La guía completa de Kanban personal

El tablero Kanban personal es una excelente manera de visualizar tu trabajo y mejorar tu productividad personal. Según algunas investigaciones, el 80 % de las personas sienten estrés en el trabajo, siendo la carga de trabajo y las responsabilidades familiares dos de las principales causas de este problema. Al modificar el tablero Kanban tradicional para que funcione en las listas de tareas pendientes de tu hogar y tu trabajo, puedes ahorrar tiempo, aumentar la eficiencia y reducir la sensación de angustia.

En esta guía, descubrirás qué es el sistema Kanban personal, cómo aplicarlo en tu vida y cuál es la mejor aplicación de Kanban personal. 

¿Qué es Kanban?

Kanban es un marco de gestión de proyectos que incorpora la metodología de gestión de proyectos Agile. Y, en esencia, Agile es una estrategia global de gestión de proyectos. Proporciona principios y valores clave a los que acogerse, pero no indica cómo lograr los objetivos. 

Kanban aporta instrucciones tácticas detalladas sobre cómo puedes implementar Agile. Si bien no es el único marco Agile que puedes usar, se trata de uno de los más populares. 

¿Qué es el Kanban personal?

Kanban personal es el marco Kanban de gestión de proyectos simplificado, de manera que el usuario puede emplearlo para gestionar sus tareas particulares. Es un sistema sencillo de gestión de tareas que las personas pueden aplicar tanto a sus tareas profesionales como a las personales.

Los objetivos principales del Kanban personal son ayudar a las personas a centrarse más en las tareas que deben realizar, y limitar la cantidad de actividades que intentan completar de una sola vez. El Kanban personal tiene dos reglas esenciales para lograr estos objetivos: hacer que tu lista de tareas sea visual y limitar la cantidad de tareas que tienes en tu lista de tareas pendientes.

¿Quién utiliza el Kanban personal?

El Kanban personal puede ayudar a mejorar la productividad de quienes compaginan numerosas tareas. Es posible adaptarlo a cualquier usuario, independientemente de su edad, situación y estilos de aprendizaje. Si tienes por delante una larga lista de tareas pendientes relacionadas con tu vida profesional o familiar, una tabla Kanban personal puede serte de gran ayuda.

Además, si te cuesta decidir por dónde empezar o qué tareas priorizar, la naturaleza visual de una aplicación Kanban personal te puede facilitar mucho las cosas. Esta aplicación fue modificada desde Kanban para convertirse en una herramienta de productividad personal para todos los que afronten prioridades contrapuestas o abrumadoras listas de tareas.

Cómo utilizar un tablero de Kanban personal

La forma más sencilla de configurar un tablero de Kanban personal es crear tres columnas:

  • Pendientes
  • En curso
  • Completadas

Para ello, puedes utilizar una pizarra física o un software de gestión de proyectos Kanban. Luego puedes crear tareas independientes para todo lo que tengas que hacer añadiéndolas una a una como una «tarjeta» en la columna «Tareas pendientes».

Una vez que has creado tus tarjetas Kanban, puedes empezar a organizarlas según tus prioridades. La forma más sencilla es etiquetar cada una de ellas con prioridad «Alta», «Media» o «Baja».

A continuación, determina en cuántas tareas te sientes cómodo trabajando simultáneamente. Lo ideal es que te dediques a una sola tarea a la vez. Pero, si tienes tareas más grandes que se extenderán durante horas o días, es aceptable que tengas entre dos y tres tareas en curso a la vez.

Una vez finalizada una tarea, puedes pasarla a la columna «Completadas» y luego agregar otra tarea a la columna «En curso».

Cuando utilices una herramienta Kanban personal, siempre debes tener la cantidad mayor de tareas en la columna «En curso». Esto asegura un flujo constante de tareas, lo que aumenta la productividad, elimina el tiempo de inactividad y evita que te sientas abrumado por tener demasiadas cosas en curso al mismo tiempo.

¿Qué puedo poner en mi tablero de Kanban personal?

Tu tablero de Kanban personal puede ayudarte a gestionar las tareas o actividades que figuran en tu lista de tareas pendientes.

Para lograr la herramienta de productividad Kanban personal más eficaz, ten en cuenta los siguientes consejos:

  • Las tareas relacionadas con diferentes facetas de tu vida deben figurar en tablas independientes. Por ejemplo, una tabla llamada «Casa» y otra llamada «Trabajo».
  • Desglosa las actividades en tareas concretas que duran de unas horas a varios días cada una. Por ejemplo, en lugar de «crear una campaña de correo electrónico», divídela en «cargar lista de correo electrónico», «secuenciar borradores de correo electrónico», etc.
  • No establezcas un número máximo demasiado alto de tareas que pueden figurar en la lista «En curso» a la vez. Para empezar, coloca entre una y tres tareas; luego, añade más si tienes demasiado tiempo de inactividad.
  • Sé flexible. Kanban y Agile están diseñados ​​para que puedan adaptarse, así que no dudes en modificar tu herramienta Kanban personal según tus necesidades. Si necesitas otra columna, como por ejemplo «En revisión», créala.

¿Cuál es la mejor aplicación de Kanban personal?

Un tablero físico puede ser útil para aprender el proceso, pero claramente no puede competir con las opciones de la tabla Kanban personal virtual. Después de todo, se puede acceder a una tabla Kanban personal en línea desde cualquier lugar, y las tarjetas se pueden añadir, actualizar y cambiar fácilmente entre columnas haciendo clic con el ratón.

La mejor aplicación Kanban personal para ti dependerá de tus necesidades y tus preferencias. ¿Quieres una herramienta gratuita que solo te permita tener una tabla? ¿O estás dispuesto a pagar una pequeña tarifa mensual por una aplicación que te permita crear varias tablas y columnas personalizadas?

Si quieres una tabla Kanban personal altamente personalizable que pueda sincronizarse con tu herramienta de gestión de proyectos o tu software de gestión del trabajo, Wrike es la opción ideal.

¿Cómo puedo utilizar Wrike como herramienta Kanban personal?

Familiarizarse con los tableros Kanban de Wrike es fácil. Sencillamente inscríbete a la prueba gratuita de 14 días y utiliza la plantilla de tabla Kanban para crear tu primera tabla. Nuestra vista de tablero es completamente personalizable y dinámica. Puedes crear tantos tableros diferentes como necesites, y personalizarlos con la cantidad de columnas que desees, estados personalizados y mucho más. Además, puedes incorporar otras potentes funciones de Wrike, como informes en tiempo real y paneles de control en vivo, para gestionar mejor tu productividad y tener una visión general.

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