciente encuesta de 2015 sobre prácticas de gestión del trabajo: ¿Te gusta lo que has leído? Comparte esta infografía con tus colegas de trabajo, o utiliza el siguiente código de inserción para publicarla en tu sitio web: Infografía ofrecida por Wrike Lee el informe completo de la «Encuesta sobre la gestión del trabajo 2015» Descarga el informe completo para conocer todos los resultados de nuestra encuesta sobre la gestión del trabajo.
Tres dolores de cabeza que sufren los gestores de proyectos y sus curas correspondientes
La gestión de proyectos es una labor muy compleja y difícil. Como son muchos los factores que influyen en cada proyecto, los gestores deben ser extremadamente versátiles y estar bien preparados. A diferencia de los desarrolladores, los ingenieros o los arquitectos, que trabajan en la parte técnica de los proyectos, los gestores, además de estar familiarizados con todos los detalles técnicos, también tienen que lidiar con los aspectos sociales y corporativos. Aparte de todo eso, muchas veces tienen que hacer malabarismos con varios proyectos a la vez. Además de todo lo anterior, los gestores de proyectos deben garantizar que las líneas de comunicación entre los diferentes departamentos permanezcan abiertas, de forma que los equipos se puedan coordinar con los demás y que los posibles peligros que puedan dejar al proyecto fuera de juego pasen inadvertidos. Naturalmente, toda esta complejidad es terreno abonado para infinidad de problemas. Estos son los tres principales dolores de cabeza que casi todos los gestores de proyectos han sufrido, junto con algunas prácticas soluciones. Dolor de cabeza n.º 1: modificaciones en la programación del proyecto Huelga decir que los proyectos necesitan una programación para que todas las personas implicadas puedan seguir su progreso y conocer las responsabilidades, incluidos los hitos. Es cosa del gestor de proyectos controlar todas las actividades del equipo, actualizar el estado del proyecto y actuar como enlace entre el equipo y las partes interesadas, incluido el equipo directivo. Sin embargo, esta es una actividad que requiere mucha dedicación por parte de los gestores de proyectos, cuando sus habilidades y conocimientos podrían aprovecharse mejor si les dejáramos que hicieran su trabajo real en el proyecto, en lugar de asignarles tareas administrativas. Solución: automatiza las modificaciones de la programación siempre que sea posible para que no tengas que malgastar el tiempo recopilándolas manualmente. Reunirte con el equipo y preguntar a cada uno de sus miembros cuál es el estado de la tarea es una tarea que requiere mucho tiempo, especialmente cuando hay herramientas de gestión de proyectos y colaboración disponibles que permiten al equipo marcar sencillamente una tarea o un hito como finalizado, y proporcionar actualizaciones e informes del estado en tiempo real. Si ahorras tiempo en las tareas administrativas, podrás centrar tus esfuerzos y conocimientos en lo que realmente importa. Dolor de cabeza n.º 2: multitarea Con tanto por hacer, la multitarea parece inevitable. Pero resulta que en realidad impide que seas productivo, afecta negativamente a la calidad del trabajo y puede provocar grandes demoras. Un contratiempo en una parte inevitablemente causará problemas en las tareas dependientes, que no podrán dar comienzo hasta que la primera tarea haya finalizado y así sucesivamente. En poco tiempo crea y acumula más retrasos. Solución: haz todo lo posible para limitar el número de proyectos llevados a cabo simultáneamente. Trata de no dejar que haya más del 25 o el 50 % de los proyectos ejecutándose simultáneamente para provocar menos demoras y que el trabajo tenga una mayor calidad. Como gestor de proyectos, tu trabajo será más fácil con menos proyectos que requieran tu tiempo y atención al mismo tiempo. Además, tienes la ventaja de disponer de muchas herramientas en línea que te ayudarán a echarte al hombro parte de la carga. Una aplicación de mensajería instantánea como Slack te permite comunicarte en tiempo real, archivar mensajes y realizar búsquedas de forma sencilla en caso de que necesites recordar detalles concretos de una conversación. Dolor de cabeza n.º 3: cálculos de duración del proyecto A menos que tengas una bola de cristal a mano (en cuyo caso quizá podrías prestárnosla), sencillamente no es posible saber cuánto tiempo te llevará realizar una tarea concreta. No obstante, tendrás que ofrecer un cálculo de tiempo a las partes interesadas y los clientes basado en toda la información relevante que tengas a tu disposición. Y serás el responsable de la fecha de finalización que propongas. Hay varios métodos diferentes que puedes emplear para calcular cuánto tiempo le llevará a tu equipo finalizar un proyecto. Sin embargo, aunque asignes duraciones a cada tarea, puede que te quedes corto al calcular, lo que implica que tu equipo tendrá que ocuparse del trabajo pendiente y recuperar el tiempo perdido. Y, además de este estrés, ello puede significar el sacrificio de la calidad, salirse del presupuesto o incluso quedar fuera de los plazos establecidos. Solución: en lugar de pedir a los miembros del equipo que ofrezcan un solo plazo de entrega para sus tareas específicas, prueba con un método de cálculo de dos fechas. La ventaja del método de dos fechas radica en que te permite salirte del cálculo, además de proporcionar cierto margen para que puedas entregar el proyecto antes del plazo de entrega final. Ten en cuenta que este método no garantiza que seas capaz de entregar todos los proyectos a tiempo, pero te aporta cierta seguridad. Con estas útiles estrategias y herramientas, podrás planificar y ejecutar los proyectos mejor, y permitir que tanto tú como tu equipo funcionéis de forma más productiva, con menos estrés y, además, que cumpláis (o superéis) las expectativas de los clientes. Biografía de la autora: Diana Clark es experta en marketing digital y gestora de proyectos de operaciones de marketing. Trabaja con su talentoso equipo de marketing en Aussiewriter. Le encanta orientar a las personas en prácticas empresariales y comparte sus ideas en un blog.
Prácticas recomendadas para gestionar el inicio de un proyecto
Cada proyecto es único en sus objetivos, además de en sus desafíos. Por esa razón, a fin de mejorar el modo de gestionar los proyectos, los dividimos en fases. Ello facilita a los equipos la evaluación y, en caso necesario, la rectificación del programa trazado a partir del alcance de un proyecto (teniendo a veces incluso que desviarse del plan original). La Guía del conjunto de conocimientos de gestión de proyectos (Project Management Body of Knowledge, o PMBOK) reconoce oficialmente cinco fases o grupos de procesos de gestión de proyectos. Estas son inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Juntas constituyen el ciclo completo de la gestión de proyectos. En este artículo vamos a tratar las prácticas recomendadas para el primer paso del ciclo: la fase de inicio de la gestión de proyectos. ¿En qué consiste la fase de inicio de la gestión de proyectos? Dado que la fase de inicio puede englobar distintos procesos para cada organización, una forma sencilla de diferenciarla del resto del ciclo del proyecto es decir que es todo lo que tiene lugar antes de la aprobación del proyecto y de que este comience a planificarse de manera detallada. Generalmente, la fase de inicio es aquella en la que un patrocinador, en colaboración con un gestor de proyectos, determina tres aspectos fundamentales de un proyecto concreto: los objetivos, el alcance y las limitaciones. Hecho esto, preparan a continuación el acta de constitución del proyecto. Por último, antes de entrar de lleno en la fase de planificación, las principales partes interesadas aprueban el acta y se elaboran calendarios y presupuestos de forma más detallada. Prácticas recomendadas para la fase de inicio de la gestión de proyectos Pregúntate por qué existe el proyecto Quizá esto suene un tanto filosófico, pero se trata de una información básica que debe quedar clara antes de comenzar a trabajar. Tienes que ser capaz de responder a estas tres cuestiones: ¿Cuáles son los objetivos de este proyecto? ¿Por qué emprenderlo ahora? ¿Qué beneficios comerciales nos va a reportar? Dependiendo de si el proyecto es algo que se ha hecho antes o no, puede que dispongas ya de un plan de negocio para él. Si no es así, es el momento de realizarlo. El plan de negocio ayudará a establecer con claridad las razones que justifican el proyecto y debería dar respuesta a las tres cuestiones anteriormente planteadas. Define desde un principio las partes interesadas con mayor peso Muchos proyectos empiezan con una idea vaga de quiénes constituyen sus principales partes interesadas. No es necesario contar desde un principio con una lista completa de todas las personas que se van a ver afectadas por el proyecto, pero en la fase de inicio resulta crucial definir y acordar quiénes representan a las partes interesadas con mayor peso en él, aquellas personas cuyos actos influirán de manera decisiva a lo largo del ciclo del proyecto. Entre ellas figuran los responsables de los procesos de negocio y los principales directores ejecutivos, al igual que otras figuras importantes en la toma de decisiones. Una herramienta fantástica para llevar a cabo este proceso es el diagrama RASCI (también conocido como «matriz de asignación de responsabilidades») del proyecto, el cual detalla quiénes son sus responsables (los que hacen el trabajo), quién rinde cuentas (la persona que asegura que el trabajo se haga), quiénes tienen que dar su aprobación al trabajo, quiénes son consultados (aquellas personas cuyos conocimientos son necesarios para completar el trabajo) y quiénes son informados de los progresos del proyecto. Recoge por escrito las responsabilidades de las partes interesadas Pregúntale a cualquier gestor de proyecto si resulta difícil conseguir que las partes interesadas participen activamente en un proyecto: probablemente te diga que sí. Por eso debes recoger todas sus responsabilidades en un documento y hacer que lo firmen, comprometiéndose así a cumplir con ellas. Considera dicho documento un contrato que define las funciones de las partes interesadas del proyecto. Estas responsabilidades también se incluyen de manera formal en el acta de constitución del proyecto, que firmarán al final de la fase. Entre las responsabilidades típicas está establecer cuántas personas hacen falta para aprobar una decisión o formar un quorum, y durante cuánto tiempo pueden deliberar antes de tener que alcanzar una resolución. Completa todos los pasos de la fase de inicio de la gestión del proyecto Redacta un acta de constitución para tu proyecto Muchos ven el acta de constitución (o plan) de un proyecto simplemente como un paso en el que se rellena una plantilla con información básica del mismo, pero es mucho más que eso. El acta de constitución de un proyecto recoge la visión inicial que un patrocinador y un gestor de proyecto tienen de él. Este documento servirá para guiar el trabajo a lo largo del ciclo de gestión del proyecto, y cualquier cambio posterior que desee hacerse en él tendrá que pasar antes por un riguroso proceso de aprobación. Por ello, resulta crucial que el acta haya sido redactada con mucho cuidado, y lo más clara y detalladamente posible. Incluye el alcance del proyecto Probablemente la sección más importante del acta de constitución de un proyecto sea su alcance: es en ella donde se define con precisión qué es y qué no es el proyecto. Durante la fase de inicio se discutirá dicho alcance y se negociarán sus distintos puntos hasta que todas las partes interesadas principales vean incluidos en él sus objetivos. El alcance final del proyecto se recoge entonces en su acta de constitución y luego las partes interesadas lo rubrican. Otros puntos que el acta de constitución de un proyecto debería incluir: Productos finales: Estos son los productos del trabajo, que han de entregarse en una fecha concreta y en un estado convenido entre las partes interesadas. Necesidad comercial: El estudio de negocio define los beneficios de primer nivel del proyecto además de sus costes. Limitaciones: Estas son las limitaciones de tu proyecto, como por ejemplo los costes, los recursos humanos, los límites de tiempo, la calidad y el retorno potencial de la inversión. Previsiones: Una declaración de lo que crees que sucederá en el futuro. Riesgos: Estos son acontecimientos inesperados que podrían afectar a las personas, los procesos, la tecnología y los recursos implicados en un proyecto, y llegar a impedir o retrasar la finalización de este. Cómo empiezas determina cómo acabas Lo que esto quiere decir es que la manera en que empieces tu proyecto determinará muchas veces si este acaba en éxito o fracaso. Verificar que se han dado todos los pasos de la fase de inicio de la gestión de proyectos permite presentar la visión del proyecto a quienes han de aprobar el trabajo y determina el alcance de este último. Sencillamente, la fase de inicio —y en especial el acta de constitución de un proyecto— allana el camino hacia su éxito. No comiences ninguno sin elaborar primero su correspondiente acta.