Cómo superan las grandes empresas los desafíos comunes de la gestión de proyectos
Existen varios desafíos en la gestión de proyectos que son exclusivos para los equipos de proyectos de grandes empresas. A continuación, abordamos cuatro obstáculos comunes y ofrecemos algunos consejos para superarlos.
Cuándo usar un calendario de proyecto o un diagrama de Gantt
Disponemos de miles de herramientas para gestionar la cronología de nuestros proyectos, lo que a veces hace difícil que nos decantemos por una. Te explicamos cuándo usar calendarios o diagramas de Gantt en tus proyectos.
Gestionar proyectos es sencillo y eficaz con Wrike
Los cinco errores más comunes al gestionar varios proyectos: programas de proyectos (parte 3 de 5)
¿Cuál es el tercer error más común al gestionar diversos proyectos? Los planes de proyectos independientes hacen que sea difícil establecer las secuencias de tareas y las prioridades entre tus proyectos.
Por qué la fidelización de clientes es más importante que los ingresos procedentes de nuevos clientes
La fidelización de clientes es clave para aumentar los ingresos, reducir los costes del negocio y mejorar la información procedente de los clientes. Sigue leyendo para descubrir estrategias y soluciones sobre cómo mejorar, medir y calcular la fidelización de clientes de tu empresa y, en consecuencia, la satisfacción del cliente.
Cómo desarrollar las habilidades esenciales de un gestor de proyectos
¿Deseas superarte como gestor de proyectos? Por supuesto que sí. En esta entrada desglosamos algunas de las habilidades técnicas y sociales más importantes para los gestores de proyectos, y ofrecemos algunos consejos prácticos para mejorarlas.
Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos: planificación de proyectos (parte 2 de 5)
Al liderar una empresa que ofrece software de gestión de proyectos, he tenido la ocasión de escuchar muchas historias de guerra de clientes, inversores y mentores sobre proyectos. Por eso, he pensado que sería una estupenda oportunidad para compartirlas con vosotros con la esperanza de que os ayude a mejorar vuestras propias habilidades de gestión. Esta es la segunda parte de una serie llamada Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos. Antes de leer este artículo, echa un vistazo a Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos: microgestión (parte 1 de 5). Error n.º 2: planificación de proyectos poco cuidada Existe la gran tentación de no pararse a pensar en profundidad sobre el plan y simplemente lanzarse a ejecutar. Sin embargo, en un marco corporativo donde cada proyecto debe contribuir a los resultados de la organización esta actitud entusiasta aboca al fracaso. Recuerda que una de las razones más importantes del fracaso en la gestión de proyectos es tener planes de proyectos acumulando polvo en la estantería. Un plan de proyecto inexistente, sin usar, desactualizado, incompleto o diseñado pésimamente provoca errores en la ejecución del proyecto. La mayoría de los errores en la gestión de proyectos se deben a la falta de planes de proyectos eficientes y actualizados. En el momento en el que fallas por no mantener tus planes actualizados, estás fallando en el control y la influencia del progreso de tus proyectos. Además, terminas estando ocupado durante más tiempo del que necesitarías e, incluso, fundiéndote el presupuesto. Como resultado, los miembros de tu equipo acaban con retrasos en la finalización de sus tareas. Y todo esto influye directamente en la fecha de entrega de tu proyecto. Estrategia ganadora n.º 2: mantén tus planes actualizados y realistas ¿Y cómo puedes hacer esto? Aquí tienes tres formas concretas: Revisa, revisa, revisa Si quieres que tus proyectos se finalicen a tiempo y con el presupuesto asignado (o por debajo), es importante comprobar a diario el progreso de cada uno de tus proyectos. Asimismo, el equipo debe creer en sus objetivos y programa. Para que esto suceda, debes revisar y actualizar tus planes de manera regular; de lo contrario, no serán útiles. Diseña planes flexibles Cuando gestionas varios proyectos al mismo tiempo, necesitas estar preparado para reaccionar ante los cambios inesperados que surjan dentro de un proyecto y ajustar tu plan a estos. Así te ahorrarás los costes por los errores en la programación inicial. Ten toda la información preparada Es fundamental disponer de toda la información al alcance de la mano para ser capaz de reaccionar ante los cambios en los proyectos y completarlos con éxito. No permitas que exista información valiosa sobre actualizaciones escondida en archivos desconectados. Combina tus datos y guarda todos los archivos relacionados con el proyecto en un solo lugar. Hazlo de manera que las personas adecuadas puedan acceder fácilmente a todo. Disponer de toda la información a mano te permitirá saber en cualquier momento en qué punto está cada proyecto.
Ideas para evitar la sobrecarga de proyectos
La sobrecarga de proyectos puede arruinar presupuestos, plazos de entrega y la colaboración del equipo. Perfecciona tus habilidades de gestión de proyectos y comienza a usar herramientas que alivien la presión generada por la sobrecarga de trabajo.
5 prácticas recomendadas para gestionar las solicitudes de trabajo entrantes
Procesar, dar prioridad y hacer el seguimiento de las solicitudes de trabajo entrantes requiere mucho esfuerzo, especialmente cuando te llegan desde tantos canales: correos electrónicos, reuniones, mensajes instantáneos y conversaciones informales, entre otros. Gestionar este aluvión de solicitudes lleva mucho tiempo, es complicado de manejar y puede ser difícil de mantener a medida que tu empresa crece. Estas prácticas recomendadas te ayudarán a ordenar el caos que supone el trabajo entrante, para que puedas emplear más tiempo en proyectos importantes y menos intentando decidir en qué deberías trabajar a continuación. Prácticas recomendadas para procesos de entrada de trabajo 1. Todas las solicitudes deben enviarse de manera formal. Delimita el camino a seguir: tanto si un proyecto nuevo se ha tratado formalmente en una reunión, como si se ha mencionado informalmente en el pasillo o se ha solicitado por correo electrónico, deja claro que no se llevará nada a cabo a menos que se envíe a través de Solicitudes. Determina cuáles son los tipos de solicitudes que recibe tu equipo y toda la información necesaria para completar las tareas. Después, asegúrate de que todas las personas que trabajan con tu equipo comprenden el nuevo proceso y saben exactamente dónde encontrar los formularios de solicitud relevantes. Al exigir un proceso de entrada de trabajo claro, obtendrás todos los detalles que necesitas por adelantado y esto hará que se reduzca la repetición de ciertas tareas (y el número de suposiciones). Además, sabrás exactamente a quién acudir para cualquier pregunta o aclaración. Plantillas gratuitas para 10 formularios comunes de solicitud de trabajo 2. Guarda todas tus solicitudes entrantes en un solo lugar. Las solicitudes nuevas deberían guardarse automáticamente siguiendo una misma ruta que lleve hacia una ubicación centralizada (por ejemplo, Wrike), donde puedan organizarse en carpetas, darles una prioridad y hacerles el seguimiento. Cuando todas las solicitudes se encuentran en un único lugar (en vez de estar dispersas en correos electrónicos, notas, solicitudes verbales u hojas de cálculo), no se pierde ni se olvida nada. Sabrás también quién es el responsable de cada solicitud y su estado; además, es posible detectar las solicitudes duplicadas y eliminarlas fácilmente de la cola. 3. Organiza las solicitudes conforme van llegando. En vez de ponerte a revisar todas las solicitudes pendientes después de terminar un trabajo y cuando estás preparado para abordar un nuevo proyecto, mejor mantén organizados los próximos proyectos asignándoles una prioridad en el momento en que se envían. Esto mantendrá activo el flujo de trabajo y permitirá que tu equipo trabaje más rápido, ya que de esta manera verán exactamente en qué trabajo se tienen que centrar a continuación en vez de tener que suponerlo o quedarse cruzados de brazos esperando a que se tome una decisión o a que les den instrucciones. 4. Hazte con un guardián responsable de priorizar el trabajo entrante. Bien sea un jefe de equipo, un gestor de proyectos o un director de departamento, tener a una persona que supervise las solicitudes entrantes y que establezca las prioridades resulta esencial para mantener a tu equipo alineado y centrado en el trabajo más importante, sin confusiones ni conflictos. 5. Asigna las solicitudes entrantes a objetivos estratégicos. Mantén reuniones periódicas (mensuales o trimestrales) para revisar tus objetivos, planificar los próximos trabajos y asegurarte de que las solicitudes a las que estás dando prioridad y a las que estás destinando recursos están impulsando realmente la consecución de tus objetivos de empresa y de departamento más importantes. Gestiona las solicitudes de trabajo en Wrike ¿Cómo gestionas tus solicitudes de trabajo? Cuéntanoslo en los comentarios siguientes. Si todavía no dispones de un sistema, prueba Solicitudes de Wrike para mantener ordenadas todas tus solicitudes de trabajo entrante y tener a tu equipo trabajando con fluidez. Fuentes: GrooveHQ.com/blog, churchmarketingsucks.com
Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos: microgestión y liderazgo (parte 1)
Si ya has gestionado proyectos antes, sabes que eres capaz de evaluar y conocer el alcance de un solo proyecto, planificar su implementación, comunicarte con los miembros del equipo y gestionar los riesgos. Sin embargo, al gestionar varios proyectos simultáneamente, el trabajo de gestor adquiere una nueva dimensión. Aumenta la responsabilidad, se eleva la exigencia de liderazgo y se multiplica la necesidad de mostrar tus habilidades de coordinación. Respira; no estás solo en esto. Puedes aprender de los errores de otras personas y emplear las estrategias ganadoras de profesionales experimentados para gestionar varios proyectos. Error n.º 1: microgestión y hacerlo todo uno mismo Has asignado una tarea importante a un empleado con gran talento y le has dado un plazo. Ahora bien, ¿dejas que haga su trabajo y simplemente te comunicas con él en momentos determinados del proceso? ¿O no haces más que pasar por su mesa y enviarle mensajes de correo electrónico para conocer el progreso? Si tu actitud es la segunda, puede que seas un microgestor. El microgestor es aquel que toma cada una de las decisiones personalmente, asume un papel principal en el desempeño de cada tarea y, en casos extremos, dicta cada uno de los pasos que han de tomar los trabajadores. La microgestión es una mala gestión y, con ella, el gestor, los empleados y la empresa sufren. Estrategia ganadora n.º 1: aprende a delegar No lo hagas todo tú. Nunca tendrás tiempo para hacer todo el trabajo en absolutamente todos los proyectos. Incluso "supertú" necesita ayuda y apoyo. Recuerda que tu herramienta más potente es tu equipo. Los miembros del equipo son expertos en su campo. Juntos pueden actuar como un potente cerebro colectivo. Lo único que tienes que hacer es ofrecerles orientación y mostrarles el camino adecuado para el desarrollo del proyecto. Ayuda recordar en todo momento que el gestor está ahí para garantizar que el trabajo se realice de la forma más eficaz posible. Si el gestor intenta dictar todas y cada una de las acciones, y trata de controlar los movimientos de los empleados, el grupo no será tan eficaz como debería si la gestión fuera racional y libre. Te recomiendo encarecidamente que leas "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva" por Steven Covey y "De lo bueno a lo mejor: por qué hay empresas que dan el salto... y otras no" por Jim Collins. Estos libros contienen estupendas ideas sobre la delegación de tareas, la gestión y el liderazgo, que no solo te ayudarán a ser más productivo, sino que te inspirarán para cambiar todo tu estilo de gestión. Tip: Delegation is a win-win strategy in managing multiple projects. Por un lado, como ofreces a tu equipo oportunidades para brillar, capacitas a sus miembros para que lo hagan bien. Por otro lado, te deshaces de parte de tu trabajo. Al dar a tu equipo más libertad para colaborar y aportar a los planes del proyecto, ahorrarás tiempo y le darás la oportunidad de pensar en estrategias, definir prioridades y secuenciar las tareas de los diferentes proyectos. Delega para acortar tu rutina de trabajo. Pero no te olvides de coordinar las acciones del equipo. Continuará... Mientras tanto, agradecemos que nos dejes tu opinión en los comentarios.
Como crear un efectivo plan de riesgos en 4 pasos
Alejandro Pérez, director y fundador de CEOLEVEL, nos habla en el siguiente post de invitado sobre cómo crear un Plan de Riesgos efectivo en 4 pasos. Uno de los puntos más importantes en gestión de proyectos, es realizar una buena planificación, análisis y gestión de los riesgos del mismo. En este artículo explico los pasos necesarios a seguir para crear un efectivo plan de riesgos, alineado con las buenas prácticas de la Guía del PMBOK Sexta Edición y la Certificación PMP Antes de nada, empezaré definiendo el riesgo: Entendemos por riesgo cualquier evento incierto que, en el caso de ocurrir, acabará impactando en alguno de los objetivos del proyecto (ya sea alcance, tiempo, coste, o calidad). Este impacto del que hablamos podría ser positivo (estaríamos hablando de una oportunidad) o negativo (estaríamos hablando de una amenaza). ¿Cómo gestionar adecuadamente el riesgo en los proyectos? 1. El Plan de riesgos Lo primero que vamos a necesitar es crear un buen plan de riesgos para el proyecto, esto incluirá definir cómo vamos a abordar la gestión de riesgos en el proyecto (incluyendo la metodología a seguir, roles, presupuesto, etc), así como definir todas las plantillas de análisis y seguimiento de riesgos (por ejemplo, la matriz de riesgos) que usaremos a lo largo del proyecto. Este plan lo creará el gestor de proyectos (PM, por sus siglas en inglés) con ayuda del equipo de proyecto y los interesados que puedan aportar información valiosa al contenido del mismo. 2. Identificación de los riesgos Esta fase es muy importante e intentaremos involucrar a tantos interesados como sea posible para obtener la mayor cantidad de riesgos para el proyecto. Esta será una tarea que deberemos mantener “viva” durante toda la ejecución del proyecto, añadiendo a lista de riesgos los que vayan apareciendo o eliminando aquellos que desaparezcan. 3. Análisis de los riesgos Esta fase implicaría analizar los riesgos a nivel cualitativo y cuantitativo. Será en esta fase donde, a base de analizar los riesgos conjuntamente con los interesados, expertos y las herramientas adecuadas (por ejemplo: Simulaciones Montecarlo, Cálculo del Valor Monetario Esperado, etc), documentaremos la Matriz de Riesgos, clasificando los mismos en base a diversos criterios (probabilidad, impacto, etc). Si nunca has hecho una Matriz de riesgos, te recomiendo que leas este otro artículo donde se explica como generar una en tan solo 3 pasos: Matriz de Riesgos. 4. Respuestas a los riesgos Para finalizar, necesitaremos documentar para cada riesgo identificado una respuesta válida, ya sea para mitigarlo, transferirlo o potenciarlo (en caso de un riesgo positivo u oportunidad). Para esta fase, deberemos reunirnos con los expertos de riesgos en la organización para tener toda la información necesaria, y definir correctamente los planes de respuesta ante los riesgos. Con estos pasos habremos definido un completo plan de riesgos, pero no debemos olvidar, que los riesgos son entes “vivos” y que por lo tanto debemos monitorizarlos y controlarlos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, para ir actualizándolos, dando respuesta a los mismos y manteniendo el control del proyecto en todo momento. Acerca del autor: Alejandro Pérez es fundador y director de CEOLEVEL, empresa especializada en formación de gestión de proyectos y preparación de las certificaciones oficiales (PMP, PMI ACP, Scrum Master). Alejandro cuenta con más de 15 años de experiencia profesional, gestionando proyectos y equipos a nivel internacional. Su blog de gestión de proyectos cuenta actualmente con más de 20.000 seguidores.
4 estrategias para tratar con personas difíciles implicadas en un proyecto
“¡Esto no es lo que queríamos!” “No, lo tienes que hacer de esta manera.” “Cuando fracase el proyecto, no digas que no te lo advertí.” Si aún no has tratado con una persona difícil implicada en un proyecto, no te preocupes, pronto lo harás. Esto implica que deberías estar preparado con estrategias para tratar con estas personas de manera amistosa con el fin de poder continuar trabajando en el proyecto a pesar de los posibles obstáculos. Queremos ayudarte. A continuación te recordamos algo importante y te proponemos cuatro consejos básicos que te ayudarán a sobrevivir en situaciones comprometidas con personas difíciles implicadas en un proyecto, hagan lo que hagan, y a aprovechar la coyuntura para darle la vuelta a la situación en beneficio del proyecto. Un Recordatorio Importante: No quemes puentes Lo que debemos recordar siempre es que todas las personas implicadas en un proyecto desean que el proyecto vaya bien. Sin embargo, su actitud puede cambiar en el transcurso del proyecto. Un día te ofrecerán su apoyo incondicional y al siguiente discutirán contigo cuando el trabajo no se haga exactamente como ellos quieren. No es que hayan cambiado de objetivo — su objetivo es el del éxito del proyecto, no debe convertirse en un enfrentamiento entre ellos y tú. No tomes esta actitud como algo personal y recuerda que los negocios son los negocios. Pase lo que pase, no puedes quemar puentes y deshacerte de las personas difíciles solo porque parezca que están dificultando el avance de tu trabajo. Deberás encontrar maneras para trabajar con ellos (o a pesar de ellos) para desbloquear la situación. Ahora que ya tenemos esto presente, vamos a centrarnos en unas sugerencias sobre cómo tratar con estas personas con las que es tan complicado lidiar. 4 Estrategias Para Tratar con Personas Difíciles Implicadas en un Proyecto 1. Identifícalas y obsérvalas detenidamente. Esto debes hacerlo de manera continua. Como dije antes, un defensor activo podría convertirse en un opositor acérrimo de la noche a la mañana. Pero si estás atento a sus mensajes de correo electrónico o a sus comentarios sobre las últimas revisiones de estado, sabrás cuándo se acerca el temporal. De hecho, garantizar que los canales de comunicación se mantienen siempre abiertos puede servir para acabar con cierta posible negatividad. 2. Escucha lo que te dicen. No cierres los canales de comunicación solo porque no te guste lo que oyes. Trata de ver de dónde proceden los comentarios negativos y ponte en su lugar. De esta manera podrás entender su motivación y objetivos. Esfuérzate conscientemente en comprender su punto de vista. Y si lo que están diciendo te resulta frustrante, pregúntate: ¿Son sus necesidades opuestas a los objetivos del proyecto? ¿Puede que solo quieran que las cosas se hagan de otra manera? Trata de encontrar un punto de encuentro. 3. Reúnete con ellos de uno en uno. Trata de reunirte con las personas difíciles implicadas en un proyecto de manera individual. De esta manera no sentirán que se les está poniendo en evidencia ante otras personas implicadas en el proyecto; podría contribuir a que no estuvieran tan a la defensiva para poder comunicarte con ellos de forma sosegada. Es importante que te tomes este tiempo para ver su punto de vista y para escuchar cuál sería su propuesta de solución a un problema. Nota: no preguntes de manera brusca por qué no están apoyando tu plan. En su lugar, formula una pregunta abierta sobre su opinión y sobre cómo piensan que va el proyecto. 4. Descubre sus preocupaciones. La única manera para llegar a una solución o incluso para contener la situación es tratar de averiguar qué es lo que está causando un repentino cambio de actitud. ¿Están preocupados por no ajustarse al presupuesto? ¿Les crea ansiedad no saber si el proyecto saldrá como ellos planearon? ¿Tienen que dar la cara ante una junta directiva, que pueda tener un punto de vista diferente sobre el proyecto? Si logras descubrir los motivos para ese cambio de actitud, quizás puedas crear una situación en la que todos salgan ganando y continuar a pesar de las dificultades. Si logras gestionar a las personas implicadas en un proyecto de manera eficaz, escuchándolas y satisfaciendo sus necesidades a lo largo del transcurso de un proyecto, posteriormente te beneficiarás de la mayor confianza que depositarán en ti y en tus métodos. Tu trabajo es determinar las motivaciones de sus reacciones y sus expectativas para crear la mejor situación para cada una de las personas implicadas. ¿Has tratado alguna vez con una persona difícil implicada en un proyecto? ¿Qué hiciste para sobrellevar la situación? ¡Comparte con nosotros tus historias en la sección de comentarios! Nos encantaría aprender de ti. Créditos - Imágenes: Haroldo Ferrary en Flickr. Algunos derechos reservados. Cambios realizados.
Ofrece mejor contenido web HTML más rápido con Wrike Proof
Empresas de todo el mundo han reducido la hastiosa cadena de aprobaciones a través de Wrike Proof. Ahora, gracias a la introducción de Wrike Proof para HTML, pueden funcionar aún más rápido y experimentar un proceso de comunicación y colaboración más fluido.
Diferencias entre un jefe de programas y un jefe de proyectos
Jefe de programas vs. jefe de proyectos: para entender la diferencia entre estos dos cargos similares, debes conocer la diferencia entre un programa y un proyecto. Cuando un proyecto grande está formado por diferentes proyectos que son dependientes entre sí, se convierte en algo más grande; un programa. Los programas pueden resultar abrumadores y estresantes para la gestión de una sola persona, así que lo más recomendable es la delegación de los proyectos individuales. La definición de objetivos, la planificación de la ejecución la gestión de las operaciones y la elaboración de informes sobre estados son solo algunas de las funciones implicadas en el desarrollo de un programa de éxito. Los proyectos son cometidos temporales que generalmente implican limitaciones de coste, plazos de entrega y recursos. Al mismo tiempo, los programas están formados por varios proyectos subyacentes. Los programas generalmente se centran en el cumplimiento de un objetivo global y un objetivo empresarial. Por ejemplo, un programa para lanzar una nueva campaña de marketing está compuesto por varios proyectos diferentes, incluida la generación de contenidos, medios de comunicación, promociones y todos los activos necesarios para llevar a cabo la campaña. Esto es el ejemplo de una situación en la actúan ambos; el jefe de programas y el jefe de proyectos. Pero, ¿cuáles son las responsabilidades de los diferentes cargos? ¿Qué es un jefe de programas? Un jefe de programas puede considerarse como un líder visionario para el programa general. Se encargan de definir los objetivos del programa y cómo afectarán al negocio. Su función es crear una ruta y definir la lista de proyectos dependientes que deberán completarse para alcanzar el objetivo general. En lo referente al programa, se centran en la estrategia y la implementación, y en cómo delegar los proyectos de forma adecuada. Por ejemplo: si el programa es una campaña de marketing, algunos posibles objetivos que puede definir el jefe de programas incluyen la generación de clientes potenciales para conversión, la creación de conciencia de marca y la ampliación del mercado de destino. La función del jefe de programas se extiende más allá de la realización de proyectos individuales y se enfoca en los beneficios a largo plazo de todo el programa. ¿Qué es un jefe de proyectos? El jefe de proyectos gestiona las operaciones de un proyecto individual que pertenece a un programa. Se encarga de coordinar el tiempo, el presupuesto y los recursos, además de delegar las tareas al equipo. El jefe del proyecto informa al jefe del programa sobre el progreso y los cambios realizados al plan de proyecto inicial. La función del jefe de proyectos e más táctica que la del jefe de programas: se centran principalmente en los elementos operativos del proyecto, como el cumplimiento de plazos, mantenerse en el presupuesto y la finalización de entregas. En general, la función del jefe de proyectos finaliza una vez que se completa el proyecto, aunque es útil revisar los procesos para comprobar qué funcionó y qué no. Diferencias entre un jefe de programas y un jefe de proyectos Si te estás preparando para uno de estos cargos o vas a solicitar uno de estos puestos, es fundamental que entiendas las responsabilidades específicas de los jefes de programa frente a los jefes de proyecto para la delegación adecuada y el éxito de tu trabajo. Y como miembro de un equipo, conocer la diferencia entre los dos cargos te ayudará cuando busques información sobre un programa o proyecto. ¿Necesitas una herramienta que te ayude a organizar y gestionar tus proyectos? Descubre cómo Wrike puede ayudar a tu equipo a mejorar la eficacia y cumplir con los plazos más rápido.
El arte del pase: lo que el Tiki-Taka del fútbol nos puede enseñar sobre el trabajo en equipo
El Tiki-Taka del fútbol no solo es un gran estilo de juego: también es una gran lección de trabajo en equipo y colaboración. Descubre este arte del pase y aprende a transferir tus proyectos de una persona a otra sin perder productividad.